Kelley Robertson Kelley.Robertson5@gmail.com                      San Jose, CA 95120 

Mobile: 408‐569‐3907                                                   www.linkedin.com/in/kelleyrobertson5  VP/SENIOR ACCOUNTANT 

o 28 years in the construction industry  o 20 years as sole accounting department employee for HVAC subcontractor with revenue of  $5M/year 

    Analytical  and  accomplished  professional with  extensive  experience  in  all  aspects  of  construction  accounting,  human resource  relations,  401k  and  retirement  fund management,  health  insurance  and HSA  research  and  implementation.  Proven ability to develop and integrate processes and procedures improving efficiency and positively affecting bottom‐line  productivity.    Skilled  in  account  analysis,  versed  in  establishing  collection  priorities  designed  to  reduce  aged receivables.  Strong combination of software knowledge.  Excellent interpersonal, verbal and written skills. Practiced in handling  difficult  and  volatile  situations  and  adept  at  complicated  interaction.    Demonstrates  professionalism which strengthens overall company image.    

                     KEY PROFICIENCIES  CFO & Strategic Business 

Partner to Senior Executive Team   

Internal & External Audits 

Account Research & Analysis 

G/L & Subsidiary Ledger Reconciliations   

Formulate Company’s Future Direction 

Variance Analyses 

Union Trust Fund Reporting 

Job Cost Analysis 

Prepare/present P&L Reports 

Supervise A/R and Collection Processes 

Budget Coordination 

Unemployment Reporting 

Financial Performance Evaluation & Reporting  

Retirement Fund Tracking 

Insurance of Appropriate Legal Compliance 

Payroll Verification and Distribution 

Progress & Retention Billing 

Preliminary 30‐Day Notices 

Cash Flow Planning and Forecasting 

 

                     PROFESSIONAL EXPERIENCE  VICE PRESIDENT/SR. ACCOUNTANT ‐ Michael D. Burns Company, Inc. San Jose, CA  ‐  1994‐2016 

Enhanced and implemented financial and accounting systems. Assisted in formulating the company’s future direction and 

supporting  tactical  initiatives,  implementing  and directing  strategic business plans.    Participated  in  key decisions  as  a 

member of the executive management team.  Oversaw employee benefit plans, with particular emphasis on maximizing 

a cost‐effective benefits package.  Monitored legal issues involving the company as well as those affecting the industry.  

Ensured  that  recordkeeping met  requirements of  auditors  and  government  agencies.    Prepared & maintained  “IIPP,” 

handouts,  and  held  in‐house  and  jobsite meetings  as  the  company’s  designated  “Safety  Coordinator.”    Coordinated, 

provided for, and attended all audits from outside sources;  i.e.  IRS, State Board of Equalization, Sheet Metal Workers’ 

Union Local 104, & Workman’s Compensation, after which I investigated their findings and recommendations.  Purchased 

and set up office computers, phone systems and cellular phones.   

Filled numerous roles outside the accounting department; assisting other departments’ functions, assisting estimators, 

representing the firm and attending jobsite meetings, handling material purchasing/material delivery scheduling, technical 

support and human resources. 

 

Accounts Receivable/Job Cost Analysis  Monitor project contracts & change orders; audit totals,  ensure paperwork is complete & backup present  Maintain billing files for each project, create monthly progress and retention billings, back‐up, lien releases  Report on progress costs, material, and labor for each active job, calculate profit percentage upon 

completion  Keep in contact with clients regarding payment expectations. 

Accounts Payable  Code, approve and schedule all payables,  meeting deadlines and reporting requirements  Negotiate vender discounts 

Payroll  Set up new employees confirming all required company, federal, and state forms are complete and 

references checked   Track and submit weekly payroll for 5‐25 employees; both union and non‐union  Calculate and submit monthly Workman’s Compensation reports   Prepare monthly Trust Fund reports benefiting union employees, calculating per‐employee distribution and 

remitting payment meeting strict deadline  Complete Certified Payroll reports for city, state and government projects as required  Break down employees’ hours by project to ensure up‐to‐date job cost tracking visibility  Verify, approve, and distribute paychecks 

Cash Receipts  Reconcile all bank statements  Provide financial analyses as needed for cash distribution and forecasting  Maintain day‐to‐day banking, deposits, and balances 

Vehicle Purchases and Maintenance  Create and control spreadsheet of company owned vehicles to track license, registration & maintenance  Manage fleet requisitions and sales  Check employee driver’s license records with liability insurance carrier to ensure approval for use of 

company‐owned vehicles  CONTROLLER ‐ XL Construction Corporation, San Jose, CA 

Managed A/R, A/P,  &  payroll  Reviewed and tracked owner & subcontractor contracts and change orders  Collections   Scheduled subcontractor payment and tracked required lien release and paperwork receipts 

 PROJECT MANAGER ADMIN ‐ Stop‐Fire Inc, San Jose, CA 

Reviewed estimates and bid wording for accuracy and compared with bid requests  Contacted owner, general contractor and/or subcontractors on projects for timing and scheduling  Reviewed and approved purchase orders and receipts  

ACCOUNTS PAYABLE SUPPORT ‐ ROMA Construction Corporation, Santa Clara, CA   Coded, confirmed pricing, and entered all payables  Worked with Controller and Assistant Controller on scheduling subcontractor payments & percentages due  Tracked preliminary notices and verified receipt of releases before paying subcontractors 

 PROJECT SCHEDULING, PURCHASING ‐ Crocker & Associates, General Contractor, San Jose, CA  

Created purchase orders, priced material, ordered and verified jobsite delivery of construction material  Contacted subcontractors daily for jobsite progress updates and scheduled accordingly 

 

      SOFTWARE EXPERTISE  QuickBooks Pro 2016 

Microsoft Office 2013 

Outlook & Outlook Express 

Windows 7,8,10 

ADP Run Payroll  

Adobe Photoshop Elements  

Adobe Acrobat X Pro

 

      MORE ABOUT ME I am a chair on the board of “Silicon Valley Cares” a non‐profit organization which raises funds for non‐profit agencies benefitting children, animals, the homeless, and families in crisis situations within Santa Clara County.  2016 marks my 7th year with “SVC” and my 3rd year serving on the board.