Memahami definisi dan asas-asas perundingan

Memahami proses perundingan berkesan

Mengenal pasti ciri-ciri pemimpin yang mahir dalam perundingan

• Takrif dan Mutiara kata• Proses Perundingan berkesan

(sebelum, semasa, selepas perundingan)• Pemimpin yang mahir berunding• Implikasi perundingan• Kesilapan-kesilapan semasa perundingan• Isu-isu dalam perundingan• Strategi/Taktik perundingan• Perbengkelan

• Satu proses di mana dua atau lebihpihak bertukar perkhidmatan atau lain dan cuba untuk bersetuju secaratawar-menawar atas bentukperkhidmatan tersebut.

(Oliver, 1996)

Satu proses komunikasi antara dua pihak untuk mencapai persetujuan, sama ada kita inginkan sesuatu daripada pihak lain atau pihak lain inginkan sesuatu daripada kita.

(Thomas Noble)

Perbincangan antara dua pihak untuk menyelesaikan masalah seperti pertelingkahan, persengketaan dan untuk mencapai sesuatu persetujuan.

(Ab. Aziz Yusof, 2003)

•Take it or leave it!•“This is it.If you don’t want to accept it,

forget it”.

• “Let us never negotiate out of fear. But, let us never fear to negotiate.”

• “Don’t negotiate with yourself. Have the patience to wait for the other fellow to make a counter-offer after you’ve made one.” Richard Smith

Conflict between two people who really care about one another does not have to be destructive. It means that you care about each other so much you will negotiate and deal with a problem until you find a mutually satisfying solution

- Nancy Van Pelt (1997)Heart to Heart: The Art of Communication

• Siapa yang akan buatperundingan?

• Dimanakah perundinganakan dijalankan?

• Apakah jangkamasa jikaada, yang perlu dipatuhi?

• Apakah isu-isu yang akandibincangkan?

• Apakah prosedur sekiranyajalan buntu?

• Perundingan terdiridaripada empat langkah:1) Sebelum perundingan2) semasa perundingan3) Selepas perundingan4) Komitmen

(Thomas Noble)

Apa yang anda kehendaki daripada perundingan ini?

Apa yang mungkin mereka inginkan?

•Wha t do you and the other personperson have that you can trade?

•What do you each have that the other wants?

•What are you each comfortable giving away?

If you don’t reach agreement withother person, what alternatives doyou have?

Are these good or bad?

What alternatives might the other person have?

Apakah sejarah perhubungan lepas?

Patutkah sejarah lalu memberikesan pada perundingan?

Akan adakah isu tersembunyi yangakan mempengaruhi perundingan?Bagaimana nak menanganinya?

Apakah hasil yang diharapkan daripada rundingan?

Adakah hasil perundingan bagi kes yang samasebelum ini? Bolehkah contoh sebelum ini diikuti?

Kesan jika kalah @ menang.

Apakah kesan kepada pihak lain?

Siapa yang mempunyai kuasa dalam perhubungan?

Siapa yang akan rugi jika persetujuan tak dapat dicapai?

Apakah kemungkinanpenyelesaian yang akan dicapai?

PermulaanPertengahanPenutup

Identify and prioritize issuesFokus pada matlamat jangka panjang dan kesan.Fokus pada prinsip saling memerlukan dan ambil

beratKedua-dua pihak membuat konsesi.Hati-hati untuk berkata ‘tidak’ dan tawaran pertama

biasanya melebihi jangkaanHati-hati dengan keengganan / dalih mereka.

“Like master chess players, they come to the table knowinghow they are going to open.Strategies have to be flexible because how their oppenentsrespond to opening offers is unpredictable’

Semak strategiTingkatkan ‘kuasa’ untuk mendapatkan

komitmen daripada merekaPertimbangkan banyak pilihanHati-hati dengan perbezaan pendapatLihat pada masalah atau isu dan bukan

pada personaliti.Tekankan penyelesaian menang-menang

(give & take)Wujudkan suasana terbuka & saling

percaya-mempercayai.

Merasmikan perjanjian yang dicapaidengan mengembangkan prosedur-prosedur yang perlu untuk pelaksanaan

Memerlukan satu kontrak formal yangspesifik atau…

Suatu yang tidak formal sepertiberjabat tangan.

• Melihat konflik sebagai peluang untuk persefahaman dan pertumbuhan

• Percayai bahawa kompromi lebih penting daripada kejayaan

• Bersabar dan peka terhadap keperluan individu lain

• Tidak mudah tersinggung jika diserang secara perbadi.

• Mengetahui bagaimana dan bila menyoal soalan yang bijak dan menggunakan maklumat untuk mengawal arah tuju perundingan yang dibuat.

• Komited sepenuhnya terhadap penyelesaian secara menang-menang.

• Kedua-dua pihak beranggapan mereka pemenang.

• 1. Kalah-kalah: kedua-dua pihakmengalami kekalahan dan kebuntuanyang lebih teruk daripada sebelumperundingan mula dibuat.

• 2. Menang-kalah: ada pihak yang menang dan satu pihak lagi kalah

• 3. Menang-menang: kedua-dua atausemua pihak memanfaat, walaupun bukanpuas hati sepenuhnya, dan sanggupbekerjasama untuk mencapaipenyelesaian.

Kesilapan-kesilapan semasa perundingan

1. Gagal melihat dari sudut pandangan pihak lain

2. Tidak dapat membezakan keperluan dan kehendak

3. Tidak mahu mempertimbangkan apa yang anda sanggup korbankan untuk mencapai persetujuan

4. Tidak mengenali orang yang anda sedang berunding

Kesilapan-kesilapan semasa perundingan

5. Menganggap pihak lain sebagai ‘musuh’6. Gagal mengawal kesabaran dan

ketenangan sebelum kes ditutup7. Gagal menjelaskan alasan dan sebab

yang dapat dijustifikasikan atau gagal menjangka reaksi pihak lain

Kesilapan-kesilapan semasa perundingan

8. Tidak memberi perhatian kepada bahasa badan, gaya pertuturan dan apa yang tidak disampaikan pihak lain.

9. Gagal menyedari tanpa mengamalkan beri-dan-ambil adalah sukar berjaya perundingan

Isu-isu dalam perundingan

• Peranan ciri-ciri personaliti dalam perundingan

• Perbezaan jantina dalam perundingan• Perbezaan budaya dalam perundingan• Rundingan pihak ketiga

Strategi dan taktik perundingan

1. Mengetahui asas: kaedah, berapa dalam dan bagaimana bertindakbalas

2. Elakkan kebuntuan: tahu bila buat resolusi jika proses tergendala

3. Sesuaikan masa: gunakan dengan bijak 4. Berlakun: main peranan yang berlainan

untuk mengelirukan, menonjolkan.

Strategi dan taktik perundingan

5. Beralih tiang gol: kawal apa yang dirunding, tukar kepada sesuatu yang anda rasa selesa

6. Serangan: gunakan kaedah lantang untuk mengawal

7. Kawal stres dan kegelisahan: pilih untuk guna atau tidak tekanan untuk memperolehi sesuatu

Strategi dan taktik perundingan

8. Ubah kelemahan kepada kekuatan: melalui kejujuran atau penipuan, guna kelemahan sebenar supaya menonjol

9. Guna kuasa: gunakan autoriti sebenar atau rekaan untuk menguasai atau memberi semangat

10.Dapatkan kerjasama: Bekerjasama untuk hasil yang saling memanfaatkan

•Effective negotiation is one of themost important approachtowards conflict resolution andorganizational success

Rujukan

• Eunson, Baden 1994 Negotiation skills. New York: John Wiley & Sons

• Krief, Allan 1996 Manager’s Survival Guide. Englewood Cliffs: Prentice Hall

• Robbins, Stephen P. 1998 Gelagat Organisasi (edisi kelapan) Petaling Jaya: Prentice Hall (Pearson Education Asia)