Financial StatementsRead the following text until you understand it completely. Then complete the activities.

If you walked into any accounts office twenty years ago, you would have seen piles of financial statements and reports in every corner. However, now, there is an increasing trend towards the paperless office. Accounting teams, much like other office workers, are using electronic copies to replace the traditional hard copies of everything from tax returns to financial statements. But how has this electronic revolution changed the accountants working day? As you can imagine, accounting especially for larger corporations generates a lot of paperwork. The actual accounts are only a small portion of the accounting records. To start with each transaction has to be meticulously recorded which before computerized programmes meant a large number of ledgers. These books were the basis for the accounts so it was essential that they were accurately maintained. Each accounting function would operate a different set of ledgers which would then be reconciled in the process of generating the final accounts. In each set of accounts, for each company the accounting firm had to prepare the workings, otherwise known as T-accounts, the trial balance summarizing these accounts, the bank reconciliations showing the cash in hand, a draft set of accounts and of course the approved set of accounts, with accompanying notes to the accounts and this was just the beginning. Each company was also expected to keep records of all tax matters, in case of the need to produce them for an audit. This meant hundreds or even thousands of receipts, bills and invoices. All of which were summarized on the tax returns, again more paper. Additionally if a company made use of management accounting services, the number of reports which were produced increased dramatically. Although these management reports were only internal and as such did not need to be retained by law, it was common practice for companies to store these along with the accounting records for that year thus allowing easy reference. All in all, a lot of paperwork was generated by the act of accounting which was not a problem until it came time to find a certain piece of information from a previous year. Then, accountants were completely reliant on the filing clerks who knew the system but if something went wrong it could take weeks to find the right document. The electronic revolution in accounting started with the invention of spreadsheets, which allowed bookkeepers to perform complex calculations without the need of a calculator. This greatly speeded up the process of reconciliation. Instead of waiting until after all figures had been entered into the ledgers to see if the accounts balanced a bookkeeper could keep track of the balance after each entry. Of course spreadsheets had their limitations as it still required the user to manually post each transaction using the double entry system and as such the process still requires a skilled bookkeeper to ensure that no errors occur. With the development of computerized accounting programmes such as SAGE, the double-entry system has been automated and the user need only enter the transaction once and the second side will be automatically posted into the correct account. These systems make the process of report generation much faster as all of the data is stored and can be extracted in a variety of methods, by various criteria thus reports for any given period can be generated almost instantly. The one disadvantage of computerized accounting programmes comes from the difficulty in cross-checking journal entries for irregularities as the data is presented as a list of transactions rather than being clearly visible as a set of T-accounts. As such many experienced accountants still use hard copies for ledger control. Even governmental institutions have started accepting returns filed online which eliminates the need for a printed hard copy at all although, it is still advisable to keep a copy of any important document just in case. This is the end of the reading

Unit #8 Financial statementsBelow is a list of the vocabulary needed to pass this unit with a good score.

Bank reconciliationThe process of comparing the actual state of the bank account with the bank nominal code in the accounts."After James had finished the bank reconciliation, it became clear the company had a major cash flow problem."Cash in handThe amount of liquid equity held by an entity at a certain point of time."The accounts showed a large profit for the year, but as the company had spent a lot on new assets there was alack of cash in hand."cross-checkVerify by comparing two sets of data."Each month the accounts supervisor cross-checks the records which were posted against the nominal codeassigned."DraftA first version"The financial director looked at the draft set of accounts and then approved them."InvoiceThe written record of a payment due, which is sent to the customer before payment."The company issued a pro-forma invoice, with 14-day payment terms, when the order was confirmed"IrregularitiesDefects, failures of mistakes."If the IRS finds any irregularities in your tax calculations, you can be fined."Keep track ofFollow, or pay attention to (particularly in changeable situations)"Working in a multi-national accounting department, you should keep track of the exchange rate at all times."Ledger controlA process in which totals from subsidiary nominal accounts are entered into a control account to make it easierto interpret the data."The financial controller does the ledger control for the company as the first step in his managementaccounting."LedgersAccounting books in which accounts were prepared"Each accounting function maintains a separate ledger."MeticulouslyVery careful, paying attention to every detail."The auditors meticulously studied the accounting records looking for anything suspect."Notes to the accountsAdditional information added at the end of the accounts to give a full understanding of the companysituation."The management board studied the notes to the accounts to make sure they understood the workings properly."ReceiptThe written record of a payment made, which is given to the customer after payment."The company will only reimburse staff for petty cash purchases if they provide a receipt."RetainKeep in one possession."Mr Smith decided not to invest the profit from the last year so he retained it in his bank account."to fileOfficially submit a document to a legal entity."The latest date for filling your tax return is the 31stof March, so ensure that you have it finished and sent by the29th. "To postEnter or record (a financial transaction)."Peter was posting the previous day sales into the system when his manager arrived."

Laporan KeuanganBaca teks berikut sampai Anda mengerti sepenuhnya. Kemudian menyelesaikan kegiatan.

Jika Anda memasuki setiap kantor akuntan dua puluh tahun yang lalu, Anda akan melihat tumpukan laporan keuangan dan laporan di setiap sudut. Namun, sekarang, ada kecenderungan meningkat menuju kantor tanpa kertas.Tim Akuntansi, seperti pekerja kantor lainnya, menggunakan salinan elektronik untuk mengganti salinan tradisional kertas segala sesuatu dari pengembalian pajak atas laporan keuangan. Tapi bagaimana dengan kemajuan elektronik ini mengubah hari kerja akuntan?Seperti yang dapat Anda bayangkan, akuntansi terutama untuk perusahaan yang lebih besar menghasilkan banyak dokumen. Akun-akun yang sebenarnya hanya sebagian kecil dari catatan akuntansi. Untuk memulainya setiap transaksi harus dicatat dengan teliti sebelum program komputerisasi yang berarti banyak buku besar. Buku-buku ini adalah dasar untuk akun jadi itu penting bahwa mereka akurat dipertahankan. Setiap fungsi akuntansi akan beroperasi yang berbeda buku besar yang kemudian akan direkonsiliasikan dalam proses menghasilkan penghitungan terakhir.

Dalam setiap set account, untuk setiap perusahaan akuntansi harus mempersiapkan cara kerja, atau dikenal sebagai akun-T, neraca saldo merangkum account ini, rekonsiliasi bank menunjukkan uang tunai di tangan, sebuah rancangan set akun dan tentu saja set disetujui rekening, dengan catatan atas rekening dan ini hanya di awal.Setiap perusahaan juga diharapkan untuk menyimpan catatan semua masalah pajak, dalam hal kebutuhan untuk menghasilkan laporan keuangan untuk audit. Ini berarti ratusan atau bahkan ribuan penerimaan, tagihan dan faktur. Semua yang dirangkum pada pengembalian pajak, kembali menggunakan kertas lagi.

Selain itu jika perusahaan memanfaatkan jasa akuntansi manajemen, jumlah laporan yang dihasilkan meningkat drastis. Meskipun laporan manajemen ini hanya internal dan dengan demikian tidak perlu ditahan oleh hukum, itu adalah praktik umum bagi perusahaan untuk menyimpan ini bersama dengan catatan akuntansi selama setahun sehingga memungkinkan kemudahan referensi.

Semuanya, banyak dokumen yang dihasilkan oleh tindakan akuntansi yang tidak masalah sampai tiba waktunya untuk menemukan informasi tertentu dari tahun sebelumnya. Lalu, akuntan benar-benar bergantung pada pegawai pengajuan yang tahu sistem - tetapi jika ada yang tidak beres itu bisa memakan waktu berminggu untuk menemukan dokumen yang tepat.

Kemajuan elektronik dalam akuntansi dimulai dengan penemuan lembar kerja, yang memungkinkan pemegang buku untuk melakukan perhitungan yang kompleks tanpa perlu kalkulator. Ini sangat mempercepat proses rekonsiliasi. Daripada menunggu sampai setelah semua angka telah dimasukkan ke dalam buku besar untuk melihat apakah akun seimbang dalam pembukuan bisa melacak saldo setelah setiap entri.

Tentu saja lembar kerja memiliki keterbatasan karena masih diperlukan pengguna untuk memposting manual setiap transaksi menggunakan sistem double entry dan dengan demikian proses masih membutuhkan pemegang buku yang terampil untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan yang terjadi.Dengan pengembangan program komputerisasi akuntansi seperti SAGE, sistem double-entry telah otomatis dan pengguna hanya perlu memasukkan transaksi sekali dan sisi kedua akan secara otomatis diposting ke rekening yang benar. Sistem ini membuat proses pembuatan laporan lebih cepat karena semua data disimpan dan dapat diambil dalam berbagai metode, dengan berbagai kriteria sehingga laporan untuk setiap periode tertentu dapat dihasilkan hampir seketika. Salah satu kelemahan dari program komputerisasi akuntansi berasal dari kesulitan dalam pemeriksaan jurnal silang untuk penyimpangan sebagai data yang disajikan sebagai daftar transaksi bukannya jelas terlihat sebagai satu set akun-T. Banyak akuntan berpengalaman yang masih menggunakan hard copy untuk kontrol buku besar.

Bahkan lembaga pemerintah sudah mulai menerima pengembalian yang diajukan secara online dengan menghilangkan kebutuhan untuk hard copy dicetak sama sekali meskipun, masih disarankan untuk menyimpan salinan dokumen penting hanya dalam kasus tertentu.LAPORAN KEUANGANRekonsiliasi Bank Proses membandingkan keadaan sebenarnya dari rekening bank dengan kode nominal bank di rekening. "Setelah James telah menyelesaikan rekonsiliasi bank, menjadi jelas perusahaan memiliki masalah arus kas utama."

Uang tunai Jumlah ekuitas cair yang dimiliki oleh entitas pada suatu titik waktu tertentu. "Akun-akun menunjukkan keuntungan besar untuk tahun ini, tetapi sebagai perusahaan telah menghabiskan banyak pada aset baru ada kurangnya uang tunai di tangan. "cek silangVerifikasi dengan membandingkan dua set data."Setiap bulan pengawas rekening memeriksa silang catatan yang dipublikasikan terhadap kode nominal yang ditetapkan. "rancanganSebuah versi pertama"Direktur keuangan memeriksa rancangan akun dan kemudian menyetujuinya."

fakturCatatan tertulis dari jatuh tempo pembayaran, yang dikirim ke pelanggan sebelum pembayaran."Perusahaan mengeluarkan pro-forma invoice, dengan syarat pembayaran 14 hari, ketika perintah itu dikonfirmasi"

penyimpanganCacat, kegagalan kesalahan."Kalau IRS menemukan ada penyimpangan dalam perhitungan pajak Anda, Anda dapat didenda."

MengawasiIkuti, atau memperhatikan (terutama dalam situasi berubah)"Bekerja di departemen akuntansi multi-nasional, Anda harus melacak nilai tukar setiap saat."

buku besar pengendalianSebuah proses di mana total dari nominal rekening anak dimasukkan ke dalam rekening kontrol untuk memudahkan untuk menginterpretasikan data."Para pengawas keuangan melakukan kontrol buku besar bagi perusahaan sebagai langkah pertama dalam manajemen akuntansi. "buku besarBuku akuntansi di mana rekening disiapkan"Setiap fungsi akuntansi memelihara buku besar yang terpisah."

cermatSangat hati-hati, memperhatikan setiap detail."Para auditor cermat mempelajari catatan akuntansi mencari sesuatu yang salah."Catatan atas rekeningInformasi tambahan ditambahkan pada akhir dari rekening untuk memberikan pemahaman penuh situasi perusahaan."Dewan manajemen mempelajari catatan rekening untuk memastikan mereka memahami cara kerja dengan baik."penerimaanCatatan pembayaran yang dibuat secara tertulis, yang diberikan kepada pelanggan setelah pembayaran."Perusahaan hanya akan mengganti staf untuk pembelian kas kecil jika mereka memberikan tanda terima."

menyimpanMenyimpan dalam satu kepemilikan."Mr Smith memutuskan untuk tidak menginvestasikan keuntungan dari tahun lalu, sehingga dia menyimpan itu dalam rekening banknya."PengarsipanSecara resmi menyerahkan dokumen ke badan hukum."Tanggal terakhir untuk mengisi pengembalian pajak anda adalah 31Maret, sehingga memastikan bahwa anda telah mengakhiri ini dan mengirimkan tanggal 29. "untuk mempostingMasukkan atau merekam (transaksi keuangan)."Petrus memasukkan penjualan hari sebelumnya ke dalam sistem ketika manajer tiba."