kick-off medizinische universität graz 16.06.2003
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Kick-offMedizinische Universität Graz
16.06.2003
216.06.2003TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\
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Agendapunkt Wer Begrüßung
Medizinische Universität Graz Dekan
Projektvorstellung Ziele des Projektes Projektphasen/Zeitplan Roll-out Projektteam Chancen / Abgrenzungen
Zettl Wallner Wallner Stachl
Pause
Rolle IVM Traxl (IVM)
Darstellung der Med.-Spezifika Wehr Modulweises Arbeiten (Termine, inkl. Urlaube) Zettl/Teams
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Begrüßung
• Medizinische Universität
=> Dekan Univ. Prof. Dr. Helmut Wurm
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Ziele des Kick-off
• Ziele, Inhalte, Randbedingungen, Vorgehen im Roll-out und im Gesamtprojekt sind allen Projektbeteiligten bekannt
• Umfang des Lösungsportfolios ist bekannt• Projektbeteiligte kennen sich• Richtlinien sind vorgestellt• Terminplan ist kommuniziert• Herstellen des Informationsgleichstandes zwischen allen
Roll-outbeteiligten• Teammotivation
Roll-out ProjektvorstellungRalph Zettl - ProjektleiterRalf Wallner – Roll-out Manager
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Grundsätzliches
• „Einführung SAP R/3“ ist ein gemeinsames Projekt der Universität und der zukünftigen Medizinischen Universität
• Der Roll-out erfolgt zeitlich gestaffelt:Universität: Februar 2003 – Juni 2003Medizinische Universität: Juni 2003 – September 2003
• Die Projektteams sind in beiden Tranchen weitgehend ident
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Ziele Med.Univ. Graz
Gesetzliche Anforderungen UG2002 und HGB
Abbildung bewährter eigener Spezifika
Integriertes, vernetztes Rechnungswesen
Bereitstellung tagesaktueller Informationen
Transparente und schlanke Prozesse für- Budgetierung- Buchhaltung- Einkauf- Berichtswesenu.a.
Nutzung moderner Online-Technologien
Projektphasen/Zeitplan
Ralf Wallner - Roll-out Manager (SBS)
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Roll-out Vorgehen
• Roll-out Vorbereitung– Kick Off– Schulung der Projektmitarbeiter
• Konkretisierung der Masterlösung auf UNI– Erarbeiten der Med-spezifischen Lösung (Feinkonzept) auf Basis der Lösung der
Universität Graz– Implementierung der Med-Lösung– Tests und Abnahme der Med-Lösung
• Vorbereitung Produktivstart– End-Anwenderschulung– Systemvorbereitungen (Datenübernahme etc.)
• Produktivstart• Nachbetreuung
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Mitwirkung / Aufgaben der Universitäten
• Roll-out Vorbereitung (abgeschlossen)• Überlegungen/Entscheidungen gemäß Checklisten:
– Org-Strukturen, Schnittstellen, Kontenplan, Kostenstellen, Profitcenter, Infrastruktur
• Abnahme/Test von:– SAP Prozessen, Berechtigungen, Datenübernahme
• Bereitstellen von Schnittstellen der UNI/MED-Systeme• Bereitstellen von Altdaten bzw. Anlegen von Stammdaten• Erstellen der Schulungsunterlagen und End-
Anwenderdokumentation• End-Anwenderschulung durch Projektmitarbeiter• Organisationsentwicklung/Change Management
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Projektorgane seitens der UNI
• Uni/Med.-Lenkungsausschuß• Interne Projektleiter• Projektbüro• Leiter Aufgabenpaket OE/Geschäftsprozesse• Leiter Aufgabenpaket SAP Modul
– FI/FI-AA, CO/PS, FI-FM, MM/SD, BW
• Leiter Aufgabenpaket Schulung• Leiter Aufgabenpaket Technik und Entwicklung
– Schnittstellen/Datenübernahme, Infrastruktur, Betrieb/Service
• Teammitglieder
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Aufgabenpaket-verantwortl.
Kommunikation
Gesamt-Projekt
Enduser
Interne Projektleiter
Key-user
Teammitglieder
Beraterteam
UNI Lenkungs-ausschuss
Roll-outManager
Master Modul- verantwortliche
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Roll-out – Ressourcen der Universität
• Interne Projektleiter 60 % (während Intensivphasen)
• Roll-out Teammitglieder 40 % (während Intensivphasen)
• Experten nach Bedarf
• Projektmanagement 1 Sitzung wöchentlich
• Lenkungsausschuss mindestens 3x
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Projektteam SBS
• Eder Hans-Peter Technik/Entwicklung• Goth Sabine FM• Grossegger Gerald Technik/Entwicklung• Losch Robert MM• Obtresal Roland SD/stv. ROM• Plantau Alois FI• Schalk Andrea CO• Schöttl Andrea FI-AA• Struger Martin BW• Wallner Ralf ROM
Chancen/Abgrenzungen uni.verse
Rudolf Stachl - Teilprojektleiter Roll-out (SBS)
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Ziele
Implementierung eines flexiblen Managementinformationssystems für das Rechnungswesen zur Unterstützung der Planung, Steuerung und Kontrolle
Optimierung der Geschäftsprozesse
Aufbau einer folgekostengünstigen Lösung
Integration der neuen Lösung in bestehende IT-Anwendungen
Schaffung eines benutzerfreundlichen, ergonomischen IT-Verfahrens zur Förderung der Akzeptanz bei den Anwendern
Entwicklung von Fähigkeiten der Mitarbeiter der Universitäten, um als Ansprechpartner im First-Level-Support agieren zu können
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ModulspezifischeProzesse
IntegrativeProzesse
Rolle yModul TA
...
Rolle xModul TA
1 Itegrativer Prozess (GP)
1 GP Zentrale Beschaffung1.1. GF Bestellung von Anlagen
Nr. Transaktion Prozess Tätigkeit ModulVerk-org
Eink-org Bukrs Kokrs
1.1. 3 ME51N MM - Bestellanforderungen Bestellanforderung erstellen
MM1.1. 8 FK01 FI -Verwaltung Stammdaten Kreditoren Stammdaten anlegen MM1.1. 9 XK01 MM-Lieferantenstamm Lieferantenstammdaten
anlegen (zentral)MM
1.1. 11 ME21N MM - Beschaffung Materialien durchführen Bestellung anlegen MM1.1. 14 MIGO MM - Wareneingang Lager Wareneingang erfassen MM1.1. 20 MIRO MM - Rechnungsprüfung Rechnungsprüfung
RechnungMM
Vorgehen Prozesse und Geschäftsfälle
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Risiken
Änderungen der Aufbauorganisation
Rechtzeitige Entscheidungen über Prozesse
Ressourcen der Projektmitarbeiter
Trennung inhaltlicher und vertraglicher Auftraggeber
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Erfolgsfaktoren
Erfahrungen der Uni Graz
Lösung muss nahe am Master bleiben
Konzentration auf das Wesentliche
Professionelle Einstellung und Arbeit
Teamarbeit
Pause
Rolle des IVM im Auftrag des BMBWK
Markus Traxl (IVM)
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Rolle IVM im Auftrag des BMBWK (I)
Organisation KOA inkl. Moderation und Protokollierung Organisation und Moderation von regelmäßigen
Treffen der Universitäten je Rollout-Tranche (in
Absprache mit der SBS) Vertretung Auftraggeber im Projektmanagement Vertretung und Auskunftspflicht im
Lenkungsausschuss Qualitätssicherung von Seiten des Auftraggebers Außerhalb des Projektes Koordination der
Weiterführung „Besoldung“ im Auftrag des BMBWK
(bis Ende 2. Quartal)
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Rolle IVM im Auftrag des BMBWK (II)
Procedere 1 Ansprechpartner des IVM pro Universität im
Rollout => Christoph Jünger, Markus Traxl Regelmäßiger Kontakt mit Projektleitern bzw.
nominierten Ansprechpartnern der Universitäten Daten
Mag. Christoph Jünger, mba [email protected], 06991-92 42 052
Mag. Markus Traxl, [email protected], 0664 – 53 12 970
Mag. Mathias [email protected] - 1623660
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Abwicklung „Change Requests“
Allgemeines Im Projekt kann es zu Änderungsanforderungen
kommen, die über die Masterfunktionalitäten hinausgehen.
Die Abwicklung erfolgt über „Change Requests“. Ablauf
Alle CRs werden gesammelt und bewertet (finanzielle, zeitliche und technische Machbarkeit; Auswirkung auf den Betrieb; Relevanz für eine oder mehrere Unis)
CRs werden dem, vom Lenkungsausschuss eingerichteten, Change Control Board vorgelegt (Vertreter Rektorenkonferenz, BMBWK, SBS und BRZ) und entschieden
Möglichkeiten: Finanzierung aus dem Projekt, Finanzierung durch eine oder mehrere Universitäten; Durchführung nach dem Projektende
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Bemerkungen (I)
Erfolgsfaktoren Intensive Mitarbeit der Experten der Universitäten =>
Know How Aufbau für First Level Support (bedingt weiterhin eine hohe Arbeitsbelastung!!)
Intensive Mitarbeit bei der Erstellung der unispezifischen Anwenderdokumentation und Nachbildung wichtiger Prozesse im Rahmen der Anwenderdokumentation
Durchführung der Enduserschulungen durch die Mitarbeiter der Universität (mit Unterstützung durch die SBS)
Miteinbeziehung aller wichtigen Partner an der Med.-Universität
Sensibilisierung der Universitätsführung
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Bemerkungen (II)
Erfolgsfaktoren SAP-Master ist ein Rahmen, der nur in Einzelfällen ergänzbar
oder abänderbar ist => Ziel ist unabänderbar („Start Echtbetrieb mit 1.1.2004 und funktionsfähiges System im STANDARD –folgekostengünstig)
Aufbau institutionalisierter Plattformen zur Information aller Betroffener an den Universitäten (Informationsmanagement)
Koordination aller wichtigen Projekte im Bereich Rechnungswesen (EB inklusive Inventar, Personalverrechnung, Uni.Verse . . .)
Klare Fokussierung – nicht so viel wie möglich abdecken, sondern die wichtigen Prozesse fundiert implementieren („Mut zur Lücke“)
Übersicht der Spezifika an der Medizinischen Universität Graz
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Anforderungen - FI
• § 9 Univ. Rechnungsabschluss VO– Die geleisteten Kostenersätze nach § 55 Z 1 KAKuG sind nicht zu
aktivieren (paktierten Anschaffungen -> Investitionszuschüsse)– Für die Kostenersätze für Mehrkosten gem. § 55 Z 2 KAKuG und
für die von den UniKliniken erbrachten Erträge gilt das Aufrechnungsverbot gem. § 196 (2) HGB nicht.
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Anforderungen – FI/CO
• § 11 Z 6 Univ. Rechnungsabschluss VO– Aufgliederung der Kostenersätze an den Krankenanstaltenträger
gem. § 33 UG• Mehrkosten gem. § 55 Z 1 KAKuG + Erläuterung wesentlicher
Vorhaben
• Restbetrag für Mehrkosten gem. § 55 Z 2 KAKuG, dessen Ermittlung und Entwicklung; untergliedert in Mehrkosten der UK und in die Leistungsverrechung der Universitäten
• Mehrkosten gem. § 55 Z 3 KAKuG (Unterrichtspatienten)
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Anforderungen - CO
• § 29 (4) Z 1 UG 2002– Aufgaben der in ärztlicher bzw. zahnärztlicher Verwendung
stehenden MitarbeiterInnen• Lehre
• Forschung
• Patientenbetreuung
• § 94 (1) UG 2002– Ärztinnen und Ärzte in Facharztausbildung (…keine gesonderten
Pflichten in Lehre und Forschung)
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Anforderungen - CO
• § 29 (4) Z 2 und Z 3 UG 2002– Erhebung, Bewertung und Dokumentation aller notwendigen
Daten und Infos, die den Klinischen Mehraufwand betreffen– Mittelfristige Planung sämtlicher Anlagen, die ganz oder teilweise
den Bedarf von Forschung und Lehre dienen und zu Mehrkosten gem. § 55 Krankenanstaltengesetz führt
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Anforderungen – CO
• Bereich Lehre– Abbildung folgender Studienrichtungen
• Studienrichtung Humanmedizin– Studienplan alt
– Studienplan neu
• Studienrichtung Zahnmedizin• Doktoratsstudium
– Studienplan alt
– Studienplan neu
– Zahnmedizinischer Lehrgang (läuft 2004 aus)
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Anforderungen – CO
Aufbau Studienplan Humanmedizin neu
Studienplan Humanmedizin
Module TracksFächer-gruppen
Studien-ein-
gangs-phase
Studienabschnitte
Lehrveranstaltungen(Vorlesungen, Übungen, Seminare,
Pflichtfamulatur, Hospitationen)
Freie
Wahlfächer
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• Neue Kostenstellennumerik– Bereinigung der Vorklinischen Nummernstrecke– Anpassung an KAGES
• Fachbereiche– als Hierarchieebene
• Klinische Abteilungen– als Kostenstelle zu berücksichtigen
• zusätzliche Hierarchieebene
• neue Numerik
Anforderungen – CO/FM
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Zeitplan für die Festlegung der Aufbau- Ablauforganisation an der MUG
GrobkonzeptGrobkonzept
Mär Apr Mai Jun Okt Nov Dez
FeinkozeptFeinkozept
UmsetzungUmsetzung
2003
Jul Aug Sep
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Kritische Bereiche• Einbindung § 26 / § 27 UG 2002 in das Rechnungswesen
der MUG
=> Einbindung von Musterinstituten/-kliniken• Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation der MUG
=> Fiktive Aufbauorganisation
Arbeiten in den Modulteams
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Arbeiten in den Modulteams
• Ablauf Workshops– Raumreservierung/Infrastruktur
– Einladung/Agenda
– Dokumentation
• Teamworks• Projektleitung• Persönliche Vorstellung der Berater• Terminvereinbarungen je Arbeitsteam
– Termine
– Inhaltliche Schwerpunkte
• Urlaubsplanung
12. Jänner 2004
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !