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Alexandra Reuter | ROLAND Rechtsschutz‐Versicherungs‐AG | 25.04.2013 | 8. PRINCE2‐Tag Deutschland

Kommunikation im Projekt.Strategie und Kompetenz im Wechselspiel als kritische Erfolgsfaktoren

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Agenda

25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 2

Unternehmensdarstellung

Referentenprofil

Ausgangslage

Strategien und Kompetenzen

Fallbeispiel

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Fazit6

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Agenda



Referentenprofil

Ausgangslage


Fallbeispiel

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Fazit6

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Übersicht

Rechtsschutz‐Lösungen für Privat‐ und Firmenkunden

Prozessfinanzierung ohne Kostenrisiko

Schutzbriefe zur Sicherstellung der beruflichen und privaten Mobilität

Individuelle Servicelösungen im B2B‐Bereich

Produkte

ROLAND Rechtsschutz

ROLAND ProzessFinanz

ROLAND Schutzbrief

ROLAND Assistance

ROLAND‐Gruppe

1.383 Mitarbeiter

13 Standorte in vier Ländern:

Deutschland

Österreich

Italien

Niederlande

Mitarbeiter

1.800.000 Kunden

324,9 Mio. Euro Beiträge

Zahlen 2011


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Potenzielle rechtliche Probleme

Fokus: Kunden suchen beste Problemlösung in allen rechtlichen Angelegenheiten

Tatsächliche rechtliche Probleme

ROLAND‐Geschäftsmodell: Kompromisslos auf Rechtsschutz fokussiert

Konsensuale Streitbeilegung mit fachkundiger Unterstützung

Mediator

i.d.R. Juristen oder Psychologen

Kontinuierlicher Ausbau eines Mediatorennetzwerks

Ansprüche ohne Prozesskosten‐Risiko durchsetzen lassen

Prozessfinanzierer

Prozessführung ohne finanzielles Risiko

Übernahme sämtlicher Kosten gegen faire Erfolgsbeteiligung

Streitwert: mind. 100.000 €

Außergerichtliche und gericht‐liche Auseinandersetzungen professionell managen

Rechtsanwalt

2.500 qualitätsgeprüfte Partneranwälte

Über 700 Kanzleien Unverbindliche

Anwaltsempfehlung

ASSISTANCE

Sofort Klarheit über die persönliche Rechtslage – jederzeit

PRÄVENTION

JurWay

Hotline für Rechtsfragen Online‐Rechtsberatung Mustervorlagen‐Download Präventive Vertragsprüfung Website‐Check

Compliance‐Schulung für Unternehmen

BonitätsCheck für Vermieter

RECHTSSCHUTZ PROZESSFINANZ

Assistance‐Leistungen – weltweit – rund um die Uhr (24 Stunden, 7 Tage pro Woche)


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Überblick: Rechtsschutz‐Markt DeutschlandROLAND ist inzwischen drittgrößter Anbieter

Marktanteile (Deutschland)

6,6

9,0

8,2

12,7

12,9

6,8

8,6

12,4

12,6

0 5 10 15

2011 2010

10,1*

*Quelle: GDV, ROLAND inkl. HDI‐Gerling Rechtsschutz

ROLAND im Test


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Agenda



Referentenprofil

Ausgangslage


Fallbeispiel

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5

Fazit6

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Referentin


Beruflicher Werdegang

seit 2012 Interner Projektleiter‐Coach

seit 2005 IT‐Projektleiterin

1997‐2005 Bereichsleiterin, Projekt‐ und Produktmanagerin sowie Vertriebstätigkeit in einem Softwareentwicklungshaus

Aktuelle Aufgaben

Planung und Durchführung von (IT‐)Projekten

Interner Projektleitercoach

Einführung und Weiterentwicklung des ROLAND‐Standards für Projektmanagement (PRINCE2)

Qualifikation/Ausbildung

Fortbildung zum Coach und Organisationsentwickler auf Basis system. Transaktionsanalyse (DGTA‐zertifiziert)

PRINCE2 Practitioner

Ausbildung Informatikassistentin Anwendungsentwicklung

Studium der Musikwissenschaft, Phonetik, Linguistik und Philosophie (MA)

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Agenda



Referentenprofil

Ausgangslage


Fallbeispiel

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Fazit6

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Herausforderungen für den Projektmanager

Bewältigung komplexer Krisensituationen

managen von schwierigen Problemlagen mit Zeit‐ und Kostendruck

führen ohne zu führen

Erwartungshaltung der Stakeholder und des Projektteams

regelmäßig, rechtzeitig und individuell informiert zu werden

Ziel

Ein Projekt nicht nur in Time, Budget und der geforderten Qualität umsetzen sondern auch Auftraggeber, Benutzervertreter, weitere Stakeholder und Projektmitarbeiter zufriedenstellen.

Mit einer geeigneten Kommunikationsstrategie und der Ausbildung der eigenen Kompetenzen wirkungsvoll Konflikte auflösen und Lösungen erarbeiten.

Ausgangslage


System

Planung

Sicherung

Kontrolle

Koordinationsaufgaben

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Prämissen


Prämissen

Eine geeignete Kommunikationsstrategie in Kombination mit einer ausgeprägten Kommunikationskompetenz des Projektleiters gewährleistet eine wirkungsvolle, lösungsorientierte Projektkommunikation

Eine angemessene Projektkommunikation trägt maßgeblich zum Erfolg eines Projekts bei

Teil 1: Lösungsansatz

PRINCE 2 Kommunikationsmanagementstrategie

Fünf Kompetenzen

Teil 2: Fallbeispiel

Fallbeispiel einer gelungenen Umsetzung

Projektkommunikation

Kommunikations-Strategie

Kommunikations-Kompetenz

Projekterfolg

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Agenda



Referentenprofil

Ausgangslage


Fallbeispiel

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Fazit6

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Interpersonelle und intrapersonelle Kompetenzen und Systemkompetenz

Die 5 Kompetenzen eines Projektleiters


5 Systemkompetenz

1 Methoden‐kompetenz

2 Fach‐Kompetenz

3 Soziale Kompetenz

4 Emotionale Kompetenz

5 Systemkompetenz

1 Methoden‐kompetenz1 Methoden‐kompetenz

2 Fach‐Kompetenz2 Fach‐

Kompetenz3 Soziale

Kompetenz3 Soziale

Kompetenz

4 Emotionale Kompetenz4 Emotionale Kompetenz

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Methodenkompetenz mit PRINCE2


Diese Elemente beschäftigen sich mit der Planung von Kommunikation

7 Prinzipien

2. Aus Erfahrung lernen

3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

7 Themen

2. Organisation

6. Änderungen (Eskalationsprozess)

Strategien

Kommunikationsstrategie

Phasen

Vorbereiten und Initiieren eines Projekts (Projektmanagementteamstruktur, Rollenbeschreibungen, PID)

SB, CS, MP (Arbeitspakete, Teamstatus‐, Phasenabschluss, Ausnahme‐, Offener‐Punkt‐Bericht)

Abschließen eines Projekts (Projektabschluss‐, Erfahrungsbericht)

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Methodenkompetenz mit PRINCE2


Planung der Kommunikationsstrategie nach PRINCE2

Die Strategie ist je nach Größe des Projekts ein eigenes Dokument oder ein Abschnitt im Projektleitdokument mit diesen Inhalten

Beschreibung des Kommunikationsverfahrens (z.B. Verweis auf Unternehmensstandards)

Auflistung der Tools und Techniken (z.B. welche Bürokommunikationssoftware verwendet wird)

Beschreibung des Dokumentationsverfahrens (wo wird was aufbewahrt)

Beschreibung der Berichterstattung (was wird wann und warum von wem an wen berichtet)

Aufstellen eines Kommunikationszeitplans (Termine von Audits etc.)

Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten (z.B. Marketing für die interne Kommunikation)

Analyse der Stakeholder (wer ist in welcher Form im Projekt oder vom Projektergebnis betroffen)

Beschreibung des Informationssflusses und der Eskalationswege (z.B. Hol‐ und Bringschuld)

Auflistung der Herkunft oder Ableitung (worauf basiert der Plan)

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Soziale Kompetenz


Soziale Kompetenz bezeichnet den Komplex all der persönlichen Fähigkeiten und Einstellungen, die dazu beitragen, das eigene Verhalten von einer individuellen auf eine gemeinschaftliche Handlungsorientierung hin auszurichten.

Soziale Kompetenz bedeutet unter anderem:

Empathie (Mitgefühl bzw. Einfühlungsvermögen empfinden und zeigen)

Menschenkenntnis (jemanden einschätzen können)

Kritikfähigkeit (Kritik annehmen und geben, in einer angemessenen, erwachsenen Form damit umgehen)

Teamfähigkeit (sich selber und andere wertschätzen, „gesundes“ Gleichgewicht zwischen ICH und DU)

Konfliktfähigkeit (Konflikte als Chance sehen, aktiv und lösungsorientiert damit umgehen)

Kommunikationsfähigkeit (sich selber einbringen, aktiv zuhören, Feedback geben und nehmen)

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Emotionale Intelligenz


Unter Emotionaler Intelligenz versteht man die Fähigkeit, Emotionen in Bezug auf andere Menschen und sich selbst wahrzunehmen, auszudrücken, zu verstehen und sinnvoll zu handhaben.

Nach Daniel Goleman setzt sich Emotionale Intelligenz aus fünf Kompetenzen zusammen:

Selbstwahrnehmung (seine eigenen Bedürfnisse wahrnehmen, wertschätzen und akzeptieren)

Selbstregulierung (die eigenen Gefühle wahrnehmen und kontextbezogen damit umgehen)

Empathie

Motivation

Soziale Kompetenz

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Systemkompetenz – auf Projekt‐ und Programmebene


Systemkompetenz ist die Kompetenz des Menschen im Umgang mit komplexen dynamischen Systemen

Umwelt (Partnerunternehmen, Konkurrenz, Gesetze, Markterfordernisse)Umwelt (Partnerunternehmen, Konkurrenz, Gesetze, Markterfordernisse)

StrategieUnternehmensleitung

StrategieUnternehmensleitung

PortfolioPortfoliomanager

PortfolioPortfoliomanager

ProgrammProgrammmanager

ProgrammProgrammmanager

Projekt 1

Projekt‐manager

Projekt 1

Projekt‐manager

Projekt 2

Projekt‐manager

Projekt 2

Projekt‐manager

Projekt 3

Projekt‐manager

Projekt 3

Projekt‐manager

Projekt 99

Projekt‐manager

Projekt 99

Projekt‐manager

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Systemkompetenz – auf Strukturebene

25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter Seite 19

Lebenszyklen

Die Lebenszyklen von Maßnahmen sind auf den verschiedenen Ebenen unterschiedlich lang.

Aufgaben

Die Spezialisierung ist auf den verschiedenen Ebenen unterschiedlich tief.

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Erlangung der Kompetenzen


Methodenkompetenz

Projektmanagementseminar, Literatur

Fachkompetenz

Berufsausbildung, Studium, Weiterbildung, Berufserfahrung in einem bestimmten Bereich

Soziale Kompetenz

Kommunikationsseminar, Teambildungsseminar, Ausbildung der eigenen Kompetenz durch Beobachtung und Reflexion

Emotionale Kompetenz

Persönlichkeitsentwicklungsseminare, Ausbildungen mit Selbsterfahrungs‐Anteilen (z.B. Coach, Mediator, auch Transaktionsanalyse, NLP etc.), Ausbildung der eigenen Kompetenz durch Selbstwahrnehmung

Systemkompetenz

Organisationsentwicklung, Ausbildung der eigenen Kompetenz durch Änderung des Blickwinkels

Darüberhinaus: Begleitung während des Projekts durch einen erfahrenen Kollegen, Tutor, Mentor, Coach

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Agenda



Referentenprofil

Ausgangslage


Fallbeispiel

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Fazit6

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Ausgangslage


ROLAND

450Desk‐tops

700PCs

250Note‐books

ROLAND

450Desk‐tops

450Desk‐tops

700PCs700PCs

250Note‐books

250Note‐books

Microsoft Office 2010Microsoft Office 2010

Lotus Notes 8.5.2Standardclient

Lotus Notes 8.5.2StandardclientBetriebssystem

Microsoft Windows 7 64‐Bit

BetriebssystemMicrosoft

Windows 7 64‐Bit

MicrosoftInternet Explorer 8/9

MicrosoftInternet Explorer 8/9

Softwareverteilungbaramundi

Management Suite

Softwareverteilungbaramundi

Management Suite

Konsolidierung von Anwendungen

Konsolidierung von Anwendungen

Projektdauer: 1,5 Jahre

Mitarbeiter: aus allen Unternehmensteilen, beim Test bis zu 200 MA

Paralleleinführung: W7, IE8, Office 2010, LN 8.5.x

Rollout von ca. 300 neuen PCs und 100 Laptops

Nicht kompatible SW: ca. 50 Programme und Gerätetypen

Softwareverteilung: ca. 250 neue Jobs

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Fallbeispiel Projekt „Windows 7 Migration“


Vorbereitung: Erstellung eines Projektleitdokuments, darin Beschreibung der Kommunikationsstrategie sowie Organigramm und Rollen

Beispiel: Inhaltsverzeichnis „Kommunikationsmanagementstrategie“ im Projektleitdokument

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Kapitel 9.6 „Rollen und Verantwortlichkeiten“


Beispiel: Aufgabe der Teilprojektleiter

Kommunikationsschnittstelle zwischen Projekt und Bereich

Identifikation der benötigten Soft‐ und Hardware

Definition des typischen Arbeitsplatzes

Koordination Test: Definition der Testfälle für den eigenen Bereich, Benennung von Testern

Koordination Schulungen: Schulungsbedarf ermitteln und klären, wer wann geschult werden soll

Koordination Pilotphase: Benennung der Pilotmitarbeiter und Termine mit Projekt abstimmen

Koordination Rollout: Termine für die Umstellung mit Projekt abstimmen

Klärung, ob Office‐Dokumenten und –Makros migriert werden müssen, ggf. Unterstützungs‐ und Schulungsbedarf ermitteln

Weiterleitung von Projektinformationen an die eigene Fachabteilung und umgekehrt

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Kapitel 9.8 „Informationsbedarf für jede interessierte Partei“


Wer wird informiert worüber wann durch wen Mittel

Mitarbeiter Projekt individuell Marketing Olifant, ROLAND intern

Lenkungsausschuss Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen

Alle 2 Monate PL LA‐Sitzung

Abteilungsleiter Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen

Jeden Monat PL AL‐Sitzung

Projektleiter Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen

Jede Woche TPL TPL‐Sitzung

Teilprojektleiter Informationen aus dem LA, der AL‐Sitzung oder Rücksprachen mit dem Vorstand

Jede Woche PL TPL‐Sitzung

DV‐Koordinatoren Projekt individuell Projektsicherung des Benutzervertreters

DVK‐Meeting

Projektsicherung des Auftraggebers

Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen

Alle 2 Wochen PL

Projektsicherung des Benutzervertreters

Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen

Jede Woche TPL

Beispiel: Tabelle „Informationsbedarf für jede interessierte Partei“

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Kapitel 9.9 „Auftragsgestaltung “


Beispiel: Kontrakte (PRINCE2‐Templates) zwischen den interessierten Parteien

Vorstandsressorts/Unternehmen (RR/RA)

Projektleitung

AL InformatikAbteilungsleitung RRGeschäftsführung RA

Interner ProjektvertragProjektleitdokument (PID)

TeilprojektleiterProjektmitarbeiter

TeamverträgeTeampläne

Projektleitung

ArbeitsverträgeArbeitspakete

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Kapitel 9.9 „Auftragsgestaltung “


Beispiel: Zusammenspiel der Teilprojektaktivitäten

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Vorgehen


Vorgehen für die Erstellung des Projektleitdokuments und der Kommunikationsmanagementstrategie

Befragung des Auftraggebers, der Benutzervertreter und des Lieferantenvertreters

Abstimmung mit den IT‐Teamleitern für weitere Details zum Umfang, Planung, Ressourcen

erste Risikoliste und Offene‐Punkte‐Liste in einem Workshop mit dem Kernteam erarbeitet

Weitere allgemeine Maßnahmen

auf alle Mails zeitnah reagiert (innerhalb von 2‐4 Stunden) oder angerufen

bei Mail‐“Ping‐Pong“ spätestens nach der 3. Mail die Person(en) angerufen oder kurzen Termin organisiert

bei komplizierteren Sachverhalten Telefonat oder kurzen Termin organisiert statt Mail geschrieben

anstehende Entscheidungen zeitnah mit den betroffenen Teams und Abteilungen diskutiert

Statusberichte und Lenkungsausschussfolien an alle Teilprojektleiter und Fachbereichskoordinatoren gesendet

Projektmarketing betreiben (Mitarbeiterzeitung, Newsletter, Betriebsversammlung, ggf. in Abteilungs‐ und Teamsitzungen das Projekt präsentieren)

Stimmungsbild beim Mittagessen und in Small‐Talks aufgefangen

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Vorgehen


Regelmeetings

jeder TPL hat im Projekt‐JourFix seine eigenen Punkte vorgebracht

für die Fachbereichskoordinatoren vor jeder neuen Phase wie z.B. Test, Schulung eine gemeinsame Infoveranstaltung durchgeführt, danach individuelle Einzelbesprechungen

Durchführung von Lenkungsausschußsitzungen, ggf. vorher bestimmte Themen im Einzelgespräch vorbereitet

in der Testphase täglich ca. 1‐2 Std. persönlicher Rundgang zu den Testern

regelmäßige Info‐ oder Statusmails an alle Projektbeteiligte gesendet

Weitere Veranstaltungen

Projekt Kick Off, je nach Bedarf auch in den einzelne Abteilungen

Betriebsversammlung genutzt

Lessons Learned durchgeführt

„Spaß“‐Veranstaltungen organisiert (Projektfrühstück, Sektempfang, Abends eins Trinken, Abschlussveranstaltung)

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Ergebnis des Projekts und der Lessons Learned


Das Projekt wurde in Time, in Budget und in der geforderten Qualität beendet.

Mitarbeiter, die anfangs geblockt haben oder passiv waren, haben sich an den Projektaufgaben aktiv beteiligt

Alle technischen Probleme wurden einvernehmlich gelöst (z.B. Kompatibilitätsprobleme mit SW oder HW)

Themen, die im ersten Moment schwierig aussahen, haben sich im Gespräch mit IT und Fachbereich oft als harmlos erwiesen

Ergebnis der Lessons Learned zum

Themenbereich „Kommunikation“

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Agenda



Referentenprofil

Ausgangslage


Fallbeispiel

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Fazit6

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Zusammenfassung


Die vorangegangenen Ausführungen zeigen

Die Strategie

gewährt Vollständigkeit

macht Unvorhersehbares planbar

Die Kompetenz

gibt Mitarbeitern Sicherheit

verleiht dem Projekt ein „Gesicht“

Der Erfolg

einer gelungenen Projektkommunikation basiert auf Strategien und Kompetenzen

eines Projekts wird positiv beeinflusst durch eine gelungene Projektkommunikation.

Projektkommunikation

Kommunikations-Strategie

Kommunikations-Kompetenz

Projekterfolg

|25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 33

Thank youVielen Dank

Mille grazieDank u wel

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Ihre Ansprechpartnerin

Alexandra Reuter

Abteilung InformatikIT‐Projektleitung und interner ProjektleitercoachROLAND Rechtsschutz‐Versicherungs‐AGDeutz‐Kalker Straße 46 ‐ 50679 Köln

+49 221 8277‐6493

+49 163 8277 882

alexandra.reuter@roland‐rechtsschutz.de


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Literaturhinweise


Online

Emotionale Kompetenz. http://www.berufsstrategie.de/bewerbung‐karriere‐soft‐skills/emotionale‐intelligenz.php

Soziale Kompetenz. http://wiki.bildungsserver.de/index.php/Soziale_Kompetenz

Kriz, Willy C.. Systemkompetenz als Zieldimension komplexer Simulationen. http://www.bwpat.de/ausgabe10/land_siemon_bwpat10.pdf. 2006

ProjektMagazin. Das Fachportal für Projektmanagement. Das aktuelle Spotlight „In Projekten kommunizieren“. https://www.projektmagazin.de/spotlight/in‐projekten‐kommunizieren. 2013

QRP Management Methods International GmbH. Der Ablauf eines PRINCE2‐Projekts. http://www.qrpmmi.de/sites/default/files/imagecache/product_full/ISBN‐13%209783000259883.jpg

Studien

Cetacea Communications & Public Relations GmbH, Studie „Projektkommunikation“, http://www.cetacea‐gmbh.de, 2013

Literatur

Gührs, Manfred; Nowak, Claus. Das konstruktive Gespräch. Ein Leitfaden für Beratung, Unterricht und Mitarbeiterführung mit Konzepten der Transaktionsanalyse. Limmer, 6. Auflage 2006

Hinsch, Rüdiger; Wittmann, S.. Soziale Kompetenz kann man lernen. PVU Weinheim, 2003

May, Simone. Typisch!. Erkennen und verstehen Sie Ihre Kollegen mit dem Enneagramm. Norderstedt: Books on Demand GmbH, 2011

Nagel, Katja. Professionelle Projektkommunikation. Mit sechs Fallbeispielen aus unterschiedlichen Branchen. Linde Wien, 2012

Österle, Hubert; Winter, Robert (Hrsg.). Business Engineering ‐ Auf dem Weg zum Unternehmen des Informationszeitalters. Springer Berlin, 2003

Schulz von Thun, Friedemann

Miteinander reden 1. Störungen und Klärungen. Allgemeine Psychologie der Kommunikation. Rowohlt Reinbek, 1981

Miteinander reden 2. Stile, Werte und Persönlichkeitsentwicklung. Differentielle Psychologie der Kommunikation. Rowohlt Reinbek, 1989

Miteinander reden 3..Das „innere Team“ und situationsgerechte Kommunikation. Kommunikation, Person, Situation. Rowohlt Reinbek, 1998

Watzlawick, Paul; Weakland John H.; Fisch, Richard. Lösungen. Zur Theorie und Praxis menschlichen Wandels. Huber Bern, 1974

kommunikation im projekt. - · prince2 practitioner ausbildung informatikassistentin...

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