kirjaamisvalmennus - tietopaketti ... › wp-content › uploads › 2019 › 01 ›...

KIRJAAMISVALMENNUS -TIETOPAKETTI ARKISTOVASTAAVILLE

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotto Kanta-palveluissa

Nina Peronius ja Teppo Taskinen

2

ARKISTOINTI ASIAKASTYOumlN ETULINJAAN

12019 Peronius amp Taskinen 2

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoiminen kansallisesti

yhdenmukaisella tavalla Kanta-palveluihin on

suuri muutos organisaatioille ja

yksittaumlisille tyoumlntekijoumlille

Ennen arkistoiminen oli asiakirjojen

rdquoloppusijoitustardquo Nyt se on huomioitava jo

asiakkaan ensitapaamisella

3

TIETOPAKETIN SISAumlLTOuml


bull Asiakastietojen kirjaamista ja arkistointia ohjaava lainsaumlaumldaumlntouml

bull Kanta-palveluihin liittyminen muuttaa arkistointiabull Asiakasasiakirjakartoitusbull Kanta-palveluun liittyminen 2018-2022 bull Kanta-arkistonhoitajan tehtaumlvaumltbull Kanta-palvelun kaumlyttouml eri liittymismuodoissabull Erityistilanteet ja avoimet asiat

4

ASIAKASTIETOJEN KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA OHJAAVA LAINSAumlAumlDAumlNTOumlAsiakkaan on kyettaumlvauml luottamaan siihen ettauml haumlnen arkaluonteiset tietonsa pysyvaumlt salassa eheinauml ja kaumlyttoumlkelpoisina

Myoumls sosiaalihuollon asiakkuus on salassa pidettaumlvauml tieto

Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville

5

HENKILOumlTIETOJEN KAumlSITTELY TULEE TUNNISTAA

bull Henkiloumltietoja ovat kaikki tiedot jotka liittyvaumlt tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkiloumloumln

bull Henkiloumltietojen kaumlsittelyauml ovat kaikki henkiloumltietoihin kohdistuvat toimenpiteet suunnittelusta poistamiseen

bull Rekisterinpitaumljauml on ihminen tai organisaatio joka maumlaumlrittelee mihin tarkoitukseen ja millauml tavalla henkiloumltietoja kaumlsitellaumlaumln

bull Henkiloumltietojen kaumlsittelijauml on ihminen tai organisaatio joka kaumlsittelee henkiloumltietoja rekisterin pitaumljaumln puolesta

12019 Peronius amp Taskinen

httpstietosuojaf ihenkilotietojen-kasittely

5

6

HENKILOumlTIETOA SAA KAumlSITELLAuml AINOASTAAN LAIN ANTAMIN OIKEUKSIN TAI HENKILOumlN NIMENOMAISELLA LUVALLA

bull EUn yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on ylin tietosuojaa koskeva saumlaumldoumls

Vahvistaa henkiloumltietojen kaumlsittelyn avoimuutta laumlpinaumlkyvyyttauml ja henkiloumln oikeuksia jotta henkiloumltietojen kaumlsittely palvelee ihmistauml vastaa digitalisaation vaatimuksiin ja rakentaa luottamusta digitaalitalouden kehittaumlmiseksi

Ohjaus tietosuoja-asetuksen mukaiseen toimintaan wwwtietosuojafi

Tietosuoja-asetusta taumlydentaumlauml ja taumlsmentaumlauml kansallisesti 112019 voimaan tullut tietosuojalaki (10502018)

bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista ( 8122000)



Jokaisessa viranomaisessa tai julkishallinnon

organisaatiossa tulee olla tietosuojavastaava joka

neuvoo ja ohjaa tietosuojan toteuttamista

Tietosuojavaltuutetun toimisto tukee ja

tiedottaa valtakunnallisestiwwwtietosuojafi

Myoumls Aluehallintovirastoissa

neuvotaan rekisteriasioissa

8

LAIT MAumlAumlRITTAumlVAumlT KIRJAAMISTA JA ARKISTOINTIA

bull Asiakasasiakirjalaki (2542015)

velvoittaa kirjaamaan riittaumlvaumln ja tarpeellisen asiakastiedon maumlaumlraumlmuotoisesti ja tallettamaan ne THLnmaumlaumlraumlysten mukaisesti (sect 4-5)

Velvoittaa laatimaan ja saumlilyttaumlmaumlaumln asiakasasiakirjat sellaisia vaumllineitauml ja menetelmiauml kaumlyttaumlen ettauml asiakirjoihin sisaumlltyvien tietojen eheys ja kaumlytettaumlvyys voidaan turvata tietojen saumlilytysajan (sect 21)

Liite 1 maumlaumlrittaumlauml maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajat

bull Asiakastietolaki 1572007 (uudistuu HE 3002018 voimaan mahdollisesti 132019)

Asiakastietolaki = Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml

bull Arkistolaki (8311994) maumlaumlrittaumlauml arkistotoimen tehtaumlvaumlt

Kansallisarkisto (Arkistolaitos) maumlaumlraumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumln aineiston

bull Tuleva Tiedonhallintalaki (HE 2842018) on tiedonhallinnan yleislaki ja korvaa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (6342011)


9

REKISTERIRAJAT SUOJAAVAT TIETOA

bull Henkiloumlrekisteri on kaumlyttoumltarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvien henkiloumltietojen kokonaisuus

Tietoa eri rekisterien vaumllillauml ei saa siirtaumlauml ilman lakiperustetta tai asiakkaan lupaa

Henkiloumltietolain mukainen rekisteriseloste tietosuojaseloste ei vaumllttaumlmaumlttauml taumlytauml tietosuoja -asetuksen informointivelvoitteen vaatimuksia

bull Sosiaalihuollon asiakasrekistereissauml saumlilytetaumlaumln sosiaalihuollon asiakastietoa

Sosiaalihuollon rekisteriin voi terveydenhuollon ammattihenkilouml kirjata sosiaalihuollon potilastietoa mutta se taumlytyy olla erotettavissa sosiaalihuollon asiakastiedosta -gt UUSI OHJE TULEE KESAumlLLAuml 2019

bull Terveydenhuollon potilasrekisterissauml saumlilytetaumlaumln vain potilastietoa -gt KantaPotilastiedon arkisto

bull Rekisterit voidaan yhdistaumlauml vain lain perusteella tai rekisteroumlidyn henkiloumln nimenomaisella luvalla (esim kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistaumlminen kotihoidoksi)


10

REKISTERIVELVOITE ERI TILANTEISSA

bull Palvelunjaumlrjestaumljaumlllauml on rekisterinpitovelvoite

bull Jos joku muu organisaatio tuottaa palvelua palvelunjaumlrjestaumljaumln toimeksiannosta (palveluseteli ostopalvelu jne) kuuluvat palveluntuottajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin

Jos palveluntuottaja hankkii osan palveluista palveluntoteuttajalta (esim siivouspalveluyritys) kuuluvat myoumls palveluntoteuttajan asiakirjat palvelunjaumlrjestaumljaumln rekisteriin

bull Jos palveluntuottaja tai -toteuttaja tuottaa palveluita suoraan asiakkaalle (asiakas maksaa palveluista itse) on kyseessauml palvelun jaumlrjestaumlminen ja taumllloumlin palveluntuottaja on myoumls rekisterinpitovelvoitteinen palvelunjaumlrjestaumljauml


11

SOSIAALITOIMEN REKISTERIEN YHDISTAumlMINEN 112021 MENNESSAuml

bull Sosiaalihuollon palvelunantajan asiakasrekisterit yhdistettaumlvauml viimeistaumlaumln 112021 tai kun organisaatio liittyy Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Asiakasasiakirjalaki 2542015)

Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin tallennetaan yksityisen henkiloumln palveluntarpeen selvittaumlmiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnoumlt sekauml niiden kaumlsittelyauml koskevat tiedot ja muut asiakasasiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin (sect 22) -gt jatkossa vain yksi sosiaalihuollon henkiloumlrekisteri

HUOM Asiakasasiakirjalain 22sect voimaantulo muuttuu jos asiakastietolaki menee laumlpi HEssa (3002018) ehdotetaan ao pykaumllaumln voimaantuloa siirrettaumlvaumlksi kahdella vuodella

bull Yhden henkiloumlrekisterin mallissa tiedon luottamuksellisuus suojataan THLnantaman Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlyksen 12017 mukaisesti


12

UUSI ASIAKASTIETOLAKI VELVOITTAA KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEEN

bull Asiakastietolaki 2007 -gt HE 3002018 Asiakastietolaiksi

Velvoittaa palvelunantajan liittymaumlaumln valtakunnallisten tietojaumlrjestelmaumlpalvelujen kaumlyttaumljaumlksi (sect7)

Siirtymaumlsaumlaumlnnoumls maumlaumlrittaumlauml sosiaalihuollon julkisten organisaatioiden Kanta -palveluihin liittymisen takarajaksi 112023 ja yksityisten osalta 112025 (sect53)

Saumlhkoumlisestauml asiakasasiakirjasta tulee olla valtakunnallisessa arkistointipalvelussa vain yksi alkuperaumlinen tunnisteella yksiloumlity kappale (sect8)


14

KANTA-PALVELUUN LIITTYMINEN MUUTTAA ARKISTOINTIA

Viimesijaisesta tallettamisesta aktiiviseen tiedonhallintaan

Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti arkistovastaaville 14

15

SAumlHKOumlISET ASIAKASTIEDOT TALLETETAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON

bull Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016

Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut saumlilyttaumlauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyoumlssauml syntyneitauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakas-ja potilastietoja

Arkistolaitos ei tule antamaan saumlhkoumlistauml saumlilytysmuotoa koskevia paumlaumltoumlksiauml sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille muissa tietojaumlrjestelmissauml tai tietovarannoissa kuin Kanta -palveluissa

Organisaatio voi saumlilyttaumlauml pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlauml asiakasasiakirja-aineistoa ainoastaan paperilla

bull Organisaatio voi saumlilyttaumlauml maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlviauml saumlhkoumlisiauml asiakasasiakirjoja jaumlrjestelmissaumlaumln tai tulostaa ne paperille

THLn suositus kuitenkin on ettauml kaikki saumlhkoumliset asiakasasiakirjat tallennettaisiin Kanta-palveluihin

Muualle kuin Kanta-palveluihin tallennettavien sosiaalihuollon maumlaumlraumlaikaisesti saumlilytettaumlvien asiakasasiakirjojen saumlilytysajoissa sovelletaan Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2542015 liitettauml


16

ASIAKASTIEDON ARKISTO SAumlILYTTAumlAuml ASIAKIRJAT PYSYVAumlSTI

bull Arkistolaitoksen paumlaumltoumlksen 1122014 mukaan kaikki sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon saumlhkoumlisesti tallennetut sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot (tositteita lukuun ottamatta) saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti saumlhkoumlisessauml muodossa

Paumlaumltoumls koskee myoumls muita kuin 8 18 ja 28 paumlivaumlnauml syntyneiden asiakkaiden tietoja

Paumlaumltoumls koskee myoumls kaikkia aiempia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ja -tietoja jotka siirretaumlaumln sosiaalihuollon palvelunantajan tietojaumlrjestelmistauml taannehtivasti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

Jos pysyvaumlsti saumlilytettaumlviauml asiakirjoja ei siirretauml saumlhkoumlisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon annetaan paumlaumltoumlksessauml maumlaumlraumlys paperimuotoiseen pysyvaumlaumln saumlilyttaumlmiseen


17

MUUN ARKISTOITAVAN TIEDON SAumlILYTTAumlMINEN

bull Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml miten sen arkistotoimen suunnittelu vastuu ja kaumlytaumlnnoumln hoito jaumlrjestetaumlaumln (Arkistolaki)

Arkistonmuodostajan on maumlaumlraumlttaumlvauml tehtaumlvien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen saumlilytysajat ja -tavat sekauml yllaumlpidettaumlvauml niistauml arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Asiakirjojen saumlilytysaikoja maumlaumlraumlttaumlessauml on otettava huomioon mitauml niistauml on erikseen saumlaumldetty tai maumlaumlraumltty

Arkistolaitos maumlaumlraumlauml mitkauml asiakirjat tai asiakirjoihin sisaumlltyvaumlt tiedot saumlilytetaumlaumln pysyvaumlsti

AMSn paumlivittaumlmistarve tulee arvioida organisaatiossa tapauskohtaisesti

bull Tulossa oleva Tiedonhallintalaki maumlaumlraumlauml laatimaan tiedonhallintamallin joka korvaa arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS)

bull Kun organisaatio suunnittelee liittymistauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee sen paumlivittaumlauml tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) tarvittavin osin

Kansallisarkisto on antanut ohjeistuksen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettavan saumlhkoumlisen asiakas asiakirja-aineiston osalta (ks seuraava dia)


18

KANSALLISARKISTON TIEDOTE 2012017

bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumliden ei tarvitse erikseen hakea paumlaumltoumlksiauml saumlilytysajoille tai -muodoille Kansallisarkistolta silloin kun ne kaumlyttaumlvaumlt asiakastietojen saumlilyttaumlmiseen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa

bull Kansallisarkistolta tulee edelleen hakea paumlaumltoumls saumlilytysajoista ja -muodoista jos tieto tallennetaan sellaisiin tietojaumlrjestelmiin tai alueellisiin saumlilytysjaumlrjestelmiin joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin

bull Sosiaalihuollon toimintayksikoumln TOSn tulee sisaumlltaumlauml esimerkiksi ajanvaraukseen laskutukseen ja maksatukseen liittyvaumlt asiakirjatiedot joita ei tallenneta Kanta -palveluihin Myoumls mahdolliset muut asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml kaumlsiteltaumlvaumlt prosessit tulee kuvata TOSssa Lisaumlksi sosiaalihuollon yksikoumln hallintotoiminnot tulee sisaumlllyttaumlauml TOSaan

TOSn tulee sisaumlltaumlauml myoumls ne asiakasasiakirjat jotka talletetaan maumlaumlraumlaikaisesti esim asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln sekauml manuaalisesti pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt asiakasasiakirjat



Tiedonohjaussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma

GDPRn mukainen seloste kaumlsittelytoimista ja sen pohjalta

toteutettava asiakkaan informointivelvoite

tietoturvasuunnitelmahellip Naumlmaumlhaumln sisaumlltaumlvaumlt paljon

samaakin Kannattaisiko tehdauml yhteistyoumlssauml

20

KANTA-palveluSosiaalihuollon asiakastiedon

arkistoAsia ja

asiakkuusasiakirjatAsiakasasiakirjat

muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Asiakasasiakirjat7 palvelutehtaumlvaumln

mukaisesti

KUNNAN SOSIAALIHUOLLON ARKISTOAINEISTON KAumlSITTELYN MUUTOS


00 Paumlaumlluokka Yleinen jaumlrjestaumlminen ohjaus ja

valvonta

01 Paumlaumlluokka asiakaskohtaisen tyoumln

tehtaumlvaumlssauml syntyvaumlt tiedot ja asiakirjat

02 Paumlaumlluokka Ryhmauml tai yhteisoumltyoumlssauml syntyvaumlt

asiakirjat

Tehtaumlvaumlluokat 1-22

Asiakasasia-kirjat 1-22

1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO

Maumlaumlraumlajan saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjat saumlhkoumlisenauml

Pysyvaumlsti saumlilytettaumlvaumlt

asiakirjat paperisena

21

ASIAKASASIAKIRJAKARTOITUS

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty


22

ASIAKASASIAKIRJOJEN KARTOITUS MAHDOLLISTAA SUUNNITELMALLISEN TYOumlN

bull Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen aineistonsiirron Kanta -palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

Huomioitava nyt kaumlytoumlssauml oleva saumlhkoumlinen asiakastietojaumlrjestelmauml (ATJ) aiemmin kaumlytoumlssauml olleet ATJt palvelujaumlrjestaumljaumln muutoksen aiheuttamat muutokset ATJssauml ja sen kaumlyttaumljissauml manuaalinen aineisto jne

Asiakirjakartoitus helpottaa myoumls neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kanta-palveluihin mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystauml jonka tuottaa ATJ-toimittaja

bull Asiakirjakartoitus tulisi tehdauml yhteistyoumlssauml arkistotoimen ja asiakastietojaumlrjestelmaumlauml kaumlyttaumlvien tyoumlntekijoumliden kanssa

Samalla tulevat tutuksi uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiinluokituksiin

bull Kartoitukseen tulee varata riittaumlvaumlsti aikaa

Huolellinen tekeminen kannattaa koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen


23

KARTOITUKSEEN ON TARJOLLA TYOumlKALU

bull httpwwwsocomfi201703nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sen-tayttoohje-julkaistu


24

ASIAKIRJOJEN KONTEKSTI -TAULUKKO TUKEE KARTOITUSTA

24

Taumlllauml sivulla kohta asiakirjojen konteksti-Handlingarnas kontextversio 22 (xls 185 kt)

25

SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMINEN 2018 - 2022

Tiedon taumlytyy pysyauml turvassa Kanta-palveluissa Siksi liittyminen on mahdollista ainoastaan Kanta-yhteensopivalla sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml ja organisaatiossa tulee olla ajantasainen tietoturvasuunnitelma


26

ORGANISAATION LIITTYMINENSOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON

bull I-vaiheessa eli vuoden 2019 loppuun asti Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml neljaumlssauml eri liittymisen rdquoaallossardquo joista IV -aaltoon ilmoittautuminen paumlaumlttyy 22019

I-vaiheessa on kaumlytoumlssauml neljauml eri liittymisprofiilia joilla voi liittyauml aina 42020 asti (jos on mukana aaltovaiheessa)

Profiilien mukainen arkiston kaumlyttouml on mahdollista vuoden 2022 loppuun asti

Vaiheen I-liittyjaumlt ottavat II-vaiheen toiminnallisuudet kaumlyttoumloumln organisaation aikataulun mukaisesti vuoden 2022 loppuun mennessauml

bull II-vaiheessa eli vuodesta 2020 laumlhtien tulee organisaation liittyauml suoraan laajemmalla liittymismuodolla myoumlhemmin ilmoitettavien aaltojen aikatauluissa


KOKONAISAIKATAULUT KANTA-PALVELUJEN KAumlYTTOumlOumlNOTOSTA SOSIAALIHUOLLOSSA (THL)

Kaumlrkkaumlinen Roumltsauml amp Laukkanen 27

Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2018 alkaen

bull Tietojen arkistointi rekisterinpitaumljaumln omaan kaumlyttoumloumln

bull Arkiston perustoiminnallisuus

bull Haku tallennus korjaus

bull Palvelutehtaumlvaumlt sosiaalipalvelut prosessit

bull Asiayhteys kaumlyttoumloikeudet

bull Asiakastiedon koostebull Arkistonhoitajan

kaumlyttoumlliittymauml

Sote toiminnallisuudet Kaumlyttoumloumlnotettavissa 2021-2023 rarr

bull Rekisterinpitaumljaumlmuutokset jo tallennettuihin asiakirjoihin (-21)

bull Rekisterinkaumlyttoumlvaltuutus (-21)

bull Sote-suostumuksen kaumlsittely

bull Sh-kooste terveydenhuollon kaumlyttoumloumln

(-21)

bull Th-kooste soshuollon kaumlyttoumloumln (-21)

bull Sote-suostumus ja luovutukset sen perusteella (-21)

bull Sote-asiakassuunnitelma (-22)

bull Henkiloumlkohtainen budjetti seteli (-22)bull Sote-keskuksen valinta (-23)

bull Suun terveydenhuolto (-23)


bull Omakanta

bull Omien asiakastietojen ja lokien katselu

bull Asiakkaan informointi

bull Kieltojen kohdistaminen

bull Puolesta-asiointi

bull Usean asiakkaan yhteinen asia

bull Ammattilaisen saumlhkoumliset allekirjoitukset

bull Rakenteiset asiakaskertomusmerkinnaumltbull Tuki rakenteisille asiakasasiakirjoille

bull Luovutus sosiaalihuollossa kiellot informointi ja lokitukset

bull Taumlydennetty asiakastiedon kooste

TIETOJAumlRJESTELMAumlPROFIILIT ASIAKASTIEDON

ARKISTON KAumlYTTOumlOumlNOTON I-VAIHEESSA (THL)

28

mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Taumltauml profiilia kaumlytetaumlaumln silloin kun liitettaumlvauml sovellus tai palvelu ei ole ammattihenkiloumln kaumlytoumlssauml oleva asiakastietojen kaumlsittelyyn tarkoitettu jaumlrjestelmauml Taumltauml profiilia voi kaumlyttaumlauml jaumlrjestelmauml joka on laadittu vain asiakastietojen arkistoimiseksi

mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen Tata profiilia voidaan kayttaaesimerkiksi silloin jos halutaan tyhjentaa olemassa oleva jarjestelma mutta

tietojen hakeminen toteutetaan uudella jarjestelmalla

mahdollistaa ennen II-vaiheen kaumlyttoumloumlnottoa syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyoumldyntaumlmisen rekisterinpitaumljaumln omaan

kaumlyttoumloumln

mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden tallentamista Taumltauml profiilia voidaan kaumlyttaumlauml kun halutaan ottaa palvelu

kaumlyttoumloumln vain tietojen katselua varten

Liittyvauml jaumlrjestelmaumlvanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen

tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku

Tallentava jarjestelmavanhojen ja I-vaiheen asiakirjojen

tallennus

Katseleva jarjestelmatallennettujen asiakirjojen haku

Arkistoiva sovellus tai palveluvanhojen asiakirjojen tekninen tallennus

ns migraatioprofiili

29

VALTIONAVUSTUSHANKKEISSA ON PILOTOITUASIAKASTIEDON ARKISTOON LIITTYMISEN ERI MUOTOJA

bull Vaasan lastensuojelun Kanta I vaiheen kaumlyttoumloumlnotto (VALAS Kanta) 32017 -52018 Lastensuojelun vanhat saumlhkoumliset tiedot (vuodesta 2008 laumlhtien) sekauml liittymisen jaumllkeiset

uudet lastensuojelun asiakasasiakirjat arkistoidaan Jaumlrjestelmauml Abilita Tuotantokaumlyttouml aloitettu 52018

bull Eksoten Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta) 72016 - 122018 Pilotoi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen Palvelutehtaumlvinauml

lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu perheoikeudelliset palvelut ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml SosiaaliEfficaLifecare Tuotantokaumlyttouml aloitettu 62018

bull Ensi- ja turvakotien liitto (ETKL Kantaan) 12017 - 122018 Tapaamispaikkatoiminnan asiakirjat vuosilta 2008 - 2016 Jaumlrjestelmauml Sofia CRM

tallentavana jaumlrjestelmaumlnauml Kanta-Haumlmeen perhetyouml ry aloittanut tuotantokaumlytoumln 102018


30


bull Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) 12017 -122019 Pilotoinnin kohteena paihdehuollon palvelutehtava uusien ja vanhojen asiakastietojen

osalta Jaumlrjestelmauml SosiaaliEffica Tuotantokaumlyttouml aloitettu 122018

bull Liedon ja ptky Akselin sosiaalipalveluiden tietojen siirto Kantaan (SoLAkKa) 92017 - 82019 Vanhojen tietojen vienti Kantaan ajalta 12013 - 1217 ja valmistautuminen uusien

tietojen vientiin Palvelutehtavina Vammaispalvelut ja tyoikaisten palvelut Jaumlrjestelmauml Pro Consona

bull Siun soten sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan (Siun soKanta) (12018 ndash122019) Liitytaumlaumln I-vaiheen liittyvaumln jaumlrjestelmaumln profiililla Palvelutehtaumlvinauml lapsiperheiden

tyoumlikaumlisten ja iaumlkkaumliden palvelut lastensuojelu paumlihdehuolto ja vammaispalvelut Jaumlrjestelmauml Mediatri-asiakastietojaumlrjestelmauml



Kannattaa tutustua erityisesti niiden

valtionapuhankkeidentietoihin joissa kaumlytetaumlaumln

samaa asiakastietojaumlrjestelmaumlauml

kuin teillauml on

Linkki valtionapuhankkeiden

sivulle loumlytyy diasarjan lopusta

32

KANTA-ARKISTONHOITAJAN TEHTAumlVAumlT

Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumloumlnotto on yksi tehtaumlvauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kaumlyttoumloumlnotossa


33

KANTA-ARKISTONHOITAJA

bull Organisaation tulee nimetauml sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitaja ennen palvelun kaumlyttoumloumlnottoa

Voidaan nimetauml yksi tai useampi henkilouml

Yksi henkilouml voi toimia myoumls useamman organisaation Kanta -arkistonhoitajana tai esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenauml Kanta-arkistonhoitajana

Erityisiauml koulutus- tai osaamisvaatimuksia ei ole maumlaumlritelty

Sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajan tiedot (nimi yhteystieto ja toimikortin numero) kysytaumlaumln lomakkeella kaumlyttoumloumlnottohakemuksessa Tiedot tulee ilmoittaa lomakkeella vaikka henkilouml olisi sama kuin terveydenhuollossa

bull Kanta Ekstranetissauml hallinnoidaan yleisesti Kanta-palvelujen kaumlyttaumljien tietoja

POIKKEUS Sosiaalihuollon osalta Kanta-arkistonhoitaja tulee ilmoittaa ainoastaan kaumlyttoumloumlnottohakemuksen lomakkeella ei saumlhkoumlisesti Ekstranetissauml Sosiaalihuollon Kanta -arkistonhoitajan muutos tulee ilmoittaa ainoastaan saumlhkoumlpostilla kantakantafi



Kanta-arkistonhoitajalla

tulee olla Vaumlestoumlrekisteri-

keskuksen myoumlntaumlmauml toimikortti

httpsvrkfisosiaali-ja-terveydenhuollolle

35

KANTA-ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAuml

bull Selainpohjainen palvelukaumlyttoumlliittymauml joka perustuu Potilastiedon arkiston kaumlyttoumlliittymaumlaumln

Toiminnot (tietojen haku katselu muutokset jne) lokitetaan henkiloumltasolla

bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml paumlaumlsee rekisterinpitaumljaumln arkistoimiin asiakirjoihin

Liittymaumlauml ei ole tarkoitettu asiakastyoumlhoumln

Asiakirjat naumlkyvaumlt sellaisena kuin ne on arkistoitu

Asiakirjoissa naumlkyvaumlt myoumls arkiston lisaumlaumlmaumlt SAumlHKE2 tiedot

Nekin asiakirjat loumlytyvaumlt joita asiakastietojaumlrjestelmaumlllauml ei voi hakea

Kaumlsitellaumlaumln aina yhden henkiloumln tietoa eli kaumlyttoumlliittymaumlauml ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin

wwwkantafi


36

Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln

kaumlyttoumlohjeen linkki loumlytyy diasarjan lopusta

ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN KAumlYTTOuml

bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln internet-osoite ilmoitetaan saumlhkoumlpostilla organisaation hallinnolliselle yhteyshenkiloumllle jonka tulee ilmoittaa se nimetylle arkistonhoitajalle Mobiiliyhteys ei toimi

bull Arkistonhoitaja kirjautuu kaumlyttoumlliittymaumlaumln sillauml toimikortilla jonka numero on ilmoitettu palvelun kaumlyttoumloumlnoton yhteydessauml

bull Aluksi tulee valita koskeeko asiointi sosiaali- vai terveydenhuoltoa

bull Asiakirja haetaan paumlaumlnaumlkymaumlssauml osa hakutiedoista on pakollisia

Lisaumlhakuehtojen avulla asiakirjojen maumlaumlraumlauml voidaan rajata

bull Hakutulokset naumlkyvaumlt taulukkomuodossa jonka naumlkymaumlauml kaumlyttaumljauml voi muokata

bull Asiakirjojen versioita voi vertailla

bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymauml pohjautuu Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlaumln


Kela Kanta-palvelut37

Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kirjautumissivu


Naumlkymauml Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln testiympaumlristoumlstauml

ndash Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto

39

ARKISTONHOITAJAN KAumlYTTOumlLIITTYMAumlN YLEISET KAumlYTTOumlTILANTEET

bull Paumlaumlkaumlyttoumltarkoitus on erilaisten ongelmien selvittelytilanteet

bull Asiakirjojen haku aktiivikaumlyttoumlajan (2 + 15) jaumllkeen koska taumlmaumln jaumllkeen asiakirjat eivaumlt enaumlauml palaudu asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln

bull Asiakirjojen vanhojen versioiden tarkastelu ndash koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJlle

bull Asiakirjan mitaumltoumlinti jos sitauml ei voi tehdauml ATJn kautta

bull Mitaumltoumlidyn asiakirjan haku ndash koska ATJlle ei palauteta mitaumltoumlityjauml asiakirjoja

bull Kaumlyttoumlliittymaumlssauml ei ole toimintoa jolla voisi kokonaan poistaa asiakirjoja


40

ARKISTONHOITAJAN ROOLI KAumlYTTOumlOumlNOTTOKOKEESSA

bull Ennen organisaation asiakastietojaumlrjestelmaumln liittaumlmistauml sertifioidulla tietojaumlrjestelmaumlllauml Kanta-palveluun tulee tehdauml kaumlyttoumloumlnottokoe Materiaaleissa on ohje testitapaus sekauml raporttipohja

bull Arkistonhoitaja edustaa rekisterinpitaumljaumlauml kaumlyttoumloumlnottokokeessa

bull Ennen kaumlyttoumloumlnottokoetta arkistonhoitajan tulee

Testata ettauml kaumlyttoumlliittymauml toimii

Tutustua kaumlyttoumloumlnottokoesuunnitelmaan

bull Kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen arkistonhoitaja tarkistaa

Ettauml asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

Ettauml asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset

Ettauml asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml olevia kertomusmerkintoumljauml

bull Tarkistamisesta tehdaumlaumln merkintauml kaumlyttoumloumlnottokoeraporttiin ja jos kaumlyttoumloumlnottokoe on onnistunut tulee raportti toimittaa Kelaan 2 arkipaumlivaumln sisaumlllauml

bull Arkiston kaumlyttouml voidaan aloittaa heti onnistuneen kaumlyttoumloumlnottokokeen jaumllkeen12019 Peronius amp Taskinen 40

41

SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTON KAumlYTTOumlAsiakastyoumltauml kirjaava kaumlyttaumlauml Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta arkistonhoitaja voi hallinnoida asiakirjoja Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kautta ja asiakas voi tulevaisuudessa katsoa omia asiakasasiakirjojaan Omakannan kautta


42

ASIAKASASIAKIRJAT MUODOSTETAAN ASIAKASTIETOJAumlRJESTELMAumlSSAuml

bull Sosiaalihuollon tyoumlntekijaumlt kaumlyttaumlvaumlt Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta

Kanta-palveluun reaaliaikaisesti asiakastietoja talletettaessa organisaatiossa tulee olla kaumlytoumlssauml mm toimikorttitunnistautuminen luokitusten ja prosessin mukaan tallentava asiakastietojaumlrjestelmauml yhden asiakasrekisterin malli ja maumlaumlraumlyksen mukaisesti maumlaumlritellyt kaumlyttoumloikeudet toimintayksikoumln ja palveluyksikoumliden OID-kooditus Kanta-sertifioitu asiakastietojaumlrjestelmauml sekauml jatkuvasti toteutettava tietoturvasuunnitelma

bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln avataan asiakkuus ja asia ja ne talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Sen jaumllkeen myoumls kyseiseen asiaan liitettaumlvaumlt asiakasasiakirjat voi tallettaa

Kanta-palvelu palauttaa asiakirjan asiakastietojaumlrjestelmaumln kautta tyoumlntekijaumllle kun asiayhteys ja kaumlyttoumloikeudet ovat voimassa

bull Asiakirjojen valmistumisen myoumltauml Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallentuu asiakasasiakirjan alkuperaumlinen kappale eli originaali

Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln voi tallettaa asiakasasiakirjan kopion mutta jos sitauml muutetaan tulee Kanta -palveluun tallettaa korjattu versio uutena originaalina

Kopio saa olla asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml niin kauan kuin asiakkaan asian hoito sitauml vaatii12019 Peronius amp Taskinen 42

43

ASIAKIRJA ARKISTOIDAAN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON HETI KUN SE ON VALMIS

bull Asiakasasiakirja tulee tallettaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Asiakasasiakirjalain 4 sect mukaisesti viipymaumlttauml

bull Asiakasasiakirjan tulee tallentua asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln maumlaumlraumlmuotoisena siten ettauml siinauml on valmiina kaikki Kanta-palvelujen edellyttaumlmaumlt metatiedot

bull Asiakirjahallinnosta vastaavan henkiloumlstoumln tueksi henkiloumlkuntaan voi olla hyvauml kouluttaa arkistointiyhteyshenkiloumlitauml jotka tukevat asiakastyoumln arjessa olevia kirjaajia arkistoimaan asiakirjoja (Eksoten malli)

Kannusteet maumlaumlraumlajat asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln laaditut reunaehdot

bull Tulevaisuudessa asiakas voi naumlhdauml myoumls Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletetut asiakasasiakirjat Omakannan kautta


44

ASIAKIRJAN KORJAAMINEN TAI MITAumlTOumlIMINEN

bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln kirjaavan tyoumlntekijaumln on korjattava oma-aloitteisesti selkeaumlt virheet asiakirjassa Asiakkaalla on myoumls oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista

Korjattu versio tulee tallentaa uutena originaalina Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

Omakannan kautta naumlkee ainoastaan voimassaolevan asiakirjan

myoumls asiakastietojaumlrjestelmauml naumlyttaumlauml ainoastaan voimassaolevan version asiakasasiakirjasta ja

ainoastaan arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi hakea asiakirjan aiemmat versiot

bull Jos asiakirja tallentuu vaumlaumlraumllle asiakkaalle voi sen mitaumltoumlidauml siten ettauml asiakasasiakirja ei naumly asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tai Omakannassa

Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumlllauml voi naumlhdauml myoumls mitaumltoumlidyt asiakasasiakirjat



Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi liittyauml vuosien 2018 -2022 vaumllillauml liittymisen aalloissa organisaation

valitsemalla tavalla

I-vaiheessa voi arkistoon tallettaa vanhaa

asiakastietoa tai liittymisen jaumllkeen syntyvaumlauml I-vaiheen

asiakastietoa erilaisilla liittymisprofiileilla

Liittymisen aaltoon tulee aina ilmoittautua

kantapalvelutthlfi

46

SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON TALLETETTAVAT VANHAT ASIAKIRJAT

bull Vanha asiakirja kaikki ne asiakasasiakirjat jotka on talletettu organisaation omaan saumlhkoumliseen asiakastietojaumlrjestelmaumlaumln tai paperisena ennen kuin organisaatio on liittynyt Kanta -palveluun

bull Voidaan tallentaa liittyvaumlssauml ja tallentavassa jaumlrjestelmaumlssauml sekauml migraatiolla kolmannen toimijan kautta

Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml ei asiakirjoja saa tallentamisen jaumllkeen enaumlauml muuttaa korjaamatta samalla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon uusinta versiota asiakasasiakirjasta

bull Talletettuja tietoja voidaan katsella liittyvaumlssauml ja katselevassa jaumlrjestelmaumlssauml

bull Kun asiakirjat ovat luotettavasti ja ehjaumlsti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa niin ne ovat ORIGINAALEJA ja organisaatiolla on mahdollisuus tyhjentaumlauml asiakastietojaumlrjestelmien palvelimilla olevat asiakastiedot Arkistolain 14 a sectn mukaisesti

Haasteena asiakirjan eheys miten huomioidaan paperiaktissa mahdollisesti olevat hakemukset liitteet tositteet jne


47

VANHOJEN ASIAKIRJOJEN OMINAISUUKSIA

bull Tallennusvaiheessa asiakirjaan liitetaumlaumln pakolliset metatiedot

Asiakirjan yksiloumlintitunnukset ja versio ym tiedot asiakkaan yksiloumlintitiedot rekisterinpitaumljauml asiatunnus palvelutehtaumlvauml (vanha luokitus + 2016 luokitus) asiakirjaryhmauml (vanha asiakirja) ja yleinen asiakirjatyyppi + tekniset metatiedot

bull Asia- ja asiakkuusasiakirjat tallennetaan JSON-muodossa asiakasasiakirjat PDF- tai XHTML -muodossa

Asia- asiakkuus- ja asiakasasiakirjat nousevat katseltavaksi XHTML-muodossa 2 + 15 vuoden aktiivikaumlyttoumlajan puitteissa

bull Vanhoja asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon talletettaessa ei tarvita asiakkaille suunnattua Kanta-informointia tai suostumusten ja tietojen hallintaa koska asiakirjat ovat ainoastaan rekisterinpitaumljaumln kaumlytoumlssauml

bull Vanhojen asiakirjojen osalta tiedonhallintapalvelu ei ole kaumlytoumlssauml vaan ainoastaan asiakastietojen kooste jonka arkisto palauttaa

bull Vanhat asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta12019 Peronius amp Taskinen 47

48

I-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT 2018 - 2022

bull I-vaiheen asiakasasiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen mutta tietosisaumllloumlltaumlaumln maumlaumlraumlmuotoinen asiakasasiakirja asiakkuudessa olevalle asiakkaalle

bull Tallennusmuoto on kaumlytoumlssauml vuosina 2018 - 2022

bull Tallentuvat asiakastietojaumlrjestelmaumlstauml PDF- tai XHTML -muodossa reaaliaikaisesti Asia- ja asiakkuustiedot tallentuvat JSON-muodossa

bull Jokainen maumlaumlraumlmuotoinen asiakirja (esim paumlivittaumlinen asiakaskertomuskirjaus) tallentuu omana asiakirjanaan

bull I-vaiheen asiakirjojen tallennuksella vanhoja asiakirjoja laajemmat metatietovaatimukset

Asiakirjan yksiloumlintitunnusten asiakkaan ja palvelunantajan sekauml tyoumlntekijaumln yksiloumlityjen tunnistetietojen lisaumlksi mm palveluprosessi palvelutehtaumlvauml (2016) asiakirjaryhmauml (I-vaihe) sekauml yleinen asiakirjatyyppi sekauml tekniset metatiedot

bull I-vaiheen asiakasasiakirjat eivaumlt koskaan tule naumlkyviin asiakkaalle Omakannan kautta


49

II-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT ALKAEN 2020

bull II-vaiheen asiakirja Tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen tietosisaumllloumlltaumlaumln rakenteellisesti kirjattu reaaliaikaisesti tallennettava asiakasasiakirja aktiivisessa asiakkuudessa olevalle asiakkaalle

Pakollisiin metatietoihin tulee aiempien lisaumlksi mm palveluyksikkouml ja tarkennettu asiakirjatyyppi

bull II-vaiheessa tulee kaumlyttoumloumln myoumls asiakaskertomuksen korvaava asiakaskertomusmerkintauml joka on aina asiaan liitetty rakenteinen asiakirja

Asiakaskertomusmerkintaumlauml kirjattaessa pakollisiin metatietoihin tallentuu yleiseksi asiakirjatyypiksi Asiakaskertomusmerkintauml ja tarkennetuksi asiakirjatyypiksi joku asiakaskertomusmerkinnaumln arvoista

bull II-vaiheen asiakirjat alkavat naumlkymaumlaumln asiakkaille Omakanta-palvelun kautta

Asiakaskertomusmerkinnaumlt eivaumlt vielauml naumly Omakannan kautta 2020 - 2022


50

III-VAIHEEN ASIAKASASIAKIRJAT

bull Valtakunnallisesti yhdenmukaiset maumlaumlraumlmuotoiset ja rakenteisesti talletettavat asiakasiakirjapohjat otettava kaumlyttoumloumln viimeistaumlaumln vaiheittain vuosien 2023 - 2026 aikana

bull Asiakastietojaumlrjestelmaumlssauml tulee olla kaumlytettaumlvissauml II-vaiheen toiminnallisuudet

bull Asiakasasiakirjojen rakenteesta annetaan THLn maumlaumlraumlys ja aikaa kaumlyttoumloumlnottoon on aina 15 - 2 vuotta maumlaumlraumlyksestauml

bull Kaumlyttoumloumlnotto alkaa lapsiperheiden tyoumlikaumlisten ja ikaumlaumlntyneiden palveluiden asiakasasiakirjoista vuodesta 2023 alkaen

bull Seuraavina vuorossa lastensuojelu vammaispalvelut paumlihdehuolto Perheoikeudellisten palvelujen asiakasasiakirjojen tallentaminen Kanta-palveluihin tulee pakolliseksi viimeisenauml



Kanta-palveluihin liittymisen jaumllkeen tulee jatkuvasti

yllaumlpitaumlauml Kanta-valmiuksia sekauml huolehtia esimerkiksi

organisaatiomuutostilanteissa Kanta-yhteentoimivuuden

vaatimukset Kanta-palvelujen

kehittaumlmistyouml jatkuu edelleen

52

ORGANISAATIOMUUTOKSET KANTA-PALVELUUN LIITTYMISEN JAumlLKEEN ON HOIDETTAVA SUUNNITELMALLISESTI

bull Organisaatiomuutoksesta on kyse jos nimi tai Y-tunnus vaihtuu osa tai koko palvelutuotanto yhtioumlitetaumlaumln ostetaan tai myydaumlaumln tai toiminta lopetetaan kokonaan

bull Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat rekisterinpitaumljyyteen toimintamalleihin Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin teknisiin yhteyksiin sekauml lupatietoihin

Palvelunantaja vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja maumlaumlrittelystauml esim OID -koodeihin palveluyksikoumlihin ja niiden rakenteeseen Kanta -palveluiden kaumlyttoumloumln rekisterinpitaumljyyteen ja omavalvontaan

Organisaatio vastaa myoumls muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisaumlisten rekisterien oikeellisuus yhdessauml jaumlrjestelmaumltoimittajansa kanssa


53

Sivuilta voit tilata myoumlssosiaalihuollon tiedonhallinnan

uutiskirjeen ja Kanta-uutiskirjeen

Muista aina lukea ajantasaisin tieto

THLn sivuilta wwwthlfisostiedonhallint

a

53

Sekauml tietystiwwwkantafi

Kiitosmielenkiinnosta


54

ERAumlITAuml TAumlRKEIMPIAuml LAKEJA

EUn tietosuoja-asetus (GDPR) httpseur-lexeuropaeulegal-contentFITXTuri=uriservOJL_201611901000101FINamptoc=OJL2016119FULL

Arkistolaki (8311994) httpswwwfinlexfifilakiajantasa199419940831

Asiakasasiakirjalaki eli Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ( AsAkl 2542015)httpswwwfinlexfifilakiajantasa201520150254

Asiakastietolaki Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saumlhkoumlisestauml kaumlsittelystauml ( 1592007) https wwwfi nl ex fifilakia jantasa 200720070159

HE 3002018 Asiakastietolaiksi httpswwweduskuntafiFIvaskiHallituksenEsitysSivutHE_300+2018aspx

bull Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (Asiakaslaki 8122000) httpswwwfinlexfifilakiajantasa200020000812search5Btype5D=pikaampsearch5Bpika5D=asiakkaan20asema

bull Tiedonhallintalaki eli HE 2842018 laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta httpswwweduskuntafiFIvaskiKasittelytiedotValtiopaivaasiaSivutHE_284+2018aspx

bull Tietosuojalaki (10502018) httpwwwfinlexfifilakialkup201820181050


55

MUUTAMIA MAumlAumlRAumlYKSIAuml OHJEITA JA TIEDOTTEITA

Arkistolaitoksen STMn Kelan ja THLn yhteinen linjaus 1732016 httpswwwepressicomtiedotteetterveysterveydenhuollon -ja-sosiaalihuollon-asiakastietojen-sahkoisen-arkistoinnin-keskittaminen-kanta-palveluihinhtml

Arkistolaitoksen paumlaumltoumls 1122014 httpwwwarkistofifisosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014

Kansallisarkiston tiedote 2012017 httpswwwepressicomtiedotteetsosiaaliset-kysymyksettiedonohjaussuunnitelmien-ajantasaistaminen-sosiaalihuollon-toimintayksikoissahtml

Kaumlyttoumloikeusmaumlaumlraumlys 12017 THL httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelytkayttooikeudet-asiakastietoihin

Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 191 httpwwwjhs-suosituksetfiwebguestjhsrecommendations191



LISAumlTIETOJA

bull Arkistonhoitajan kaumlyttoumlliittymaumln kaumlyttoumlohje 30102018httpswwwkantafidocuments20143106832Potilastiedon+arkisto+Arkistonhoitajan+kaumlyttoumlliittymaumln+kaumlyttoumlohjepdf

bull Asiakirjahallinnon valmistautuminen httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkanta-palvelujen-kayttoonottoennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelutasiakirjahallinnon-valmistautuminen

bull Organisaatiomuutostilanteessa huomioitavaa

httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallaohjeet-ja-soveltaminenorganisaatiomuutoksessa-huomioitavaa

Kelan ohjeet muutostilanteisiin

httpswwwkantafiammattilaisetmuutostilanteet

56


LISAumlTIETOJA

Palvelutuotannon toiminnalliset maumlaumlrittelyt

mm Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kanta -palveluissa Versio 22 (pdf) ja Asiakirjojen konteksti -taulukko Asiakirjojen konteksti ndash Handlingarnas kontext versio 22 httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutpalvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt

bull Sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoinnin edellytykset maumlaumlritykset ja erot terveydenhuoltoon (video YouTubessa 48 min) httpswwwyoutubecomwatchv=mWK-dlHEyrsampfeature=youtube

bull Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus organisaatioille httpstietosuojafiorganisaatiot

bull Valtionavustushankkeiden tiedot httpsthlfifiwebtiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutvaltionavustusten-hakeminenvaltionavustusta-saaneet-hankkeet

bull Kehittaumlmisprojektit httpsthlfifiwebtiedonhallinta -sosiaali-ja-terveysalallakanta-palvelutsosiaalihuollon-kanta-palvelutkehittamisprojektit

57

58

OHO

oho

2

ARKISTOINTI ASIAKASTYOumlN ETULINJAAN


Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoiminen kansallisesti

yhdenmukaisella tavalla Kanta-palveluihin on

suuri muutos organisaatioille ja

yksittaumlisille tyoumlntekijoumlille

Ennen arkistoiminen oli asiakirjojen

rdquoloppusijoitustardquo Nyt se on huomioitava jo

asiakkaan ensitapaamisella

3





4




5








5

6
















8












9










10







11







12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

3





4




5








5

6
















8












9










10







11







12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

4




5








5

6
















8












9










10







11







12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

5








5

6
















8












9










10







11







12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

6
















8












9










10







11







12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho









8












9










10







11







12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

9










10







11







12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

10







11







12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

11







12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

12







14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

14




15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

15










16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

16







17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

17










18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

18













20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho







20


arkistoAsia ja


muut asiakirjat

Muut asiakirjat

Muut asiakirjat


mukaisesti




valvonta




asiakirjat



1-22

1-22

KUNNAN LAumlHI-JA

PAumlAumlTEARKISTO





21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

21




22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

22










23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

23




24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

24


24


25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

25




26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

26























(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho
















(-21)







bull Omakanta












28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho



28





kaumlyttoumloumln






tallennus




29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

29









30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

30













kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho





kuin teillauml on



32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

32




33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

33















35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho






35










wwwkantafi


36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

36


















39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho






39









40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

40













41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

41



42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

42









43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

43








44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

44

















kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho








kantapalvelutthlfi

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

46









47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

47









48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

48










49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

49









50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

50














52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho







52







53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

53





a

53




54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

54











55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

55









LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho


LISAumlTIETOJA







56


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho


LISAumlTIETOJA







57

58

OHO

oho

58

OHO

oho

kirjaamisvalmennus - tietopaketti ... › wp-content › uploads › 2019 › 01 ›...

Documents