koje su vrste pisane poslovne komunikacije

8/20/2019 Koje Su Vrste Pisane Poslovne Komunikacije

http://slidepdf.com/reader/full/koje-su-vrste-pisane-poslovne-komunikacije 1/6

Koje su vrste pisane poslovne komunikacije

I. Poslovno pismo je najčešći je oblik poslovnog komuniciranja. Ono se sastavlja i šalje

posebno svakom poslovnom partneru. To je dokument o određenom poslu, njegov

sadržaj ovisi o predmetu poslovanja. Ono predstavlja najmasovniji oblik pisanog

poslovnog komuniciranja a njegova osnovna karakteristika je da ono pretpostavljaodgovor. Najčešće je upućeno jednom poslovnom partneru, ali može biti poslano i na

različite adrese.

Koji su glavni dijelovi poslovnog pisma

Zaglavlje sadrži sve bitne elemente kojima se pošiljatelj poslovnog pisma odlikuje,

sadrži bitne dijelove naziv tvrtke, djelatnost i odredište ! ulicu i broj, poštanski broj

mjesta, i naziv mjesta poslovanja", i sporedne dijelove broj tele#ona i tele#aksa, broj

žiro$računa, zaštitni znak, godina osnivanja, spisak brojeva i dr." a piše se u vr%u

poslovnog pisma, na sredini najčešće, tako da je jasno označeno i upadljivo. Naziv

tvrtke, mjesto i adresa trebaju biti uočljivi.

Mjesto i datum. &išu se odma% iza zaglavlja, u istom redu sa pozivnom oznakom.

'ogu se pisati i na više načina( )agreb, *+. svibnja ++-. god. li )agreb, *+.+/.++-.

0atum je posebno važan jer se od tog datuma utvrđuju nastale poslovne obaveze

važeći propisi po kojima je realiziran posao".

Adresa primatelja sastoji se od naziva tvrtke, njene djelatnosti i odredišta ulica, broj,

poštanski broj, naziv mjesta". &isma koja se šalju u inozemstvo moraju imati odredišnu

zemlju, a adresa mora biti prilagođena zemlji u koju se šalje.

Pozivni znakovi oznake" su u #unkciji lakšeg razvrstavanja pošte. To mogu biti inicijali

ličnosti ili odjeljenja tvrtke u kojoj je pismo napisano. Na primjer( vaš znak, naš znak, vaš

dopis, naš dopis i sl.

Predmet ili sažetak predstavlja kratak sadržaj poslovnog pisma. spisuje se ispod

adrese, prije sadržaja pisma s lijeve strane. &iše se do polovine reda, a kada to nije

dovoljno koristi se drugi red. 1običajeno je da se sažetak podvlači, ili istakne na drugi

način. 2ažetkom se de3nira sama tema pisma.

Sadržaj pisma je glavni dio pisma kojim se daje poslovna in#ormacija. On također ima

uobičajenu #ormu. To je(• &očetak ili otvaranje pisma

• 1vođenje u poruku kratko i racionalno", pozivanje na ranije dopisivanje,

poslovnu vezu, tele#onski razgovor, oglas i sl.



• &oruka ili suština $ jezgra pisma i u njemu se obrazlaže razlog obraćanja koji je

naznačen u uvođenju u poruku. 2til pisanja( jasan, kratak i precizan te treba voditi

računa o pravopisu.

• )avršni dio je zaokruživanje poruke, sa naglašenim optimizmom i željom za

daljnju suradnju

Pozdrav . 1ljudni oproštaj sa poslovnim partnerom riječima kao( &ozdravljam 4as5

&rimite naše pozdrave5 2 poštovanjem5 2 osobitim poštovanjem i sl.

Potpis. To je sastavni dio pisma, koji ono dobiva značaj službenog dokumenta. &oslovno

pismo potpisuje ovlašteno lice koje zastupa 3rmu direktor ili vlasnik". &otpis se sastoji

od naziva tvrtke, vlastoručnog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlaštenog lica sa

titulom. 6ko pismo potpisuje jedna osoba, onda potpis ide sa desne strane po pravilu od

7/. /+." slovnog mjesta. 6ko poslovno pismo potpisuju dvije osobe, onda osoba višeg

ranga potpisuje sa desne strane, a osoba nižeg ranga sa lijeve strane, počevši od *+.

slovnog mjesta.

Koji su sporedni dijelovi poslovnog pisma

Oslovljavanje8ospodine direktore, 9ijenjeni direktore i sl." ! ako je pismo upućeno

poslovnom prijatelju može se osloviti i sa &oštovani prijatelju i sl.

Prilozi su dokumenti koji se prilažu uz pismo prospekti, kalendar..." koji se navode ispod

sadržaja pisma sa lijeve strane od *+. slovnog mjesta, i posebno se označavaju prilog

br. *, prilog br. itd.".Način otpreme. :ada se pismo šalje običnom poštom onda nema potrebe da se to

posebno označi. 6li kada se šalje preporučeno ili na neki drugi poseban način onda se to

obavezno označava na kraju pisma poslije priloga i to sa lijeve strane od *+. slovnog

mjesta.

Raspored kopija. &ismo se piše u više primjeraka. Original se šalje poslovnom

partneru, a kopije se raspoređuju prema potrebi. 1 rasporedu kopija navodi se u koliko je

primjeraka poslovno pismo umnoženo i kome su kopije dostavljene. :ao(

0ostavljeno(•

menovanom

• ;ačunovodstvu

• 6r%ivi.

Dodatak ili postskriptum je sporedni dio pisma koji se piše ako je ispušteno nešto u

sadržaju. 0odatak se piše tako što se sa lijeve strane nakon *+. slovnog mjesta stavi &.2.



0odatak se uvijek para3ra jer se stavlja ispod potpisa i pečata. Treba biti što kraći. 2ada

kada se dokumentacija obrađuje računarima vrši se višestruka korekcija teksta, pa se

postskriptum sve manje koristi

II. Memorandum

'emorandumi su kratke interne poruke. 1običajeno su ne#ormalnog karaktera i kraći su

od jedne stranice te se odnose na jednu temu. <itatelji memorandumima uobičajeno

poklanjaju manje pažnje nego poslovnim pismima i e$mail$u. 'emorandum sadrži

prostor za unos datuma, imena primatelja za ili eng. to" i pošiljatelja od ili eng. #rom",

predmet poruke eng. ;e( ili subjekt" te prostor za pisanje poruke. 'emorandumi se ne

trebaju potpisivati jer je ime pošiljatelja istaknuto na početku, no trebaju biti( pisani

pozitivnim tonom, sa određenom svr%om, jasnim jezikom, sažeti, suvisli i zanimljivi.

)bog uporabe e$maila u internom poslovanju, pisani memorandumi sve više gube na

značenju.

III. E-mail

=$mail ili elektronička pošta je pisana poslovna komunikacija koja se rabi u internom i

eksternom komuniciranju.

&oslovni e$mail sastoji se od(

*. zaglavlja ili protokola koje obu%vaća(• e$mail adresu pošiljatelja eng. #rom"

• e$mail adresu primatelja eng. to"

• adrese kopija eng. cc"

• predmet poruke eng. subjekt"

• listu priloga eng. attac%ment"

• datum i vrijeme prijenosa koje se dodjeljuje automatski

. teksta poruke koje obu%vaća(• potpunu adresu primatelja koja omogućuje razlikovanje poslovnog i osobnog e$

maila, a sastoji se od naziva poduzeća primatelja, predmeta poslovanja i sjedišta

• ponovljeni predmet

• oslovljavanje



• sadržaj koji obu%vaća uvod, bit, završetak, pozdrav i potpis potpis se sastoji od

naziva poduzeća$pošiljatelja i mjesta poslovanja, #unkcije te punog imena i prezimena

osobe koja upućuje e$mail"

Preporuke pri kori š tenju e-maila u poslovne svrhe

*. budite izravni

. e$mail poruke čitajte redovito i odgovarajte brzo

>. izbjegavajte uporabu veliki% slova jer ona označavaju vikanje, a i uporabu tzv.

emotikona i net$kratica jer i% većina ljudi ne razumije

7. koristite se mogućnošću povezivanja e$maila sa ?eb komunikacijama u e$mailu

ugrađujte %iperlinkove"

/. koristite se jednostavnim, manje #ormalnim jezikom nego za pisma

@. ne služite se e$mailom kako biste izbjegli tele#onske razgovore jer ćete tako

ostaviti dojam da osobu namjerno izbjegavate

A. ne šaljite e$mail koji ste sastavili dok ste bili ljuti

B. ograničite se na jednu temu i pišite kratko, a duga objašnjenja i dokumente

pošaljite kao prilog poruci

-. pročitajte i popravite e$mail poruku prije nego što ju pošaljete

IV. Telefaks

Tele#aks je eksterna poslovna komunikacija u kojoj se kombiniraju prednosti papirnate i

elektroničke komunikacije, najčešće se rabi u poslovanju sa stalnim poslovnimpartnerima i to u #azi operativnog poslovanja a može se koristiti i u #azi promocije za

slanje ponuda kao odgovora na upit najčešće se radi o ponudama u obliku predračuna".

Tele#aks komunikacija treba sadržavati komunikacijske podatke(• o primatelju koji obu%vaćaju( naziv, adresu, broj tele#aksa i ime kontakt osobe,

• o pošiljatelju koji obu%vaćaju( naziv poduzeća, adresu, broj tele#aksa i ime

kontakt osobe,

• o samoj komunikaciji koji obu%vaćaju( datum izrade i broj stranica, te predmet

komunikacije.

Preporuke za telefaks komunikaciju

*. provjerite kvalitetu ispisa, kopirajte dokument koristeći #aks uređaj kojim ćete

slati komunikaciju

. izbjegavajte ručno pisane bilješke jer se dobro ne vide kod prijenosa



>. koristite #aks kada poruka za%tijeva %itnu pozornost

7. koristite jednostavan tip slova #ont"

/. na #aks porukama izbjegavajte tamne slike jer povećavaju dužinu prijenosa

@. ne koristite #aks uređaj za dokumente kojima je važan vanjski izgled

A. pišite barem veličinom slova *B. uz popratnu poruku eng. cover #orm", #aks poruke pošaljite u obliku poslovnog

pisma ili memoranduma

V. Web

&oslovne ?eb komunikacije poduzeća provode na jedan od dva načina(• izrada i održavanje prezentacijski% ??? stranica, i

• izrada i održavanje komercijalni% ??? stranica

&rezentacijske ??? stranice su one kojima se poduzeće predstavlja javnosti. Na njima

se nalaze osnovni podaci o poduzeću, opisuje se djelatnost poduzeća, glavni proizvodi,

tu se mogu naći i slike poduzeća, slike managera i sl., prema tome što management

poduzeća odluči prezentirati vanjskom svijetu. &reporuka je da se stranice izrade barem

na dva jezika zbog toga što jednom kreirana ??? stranica postavljena na ???

poslužitelj postaje dostupna ljudima širom svijeta.

VI. Chat

9%at je izravna pisana poslovna komunikacija koja poslovnu primjenu nalazi u

održavanju sastanaka između dislocirani% sudionika. ;azgovor između sudionika

mrežnog sastanka odvija se u pisanom obliku u realnom vremenu što znači da svi

sudionici sastanka komuniciraju praćenjem sastanka na ekranu te pisanjem komentara

pomoću tipkovnice.

)a c%at se koriste specijalizirani programi ili ?eb aplikacije, a za vrijeme mrežnog

sastanka svi sudionici trebaju biti istovremeno uključeni u mrežu i prisutni on$line. :ako

bi se pospješila nji%ova učinkovitost, mrežni sastanci trebaju se planiraju kao sastanci

licem$u$lice.

&oslovni sastanci korištenjem c%at te%nologije su značajni za upravljanje tijekom i

izvršenjem poslovni% procesa. Koja su osnovna pravila pisanog poslovnog komuniciranja

&oslovno pismo je ogledalo onoga tko ga šalje. &reko poslovnog pisma može se steći

dojam o poslovnom partneru, bolje nego na osnovu drugi% izvora. 2toga treba obratiti

pozornost na



poštovanje određeni% pravila kao što su administrativno - tehnička orada!

čuvanje poslovne i služene tajne! ekspeditivnost! točnost i pre"iznost

izražavanja te urednost i estetski izgled poslovnog iskaza.

mr. sc. 6ndreja 'arcetić

koje su vrste pisane poslovne komunikacije

Documents