Viestintätoimisto Telegraafin taival viestinnän pelikentällä saavuttaa kymmenen vuoden merkkipaalun syyskuussa 2018. Vuonna 2008 Marja-Terttu Rantasen perustama viestintä-toimisto oli alun perin yhden naisen show.

Minullaeiollutkokemustayrittäjänä,jayrityksenperustaminenonainaisoaskel jariski.Seolihyvinjännittävääaikaa.Tiesinkuitenkinmihinolinryhtymässä,sillä minullaolijokokemustaviestintäalalta,Rantanenkertoo.

Yhden naisen show on laajentunut niin osaamisen kuin työntekijöiden suhteen. Vuonna 2009 toiseksi omistajaksi tuli Päivi Luoti, ja tällä hetkellä Telegraafissa työskentelee viisi viestinnän ammattilaista. Kymmenen vuoden aikana myös viestinnän ala on muuttunut paljon: sosiaalinenmedia, nettisivujen kehittyminen ja älypuhelimet ovat muuttaneet ihmisten tapoja viestiä.

Olenoppinutpaljonvuosienvarrella,janykyinenTelegraafionvahvaasiantuntija eriviestinnänosa-alueilla.Olemmeainapysyneetajassamukana.Menestyvä viestintätoimistoarvostaaasiakkaitaanjauskaltaamuuttua.

Juhlan kunniaksi viestintätoimisto Telegraafi tarjoaa 100 vinkkiä viestintään – olkaa hyvä!

1. Aloita viestinnän suunnittelu nykytilanteesta: mieti mikä toimii, mikä mättää, mitä haasteita on näköpiirissä.

2. Kirjoita ideoinnin alkuvaiheessa kaikki talteen. Älä karsi hölmöjäkään ajatuksia.

3. Tehokkaan viestinnän kohderyhmä ei voi olla “kaikki ihmiset”. Rajaa ja kohdista. Kenet oikein haluat tavoittaa?

4. Määrittelemällä viestisi kohdeyleisön osaat tarjota oikeanlaista sisältöä kullekin kohderyhmälle.

5. Määritä viestinnällesi tavoite. Mittaa tavoitteen toteutumista.

6. Mieti viestinnän kohderyhmiä laajasti: asiakkaat, henkilöstö, palveluntarjoajat, media, liitot, järjestöt ja viranomaiset.

7. Viestinnän ydinviestit kertovat siitä, mikä on yrityksessäsi ainutlaatuista. Ydinviestejä on vain muutamia, ja ne perustuvat faktoihin.

8. Ota viestintäsuunnitelmassa huomioon, kenelle haluat viestiä, millä keinoilla ja mitkä ovat tärkeimmät viestit.

9. Ota viestintäsuunnitelmassa huomioon oman alasi sesongit, juhla- ja teemapäivät, messut ja kampanjat.

10. Ajattele viestintää asiakkaidesi palveluna. Viestitkö jo niistä asioista, joista asiakkaasi sinulta kasvokkain kysyvät?

11. Resurssoi viestinnän voimavarat yrityksessäsi. Elleivät omat voimavarat riitä, pyydä ulkopuolista apua.

12. Viestinnän toimenpiteet tulevat tehdyiksi, kun merkitset ne kalenteriin ja varaat muutaman viikon suunnittelulle ja työlle.

13. Tee viestinnän vuosikello. Kirjaa siihen ylös toimenpiteet, tavoitteet, vastuu- henkilöt ja mittarit.

14. Toimiva viestinnän vuosikello auttaa pitämään langat käsissä ja kustannukset kurissa.

15. Kerro henkilöstölle ennen muita. Oma väki ei voi kuulla ulkoa, mitä talossa tapahtuu. Onnistuu muissa paitsi pörssiyhtiössä.

16. Jokaisessa yhteisössä on tarvetta viestinnälle. Aktiivinen, hyvin organisoitu ja säännöllinen viestintä parantaa yhteishenkeä ja tuottavuutta, lisää tunnettuutta ja tuo tuotteet sekä palvelut näkyville.

17. Hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä parantaa tunnettuutta, vahvistaa brändiä ja auttaa erottumaan kilpailijoista. Suunnittelun avulla resursseista saadaan irti paras mahdollinen hyöty ja vähennetään kiireestä johtuvia virheitä. Myös budjetointi helpottuu.

18. Johdon ja asiantuntijoiden näkyvyys on olennaista organisaation asiantuntija- profiilia tai ajatusjohtajuutta rakennettaessa.

19. Miten menestyt sosiaalisessa mediassa? Tunne yleisösi, valitse sopiva(t) kanava(t), luo ja jaa kiinnostavaa sisältöä, ole aktiivinen.

20. Sosiaalinen media on asiakaspalvelua. Monikanavainen viestintä ottaa huo- mioon tasavertaisesti kaikki kohderyhmät. Pelkkä tiedottaminen tai lehdissä näkyminen ei enää riitä. Ihminen haluaa tiedon luokseen, ja mieluiten nopeasti.

–PäiviLuoti,asiakkuusjohtaja,yrittäjä

21. Käytä aikaa tiedotteen otsikon miettimiseen. Uutinen myydään toimittajalle jo otsikossa.

22. Media on aina lukijansa puolella. Valitse otsikko huolella.

23. Paranna tiedotteen tehoa – nosta tärkeitä asioita myös väliotsikoihin.

24. Rakenna tiedote niin, että olennainen selviää jo otsikosta ja ensimmäisestä kappaleesta. Hyvä mitta inkulle on 3–5 virkettä.

25. Selkeä kieli säästää lukijan aikaa ja tekijän rahaa – kertaa kielioppisäännöt vähintään kerran vuodessa.

26. Media on aina lukijansa puolella – mieti, mitä media haluaa.

27. Muista tiedottaa! Tiedottaminen on kustannustehokkain tapa viestiä yrityksesi menestyksestä.

28. Kun lähetät tiedotteen, muista varmistaa, että lisätietojen antajalla on aikaa vastata median kysymyksiin.

29. Ajoita mediainfon pitopäivä ja -aika toimitusten rytmiin sopivaksi.

30. Älä pidä mediainfoa, jos uutisesi mahtuu hyvin tiedotemittaankin.

31. Kerro toimittajalle aina totuus, älä yritä ohjailla toimittajaa ja tee aina se, mitä olet luvannut.

32. Mediajulkisuus vaikuttaa merkittävästi yrityksen maineeseen. Mediasuhteiden pitkäjänteinen rakentaminen ja ymmärrys median toimintatavoista ovat hyvän mediajulkisuuden kulmakiviä.

33. Sosiaalinen media on tehokas viestintäkanava, ja tehokkuus perustuu ennen kaikkea tekemisen suunnitteluun. Muista siis suunnitella!

34. Pidä somekanavien profiili- ja kansikuvat ajan tasalla. Hyödynnä niitä myös erilaisissa markkinointikampanjoissa.

35. Käyttäjän keskittymiskyky somessa on pöytäkoneella 2,5 sekuntia ja mobiililla 1,7 sekuntia. Kiinnitä huomio heti.

36. Haluatko näkyvyyttä Facebookissa? Mainosta kuukausittain, vaikka vain kympillä.

37. Muokkaa tekemääsi Facebook-mainosta kampanjan aikana ja tutki tilastoista, mikä toimii parhaiten.

38. Kuvaa eri aiheisiin liittyviä kuvia varastoon. Näin saat ne kiireessä helposti someen.

39. Ota käyttöön yritysprofiili Instagramissa. Voit tehdä mainoksesi suoraan Instassa, ja saat käyttöösi enemmän analytiikkaa.

40. Tarkista, että yrityksen Instagramin biosta löytyy katuosoite, www-osoite sekä yhteydenottopainike.

41. Voit julkaista Instagramissa myös suorakaiteen muotoisia kuvia, jolloin reunoille jää valkoiset kehykset.

42. Pyri käyttämään Instagram-kuvissa aina samaa filtteriä. Näin profiilin kuva- maailma on yhtenäinen ja harmoninen (kuvakulmat, värisävyt, tyyli, tausta).

43. Käytä somepäivityksissä johdonmukaisia tunnisteita. Mieti, minkä hakusanan alta haluat brändisi löytyvän.

44. Ota oma hastag käyttöön ja markkinoi sitä kohdeyleisöllesi. Näin myös muiden sinua koskevat julkaisut linkittyvät saman hakusanan alle.

45. Tee Facebookin kansikuva kokoon 851 x 315 px. Tallenna png-muodossa.

46. Tee LinkedInin kansikuva kokoon 1536 x 768 px. Tallenna png-muodossa.

47. Tee Facebook-tapahtuman kansikuva kokoon 1920 x 1080 px. Tallenna png-muodossa.

48. Tee Twitterin kansikuva kokoon 1500 x 500 px. Tallenna png-muodossa.

49. Tee YouTuben kansikuva kokoon 2560 x 1440 px. Tallenna png-muodossa.

50. Videon pitää koukuttaa heti, jotta se jaksetaan katsoa – älä pihtaa pointtia. 51. Tekstitä some-videosi – harva katselee kuvavirtaa äänet päällä.

52. Tee videosta mobiiliystävällinen: kiinnitä huomio heti, tekstitä ja käytä selkeää visua.

53. Suunnitteletko suoraa lähetystä somessa? Markkinoi sitä kohderyhmällesi etukäteen, jotta saat suuremman yleisön paikalle.

54. Kokeile videotuotantoa viestinnässäsi. Se on kustannustehokas tapa tuottaa kiinnostavaa sisältöä.

–Ulla-MariUusitalo,viestintäkonsultti,digiosaaja

55. Kierrätä hyvin toimineita sisältöjä uudelleen.

56. Oikolue tekstisi ääneen. Se vähntää kirotusvirehitä mekrittävsti.

57. Tue monimutkaisen asian esitystä visuaalisesti – kokeile tekstin tukena kuvaa tai infografiikkaa.

58. Tarjoa useita tilaisuuksia kohdata viestisi: pilko iso kokonaisuus pienempiin osiin, jaa niitä monessa kanavassa.

59. Aseta sisältöstrategialle tavoitteet. Ilman tavoitteita päämäärä hämärtyy.

60. Sisältöstrategian tulee kattaa kaikki organisaation tuottamat sisällöt.

61. 71 % ostajista hakee verkosta tietoa ennen ostopäätöksen tekemistä. Varmista, että he löytävät etsimänsä.

62. Sisällöntuotannossa on tärkeintä yleisön kokema hyöty eli asiakaslähtöisyys.

63. Kirjoitatko asiantuntijablogia, ja aihe on aina hukassa? Tee itsellesi sisältö- suunnitelma etukäteen exceliin. Opeta omaa alaasi.

64. Viestintä auttaa asiakaspalvelua. Selkeä esitystapa vähentää kysymyksiä, herättää luottamusta ja antaa avoimen kuvan yrityksestä.

65. Kalleinta on sisältö, jota kukaan ei kuluta. Mieti missä kanavissa ja miten sisältöjä markkinoidaan ja jaetaan.

66. Nykykuluttaja haluaa tietoa selkeässä muodossa. Helposti ymmärrettävä esitys- tapa vähentää asiakaspalveluun tulevien kysymysten määrää, herättää luotta- musta ja antaa avoimen kuvan yrityksen toiminnasta. Muista hyödyntää myös infografiikkaa!

67. Hyödynnä tekemääsi sisältöä monipuolisesti eri välineissä. Muista kuitenkin muokata sisältö kanavan mukaan.

68. Viestinnän mittareita voivat olla esim. medianäkyvyyden määrä ja laatu, asiakkaiden ja henkilöstön tyytyväisyys sekä myynnin kehitys.

69. Viestinnän tehtävänä on auttaa organisaatiota menestymään. Määrittele tavoitteet siten, että ne toteutuessaan edistävät menestystä.

70. Seuraa uutiskirjeesi tilastoja – suosi seuraavan kerran niitä elementtejä, jotka lukujen valossa toimivat.

71. Huomioi viestinnän mittaamisessa sekä määrälliset että laadulliset mittarit.

72. Määritä uutiskirjeellesi tavoite ja tue sen täyttymistä tekemisessäsi. Mihin haluat asiakkaasi viedä? Miten haluat hänen toimivan?

73. Kohdenna uutiskirjeesi välillä myös osayleisölle ja seuraa, miten avausprosentit ja klikkaukset kehittyvät.

74. Aseta tavoitteita, joita voit mitata. Mittaustulosten avulla voit tehdä korjaus- liikkeitä.

75. Omalla koneellasi viesti ei lämmitä. Jaa sitä eri kanaviin. Jos sisältösi on hyvää ja osuvaa, muutkin jakavat sitä.

76. Ansaittu media ja word-of-mouth -viestintä on yrityksen omaa näkemystä uskottavampi: viesti huomataan 5 x paremmin ja jaetaan 10 x useammin.

77. Jaa Instagram-tilisi tykkäysten ja kommenttien määrä seuraajiesi määrällä, niin saat selville sitoutuneisuusasteen. Se kertoo, kuinka moni seuraajistasi on sitoutunut käyttäjä. Yli 1,5 prosentin aste on jo melko hyvä, yli 8 prosenttia on hyvin harvinaista herkkua.

78. Instagramin sitoutuneisuusaste paljastaa, millaisista julkaisuista seuraajasi pitävät eniten. Sitouta heitä lisää: luo laadukkaampaa ja relevantimpaa sisältöä, optimoi ja muokkaa sitä seuraajiesi mieltymysten mukaiseksi.

79. Twitterissä korkea sitoutuneisuusaste kertoo uskollisesta lukijakunnasta, joka on kiinnostunut ajatuksistasi. Paranna sitoutuneisuutta twiittaamalla silloin, kun yleisösi on paikalla, lisää twiitteihin visuaalisuutta, tiivistä sanomasi ja pyydä lukijoita uudelleentwiittaamaan.

80. Kokoa graafiseen ohjeistoon ainakin yrityksesi logo, valitut kirjasintyypit eli typografia, tunnusvärit sekä mallit erilaisista viestinnän materiaaleista.

81. Ilmoitatko sanomalehdessä? Voit tehdä kuvat useimmiten resoluutiolla 200 dpi.

82. Kuvan resoluutioksi näytöllä riittää 72 dpi. Laadukas painokuva vaatii resoluutiokseen 300 dpi.

83. Ensivaikutelma on tärkeä ja muodostuu sekunneissa. Yrityksen visuaalinen ilme tulisi näkyä samankaltaisena kaikessa visuaalisessa viestinnässä käyntikorteista nettisivuille.

84. Harkittu ja yhtenäinen ilme erottaa yrityksesi kilpailijoista ja välittää mielikuvaa tuotteen laadusta ja sen tasaisuudesta. Ilme on onnistunut, kun se on tunnis- tettava ja herättää kiinnostusta.

85. Huomioi yrityksesi visuaalinen ilme myös somessa. Käytä ilmeeseesi sopivia kuvia ja käytössä olevia fontteja.

86. Tue viestiäsi ja tavoiteltua mielikuvaa myös painotuotteesi paperivalinnalla. Paperivalinnalla on vaikutusta myös kuvalaatuun.

87. Hyödynnä infografiikkaa viestinnässä. Se sopii erityisen hyvin numeeristen ja monimutkaisten tietojen havainnollistamiseen.

–EssiRantanen,graafinensuunnittelija

88. Ole rohkea, viestintä vaatii uskallusta. Avoimuus edellyttää organisaatiolta valmiutta kertoa monipuolisesti toiminnastaan.

89. Kerro hyvistä uutisista. Monelle pk-yritykselle vastuulliset toimintatavat ovat itsestäänselvyys, mutta niistä ei viestitä riittävästi.

90. Älä viherpese organisaatiotasi, sillä on lyhyet jäljet. Kerro saavutuksista ja valinnoistasi rehellisesti.

91. Vastuullisuusviestinnässä uskottavuus lähtee konkreettisista teoista: raaka- aineiden ja yhteistyökumppaneiden valinnasta, työtavoista ja henkilöstön palkitsemisesta.

92. Hyvin suunniteltu ja toteutettu vastuullisuusviestintä on kilpailuetu, joka erottaa organisaation muista.

93. Uusi EU-direktiivi sekä kirjanpitolain muutos edellyttävät suuria tai yleisen edun kannalta merkittäviä yhtiöitä raportoimaan yhteiskuntavastuustaan vuonna 2018. Laki velvoittaa yhtiöt kertomaan asioista, jotka koskevat ympäristöä, työnteki- jöitä, ihmisoikeuksia sekä korruption ja lahjonnan torjuntaa.

–AnnaKoivisto,johtavaviestintäkonsultti

94. Kirjaa ylös kriisiviestintäsuunnitelmaan mm. vastuut, potentiaaliset kriisit ja miten viestintää tehostetaan kriisitilanteessa.

95. Tehosta viestintää kriisin aikana. Älä odota kysymyksiä, vaan ole itse aktiivinen. Käytä nettisivuja, some-kanavia ja mediatiedotteita.

96. Viesti ymmärrettävästi. Nykykuluttaja haluaa tietoa mielellään selkeässä, arkielämään linkittyvässä muodossa.

97. Huomioi kriisiviestinnässä myös sosiaalinen media. Vaikka nettisivut kaatuisivat, voit viestiä some-kanavien kautta.

98. Seuranta kuntoon! Mediaseuranta ja some-seuranta kannattaa pitää ajan tasalla myös normitilanteessa, jotta huomaat organisaatioon liittyvät ajankohtaiset keskustelunaiheet.

99. Kriisiviestintätiimissä tulisi olla mukana henkilö, jolla on natsoja tehdä pikaisia päätöksiä ja antaa lausuntoja medialle.

100. Muista some myös kriisiviestinnässä! Some-kanavien avulla saadaan nopeasti tieto tapahtuneesta eteenpäin ja voidaan estää kriisejä syntymästä.

–Marja-TerttuRantanen,toimitusjohtaja,yrittäjä

Aurakatu 8, KOP-kolmio, C-rappu, 20100 Turku

info@telegraafi.fi

www.telegraafi.fi

0400 232 970 / Marja-Terttu Rantanen