kementerian kesihatan malaysia pejabat … kualiti spk pkdkt 2019.pdfdan anak yang berkembang dari...
TRANSCRIPT
MANUAL KUALITI
NAMA TANDATANGAN
DISEDIAKAN OLEH Dr Rahayu bt M. Yusof Pegawai Perubatan UD54
Cetakkan komputer
DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen
Cetakkan komputer
DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hazlin binti Abu Bakar Pegawai Kesihatan Daerah UD54 Pejabat Kesihatan Kota Tinggi
Cetakkan komputer
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR
MANUAL KUALITI NO KELUARAN
: 01
NO RUJUKAN : PKKT.100-11/1/3 NO PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA : 01 JULAI 2019
2
1.1 Pengenalan Manual Kualiti
Dokumen ini adalah Manual Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah (PKD) Kota Tinggi .Ia
disediakan untuk memenuhi kehendak dan keperluan standard MS ISO
9001:2015.Dokumen ini juga merupakan dokumen utama yang memberi gambaran
menyeluruh mengenai Sistem Pengurusan Kualiti Organisasi Pejabat Kesihatan
Daerah Kota Tinggi.
1.2 Objektif
Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:
a) Menerangkan maklumat asas organisasi PKD Kota Tinggi
b) Menjelaskan sistem pengurusan kualiti termasuk perincian,skop dan justifikasi
bagi keperluan standard yang tidak dimasukkan dalam system pengurusan
kualiti
c) Menjelaskan tentang kaitan proses-proses utama PKD Kota Tinggi dengan
keperluan MS ISO 9001:2015.
d) Mengenalpasti dan menangani risiko-risiko dan peluang berdasarkan keperluan
tindakan berkaitan
Manual Kualiti ini disediakan oleh Ahli Jawatankuasa Sistem Pengurusan Kualiti(AJK
SPK) yang diluluskan oleh Pegawai Kesihatan Daerah.Beberapa definisi dan singkatan
digunakan dalam manual ini dan dijelaskan dalam kandungan setiap dokumen.
2.1. Sejarah dan latarbelakang organisasi
Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mula ditubuhkan dan beroperasi pada 1952 dengan
bertempat di bahagian stor Hospital Kota Tinggi (yang sekarang ini) dengan diketuai
oleh seorang Pegawai Kesihatan Kanan, seorang Inspektor Kesihatan Kanan dan 13
orang kakitangan sokongan. Perkhidmatan yang di sediakan adalah Pengurusan
Kesihatan Awam, Klinik Pesakit Luar yang berganding dengan Kesihatan Ibu dan Anak
serta pentadbiran.
Pada tahun 1961 Pusat Kesihatan Besar (PKB) ditubuhkan di kawasan KKIA sekarang
ini yang memberikan perkhidmatan Pesakit Luar dan ibu hamil serta kanak-kanak. Pada
tahun 1968 Pejabat Kesihatan Kota Tinggi yang semakin berkembang telah berpindah
daripada Stor ke wad kelas ke dua sekarang ini di Hospital Kota Tinggi dan jumlah
kakitangan bertambah seiring dengan pertambahan skop perkhidmatan yang diberikan.
2.0 MAKLUMAT MENGENAI ORGANISASI
1.0 PENGENALAN
3
Lewat tahun 60an dan awal tahun 70an perkhidmatan Kesihatan semakin berkembang
dengan penubuhan Klinik Kesihatan Bukit Besar dan diikuti KK Tg. Sedili. Pertambahan
penduduk yang cepat ini berlaku kerana Pembukaan Rancangan Felda yang membawa
masuk ramai warga luar ke Kota Tinggi.Perkhidmatan pasukan bergerak bermula pada
awal tahun 1970an.
Pejabat Kesihatan Kota Tinggi berpindah ke tempat sekarang di Jalan Tun Habab pada
tahun 1976. Terletak 3 km dari Bandar dan 2 km dari Hospital Kota Tinggi. Pejabat
Kesihatan Daerah Kota Tinggi dirasmikan penubuhannya pada tanggal 28hb Januari
1978. Upacara pembukaannya dirasmikan oleh YB Tan Sri Chong Hon Nyan PSM.
JMN selaku Menteri Kesihatan Malaysia pada waktu itu. Pejabat Kesihatan Kota Tinggi
sekarang ini diketuai oleh seorang Pegawai Kesihatan Daerah UD 54 dengan
keanggotaan seramai lebih 600 orang kakitangan.
Alamat terkini Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi adalah seperti berikut:
2.2 Tanggungjawab Organisasi
Perkhidmatan Kesihatan di daerah Kota Tinggi bermula dengan Program Jagaan Ibu dan Anak yang berkembang dari tahun ke tahun sejajar dengan keperluan masyarakat setempat dan kawasan yang amat pesat membangun. Mulai tahun 1997, program-program `expanded scope‟ di bawah saranan Kementerian Kesihatan Malaysia telah dilaksanakan, iaitu Program Kesihatan Warga Emas, Program Kesihatan Mental, Program Kesihatan Remaja dan Pemulihan Dalam Komuniti (PDK). Pada masa kini, terdapat tiga unit utama di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi iaitu Unit Kesihatan Keluarga (termasuk Kesihatan Primer dan Pemakanan), Unit Kawalan Penyakit (terdiri daripada Unit Kawalan Penyakit Berjangkit, Unit Kawalan HIV/AIDS, Unit Kawalan TB/Kusta, Unit Kawalan Penyakit Bawaan Vektor, Unit Kawalan Penyakit Tidak Berjangkit, Unit Kesihatan Pekerja dan Alam Sekitar, Unit Keselamatan dan Kualiti Makanan , Unit Inspektorat dan Perundangan serta Unit Pengurusan.Di bawah pentadbiran Pembangunan Kesihatan Keluarga terdapat 15 buah Klinik Kesihatan (KK) , sebuah Klinik Kesihatan Ibu dan Kanak- kanak (KKIA) ,sebuah Klinik 1 Malaysia dan 29 buah Klinik Desa (KD).
PEJABAT KESIHATAN DAERAH KOTA TINGGI
JALAN TUN HABAB,
81900 KOTA TINGGI
JOHOR DARUL TAKZIM
Tel:078831133 FAX:078831273
4
2.2.1 Kawasan Operasi Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi
KK AT 5
KK BAYU DAMAI
K1M
Klinik Kesihatan & K1M
Klinik Desa
5
2.3. Carta Organisasi Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi
Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi diketuai oleh seorang Pegawai Kesihatan Daerah .Carta organisasi diatas menunjukkan perkhidmatan yang diberikan oleh Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi di mana tiga perkhidmatan utama diberikan iaitu Bahagian Pentadbiran, Pembangunan Kesihatan Keluarga, dan Kawalan Penyakit dan Kesihatan Persekitaran. Perkhidmatan Kesihatan Keluarga dilaksanakan oleh lima belas (15) buah Klinik Kesihatan dan 29 Klinik Desa serta Klinik 1 M a)Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga diketuai oleh Pegawai Kesihatan Daerah yang dibantu oleh Pakar Perubatan Keluarga dan Pegawai Perubatan & Kesihatan yang ditempatkan di klinik- klinik kesihatan .Selain daripada itu beliau juga dibantu oleh pegawai profesional lain seperti Pegawai Farmasi dan Pegawai Sains Pemakanan.Bagi melancarkan urusan dan penyampaian perkhidmatan kepada anggota dalaman dan juga klien golongan profesional ini juga dibantu oleh kumpulan pelaksana yang diketuai oleh Penyelia Jururawat bagi unit kejururawatan,Penolong Pegawai Perubatan bagi unit kesihatan primer , Juruteknologi Makmal bagi perkhidmatan makmal ,Juru Xray bagi unit radiology,Jurupulih perubatan cara kerja dan fisioterapi . b)Bahagian Kawalan Penyakit dan Kesihatan Persekitaran diketuai oleh Pegawai
Kesihatan Daerah dan dibantu oleh Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran kanan
dan Pegawai Teknologi Makanan bagi menjalankan aktiviti-aktiviti Kawalan Mutu
6
Makanan, Kawalan Mutu Air Minum, Kawalan Penyakit Berjangkit, Kawalan Penyakit
Tidak Berjangkit, Kawalan Penyakit Bawaan Vektor, Kesihatan Alam Sekitar ,
KesihatanPelabuhan dan Kesihatan Am. Selain daripada itu bahagian ini diperkuatkan
lagi oleh Pembantu Kesihatan Awam ,Pekerja Awam dan Pembantu Operasi.
c)Bahagian Pentadbiran/ Pengurusan diketuai oleh Pegawai Kesihatan Daerah dan
dibantu oleh Penolong Pegawai Tadbir dan Penolong Akauntan bagi menguruskan unit
Kewangan, Pentadbiran dan Perkhidmatan. Selain itu terdapat seorang penolong
jurutera bagi memantau projek pembangunan dan penyelenggaraan infrastruktur.
2.4 Visi
Negara menggembleng tenaga ke arah kesihatan yang lebih baik
2.5 Misi
Memudahkan dan membolehkan rakyat:
Mencapai sepenuhnya potensi mereka dalam kesihatan
Menghargai kesihatan sebagai aset paling berharga
Mengambil tanggungjawab dan tindakan positif
Memastikan Sistem Kesihatan berkualiti tinggi yang:
Mengutamakan pelanggan
Saksama ,tidak membebankan ,cekap
Wajar mengikut teknologi,inovatif
2.6. Objektif Organisasi
Meningkatkan taraf kesihatan penduduk daerah Kota Tinggi supaya mereka dapat
menjalani kehidupan yang lebih produktif dari segi ekonomi dan sosial melalui :
berjangkit
Serta aktiviti perkhidmatan penjagaan kesihatan asas yang meliputi
pencegahan dan rawatan yang cekap, berkesan serta komprehensif
dengan memberikan tumpuan khas kepada penduduk luar Bandar
7
2.7 Fungsi Utama Bahagian
Bagi mencapai matlamat visi,misi dan plan startegik yang ditetapkan oleh Kementerian
Kesihatan Malaysia,Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi telah menetapkan skop dan
aktiviti utama mengikut garispanduan yang ditetapkan.Setiap proses kerja dalam skop
dan aktiviti utama jabatan telah dirancang dan dilaksanakan oleh anggota yang dilantik
oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam yang mempunyai tahap pengetahuan dan
kemahiran yang bersesuaian.Selain itu proses-proses ini juga di pantau melalui
pelbagai mekanisme samada melalui aktiviti penyeliaan,audit dalaman dan luaran serta
maklumbalas daripada pelanggan yang menggunakan perkhidmatan jabatan ini.Berikut
adalah skop dan aktiviti utama:
a)Perkhidmatan Kesihatan Keluarga dan Kesihatan Primer
Perkhidmatan ini dijalankan di semua klinik kesihatan Daerah Kota Tinggi yang
merangkumi aktiviti jagaan kesihatan ibu, kesihatan perinatal dan kanak-kanak,
kesihatan wanita, pesakit luar, kesihatan sekolah, pemakanan, perluasan skop
(Expanded scope), promosi kesihatan dan perkhidmatan sokongan (makmal, farmasi
dan pengimejan diagnostik). Manakala di klinik desa pula perkhidmatan yang
dilaksanakan adalah aktiviti jagaan kesihatan ibu, kesihatan perinatal dan kanak-kanak,
kesihatan wanita, pesakit luar (rawatan ringan sahaja).
b)Perkhidmatan Inspektorat
Perkhidmatan ini terdiri daripada aktiviti Kawalan Penyakit Berjangkit, Kawalan Penyakit
Tidak Berjangkit, Kawalan Penyakit Bawaan Vektor, Bekalan Air dan Kesihatan Alam
Sekitar (BAKAS) , Kawalan Mutu Air Minum, Kawalan Mutu Makanan, Kesihatan
Pekerja dan Alam Sekitar serta promosi kesihatan. Perkhidmatan ini berpusat di
Pejabat Kesihatan Kota Tinggi dan perlaksanaan aktivitinya meliputi keseluruhan Klinik
Kesihatan dan Klinik Desa serta masyarakat Daerah Kota Tinggi.
c)Perkhidmatan Pentadbiran
Ini merupakan perkhidmatan sokongan kepada perkhidmatan-perkhidmatan di atas. Ia
merangkumi pengurusan kewangan, perkhidmatan anggota dan pentadbiran am dan
dilaksanakan di Unit Pentadbiran, Pejabat Kesihatan Kota Tinggi .
d)Promosi Kesihatan
Perkhidmatan ini merangkumi aktiviti-aktiviti promosi kesihatan dan pendidikan
kesihatan seperti ceramah, pameran, kempen-kempen dan sebagainya. Perkhidmatan
ini diberikan di semua peringkat perkhidmatan dan dikoordinasi oleh Unit Promosi
Kesihatan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi.Beberapa arahan kerja telah dibangunkan
bagi mewujudkan sistem pengurusan promosi kesihatan yang lebih berkesan.
8
3.1 Skop Pelaksanaan dan pengecualian Sistem Pengurusan Kualiti PKd Kota
Tinggi
Sistem Pengurusan Kualiti PKD Kota Tinggi yang dilaksanakan memenuhi keperluan-
keperluan MS ISO 9001:2015 kecuali klausa 8.3-Rekabentuk dan Pembangunan
Proses
Justifikasi:
a) PKD Kota Tinggi tidak memberi perkhidmatan yang memerlukan rancangan
rekabentuk dan perkembangan yang berkaitan dengannya
b) PKD Kota tinggi hanya terlibat dalam melaksanakan dasar-dasar yang telah
ditetapkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia
Skop Pendaftaran/Persijilan Sistem Pengurusan Kualiti meliputi yang berikut:
a)Bahagian Perkhidmatan Kesihatan Keluarga dan Kesihatan Primer,
Klinik Kesihatan Yang terlibat
1. KK Bandar Mas 2. KK Ibu dan Anak Kota Tinggi 3. KK Bandar Tenggara 4. KK Sening 5. KK Tanjung Sedili 6. KK Air Tawar 2 7. KK Lok Heng 8. KK Bukit Besar 9. KK Waha
Klinik Desa Yang terlibat
1. KD Air Tawar 4 2. KD Batu 4 3. KD Sibol/Pengeli 4. KD Air Tawar 3 5. KD Pasir Raja 6. KD Aping Barat
3.0 SKOP
9
b) Bahagian Perkhidmatan Inspektorat
1) Unit Kawalan Penyakit Berjangkit Bawaan Vektor 2) Unit Pendidikan Kesihatan 3) Unit Kawalan Penyakit Berjangkit 4) Unit Penyiasatan dan Pendakwaan 5) Unit Bekalan Air dan Kawalan Alam Sekitar 6) Unit Kawalan Mutu Air Minuman 7) Unit Keselamatan dan Pekerjaan
c) Bahagian Pentadbiran
1) Unit Latihan 2) Unit Rekod 3) Unit Sumber Manusia 4) Unit Kewangan 5) Unit Pengurusan Aset & Kenderaan
4.1 Keperluan Am
Pengurusan atasan PKD Kota Tinggi berterusan mengenalpasti dan menilai isu-isu
luaran dan dalaman yang berkaitan dengan visi dan misi Kementerian Kesihatan
Malaysia dan boleh memberi kesan kepada pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.Isu
boleh merangkumi isu positif atau negatif yang timbul dari aspek kesihatan
awam,perundangan,teknologi dan sosial ,samada di dalam atau luar negara seperti
berikut:
a)Isu-isu luaran
BIL Perkara Isu-isu berkaitan Tindakan Jabatan
1. Politik KPI berubah mengikut perubahan pucuk pimpinan kementerian
Rancangan Malaysia ke 11NBOS
Pengaruh pemimpin masyarakat dalam halatuju perkhidmatan kesihatan yang diberikan kepada masyarakat setempat
Pertambahan fasiliti kesihatan dan beban tugas anggota disebabkan pengaruh politik luaran
Pengurusan
4.0 KONTEKS ORGANISASI
10
Politik dalaman dikalangan anggota di setiap unit
2. Ekonomi Peningkatan sara hidup memberi kesan secara langsung kepada aspek kesihatan dan sosial masyarakat menyebabkan peningkatan kos perbelanjaan perubatan yang ditanggung oleh kerajaan.
Peningkatan caj untuk warga asing.Peningkatan kes gagal temujanji.Seterusnya berlaku kesukaran untuk mengawal penyakit berjangkit
Pengurusan
3. Sosial Kegiatan sosial masyarakat, Peningkatan kadar jenayah Pengaruh media masa terhadap gejala sosial Peningkatan kemasukan warga asing menyebabkan peningkatan beban tugas- seperti peningkatan kes penyakit berjangkit
Unit Pendidikan kesihatan
4. Teknologi Penyebaran aduan dan maklumat palsu di media massa Komunikasi antara jabatan dan agensi melalui teknologi terkini. Pertukaran dan naiktaraf peralatan perubatan, pembinaan, komunikasi dan lain-lain dalam penyampaian perkhidmatan. Perlukan sistem penyelenggaran yang lebih sistematik dan berkala serta efficent untuk memastikan kelancaran perkhidmatan
Unit IT Unit Aset
5. Undang-undang
Akta Kawalan Penyakit Berjangkit, Akta Keselamatan
Makanan
Akta racun 1952
Akta dan pekeliling yang sedang berkuat kuasa
Unit Penguatkuasaan Unit Farmasi Unit pentadbiran
6. Persekitaran
Ruang Kerja/menunggu yang sempit, Bangunan lama yang kurang diselenggara Pembangunan bandar/ penempatan baru meningkatkan risiko bencana alam seperti banjir Projek RAPID di pengerang, meningkatakan risiko
Unit Pembangunan dan kejuruteraan Unit kesihatan
11
bencana dan gejala sosial
persekitaran
c) Isu-Isu Dalaman
BIL Perkara Isu-isu berkaitan Tindakan Jabatan
1. Kewangan Peruntukan yang tidak mencukupi yang diterima daripada kementerian Peningkatan tuntutan lebih masa dan perjalanan disebabkan oleh peningkatan tugasan luar waktu pejabat. Penyelenggaraan aset dan kenderaan yang sedia ada
Unit kewangan
2. Infrastruktur Kurang penyelenggaraan premis kesihatan
Ruang kerja yang sempit
Pengurusan pesakit luar berada di bawah pengurusan Hospital Kota Tinggi, (sepatutnya di bawah Kesihatan Awam/PKD) bagi lokaliti zon bandar Kota Tinggi.
Unit Pentadbiran dan Unit BAKAS Unit pentadbiran
3. Teknologi Sistem tidak selaras dengan agensi luar, TPC Penggunaan teknologi terkini dalam
pegurusan rawatan seperti mesin
ultrasound, funduscamera dan mesin x-ray
Penyampaian maklumat dan komunikasi
dalaman melalui media massa terkini
seperti e mail, whatsup,
Unit Teknologi Maklumat Unit latihan Unit pentadbiran
4. Kecekapan Kadar pertukaran anggota yang kerap Kurang latihan Kekurangan tenaga pengajar di dalam jabatan Sistem TPC tidak diselaraskan di seluruh klinik kesihatan daerah Kota Tinggi .Ini mengurangkan kecekapan anggota yang mengganti tugas di antara klinik
Unit Latihan Unit Sumber manusia Unti IT
5. Operasi Birokrasi Pengurusan sumber tenaga kerja Pengurusan kewangan
Khidmat Pengurusan
6. Persekitaran Kerja
Ruang kerja yang sempit Perkhidmatan lawatan rumah antenatal dan
Bangunan
12
pesakit terlantar, ini mendedahkan anggota kepada risiko keselamatan Bangunan lama yang mengundang risiko keselamatan seperti faktor geografi.
Isu-isu ini sentiasa dipantau dan dikaji semula mengikut kesesuaian semasa
mesyuarat-mesyuarat yang melibatkan pengurusan atasan dan ketua-ketua unit.
4.2. Memahami Keperluan Dan Jangkaan Pihak Berkepentingan Pengurusan atasan menentukan pihak yang berkepentingan dengan perkhidmatan dan Sistem pengurusan Kualiti seperti:
BIL UNIT AGENSI KEPERLUAN DAN JANGKAAN
1 Pentadbiran KKM JKN Pejabat Daerah Majlis Daerah Jabatan Agama Islam SUK Negeri Johor Pejabat Kadi
Memastikan tugasan pentadbiran dilaksanakan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan sedang berkuatkuasa. Isu-isu semasa berkaitan ditangani dengan teliti dengan kerjasama semua pihak berkepentingan yang telah disenaraikan.
2 Kewangan & Hasil
Kementerian kewangan Malaysia Kementerian Kesihatan Malaysia Unit Kewangan JKN Jabatan Akauntan Negara Pembekal Bank-bank Suruhanjaya Syarikat Malaysia E-Perolehan KWSP LHDN Tabung Haji Tabung Haji Travel Biro Angkasa Bahagian Pinjaman Perumahan Air Asia MAS Kakitangan kesihatan(urusan tuntutan lebih masa
Urusan kewangan hendaklah mematuhi peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa bagi menjamin integriti jabatan. Setiap proses perolehan perlu mengikut garispanduan yang telah ditetapkan oleh kementerian kewangan. Selain daripada itu,perolehan bekalan dan perkhidmatan menepati piawaian yang telah ditetapkan daripada segi kuantiti dan kualiti serta memberi kepuasan kepada pelanggan dalaman dan luaran. Kutipan hasil jabatan perlu mengikut garispanduan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dan kementerian kesihatan Malaysia bagi mengelakkan ketirisan .
13
dan perjalanan) Petronas Touch & GO
Perbelanjaan pelbagai seperti kad minyak dan kad Touch & GO dilakukan mengikut arahan supaya bayaran dilakukan dibawah sistem pukal dan mengikut peraturan ditetapkan. Tuntutan anggota diproses mengikut jadual dan arahan kerja yang telah ditetapkan bagi memelihara integriti dan kecekapan perkhidmatan serta kepuasan pelanggan dalaman.
3 Latihan KKM Unit Latihan JKNJ Penganjur Kursus luar & dalam Kontraktor/pembekal makanan Anggota pejabat kesihatan(yang menghadiri latihan)
Memastikan latihan yang dijalankan berpandu kepada arahan semasa daripada KKM,JKN & JPA. Pengurusan latihan bergantung kepada peruntukan kewangan yang disediakan oleh KKM & JKNJ. Latihan yang diberikan bersesuaian dengan bidang tugas anggota seterusnya dapat meningkatkan kecekapan & kemahiran anggota . Untuk mengelakkan aduan. Pembekal makanan yang dipilih perlu mengikut garispanduan yang ditetapkan oleh Kem Kewangan.
4 Perkhidmatan (Sumber Manusia)
SPA JPA KKM JKNJ Bahagian Pinjaman Perumahan LHDN KWSP Pejabat Keselamatan untuk E-vetting Biro Tatanegara
Jabatan perlu memastikan urusan proses pelantikan anggota sehingga tamat perkhidmatan di jabatan ini samada bertukar keluar,meletak jawatan,penamatan perkhidmatan dan berpencen dilakukan mengikut peraturan Pekeliling Perkhidmatan Awam yang sedang berkuatkuasa.
14
MMC MNC Lembaga Penolong Pegawai Perubatan
5 Aset & Stor Kem Kewangan KKM JKNJ Kontraktor/pembekal aset Kontraktor /pembekal Penyelenggaran MEET-QMS Anggota kesihatan(sebagai pengguna) Jabatan Alam Sekitar Jabatan Kerja Raya
Perolehan aset-aset jabatan samada perubatan atau bukan perubatan,kenderaan dan peralatan ICT didaftar,diselenggara dan dilupuskan mengikut garispanduan, peraturan, pekeliling Kementerian Kewangan dan Kementerian Kesihatan Malaysia. Perolehan Aset perubatan dan penyelenggaran di bawah MEETS hendaklah dijalankan mengikut garispanduan yang telah disediakan oleh Bahagian Kejuruteraan KKM Bagi aset bukan di bawah penyelenggaraan MEETS hendaklah mengikut prosedur kewangan yang ditetapkan. Pelupusan aset-aset tertentu hendaklah mendapat kelulusan daripada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan Kerja Raya(kenderaan).
15
6 Kejuruteraan & Pembangunan
Unit Kejuruteraan KKM Kem. Kewangan Unit kejuruteraan JKN JKR Majlis Daerah Pejabat Daerah Pejabat Tanah Bomba KEJORA Rapid Pengerang TNB SAJ TM Kontraktor /pembekal JUPEM IWK CIDB Kakitangan kesihatan(pelanggan dalaman)
Semua projek pembanguan baru hendaklah mengikut tatacara kewangan yang ditetapkan dan sedang berkuatkuasa. Urusan pengambilan tanah & pemetaan hendaklah dilakukan dengan integriti bersama jabatan yang berkaitan. Semua projek pembangunan baru hendaklah mengikut sijil siap kerja dan pematuhan(CCC). Bagi penyelenggaraan bangunan hendaklah dinilai oleh bahagian kejuruteraan dan mengikut spesifikasi oleh JKR. Bagi urusan pelupusan/meroboh bangunan perlu mengikut garispanduan Syor Roboh JKR. Pengurusan pembekalan utiliti untuk setiap projek pembangunan dilakukan dengan kerjasama agensi yang berkaitan bagi memastikan keselamatan dan keselesaan pelanggan dalaman & luaran.
7 VEKTOR & CDC
KKM JKNJ Pejabat Daerah Majlis Daerah KT PBT Pengerang FELDA FELCRA Ladang-ladang PPD IPTS IPTA PDRM PULADA Perhilitan Jabatan Hutan Polis Marine Veterinar
Setiap Kes penyakit berjangkit dan kes bawaan vektor yang dinotifikasi akan didaftar dan dijalankan siasatan mengikut Prosedur Operasi Piawai .Setiap fasiliti kesihatan awam dan swasta hendaklah mematuhi arahan untuk menotifikasi. Setiap kes yang didaftarkan akan dibuat kawalan penyakit berjangkit dan bawaan vektor dengan berkerjasama dengan agensi yang telah disenaraikan mengikut lokasi kes didaftarkan.
16
Imigresen Jabatan Laut Maritim Syahbandar Jabatan Buruh CCRC Jabatan Kimia Makmal Kesihatan Awam NIOSH Kualiti Alam Jabatan Pertanian Pembekal PPE/Racun Klinik-klinik swasta Hospital Kerajaan Hospital Swasta Klinik Kesihatan UIP PKD Kota Tinggi Pasukan COMBI & KOSPEN
Kutipan larva akan mengikut Akta Pemusnahan Serangga Pembawa Pesakit 1975 untuk tindakan penguatkuasaan. Identifikasi larva dijalankan di makmal vektor mengikut SOP yang telah ditetapkan . Bilik Gerakan akan dibuka jika berlaku wabak penyakit berjangkit dan mesyuarat wabak akan dipengerusikan oleh Pegawai Daerah.Selain itu,Pejabat Daerah juga merangka Pelan Tindakan Kawalan Wabak Daerah.Setiap agensi akan dilantik sebagai ahli mesyuarat dan menjadi agen PHI(Public Health Information). Bagi kawalan penyakit berjangkit; aktiviti dilakukan hendaklah mengikut Akta Pencegahan dan pengawalan penyakit berjangkit 1988 merangkumi Prosedur Penutupan Premis,Perintah Basmi Kuman,Perintah memusnahkan barangan /binatang dan pengurusan jenazah penyakit Perolehan PPE dan racun hendaklah mengikut tatacara kewangan yang ditetapkan. Pelupusan sisa baki racun dan bekas racun hendaklah mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Kualiti Alam Aktiviti Promosi Kesihatan seperti ceramah & gotong royong untuk pencegahan penyakit berjangkit dan penyakit bawaan vektor bersama agensi berkaitan.
17
8 BKKM KKM JKN Bahagian Teknologi Makanan Pejabat Daerah PBT/Majlis Daerah PPD IPTA/IPTS Pusat Peranginan(Hotel & Resort) R&R IKS Makmal Kesihatan Awam Jabatan Kimia Premis-premis makanan SSM Sekolah pengendali makanan swasta Immigresen Jabatan Laut Kastam Veterinar Klinik/Hospital sawsta & kerajaan One stop centre Kilang –kilang Pejabat Buruh UIP PKD Kota Tinggi
Memastikan setiap premis penyediaan dan penjualan makanan mematuhi Akta Makanan 1983 dan Peraturan-peraturan Kebersihan makanan 2014. Sehubungan itu jadual pemeriksaan premis dibangunkan pada awal tahun mengikut sasaran yang ditetapkan oleh BKKM negeri Pengambilan contoh makanan dihantar ke makmal yang telah ditetapkan untuk dilakukan ujikaji mengikut Prosedur Operasi Piawai yang ditetapkan. Sekiranya berlaku pelanggaran akan dirujuk kepada unit UIP PKD Kota Tinggi. Bagi aktiviti penutupan Premis hendaklah dijalankan mengikut prosedur penutupan premis tak suci dan engkar perintah. Proses pengeluaran sijil kesihatan untuk pengeksportan makanan perlu mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
9 KMAM KKM JKN Pejabat Daerah SAJ BAKAJ SPAN JPS Jabatan Kimia Pembekal reagent dan radas Ladang-ladang Pusat peranginan(Hotel & Resort)
Memastikan kualiti air minuman di daerah Kota Tinggi mematuhi piawaian Kualiti Air Minum Negara dengan kerjasama agensi berkaitan . Manakala di pusat peranginan pemeriksaan dilakukan untuk memastikan air rekreasi tidak tercemar. Sehubungan itu perancangan jadual persampelan dirangka setiap hujung tahun bagi mencapai POA
18
tahun berikutnya meliputi rangkaian loji air dan ladang. Sampel dihantar ke jabatan kimia mengikut garispanduan yang ditetapkan.Jika sekiranya berlaku pelanggaran ,persampelan semula akan dilakukan dan akan dimaklumkan kepada jabatan/agensi berkaitan. Memastikan perolehan reagent dan radas mengikut tatacara kewangan yang ditetapkan.
10 BAKAS KKM JKN Pejabat Daerah JKM JAKOA SAJ BAKAJ SPAN Kontraktor pembinaan Klinik kesihatan/Klinik Desa Jabatan Alam Sekitar
Memastikan kebersihan sekeliling kawasan luar bandar termasuk klinik kesihatan dan klinik desa dimana skop pemantauan adalah meliputi sistem pelupusan air limbah,sistem pelupusan sisa pepejal dan sistem pelupusan kumbahan dengan kerjasama agensi-agensi yang berkaitan . Memastikan tatacara perolehan bekalan mengikut garispanduan yang ditetapkan. Bekerjasama dengan Pejabat Daerah untuk mengumpul data asas penduduk luar bandar. Menyelenggara kawasan luaran klinik untuk memastikan kebersihan dan keselamatan seterusnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Menyampaikan pendidikan kesihatan kepada penduduk luar bandar tatacara pelupusan air limbah ,sisa pepejal dan kumbahan yang selamat dan sanitari supaya tidak melanggar peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Alam Sekitar
19
11 UIP KKM JKN Jabatan Kehakiman Negara PBT/Majlis Daerah Polis CCRC Jabatan Penjara Unit Vektor PKD KT Unit CDC Unit BKKM Fasiliti Kesihatan Awam/Swasta
Memastikan setiap pelanggaran atau ketidakpatuhan kepada akta yang dilaporkan oleh agensi berkaitan didaftarkan dan diproses mengikut Prosedur Operasi Piawai yang ditetapkan. Menguatkuasa Akta Penyakit Berjangkit 1988 bagi kes-kes yang dirujuk oleh unit CDC /KK/Hospital Bekerjasama dengan PBT/majlis Daerah untuk menjalankan pemeriksaan premis berdasarkan jadual yang dirangka pada setiap awal tahun. Melaksanakan aktiviti promosi ,perancangan dan penguatkuasaan di bawah Peraturan-peraturan Kawalan Hasil Tembakau 2004.
12 UPK KKM JKNJ Pejabat Daerah Majlis Daerah KT PBT Pengerang FELDA FELCRA Ladang-ladang PPD IPTS IPTA PDRM PULADA Perhilitan Jabatan Hutan Polis Marine Veterinar Imigresen Jabatan Laut Maritim Syahbandar Jabatan Buruh CCRC NIOSH Kualiti Alam
Melaksanakan aktiviti promosi kesihatan secara bersepadu dengan agensi yang disenaraikan bagi memastikan tahap pengetahuan berkenaan kesihatan dalam masyarakat meningkat. Memastikan tatacara perolehan bekalan mengikut garispanduan yang ditetapkan. Memastikan pelaporan reten aktiviti dihantar ke JKN & KKM setelah diterima daripada semua agensi dan fasiliti kesihatan yang berkaitan.
20
Pengendali makanan Pembekal bahan pendidikan kesihatan Jabatan Pertanian Klinik-klinik swasta Hospital Kerajaan Hospital Swasta Klinik Kesihatan Pasukan COMBI & KOSPEN KEMAS Jabatan Penerangan
13 KPAS KKM JKNJ BOMBA Unit Pembangunan & Kejuruteraan NIOSH Kualiti Alam JKKP negeri Pejabat Buruh Polis Immigresen PPD KEMAS KK & KD Klinik Swasta Hospital Kota Tinggi
Bekerjasama dengan agensi lain untuk memastikan kesihatan dan keselamatan pekerja terjamin dengan memastikan ruang persekitaran kerja yang selamat dan kondusif untuk pekerja. Menghantar laporan penilaian kepada agensi yang berkaitan untuk menambahbaik ruang kerja. Membuat laporan dan siasatan setiap kes kemalangan yang melibatkan anggota ,pelanggan dan bahan kimia serta racun serta mencadangkan tindakan penambahbaikan. Membuat kajian penilaian risiko di tempat kerja beserta plan mitigasi untuk PKD Kota Tinggi dan agensi luaran yang memerlukan.
14 Klinik Kesihatan & Klinik Desa
KKM JKNJ PKD MD/PBT PPD Sekolah Hospital kerajaan/swasta Klinik kerajaan/swasta Klinik Pergigian
Memastikan semua perancangan tahunan dan aktiviti yang disasarkan oleh pihak KKM,JKNJ dan PKD dapat dilaksanakan dan mencapai sasaran yang ditetapkan. Menghantar laporan dan reten kepada pihak berkepentingan dalam tempoh waktu ditetapkan.
21
kerajaan/swasta BOMBA LPPKN PUSPANITA Pusat Dialysis kerajaan & Swasta Unit Pentadbiran Unit Kewangan Unit Latihan Unit Pembangunan Unit Vektor Unit BAKAS UPK Unit KPAS JKKP Unit STOR Panel Penasihat Kesihatan COMBI KOSPEN Pembekal/kontraktor Pembersihan dan keselamatan Pembekal makanan Pembekal peralatan ICT Kontraktor MEETS JAKOA FELDA FELCRA Ladang-ladang JKKK KEMAS Jabatan Perpaduan KEJORA JKM Jabatan Agama TASKA /TADIKA/ TABIKA swasta & kerajaan PDK Pusat Jagaan Warga Emas PBSM TM SAJ
Bekerjasama dengan unit2 di bawah PKDKT untuk melancarkan perkhidmatan yang diberi kepada pelanggan dalaman dan luaran. Memastikan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat untuk kakitangan dan pelanggan melalui kerjasama dengan unit KPAS dan JKKP Membentuk jaringan kerjasama dengan pelbagai agensi,NGO dan wakil masyarakat bagi mengawal penyakit berjangkit dan tidak berjangkit dikalangan masyarakat melalui aktiviti promosi dan saringan kesihatan. Menghantar sample darah/urine/ najis ke makmal rujukan untuk membantu dalam proses diagnosa pesakit Memberi perkhidmatan rawatan ,kaunseling dan ubatan kepada pelanggan yang datang ke klinik mengikut garispanduan dan prosedur standard yang disediakan. Bekerjasama dengan jabatan pendidikan dan sekolah untuk menjalankan perkhidmatan kesihatan remaja dan warga kerja . Bekerjasama dengan agensi lain untuk menjalankan perkhidmatan kesihatan dewasa dan warga kerja . Menjalankan aktiviti expanded Scope bersama agensi yang disenaraikan. Memastikan aset-aset dijaga dan diselenggara mengikut tatacara yang ditetapkan.
22
TNB IWK MKA Makmal swasta/Awam Jabatan kimia IPTA/IPTS PDRM Immigresen Pasukan RELA Jabatan Penerangan Pelanggan/pesakit
Mendapatkan perkhidmatan utiliti daripada agensi /syarikat bagi memastikan keselesaan dan keselamatan warga kerja klinik dan pelanggan. Melaporkan kejadian kacau ganggu dan membantu pihak klinik dalam penghantaran pesakit mental yang aggresive(kes amuk) Mendapatkan bantuan pihak RELA untuk mengawal lalu lintas jika berkaitan
Untuk memastikan keakuran yang berterusan,pihak berkepentingan dan keperluan
mereka sentiasa dipantau dan dikaji semula semasa mesyuarat-mesyuarat yang
melibatkan pengurusan atasan dan ketua-ketua unit.
4.3 Skop Sistem Pengurusan Kualiti
Skop pendaftaran Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015 adalah seperti dinyatakan dalam klausa 3.1 Semua keperluan standard ISO 9001:2015 digunapakai dalam Sistem pengurusan Kualiti(Kecuali klausa 8.3) dan melibatkan semua bahagian yang telah dinyatakan dalam skop dengan mengambilkira perkara berikut: a) Isu-isu luaran dan dalaman b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan,dan c) Perkhidmatan yang disediakan. 4.4 SPK dan proses-prosesnya
4.4.1Turutan dan interaksi proses-proses dalam SPK
Interaksi proses-proses dalam SPK diringkaskan dalam peta hubungkait antara proses utama dan sokongan dalam Sistem pengurusan Kualiti PKD Kota Tinggi meliputi: a) Input dan output dalam proses ini b) Turutan dan interaksi dalam proses ini c) Kriteria dan kaedah yang digunakan untuk memastikan keberkesanan operasi dan kawalan proses ini
23
d) Sumber-sumber yang diperlukan e) Tanggungjawab dan autoriti untuk proses ini f) Menangani risiko dan peluang mengurangkan risiko mengikut kehendak 6.1 g) Menilai dan melaksanakan perubahan untuk memastikan proses ini mencapai matlamat MS ISO 9001:2015
PETA PLAN PROSES PERKHIDMATAN
24
Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Kota TInggi
Utama Sokongan
Pem. Kesihatan Keluarga
Kl. Ibu Mengandung
Kl. Kanak-kanak
Kl./ Perancang keluarga
Kl. Pesakit Luar
Kaw. Penyakit
Pendaftaran
Ped. Kesihatan
Penilaian/ Pemeriksaan
Rawatan
Lawat Rumah
makmal
pengimejan
farmasi
tentukuran peralatan
Tatacara pengurusan
stor
INSPEKTORAT
- Notifikasi kes - Penyiasatan kes - Kawalan penyalit - Pengawasan wabak - Pasukan kawalan - Kajian sanitasi - Penguatkuasaan
undang-undang
Aliran Maklumat
Aktiviti Tambah Nilai
PENGURUSAN SUMBER
Pengurusan Kewangan
Penyedian Belanjawan Tahunan
Perolehan bekalan perkhidmatan & kerja
Pengurusan pengetahuan
Latihan
Penyelenggaraan & pembaikan
aset/kenderaan
PENGUKURAN ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Analisa Data
Audit Kualiti Dalaman
Kajian kepuasan pelanggan
Tindakan pembetulan
Inovasi
KIK
Penambahbaikan berterusan
PENGHASILAN PERKHIDMATAN
K
E
P
U
A
S
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
PERKHIDMATAN
BERTERUSAN
DALAM SISTEM
KUALITI
KONTRAK REVIEW
INPUT PERKHIDMATAN
OUTPUT
KEPERLUAN & JANGKAAN
PIHAK BERKEPENTINGAN
KONTEKS ORGANISASI
S P K
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
a. Bertanggungjawab terhadap keberkesananSPK
b. Mewujudkan polisi & objektif kualiti bagi SPK &
memastikan kesesuaiannya dengan matlamat
strategik dan konteks organisasi
c. Integrasi SPK dengan Proses Organisasi
d. Mempromosikan kesedaran berkaitan
pendekatan berproses & penilaian risiko
e. Kecukupan & kesediaan sumber untuk SPK
f. Menghebahkan kepentingan keberkesanan
sistem pengurusan dan pematuhan terhadap
keperluan SPK
g. Memastikan SPK mencapai keputusan yang
yang dirancang
h. Melantik, mengarah & menyokong tenaga kerja
untuk menyumbang terhadap keberkesanan SPK
i. Mempromosikan penambahbaikan
berterusan
PENGURUSAN
RISIKO
25
4.42 Penyimpanan dan Pemeliharaan Dokumen
PKD Kota Tinggi menggunakan garispanduan yang dikeluarkan oleh Arkib,Pekeliling
dan Akta.Dokumen dan rekod-rekod akan dibuat indeks dan dikelompokkan bagi
memudahkan pencarian semula (retrievable). Kabinet fail, fail-fail, disket- disket dan
lain-lain tempat penyimpanan rekod ditandakan dengan jelas.Rekod akan disimpan di
tempat yang sesuai dan selamat. Bagi rekod-rekod yang disimpan dalam cakera keras
(harddisk) atau disket, “back up” disediakan.
Q 34 – Carta Alir Pengurusan Rekod
5.1 Kepimpinan dan Komitmen
5.1.1 Am
Pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi menunjukkan iltizam mereka dalam
pelaksanaan SPK dengan memastikan aktivti yang berikut dilakukan seperti yang
dirancang;
a.Menggubal dan menghebahkan Polisi dan Objektif Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah
Kota Tinggi kepada semua ahli organisasi dari masa ke semasa.
b.Berkomunikasi dengan semua anggota organisasi tentang kepentingan
mengenalpasti dan memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan
perundangan dan peraturan.
c.Memantau prestasi pelaksanaan semua proses dengan Objektif Kualiti yang
ditentukan untuk aktiviti utama.
d.Mengadakan audit dalaman.
e.Melaksanakan kajian semula pengurusan.
f.Memastikan sumber yang mencukupi dikekalkan untuk melaksanakan
semua proses aktiviti.
5.1.2 Fokus kepada Pelanggan
Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi adalah prihatin terhadap keperluan dan
ekspektasi pelanggannya dan akan sentiasa memberi perhatian ke atas semua aduan,
5.0 KEPIMPINAN
26
cadangan dan maklumbalas daripada pelanggan. Maklumbalas dari pelanggan
mengenai perkhidmatan dikenalpasti dan ditentukan melalui :
a) kajian kepuasan pelanggan.
b) Piagam Pelanggan
Selain memenuhi keperluan spesifik pelanggan,kemudahan/keperluan tambahan yang
perlu telah disediakan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.Memastikan risiko dan
peluang yang memberi kesan kepada perkhidmatan dan kepuasan pelanggan
ditentukan serta ditangani dengan berkesan.
5.2 Dasar Kualiti
5.2.1 Mewujudkan Dasar kualiti
Pengurusan atasan telah menggubalkan dasar kualiti.Ia adalah:
5.2.2 Menyebarkan Dasar Kualiti
Dasar kualiti ini dihebahkan kepada semua anggota organisasi supaya difahami melalui
memo,taklimat,mesyuarat dan dipamerkan dilokasi yang berkenaan.Ia juga disemak
dari masa ke semasa untuk memastuikan kesesuaian yang berterusan.
5.3 Peranan,Tanggungjawab dan Kuasa Dalam Organisasi
Tanggungjawab dan kuasa anggota ditunjukkan di dalam carta organissai,surat
lantikan,surat kuasa,senarai tugas dan fail meja.Tanggungjawab dan bidang kuasa ini
dimaklumkan oleh Ketua Bhagian/Unit kepada anggota yang berkaitan semasa
melaporkan diri dan dari masa ke semasa.Ketua Bahagian/Unit hendaklah memastikan
dokumen yang berkaitan dengan tanggungjawab dan kuasa disemak dan dikemaskini
secara berterusan.
DASAR KUALITI
Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi, adalah komited untuk
meningkatkan tahap kesihatan masyarakat daerah ini dengan
memberikan perkhidmatan kesihatan yang terbaik di Daerah Kota
Tinggi, melalui pengujudan sistem pengurusan kualiti (berdasarkan
standard MS ISO 9001:2015), amalan budaya kerja cemerlang,
cepat, tepat serta mengutamakan kepuasan pelanggan yang
berterusan selaras dengan visi dan misi Kementerian Kesihatan
Malaysia
27
5.3.1 Ketua Koordinator Sistem pengurusan Kualiti (KK SPK)
PKD Kota Tinggi melantik seorang pegawai perubatan UD 54 sebagai KK SPK yang
diberi kuasa eksekutif.Belaiu dan Ahli Jawatankuasa Sistem Pengurusan Kualiti(AJK
SPK) mempunyai peranan dan tanggungjawab berikut:
a)Memastikan SPK PKD Kota Tinggi memenuhi keperluan Standar MS ISO9001:2015
b)Memastikan proses-proses yang diwujudkan mencapai output yang dikehendaki
c)Melaporkan prestasi SPK,merangkumi peluang peningkatan,perubahan atau inovasi
seterusnya melaporkan kepada pengurusan atasan.
d)Memastikan keperluan dan fokus kepada pelanggan dinyatakan kepada seluruh
organisasi
e)Memelihara integrity SPK dikekalkan dan diselenggarakan termasuk sekiranya
terdapat keperluan perancangan dan pelaksanaan.
6.1 Pengurusan Risiko
Dalam usaha untuk mencapai penambahbaikan,risiko dan peluang dalam Sistem
Pengurusan Kaliti PKD Kota Tinggi telah dikenalpasti dan ditentukan(lampiran 1-Pelan
Risiko dan Peluang).Pelan ini diwujudkan dengan mengambilkira:
a)Isu-isu luaran & dalaman
b)Keperluan-keperluan pihak berkepentingan,dan
c)Proses-proses dalam SPK dan kesan proses-proses tersebut kepada
perkhidmatan
Pelaksanaan tindakan-tindakan yang telah dinyatakan dalam Pelan Risiko dan Peluang
sentiasa dipantau dan dikaji semula keberkesanannya terutama semasa audit dalaman
dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan untuk mencapaianya
Objektif Kualiti diwujudkan dalam organisasi ini selaras dengan Dasar Kualiti supaya
pencapaian dapat dinilai dan dianalisa secara keseluruhan.Objektif kualiti dan
perancangan untuk mencapaianya telah dikenalpasti dan ditentukan(Lampiran 2).
6.0 PERANCANGAN
28
Objektif Kualiti dipantau , disemak dan dianalisa sekurang-kurangnya 1 kali setahun
semasa Mesyuarat Pencapaian dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Untuk
memastikan kesesuaian dan mengenalpasti peluang penmbahbaikan ke atas SPK.
6.3 Perancangan Perubahan Sistem Pengurusan Kualiti
PKD Kota Tinggi melakukan perubahan terhadap perancangan dengan kaedah yang
sistematik,menilai potensi dan kesan perubahan serta mengambil tindakan bersesuaian
agar integriti SPK terpelihara.Dalam melakukan perubahan perkara yang
dipertimbangkan ialah:
a) Tujuan perubahan dan kesannya
b) Integriti SPK
c) Kecukupan Sumber
d) Tanggungjawab dan bidangkuasa.
Pada masa yang sama setiap peringkat pengurusan PKD Kota Tinggi turut terlibat
dalam perancangan perubahan melaui saluran seperti:
a) Mesyuarat unit/bahagian b) Surat Lantikan/ arahan / pemberitahuan c) Pekeliling d) Notis arahan e) Nota penyerahan tugas f) Mesej melalui SMS atau media massa g) Kursus orentasi h) Latihan dalam perkhidmatan (CME,dll)
7.1 Sumber
7.1.1 Am
Pihak pengurusan PKD Kota tInggi menyediakan sumber untuk
mewujudkan,melaksanakan ,menyelenggara dan menambahbaik system pengurusan
kualiti.
Perkara yang dipertimbangkan:
a)Keupayaan dan kekangan sumber dalaman
b)Keperluan daripada pembekal luar
7.0 SOKONGAN
29
Sumber tersebut termasuk sumber manusia ,sumber kewangan,kemudahan fizikal atau infrastruktur,peralatan dan persekitaran kerja.Keperluan sumber akan ditentukan berdasarkan maklumat berikut: a)Pelan Tindakan
b)Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
c)Pembangunan-keperluan program baru
d)Laporan Penilaian Prestasi anggota
e)Laporan tahunan Jabatan
f)Laporan Perjawatan Baru tahun berkenaan
g)Lain-lain saluran maklumat berkaitan
Perancangan sumber-sumber baru/tambahan akan dibuat dan permohonannya akan dikemukanakn kepada pihak berkaitan. 7.1.2 Tenaga Kerja Pihak pengurusan PKD Kota Tinggi sentiasa merancang dan menyediakan sumber manusia yang perlu untuk pelaksanaan SPK yang berkesan dan operasi serta kawalan prosesnya.Keperluan sumber manusia ini sentiasa dikaji semula dari masa ke semasa mengikut keperluan semasa dan dasar Kementerian Kesihatan Malaysia dan Kerajaan Malaysia. 7.1.3 Infrastruktur Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi menyediakan kemudahan fizikal (tempat, ruang kerja dan kemudahan lain yang berkaitan) yang berpatutan disenggara dan memastikan infrastruktur tersebut dalam keadaan baik, selamat dan sesuai bagi angota menjalankan tugas. Keselamatan, keselesaan dan keharmonian anggota jabatan juga diambil berat. Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi(PKDKT) memastikan bangunan pejabat, semua klinik kesihatan dan klinik desa disediakan perabut, peralatan pejabat, (software dan hardware) juga kemudahan sokongan seperti pengangkutan dan komunikasi dengan mencukupi dan bersesuaian melalui proses perolehan yang mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan. Perabut dan peralatan akan disenggara dengan terancang dan secara berkala. 7.1.4 Persekitaran Operasi Pihak pengurusan PKDKT mewujudkan suasana kerja sesuai bagi memenuhi
keperluan kualiti perkhidmatan seperti ruang pejabat, ruang menunggu dan
sebagainya serta menggalakkan pengujudan suasana harnoni, saling bantu membantu
antara satu sama lain dengan cara menerapkan dan menggalakkan kerja berpasukan,
30
mengamalkan sikap penyayang dan profesionalisma seperti yang ditekankan dalam
budaya korporat Kementerian Kesihatan Malaysia.
Selain itu pihak pengurusan juga menerapkan nilai-nilai murni kepada semua anggota
melalui taklimat, perhimpunan, kursus, mesyuarat, memo, surat pekeliling dan
sebagainya. Anggota yang telah menunjukkan prestasi kerja yang baik, diiktiraf dan
diberi penghargaan melalui pujian secara terbuka dalam mesyuarat, majlis-majlis
jabatan, Anugerah Khidmat Cemerlang, diberi peluang mengikuti kursus dan seminar
dan sijil-sijil penghargaan. Pada masa yang sama, tindakan pembetulan dan
pencegahan serta penambahbaikan akan dilaksanakan jika ada sebarang gangguan
kepada persekitaran kerja (contohnya aduan, maklumbalas atau cadangan
penambahbaikan)Bagi memastikan aspek ini dipantau dan dipenuhi,Jawatankuasa
Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan(JKKP) telah ditubuhkan.Jawatankuasa ini
bermesyuarat 4 kali setahun untuk mengenalpasti dan mencadangkan keperluan-
keperluan keselamatan dan kesihatan di tempat kerja.
7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber
Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mengenalpasti kaedah atau peralatan yang digunakan untuk proses pemantauan dan penilaian perkhidmatan yang diberikan. Kaedah kalibrasi perlu memenuhi keperluan peralatan berkaitan.Di mana perlu, bagi menentukan kesahihan keputusan, peralatan tentukuran mestilah :-
a) Dikalibrasi dan diverifikasi dalam jangkamasa tertentu atau sebelum digunakan berdasarkan standard pengukuran yang berkaitan.
b) Jika standard tidak ujud, asas untuk kalibrasi dan verifikasi perlu direkod. c) Jika ada masalah, penyesuaian dilakukan. d) Dikenalpasti untuk membolehkan status kalibrasi dinyatakan. e) Dijaga dari gangguan yang menyebabkan keputusan tidak sah/menyimpang. f) Dijaga daripada kerosakan sewaktu penggunaan, penyenggaraan dan
penyimpanan.
Jika peralatan memberi bacaan yang tidak menepati keperluan, Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan menyemak keputusan tentukuran terdahulu. Tindakan sewajarnya diambil. Rekod-rekod keputusan kalibrasi disenggara dan disimpan.Sebelum sistem komputer digunakan, „software‟ yang digunakan dipastikan berfungsi.
7.1.6 Pengetahuan Organisasi
PKD Kota Tinggi mengenalpasti dan menentukan pengetahuan yang perlu untuk
operasi proses bagi mencapai keakuran perkhidmatan.Pengetahuan ini boleh
diperolehi dari sumber dalaman(contoh:daripada pengalaman anggota,pengajaran
31
daripada kejayaan atau kegagalan perkhidmatan atau program yang lepas dan hasil
penambahbaikan proses & perkhidmatan) dan sumber
lauran(contohnya:standard,persidangan,kursus,garispanduan dan SOP daripada
Kementerian Kesiahtan atau pembekal).
Pengetahuan ini perlu diselenggara,dikekalkan dan sentiasa ada apabila
diperlukan.Pengetahuan ini juga akan didokumenkan untuk memudahkan
pengendaliannya.Anggota digalakkan menggunakan pengetahuan ini dan berkongsi
pengetahuan yang ada atau yang diperolehi untuk mencapai objektif yang disasarkan.
7.2 Kompetensi dan Latihan
Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi bertanggungjawab mengenalpasti
kepakaran setiap anggota dan menempatkan anggota yang sesuai dengan kepakaran
masing-masing berdasarkan kepada kemahiran, kelayakan dan pengalaman.
a) Bagi tugas hakiki,semua keperluan kompentesi anggota setiap perjawatan adalah mengikut Sistem Saraan Malaysia. Keupayaan anggota dimanfaatkan secara optimum melalui amalan kerja berpasukan. Latihan yang bersesuaian akan diberi kepada anggota Pejabat Kesihatan Kota Tinggi untuk membantu meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan kerjaya mereka mengikut tugas masing-masing. Semua anggota perlu memberi maklumbalas kepada ketua unit/penyelia mengenai latihan yang telah dijalani.Penilaian kebolehan anggota setelah latihan diberikan akan dinilai oleh Penyelia/Ketua Unit/Ketua Bahagian melalui borang penilaian latihan.
b) Bagi aktiviti kualiti seperti ISO,QAP,QA dan KIK,anggota terpilih diberikan latihan
bersesuaian oleh pihak luar dan juga latihan susulan di peringkat jabatan oleh anggota yang telah dilatih.Kompetensi anggota dinilai berdasarkan aktiviti/pertandingan yang dijalankan samada diperingkat jabatan atau dianjurkan oleh organisasi luar.
Pihak pengurusan menilai prestasi anggota melalui penilaian prestasi mengikut
sasaran kerja tahunan/ laporan penyelia/ laporan ketua unit untuk mengenalpasti
kemahiran anggota. Ahli anggota yang menunjukkan prestasi yang baik diberikan
pengiktirafan. Jika prestasi tidak memuaskan, tindakan mempertingkatkan prestasi
akan diambil.Jika anggota masih lagi tidak dapat mencapai tahap prestasi seperti yang
ditetapkan beliau boleh disingkirkan daripada perkhidmatan awam.
7.3 Kesedaran
PKD Kota Tinggi memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan Dasar
Kualiti,Objektif Kualiti,tugas dan tanggungjawabnya.Peranan yang mereka
sumbangkan untuyk mencapai objektif-objektif kualiti serta implikasi jika tidak
mematuhi keperluan SPK.
32
7.4 Komunikasi
Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Derah Kota Tinggi mementingkan komunikasi
dalaman yang berkesan bagi menyebarkan maklumat kepada semua lapisan ahli
anggota di dalam organisasi berkaitan dengan misi, visi, piagam pelanggan, objektif
organisasi, nilai-nilai murni organisasi, dasar kualiti, objektif kualiti, keperluan
mengetahui dan memenuhi kepuasan pelanggan, keperluan mematuhi peraturan dan
undang-undang, pencapaian dan pengiktirafan kejayaan jabatan dan lain-lain perkara
berkaitan pengendalian sistem pengurusan kualiti melalui salah satu atau lebih cara di
bawah akan digunapakai:
a) Mesyuarat/Perhimpunan pagi, mesyuarat bulanan b) Applikasi whatss app dan email c) Laman Web www.pkdkt.com d) Dialog, taklimat dan perjumpaan dengan ahli anggota e) Peti cadangan f) Mklumbalas dari ahli angota g) Majlis sambutan hari-hari khas jabatan papan kenyataan h) Surat pekeliling atau memo i) Mesyuarat kajian semula pengurusan
Anggota yang dihantar menjalani latihan dalaman dan luaran diarahkan untuk
melakukan latihan susulan(echo training) di peringkat daerah atau unit masing-masing.
Semua rekod-rekod akademik, kelayakan, latihan, kemahiran dan pengalaman dan
penilaian diselenggara dan disimpan dengan baik dan selamat.
Selain itu pihak pengurusan juga menerapkan nilai-nilai murni kepada semua anggota
melalui taklimat, perhimpunan, kursus, mesyuarat, memo, surat pekeliling dan
sebagainya. Anggota yang telah menunjukkan prestasi kerja yang baik, diiktiraf dan
diberi penghargaan melalui pujian secara terbuka dalam mesyuarat, majlis-majlis
jabatan, Anugerah Khidmat Cemerlang, diberi peluang mengikuti kursus dan seminar
dan sijil-sijil penghargaan. Pada masa yang sama, tindakan pembetulan dan
pencegahan serta penambahbaikan akan dilaksanakan jika ada sebarang gangguan
kepada persekitaran kerja (contohnya aduan, maklumbalas atau cadangan
penambahbaikan).
Pihak pengurusan memastikan anggota diberi kesedaran mengenai kepentingan
tugas-tugasnya dalam menyumbang kepada pencapaian objektif kualiti melalui kaedah
formal /tak formal seperti perhimpunan pagi, Hari Q, gotong royong, surat edaran dan
lain-lain aktiviti jabatan.
33
7.5 Maklumat yang didokumenkan
7.5.1 Am
Dokumentasi SPK PKD Kota Tinggi merangkumi:
a) Maklumat didokumenkan yang diperlukan oleh standard MS ISO 9001:2015
b) Dokumen termasuk carta alir dan rekod untuk memastikan perancangan,operasi
dan kawalan proses yang berkesan
c) Dokumen yang diperolehi daripada pembekal luar seperti Jabatan
Kesihatan,Kementerian Kesihatan Malaysia dan pembekal luar.
Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mewujudkan dan menyelenggarakan rekod yang telah didokumenkan bagi membuktikan bahawa SPK PKD Kota Tinggi yang telah dilaksanakan berkesan, memenuhi keperluan MS ISO 9001:2015 dan memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan serta peraturan dan undang-undang. Rekod kualiti juga digunakan untuk semakan/kajian semula aktiviti kualiti di jabatan ini. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan semua rekod-rekod kualiti diselenggara dan dikawal melalui kaedah kaedah berikut:
a. cara penyimpanan b. tempoh simpanan c. lokasi rekod d. identifikasi rekod e. kemudahkesanan
7.5.2 Menyedia dan Mengemaskini
PKD Kota Tinggi mewujudkan dan mengemaskini dokumen berkaitan SPK untuk
mengenalpasti dan mengawal dokumen MS ISO 9001:2015 .Pengendaliannya adalah
tertakluk kepada peraturan yang dinyatakan. Ia digunapakai bagi aktiviti-aktiviti berikut
dalam mengawal dan mengekalkan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat
Kesihatan Kota Tinggi dan meliputi perkara berikut:
a) Kelulusan dokumen sebelum diedarkan
b) Mengkaji semula dan pengemaskinian dimana perlu serta meluluskannya
c) Memastikan perubahan dan status dokumen terkini dikenalpasti
d) Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan boleh dirujuk bila diperlukan
e) Memastikan dokumen dapat dirujuk dan dikenalpasti apda bila-bila masa
f) Memastikan dokumen luaran dikenalpasti dan pengedarannya dikawal.
g) Menghalang dokumen usang daripada digunakan
Administrator Sistem
Seorang AJK Kawalan Dokumen yang merupakan pembantu tadbir terlatih telah dilantik
sebagai administrator sistem e-ISO dan tugas yang dipertanggungjawabkan ialah
34
memuatnaik dokumen-dokumen yang dikawal.Semua dokumen boleh diakses melalui
Laman Web www.pkdkt.com
Penyediaan dan Pengeluaran Dokumen
Dokumen disediakan oleh pemilik proses kerja yang berpengetahuan dan
berpengalaman dalam bidang kerja berkaitan .Dokumen kemudiannya akan disemak
dan diluluskan oleh AJK pengurusan tertinggi SPK.Dokumen yang telah diluluskan akan
diedarkan melalui sistem laman web dan sesalinan hardcopy disimpan di bilik ISO.
Pindaan ke atas dokumen
Cadangan untuk meminda dokumen boleh dibuat oleh semua anggota dengan mengisi
borang cadangan pindaan .Namun pindaan hanya boleh dilakukan oleh pemilik
dokumen. Perubahan ini akan disemak oleh penyemak dan diluluskan oleh pelulus
yang terdiri daripada AJK Pengurusan tertinggi SPK. Semua pindaan terbaru
hendaklah digariskan.
Nombor pindaan akan meningkat mengikut bilangan perubahan dibuat.Senarai rekod
pindaan disimpan oleh Pengawal Dokumen dalam bentuk softcopy dan satu salinan
hard copy yang disimpan di bilik ISO. Nombor keluaran akan bermula daripada 1
dan akan bertambah jika berlaku pindaan melebihi 50%, dan jika terdapat perubahan /
anjakan dalam carta alir. Ketua Pengawal Dokumen berhak untuk menentukan terbitan
keluaran baru jika keseluruhan dokumen SPK terdapat pindaan lebih dari 10 proses
kerja
Dokumen terkini akan dikenalpasti dengan nombor pindaan terkini dan tarikh
kuatkuasa.
7.5.3 Kawalan maklumat yang didokumenkan
PKD Kota Tinggi mewujud dan mengemaskini rekod kualiti sebagai bukti pematuhan
kepada kehendak dan keberkesanan opearsi SPK.Rekod dikendali dengan baik
supaya ia dapat dibaca,mudah dikenalpasti dan dikesan.Carta alir rekod disediakan
bagi tujuan:
a)Pengawalan
b)Pengenalpastian penyimpanan
c)Mudah dikesan tempoh penyimpanan
d)Pelupusan rekod
35
8.1 Perancangan dan Kawalan Operasi
Pihak pengurusan dan anggota-anggota Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengenalpasti proses yang diperlukan untuk menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan selaras dengan keperluan proses sistem pengurusan kualiti jabatan.
Dalam merancang bagi menyampaikan perkhidmatan melalui proses utama, semua anggota terlibat menentukan:
Objektif kualiti dan keperluan perkhidmatan
Keperluan dokumen, prosedur dan sumber untuk sesuatu perkhidmatan
Rekod yang berkaitan dengan penyampaian perkhidmatan diselenggara dan disimpan.
Pihak pengurusan merancang penyampaian perkhidmatan Kesihatan Awam di PKD Kota Tinggi berdasarkan pengenalpastian keperluan iaitu :-
Berdasarkan pencapaian prestasi organisasi tahun sebelumnya berbanding sasaran yang diberikan oleh Kementerian Kesihatan/Pejabat Pengarah Kesihatan Negeri Johor (JKNJ) sejajar dengan agihan kewangan yang diberikan. Ini dikenali sebagai perjanjian program tahunan. Pada masa-masa tertentu, permohonan tambahan dipohon jika diperlukan. Selain dari kewangan, sumber tenaga manusia juga dijadikan asas bagi perancangan.
Berdasarkan analisa situasi perkhidmatan kesihatan di kawasan operasi yang berasaskan keperluan dan kehendak masyarakat .
Pelaksanaan aktiviti kesihatan awam juga perlu mematuhi Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam, manual kualiti prosedur kerja, arahan kerja dan lain-lain garispanduan yang telah ditetapkan.
Pelan tindakan bagi aktiviti-aktiviti utama kesihatan awam disediakan dan diselaraskan. Pihak pengurusan memantau perkhidmatan yang dijalankan melalui penganalisaan data dan maklumat serta lawatan ke lokasi. Langkah ini dilaksanakan secara berkala. Penilaian pencapaian aktiviti kesihatan awam dilakukan secara berterusan. Kelemahan-kelemahan atau punca masaalah akan dikenalpasti dan dibuat penyiasatan sekiranya tidak mencapai sasaran. Tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan dilaksanakan dan keberkesanannya dinilai.Rekod yang berkaitan dengan penghasilan penyampaian perkhidmatan kesihatan disenggara dan disimpan dengan baik.Output dari perancangan tersebut adalah dalam prosedur kualiti yang berkaitan.
8.0 OPERASI
36
8.2 Keperluan untuk produk dan perkhidmatan Proses-proses yang berkaitan dengan pelanggan dimana berlakunya interaksi denagn pelanggan sama ada ketika diperingkat permintaan ataupun pemberian perkhidmatan kepada pelanggan. 8.2.1 Komunikasi Pelanggan Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi memastikan saluran komunikasi yang berterusan diwujudkan antara pelanggan dan anggota jabatan. Maklumat mengenai proses utama, maklumat perkhidmatan, pertanyaan, pengendalian kontrak dan tempahan atau penyelenggaran pesanan termasuk pindaan serta maklumbalas/aduan pelanggan dilaksanakan melalui:
a. Maklumat perkhidmatan melalui papan iklan, piagam pelanggan dan poster.
b. Pertanyaan pelanggan melalui kaunter pertanyaan/telefon c. Maklumbalas pelanggan melalui kajian kepuasan pelanggan dan peti
cadangan. 8.2.2 Penentuan Keperluan Berkaitan Produk dan Perkhidmatan Semasa menentukan keperluan untuk produk dan perkhidmatan,keperluan tersebut mestilah jelas,cukup dan betul:
a)Keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan(dicatatkan dalam
borang,kad,buku,arahan dan lain-lain dokumen berkaitan)
b)Keperluan peraturan dan perundangan(contoh:bayaran,kebenaran,dokumen
sokongan dan kepatuhan kepada akta dan undang-undang)
c)Keperluan tambahan yang ditentukan oleh pihak pengurusan tertinggi
Keperluan-keperluan ini mestilah boleh dipenuhi untuk produk dan perkhidmatan yang diberikan. 8.2.3 Semakan Keperluan Berkaitan dan Perkhidmatan Semakan dilaksanakan keatas keperluan-keperluan ini sebelum produk dan perkhidmatan disampaikan kepada pelanggan.Semakan bertujuan untuk memastikan PKD Kota Tinggi berkeupayaan untuk memenuhi keperluan tersebut setelah menerima permintaan dari pelanggan. Ini adalah untuk memastikan: a)Keperluan perkhidmatan dijelaskan secara terperinci b)Sebarang perbezaan diantara keperluan yang dinyatakan dan kehendak yang dinyatakan terdahulu diselesaikan.Perbezaan dimaklumkan kepada pelanggan dan semua yang terlibat dalam proses sebelum penyampaian perkhidmatan serta direkodkan.
37
c)Setiap permohonan yang diterima disemak terlebih adhulu dan hanya permohonan yang dapat dipenuhi sahaja diproses.Sekiranya perkhidmatan yang diminta tidak dapat dipenuhi,rujukan akan dibuat kepada pihak atasan untuk tindakan slanjutnay. 8.2.4 Perubahan kepada Keperluan Produk dan Perkhidmatan
PKD Kota Tinggi hendaklah memastikan perubahan maklumat berkaitan produk dan
perkhidmatan ayng dipinad dan personel yang terlibat dimaklumkan dan peka
terhadap pindaan tersebut(Contoh:pertukaran temujanji)
8.3 Rekabentuk dan Pembangunan Perkhidmatan(Rujuk 3.1)
8.4 Kawalan Terhadap Produk dan Perkhidmatan yang Dibekalkan Dari Luar.
8.4.1 Am
Kawalan telah dilaksanakan untuk memastikan proses,produk dan perkhidmatan yang
diterima memenuhi keperluan yang ditetapkan.Ia termasuk proses,produk dan
perkhidmatan yang diperolehi seacra perolehan,outsource dan agensi kerajaan
berkaitan.
Perkhidmatan outsource ini termasuklah:
a) Perkhidmatan pembersihan fasiliti contohnya Perkhidmatan Sokongan Klinikal(PSK)
b) Perkhidmatan Penyelenggaran Peralatan Perubatan dibawah program MEET contohnya syarikat Quantumn Medical Solution
c) Perkhidmatan Kawalan Keselamatan
Kriteria untuk penilaian,pemilihan,pemantauan prestasi dan penilaian semula telah
ditetapkan dalam pekeliling,arahan,kontrak dan lain-lain dokumen berkaitan.
8.4.2 Jenis dan Tahap Kawalan
Kawalan yang dilaksanakan bersesuaian dengan tahap atau impak proses,produk dan
perkhidmatan yang dibekalkan kepada produk dan perkhidmatana di PKD Kota
Tinggi.Kawalan ini juga telah dinyatakan dalam pekeliling,arahan,kontrak dan lain-lain
dokumen yang berkaitan.
Verifikasi dan pemeriksaan turut dilaksanakan untuk memastikan proses,produk dan
perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan.Ia dilaksanakan semasa
penerimaan produk dan perkhidmatan dan juga selepas produk dan perkhidmatan
digunakan melalui borang penilaian prestasi pembekal yang diwujudkan.Pemantauan
juga dilaksanakan keatas keberkesanan kawalan yang dilakukan oleh pembekal luaran
itu sendiri.Penggantian,pemulangan,penyediaan semula proses,produk dan
38
perkhidmatan perlu dilakukan oleh penyedia luaran jika tidak memenuhi keperluan
yang ditetapkan.
Semua dasar perolehan adalah mengikut Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling-
pekeliling serta surat-surat Pekeliling Perbendaharaan yang terkini.Bagi PKD Kota
Tinggi semua urusan pembelian dan pembayaran dikendalikan oleh Unit kewangan
melalui sistem iGFMAS dan e-Perolehan.
Pemilihan pembekal adalah berdasar kepada keperluan organisasi.Kriteria pemilihan
dan penilaian diwujudkan dan ditetapkan.Kriteria pemilihan pembekal adalah
berdasarkan :
a)Pembekal Produk
Kuantiti barangan
Menepati tempoh penghantaran
Spesifikasi brang
Mutu barang/Kualiti barang
Jaminan barang
Perkhidmatan susulan
Mudah dhubungi
b)Pembekal perkhidmatan
Pengurusan Syarikat
Perancangan/Kemajuan kerja
Pematuhan spesifikasi kerja
Mutu/kualiti kerja
Tempoh penyiapan/Menepati masa
Kebersihan tapak/housekeeping
Pengawasan subkontraktor/pembekal
Pembaikan kecacatan/khidmat susulan
Response kepada teguran
Komunikasi/mudah dihubungi
Prestasi pembekal akan dinilai setiap kali pesanan kerajaan dikeluarkan. Rekod-rekod
akan disimpan termasuk rekod prestasi pembekal dibawah kontrak Kementerian
Kesihatan (pembelian ubatan APPL) yang dilakukan secara online.Pembekal yang
dipilih adalah berdasarkan kepada senarai pembekal yang diwujudkan di
jabatan.Penilaian prestasi pembekal akan dibincangkan dalam mesyuarat kewangan
jabatan.
39
Sekiranya terdapat perkhidamatan yang diluar kemampuan organisasi untuk
melaksanakannya ,perkhidmatan akan diperolehi daripada punca luar.Perkhidmatan
ini akan dipantau dengan rapi supaya ia mematuhi kehendak organisasi .Penyeliaan
kerja-kerja yang dilakukan akan dibuat diperingkat klinik/unit.
8.4.3 Maklumat kepada pembekal luar
Keperluan yang berkaitan denagn proses,produk dan perkhidmatan yang ingin
diperolehi daripada luar mestilah jelas dan cukup sebelum berkomunikasi dengan
penyedia yang berkenaan.Ia termasuk maklumat dalam dokumen seperti pesanan
pembelian,kontrak dan spesifikasi.
Maklumat ini merangkumi:
Pesanan tempatan / inden kerja
Spesifikasi perkhidmatan/produk yang diperlukan
Dokumen sebutharga.
Dokumen tender.
Letter of indent.
Melaksanakan semakan ke atas bahan atau perkhidmatan yang diperolehi dengan
membandingkan dengan ciri-ciri ditetapkan,pengujian atau pemeriksaan.
8.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan
8.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan
Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan bahawa semua aktiviti di bawah
proses utama dirancang dan dijalankan di dalam keadaan yang terkawal untuk
menjamin kualiti. Kaedah kawalan proses merangkumi satu atau lebih dari perkara
dibawah:-
a) Menyediakan maklumat tentang ciri-ciri perkhidmatan yang disediakan melalui
prosedur-prosedur yang didokumenkan. Pelaksanaan proses dipastikan
mematuhi dasar, peraturan atau undang-undang yang berkaitan dan
berpandukan kepada prosedur-prosedur kualiti berkaitan yang telah diluluskan.
b) Mewujudkan arahan-arahan kerja yang mencukupi
c) Aktiviti-aktiviti bagi setiap proses utama dijalankan dengan menggunakan
peralatan-peralatan yang sesuai.
d) Menyediakan kaedah atau alat untuk memantau dan menilai
e) Melaksanakan kaedah pemantauan dan pengukuran yang disediakan
f) Menyediakan khidmat susulan selepas perkhidmatan diberi
Aktiviti-aktiviti bagi setiap proses utama dilaksanakan oleh anggota terlatih mengikut
kepakaran yang diperlukan dan latihan diberi dari masa ke semasa mengikut
keperluan.
40
8.5.2 Identifikasi dan Kemudahkesanan
Pihak pengurusan PKD Kota Tinggi akan sentiasa memastikan:- a. Semua anggota diberi tanda pengenalan jabatan untuk mengenlpasti
tugas,bidang kuasa dan memudahkan rujukan oleh pelanggan dan staf organisasi
b. Semua aktiviti yang dijalankan dalam pemberian perkhidmatan diberi nama sebagai identifikasi dan kemudahkesanan seperti aktiviti pendaftaran, pemeriksaan, pemeriksaan makmal, rawatan serta pemberian ubat (bagi aktiviti Pembangunan Kesihatan Keluarga) dan aktiviti kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutu makanan, kawalan mutu air minum, penguatkuasaan dan sebagainya ( bagi aktiviti Kesihatan persekitaran).
c. Setiap spesimen makmal yang diambil dari pelanggan untuk dijalankan ujian akan dilabelkan.
d. Semua ubat-ubatan dilabel, diberi nombor batch dan dikenalpasti tarikh luput.
e. Semua pelanggan yang datang mendapat rawatan atau perkhidmatan di klinik didaftarkan mengikut nombor kad pengenalan mereka. Setiap aktiviti rawatan yang diberikan akan didokumentasi di dalam kad rawatan atau sistem online(TPC).
f. Bagi aktiviti kesihatan persekitaran, setiap tindakan yang dilaksanakan dicatiitkan di dalam borangatau laporan yang ditetapkan dan disimpan di dalam fail atau softcopy.
g. Semua asset yang diperolehi diberi kod dan didaftarkan sebagaimana arahan dalam Arahan Perbendaharaan terkini.
h. Semua dokumen SPK PKD Kota Tinggi diberi kod dan nombor dokumen serta disediakan senarai edaran untuk identifikasi dan kemudahkesanan.
i. Semua fail didaftarkan dan diberi nombor fail. j. Infrastruktur yang digunakan diberikan nama atau nombor pendaftaran
yang tertentu.
8.5.3 Harta Milikan Pelanggan atau Pembekal Luar
Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan anggotanya menjaga harta hakmilik pelanggan yang diterima dan dibawah tanggungjawabnya. Produk/barangan/sampel/dokumen yang dibekalkan oleh pelanggan/pembekal akan dikenalpasti, direkod, dijaga dan dan dipastikan selamat sewaktu dibawah kawalan atau digunakan oleh jabatan. Kerahsiaannya dijamin jika perlu. Jika harta hakmilik pelanggan ini hilang, rosak atau tidak boleh digunakan lagi, ia akan dilaporkan kepada pelanggan. Contoh harta hakmilik pelanggan ini adalah seperti sampel darah, sampel kahak, urin yang akan dikembalikan semula kepada pelanggan dalam bentuk keputusan hasil ujian makmal. Rekod berkaitan dengan ini diselenggara dan disimpan.
41
8.5.4 Pemeliharaan
Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi berusaha memastikan
perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan dipelihara dari sebarang kecacatan
atau ketidakpatuhan terhadap keperluan melalui pengendalian yang cermat, teliti serta
mematuhi kawalan yang ditetapkan. Ini dilakukan dengan memastikan proses
penyediaan dan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan mematuhi keperluan
identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan, dan kawalan yang
ditetapkan termasuk pemeliharaan dan penghantaran seperti contohnya pemeliharaan
dalam perkhidmatan ubat-ubatan, bahan-bahan ujian makmal dan vaksin.
Pemeliharaan ini termasuk bahagian-bahagian atau bahan tambahan sesuatu produk
contohnya bahan pelarut vaksin dan larutan buffer di makmal.
8.5.5 Aktiviti Selepas Penghantaran Produk/Penyampaian Perkhidmatan
Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan mengesahkan mana-mana proses
perkhidmatan dimana hasilnya hanya akan diketahui selepas perkhidmatan diberi
contohnya pemberian ubat Penicillin, pemberian vaksin campak di mana komplikasi
alahan hanya akan diketahui selepas ubat/vaksin diberikan.
Pengesahan yang dilaksanakan perlu menunjukkan keupayaan proses-proses
tersebut mencapai keputusan sebagaimana dirancang. Pejabat Kesihatan Daerah
Kota Tinggi mengujudkan prosedur-prosedur termasuk (di mana perlu):-
a) Mengenalpasti kriteria minima untuk mengkaji dan menerima proses-proses
tersebut. Contohnya Suhu badan bayi tidak melebihi 38.00C sebelum pelalian diberi.
b) Personel adalah terlatih dan peralatan yang digunakan telah diluluskan.
c) Menggunakan kaedah dan prosedur khusus
d) Rekod-rekod disimpan dan dipelihara
e) Memberi arahan untuk memberi maklumbalas selepas perkhidmatan
dilaksanakan – contoh: setelah memberi suntikan, pelanggan diminta untuk datang
semula ke klinik sekiranya timbul masalah.
8.5.6 Kawalan Perubahan
Sebarang perubahan yang dibuat semasa proses penyediaan dan penyampaian
perkhidmatan disemak dan dikawal terutamnya yang melibatkan dokumen-dokumen
rasmi dan SPK.Bukti dikekalkan dalam dokumen dan rekod berkaitan untuk
menunjukkan hasil perubahan tersebut dan apa-apa yang timbul daripada perubahan
tersebut.
42
8. 6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan
Produk dan perkhidmatan perlu disemak,disahkan atau diluluskan untuk memastikan
perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan dalam
SPK.Ia tidak boleh diberi atau disampaikan kepada pelangan jika belum disahkan atau
diluluskan oleh anggota bertanggungjawab.
Bukti semakan,pengesahan atau kelulusan serta anggota atau pegawai
bertanggungjawab turut didokumenkan dalam rekod-rekod berkaitan.
8.7 Kawalan Output Yang TIdak Akur
Produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi atau tidak akur kepada keperluan
dikawal untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut tidak digunakan atau
diberi atau disampaikan kepada pelanggan.
Kawalan merangkumi tindakan berikut:
Pembetulan(membetulkan ketidakakuran)
Pengasingan,memulangkan atau menggantung pemberian produk atau
perkhidmatan
Memaklumkan kepad pelanggan
Mendapatkan pengesahan daripada pihak yang berkenaan jika produk atau
perkhidmatan tersebut ingin digunakan dengan bersyarat
Merekodkan tindakan di atas dalam dokumen berkaitan
9.1 Pemantauan,Pengukuran,Analisa dan Penilaian
9.1.1 Am
Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa memastikan data-data yang diperlukan dikumpul dan dianalisa untuk digunakan sebagai kaedah pemantauan bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan mencapai sasaran yang ditetapkan dan memenuhi kehendak pelanggan. Sekiranya terdapat perkhidmatan yang tidak mencapai sasaran dan tidak memenuhi kehendak pelanggan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan serta pencegahan. Ini akan menjadi input kepada Kajian Semula Pengurusan.
Kepatuhan sistem kualiti akan diukur melalui audit kualiti dalaman dengan mengukur pencapaian kualiti dan kepuasan pelanggan. Hasil pemantauan dan pengukuran akan
9.0 PENILAIAN PRESTASI
43
dilaporkan kepada pihak pengurusan bagi menilai tahap kualiti yang dicapai dan digunakan untuk penambahbaikan segala kelemahan yang dikenalpasti. 9.1.2 Kepuasan Pelanggan Kepuasan pelanggan merupakan objektif utama Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi.Kepuasan pelanggan dapat dinilai melalui maklumbalas yang diterima samada dalam bentuk aduan atau pujian yang diterima secara langsung atau diketahui daripada media massa atau medium sosial.Setiap aduan atau pujian akan diverifikasi dan ditentusahkan sumbernya.Aduan yang diterima juga akan didaftar dan diambil tindakan mengikut tempoh masa yang ditetapkan mengikut kriteria aduan. Selain itu satu kajian khusus berkaitan kepuasan pelanggan juga setahun sekali di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi. Bagaimanapun ia juga boleh dijalankan pada bila-bila masa mengikut keperluan sekiranya terdapat ketidakakuran dalam perkhidmatan samada melalui maklumbalas, aduan pelanggan, lapuran audit serta lapuran media. Hasil Kajian Kepuasan Pelanggan akan menjadi input kepada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 9.1.3 Analisis dan Penilaian Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa mengenalpasti, mengumpul dan menganalisis data yang sesuai bagi menentukan kesesuaian dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan menilai dimana penambahbaikan berterusan dapat dilaksanakan. Ini termasuklah data yang diperolehi hasil daripada pemantauan dan pengukuran serta daripada sumber-sumber berkaitan. Teknik-teknik statistik yang sesuai digunapakai untuk menganalisa data seperti peratusan, bar chart dan lain-lain.
Analisis data menyediakan maklumat-maklumat berhubung:- a. Kepuasan hati pelanggan
Analisis kepada kepuasan hati pelanggan adalah berdasarkan borang soal selidik ( BSS ) yang dihantar setahun sekali kepada pelanggan. Analisis dibuat kepada semua aspek dan dinilai dalam bentuk peratusan.
b. Pematuhan kepada keperluan perkhidmatan adalah berpandukan kepada
analisa aduan dan maklumbalas pelanggan yang diperolehi samada melalui peti cadangan atau aduan pelanggan.
c. Ciri-ciri dan trend proses perkhidmatan dinilai melalui analisa pencapaian
aktiviti setiap tiga bulan, enam bulan dan tahunan (termasuk pencapaian QAP, UCI dan DSA ).
d. Prestasi pembekal dianalisa berpandukan criteria seperti kualiti, kos dan jangkamasa penghantaran menggunakan borang prestasi pembekal
44
9.2 Audit Dalaman Pejabat Kesihatan Kota Tinggi menjalankan audit kualiti dalaman sekurang-kurangnya setahun sekali atau pada bila-bila masa sekiranya berlaku :
Terdapat perubahan besar pada prosedur-prosedur yang digunakan
Terdapat aduan serius daripada pelanggan
Ketidakakuran kritikal di dalam sistem Tujuan audit dalaman ini dilaksanakan adalah bagi menentukan a. Pematuhan kepada kehendak-kehendak MS ISO 9001:2015 dan kehendak-
kehendak lain yang ditetapkan oleh Pejabat Kesihatan Kota Tinggi b. Keberkesanan perlaksanaan sistem kualiti. Program audit dirancang oleh Ketua Juruaudit Dalaman dan diluluskan oleh Jawatan Kuasa Pengurusan SPK dengan mengambil kira status dan kepentingan proses-proses yang perlu diaudit dan juga keputusan audit terdahulu. Sebelum sesuatu audit dijalankan kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan di tentukan terlebih dahulu. Juruaudit yang mengaudit dipastikan tidak mengaudit unit sendiri. Semua juruaudit yang melaksanakan pengauditan adalah di kalangan mereka yang dilantik oleh Pegawai Kesihatan Daerah setelah mendapat latihan dari agensi yang diiktiraf atau yang dikendalikan oleh jabatan.Ketua Juruaudit Dalaman memastikan anggota yang bertanggungjawab mengambil tindakan segera keatas sebarang ketidakakuran yang dibangkitkan dan mengenalpasti punca ketidakakuran tersebut. Tindakan pembetulan yang diambil di verifikasi melalui audit susulan dan hasil audit dalaman dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Segala rekod-rekod berkaitan disimpan dan disenggara. Tanggungjawab bagi merancang, melaksana, menyediakan laporan audit dan mengemaskini rekod pengauditan dinyatakan secara jelas dalam prosedur audit kualiti dalaman Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi. 9.3 Kajian Semula Pengurusan 9.3.1 Am Sistem Pengurusan Kualiti PKD Kota Tinggi dikaji dan disemak semula sekurang-kurangnya setahun sekali.Ini bagi memastikan SPK terus sesuai,mencukupi dan berkesan.Kajian semula ini akan meliputi penilaian keatas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan perubahan SPK termasuk dasar dan objektif kualiti.Penyemakan semula akan dibuat dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan yang dipengerusi Pegawai Kesihatan Daerah.
45
9.3.2 Input Semakan
Maklumat atau data-data berikut perlu disedia dan dianalisis oleh ketua-ketua bahagian/Unit dan pegawai yang diarahkan sebagai input utama dalam akjian semula pengurusan
Susulan dari kajian semula pengurusan yang lepas
Keputusan audit dalaman dan luaran
Maklumbalas pelanggan dan pihak berkepentingan(aduan,kajian kepuasan dan cadangan
Perubahan isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan SPK
Prestasi proses dan keakuran perkhidmatan(termasuk pencapaian objektif kualiti)
Status ketidakakuran dan tindakan pembetulan
Status pemantauan dan pengukuran(contoh :audit kejururawatan,audit NCD)
Keberkesanan tindakan dalam menangani risiko dan peluang
Kecukupan sumber
Prestasi penyedia luar(pembekal dan konsesi)
Cadangan dan peluang penambahbaikan
Lain-lain perkara yang ditentukan oleh Pegawai Kesihatan Daerah 9.3.3 Output Semakan Kajian Semula Pengurusan mestilah merumuskan keputusan dan tindakan yang merangkumi:
Peluang penambahbaikan
Keperluan untuk perubahan SPK
Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan
Keperluan sumber Keputusan dan tindakan daripada kajian semula pengurusan diminit dan diedarkan kepada yang berkenaan untuk perlaksanaan tindakan.Pengurusan atasan bertanggungjawab untuk memastikan semua keputusan dan tindakan dilaksana sewajarnya. 10.1 Am Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa menjalankan penambahbaikan ke atas sistem pengurusan kualiti. Penambahbaikan ini diambil samada melalui hasil analisa kajian kepuasan pelanggan, audit kualiti dalaman, pencapaian objektif kualiti serta daripada keputusan Kajian Semula Pengurusan.
10.0 PENAMBAHBAIKAN
46
Tindakan penambahbaikan ini diambil setelah mengkaji punca-punca ketidakpatuhan serta tindakan pembetulan yang di jalankan. Tindakan penambahbaikan ini juga diambil hasil daripada laporan pemerhatian. 10.2 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengambil tindakan pembetulan ke atas punca-punca ketidakakuran yang ditemui semasa menganalisa kepuasan pelanggan, audit kualiti dalaman, pencapaian objektif kualiti, analisa data pencapaian aktiviti serta daripada keputusan Kajian Semula Pengurusan. Tindakan pembetulan diambil bagi menghalang ketakakuran daripada berulang. 10.3 Penambahbaikan berterusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa menjalankan penambahbaikan ke atas sistem pengurusan kualiti. Penambahbaikan ini diambil samada melalui hasil analisa kajian kepuasan pelanggan, audit kualiti dalaman, pencapaian objektif kualiti serta daripada keputusan Kajian Semula Pengurusan. Tindakan penambahbaikan ini diambil setelah mengkaji punca-punca ketidakpatuhan serta tindakan pembetulan dan pencegahan yang di jalankan. Tindakan penambahbaikan ini juga diambil hasil daripada laporan pemerhatian.
47
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen terkawal sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan
yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan
TARIKH
HALAMAN DIPINDAAN
BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN
NO PINDAAN
M/S
M/s hadapan-perubahan nama ketua PTJ 11/7/2018 01 01 Lampiran Perubahan senarai objektif kualiti
Perubahan senarai pengurusan risiko Carta Alir Perolehan Carta Alir Pengurusan hasil
01/07/2019 01 02 Lampiran Perubahan senarai pengurusan risiko