jsika vol 3, no 1 (2014) issn 2338-137x jurnal sistem

RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN SURAT

BERBASIS WEB PADA PD. PASAR SURYA

Rahmat Iwan S1) Yoppy Mirza Maulana 2) Tutut Wurijanto3)

S1/Jurusan Sistem Informasi STMIK Stikom Surabaya

Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298

email: 1) [email protected] , 2) [email protected] , 3) [email protected]

Abstract:

The company's market Area (PDPS) is a company engaged in community service in place

of fulfillment order, the means, and the infrastructure of traditional market in the city of Surabaya

and the duties and responsibilities of a sub section of the administrative regulations based on

SOP/TTU/01. Based on the four functions of SOP/TTU/01, in it there are processes that are

currently experiencing difficulty in running it. This is due to the absence of the system

(applications) that can help the performance of administrative sub division officer. The difficulty

lies in the process of storage (tape/record keeping and archiving), search, retraction, distribution and

provision of the code number.

As for the duties and responsibilities of a sub section of the administrative regulations

based on SOP/TTU/01. Based on the four functions of SOP/TTU/01, in it there are processes that

are currently experiencing difficulty in running it. This is due to the absence of the system

(applications) that can help the performance of administrative sub division officer. The difficulty

lies in the process of storage (tape/record keeping and archiving), search, retraction, distribution and

provision of the code number.

Keywords : Applications,Letter Management, Letter Management Applications

Perusahaan Daerah Pasar Surya (PDPS)

merupakan perusahaan yang bergerak dibidang

pelayanan masyarakat dalam rangka pemenuhan

tempat, sarana, dan prasarana pasar tradisional di

Kota Surabaya. Didalam struktur organisasi

PDPS memiliki sub bagian tata usaha. Adapun

tugas dan tanggung jawab sub bagian tata usaha

berdasarkan peraturan SOP/TTU/01.

Berdasarkan tiga fungsi dari SOP/TTU/01,

didalamnya terdapat proses-proses yang saat ini

mengalami kesulitan dalam menjalankannya. Hal

ini disebabkan karena tidak adanya sistem

(aplikasi) yang dapat membantu kinerja petugas

sub bagian tata usaha.

Adapun permasalahan tersebut terletak

pada proses penyimpanan (rekaman/pencatatan

dan pengarsipan), Selama ini proses

penyimpanan dilakukan secara baik dan rapi,

dengan cara mencatat pada buku agenda maupun

buku ekspedisi dan mengarsip surat berupa

hardcopy salinan/tembusan surat ke beberapa

folder penyimpanan. Namun untuk dapat

menghasilkan laporan dari rekaman buku agenda

maupun buku ekspedisi masih kurang efisien.

Petugas harus mengecek, memilah, dan

mengelompokkan data rekaman satu per-satu

sesuai jenis laporan yang akan disajikan.

JSIKA Vol 3, No 1 (2014) ISSN 2338-137X

Jurnal Sistem Informasi

Situs Jurnal : http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika

mailto:[email protected]



159

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X

Begitu pula pada penyimpanan arsip

surat menimbulkan kesulitan dalam proses

pemeliharaannya yaitu proses pencarian surat.

Meskipun surat telah diberi kode, namun dilihat

dari bentuk surat yang tipis petugas harus

memilih satu per-satu untuk mendapat surat yang

dicari sehingga membutuhkan waktu yang lama.

Kesulitan proses pencarian surat ini

mempengaruhi proses penyusutan surat yang

seharusnya dilakukan

Pada proses pendistribusian surat

merupakan proses permohonan

otorisasi/disposisi atas surat yang membutuhkan

tindak lanjut. Sekitar 50 surat masuk dan 150

surat keluar perharinya sekitar 75% surat butuh

tindak lanjut dan 25% surat yang tidak

membutuhkan tindak lanjut. Distribusi yang

masih manual dengan cara mendatangi

stakeholder secara langsung akan menimbulkan

resiko keterlambatan penyampaian surat, karena

stakeholder yang cukup banyak. Serta pemberian

kode nomor dengan lima kombinasi

membutuhkan waktu yang lama karena petugas

tidak hafal dengan kombinasi tersebut

Rancang bangun aplikasi manajemen

surat berbasis web pada PDPS merupakan

aplikasi yang dibutuhkan sub bagian tata usaha

dalam melakukan pengelolaan surat. dengan

adanya aplikasi manajemen surat berbasis web

dapat membantu pekerjaan sub bagian tata usaha

dari penerimaan surat masuk, pendataan,

pendistribusian, mengarsipkan dan mengirimkan

surat keluar..

METODE 1. Tata Usaha

Menurut Haryadi (2009:99) tata usaha

adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat

pada proses penyelenggaran kerja. Sedangkan

menurut Gie (2000:16) tata usaha yaitu segenap

rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,

mengolah, mengganda, mengirim dan

menyimpan keterangan-keterangan yang

diperlukan dalam setiap organisasi

2. Tata Naskah

Pedoman untuk tata naskah dinas

pemerintahan ini telah diatur dalam peraturan

menteri nomor 18 tahun 2012 tentang pedoman

tata naskah dinas instansi pemerintah. Tata

naskah pemerintah merupakan pengaturan

tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi

dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan

di lingkungan instansi pemerintah

3. Jenis Naskah Perusahaan

Berdasarkan pada Peraturan Direksi PDPS

Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pedoman Tata

Naskah PDPS memiliki jenis naskah yang

dibedakan menjadi 3 yaitu naskah perusahaan

eksternal, naskah internal, dan naskah

perusahaan umum

4. Konsep Manajemen Surat Konsep manajemen surat merupakan

kegiatan pengelolaan surat dari pencatatan

dokumen surat hingga pengiriman dokumen

surat. Adapun fungsi dari manajemen surat ini

digunakan untuk menelusuri arsip dan tujuan

arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat

(Nuraida,2008:73).

Adapun manajemen surat yang terdapat

pada Perusahaan Daerah Pasar Surya memiliki

tiga fungsi yang ada pada SOP/TTU/01. Dari

ketiga fungsi tersebut masing-masing memiliki

beberapa proses. Fungsi administrasi surat

masuk internal dan eksternal meliputi proses

pengiriman surat, penerimaan surat, pendataan

(pencatatan dan pemberian baju surat),

pendistribusian surat berupa pendisposisian

maupun otorisasi, pengarsipan, dan penyusutan

surat.

Termasuk administrasi konsep naskah

dinas meliputi proses pengiriman konsep

naskah dinas, penerimaan konsep naskah,

pendataan (pencatatan kedalam buku konsep

naskah dinas), pendistribusian konsep naskah,

memonitor (mendorong percepatan otorisasi),

pengarsipan, dan penyusutan konsep naskah

dinas.

Fungsi administrasi administrasi surat

keluar internal dan eksternal merupakan fungsi

yang berguna untuk pengelolaan surat keluar.

Adapun proses yang ada pada fungsi ini

meliputi menerima surat jadi, pemberian kode

nomor, memperbanyak surat, membubuhkan

stempel dan alamat, serta mengarsip surat.

Fungsi pengiriman surat keluar

merupakan fungsi pada tahap akhir. Fungsi ini

bertujuan menyampaikan surat kepada

penerima. Adapun proses yang terdapat pada

fungsi ini meliputi menerima surat keluar,

memasukkan surat dalam amplop surat,

mencatat buku ekspedisi, menyusun daftar

prioritas tujuan pengiriman, mengirimkan surat,

membuat laporan, dan memeriksa kondisi

kendaraan dinas.

160


5. Manajemen Arsip Elektronis

Komputerisasi dokumen dibangun berpacu

pada suatu kertas yaitu data discan / dicopy

disimpan dalam harddrive, indeks elektronik

dapat memberikan informasi tentang dokumen

seperti penulis, nomor, tanggal pembuatan. Data

dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan

disimpan secara terkomputerisasi. Terdapat 4

komponen dasar dalam pemilihan sistem.

(Munir, 2007:116-121).

a. Memindahkan dokumen

b. Menyimpan dokumen

c. Mengindeks dokumen

d. Mengontrol akses

e. Rekayasa Web

Menurut Proboyekti (2008:1), rekayasa web

adalah proses yang digunakan untuk

menciptakan aplikasi yang berkualitas tinggi.

Rekayasa web ini merupakan gabungan antara

web publishing dan aktifitas perangkat lunak,

karena desain sebuah aplikasi web menekankan

pada desain grafis, desain informasi, teori

hypertext, desain sistem dan pemrograman.

HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Blok diagram perancangan system

Blok diagram rancangan aplikasi

manajemen surat berbasis web dapat dilihat pada

gambar 1.

Dialog Title

Prosedur pengelolaan Surat Menggunakan Aplikasi

Tata UsahaTata Usaha

SekretarisSekretaris

Departement/unit kerja

Unit pasar

Surat masuk

Surat Masuk

Surat masuk

otorisasi

Otorisasi surat

Direksi

cabang

Eksternal Internal Perusahaan

Surat masuk

Surat dikirimkan

Aplikasi

Unggah / tulis suratUnggah / tulis surat

Pengelolaan surat- penerimaan surat- pengarahan surat- penilaian surat- pencatatan surat- penyimpanan surat- pendistribusian surat / otorisasi- penyampaian surat sesuai tujuan- pencarian surat- penyusutan surat

Aplikasi

Aplikasi

Otorisasi / persetujuan surat

Otorisasi / persetujuan surat

Aplikasi

Penyampaian suratPenyampaian surat

mengelola

Gambar 1 Block diagram aplikasi manajemen

surat berbasis web

2. System Flow

System flow merupakan penggambaran

arus informasi berupa alur sistem yang akan di

implementasikan dengan komputer berupa alur

hubungan antara data, proses dan laporan.

Adapun dalam pengembangan aplikasi

manajemen surat terdapat 3 fungsi yaitu :

a. Adminitrasi surat masuk dan konsep naskah

dinas internal maupun eksternal

b. Administrasi surat keluar

c. Pengiriman surat keluar

Berikut penjelasan proses dari fungsi-fungsi

yang ada pada aplikasi manajemen surat.

Proses pengiriman surat merupakan

proses dimana surat masuk dari pihak internal

mapun eksternal dengan cara mengunggah surat

melalui web yang telah disediakan.

INTERNAL / EKSTERNAL / Bag TU

Start

Membuka alamat URL web page

Menampilkan halaman sesuai hak akses

Memilih menu unggah

Memilih menu tulis surat

Mengecek Akses user login

Internal T

Y

Menampilkan page unggah beserta field-field form

Mengecek file type surat yang diunggah

Doc, pdf, excell, jpg,

png,

Menampilkan page tulis surat

T. User

T.User

T.jenis

T.Kategori

T.template

T.Agenda Masuk

T.Kriteria

Menampilkan pesan salah

Menyimpan surat masuk

Y

T

Mengembalikan ke page unggah

T.User

T.jenis

T.Kategori

T.surat

T.Tipe

Tampilan kirim surat

Tampilan halaman unggah

Tampilan pesan salah

A

A

Surat Dikirim Dari

Tampilan template surat

Mengunduh surat

Mengunduh format surat

End

Unggah surat

Menampilkan halaman sesuai hak akses

Tampilan kirim surat

Y

T.Surat

Memasukkan username dan password

Menampilkan form otentifikasi

T.Konsep Naskah Dinas

T.Agenda Masuk


Mengecek file type surat yang diunggah

Konsep naskah dinas?

Menyimpan surat Konsep

YaTidak

Gambar 2 Systen Flow Pengiriman Surat

Setelah surat dikirim oleh internal atau

ekternal, surat tersebut diterima oleh admin dan

dilakukan pendataan. Proses pendataan

merupakan proses pencatatan surat kedalam

buku agenda masuk / konsep naskah dinas dan

pembrian disposisi serta otorisasi. Untuk lebih

jelasnya lihat gambar 3.

161


Bag TU

Membuka alamat URL web page

Menampilkan utama admin TU

T.Agenda Masuk

T.Tipe T.jenis

T.Daftar Tugas

T.acara

T.SUrat

Memilih pemberitahuan s.masuk

Memilih opsi isi ootrisasi

Menampilkan List data surat masuk berdasarka jenis digolongkan asal

pengirim

Menampilkan isi surat Menampilkan form

otorisasi

T.Surat

T.Otorisasi

Tampilan halaman utama

web

Memilih menu link

Tampil list data

Tampil Baju Surat

Tampil surat

Start

T.DetilOtorisasi

Memilih daftar tugas

Memilih agenda pertemuan

Memilih Laporan

Mengelola opsi pendukung End

T.BajuSUrat

Mengisi baju surat

Menyimpan baju surat

Memilih menu laporan surat masuk

A

Kepala TU

A

Menampilkan form laporan

Tampil form laporan

Menentukan laporan

Menampilkan form laporan surat masuk

Tampil form laporan

Memilih menu cetak

Mencetak laporan surat masuk

Laporan surat masuk

B

Laporan surat masuk

B

End

Memilih data


Gambar 3 System Flow Pendataan Surat

Data surat yang telah akan otomatis

terdistribusi ke stakeholder yang bersangkutan.

Sehingga stakeholder yang bersangkutan dapat

melihat maupun mengotorisasi melalui akunya.

Seperti terlihat pada gambar 4.

Bag TU

T.SUrat

Memilih menu distribusiT.detil otorisasi

Menampilkan di konten, pemberitahuan telah otorisasi bertahap dan menu link

dilayout kiri

Memilih link surat jadi

Memberi kode penomoran secara oromasi

Menampilkan list surat jadi dan mengubah status surat

T.Kategori

T.User

A

Tampil list surat jadi

Tampil layout kiri

A

Memilih link surat ditolak

Tampil list data-data surat yang tidak disetujui

T.SUrat

Memilih balas pada aksi table

Menampilkan form surat balasan

T.User

T.balasan

Memilih link surat tunggu

Menampilkan list data-data surat masih belum

lengkap otorisasinyaT.Surat

T. Otorisasi

Memilih link surat penting

Menampilkan list data-data surat penting

T.Kriteria

Memilih link surat deadline

T.SuratMenampilkan list data-data surat yang hampir deadline

Memilih link pendisposisian

Menampilkan lembar disposisi sesuai dg warna

lembar T.Disposisi

Tampil list data tidak disetujui

Tampil form balasan

Tampil list data belum lengkap otorisasi

Tampil list data surat penting

Tampil list data surat deadline

Tampil lembar disposisi

Start T.Otorisasi

End T.SUrat

B

BTampil layout konten pemberitahuan surat

otorisasi

T.Jenis

Memilih jenis suratMenampilkan data surat otorisasi belum lengkap sesuai jenis yang

dipilh

Tampil Data surat otorisasi

Menampilkan isi surat beserta otorisasi

Tampil Data surat otorisasi

End

Memilih data suratT.detil

otorisasi

T.Otorisasi

T.Jenis

T.SUrat

End

End

End

Menulis balasan surat

Menyimpan surat balasan dan mengirim ke

asal suratMemilih Data surat jadi

Gambar 4 System Flow Pendistribusian

Dari surat yang telah didistribusi maka

surat tersebut akan tampil kedalam akun masing-

masing user. User dapat melihat dan

mengotorisasi surat melalui kaun web yang

telah disediakan melalui proses login terlebih

dahulu. Berikut hasil dari proses otorisasi dapat

dilihat pada gambar 5.

162


PENDISTRIBUSIAN

KEPALA TATA USAHA INTERNAL (SEKPER, DIREKSI, DLL)

Masuk halaman utama

Start Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi

T.jenis

T.Kategori

T.surat

T.Kriteria

T.Tipe

Mengubah data surat disetujui

ok

Mengecek otorisasi

Y

Mengubah data suratditolak

T

T.surat

Memilih baca surat

Menampilkan isi surat

1

1

Memilih tulis surat

Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat

T.template

T.jenis

T.Kategori

T.surat

Memilih surat tolak

Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan

T.User

Memilih surat otorisasi

Memilih laporan

Menampilkan surat yang tlh diotorisasi

Menampilkan form field penentuan laporan yang diinginkan

end

Halaman utama

Tampil isi surat

mengotorisasi

Tampil template surat

Tampil form unggah

Tampil list data surat tolak

Tampil surat otorisasi

End

Tampil form

Menyimpan surat

Mengirim surat baru

O

O

Menentukan laporan

Menampilkan laporan

Tampil laporan

Masuk halaman utama

Start Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi

T.jenis

T.Kategori

T.surat

T.Kriteria

T.Tipe

Mengubah data surat disetujui

ok

Mengecek otorisasi

Y

Mengubah data suratditolak

T

T.surat

Memilih baca surat

Menampilkan isi surat

1

1

Memilih tulis surat

Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat

T.template

T.jenis

T.Kategori

T.surat

Memilih surat tolak

Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan

T.User

Memilih surat otorisasi

Menampilkan surat yang tlh diotorisasi

Halaman utama

Tampil isi surat

mengotorisasi

Tampil template surat

Tampil form unggah

Tampil list data surat tolak

Tampil surat otorisasi

End

Menyimpan surat

Mengirim surat baru

O

Gambar 5 System Flow Otorisasi

Surat yang telah diotorisasi, status surat

nya akan berubah menjadi surat jadi dan siap

untuk diarsipkan. Arsip ini merupakan proses

penyimpanan surat masuk yang telah jadi dan

disimpan kedalam folder yang telah ada. Untuk

lebih jelasnya lihat pada gambar 6.

Bag TU

Memilih arsip

Menampilkan layout kiri jenis surat dan konten

T.Folder

T.Jenis

Mengklik jenis surat pd layout kiri

T.Surat

Menampilkan surat berdasarkan jenis

Tampil layout kiri jenis surat

Tampil surat berdasar jenis

Memilih lihat

Memilih cetak

Menampilkan halaman untuk melihat isi surat

Mencetak surat

Memilih unduh surat

Tampil isi surat

end

Tampil surat cetak

Start

Tampil layout konten (tab folder & lihat semua) pencarian

T.Kategori

D

D

Memilih pencarian

Menampilkan beberapa textbox dan hasil pencarian

Tampil surat yg dicari

end

T.Surat

Mengunduh surat

Menampilkan halaman cetak

Gambar 6 System Flow Pengarsipan

Surat yang telah diarsip dapat dilakukan

penyusutan atau penghapusan surat jika surat

tersebut tidak digunakan lagi. Penyusutan yang

disediakan yang penyusutan otomatis dan

penyusutan manual. Berikut penjelasanlebih detil

dapat dilihat pada gambar 7

163


Bag TU

Memilih penyusutan

Menampilkann pada layout kiri 2 menu otomatis dan manual

Memilih penyusutan otomatis

Menampilkan 2 tab, setting dan daftar data yang siap dihapus

Memilih setting tab

menampilkan form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan surat

Memilih tab daftar

Menampilkan daftar surat yang telah disetting sebelumnya

Penyusutan manual

Menampilkan textbox untuk menyaring surat yang akan dihapus

Mengisi data rincian surat

Menghapus suratok Ya

Tampil halaman penyusutan

Tampil 2 tab pada layout konten

Tampil form set penyusutan

T.jadwalsusut

Pesan setuju hapus surat

Tampil form dan data surat

Tidak

T.Surat

Start

Menampilkan data surat yang telah diisi dari textbox filter

Tampil data-data surat yang difilter

Menandai / mengahapus surat

Mengisi form

Menyimpan daftar jadwal setting surat

Menghapus surat yang telah terdaftar pada setting sebelumnya

Tampil daftar surat siap dihapusMemilih tombol hapus

T.Surat keluar

Gambar 7 System Flow Penyusutan

Dari surat yang telah terotorisasi oleh

stakeholder bersangkutan, langkah selanjutnya

yaitu mencatat surat kedalam agenda keluar dan

menyimpan surat kedalam folder penyimpanan

surat keluar. Adapun penjelasan detil dapat

dilihat pada gambar 8.

ADMINISTRASI SURAT KELUAR INTERNAL DAN EKSTERNAL

BAG TU

Memilih menu surat keluar

Start T.Folder T.Kriteria T.KategoriT.Tipe T.jenis T.Surat

Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data berdasar folder, buku surat keluar (laporan), dan buku ekspedisi. Layout konten pemberitahuan surat jadi terupdate

Memilih pemberitahuan surat jadi pada konten

Menampilkan list data surat yang telah dipilih dan didalam field tabel aksi terdapat link cetak

A

Memilih link cetakMenampilkan form untuk meletakkan kedalam folder file tersebut akan

disimpan

T.Agenda Surat keluar

T.Surat Keluar

Menampilkan halaman cetak dari isi surat

Data surat di folder

A

Menekan tombol cetak

Mencetak surat keluar

Surat keluar

End

T.Surat Keluar

Tampil data berupa folder-folder

Tampil list data surat yang dipilih

Tampil form

Tampil halaman cetak

Menyimpan surat keluar kedalam folder pilihan user

T.Folder

B

Surat keluar

B

C

C

Mennetukan data laporan

Menampilkan laporan surat keluar

Laporan surat keluar

Memilih menu cetakMencetak laporan surat keluar sesuai

kebutuhan


Kepala TU

D


D

End

Gambar 8 System Flow Surat Keluar

Surat yang tercatat kedalam

penyimpanan surat keluar kemudian dicetak dan

dikirmkan oleh bag pengiriman. Kemudian bag

pengiriman akan mencatat surat yang telah

terkirim kedalam buku ekspedisi. Berikut aliran

system dapat dilihat pada gambar 9.

164


ADMINISTRASI PENGIRIMAN SURAT

BAG TU

Memilih menu pengiriman surat keluar

Start

T.Folder T.Kriteria T.KategoriT.Tipe T.jenis T.SUrat

Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data surat keluar dan buku ekspedisi. Konten berupa form tambah data kedalam buku ekspedisi

Memilih opsi surat keluarMenampilkan list data surat keluar

A

Memilih buku ekspedisi

Menampilkan list data-data yang terseimpan kedalam buku ekspedisi

Menyimpan data kedalam buku ekspedisi

Memilih opsi tambah

A

T.Surat Keluar

T.Ekspedisi

Menampilkan form untuk menambah data kedalam buku ekspedisi

Memilih ubah dataMenampilkan form beserta isis data yang telah dipilih

Mengubah data pada buku ekspedisi

Tampil list data surat keluar End

Tampil list data surat keluar

Tampil list data buku ekspedisi

Tampil form

Tampil form ubah data

Memilih tab daftar pendisposisian

Menampilkan data-data pendisposisian pada buku ekspedisi

Tampil data-data buku ekspedisi pendisposisian

T.Ekspedisi

T.disposisi

End

Mengisi form tambah

Menulis / memperbarui data

Menentukan laporan

Menampilkan laporan sesuia yang diinginkan

Tampil laporan ekspedisiMemilih cetak

Mencetak laporan ekspedisi

Laporan ekspedisi/pengiriman

Kepala TU

B

B

Laporan ekspedisi/pengiriman

Surat Keluar C

C

Eksternal

Surat Keluar

End

A

Gambar 9 System Flow Pengiriman Surat Keluar

3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan

suatu metode pengembangan sistem yang

terstruktur. Penggunaan notasi dalam data flow

diagram ini sangat membantu sekali untuk

memahami suatu sistem pada semua tingkat

kompleksitas. Pada tahap analisis penggunaan

notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi

dengan pemakai sistem untuk memahami sistem

secara logika.

Gambar 10 Context Diagram Aplikasi

Manajemen Surat Pada PD. Pasar Surya

4. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD)

digunakan untuk menginterpretasikan,

menentukan dan mendokumentasikan

kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan

database. ERD menyediakan bentuk untuk

menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan

data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut

digambarkan dengan menggunakan simbol

entitas.

165


Gambar 11 CDM Aplikasi Manajemen Surat

Berbasis Web

Gambar 12 PDM Aplikasi Manajemen Surat

Berbasis Web

Adapun proses-proses dari fungsi-fungsi

yang ada pada aplikasi manaejemen surat ini

adalah sebagai berikut :

Pertama pengguna internal atau ekternal

mengirimkan surat.

.

Gambar 13 Pengiriman Surat

Surat yang telah terkirim akan diterima oleh

admin TU untuk melakukan pendataan surat

adapun interface.dapat dilihat pada gambar 14.

Gambar 14 form Pendataan Surat

Surat yang telah didata kemudian

didistribusikan ketujuan surat seperti yang di

tunjukkan pada gambar 15.

Gambar 15 form Data Disposisi & Otorisasi

menulis

menulis

memiliki

mengelola

mengelola

mengelola

mengisi

menyimpan

memiliki

mempunyai

mempunyaimencatat

mencatat

mencatat

mengirim

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

mengelola

memliki

menyimpan

memiliki

user

username

nik

password

nama dpn

nama blkg

status user

jabatan user

email

nama perusahaan

alamat

telp

fax

oto user

asal user

username <pi>

jenis

id jenis

nama jenis

<pi> Integer

Variable characters (75)

id jenis <pi>

kategori

id kategori

nama kategori

<pi> Integer


id kategori <pi>

kriteria

id kriteria

nama kriteria

<pi> Integer


id kriteria <pi>

surat

no surat

kode surat

status surat

tgl jadi

dibaca

draft surat

tgl masuk

tgl selesai

pengirim surat

asal surat

no urut

ket surat

idfdkeluar

<pi> Integer



Date & Time



Date & Time

Date & Time



Integer

Long variable characters

Integer

no surat <pi>

agenda masuk

id msk

no urut msk

tgl terima msk

macam msk

tgl kirim msk

nomor msk

pengirim

asal pengirim

pokok surat msk

ket msk

dibaca msk

<pi> Integer

Integer

Date & Time


Date & Time







id agenda <pi>

otorisasi

id otorisasi

tgl otorisasi

sifat otorisasi

<pi> Integer

Date & Time


id otorisasi <pi>

agenda keluar

id keluar

no urut keluar

tgl terima keluar

macam keluar

tgl kirim keluar

nomor keluar

pengirim keluar

kepada

pokok surat keluar

keterangan keluar

penerima

<pi> Integer

Integer

Date & Time


Date & Time







id keluar <pi>

naskah konsep

id konsep

no konsep

tgl terima konsep

macam konsep

tgl kirim konsep

nomor konsep

pengirim konsep

asal_konsep

pokok konsep

keterangan konsep

dibaca_konsep

<pi> Integer

Integer

Date & Time


Date & Time

Integer






id konsep <pi>

acara

id acara

judul acara

isi acara

status acara

tgl mulai acr

tgl akhir acr

<pi> Integer



Characters (2)

Date & Time

Date & Time

id acara <pi>

detail otorisasi

no otorisasi

nama otorisasi

jabatan otorisasi

status otorisasi

tgl dtl otorisasi

<pi> Integer




Date & Time

<M>

Identifier_1 <pi>

daftar tugas

id tgs

judul tgs

isi tgs

status tgs

tgl mulai tgs

tgl akhir tgs

<pi> Integer




Date & Time

Date & Time

id tugas <pi>

baju surat

id baju

nama baju

jabatan baju

kode

<pi> Integer




id baju <pi>

memo

id_memo

judul memo

isi memo

tgl memo

status memo

tujuan memo

draft memo

<pi> Integer



Date & Time

Characters (2)



id_memo <pi>

disposisi

tgl terima disp

no agenda

asal

tgl disp

hal

ket disp

sifat disp

instruksi

status disp

Date & Time

Integer


Date & Time






balasan

id balasan

judul balasan

isi balasan

tgl balasan

status balasan

<pi> Integer



Date & Time

Characters (2)

id balasan <pi>

tipe

id tipe

nama tipe

<pi> Integer


id tipe <pi>

jadwal susut

id jdwl susut

tgl akhir susut

tgl mulai susut

ket susut

kategori

kriteria

tipe

jenis

tgl susut

<pi> Integer

Date & Time

Date & Time






Date & Time

id jdwl susut <pi>

template

id template

nama template

File template

Keterangan template

<pi> Integer




id template <pi>

folder

id folder

nama folder

jenis folder

<pi> Integer



id folder <pi>

ekspedisi

id eks

tgl eks

dikirim kepada

nama penerima

tgl eks diterima

kode surat

jenis eks

<pi> Integer

Date & Time



Date & Time



id ekspedisi

...

<pi>

surat keluar

tgl keluar

status keluar

dibaca keluar

id fdkeluar

Date & Time



Integer

FK_MENULIS

FK_MENULIS2

FK_MEMILIKI

FK_MENGELOLA2

FK_MENGELOLA1

FK_MENGELOLA

FK_MENGISI

FK_MENYIMPAN2

FK_MEMILIKI3

FK_MEMPUNYAI

FK_MEMPUNYAI1FK_MENCATAT3

FK_MENCATAT

FK_MENCATAT2

FK_MENGIRIM FK_MENGIRIM2

FK_MEMILIKI5

FK_MEMILIKI6

FK_MEMILIKI7

FK_MEMILIKI8

FK_MENGELOLA4

FK_MEMLIKI8

FK_MENYIMPAN

FK_MEMILIKI9

user

username

nik

password

nama dpn

nama blkg

status user

jabatan user

email

nama perusahaan

alamat

telp

fax

oto user

asal user

varchar(50)

varchar(20)

varchar(30)

varchar(75)

varchar(75)

varchar(50)

varchar(75)

varchar(75)

varchar(75)

varchar(150)

varchar(15)

varchar(15)

varchar(1)

varchar(12)

<pk>

jenis

id jenis

id tipe

nama jenis

int

int

varchar(75)

<pk>

<fk>

kategori

id kategori

nama kategori

int

varchar(75)

<pk>

kriteria

id kriteria

id kategori

nama kriteria

int

int

varchar(75)

<pk>

<fk>

surat

no surat

kode surat

id folder

id keluar

id jenis

id msk

id konsep

status surat

tgl jadi

dibaca

draft surat

tgl masuk

tgl selesai

pengirim surat

asal surat

no urut

ket surat

idfdkeluar

int

varchar(50)

int

int

int

int

int

varchar(30)

datetime

varchar(1)

varchar(1)

datetime

datetime

varchar(50)

varchar(30)

int

longtext

int

<pk>

<fk1>

<fk4>

<fk3>

<fk2>

<fk5>

agenda masuk

id msk

no urut msk

tgl terima msk

macam msk

tgl kirim msk

nomor msk

pengirim

asal pengirim

pokok surat msk

ket msk

dibaca msk

int

int

datetime

varchar(50)

datetime

varchar(50)

varchar(75)

varchar(15)

varchar(200)

longtext

varchar(1)

<pk>

otorisasi

id otorisasi

tgl otorisasi

sifat otorisasi

int

datetime

varchar(20)

<pk>

agenda keluar

id keluar

no urut keluar

tgl terima keluar

macam keluar

tgl kirim keluar

nomor keluar

pengirim keluar

kepada

pokok surat keluar

keterangan keluar

penerima

int

int

datetime

varchar(50)

datetime

varchar(50)

varchar(75)

varchar(15)

varchar(200)

longtext

varchar(75)

<pk>

naskah konsep

id konsep

no konsep

tgl terima konsep

macam konsep

tgl kirim konsep

nomor konsep

pengirim konsep

asal_konsep

pokok konsep

keterangan konsep

dibaca_konsep

int

int

datetime

varchar(50)

datetime

int

varchar(75)

varchar(15)

varchar(200)

longtext

varchar(1)

<pk>

acara

id acara

username

judul acara

isi acara

status acara

tgl mulai acr

tgl akhir acr

int

varchar(50)

varchar(100)

longtext

char(2)

datetime

datetime

<pk>

<fk>

detail otorisasi

no otorisasi

no surat

id otorisasi

nama otorisasi

jabatan otorisasi

status otorisasi

tgl dtl otorisasi

int

int

int

varchar(75)

varchar(75)

varchar(15)

datetime

<pk>

<fk1>

<fk2>

daftar tugas

id tgs

username

judul tgs

isi tgs

status tgs

tgl mulai tgs

tgl akhir tgs

int

varchar(50)

varchar(100)

longtext

varchar(15)

datetime

datetime

<pk>

<fk>

baju surat

id baju

nama baju

jabatan baju

kode

int

varchar(100)

varchar(50)

varchar(3)

<pk>

memo

id_memo

username

judul memo

isi memo

tgl memo

status memo

tujuan memo

draft memo

int

varchar(50)

varchar(100)

longtext

datetime

char(2)

varchar(75)

varchar(1)

<pk>

<fk>disposisi

id baju

no surat

tgl terima disp

no agenda

asal

tgl disp

hal

ket disp

sifat disp

instruksi

status disp

int

int

datetime

int

varchar(75)

datetime

longtext

longtext

varchar(20)

varchar(75)

varchar(1)

<fk2>

<fk1>

balasan

id balasan

id_memo

username

judul balasan

isi balasan

tgl balasan

status balasan

int

int

varchar(50)

varchar(100)

longtext

datetime

char(2)

<pk>

<fk2>

<fk1>

tipe

id tipe

id kriteria

nama tipe

int

int

varchar(50)

<pk>

<fk>

jadwal susut

id jdwl susut

username

tgl akhir susut

tgl mulai susut

ket susut

kategori

kriteria

tipe

jenis

tgl susut

int

varchar(50)

datetime

datetime

varchar(250)

varchar(25)

varchar(25)

varchar(25)

varchar(25)

datetime

<pk>

<fk>

template

id template

username

nama template

File template

Keterangan template

int

varchar(50)

varchar(50)

varchar(50)

longtext

folder

id folder

nama folder

jenis folder

int

varchar(50)

varchar(50)

<pk>

ekspedisi

id eks

username

tgl eks

dikirim kepada

nama penerima

tgl eks diterima

kode surat

jenis eks

int

varchar(50)

datetime

varchar(75)

varchar(75)

datetime

varchar(50)

varchar(15)

<pk>

<fk>

surat keluar

no surat

id folder

tgl keluar

status keluar

dibaca keluar

id fdkeluar

int

int

datetime

varchar(30)

varchar(1)

int

<fk1>

<fk2>

unggah

username

no surat

fi le unggah

varchar(50)

int

varchar(100)

<fk1>

<fk2>

166


Setelah surat didistribusikan stakeholder

yang bersangkutan dapat mengirimkan otorisasi

seperti pada pada gambar 16.

Gambar 16 form otorisasi surat

Surat-surat terotorisasi akan tampil di

halaman distribusi dihasilkan ditunjukkan pada

gambar 17.

Gambar 17 form distribusi

Setelah itu surat yang telah terotorisasi akan

diarsipkan berdasarkan folder-folder .

Gambar 18 form arsip berdasar folder

Surat yang diarsipkan dan termasuk surat

keluar akan dicatat kedalam agenda keluar

beriku interface dapat dilihat pada gambar 19.

Gambar 19 form catat agenda keluar

Surat keluar yang telah tercatat akan

disimpan kedalam folder surat keluar. Untuk

melihat isi surat dapat dilihat pada gambar 20

Gambar 20 pengelolaan surat keluar

Surat keluar yang telah dikirm akan dicatat

di buku ekspedisi. Berikut hasil pencatatan

dibuku ekspedisi

Gambar 21 pencatatan buku ekspedisi

167


Laporan dari agenda masuk, konsep naskah

dinas, dan agenda keluar

Gambar 22 laporan grafik

Adapun hasil laporan cetak akan di convert

ke dalam bentuk pdf. Berikut hasil laporan pdf

pada gambar 23.

Gambar 23 laporan PDF

SIMPULAN

Aplikasi dapat melakukan ketiga fungsi

yang terdapat pada SOP/TTU/01 yaitu 1). Fungsi

administrasi surat masuk dan konsep naskah

dinas internal maupun eksternal, 2). Fungsi

administrasi, 3). Fungsi admnistrasi surat keluar

internal dan eksternal, 3). Fungsi pengiriman

surat keluar

SARAN Adapun saran yang dapat diberikan

pada penelitian pengembangan aplikasi

manajemen surat pada PD. Pasar Surya sebagai

berikut:

1. Selain adanya fitur pesan pada aplikasi

manajemen surat berbasis web pada PD.

Pasar Surya. Penelitian juga dapat

dikembangkan dengan memberikan

teknologi sms gateway yang dapat berfungsi

untuk mengirimkan pesan berupa sms

kepada pihak otorisasi.

2. Hasil dari penelitian ini dapat

dikembangkan dengan diberikan sistem

Optical Character Recognition (OCR) yang

mana aplikasi tersebut dapat men-

scan.gambar dan dijadikan text. Selain itu

aplikasi OCR juga support oleh scanner.

RUJUKAN Gie, Liang, 2000, Administrasi Perkantoran

Modern, Liberty, Yogyakarta.

Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran untuk

Manajer dan Staff, Visimedia, Jakarta

Selatan.

Munir, Badri Sukoco, 2007, Manajemen

Administrasi Perkantoran Modern,

Erlangga, Jakarta.

Nuraida, Ida,SE. 2008, Manajemen Administrasi

Perkantoran, Kanisius, Yogyakarta.

Pemerintah Kota Surabaya, 2013, Peraturan

DIreksi PDPS Nomor 15, Surabaya

Proboyekti, Umi S.Kom, 2008, Rekayasa Web,

UKDW.

jsika vol 3, no 1 (2014) issn 2338-137x jurnal sistem

Documents