Masing-masing bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting, yaitu berkaitan dengan kearsipan. Agar lebih jelas anda bisa mengikuti penjelasan mengenai Sistem Penomoran Surat Resmi berikut ini. setiap institusi atau organisasi berhak membuat sistem / aturan penomoran surat dimana sistem tersebut bebas dilakukan sepanjang tidak keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, berupa kode angka / huruf dan singkatan-singkatan. Lebih jelasnya silahkan perhatikan contoh berikut!

Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2014Coba lihat susunan kode pada nomor surat resmi di atas, tentu ada arti, maksud dan juga tujuannya bukan? Nah, pada nomor di atas masing-masing memiliki arti sendiri yaitu seperti dijelaskan di bawah ini:A = kode untuk surat internal (misalnya surat undangan untuk anggota, surat apapun yang berkaitan dengan anggota organisasi / jaringan dalam institusi). Sehingga kode "B" berarti kode surat untuk pihak luar organisasi. Maka boleh juga memberikan kode C untuk Jenis Surat Tugas dan Surat Keterangan lainnya.001 = Artinya nomor seri surat itu dikeluarkan, misalnya dalam suatu kegiatan surat pertama yang dikeluarkan untuk internal lembaga khusus di kegiatan tersebut adalah 001, maka kalau ada surat susulan otomatis menjadi 002.Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainyaAKB = Identitas organisasi / institusiI = Bulan ketika surat itu dikeluarkan, umumnya di tulis dalam angka romawi2014 = Tahun surat itu di keluarkan