1

T.C.

BAŞAKŞEHİR BELEDİYEBAŞKANLIĞI

Yazı İşleri Müdürlüğü

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç ve Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Kuruluş

Amaç ve Kapsam

MADDE 1 Bu Yönetmelik, Başakşehir Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş

amacı, faaliyet alanları, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 2 Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanununun 15 (b) ve 18 (m) maddelerine,

5216 Büyükşehir Belediye Kanunu ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa ve bu kanunların

dayanak teşkil ettiği tüm yönetmeliklere dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3 Bu Yönetmelikte geçen;

a) Belediye : Başakşehir Belediyesini,

b) Başkanlık : Başakşehir Belediye Başkanlığını,

c) Belediye Başkanı : Başakşehir Belediye Başkanını,

ç) Başkan Yardımcısı : Yazı İşleri Müdürlüğünün bağlı bulunduğu Başakşehir

Belediyesi Başkan Yardımcısını,

d) Başvuru Yönetim Merkezi : Başakşehir Belediyesi adına tüm başvuruların alındığı merkezi,

e) Encümen : Başakşehir Belediye Encümenini,

f) EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

g) KEP : Kayıtlı Elektronik Posta,

ğ) Meclis : Başakşehir Belediye Meclisini,

h) Müdür : Yazı İşleri Müdürünü,

ı) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

i) Personel : Başakşehir Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı çalışanları,

j) SDP : Standart Dosya Planı

k) Şef : Başakşehir Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı şefleri,

l) Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade

eder.

Kuruluş

MADDE 4 Başakşehir Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü, 22.02.2007 tarih ve 26442,

31/05/2009 tarihli 27244 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun ‘Belediye ve

Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar

hakkında kanun gereğince, Başakşehir Belediye Meclisinin 08/05/2009 tarih ve 2009/11 ve

05.06.2009 tarih ve 2009/24 numaralı kararlarıyla kurulmuştur.

2

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

MADDE 5 Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir:

1) Yazı İşleri Şefliği,

a) Meclis ve Encümen Birimi

b) Genel Evrak Birimi

c) Proje ve Dış İlişkiler Birimi

d) Muhtaç Asker Ailelerine Yardım Birimi

2) İnsan Kaynakları ve Eğitim Şefliği,

a) Personel Özlük Birimi,

b) Eğitim ve İdari İşler Birimi,

c) İstihdama Yönlendirme Birimi (BİKAM)

d) AR-GE Birimi

3) Evlendirme Şefliği,

alt birimlerinden oluşur.

Personel Yapısı

MADDE 6

Müdürlükte Başakşehir Belediyesi norm kadro standartlarına uygun nitelik ve sayıda memur,

kadrolu işçi ve Belediye İktisadi Teşekkülünde çalıştırılan personel görev yapar.

Bağlılık

MADDE 7 Müdürlük, belediye başkanına veya görevlendireceği başkan yardımcısına

bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki, Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 8 Müdürlüğün görevleri aşağıdaki gibidir:

a) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.

b) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.

c) 4109 sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkındaki Kanun gereği ilgili

işlemleri yürütür.

ç) Kurumun ve müdürlüğün genel evrak ve gelen-giden evrak ile ilgili işlemlerini yürütür.

d) 4721 sayılı Türk Medeni Kanununa göre nikâh ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.

e) Kamu kurum ve kuruluşları, gerçek ve tüzel kişiler ya da mahkemeler tarafından görev

alanına giren konular hakkında istenilen bilgi ve belgelerin ilgili mevzuatların ön gördüğü

süreler içerisinde verilmesi kapsamında; yazışmaları yapar yaptırır ve koordinasyonu sağlar.

Müdürlükler her türlü bilgi ve belgeyi mevzuat hükümleri uyarınca belirlenen zamanlarda

vermekle yükümlüdür.

f) 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda mal ve hizmet alımı yapar.

g) 5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda müdürlüğün yıllık bütçesini

hazırlar.

ğ) 5018 sayılı Kanuna göre müdürlüğün tüm taşınır işlemlerini yürütür.

h) Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı/uygulayacağı tüm kalite, çevre, iş

sağlığı ve güvenliği, vatandaş memnuniyeti ve diğer iyileştirme çalışmalarına yönelik yönetim

3

sistemleri, standartlar ve kabullerin getirdiği/getireceği politikalara uygun olarak iş ve

işlemlerini yürütür.

ı) Müdürlüğe bağlı birimlerin belediyenin diğer birimleriyle koordineli biçimde çalışmalarını

sağlar.

i) Belediyenin insan gücü planlaması ve insan kaynakları politikası ile ilgili tüm ( eğitim,

istihdam, devamlılık, staj işlemleri vb. ) çalışmaları yürütür.

j) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununda yer alan görevleri yürütür.

k) 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununda yer alan insan kaynakları

ile ilgili iş ve işlemleri yapar.

l) 5434 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanununda yer alan insan kaynakları ile

ilgili iş ve işlemleri yürütür.

m) 5393 sayılı Belediye Kanununda yer alan insan kaynakları ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.

n) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda yer alan insan kaynakları ile ilgili

iş ve işlemleri yürütür.

o) 4857 sayılı İş Kanununda yer alan insan kaynakları ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.

ö) 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununda yer alan iş ve işlemleri yürütür.

p) 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme Kanununda yer alan iş ve

işlemleri yapar.

r) Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair

Yönetmelik kapsamındaki iş ve işlemleri yürütür.

s) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına

Dair Yönetmelik çerçevesinde belirtilen iş ve işlemleri yürütür.

ş) Belediyenin Proje Ar-Ge ve Dış ilişkiler ile ilgili işlemlerini yürütür.

t) Belediye Meclis üyelerinin özlük işlemlerinin eksiksiz yapılmasını sağlar.

u) Kanun ve yönetmeliklerde yapılan değişikliklerden kaynaklanan iş ve işlemleri yürütür.

Müdürlüğün Yetkisi

MADDE 9 Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Kanun ve bu kanuna

dayanarak belediye başkanınca kendisine verilen görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya

yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 10- (1) Müdürlük, belediye başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen

görevler ile ilgili mevzuatta belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve

yürütmekte sorumludur.

(2) Müdürlük, belediyenin stratejik planında ön gördüğü misyon, vizyon ve ilkeleri

doğrultusunda hizmetlerini yerine getirmekle sorumludur.

Meclis ve Encümen Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11- (1) Meclis biriminin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) 5393 sayılı yasada belirtilen günlerde meclisin toplantı yapmasını koordine eder.

b) Belediye Meclisine Başkanlık Makamından havaleli gelen teklifler doğrultusunda meclis

gündemini oluşturur ve elektronik ortamda kayda alır ve ilgili meclis üyelerine elektronik

ortamda gönderimini sağlar.

c) Görüşülüp kabul edilen tekliflerin kararlarını yazar, komisyona havale edilenleri ise

komisyon toplantısı düzenleyerek, komisyon üyelerine verir.

ç) Komisyon tarafından hazırlanan raporları gündeme ekleyerek belediye meclisine sunulması

işlemlerini yapar.

4

d) Karara bağlanan tekliflerin, kararlarını yazıp Başkan ve divan katibi üyelerine

imzalatılmasına müteakiben yasal süresi içinde mülki idare amire gönderilmesini sağlar.

e) Kesinleşen meclis kararlarını internet ortamında yayımlayarak, kamuoyunun bilgilenmesini

sağlar.

f) Kararların bir suretinin ilgili birimine sevkini yapar, bir suretinin de birim arşivinde

saklanmasını sağlar.

g) Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına gerekse ihtisas komisyonu toplantılarına

katıldıkları her gün için huzur hakkı puantajı hazırlar ve gereği için Mali Hizmetler

Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar.

ğ) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

(2) Encümen biriminin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Encümenin tespit olunan günlerde toplanmasını koordine eder ve bununla ilgili yazışmaların

takibini yapar.

b) Başkanlık Makamından Encümende görüşülmek üzere havale edilen dosyaları kayda alır.

c) Encümence alınan kararların Encümen Başkanı ve üyelerine imzalatılmasını sağlar.

ç) Kararların, teklif müdürlüğüne gereği yapılmak üzere sevkini yerine getirir.

d) Tüm encümen kararlarının numara sırasını verir ve arşivlemesini yapar.

e) Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine huzur hakkı için puantaj

düzenler, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.

f) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Genel Evrak Birimi Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

MADDE 12- (1) Gelen Evrak bölümü ile ilgili görevler aşağıdaki gibidir:

a) Belediyeye tüm özel ve tüzel kişilerden şahsen (sözlü veya yazılı), telefon (Çağrı Merkezi),

internet, KEP, posta, faks, kurye, kargo, vb. yollarla gelen tüm başvuruları EBYS ortamında

dokümanlaştırarak ilgili müdürlüklere elektronik olarak sevkini gerçekleştirir.

b) Belediye Başkanlığına yapılan tebligatları alır ve tevzi eder.

c) Belediyeye gelen, tüm müdürlükleri ilgilendiren fiziksel evrakın arşiv birimine, müdürlük

ve/veya müdürlükleri ilgilendiren fiziksel evrakın da müdürlüğe ulaştırılmasını sağlar.

ç) Başvurucuların karşılanması ve yönlendirilmesi işlemlerini yürütür.

(2) Giden Evrak Bölümü ile ilgili görevleri aşağıdaki gibidir:

a) Belediyeden tüm özel ve tüzel kişilere gönderilecek başvuru sonuçlarının kontrollerini ve

onayını yapar.

b) Kurum dışına gönderilecek evrakı, mümkün olması halinde en ekonomik yolu seçerek (posta,

kurye, KEP vb.) müdürlük kuryesi ile postaneye ve/veya kurum ve kuruluşlara teslimini sağlar.

c) Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında

yapmakla sorumludur.

ç) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Proje ve Dış İlişkiler Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 13 Proje ve Dış İlişkiler birimi ile ilgili görevler aşağıdaki gibidir:

a) Belediyemiz ve ilçemizin ihtiyaç ve talepleri doğrultusunda çeşitli düzeylerden farklı

paydaşlarla proje hazırlayıp, bunları hayata geçirmek için hibe/fon desteği sunan kurum ve

kuruluşlara başvuruda bulunur.

b) Üyesi olduğumuz ulusal ve uluslararası birliklerin etkinliklerini takip eder, katılım sağlar ve

bu birlikler aracılığıyla yeni ilişkiler ve ortak projeler üreterek hayata geçirir.

c) Kamu kurum ve kuruluşları, üniversiteler, sivil toplum örgütleri ( dernekler, vakıflar vb),

özel şirketler, uluslararası kuruluşlar ile AB ve Dış mali fonlar, ulusal fonlar ile koordinasyon

5

ve işbirliği sağlayarak projeler oluşturur veya projelerde yer alınması için gerekli çalışmaları

yürütür.

d) Belediyemizde ve ilçemizde proje bazlı yönetişim sistemini oluşturmak ve geliştirmek

amacıyla STK’ların, okulların, çeşitli kurum ve kuruluşların temsilcilerine ve vatandaşlara,

eğitim ve danışmanlık hizmeti sağlar, birlikte proje çalışmalarına katılır.

e) Avrupa Birliği, topluluk üyeleri ve müktesebata yönelik olarak ilgili kurum ve kuruluşlarla

gerekli ilişkileri kurar, geliştirilmesini ve takibini sağlar.

f) Avrupa Birliği kapsamında yürürlüğe konulan programlar ve proje eylem çağrılarını düzenli

olarak takip eder ve bunlara ilişkin proje tekliflerini hazırlayarak ilgili kurumlara sunar, kabul

edilen projelerin uygulamasını yapar veya yaptırır, ilgili birimlerle koordinasyon kurarak

sürdürülebilirliğini sağlar.

g) Ulusal düzeydeki kurumların, Bakanlıklar, Merkezi Finans ve İhale Birimi, İstanbul

Kalkınma Ajansı, vb, kurumların proje hibe ve eylem çağrılarını takip eder ve bunlara ilişkin

proje tekliflerini hazırlayarak ilgili kurumlara sunar, kabul edilen projelerin uygulamasını

yapmak veya yaptırmak, ilgili birimlerle koordinasyon kurarak sürdürülebilirliğini sağlar.

h) Mevcut projelerin yürütülmesinde diğer birimlerle ya da resmi ve özel kuruluşlarla işbirliğini

sağlar.

ı) Projelere yönelik ilgili Müdürlüklerle değerlendirme toplantıları yapar.

i) Yurtiçi ve dışındaki belediyecilik hizmetlerine yönelik araştırmalar yapar.

j) Dış ilişkiler ve kardeş kent ilişkileri kurulmasına yönelik her türlü iş ve işlemleri takip eder,

iletişim kurar ve gerekli yazışmaları yapar.

k) Yurt içi ve yurt dışı kurumlardan gelen misafirlerin karşılama, ağırlama, uğurlama,

tercümanlık ve rehberlik hizmetlerini sağlar.

l) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Muhtaç Asker Ailelerine Yardım Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 14 Muhtaç Asker Ailelerine Yardım Biriminin görevleri aşağıdaki gibidir.

a) 4109 sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkındaki Kanun gereği asker

yardımı ile ilgili işlemleri yürütür.

b) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Personel Özlük Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 15 Personel Özlük Biriminin görevleri aşağıdaki gibidir.

a) Belediyemizde ilk defa atanacaklarla ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler

doğrultusunda gerekli tüm işlemleri yürütür.

b) Personelle ilgili kurum içi ve kurumlar arası görevlendirme, nakil, emeklilik, açıktan vekil,

açıktan atama ve sözleşmeli personel atamaları, istifa ve işe giriş-çıkış bildirgeleri ile ilgili

işlemleri yürütür.

c) Memur personelin her yıl kademe ilerlemesi ile 3 yılda bir derece terfilerini yapar, kadro

derecesi yönünden mağduriyeti olanların kadro değişiklik ve terfi işlemlerini gerçekleştirir.

d) Disiplin Kurulu oluşturarak memur disiplin iş ve işlemlerini, yapar.

e) Memur personelin hizmet birleştirilmesi ve intibak işlemlerini yapar.

f) Hizmet belgelerini hazırlar ve kontrollerini yapar.

g) Memur personelle ilgili arşivleri oluşturur ve düzenli takip eder.

ğ) Yetkisi dahilindeki personelin yıllık izin onaylarını hazırlar, ücretsiz izin, kayıt kapatma

işlemlerini yürütür.

h) Çalışanlarla ilgili İl, İlçe İdare Kurullarının ve Danıştay, Sayıştay kararlarını ilgililere veya

daire amirlerine tebliğ etmek ve tebellüğ belgelerini ilgili kuruma göndermek işlemlerini

yürütür.

ı) Personelin silâhaltına alınmaları ve terhisleri sonunda göreve başlamaları ile ilgili işleri yapar.

6

i) Memurlardan beş yılda bir mal beyanı ve değişiklik halinde ek mal beyanı alır.

j) Hastalık raporları yılda 40 günü geçen personelin raporlarını birleştirerek heyet raporuna

dönüştürülmesi için gerekli işlemleri yapar.

k) Personelin Göreve son verme, çekilme, görevden uzaklaştırma ve vekâlet görevi ile ilgili

işlemleri yapar.

l) Memurların talepleri üzerine kanun gereği 1.2.3. derece kadrolarda olanlara yeşil pasaport

işlemlerini yapar.

m) Memurların hizmet belgelerinin ve personel özlük bilgilerinin HİTAP(Hizmet Takip

Programına) işlenmesi ve güncellenmesi işlemlerini yürütür.

n) Kadrolarla ilgili düzenlemeleri meclise sunar.

o) Sendika ve Toplu iş sözleşmesine esas olacak ön çalışmaları yürütür.

ö) Personelle ilgili kurulması gereken kurul ve komisyonun kurulması için (İşçi Disiplin

Kurulu, Hasar Tespit Komisyonu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulu vb.) gerekli yazışmaları yapar

ve sonuçlarını dosyalayarak muhafaza eder.

p) Görevin gereği, kişiye özel bilgileri yasalarla yetki verilen görevliler dışında kimseye

vermez.

r) İş sonu ve Kıdem tazminatı çizelgelerini kontrol ederek, onaylatır.

s) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Eğitim ve İdari İşler Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 16 Eğitim ve İdari İşler Biriminin görevleri aşağıdaki gibidir.

a) Belediyemiz personelinin mesleki bilgi, beceri ve yeteneklerine göre eğitim ihtiyaç analizini

yapar, çalışma, yetişme ve gelişim yönünden kurs, panel, konferans ve eğitim faaliyetlerini

koordine eder ve yürütür.

b) Personelin Belediyede yaptığı veya ileride yapacağı işin gereklerine (kariyer planlarına) ve

Belediye’nin personel politikasına uygun olarak dönemsel baz da hizmet içi eğitim programları

hazırlar.

c) Eğitimlerin programlandığı şekilde yapılmasını sağlar, etkinliğin takibini koordine eder ve

hizmet içi eğitim kayıtlarının düzenli tutulmasını sağlar.

ç) Çalışanları, yapmakta olacakları işlerde belirli bir davranışa ve organizasyondaki rollerini

doğru geliştirmek için oryantasyon (uyum- alıştırma) eğitimlerinin verilmesini organize eder.

d)Verimliliği yükseltmek, personelin mesleki ufkunu genişletmek ve süreç içindeki etkinliğini

arttırmak için geliştirme ve yetiştirme programlarını organize eder.

e) Staj ve stajyerler ile ilgili tüm iş ve işlemleri yürütür.

f) Personel kimlik kartlarını hazırlar, dağıtımını yapar, kayıp ve çalıntı gibi sair nedenlerle

kaybolması halinde gerekli işlemleri yürütür.

g) Belediye çalışanlarının günlük devam-devamsızlığını takip eder ve ilgili müdürlüğüne rapor

sunar.

ğ) 4734 sayılı kanun ve mevzuatları uyarınca ilgili iş ve işlemleri yürütür.

h) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

İstihdama Yönlendirme Birimi (BİKAM) Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 17 İstihdama Yönlendirme Biriminin görevleri aşağıdaki gibidir.

a) İlçemizde ikamet eden vatandaşlarımızın genel iş istekleriyle ilgili cv oluşturma ve

yönlendirme çalışmalarını yapar.

b) İstihdam sağlamak isteyen işverenlerle, iş talebinde bulunan vatandaşlarımızın buluşmasını

sağlar.

c) Toplu iş görüşmeleri yapar.

d) İŞKUR ve KOSGEB ile ortaklaşa eğitim ve istihdam çalışmaları yapar.

e) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

7

Ar-Ge Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 18 Ar-Ge Birimi görevleri aşağıdaki gibidir.

a) Belediyede yapılan hizmet ve faaliyetlerin analizlerini yapar.

b) Belediye içinde yenilikçi uygulamaların planlamasını ve yürütülmesini koordine eder.

c) Dış kuruluşlara ait karşılaştırma verilerinin seçilmesini, temin edilmesini ve kurumsal

gelişim için kullanılmasını sağlar.

ç) Belediyenin hizmet ve faaliyet kalitesinin (ekonomik, etkin ve etkili olması) arttırılması için

gerekli araştırma ve geliştirme çalışmalarını yapar.

d) Belediyenin faaliyetlerine ilişkin iş süreçlerinin oluşturulması, güncellenmesi, izlenmesi ve

iyileştirilmesine yönelik çalışmaları yürütür ve standartları oluşturur.

e) Teknolojik gelişmeleri takip eder ve uygulama imkânlarını araştırır.

f) İlgili müdürlüklerin katılımı ile yenilikçilik odaklı tematik çalışma grupları oluşturur,

çalışmaları koordine eder ve yürütücülüğünü yapar.

g) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Evlendirme Şefliği Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 19 Evlendirme Biriminin görevleri aşağıdaki gibidir.

a) Resmi nikah başvurularını almak, nikah işlemi için gerekli olan evrakın temin edilmesini

sağlar ve başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını

sağlamak.

b) Mevzuatın öngördüğü şekilde evlenme dosyasını hazırlamak, aile cüzdanı düzenleyip

vermek, evlenmenin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak, evlenme kütüğü ve dosyalarını iyi

bir şekilde muhafaza etmek.

c) Denetim yapmak isteyen yetkililere gerekli kolaylığı göstererek ve bu yetkililerce istenen

kütük, dosya ve belgeleri denetime hazır halde bulundurmak.

d) Evlendirme memurları bu görevlerinden dolayı nüfus müdürlerine karşı sorumludurlar.

Belediye personeli arasından görevlendirilen evlendirme memurlarının belediye başkanına

karşı olan sorumlulukları saklıdır.

e) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 20- (1) Müdürün görevleri aşağıdaki gibidir:

a) Müdür, 8,9 ve 10’uncu maddelerde belirtilen görev, yetki ve sorumlulukların yerine

getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, başkanlık makamı ile başkanın görevlendirdiği başkan

yardımcısına karşı sorumludur.

b) Müdürlüğü temsil eder.

c) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

ç) Müdürlüğün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin amiridir.

d) Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

e) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

f) Personeli arasında yazılı veya sözlü görev dağılımı yapar.

g) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu

programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.

ğ) Müdürlüğün stratejik plan, performans programı ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını

sağlar.

h) Müdürlüğün yıllık bütçesinin hazırlanmasını sağlar.

(2) Müdürün yetkileri aşağıdaki gibidir:

a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, başkanlık makamınca uygun görülen programlar

gereğince yürütülmesi için gereken kararları ve tedbirleri alır ve uygulatır.

8

b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin

alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur.

c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1’inci derece imza yetkisine sahiptir.

ç) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde ödül ve

takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu başkan yardımcısı ile

başkanlık makamına önerilerde bulunur.

d) Disiplin amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir.

e) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler

yaparak, karşılaştığı aksaklıkları giderir.

f) Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık, mazeret, hastalık, doğum, ücretsiz, vb. izin kullanış

zamanlarını planlar ve kullanılmasını sağlar.

g) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan

personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirler ve başkanlık makamının onayına

sunar.

ğ) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapar.

h) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla istişare yapar.

(3) Müdür 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve

yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 21- (1) Şefin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapar veya yaptırır.

b) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını vaktinde bitirilmesini sağlar.

c) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve sonuçlarını alır.

ç) Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütür.

d) Şefliğe ait iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur.

e) 11, 12, 13,14,15,16,17,18 ve 19’uncu maddelerde belirtilen birimlerdeki görevlerin yerine

getirilmesi adına müdürün gözetiminde gerekli çalışmaları yürütür.

f) Bu yönetmelikte belirlenen müdürlük görevlerinden kendisine tevdi edilenleri yerine getirir.

(2) Şef; 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin

yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 22 Personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve

talimatlar doğrultusunda gereken özen ve sürati göstererek yapar.

b) Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm yetkileri kullanır.

c) Personel iş ve işlemlerden amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur.

ç) Personel, görev tanımında yer almayan ancak amirleri tarafından göreviyle alakalı

verilecek diğer görevleri de yerine getirir.

d) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir.

e) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak

katılır.

f) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar.

g) İş bölüşümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde

çalışır.

ğ) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir.

h) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı

artırır.

9

ı) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar.

i)Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir.

j) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder.

k) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar. Bu

konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunmaz.

l) Irk, sınıf ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.

m) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı

kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.

n) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel

arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir. Olumsuz bir durumda konu

müdüre yansıtılır. Müdür bu konuda gerekli önlemleri alır.

o) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda

adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.

(2) Personel 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve

yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

Görevin Alınması

MADDE 23 Müdürlüğün tüm personeline verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler elektronik

ve/veya fiziksel ortamda kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

MADDE 24 Müdürlükteki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde

yürütülür.

Görevin Yürütülmesi

MADDE 25 Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve

yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği

MADDE 26 Müdürlük birimleri arasındaki işbirliği ve koordinasyon müdür tarafından

sağlanır.

Koordinasyon

MADDE 27- (1) Personel arasındaki işbirliği ve koordinasyon, müdür tarafından sağlanır.

(2) Müdürlüğün yazışmaları başkanın veya yetki verdiği başkan yardımcısının imzası ile

yürütülür. Müdürlüğün, belediyenin diğer birimleriyle olan yazışmaları müdürün imzası ile de

yürütülebilir. İmza yetkisi devri hükümleri bu fıkradan istisnadır.

10

ALTINCI BÖLÜM

Arşivleme

Arşivleme ve Dosyalama İşlemleri

MADDE 28 Belediye içerisinde fiziksel ve elektronik arşivleme ile ilgili yapılacak işlemler

aşağıdaki gibidir:

a) Belediyeye dışarıdan gelen evrak, Başvuru Yönetim Merkezi tarama biriminde standartlara

uygun olarak taranıp akıllandırılarak belediye elektronik arşivine kaydedilir. Tasnif edilen

fiziksel evrak, belediye genelini ilgilendiriyorsa belediye fiziksel arşivine, müdürlükleri

ilgilendiriyorsa ilgili müdürlüğe gönderilir.

b) Müdürlüklerde iş süreçleri boyunca belgeler elektronik ortamda oluşturularak birim

elektronik arşivinde dosyalanır. İş süreçlerinde ıslak imza gereken ve fiziksel olarak üretilen

evrak ile Başvuru Yönetim Merkezi tarafından gönderilmiş olan fiziksel evrak, müdürlük

elektronik arşivinin yanında fiziksel arşivinde de dosyalanır.

c) Belediye içerisindeki tüm fiziksel ve elektronik dosyalama - arşivleme işlemleri SDP’ye

uygun olarak yapılır.

ç) Müdürlük, müdürlük arşivinde saklama süresi dolan evrakı kurum arşivine devreder ve imha

edilmesi gereken evrakı SDP’ye uygun olarak hazırlanan imha planına göre Bilgi İşlem

Müdürlüğüne bağlı arşiv biriminin koordinasyonunda, imha komisyonunun onayının ardından

imha eder.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim ve Disiplin Hükümleri

MADDE 29 Müdürün denetim ve disiplin yetkileri aşağıdaki gibidir:

a) Müdür, tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

b) Müdür, 1’inci disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

(2) Müdürlükte çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme

ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan özlük dosyası tutulur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 30 Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat

hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 31 Bu Yönetmelik hükümleri; 5393 sayılı Belediye Kanunun 18’inci maddesinin (m)

bendi gereği belediye meclisinin kabulü ve mülki amire gönderilmesiyle yürürlüğe girer.