A Year in Review2012‐13 Major District Accomplishments

Alignment, Leadership & Continuous Improvement

-Jay Marino

Aligning efforts to “The Plan”

Continuous Improvement “Systemic” Alignment Model

 “No one escapes continuous improvement” 

     

  Shared Leadership   Roles & Responsibilities  Documents/Goals  Results/Data  Time 

District  District Leadership Team (DLT) 

Provides oversight to the District Plan on a page (goals/data) 

Communication & alignment (report back to stakeholders) 

Voice of customer & stakeholder input (insight into decisions) 

  

District Strategic Plan on a Page  SM

ART Goals Aligned – PD

SA as Improvem

ent Process 

District Balanced Scorecard 

Meets quarterly 

School  Building Leadership Team (BLT) 

Set and communicate direction at school 

Create and monitor: SIP, POP, Scorecard, etc. 

Build leadership capacity  Align PLC work in school  P.D. on systems/process (not 

curriculum) 

School Improvement Plan & School Plan 

on a Page 

School Balanced Scorecard 

Meets 1 to 2 times per month 

Classroom/Teacher 

Professional Learning Communities (PLC) 

Align PLC work across grade levels or content area 

Align work to SIP goals (SMART goal & short cycle PDSA) 

Address 4 PLC questions  RTI/Systems of intervention 

Classroom SMART Goals & Classroom Plan on a Page 

Classroom Data Center 

Meets 2‐4 times per month 

Classroom/Student 

Classroom Learning Community (CLC: The 8 components/Lotus) 

Engage students in 21st century learning  

Empowerment/accountability  Align class goals to SIP goals  Connect every student to goals 

Student Individual SMART Goals 

Student Data Folder 

Daily (Class meetings 4 times 

per month) 

Baldrige Criteria

4 Measurement, Analysis & Knowledge Management

1Leadership

Organizational ProfileEnvironment, Relationships, & Challenges

2StrategicPlanning

3Customer &

Market Focus

6ProcessMgmt

5Workforce

Focus7

BusinessResults

SMART Goal Accomplishments

• Completed self‐assessment of perceived progress within the 7 Baldrige criteria

• Board/Administration perception compared to employee perception

• Assigned category champions for areas rated lower 

• SMART goals and action plans created (updated and posted publicly on the District web site)

8

Other Accomplishments

• Created a “continuous improvement” portion to our District website

• Multimedia content created by Dunlap teachers, administrators and students

• Published 219 blog posts from August 1, 2012 to June 30, 2013 (1.25 posts per school day!)

• Second Harris Poll stakeholder satisfaction data point collected

• Implemented the Dunlap Stakeholder Suggestion Process (DSSP) and implemented 35 employee ideas in the 2012‐13 school year!

1. Originate Suggestion Card2. Leadership Team Review & Assign3. Implement Idea/Suggestion4. Complete, Sign-off & Recognize

12

Facilities & TechnologyLisa Parker

• Established a Disaster Recovery Team

• Developed an Emergency Disaster Recovery Plan

• Plan will be shared with the Board of Education and administrators in the fall

SMART Goal Accomplishments

• Several conference calls and a week long visit• Spent a day with each director and staff• Support service department leadership teams will review the recommendations

• Presentation to the Board of Education with complete recommendations to be phased:

• Immediate implementation• 13‐14 school year• 14‐15 school year• 15‐16 school year

SMART Goal Accomplishments

• Selected vendor in February• Training conducted May, 2013 – January, 2014

• Automated time clocks for all hourly employees

• Greater efficiencies with the ability to integrate data with other systems and capture key information 

SMART Goal Accomplishments

•Opening of Hickory Grove

•Phase 2 construction at DHS

•Development of Food Services Handbook

•Continue to automate processes such as online fees, flyer approval process, etc.

Other Accomplishments

Curriculum & InstructionLonna Anderson

•Focused on PLC question #2: • How will we know our students are learning?

• Developed, administered, and analyzed common formative assessments

• Elementary building & district grade level teams• Secondary course teams

• Attached formative assessments within               unit maps on the Atlas software

• http://dunlapcusd‐public.rubiconatlas.org/Atlas/Public/View/Default

SMART Goal Accomplishments

• Effective and efficient use of weekly PLC’s• Implementing with fidelity • Focusing on what and how students are learning• Interdisciplinary teams• Vertical teams

• Developed and implemented K‐2 standards based report cards aligned to the Common Core Standards

• Common assessments• Common rubrics

• Opened the Atlas course maps for public view

Additional Accomplishments

• Implementation of the IL Common Core Standards• Math in Focus: Grades K‐2 and 6‐8• Supported through professional development• Reviewed secondary Language Arts courses for alignment with the ELA standards

• Infused Literacy Standards within all disciplinary course units 

• Implementation plan for World Language• Spanish for all K & 1st grade students beginning in the fall • Plan for K‐5 implementation• Additional opportunities for MS World Language

• Spanish and Arabic: 7th grade• French: 8th grade• Spanish for HS credit: 8th grade

SMART Goal Accomplishments

• Expanded enrichment services at the middle schoolSMART Goal Accomplishments

)

• Successfully completed                                                                  the first year of full                                                                         day Kindergarten 

• Successfully completed the first year of the Elementary Enrichment Eagles Program

• 100% of teachers trained in the components of Continuous Improvement

Additional Accomplishments

Human ResourcesErik Christian

Dunlap Community Unit School District 323  

Strategic Plan – Goal  

Goal Area:  CERT  Goal Champion:  Erik Christian 

 1.)  State the SMART goal (Specific, Measurable, Achievable, Results‐oriented, Target date).  During the 2012‐2013 school year, the Certified Evaluation Revision Team (CERT) will implement the certified staff evaluation tool, using the iObservation software.  The tool will be communicated to all certified staff and administrators, and will include training on the tool and its impacts.  This goal will be measured by 1) the existence of the tool and artifacts; and 2) the implementation of training on the use of the tool and artifacts.  2.)  Describe data sources consulted and a summary analysis of the data that indicate the need for the goal.  Charlotte Danielson’s Framework for Teaching is widely regarded as best practice in teacher evaluation.  Staff had attended several training sessions by the Consortium for Educational Change and consulted with other school districts who have implemented the Framework, relying upon their experience and sample tools and artifacts.  3.)  Identify the correlation of the stated school improvement goal to the District strategic plan.  Check all that apply: 

 GOAL 1:  To Continuously Improve Student Growth and Achievement  GOAL 2:  To Obtain a Satisfying and Productive Classroom and School Learning Environment  GOAL 3:  To Achieve a Satisfying and Productive Classroom and School Teaching Environment  GOAL 4:  To Ensure a Satisfying and Productive Partnership with Families and the Community  GOAL 5:  To Obtain Efficient, Effective, and Equitable Use of Resources 

 4.)  Summarize how this goal will be measured.  What will be the evidence of goal attainment? 

This goal will be measured by the implementation of data warehousing.  Evidence of attaining this goal will be the creation of the Certified Staff Evaluation Tool and the training of staff on the tool. 

•Certified Evaluation Revision Tool (CERT)• The revised certified evaluation process was implemented on‐schedule and successfully

• A survey on the new process and tool was presented to staff at the end of the year

• The CERT committee is currently improving the process/tool based upon this feedback

SMART Goal Accomplishments

Dunlap Community Unit School District 323 

Strategic Plan – Goal  

Goal Area:  HR Metrics  Goal Champion:  Erik Christian 

 1.)  State the SMART goal (Specific, Measurable, Achievable, Results‐oriented, Target date).  During the 2012‐2013 school year, metrics will be developed to measure the status and progress of various Human Resources initiatives.  This goal will be measured by 1) the identification and definition of the specific metrics; and 2) quarterly analysis reports to the Superintendent on the metrics.  2.)  Describe data sources consulted and a summary analysis of the data that indicate the need for the goal.  The Dunlap School District is a data‐driven organization and the HR activities align with that vision.  Also, the Society for Human Resource Management and the International Personnel Management Association for Human Resources identify that HR metrics play a crucial role in workforce planning and performance.  3.)  Identify the correlation of the stated school improvement goal to the District strategic plan.  Check all that apply: 

 GOAL 1:  To Continuously Improve Student Growth and Achievement  GOAL 2:  To Obtain a Satisfying and Productive Classroom and School Learning Environment  GOAL 3:  To Achieve a Satisfying and Productive Classroom and School Teaching Environment  GOAL 4:  To Ensure a Satisfying and Productive Partnership with Families and the Community  GOAL 5:  To Obtain Efficient, Effective, and Equitable Use of Resources 

 4.)  Summarize how this goal will be measured.  What will be the evidence of goal attainment? 

This goal will be measured by the implementation of data warehousing.  Evidence of goal attainment will be the identification of the metrics and the quarterly reports of the metrics to the Superintendent [and board?].

HR Metrics• HR needs to track data to make data‐driven decisions

• The metrics needed and the gaps to capture them have been identified

• The major progress is via the                                        implementation of the HRIS system,                           which will enable HR data analysis

SMART Goal Accomplishments

• Principal evaluation process revision

• District‐wide administrator process revision

• Support staff structure transition

• HR portion of the HR/finance system

• Labor/employee relations consistency

Other Accomplishments

A Look Forward…2013‐14 Major District Initiatives

August Board Meeting