Kommunikasjon som lederverktøy

Audun FarbrotFagsjef forskningskommunikasjonHandelshøyskolen BIE-post: audun.farbrot@bi.noTwitter: @afarbrotBlogg: www.forskningskommunikasjon.com

«Små ord kan skape magi».KunnskapsfrokostHandelshøyskolen BI – campus Bergen14. mai 2019

Leder-quizTenk deg at en leder og en medarbeider hver for seg blir bedt om å vurdere ferdighetene til lederen. Diskuter med personen ved siden av deg:Hvor stort sammenfall tror du det er mellom lederens og medarbeidernes vurderinger av den samme leder?Bruk en skala fra 0 – 100 (0 - totalt forskjellige oppfatninger, 100 = perfekt harmoni).

4 - 6 prosent

Kilde: Professor Øyvind L. Martinsen ved Handelshøyskolen BI har sammenfattet resultater fra flere forskningsstudier.

Hva kan vi gjøre med det?:1. Øke ledernes selvinnsikt og rekruttere ledere med mer selvinnsikt.2. Bedre og mer bevisst kommunikasjon på jobben (dagens tema).

Hvordan få folk med seg?

Kommunikasjon som lederverktøy

Hva er ledelse?«En prosess der et individ (lederen) påvirker en gruppe (medarbeidere) til å nå felles mål».

Referanse: Northouse, 2001.

Hva kjennetegner effektive ledere?

1. Evne til å tåle press og stress i jobben. (Følelsesmessig stabil).

2. Evne til å ta initiativ, være tydelig og kommunikativ.(Utadvendthet).

4. Evne til å støtte, imøtekomme og inkludere medarbeidere.(Omgjengelighet).

3. Evne til nytenkning, nysgjerrighet og visjon.(Åpenhet).

5. Evne til å sette mål, være grundig og følge opp.(Planmessighet).

5 kjennetegn på effektive ledere:

Referanse: Øyvind L. Martinsen og Lars Glasø, 2013.

Har vi god ledelse i Norge?

Potensial for å bli bedre• En femtedel av norsk ledere bruker liten eller

ingen tid på ledelse.• Mange ledere får ikke tilstrekkelig støtte fra

sin egen leder.• Hver tredje norske medarbeider gir sin

nærmeste leder strykkarakter for ledelse.• Norge er langt fra noe forgangsland i ledelse.

Vi ligger bare litt over gjennomsnittet.

Referanse: Professor Øyvind L. Martinsen, Handelshøyskolen BI.

Hva er det verste med jobben din?

Mellom 65 og 75 prosent av de ansatte i en hvilken som helst organisasjon rapporterer at det verste med jobben er deres nærmeste leder.

Referanse: Horgan & Kaiser, 2005.

Leder-quizDiskutér med personen ved siden av deg: Hva tror du er den typiske fremgangsmåten når organisasjoner skal lage strategi og verdier?1) Ledelse og styret lager og vedtar strategi og verdier. Strategien kommuniseres så til de ansatte.2) Ledelsen involverer de ansatte i arbeidet med å lage strategi og identifisere verdier som gjør en forskjell. Medarbeiderne opplever eierskap til strategi og verdier.3) Ledelse og styret vedtar strategi og verdier. Ansatte inviteres til å si hva de mener, men har liten reell påvirkning. Medarbeiderne oppfatter det som en skinnprosess.

Photo: David Friel. Creative Commons Attribution 2.0 Generic license.

”Måten vi leder organisasjoner på i dag, har hentet inspirasjon fra organiseringen av den romerske armé…Synet manifesterer seg i strukturerte organisasjonskart, som tegner opp klare linjer fra ledere til ansatte gjennom ulike nivåer i organisasjoner ”.

Referanse: Professor Øystein D. Fjeldstad (2016): Best uten sjefer.

Fra hierarki til smidige organisasjoner

1. Bygg ned hierarkiet. Reduser antall nivåer i organisasjonen.2. Identifiser hva medarbeidere kan gjøre selv.3. Se hva som skal til for å realisere det i form av samhandlingsarenaer og spilleregler.4. Legg til rette for og støtt medarbeiderne i selv å finne ut hvordan oppgavene skal løses. 5. Teknologi er ikke en løsning i seg selv, men kan støtte opp under samhandling.Referanse: Fjeldstad, Snow, Miles og Lettl: The architecture of collaboration. Strategic Management Journal, juni 2012, doi: 10.1002/smj.1968.

Den beste form for ledelse

«Den beste form for ledelse i vår tid legger hovedvekten på å være relasjonsorientert og endringsorientert». Kilde: Professor Øyvind L. Martinsen ved Handelshøyskolen BI har gått gjennom den viktigste forskningen på ledelsesfeltet gjennom de siste 100 år. Se videoforelesning på BI Business Review: https://www.bi.no/forskning/business-review/articles/2017/04/den-beste-form-for-ledelse/

Ledere må være djevelsk gode på kommunikasjon om de skal lykkes med å få folk med seg.Referanse: Audun Farbrot (2018): Ledelse gjennom kommunikasjon. Magma nr. 4-2018.

Hva er kommunikasjon?

Begrepet kommunikasjon har vi fått fra latin; Communicare.

Det betyr: Gjøre felles.

Ledelse er kommunikasjon«Uten kommunikasjon kan ikke ledelse finne sted. Ledelse og kommunikasjon er så tett sammenvevd at ledelse kan sies å være en egen form for kommunikasjon». Referanse: Arnulf, Jan Ketil (2013). Kommunikasjon og ledelse. I Brønn, Peggy Simcic og Jan Ketil Arnulf (red.) Kommunikasjon for ledere og organisasjoner (s.125-148). Fagbokforlaget: Bergen.

Hva får oss til å blomstre på

jobben?Tre grunnleggende behov

må oppfylles

1) Behov for autonomiAnsatte opplever et behov for å kunne ta

selvstendige valg innenfor avklarte rammer. De vil selv vurdere hvordan jobben kan gjøres på

best mulig måte basert på sin egen erfaring.

Referanse: Anders Dysvik, 2018.

2) Behov for mestringMedarbeidere ønsker å oppleve mestring og å føle seg kompetente når de utfører eksisterende jobb.

De vil også tørre å utforske nye og forbedrede måter å gjøre jobben på.

Referanser: Anders Dysvik, 2018.

3) Behov for sosial tilhørighet

Ansatte ønsker å oppleve sosial tilhørighet gjennom gode relasjoner til nærmeste leder og

øvrige kolleger.

Referanse: Anders Dysvik, 2018.

Trening gjør deg bedre til å kommunisere

Referanse: Therese Bjugstad, Marthe Berntzen og Sut I Wong (2018): Lederkommunikasjon: En nøkkel for medarbeiderengasjement. Magma nr. 4/2018s. (40-48).

12 råd om kommunikasjon i

ledelseReferanse: Audun Farbrot (2018): Ledelse gjennom kommunikasjon.

Magma nr. 4-2018.

«Har du ikke tid til å kommunisere, har du ikke tid til ledelse».Referanse: Audun Farbrot (2018): Ledelse gjennom kommunikasjon. Magma nr. 4-2018.

Inspirasjonsnøkkel# 1

Kommunikasjon er for viktig til at du kan overlate den til andre. Alt kommuniserer. Hva du gjør, har sterkere gjennomslagskraft enn hva du skriver og sier.

Hvilke ord bruker vi på jobben?• Målinger• Nøkkelindikatorer (KPI’er)• Implementere• Analysere • Endringsprosesser• Rapportere• Innovere• Markedstilpasning

Hvor ofte bruker du disse ordene på jobben?

• Gøy• Spennende• Takk• Glad• Godt jobbet• Vi, oss, sammen• Aktiv• Energi

Motiverende språk på jobben• Gir retning og viser tillit• Gir mening og skaper en følelse av

tilhørighet• Viser empati (omgjengelighet)• Bygger mestringstro

Kilde: Lai, Linda (2015): Ord som motiverer. Dagens Næringsliv 2. februar 2015,

Bruk ord og begreper som alle forstår

• Bruk enkelt og forståelig norsk med minst mulig fagsjargong, stammespråk og forkortelser

• Bruk gjerne en personlig stemme, - det gjør deg autentisk og levende

• Vær gjerne frisk, elegant og fantasifull• ….og ikke kjedelig…• Når du unntaksvis bruker faguttrykk, må du forklare

dem

Ӂ forme ord er storslagen virksomhet. Ord kan skape

broer. Men de kan også skape sperrer”.

Nils Christie

Fem kjennetegn på gode visjoner

1. Visjonen skal være ambisiøs, men samtidig uttrykke tiltro til at medarbeiderne kan gjøre visjonen til virkelighet.2. En god visjon bør virke inviterende. Jo flere som blir invitert, desto bedre.3. En god visjon utfordrer det bestående.4. En god visjon uttrykker et høyt prestasjonsnivå kombinert med ideologiske og verdimessige overtoner.5. Jo enklere en visjon er, jo bedre. Kilde: Arnulf, Jan Ketil (2013): Kommunikasjon og ledelse. I Brønn, Peggy Simcic og Jan Ketil Arnulf (red.) Kommunikasjon for ledere og organisasjoner (s.125-148). Fagbokforlaget: Bergen.

Inspirasjonsnøkkel# 2

Skriv og snakk så enkelt, klart og forståelig som mulig.

"If you care about being thought credible and intelligent, do not use complex language where simpler language will do".

Daniel Kahneman.

”Ledelse blir mye snakk. Faktisk er det vanskelig å utøve ledelse på andre

måter. Forhåpentligvis er det ikke bare lederen som

snakker”. Professor Dag Morten Dalen, Handelshøyskolen BI.

Inspirasjonsnøkkel# 3

Ledere må være (minst) like flinke til å lytte som til å snakke og skrive.

Leder-quizLederen får vite om et kritikkverdig forhold i organisasjonen, bedriften taper en viktig kontrakt, faller på en omdømmeranking eller får høre om andre negative nyheter.Diskuter med personen ved siden av deg: Hva tror du norske ledere typisk vil gjøre?1) Sier ingen ting. Håper det går over av seg selv.2) Skjønnmaler budskapet for å tåkelegge den dårlige nyheten.3) Velger å være åpen ærlig og transparent, og er tidlig ute også med dårlige nyheter.

Inspirasjonsnøkkel# 4

Vær åpen, ærlig og transparent i din kommunikasjon.

Inspirasjonsnøkkel# 5

Ta sjansen på å være deg selv. Ansatte vil ha autentiske ledere (hel ved).

Utfordring:Har du tatt en kollega på fersken i å gjøre en god jobb denne uken, og sagt fra om det?

Inspirasjonsnøkkel# 6

Vær raus med konstruktive tilbakemeldinger.

Fire kjennetegn på konstruktive tilbakemeldingerKonstruktive tilbakemeldinger er tilbakemeldinger som oppleves som:• «styrkebaserte» (som omhandler positiv adferd og

resultater som stammer fra medarbeiderens kunnskap og ferdigheter),

• oppgaverelaterte (i motsetning til personorienterte), • spesifikke og lette å forstå og • akseptable og nøyaktige. NB! Timingen må også oppleves som god.Kilde: Kuvaas, Bård, Robert Buch og Anders Dysvik: Constructive supervisor feedback is not sufficient: Immediacy and frequency is essential. Human Resource Management.

Inspirasjonsnøkkel# 7

Ikke være redd for å innrømme at du har tatt feil.

Inspirasjonsnøkkel# 8

Ta sjansen på tillit hvis det ikke er grunn til noe annet.

”Det beste tipset jeg kan gi om ledelse, er snakketrickset”.

Åse Aulie Michelet i samtale med Gudmund Hernes, 5. desember 2018.

Inspirasjonsnøkkel# 9

(Be)Vis at du bryr deg om medarbeiderne dine.

Inspirasjonsnøkkel# 10

Sett lederkommunikasjon på dagsorden i organisasjonen.

Inspirasjonsnøkkel# 11

Ledere må gå i front for god internkommunikasjon.

Inspirasjonsnøkkel# 12

Digitale verktøy for kommunikasjon og samhandling kan ikke erstatte god lederkommunikasjon, men støtte opp om den.

Klok kommunikasjon trumfer kommando

12 råd om lederkommunikasjon#1 Kommunikasjon er for viktig til at du kan overlate den til andre. #2 Skriv og snakk så enkelt, klart og forståelig som mulig. #3 Ledere må være like flinke til å lytte som til å snakke og skrive.#4 Vær åpen, ærlig og transparent i din kommunikasjon. #5 Ta sjansen på å være deg selv. Ansatte vil ha autentiske ledere.#6 Vær raus med konstruktive tilbakemeldinger. #7 Ikke være redd for å innrømme at du har tatt feil.#8 Ta sjansen på tillit hvis det ikke er grunn til noe annet. #9 (Be)Vis at du bryr deg om medarbeiderne dine. #10 Sett lederkommunikasjon på dagsorden i organisasjonen. #11 Ledere må gå i front for god internkommunikasjon.#12 Digitale verktøy for kommunikasjon og samhandling kan ikke erstatte god lederkommunikasjon, men støtte opp om den.

Eksamensoppgave:Velg deg minst én av inspirasjonsnøklene. Utforsk hvilke muligheter nøkkelen åpner for. Gå fra ord til handling.

Små ord kan gjøre stor forskjell!Audun FarbrotPå Twitter: @afarbrotBlogg: forskningskommunikasjon.comSlideshare: slideshare.net/afarbrot LinkedIN: linkedin.com/in/audunfarbrot Instagram: @audunfarbrot E-post: audun.farbrot@bi.noTelefon/sms: +47 46410230