journaliseringssikkerhed ved elektronisk kommuni- kation ?· kation endeligrapport...

Download JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNI- KATION ?· kation endeligrapport borgerrÅdgiverens…

Post on 31-Aug-2018

213 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNI-KATIONENDELIG RAPPORT

    BORGERRDGIVERENS EGEN DRIFTUNDERSGELSER

  • JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNI-KATIONENDELIG RAPPORT

  • SIDE 4 JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNIKATION

  • JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNIKATION SIDE 5

    INDHOLDSFORTEGNELSE

    1. INDLEDNING 7

    2. GENERELT OM UNDERSGELSEN 9BORGERRDGIVERENS EGEN DRIFTUNDERSGELSER 9FORLB OG INDHOLD (METODE) 9

    GENERELT FOR BORGERRDGIVERENS EGEN DRIFTUNDERSGELSER 9DENNE UNDERSGELSES METODE 10REAKTIONSMIDLER OG BEDMMELSESGRUNDLAG 10SKRIFTLIGE KILDER (MODTAGET DOKUMENTATION MV.) 10

    3. SAMMENFATNING 14

    4. GENERELLE BEMRKNINGER 174.1 DOKUMENTATIONSGRUNDLAGET 174.2 VURDERINGSGRUNDLAGET 18

    4.2.1 GLDENDE RET OM JOURNALISERING 184.2.2 GLDENDE RET OM ELEKTRONISK KOMMUNIKATION 21

    4.3 JOURNALISERINGSPRAKSIS I KBENHAVNS KOMMUNE STATUS 2011 22

    5. UNDERSGELSENS KONKRETE DEL 285.1 KONOMIFORVALTNINGEN 28

    5.1.1 RETNINGSLINJER FOR JOURNALISERING AF ELEKTRONISK KOMMUNIKATION OG E-MAILKORRESPONDANCE 285.1.2 SAGER 285.1.3 VURDERING AF JOURNALISERINGSSIKKERHEDEN 35

    5.2 KULTUR- OG FRITIDSFORVALTNINGEN 375.2.1 RETNINGSLINJER FOR JOURNALISERING AF ELEKTRONISK KOMMUNIKATION OG E-MAILKORRESPONDANCE 375.2.2 SAGER 385.2.3 VURDERING AF JOURNALISERINGSSIKKERHEDEN 41

    5.3 BRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN 415.3.1 RETNINGSLINJER FOR JOURNALISERING AF ELEKTRONISK KOMMUNIKATION OG E-MAILKORRESPONDANCE 415.3.2 SAGER 425.3.3 VURDERING AF JOURNALISERINGSSIKKERHEDEN 49

    5.4 SUNDHEDS- OG OMSORGSFORVALTNINGEN 505.4.1 RETNINGSLINJER FOR JOURNALISERING AF ELEKTRONISK KOMMUNIKATION OG E-MAILKORRESPONDANCE 505.4.2 SAGER 515.4.3 VURDERING AF JOURNALISERINGSSIKKERHEDEN 56

    5.5 SOCIALFORVALTNINGEN 585.5.1 RETNINGSLINJER FOR JOURNALISERING AF ELEKTRONISK KOMMUNIKATION OG E-MAILKORRESPONDANCE 585.5.2 SAGER 595.5.3 VURDERING AF JOURNALISERINGSSIKKERHEDEN 66

    5.6 TEKNIK- OG MILJFORVALTNINGEN 685.7 BESKFTIGELSES- OG INTEGRATIONSFORVALTNINGEN 72

    5.7.1 RETNINGSLINJER FOR JOURNALISERING AF ELEKTRONISKKOMMUNIKATION OG E-MAILKORRESPONDANCE 725.7.2 SAGER 745.7.3 VURDERING AF JOURNALISERINGSSIKKERHEDEN 78

  • SIDE 6 JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNIKATION

    6. OPSUMMERING VEDRRENDE DEN KONKRETE DEL 80

    BILAG 83BORGERRDGIVERENS KRITIKSKALA 83RETSKILDER OG VRIGT BEDMMELSESGRUNDLAG 84

  • JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNIKATION SIDE 7

    1. INDLEDNING

    Denne rapport indeholder Borgerrdgiverens endelige vurderinger og bedmmelser i anledning af Borgerrdgiverens undersgelse af journaliseringssikkerheden ved anvendelse af elektronisk kommunikation i alle Kbenhavns Kommunes syv forvaltninger.

    Rapporten har i en forelbig udgave vret sendt til forvaltningerne med henblik p forvaltninger-nes eventuelle bemrkninger til rapportens faktiske oplysninger.

    Rapporten er inddelt i en generel del om Borgerrdgiverens generelle egen driftundersgelser,denne undersgelses metode mv. samt dokumentationsgrundlaget i kapitel 2 og en speciel del med beskrivelser, analyser og konklusioner vedrrende netop denne undersgelse i kapitlerne 4 og frem.

    Kapitel 3 indeholder et resum, hvori de vsentligste forhold er gengivet.

    Borgerrdgiverens kritikskala og en oversigt over retskilder og andet bedmmelsesgrundlag er indsat som bilag bagerst i rapporten.

    Borgerrdgiveren marts 2014

    Johan BusseBorgerrdgiver

  • SIDE 8 JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNIKATION

  • JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNIKATION SIDE 9

    2. GENERELT OM UNDERSGELSEN

    BORGERRDGIVERENS EGEN DRIFTUNDERSGELSER

    Borgerrdgiveren kan af egen drift ivrkstte undersgelser af konkrete og generelle forhold samt gennemfre inspektioner i Kbenhavns Kommune. Kompetencen flger af vedtgt for Bor-gerrdgiveren 12-13, som lyder sledes:

    12. Borgerrdgiveren kan af egen drift optage en konkret sag til undersgelse, nr der m formodes at foreligge et principielt aspekt, eller sfremt der efter de foreliggende op-lysninger m antages at vre tale om grove eller vsentlige fejl. Stk. 2. Borgerrdgiveren kan af egen drift gennemfre generelle undersgelser af udvalgte forvaltningsomrder efter samrd med Borgerrdgiverudvalget.

    13. Borgerrdgiveren kan foretage inspektioner af institutioner, virksomheder samt tje-nestesteder, der hrer under Borgerreprsentationens virksomhed.

    Borgerrdgiverudvalget og Borgerrdgiveren drfter rligt en plan for udmntningen af egen driftkompetencen.

    Denne undersgelsesrapport er en udmntning af Borgerrdgiverens kompetence til at foretage inspektioner og drftelsen i Borgerrdgiverudvalget.

    FORLB OG INDHOLD (METODE)

    Generelt for Borgerrdgiverens egen driftundersgelser

    Borgerrdgiverens generelle egen driftundersgelse indledes med en hring af den eller de invol-verede forvaltninger. For hver forvaltning, som inddrages, hres svel forvaltningens direktion som eventuelle relevante decentrale enheder.

    I hringsbrevet beskriver Borgerrdgiveren i generelle vendinger temaet for undersgelsen og beder om en rkke oplysninger og dokumentationsmateriale, herunder eventuelt om udln af relevante sagsakter til nrmere undersgelse.

    Nogle undersgelser vil vre meget omfattende, mens andre vil vre mlrettede mod nrmere udvalgte forhold. Dette er forudsat ved udvidelsen af Borgerrdgiverens kompetence.

    P baggrund af dokumentationsindsamlingen udarbejder Borgerrdgiveren en forelbig rapport, som sendes til forvaltningen med henblik p forvaltningens og eventuelle decentrale enheders bemrkninger til rapportens faktiske oplysninger.

    Den forelbige rapport vil ogs indeholde de udtalelser (herunder kritik/henstilling), som Borger-rdgiveren forventer at komme med, men disse har netop en forelbig karakter, eftersom faktu-elle oplysninger i rapporten kan korrigeres gennem forvaltningens bemrkninger. Forvaltningen informeres sledes allerede p dette tidspunkt om det forventede udfald af undersgelsen.

    Efter modtagelse af forvaltningens eventuelle bemrkninger indarbejder Borgerrdgiveren for-valtningens bemrkninger til de faktiske forhold og foretager eventuelle ndringer i undersgel-sens konklusioner, som disse mtte give anledning til. Borgerrdgiveren udarbejder p denne bag-grund den endelige rapport. Rapporten er stilet til den involverede forvaltning og eventuelle de-centrale enheder.

  • SIDE 10 JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNIKATION

    I nogle tilflde kan den endelige rapport indeholde uafklarede sprgsml eller af andre grunde krve en opflgning, f.eks. fordi Borgerrdgiveren har bedt om en underretning om, hvad en hen-stilling giver anledning til. I disse tilflde vil den endelige rapport flges op af en (eller flere) op-flgningsrapport(er), indtil alle forhold i undersgelsen er afklaret.

    DENNE UNDERSGELSES METODE

    Denne undersgelse er gennemfrt efter de generelle principper, som er beskrevet ovenfor.

    REAKTIONSMIDLER OG BEDMMELSESGRUNDLAG

    Borgerrdgiveren har de samme reaktionsmidler som Folketingets Ombudsmand. Borgerrdgive-ren kan sledes udtale kritik og komme med henstillinger til forvaltningen. Kritik er udtryk for en faglig vurdering af, at regler og retningslinjer mv. ikke er overholdt.

    Borgerrdgiveren kan henstille til forvaltningen at ndre procedurer eller lignende p et givent omrde.

    Derudover kan Borgerrdgiveren ppege mere generelle problemstillinger i sin rsberetning, som afgives til Borgerreprsentationen.

    Borgerrdgiveren har i forbindelse med sin egen driftvirksomhed lagt sig fast p en sproglig skala for graduering af kritikkens alvorlighed. Skalaen omfatter konstateringer af, at noget er uheldigt, konstateringer af begede fejl, at noget er beklageligt, meget beklageligt, kritisabelt, meget kritisa-belt eller strkt kritisabelt. Skalaen med bemrkninger er optrykt som bilag til denne rapport.

    Borgerrdgiverens bedmmelsesgrundlag er det samme som Folketingets Ombudsmands, nemlig skreven ret (herunder love, bekendtgrelser, cirkulrer og vejledninger), god forvaltningsskik samt overordnede humanitre og medmenneskelige betragtninger. Hertil kommer Kbenhavns Kommunes vrdigrundlag, kommunikationspolitik og andre politisk vedtagne retningslinjer. Bor-gerrdgiveren bestrber sig desuden p at anvende samme mlestok for sine vurderinger som Folketingets Ombudsmand.

    Borgerrdgiverens opgave er at undersge, om kommunens forvaltninger og institutioner over-holder gldende lovgivning, god forvaltningsskik, kommunens vedtagne politikker og beslutninger om serviceniveau og -standard. Borgerrdgiveren har sledes ikke srligt til opgave at komme med ros eller lignende tilkendegivelser om positive forhold.

    Borgerrdgiverens rapporter om egen driftundersgelser vil derfor ikke indeholde ros (i hvert fald ikke i videre omfang), og lseren br notere sig, at fravret af ros ikke er ensbetydende med, at Borgerrdgiveren alene har konstateret negative forhold i forbindelse med sin unders-gelse.

    SKRIFTLIGE KILDER (MODTAGET DOKUMENTATION MV.)

    Borgerrdgiveren bad ved breve af 14. september 2011 kommunens syv forvaltninger om en ud-talelse, og om indsamling af en bestemt type sagsakter fra de syv forvaltningers centrale eller de-centrale enheder.

    Borgerrdgiveren anfrte blandt andet flgende til forvaltningerne:

    Undersgelsens tema og anmodning om oplysninger

  • JOURNALISERINGSSIKKERHED VED ELEKTRONISK KOMMUNIKATION SIDE 11

    Formlet med undersgelsen er, at f belyst, hvorvidt kommunens forvaltninger i praksis efterlever gldende retningslinjer og sikrer korrekt journalisering af elektronisk kommu-nikation med borgere, brugere og erhvervsdrivende.

    Jeg anmoder p denne baggrund om at modtage flgende oplysninger:

    1. Hvilke konkrete retningslinjer er der i forvaltningen fastsat fo