Corso Corso

Z-Web DMS

Oltre il 70% delle informazioni aziendali sono� destrutturate� in formati e supporti vari (carta, fax, mail, pdf)� altre stime arrivano al 90%

La gestione dei documenti cartacei assorbe (Week.it)� il 50% del tempo lavorativo� il 15% del fatturato� il 45% del costo del personale

Il tempo che il personale d’ufficio dedica ai documenti (Gartner)� continua ad aumentare� per un 40-60% è speso in attività a basso valore aggiunto

Statisticamente (Yahoo Finanza)� il 7,5% dei documenti viene smarrito� il 15% dei documenti è classificato in modo scorretto

E una persona� passa da ½ ora a 2 ore al giorno cercando documenti� ricorda il 10% delle informazioni che legge� copia un documento mediamente da 9 a 11 volte

Le aziende sottostimano i costi legati ai documenti (Info Trend –CAP Ventures)

� per copie, stampe e fax il costo percepito è la metà di quello reale� per gestione di documenti in generale il costo percepito è solo il 10% di quello reale

ARCHIVIAZIONE TRADIZIONALE vs. ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA

Deterioramento dei documenti originali (usura o smarrimento)

Non deterioramento e non usuradei documenti

Ingombro (necessità di archivi di grande capienza)

Una volta archiviati il 90% dei documenti possono essere distrutti

Mancanza di sicurezza nell’accesso ai documenti

Sicurezza a più livelli

Dispersione di informazioni (stessi documenti conservati in luoghi diversi)

Un unico deposito dei documenti

Duplicazione dei documenti (fotocopie e documenti aggiuntivi)

Non duplicazione

Costi di ricerca delle informazioni (ricerche manuali, dispersive)

Costi di ricerca praticamente nulli

Archiviazione con un unico criterio(nome,data, tipo, ecc)

Archiviazione a più criteri e relazionabili

Archiviazione personale (ogni dipendente archivia secondo la sua logica)

Archiviazione omogenea

conservazione sostitutiva

FOGLIO EXCEL CALCOLO RISPARMIO

�� Comparazione costi archiviazioneComparazione costi archiviazione

Confronti sui costiConfronti sui costi

FATTURAZIONEFATTURAZIONE

Fattura tradizionaleFattura tradizionale Fattura elettronicaFattura elettronica

(compresa archiviazione cartacea)(compresa archiviazione cartacea) (compresa archiviazione sostitutiva) (compresa archiviazione sostitutiva)

Fattura attiva: Fattura attiva: 9 euro9 euro 4 euro4 euro

Fattura passiva: Fattura passiva: 13 euro13 euro 9 euro9 euro

CEDOLINO ELETTRONICOCEDOLINO ELETTRONICO

Gestione tradizionale (stampa su doppio foglio di cartaGestione tradizionale (stampa su doppio foglio di carta

Gestione elettronica ricalco chimico, Gestione elettronica ricalco chimico,

imbustamento e spedizione)imbustamento e spedizione) (invio via e(invio via e--mail)mail)

20 Euro20 Euro 2 euro2 euro

INVIO DOCUMENTIINVIO DOCUMENTI

Raccomandata A/R Raccomandata A/R 3,29 euro3,29 euro Posta elettronica certificataPosta elettronica certificata 20 euro/anno20 euro/anno

I Vantaggi Economici

Fonte Net Consulting, Infocamere e CNIPA

…… non non èè solo questione di tempi/costisolo questione di tempi/costi

Esperimento REALE della PriceWaterhouseCoopers

Un gruppo di avvocati ha cercato manualmente fra 10.000

documenti cartacei quelli inerenti un certo argomento.

Risultato: ricerca durata 67 ore trovati 15 documenti.

Stessa ricerca fatta da 1 avvocato attraverso la GED

Risultato: trovati 20 documenti in 4,5 secondi.

A parte i tempi, che importanza avevano nel contesto i 5

documenti “saltati”?

LL’’ARCHIVIAZIONE ARCHIVIAZIONE

DOCUMENTALE e LA DOCUMENTALE e LA

NORMATIVANORMATIVA

LA FIRMA DIGITALE

Certificati digitali e supporti professionali per la firma digitale.

DIRETTIVA 13/12/99 N°93 Firma Elettronica

DPR 28/12/00 N°445 Firma digitale, certificatore accreditato

D.LGS 23/01/02 N°10 attuazione direttiva firma elettronica

D.M. Economia 20/02/2004 n°52 FIRMA DIGITALE

LA MARCA TEMPORALE

D.P.C.M 13/01/04 nuove regole tecniche (validazione temporale)

D. M. Economia 23/01/04 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La Marcatura Temporale è la certificazione dello stato di un documento ad un certo istante temporale e consente di estendere nel tempo la validità legale di un documento firmato digitalmente, anche dopo la scadenza o la revoca del certificato con cui è stato firmato (DPCM 13/1/2004 e CAD art. 20 §3)

DEL.AIPA.N°15/94

DEL.AIPA N°24/98

DELIB. AIPA N°42DEL 13/12/2001REGOLE TECNICHE

Conservazione ottica

D.LEGISL.23/1/02, N°10FIRMA DIGITALE

D.P.R. N°513 del 10/11/97

D.P.R. N°445del 28/12/2000TESTO UNICO

ART. 6

ART. 10 Comma 6

DELIB. N°11DEL 19/02/2004REGOLE TECNICHE

Decreto legislativo N°52DEL 20/02/2004

Attuazione della direttiva 2001/115/CE

(Invio fattura digitale )

Decreto 23 gennaio 2004

Documenti fiscali

Quadro Normativo

L. 15/03/97 n°59 Rilevanza dei dati informatici (art. 15, comma 2)

D.P.C.M 08/02/99 Regole tecniche

DIRETTIVA 13/12/99 N°93 Firma Elettronica

DPR 28/12/00 N°445 Firma digitale, certificatore accreditato

Deleibera AIPA 13/12/2001 Archiviazione, Conservazione

D.LGS 23/01/02 N°10 attuazione direttiva firma elettronica

DPR 07/04/03 n°137 coordinamento

Legge 23/12/93 N°537 Archiviazione, Conservazione

D.P.C.M 13/01/04 nuove regole tecniche (validazione temporale)

D. M. Economia 23/01/04 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA (LINK)

Delibera CNIPA 19/02/04 n°11 Conservazione sostitutiva

D.M. Economia 20/02/2004 n°52 FIRMA DIGITALE (LINK)

�� Semplificazione ProcedureSemplificazione Procedure

�� Utilizzo della Tecnologia della Firma Digitale e Utilizzo della Tecnologia della Firma Digitale e della Marca Temporaledella Marca Temporale

�� ResponsabilitResponsabilitàà ben definita del gestore del ben definita del gestore del processoprocesso

�� Definizione dellDefinizione dell’’organismo deputato alla organismo deputato alla regolamentazione: CNIPA regolamentazione: CNIPA

Obiettivi normativi

Documento

Analogico

Unico (casi rari)(casi rari)

Documento

Analogico

Non unico

Documento

digitale

MemorizzazioneArchiviazione

Responsabile

conservazione

Firma digitale

Marca temporale

Conservazione

Invio Impronta

alle Agenzie delle E.

Riversamento

Layout Schematico

Fattura elettronica

Fattura analogica

DDT

Libro giornale

Libro inventari

Mastri contabili

Registro iva vendite

Registro iva acquisti

Registro beni ammortizzabili

Libro soci

Libro assemblee

Ecc..

Quali documenti?

Supporto di Memorizzazione

Tecnologia Laser:

Autorizzazione all’utilizzo di un qualsiasi tipo di supporto che consenta la registrazione mediante tecnologia laser - dischi ottici Worm e CD-R, magneto-ottici e DVD

Qualsiasi Supporto di Memorizzazione:

E’ consentito l’impiego di altro supporto di memorizzazione nel rispetto delle regole

tecniche previste

Quali supporti di memorizzazione?

Riversamento Diretto:

Avviene con il trasferimento del documento conservato da uno ad altro supporto, senza alterare la rappresentazione digitale (Copie di Sicurezza)

Riversamento Sostitutivo:

Si ottiene attraverso il trasferimento di un documento conservato da uno ad altro supporto di memorizzazione, il quale comporti la modifica della rappresentazione digitale del suo contenuto. Occorre il

pubblico ufficiale

Processo di Riversamento

Distruzione al termine del Processo di

Conservazione:

Si prevede che il documento analogico d’origine, del quale sia obbligatoria la conservazione, può essere distrutto soltanto al termine del processo di conservazione

Controllo Ministero dei Beni Culturali:

Il controllo del Ministero dei Bei Culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi dei privati dichiarati di notevole interesse storico ed

artistico

Distruzione del Documento Analogico

� Gestisce il sistema ed assicura l’accesso alle informazioni

� Gestisce le misure di sicurezza del sistema

� Definisce e documenta quanto previsto per il riferimento temporale

� Può delegare in tutto e/o in parte le proprie attività

Responsabile della Conservazione

EsempioEsempio…………Indice dei contenutiIndice dei contenuti

1 Indice1 Indice2 Storia delle modifiche apportate al manuale 2 Storia delle modifiche apportate al manuale 3 Storia dei responsabili della conservazione sostitutiva 3 Storia dei responsabili della conservazione sostitutiva 4 Generalit4 Generalitàà4.1 Scopo del documento 4.1 Scopo del documento 4.2 Riferimenti normativi 4.2 Riferimenti normativi 4.3 Riferimenti tecnici 4.3 Riferimenti tecnici 4.4 Convenzioni di lettura 4.4 Convenzioni di lettura 4.5 Definizioni 4.5 Definizioni 4.5.1 Documento 4.5.1 Documento 4.5.2 Documento analogico 4.5.2 Documento analogico 4.5.3 Documento analogico originale 4.5.3 Documento analogico originale 4.5.4 Documento digitale 4.5.4 Documento digitale 4.5.5 Documento informatico 4.5.5 Documento informatico 4.5.6 Firma elettronica qualificata 4.5.6 Firma elettronica qualificata 4.5.7 Firma digitale 4.5.7 Firma digitale 4.5.8 Chiavi asimmetriche 4.5.8 Chiavi asimmetriche 4.5.9 Certificato qualificato 4.5.9 Certificato qualificato 4.5.10 Impronta 4.5.10 Impronta 4.5.11 Funzione di hash 4.5.11 Funzione di hash 4.5.12 Evidenza informatica 4.5.12 Evidenza informatica 4.5.13 Riferimento temporale 4.5.13 Riferimento temporale 4.5.14 Marca temporale 4.5.14 Marca temporale 4.5.15 Documento statico non modificabile 4.5.15 Documento statico non modificabile 4.5.16 Sottoscrizione elettronica 4.5.16 Sottoscrizione elettronica 4.5.17 Dispositivo sicuro per la creazione della firma 4.5.17 Dispositivo sicuro per la creazione della firma 4.6 Acronimi 4.6 Acronimi

Manuale della conservazione

MANUALE DELLA CONSERVAZIONEMANUALE DELLA CONSERVAZIONE

NOMINA DEL RESPONSABILENOMINA DEL RESPONSABILE

EsempioEsempio……..

Indice dei contenutiIndice dei contenuti

5 Introduzione 5 Introduzione 5.1 Dati identificativi della societ5.1 Dati identificativi della societàà5.2 Versione del manuale della conservazione sostitutiva 5.2 Versione del manuale della conservazione sostitutiva 5.3 Dati identificativi del responsabile della conservazione 5.3 Dati identificativi del responsabile della conservazione 6 Obblighi del responsabile della conservazione sostitutiva 6 Obblighi del responsabile della conservazione sostitutiva 6.1 Compiti organizzativi 6.1 Compiti organizzativi 6.2 Compiti di registrazione 6.2 Compiti di registrazione 6.3 Compiti di manutenzione e controllo 6.3 Compiti di manutenzione e controllo 6.4 Compiti operativi 6.4 Compiti operativi 6.5 Compiti per la protezione dei dati e delle procedure informa6.5 Compiti per la protezione dei dati e delle procedure informatiche tiche 6.6 Compiti di assistenza/ispezione 6.6 Compiti di assistenza/ispezione 7 Aspetti operativi e procedurali 7 Aspetti operativi e procedurali 7.1 Note sull'organizzazione del personale e deleghe 7.1 Note sull'organizzazione del personale e deleghe 7.2 L'organizzazione del lavoro 7.2 L'organizzazione del lavoro 7.3 La manutenzione 7.3 La manutenzione 7.4 Definizione della procedura di lavorazione adottata nel cicl7.4 Definizione della procedura di lavorazione adottata nel ciclo attivo di fatturazione o attivo di fatturazione 7.5 Definizione della procedura di lavorazione adottata nel cicl7.5 Definizione della procedura di lavorazione adottata nel ciclo passivo di fatturazione o passivo di fatturazione 7.6 Definizione della procedura di lavorazione adottata i docume7.6 Definizione della procedura di lavorazione adottata i documenti rilevanti ai fini tributari e delle nti rilevanti ai fini tributari e delle scritture contabili scritture contabili 7.7 Definizione della procedura di lavorazione adottata nei rest7.7 Definizione della procedura di lavorazione adottata nei restanti documenti anti documenti 8 Procedure di gestione delle copie di sicurezza 8 Procedure di gestione delle copie di sicurezza 8.1 Modalit8.1 Modalitàà di produzione dei backup di produzione dei backup 8.2 Archiviazione dei supporti di backup 8.2 Archiviazione dei supporti di backup 8.3 Definizione della procedura adottata nella verifica dei supp8.3 Definizione della procedura adottata nella verifica dei supporti di backup orti di backup

… Manuale della conservazione

EsempioEsempio……

Indice dei contenutiIndice dei contenuti9 Procedure di gestione della privacy 9 Procedure di gestione della privacy 9.1 Modalit9.1 Modalitàà di compilazione di compilazione 9.2 Distribuzione dei compiti e delle responsabilit9.2 Distribuzione dei compiti e delle responsabilitàà9.3 Analisi dei rischi incombenti sui dati 9.3 Analisi dei rischi incombenti sui dati 9.4 Misure adottate 9.4 Misure adottate 9.5 Criteri e modalit9.5 Criteri e modalitàà di ripristino della disponibilitdi ripristino della disponibilitàà dei dati dei dati 9.6 Pianificazione degli interventi formativi previsti 9.6 Pianificazione degli interventi formativi previsti 10 Procedure di gestione degli eventi catastrofici 10 Procedure di gestione degli eventi catastrofici 10.1 Guasti agli elaboratori 10.1 Guasti agli elaboratori 10.2 Compromissione del software 10.2 Compromissione del software 10.3 Guasto al dispositivo di firma 10.3 Guasto al dispositivo di firma 10.4 Compromissione del sito della Certificatione Authority 10.4 Compromissione del sito della Certificatione Authority 11 Verbali di verifica periodica della effettiva leggibilit11 Verbali di verifica periodica della effettiva leggibilitàà dei documenti conservati dei documenti conservati 11.1 Storia delle verifiche periodiche 11.1 Storia delle verifiche periodiche 11.2 Scadenziario delle verifiche periodiche 11.2 Scadenziario delle verifiche periodiche 11.3 Libro dei verbali delle verifiche periodiche 11.3 Libro dei verbali delle verifiche periodiche 11.3.1 Verbale di verifica periodica della effettiva leggibilit11.3.1 Verbale di verifica periodica della effettiva leggibilitàà dei documenti conservati del 10 dei documenti conservati del 10 novembre 2004 novembre 2004 12 Comunicazione all'Agenzia Fiscale dell'impronta dei documenti12 Comunicazione all'Agenzia Fiscale dell'impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini informatici rilevanti ai fini tributari tributari 12.1 Storia delle comunicazioni effettuate 12.1 Storia delle comunicazioni effettuate 12.2 Scadenziario delle comunicazioni da effettuare 12.2 Scadenziario delle comunicazioni da effettuare 13 Assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici 13 Assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici 13.1 Comunicazione preventiva 13.1 Comunicazione preventiva 13.2 Comunicazione consuntiva 13.2 Comunicazione consuntiva

… Manuale della conservazione

�� Le scritture e i documenti conservati sotto forma Le scritture e i documenti conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini devono di registrazioni su supporti di immagini devono essere essere in ogni momento leggibiliin ogni momento leggibili

�� PossibilitPossibilitàà di esibizione per via telematicadi esibizione per via telematica

�� PossibilitPossibilitàà di generare copia del documentodi generare copia del documento

Obblighi di esibizione

Ipml.icoMail

Spool File Archiviazione

Ipml.icoMail

Ipml.icoMail

Gestionale

Invio fatture in formato elettronico

Art 209 della legge 244Art 209 della legge 244--07 finanziaria 200807 finanziaria 2008

FAQFAQ

1) E’ possibile inviare le fatture via email come allegato anziché su carta?

2) I DDT possono essere emessi in solo formato elettronico e conservati i modo

sostitutivo?

3) Terminata la conservazione sostitutiva mi sono accorto di aver fatto degli errori,

ad esempio nell’imponibile, cosa devo fare?

4) Posso procedere alla conservazione sostitutiva memorizzando non a singolo DVD

ma a cumulo annuale?

FAQFAQ

5) Posso conservare il libro giornale in formato digitale ed i registri IVA in formato

cartaceo?

6) Il manuale della conservazione sostitutiva è obbligatorio?

7) La firma digitale da apporre sulla fattura elettronica al momento della emissione

può essere anche quella di un direttore generale o di un altro dipendente?

……. Dall. Dall’’agenzia dellagenzia dell’’entrateentrate

Un’azienda intende implementare un processo i conservazione sostitutiva del ciclo

passivo. Riceve delle fatture via email (senza firma digitale e riferimento

temporale) che sarebbe costretta a stampare (circolare n.45/2005). Può evitare il

passaggio della stampa-scansione e mandare direttamente il file.

1/2 CASO PRATICO: Multiutlity1/2 CASO PRATICO: Multiutlity

Volumi Ciclo AttivoVolumi Ciclo Attivo

TipoTipo VolumiVolumi

Bollette (accorpate in RUOLI)Bollette (accorpate in RUOLI) 107.200 pagine107.200 pagine

Bollati per RuoliBollati per Ruoli 7.840,00 Euro7.840,00 Euro

Libro GiornaleLibro Giornale 26.200 pagine26.200 pagine

Bollati per libro GiornaleBollati per libro Giornale 3.830,00 Euro3.830,00 Euro

Registri IVARegistri IVA 3.300 pagine3.300 pagine

Costi di stampa = 8.050,00 EuroCosti di stampa = 8.050,00 Euro

Costi di imposta di Bollo Costi di imposta di Bollo (se gestione ordinaria)(se gestione ordinaria) = 11.670,00 Euro = 11.670,00 Euro

Costi di imposta di Bollo (Costi di imposta di Bollo (con Conservazione Sostitutivacon Conservazione Sostitutiva) = 5.850,00 Euro) = 5.850,00 Euro

2/2 CASO PRATICO: Multiutlity2/2 CASO PRATICO: Multiutlity

RISPARMIORISPARMIO

RISPARMIO SOLO SUI COSTI DIRETTI = 13.870,00 EURORISPARMIO SOLO SUI COSTI DIRETTI = 13.870,00 EURO

RISPARMIO spazio fisico di stoccaggio = 5.858,00 EURORISPARMIO spazio fisico di stoccaggio = 5.858,00 EURO

RISPARMIO attivitRISPARMIO attivitàà di stoccaggio = 6.780,00 EUROdi stoccaggio = 6.780,00 EURO

TOTALE RISPARMIO : 26.508,00 (annuo)TOTALE RISPARMIO : 26.508,00 (annuo)

n.b. = senza considerare i costi di ricerca praticamente nulli, n.b. = senza considerare i costi di ricerca praticamente nulli, il non il non

deterioramento dei documenti, ldeterioramento dei documenti, l’’aumento della sicurezza nellaumento della sicurezza nell’’accesso ai accesso ai

dati, ecc.. dati, ecc..

Grazie per lGrazie per l’’attenzioneattenzione