kandungan - kdh.icu.gov.my · mencari terus projek yang dikehendaki tanpa perlu scroll skrin dari...
TRANSCRIPT
1
Kandungan
PENDAHULUAN ............................................................................................................... 2 1 PENGENALAN .......................................................................................................... 3
1.1 Tujuan .................................................................................................................................................. 3
1.2 Objektif ................................................................................................................................................ 3
2 SISTEM .................................................................................................................. 4
2.1 Melaksanakan Sistem .................................................................................... 4
2.2 Skrin-skrin Utama ........................................................................................................................... 4
3 PERUNTUKAN ......................................................................................................... 7
3.1 Terima OG ........................................................................................................................................ 7
4 PERBELANJAAN ..................................................................................................... 12
4.1 Penyediaan Baucer ................................................................................................................... 12
4.2 Cetakan Baucer Bayaran ........................................................................................................ 12
4.3 Hapus Baucer ............................................................................................................................... 12
5 CEK ..................................................................................................................... 20
5.1 Proses Cek .................................................................................................................................... 20
5.2 Semakan Cek ............................................................................................................................... 20
6 LAPORAN ............................................................................................................... 28
6.1 Buku Tunai ...................................................................................................................................... 28
6.2 Buku Lejar........................................................................................................................................ 28
6.3 Penyata Penyesuaian Bank .................................................................................................... 28
2
Pendahuluan
Manual ini bertujuan untuk menerangkan penggunaan Sistem
Perakaunan Out-Right Grant berasaskan web (eSPOTWIN). Ia
mengandungi langkah-langkah dan skrin-skrin antaramuka sistem
bagi memudahkan lagi pengguna menggunakan sistem ini.
Diharap manual ini dapat membantu pihak pengguna
menggunakan Sistem eSPOTWIN ini dengan lebih berkesan.
Sekiranya terdapat sebarang kesulitan dalam menggunakan
sistem ini atau sebarang persoalan berkaitan dengannya sila
hubungi Bahagian Khas atau Bahagian Teknologi Maklumat.
Bahagian Teknologi Maklumat
Unit Penyelarasan Pelaksanaan
Jabatan Perdana Menteri
ICU JPM 2009 PUTRAJAYA
3
1 Pengenalan � Tujuan � Objektif
1.1 Tujuan
Sistem Perakaunan Out-Right Grant (SPOTWIN) adalah sistem yang
dibangunkan pada bulan Mac 1994 menggunakan perisian Clarion Version2,
bertujuan untuk mengakaunkan peruntukan secara terus (Out-Right Grant : OG)
bagi membiayai pelaksanaan Projek-projek Khas(Projek OG) yang diluluskan
oleh YAB Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri–menteri
Persekutuan dan Ahli-Ahli Parlimen.
Maklumat jumlah sebenar keseluruhan peruntukan yang diterima dan
perbelanjaan terperinci bagi setiap projek-projek OG yang dilaksanakan akan
diuruskan secara berkomputer oleh sistem ini..
Sistem ini telah dibangun semula pada bulan Ogos 2009 secara web-based
(eSPOTWIN) dan telah ditambahbaik fungsi-fungsi yang terlibat.
1.2 Objektif
Di antara objektif pembangunan eSPOTWIN ini adalah untuk:
• Mengadakan satu sistem yang seragam bagi semua PPPN/JPP yang dapat
menyimpan maklumat peruntukan yang diterima serta maklumat terperinci
perbelanjaan Projek-projek OG yang dilakukan melalui pengeluaran baucer
bayaran dengan betul agar dapat disenggara dengan teratur.
• Memudahkan pengendalian dan penjanaan Buku Tunai, Buku Lejar, Baucer
Bayaran OG dan penyediaan laporan kewangan serta Penyata Penyesuaian
Bank
4
2 Sistem � Melaksanakan Sistem
� Skrin-skrin Utama
2.1 Melaksanakan Sistem
• Lakukan capaian pada http://spotwin.icu.gov.my/
• Skrin berikut akan dipaparkan :
Skrin 1: Login
• Masukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan untuk menggunakan sistem.
• Klik butang Login
PERHATIAN: Kepada pengguna yang tidak mempunyai ID Pengguna dan
Katalaluan, sila berhubung dengan pentadbir sistem di PPPN/JPP masing-
masing atau boleh juga berhubung dengan pentadbir sistem di Bahagian Khas
Ibu Pejabat , ICU JPM.
2.2 Menu Utama
Skrin Menu Utama akan dipaparkan sekiranya Id Pengguna dan katalaluan yang
dimasukkan adalah betul. Pilihan menu seperti Terima OG, Penyediaan Baucer,
Proses Cek, Semak Cek, Penyata Penyesuaian Bank, Carian, Buku Tunai, Buku
Lejar dan Keluar tertera di sebelah kiri skrin Menu Utama.
5
Pengguna hanya perlu klik sekali sahaja kepada hyperlink menu tersebut untuk
pergi ke skrin berikutnya.
Skrin 2: Menu Utama
6
2.3 Kemaskini Profil Pengguna
Klik Kemaskini Profil Pengguna untuk mengemaskini maklumat profil pengguna.
Pengguna boleh mengemaskini maklumat profil dan ubah katalaluan sahaja. ID
Pengguna tidak boleh diubah atau dikemaskini.
Skrin 3: Kemaskini Profil Pengguna
• Maklumat profil dan katalaluan akan dikemaskinikan di skrin ini
• Profil pengguna: boleh diedit
• Maklumat akaun: tidak boleh diedit
• Klik butang simpan maklumat akaun pengguna sekiranya maklumat telah
diedit
• Ubah katalaluan: edit katalaluan sekiranya perlu dan klik butang ubah
katalaluan
7
3 Peruntukan � Terima OG � Skrin-skrin Modul Peruntukan
3.1 Terima OG
Selaras dengan Garis Panduan Pengendalian Akaun Khas Peruntukan Secara
Terus (‘Out Right Grant’), semua sumber pemberian/peruntukan yang diterima
yang berbentuk melaksanakan sesuatu projek hendaklah dimasukkan ke dalam
satu Akaun Semasa.
Skrin 4 : Terima OG
Untuk mendapatkan maklumat projek OG dari eSistrek, klik pada Menu Terima
OG yang terdapat pada Modul Peruntukan. Skrin 4 : Terima OG seperti diatas
memaparkan maklumat projek bagi tahun semasa yang berstatus OG dari
pangkalan data eSistrek.
Untuk menyalin maklumat projek dari eSistrek ke dalam eSPOTWIN, langkah-
langkah seperti di bawah perlu dilakukan iaitu:
8
• Klik butang Proses bagi projek yang dipilih untuk dibuat bayaran. Semasa
butang Proses diklik, data/rekod projek daripada eSistrek disalin ke dalam
pangkalan data eSPOTWIN.
• Di antara maklumat-maklumat penting yang diambil daripada eSistrek adalah
Nombor Projek, No. Surat Kuasa HQ dan negeri, nama projek, jumlah
peruntukan projek dan baki peruntukan yang akan disimpan di dalam
pangkalan data.
• Proses penyalinan ini hanya dilakukan sekali sahaja bagi setiap projek.
Rekod projek yang disalin akan dipaparkan pada skrin Penyediaan Baucer.
• Pada masa yang lain, sekiranya butang Proses bagi maklumat yang telah
disalin dalam pangkalan data diklik, mesej akan dipaparkan memberitahu No.
Projek telah ada.
9
3.2 Carian Rekod dari eSistrek
Carian rekod atau projek dari eSistrek boleh dilakukan dengan memilih tahun
dan kriteria carian.
Skrin 5 : Cari Projek dari eSistrek
Contohnya pilih tahun 2009 dan Nombor Projek B1208HA09713014013(S09).
Sistem akan memapar maklumat seperti di bawah. Hasil carian hanya mengikut
login bagi negeri tersebut sahaja. Contohnya, bagi negeri Selangor, hanya boleh
mencari projek yang berdaftar menggunakan kod negeri Selangor sahaja.
10
Skrin 6 : Maklumat Carian Dipaparkan
Fungsi carian adalah untuk memudahkan dan mempercepatkan pengguna
mencari terus projek yang dikehendaki tanpa perlu scroll skrin dari atas ke
bawah.
11
Skrin 7 : Tambah OG Baru
• Klik hyperlink Tambah OG Baru
• Masukkan maklumat di dalam borang yang disediakan
• Klik butang simpan
12
4 Perbelanjaan � Penyediaan Baucer � Cetakan Baucer Bayaran � Hapus Baucer � Skrin-skrin Modul Perbelanjaan
4.1 Penyediaan Baucer Bayaran
Setiap pembayaran yang dilakukan untuk sesuatu projek, baucer perlu
disediakan terlebih dahulu sebelum pengeluaran cek dilakukan. Maklumat
baucer bayaran yang dimasukkan adalah merupakan maklumat perbelanjaan
bagi projek berkenaan.
Untuk tujuan tersebut, pengguna perlu melakukan langkah-langkah seperti di
bawah:
• Klik pada Menu Penyediaan Baucer yang terdapat pada modul Perbelanjaan
• Skrin 8 : Senarai Projek Untuk Penyediaan Baucer seperti di bawah akan
dipaparkan. Maklumat projek yang dipaparkan adalah berdasarkan maklumat
projek yang telah disalin dari eSistrek seperti pada Skrin 1 : Terima OG
(Modul Peruntukan)
• Pada skrin ini, pengguna boleh melakukan perkara-perkara berikut iaitu
mengedit maklumat projek, membuat baucer bayaran dan menghapuskan
senarai projek yang telah disalin
13
Skrin 8 : Senarai Projek Untuk Penyediaan Baucer
4.1.1 Edit Maklumat Projek
Untuk mengedit maklumat projek, lakukan langkah-langkah seperti di
bawah iaitu:
o Klik butang Edit. Skrin 9 : Edit Maklumat Projek OG dipaparkan.
Maklumat yang boleh diedit hanya tarikh terima. Maklumat lain tidak
boleh diedit.
o Klik simpan.
14
Skrin 9: Edit Maklumat Projek OG 4.1.2 Baucer Baru
Untuk membuat baucer, lakukan langkah-langkah seperti di bawah:
o Klik nama projek yang hendak dibuat baucer bayaran. Skrin 10 :
Penyediaan Baucer seperti di bawah akan dipaparkan
Skrin 10 : Penyediaan Baucer
15
o Klik butang Baucer Baru. Skrin 11 : Masukkan maklumat baucer
seperti di bawah akan terpapar.
o Masukkan maklumat baucer. Klik butang Simpan dan Teruskan untuk
meneruskan proses membuat baucer.
o Klik butang Kembali sekiranya ingin kembali ke skrin sebelumnya
(Skrin Penyediaan Baucer).
Skrin 11 : Masukkan Maklumat Baucer
16
4.1.3 Tambah/edit Baucer
Skrin 12 : Tambah/ Edit Baucer o Masukkan maklumat untuk di edit.
o Maklumat yang bertanda * perlu diisi.
o Klik butang simpan dan teruskan.
o Ketika ini, no. cek,bank cek, tarikh dan jumlah belum dipaparkan lagi.
Pengguna perlu melakukan Proses Cek terlebih dahulu untuk
mendapatkan maklumat tersebut.
o Klik simpan
o Klik kembali
17
4.1.4 Cetak/Edit Baucer
Skrin 13 : Cetak/ Edit Baucer
o Terdapat 2 senarai yang dipaparkan pada Skrin 13 di atas. Senarai
pertama atas memaparkan pesanan/ kebenaran manakala senarai
kedua bawah adalah penyediaan baucer/perakuan pegawai.
o Masukkan maklumat yang diperlukan.
o Klik butang simpan
18
Skrin 14 : Cetak Baucer
Baucer boleh dicetak, tetapi maklumat cek tiada. Lakukan proses cek dahulu
untuk memastikan maklumat cek tertera di atas baucer.
19
4.1.5 Senarai Baucer Setelah Baucer Dibuat
Skrin 15 : Setelah baucer Dibuat
Setelah baucer dibuat, no baucer dan perihalan projek dinyatakan pada skrin
senarai baucer. Jika diperhatikan, pada ruangan Jumlah/No. Cek, No. Cek
masih belum dijanakan. Lakukan dahulu proses cek untuk mendapatkan no. cek.
20
5 Cek � Proses Cek � Semakan Cek � Skrin-skrin Modul Cek
5.1 Proses Cek
Proses cek adalah untuk mengeluarkan cek yang akan diserahkan kepada
penerima peruntukan.
Skrin 16 : Proses Cek
• Klik hyperlink Proses pada Modul Cek untuk memaparkan Skrin 15 : Proses
Cek seperti di atas
• Skrin akan memaparkan senarai penerima cek yang telah dinyatakan pada
baucer bayaran yang telah dibuat seperti dalam Menu Penyediaan Baucer
• Satu keping cek boleh dikeluarkan untuk dibayar kepada penerima yang
sama bagi projek yang berbeza-beza. Maksudnya, seorang penerima
21
berkemungkinan mempunyai lebih daripada satu projek, jadi satu keping cek
sahaja sudah memadai untuk dikeluarkan kepada penerima tersebut.
5.1.1 Kemaskini Cek
Skrin 17 : Kemaskini Cek
22
Skrin 18 : Konologi Cek
* Nota: kronologi merekodkan proses-proses cek yang berlaku
5.1.2 Klik No. baucer
Baucer bayaran yang telah lengkap dipaparkan.
23
Skrin 19 : Baucer yang telah lengkap
Maklumat cek telah tertera pada baucer seperti pada Skrin 19. Klik Cetak Baucer
untuk mencetak baucer.
• Nota : baucer juga boleh dicetak daripada Modul Penyediaan Baucer.
5.1.2 Mencetak Cek
o Pilih cek yang akan dikeluarkan
o Masukkan maklumat cek iaitu No. Cek dan perkataan amaun cek
o Klik butang proses cek.
24
o Template cek akan dipaparkan
Skrin 20 : Template Cek
o Masukkan cek pada printer.
o Klik butang print
o Proses ini boleh dilakukan sekali sahaja.
5.2 Semak Cek
Semakan Cek perlu dilakukan apabila Penyata Bank (‘Bank Statement’) diterima
pada tiap-tiap bulan bagi menentukan sama ada cek-cek tersebut telah
dikemukakan/ditunaikan di Bank atau belum.
• Sila klik pada hyperlink Semakan Cek. Skrin 21 : Semak Cek dipaparkan.
• Skrin memaparkan maklumat senarai cek yang telah dikeluarkan melalui
penyediaan baucer bayaran yang telah dilakukan. Bagi cek yang berstatus
Batal/Rosak/Luput, highlight berwarna merah akan ditunjukkan.
25
Skrin 21 : Semak Cek
• Senarai cek yang dipaparkan akan dibandingkan dengan penyata bank yang
diterima dari bank.
• Sekiranya no. cek di penyata bank sama dengan yang dipaparkan, klik
butang semak cek.
• Status cek akan dikemaskini berdasarkan status Semak Bank seperti berikut:
0 - Cek Belum ditunaikan
1 - Cek telah ditunaikan
2 - Cek Batal
3 - Cek Rosak
4 - Cek Luput
* Nota : Penyata Bank kebiasaan diterima pada setiap hujung bulan.
26
PERINGATAN: Adalah penting bagi pengguna untuk menyemak cek-cek yang
telah ditunaikan di Bank supaya Laporan pada buku tunai, penyata penyesuaian
bank dan buku lejar seimbang maklumat pada debit dan kreditnya.
5.2.1 Kemaskini Cek
o Untuk mengemaskini maklumat cek, klik pada butang Kemaskini. Skrin
seperti di bawah akan dipaparkan.
Skrin 22 : Kemaskini Status Cek
o Bandingkan Status Cek dengan penyata bank yang diterima daripada bank. Sila kemaskini cek kepada status berikut: � Cek Telah Ditunaikan � Cek batal � Cek Rosak
o Bagi cek Luput, sistem akan secara automatik mengubah status cek
apabila tarikh luput cek telah tiba. (admin negeri akan tentukan berapa
lama tempoh sesuatu cek akan luput)
27
o Bagi cek-cek yang dikeluarkan bagi bulan berkenaan namun masih
belum dikemukakan (belum clear) lagi ke Bank, maka pada Skrin 22
pengguna perlu ubah ruangan Cek Dibawa Ke Bulan dengan mengisi
bulan yang berikutnya cek itu akan dibawa supaya dapat disesuaikan
dengan penyata bank pada bulan berikutnya.
o Masukkan catatan sekiranya cek Batal/Rosak/Luput untuk
memudahkan pengguna melihat pada masa akan datang.
Skrin 23 : Ruangan catatan bagi cek Batal/Rosak/Luput
28
6 Laporan � Buku Tunai � Buku Lejar � Penyata Penyesuaian Bank
6.1 Laporan
Menu ini menyediakan kemudahan kepada pengguna untuk mengeluarkan
laporan-laporan kewangan yang dikehendaki. Laporan ini perlulah dicetak pada
setiap bulan kerana laporan ini perlu diselenggara dari sebulan ke sebulan dan
eloklah disimpan dalam satu fail untuk kemudahan pengguna.
• Sila klik pada Menu Penyata Penyesuaian Bank.
• Skrin 24 dipaparkan :
Skrin 24 : Penyata Penyesuaian Bank
29
• Klik Tambah Penyata
Skrin 25: masukkan maklumat penyata
• Maklumat penyata akan dimasukkan setelah menerima penyata bank dari
bank.
• Klik butang simpan.
30
Skrin 26 : Senarai Penyata Setelah Ditambah
* Nota : Penyata Bank kebiasaannya diterima pada setiap hujung bulan.
• Klik Tarikh Penyata
31
Skrin 27 : Senarai Cek Yang Belum Dijelaskan Bagi Bulan Penyata
32
Skrin 28 : Cetak Penyata
6.2 Buku Tunai
• Buku tunai merekodkan aliran debit dan kredit kewangan bagi bulan semasa.
33
Skrin 29: Buku Tunai
• Buku Tunai boleh dicetak dengan mengklik butang Cetak Buku Tunai
o Buku Tunai hendaklah ditutup pada tiap-tiap bulan dan disesuaikan
dengan Penyata Bank bulan berkenaan.
o Pegawai yang diberi kuasa hendaklah menurunkan tandatangan pada
cetakan buku tunai
o PERINGATAN: Adalah penting bagi pengguna untuk menyemak cek-
cek yang telah ditunaikan di Bank supaya Laporan Penyata
Penyesuaian Bank bagi bulan tersebut dapat dikeluarkan.
34
Skrin 30 : Cetak Buku Tunai
6.3 Buku Lejar
Skrin 31 : Senarai Buku Lejar
o Buku Lejar hendaklah dibuka bagi tiap-tiap projek yang dijalankan iaitu
satu lejar bagi satu projek.
35
o Pegawai yang diberi kuasa hendaklah menurunkan tandatangan pada
cetakan buku tunai.
Skrin 32 : Buku Lejar
36
Skrin 33 : Cetak Buku Lejar