kofax dokument-capturing als eingang in den geschäftsprozess
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Kofax Dokument-Capturing
als Eingang in den Geschäftsprozess
Michael Kalaus
Sr. Sales Executive, Software & Solutions - EMEA Central
Kofax Austria GmbH
Capture Enabled BPM
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Wer ist Kofax?
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Capture the Agile Enterprise
Führend bei Capture Enabled BPM Lösungen
Enterprise capture
Batch content capture
Batch image capture
Top Ranked BPM software
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2010-11 Report on the Worldwide Market for Document Capture Software, Harvey Spencer Associates
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Erfolgreich wachsend
Zentrale: Irvine, CA
Gegründet: 1985
Mitarbeiter: 1,200+ in 37 Ländern
Partner: 800+
FY11 Bilanz
• Total revenues: $243.9m
• Adjusted EBITA: $40.2m
• Adjusted EBITA margin: 16%
• Cash at June 30, 2011: $98.3m
Erfolgreich
Kunden: 20,000+
Software Installationen: 150,000+
Integration in ERP, CRM, Workflow,
LOB, etc: 10,000+
Fokus auf Innovation
• 13% des Software Umsatzes fließt in R&D
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84 der Fortune Global 100 Unternehmen vertrauen Kofax
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Kofax Value Proposition
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Information
Capture
Business Process Management
Dynamic Case Management
Capture Enabled BPM – ein neuer, kompletter Ansatz
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Capture Enabled
BPM
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Capture Enabled BPM liefert Geschäftsvorteile
Kofax erfasst alle eingehenden Informationen…
integriert diese automatisch in ihre Geschäftsprozesse…
verwaltet, betreibt und optimiert ihre Prozesse und Geschäftsfälle…
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Reduziert Kosten
Verbesserter Kundenservice
Erhöhte Effizienz
Agile anstatt statischer Prozesse
Schnellere Prozesse
Verbessert die Informationsqualität
Erfüllt einfacher Compliance-Richtlinien
Erhöht die Produktivität
ROI in 12 - 18 Monaten
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Capture the Agile Enterprise
Führend bei Capture Enabled BPM Lösungen
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Point of Origination Erfassung von Inhalten am Start des Gschäftsprozesses
Touchless Processing Eliminieren oder Minimieren von manuellen Eingriffen in Prozessen
Enterprise Ready Compliance mit und Integration in existierende IT Infrastrukturen & Applikationen
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2
3 Slide 9
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Kofax Value Proposition
Decide Understand
De
cid
e
Un
de
rsta
nd
Paper
Fax
SMS
XML
Office
BPM
Saperion Database
Core Systems
Portal SAP ERP/CRM
Social
Slide 10
Kunden
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Kofax Total Agility
Collect Documents
Kofax Capture Enabled BPM Portfolio
Outbound Messaging
Integration in Unternehmens-IT
Extract Data
Validate Data
Review Documents
Communi-cate
Capture Enabled Business Process Platform
Kofax
Capture Kofax
Transformation Module
Kofax
Communication Server Kunden
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Automatische Dokumentenerfassung
am Beispiel Rechnungseingang
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Bekannte Probleme?
Manuelle Dateneingabe
Zeitverzögerte, langsame Bearbeitung
Verlust von Skonti (normalerweise 2%)
oder Zahlung mit Verzugszinsen
Erhöhte Fehlerrate
Andere (manuelle) Prozesse bei Fax und Email
Hohe Prozesskosten
Negatives Feedback von Kunden / Lieferanten / Partnern
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Zentrale oder dezentrale Erfassung
Linz
Rom
Budapest
Wien
Frühes Scannen
Scannen am Dokumenteneingang
Zentral oder dezentral
Integration in 100+ Back-End Systeme
Offene, adaptierbare Capture
Plattform
Ein System für die Erfassung aller
Unternehmensinhalte
Unterstützung aller führenden Scanner
und MFPs
Marktführer – Batch and Distributed
Image Capture
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Dokumenttypen – die Herausforderung
Formulare Korrespondenz Rechnungen
Bestellungen
Strukturiert Halbstrukturiert Unstrukturiert
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Klassifikationsmethoden
Inhalte (lernend)
Layout (lernend)
Regeln
Strukturiert Halbstrukturiert Unstrukturiert
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(Automatisches) Klassifizieren des Dokumententyps
Rechnung
Gutschrift
Bestellung
Verträge
Anträge
etc
Lieferant 1 Lieferant 2 Lieferant 3
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Adressen-
änderungen
Kündigungen Beschwerden Anwendungen Anfragen
2. Beispiele hinterlegen 4. Unbekannte Dokumente klassifizieren
3. System trainieren 1. Kategorien erstellen
Intelligente Klassifikation
Intelligente Klassifikation – kein Sortieren von Dokumenten mehr!
Dokumente werden unsortiert erfasst
Jedes Dokument wird anhand des Inhalts automatisch klassifiziert
Dokumente werden an den korrekten Workflow verteilt
Ein Prozess, der einfach zu konfigurieren und zu verwalten ist:
Fax
Papier
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Extrahieren und Validieren der Information
Weiterleiten der Daten an ERP-Systeme (SAP, Oracle, Lawson, etc)
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Extrahieren / Erfassen der Dokumentdaten
Rechnungsnummer und -datum
Lieferantendaten
Kundenname und -adresse
UID Nummer des Lieferanten und Kunden (länder- und summenabhängig)
Lieferdatum
Bestellnummer
Line items: Artikeldetails, Beschreibung, Menge, Steuersatz, Einzel- und Gesamtpreis
Währung, Summe, Steuersatz, Steuersumme, Gesamtsumme
Bankdetails, Zahlungskonditionen
Step 2: Reduce Manual Labor
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Weitere Gründe für Kofax
Effektives Scannen:
Benutzeroberfläche/Bildverarbeitung/
hohe Scan- u. Einzugsgeschwindigkeit
Effektive Papierbearbeitung:
Erhöhung der Bildqualität/Verringerung
der Dateigröße/verarbeitungsfertige
Daten
Effektiver Personaleinsatz:
Einfache Nutzung/Konzentration
auf den Geschäftsablauf
Kofax VRS VirtualReScan
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Invoice matched to receipt
The goods or services
received by requestor
Receipt information
added to copy of PO
PO with receipt faxed/sent to
processing center
PO person receives and
enters receipt in AP system
Invoices sent to data entry for
loading into AP system
PO Dept identifies
corrections
Receipt waits for invoice
Invoice processor receives, reviews invoices. Sales tax adjusted if
necessary
PO processor prepares
problem letter, sends to PO Dept
Invoice on hold process
PO with receipt
PO invoice
Problem letter
Invoice received?
Matching issue?
No
Yes
No
Yes
No
Receipt received?
Rechnungseingang / Accounts Payable: VORHER
Yes
PO process
Invoice received
Manual
Semi-automated
Automated
Wait
Roles 1. AP Clerk 2. Requisitioner/Receiver 3. AP Manager 4. Buyer
Disbursement process
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PO process Receipt of
goods
Invoice received
Order data captured in ERP via PO creation
Goods receipt entered in
ERP
ERP 2-way or 3-way match completed
Role based routing for
invoice on hold resolution
Resolve in ERP Adjust PO,
receipt and/or invoice info
Disbursement process
Invoice captured from paper or
electronic original
Matching issue?
No
Yes
Invoice data delivered into
ERP
Payment hold/block?
No
Yes
23
Manual
Semi-automated
Automated
Wait
Roles 1. AP Clerk 2. Requisitioner/Receiver 3. AP Manager 4. Buyer
Rechnungseingang / Accounts Payable: NACHHER
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Prozessdesign – Total Agility Builder
Kofax TotalAgility – führend in BPM
Slide 24
Process Design &
Analysis
BUILDER
WORKSPACE
Dynamic Process
Optimization
Process
Execution
Process
Monitoring
Total Agility Workspace – Prozessdurchführung & Monitoring
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Vorteile
Signifikante Kostenreduktion
Früher ROI und niedrige TCO
Zeitersparnis durch weniger manuelle Eingriffe
Geringeres Fehlerrisiko
Skontoausnützung bei Rechnungen
Hohe Transparenz
Erfüllen von Compliance-Richtlinien
Verbesserter Service für Kunden / Lieferanten / Partner
Step 4: Integrate Electronic Invoices
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Thank You.
Michael Kalaus
Sr. Sales Executive, Software & Solutions - EMEA Central
Kofax Austria GmbH