Как писать правильные письмаили как сделать так, чтобы мне отвечали

Антон Золотарев

Бывает, что

• 2 месяца ждете ответа?

• Ваши письма игнорируют?

• Ваши письма даже не читают?

• Вам отвечают «не в ту степь»?

• Заказчик не делает то, о чем просите?

• Менеджер просит подойти и рассказать еще раз

устно?

Знакомо?

Тогда мы идем к вам!

Почему они такие негодяи???

Потому что

• Нет времени

• Не понимают, что от них хотят и когда

• Много вопросов и все разные

• Выбран неверный адресат

• Адресат в теме, но не принимает решения

• Забивает

Нет времени (т.е. всегда)

• Осмысленный заголовок• Четкая и краткая цель письма в первом

предложении• Несколько вариантов решения с просьбой

утвердить один или дать свой• Не больше одного экрана текста (100-150 слов), все

остальное - прикрепить• По максимуму – списки, таблицы, графики• Нет пространным объяснениям и запутанным

вопросам!

Не понимают, что от них хотят и когда

• Выделите главное в тексте – шрифтом или цветом

• Если адресатов несколько – отметьте, кому что читать

• Экшен айтемы напишите в начале письма!• Всегда четко указывайте, что именно и

когда ожидаете от адресата«Джон,Вот тут такой вопрос, посмотри, как будет время.»Не посмотрит – инфа 100%!

Как писать экшен айтемы

• Кто: Что делает и каков результат, дедлайн.

Антон: Составить презентацию и выступить на miniq5, до 27 сентября.Катя: Написать запрос на проектор и убедиться, что его принесли вовремя, до 18.00 27 сентября.Яна: По возможности посетить miniq5, без дедлайна.

Много вопросов и все разные

• Не больше 3-4 вопросов за раз

А вот мои вопросы:1.2.3.4.…10.Жду ответа в течение 10 минут.

Не ответит!

Много вопросов и все разные

• Одной теме – одно письмо«Привет, Вася!У меня есть комментарии по твоим тест кейсам.…Кроме того, я предлагаю результаты автоматизации анализировать еженедельно.Что думаешь?»

• Из одного письма о разном делайте несколько об одном

• Несколько писем об одном сводите воедино

Ничего не думает!

Выбран неверный адресат

• Скажите о своих сомнениях в начале письма«Дорогой Джон, мне подсказали, что ты главный специалист в этой области и сможешь помочь…»

• Тут же попросите переслать письмо нужному человеку в случае чего«…но если я ошибся, перешли это письмо нужному человеку или подскажи, к кому обратиться.А проблема такая.»

• Если не отвечает - вежливо переспросите, к кому еще можно обратиться за решением

Адресат в теме, но не принимает решения

• Если знаете заранее – поставьте всех остальных людей, которые потенциально «в теме», в СС письма

• Вежливо переспросите, к кому еще можно обратиться за решением«Джон, догадываюсь, что ты очень занят сейчас. Может, ты сможешь подсказать, кто ответит на мой вопрос?»

• Запоминайте, кто принимает решения

Забивает

• Будьте настойчивы• Напоминайте раз в несколько дней о необходимости дать ответ

«Джон, была ли у тебя возможность посмотреть на проблему?»

• Эскалируйте, если ничего не помогает

Еще пара советов

• Будьте вежливы• Будьте конструктивны• Помните, что письмо могут форварднуть – не

давайте повода заставить вас краснеть• Не используйте намеков, двойного смысла и

т.п. – вас гарантированно поймут неправильно• Благодарите за совет или помощь• Помните, кому вы пишете, и определяйте

требуемый уровень детализации

Перечитывай письмо перед отправкой!

Вопросы?

Спасибо за внимание!