1

Komplektavimo modulio aprašymas Atnaujinimo data: 2012 m. rugsėjis Parengė: Neringa Valytė

2

TURINYS

1. KOMPLEKTAVIMO MODULIO APŽVALGA (ACQUISITIONS OVERVIEW) ........... 4

1.1 Komplektavimo eiga (The Acquisition Process) ....................................................................... 4

1.2 Užsakymų rūšys (Order Types) ................................................................................................. 4

1.3 Komplektavimo sistemos (Acquisition Systems) ...................................................................... 4

1.4 Būtinos sąlygos (Prerequisites) .................................................................................................. 5

1.5 Slaptažodžiai (Passwords) ......................................................................................................... 5

2. VALIUTOS (Currencies) .......................................................................................................... 6

2.1. Valiutos sąrašas (Currency List) ............................................................................................... 6

3. TIEKĖJAI (Vendors) ................................................................................................................. 7

3.1 Tiekėjų sąrašas (Vendor List) .................................................................................................... 7

3.1.1 Tiekėjų sąrašo mygtukai (Vendors List) ............................................................................. 7

3.2 Tiekėjo forma (Vendor Form) ................................................................................................... 8

3.2.1 Pagrindinė informacija (General information) .................................................................... 8

3.2.2 Sąskaita (Account ) ........................................................................................................... 10

3.2.3. Tiekėjo informacija (Vendor Info) ................................................................................... 11

3.2.4 Filialai (Sub – Library) ...................................................................................................... 11

3.3 EDI tiekėjai (Exchange documentation information) .............................................................. 12

4. BIUDŽETAI (Budgets) ............................................................................................................ 13

4.1. Biudžetų sąrašas (Budget List) ............................................................................................... 13

4.2 Forma Biudžeto informacija (Budget Form) ........................................................................... 13

4.2.1 Biudžeto informacija 1 (Budget Info 1) ............................................................................ 13

4.2.2 Biudžeto informacija 2 (Budget Info 2) ............................................................................ 15

4.2.3. Balansas (Balance Tab) .................................................................................................... 16

4.3 Sandorių sąrašas (Transaction List) ......................................................................................... 16

4.3.1 Paskirti sandorį (Allocate Transaction) ............................................................................ 17

4.3.2 Biudžeto pervedimas (Budget transfer)............................................................................. 18

4.3.3 Filialai (Sublibraries)......................................................................................................... 19

4.4. Biudžetų hierarchija (Budget Hierarchy) ................................................................................ 20

5. UŽSAKYMAI (Orders) ........................................................................................................... 21

5.1. Užsakymų paieška (Order Search) ......................................................................................... 21

5.2. Užsakymų sąrašas (Order list) ................................................................................................ 23

5.2.1. Greitas katalogavimas Komplektavimo modulyje (Quick Cataloging in Acquisitions) .. 24

5.3 Užsakymo forma (Order form) ................................................................................................ 25

3

5.3.1 Rodyti užsakymą (Order display) ..................................................................................... 25

5.3.2. Bendras (General) ............................................................................................................ 26

5.3.3 Tiekėjo dalis (Vendor) ...................................................................................................... 28

5.3.4 Kiekis ir kaina (Quantity and price) .................................................................................. 30

5.4. Užsakymų siuntimas tiekėjams (Sending orders to vendor) ................................................... 31

5.4.1. Mygtukas Siųsti (Send button) ......................................................................................... 31

5.5. Lėšų rezervavimas užsakymui (Encumbrances for order) ...................................................... 32

5.5. 1 Mygtukai (Buttons) .......................................................................................................... 32

5.5. 2 Laukai (Fields) ................................................................................................................. 33

5.6. Egzemplioriai/Prenumerata (Items/Subscription) ................................................................... 33

5.7. Užsakymų atšaukimas (Canceling Orders) ............................................................................. 33

5.8. Užsakymų panaikinimas (Deleting Orders) ............................................................................ 34

5.8.1. Užsakymų panaikinimas per užsakymų sąrašą (Delete an Order Via the Order List) ..... 34

4

1. KOMPLEKTAVIMO MODULIO APŽVALGA (ACQUISITIONS

OVERVIEW)

Komplektavimo modulis leidžia tvarkyti tiekėjų, biudžetų, užsakymų ir sąskaitų įrašus. Jis

pritaikytas tik ADM tipo bibliotekoms.

Apžvalgoje aptariama:

Komplektavimo eiga;

Užsakymų rūšys;

Komplektavimo sistemos;

Būtinos sąlygos;

Slaptažodžiai.

1.1 Komplektavimo eiga (The Acquisition Process)

Komplektavimo eiga:

1. Katalogavimo modulyje sukuriamas bibliografinis įrašas, kuris vėliau gali būti atnaujinamas.

2. Užsakymas pradedamas Komplektavimo modulyje, pildant Užsakymo Formą. Užsakymas

bus nusiųstas tiekėjui ir, jeigu jūs kontroliuojate biudžetą, galėsite jį debetuoti.

3. Sąskaitos registravimas. ALEPH skiria Pagrindinę Sąskaitą ir Leidinio Debetą. Pagrindinėje

Sąskaitoje būna keli užsakymai; Leidinio Debetas skirtas individualiam užsakymui (paprastai

yra tik viena eilutė Pagrindinėje Sąskaitoje). Kada sąskaita registruojama, iš biudžeto, susijusio

su užsakymu, debetuojama reikalinga suma.

4. Gautų leidinių registravimas – gali būti pilnas ar dalinis.

1.2 Užsakymų rūšys (Order Types)

Komplektavimo modulis skiria 3 užsakymų rūšis: monografijų, serialinių ir tęstinių leidinių.

Monografijų užsakymo rūšis skirta atskiro leidinio ar leidinių komplekto įsigijimui.

Serialinio užsakymo rūšiai priklauso nuosekliai numeruoti leidiniai (gali turėti besitęsiančias

serijas). Šiai rūšiai priklauso laikraščiai ir žurnalai. Esant serialiniam užsakymui, iš anksto žinoma,

kiek bus gauta leidinių per prenumeratos laikotarpį bei jų kaina.

Tęstinių leidinių užsakymui priskiriamos monografijos, priklausančios serijoms (pvz., “Didieji

pasaulio menininkai”) arba teminės monografijos. Tęstinių leidinių užsakymas yra neužbaigtas, kol

leidinys numatomas leisti. Paprastai iš anksto nėra žinoma, kiek bus gauta leidinio tomų bei kiek jie

kainuos.

1.3 Komplektavimo sistemos (Acquisition Systems)

Bibliotekinė sistema gali būti konfigūruota įvairiais būdais:

Atnaujinimų teisės - užsakymą atnaujinti gali tik tie vartotojai, kurie turi teises tam tikram filialui.

Vartotojo teisės o Biudžetai - jeigu biudžetas yra priskirtas tam tikram filialui, paskirstymas, sąskaitų

operacijos ir pervedimai gali būti atliekami tik to vartotojo, kuriam suteiktos teisės

konkrečiam filialui.

5

o Tiekėjai - jeigu tiekėjas yra priskirtas tam tikram filialui, veiksmai su juo gali būti atliekami

tik to vartotojo, kuriam suteiktos teisės konkrečiam filialui.

1.4 Būtinos sąlygos (Prerequisites)

Prieš pradėdami darbą su užsakymu, įsitikinkite, ar:

Sukurtas Valiutų sąrašas.

Komplektavimo modulyje sudarytas Tiekėjų sąrašas.

Komplektavimo modulyje sukurtas Biudžetų sąrašas, skirtas kontroliuojantiems biudžetą.

1.5 Slaptažodžiai (Passwords)

Dauguma atnaujinimo funkcijų, esančių Komplektavimo modulyje, veikia tik su slaptažodžiu,

leidžiančiu papildyti, atnaujinti, ištrinti užsakymus, dirbti su biudžetu ir tiekėjais. Slaptažodis gali

būti suteiktas vienai funkcijai ar visoms bendrai, taip pat atskiriems filialams ar jų visumai.

6

2. VALIUTOS (Currencies)

Prieš pradėdami darbą su užsakymais, įsitikinkite, ar yra sukurtas valiutų sąrašas, o valiutos kursas

nustatytas pagal Administravimo modulį.

2.1. Valiutos sąrašas (Currency List)

Valiutos įvedimo langas:

Pridėti valiutą – norint įvesti naują valiutą reikia paspausti mygtuką Pridėti valiutą ir

užpildyti detales valiutos formoje:

o valiutos kodas – trijų simbolių unikalus kodas (ISO 4217).

o aprašymas – valiutos aprašymas.

Užpildžius formą spauskite Papildyti.

7

3. TIEKĖJAI (Vendors)

Prieš pradėdami darbą su užsakymais, įsitikinkite, kad parengtas tiekėjų sąrašas su jums reikalingais

tiekėjais.

Skyriuje yra šios dalys:

Tiekėjų sąrašas;

Tiekėjo forma;

EDI tiekėjai.

3.1 Tiekėjų sąrašas (Vendor List)

Kai suaktyvinate tiekėjų funkciją, pateikiamas langas – Tiekėjų sąrašas.

Tiekėjų sąrašo lange galima įvesti naują, padubliuoti ar panaikinti tiekėją. Norint pakoreguoti jau

įvesto tiekėjo informaciją, suaktyvinkite jį ir atnaujinkite informaciją tiekėjo formoje.

3.1.1 Tiekėjų sąrašo mygtukai (Vendors List)

Lango mygtukai:

Naujas (New)

Norėdami papildyti sąrašą nauju tiekėju, spragtelėkite Naujas. Atsiras Tiekėjo forma (pateikta

dalyje 3.2), kurią galėsite užpildyti.

Modifikuoti (Modify)

Norėdami redaguoti tiekėjo informaciją, pažymėkite jo eilutę ir spragtelėkite Modifikuoti. Atsiras

Tiekėjo forma (pateikta dalyje 3.2), kurią galėsite redaguoti.

Dubliuoti (Duplicate)

Naujo tiekėjo įrašui galite panaudoti jau esančio tiekėjo duomenis ir po to juos redaguoti. Kad tai

padarytumėt, pažymėkite tą tiekėją, kurio informaciją norite nukopijuoti ir spragtelėkite Dubliuoti.

Atsiras naujojo tiekėjo forma (žr. 3.2), su dubliuota informacija.

Ištrinti (Delete)

Norint iš sąrašo ištrinti tiekėją, reikia pažymėti to tiekėjo eilutę ir spragtelėti Ištrinti. Įsidėmėkite,

jeigu tiekėjas turi Pagrindinę Sąskaitą, sistema neleis tiekėjo ištrinti.

8

Adresas

Kai paspaudžiate mygtuką Adresas, langas atrodo taip:

Visos lango Tiekėjo Adresai dalys tokios pačios. Adresas reikalingas, pildant ir siunčiant

užsakymą. Kitos lango dalys gali likti neužpildytos. Jas galėsite panaudoti siųsdami pretenzijas,

apmokėjimus ar grąžinant leidinius. Jeigu pastarosiose dalyse neužpildysite tiekėjo vardo, jis

užsipildys automatiškai iš Tiekėjų informacijos lango (Vendor Information screen).

3.2 Tiekėjo forma (Vendor Form)

Tiekėjo forma leidžia registruoti administravimo informaciją apie tiekėją. Ši forma susideda iš 3

dalių, kurios iškviečiamos, paspaudus kiekvieną dalį. Baigę pildyti visas tris dalis, spragtelėkite

Atnaujinti.

(Įsidėmėkite, kad Tiekėjų adresai iškviečiami, paspaudus mygtuką Adresas, esantį Tiekėjų

sąraše).

3.2.1 Pagrindinė informacija (General information)

Kada vartotojas paspaudžia dalį Pagrindinė informacija, pateikiamas langas:

9

Įrašo data (Open Date)

Tai data, kai buvo padarytas pirminis įrašas. Datą automatiškai pateikia sistema.

Kataloguotojas (Cataloger)

Tai darbuotojo vartotojo vardas. Jį sistema užpildo automatiškai.

Atnaujinimo data (Update Date)

Tai data, kai įrašas buvo atnaujintas. Datą automatiškai pateikia sistema.

Tiekėjo kodas (Vendor Code) (Iki 20 raidinių – skaitmeninių simbolių)

Tai unikalus tiekėjo kodas, pagal kurį sistema jį identifikuoja. Laukas yra privalomas.

Papildomas kodas (Additional Code)

Neprivalomas. Čia galite įrašyti papildomą tiekėjo kodą, jeigu jūsų biblioteka tokį naudoja.

Tiekėjo vardas (Vendor Name) (Iki 150 simbolių)

Tai vardas iš Tiekėjų sąrašo. Šiame lauke įrašomas tiekėjo vardas gali skirtis nuo to, kurį jūs

naudojate užsakymams, pretenzijoms ar grąžinimo adresams. Čia įrašykite tik tiekėjo vardą, bet ne

adresą. Laukas yra privalomas.

Tiekėjo statusas (Vendor Status)

Neprivalomas. Konkretaus tiekėjo identifikavimui bibliotekoje pasirinkite 2 simbolių kodą.

Tiekėjas su statusu NA (Neaktyvus) negali būti naudojamas užsakymams.

Šalis (Country)

Neprivalomas. Naudojamas nuorodoms.

Tiekėjo kalba (Vendor Language)

Tai siunčiamų tiekėjui dokumentų (užsakymų lapelių, pretenzijų) kalba.

Leidinių rūšis (Material Type) (Iki 20 simbolių)

Neprivalomas. Galite apibūdinti spaudinio rūšį, kurią paprastai užsakote pas konkretų tiekėją.

Pastaba (Note) (Iki 200 simbolių)

10

3.2.2 Sąskaita (Account )

Spragtelėkite tiekėjo lango dalį Sąskaita, atsiras forma:

Sąskaitos Nr. (M)

Neprivalomas. Tai tiekėjo atsiųstas sąskaitos numeris, skirtas monografijoms (t.y. monografijų užsakymo

rūšiai, žr. p.1).

Sąskaitos Nr. (S)

Neprivalomas. Tai tiekėjo atsiųstas sąskaitos numeris, skirtas serialiniams leidiniams.

Tiekėjo banko sąskaita (Vendor’s Bank Acct)

Neprivalomas. Galite įrašyti tiekėjo banko pavadinimą ir sąskaitos numerį.

Valiuta (Currency 1–4)

Tai valiuta, kuria atsiskaitinėjama su tiekėju ir kuria dažniausiai gaunate sąskaitas. Galite įrašyti 4

valiutas. Pirmoji įrašayta valiuta bus nukopijuota į kiekvieną užsakymą kaip atsiskaitymo valiuta.

Jeigu, rašydami užsakymus, numatytą valiutą pakeisite kita arba norėsite registruoti gautą sąskaitą

kitokia valiuta, tai sistema patikrins, ar tos valiutos pavyzdys yra pateiktas Tiekėjo formoje.

Mokėjimo sąlygų ženklas (Terms sign)

Įrašykite “+” ar “ – “ ženklą pažymėti, ar tam tikriems tiekėjo užsakymams taikoma nuolaida ar

ne. Tai svarbu numatant, kokią pinigų sumą “rezervuoti” iš biudžeto.

Galite šio lauko nepildyti, bet jei užpildysite, taip pat reikės užpildyti lauką Mokėjimo sąlygų

procentas.

Mokėjimo sąlygų procentas (Terms percent)

Išveskite procentą, priklausomai nuo to, ar taikoma nuolaida ar ne.

Užsakymų siuntimo būdas (Order Delivery Type)

Šiuo būdu jūsų biblioteka siunčia užsakymą tiekėjui.

Laiško Formatas (Letter Format)

Tai yra užsakymo lapas, kuris bus pateikiamas tiekėjui, nebent kitaip yra apibrėžta Komplektavimo

Užsakymo formoje. Užsakymo lapas nusiunčiamas, spragtelėjus Siųsti mygtuką, esantį Užsakymų

sąrašo lange.

11

Laiško siuntimo būdas (Letter Send Method)

Galite atspausdinti užsakymo lapą ir nusiųsti jį paštu. Taip pat numatyta galimybė siųsti jį

elektroniniu paštu (el. paštu).

Pastaba. Tiekėjo el. pašto adresas turi būti nurodytas formoje Tiekėjo Adresas.

Sąrašo formatas (List Format)

Tai užsakymų sąrašas, kurį generuoja sistema, kuomet Paslaugų modulyje naudojate funkciją

“Užsakymų sąrašas tiekėjui”.

Sąrašo siuntimo būdas (List Send Method)

Spausdintą užsakymų sąrašą galite nusiųsti paprastu ar el. paštu. Įsidėmėkite, kad norint sąrašą

nusiųsti el. paštu, reikia, kad el. pašto adresas būtų pateiktas formoje Tiekėjo adresas (Vendor

Addresses).

3.2.3. Tiekėjo informacija (Vendor Info)

Kontaktas (Contact 1–5)

Tai tiekėjo kontaktinis asmuo. Galima įvesti nuo 1–5 kontaktus. Įvesti galima iki 200 simbolių.

Laukas yra neprivalomas. Darant užsakymą sistema automatiškai įrašys pirmą kontaktą (Kontaktas

1) į Užsakymo formą. Kitus kontaktus bus galima pasirinkti Užsakymo formos išskleidžiamąjame

meniu.

Pristatymo tipas ir terminas (Delivery Type 1–5 & Delivery Delay 1–5)

Kiekvienam pristatymo tipui įrašykite ir pristatymo terminą. Nustatydami leidinio pristatymo terminą,

turėtumėte įskaičiuoti laiką, skirtą užsakymo parengimui ir išsiuntimui, taip pat laiką, per kurį leidinys

atsiunčiamas. Pagal informaciją minėtuose laukuose sistema nustato apytikrę leidinio pristatymo datą.

“Pristatymas 1–3” naudojamas įrašams Komlektavimo įrašams; “Pristatymas 4–5” skirtas Serialinių leidinių

įrašams.

Laiško priedas (Mail Attachement)

Šiame lauke nurodoma kaip tiekėjas gaus e. laišką. Galima pasirinkti Priedas, E. paštas arba abu.

3.2.4 Filialai (Sub – Library)

Kai paspaudžiate dalį – Filialai formoje Tiekėjo Informacija atsiranda langas:

12

Įrašykite filialus, kurie užsisako pas šį tiekėją. Sistema informaciją naudoja taip: kuomet rengiate

užsakymą, iš Tiekėjų sąrašo jums leidžiama pasirinkti norimą tiekėją. Taip pat jūs turite galimybę

pasirinkti, kad būtų pateiktas tik tas tiekėjų sąrašas, su kuriuo dirba konkretus filialas, – tai

palengvins reikalingo tiekėjo suradimą. Sistema “žino”, kuris tiekėjas priklauso kokiems filialams,

remiantis informacija, pateikta dalyje Filialai, esančia Tiekėjo informacijos lange. (Jeigu jūs

minėtos dalies neužpildysite, tiekėjas visada bus pateikiamas Tiekėjų sąraše, net ir tuo atveju, jeigu

nuspręsite peržiūrėti konkretaus filialo tiekėjus.)

3.3 EDI tiekėjai (Exchange documentation information)

Norėdami būti tikri, kad užsakymas bus nusiųstas EDI tiekėjui, turite pasitikslinti šią informaciją:

numeris EAN–13 turi būti įrašytas į lauką “Papildomas kodas” dalyje Pagrindinė Informacija,

esančioje Tiekėjo Informacijos formoje. Jokiu būdu ne Užsakymų formos dalyje Tiekėjai.

EDI žinutės pristatymo adresas turi būti įrašytas į “Adresų” lauką dalyje EDI Adresas,

esančiojeTiekėjo Informacijos formoje.

Užsakymo pristatymo tipas “EDI” turi būti įrašytas į Užsakymo formos dalį Sąskaitos.

13

4. BIUDŽETAI (Budgets)

Neprivalomas. Skirtas vartotojams, norintiems biudžeto kontrolės. Jei norite kontroliuoti biudžetą,

prieš pildydami užsakymus, Administravimo modulyje susikurkite biudžetų sąrašą.

Biudžeto administratorius gali daryti paskirstymus ir pervedimus iš vienos biudžeto dalies į kitą, kai

tuo tarpu kiti “leistini vartotojai” gali “rezervuoti” lėšas iš biudžeto ir registruoti sąskaitas.

Šis skyrius aiškina, kaip modifikuoti biudžeto dalis, daryti paskirstymus ir pervedimus, apskaičiuoti

“rezervuotas” iš biudžeto lėšas ir sąskaitas, kurios jau įtrauktos į biudžetą.

4.1. Biudžetų sąrašas (Budget List)

Šiame paveikslėlyje pateiktas Biudžetų sąrašas. Galima sukurti naują biudžetą, dubliuoti esamą ar

ištrinti.

4.2 Forma Biudžeto informacija (Budget Form)

Kai paspaudžiate mygtuką Modifikuoti, esantį Biudžeto Suvestinėje, atsiranda forma Biudžeto

informacija, leidžianti registruoti administravimo informaciją apie biudžetą. Ši forma susideda iš

dviejų dalių: Biudžeto informacija 1 ir Biudžeto informacija 2. Baigę pildyti abi dalis, spragtelėkite

Saugoti.

4.2.1 Biudžeto informacija 1 (Budget Info 1)

Spragtelėkite formos BIUDŽETO INFORMACIJA pirmą dalį, pasirodys langas:

14

Įrašo data (Open Date)

Įrašo parengimo data. Ją automatiškai pateikia sistema.

Išorinis biudžetas (External Budget)

Jeigu šis biudžetas priklauso aukštesnei administravimo institucijai, čia įrašykite jos biudžeto kodą.

Biudžeto kodas (Budget Code)(Iki 20 raidinių – skaitmeninių simbolių)

Tai yra unikalus kodas, kurio dėka sistema atpažįsta biudžetą. Rekomenduojama forma yra kodas –

metai, pvz., BIUDZETAS-2010. Ši forma nebūtina, bet jeigu jūsų biudžetas yra metinis, tai ši

forma labai patogi.

Skyrius (Sub–library)

Neprivalomas. Jeigu įrašomas filialas, tai tik šios bibliotekos užsakymai gali būti apmokėti iš to

biudžeto. Jeigu šio lauko nepildote, iš šio biudžeto gali būti apmokami visų filialų užsakymai.

Įsidėmėkite, kad vartotojai, turintys filialo lygio slaptažodį, gali įdėti užsakymus tik į tą biudžetą,

kuris priklauso jų filialui. Vartotojai su visuotinio lygio slaptažodžiu gali įeiti į bet kurį biudžetą.

(Tai įgalina registruoti užsakymą į skirtingų filialų biudžetus, tuo atveju, kai užsakymas

padalijamas.

Įsidėmėkite, jeigu užsakymas yra įdedamas į 2–3 skirtingų filialų biudžetus, filialo lygio vartotojas

atnaujinti užsakymo negalės.)

Biudžeto tipas (Budget Type)

Tik informacijai. Jeigu jūs nepasirenkate biudžeto tipo, jis numatomas kaip pastovus. Galimi šie

biudžeto tipai: REG – pastovus (Regular)

INB – vidinis (Internal)

SPE – specialus (Special)

RES – tiriamasis (Research)

CLS – subalansuotas (Balanced budget)

Biudžeto statusas (Budget Status)

Biudžetas gali būti aktyvus (AC) arba neaktyvus (NA). Užsakymas neaktyviame biudžete, bus

kaupiamas (will be trapped). Jeigu jūs nepasirenkate biudžeto tipo, pagal nutylėjimą jis bus

aktyvus.

15

Galioja nuo – iki (Valid From – To)

Įrašykite užsakymų galiojimo datas, pagal kurias jie gali būti apmokėti iš biudžeto. Užsakymas bus

kaupiamas, jeigu bus nenurodyta arba pasibaigusi galiojimo data, kada jį reikia apmokėti.

Pastaba 1–4 (Iki 100 simbolių)

Neprivaloma.

Biudžeto grupės (Budget Groups)

Neprivaloma. Laukas reikalingas jungtinei ataskaitai apie kelis biudžetus. Pvz., grupes galima

sudaryti pagal leidinių tipą, skyrių ir fakultetą. Štai biudžetas, vadinamas Biologyserials – 1998,

gali priklausyti serialinių leidinių grupei, Biologijos skyriaus grupei ir Gamtos mokslų fakulteto

grupei.

Pavadinimas (Name)(Iki 60 simbolių)

Tai biudžeto pavadinimas. Neprivalomas.

Skyrius (Department)

Neprivalomas.

4.2.2 Biudžeto informacija 2 (Budget Info 2)

Kai vartotojas paspaudžia dalį Biudžeto informacija 2, pasirodo langas:

Objekto kodas (Object Code)

Pasirinkite reikiamus biudžeto objektų kodus. Biudžetui gali būti priskirta iki 20 objektų kodų.

Objekto kodai gali būti priskirti sukruti biudžeto hierarchiją arba klasifikuoti išlaidas.

Maksimalus lėšų “rezervavimo” iš biudžeto perviršis ( Maximum over–encumbrance)

Egzistuoja maksimali “rezervavimo” iš biudžeto suma, viršijanti numatytą biudžeto balansą. Šis

laukas taip pat priklauso nuo pažymėjimų: procentinė išraiška ir Rez./išeikv. nesiekimo limitas.

Maksimalus išlaidų perviršis (Maximum over–expenditure)

Egzistuoja maksimalus (viršnorminė) biudžeto debetas, (t.y. apmėtos sąskaitos). Pvz., bendras

paskyrimas gali būti 1000USD, o išlaidų viršijimo paklaida gali būti iki 100USD.

16

Procentinė išraiška (Expressed as Percentage)

Pažymėjimas Procentinė išraiška veikia kartu su Maksimaliu lėšų “rezervavimo” iš biudžeto

perviršiu ir Maksimaliu išlaidų perviršiu. Kai Procentinės išraiškos varnelė pažymėta, perviršiai

skaičiuojami procentais.

Rez./išeikv. nesiekimo limitas (Limit to Under Enc./Exp.)

Šis pažymėjimas nurodo ar suma (ar procentas), nurodytas lauke Maksimalus lėšų “rezervavimo” iš

biudžeto perviršis ar Maksimalus išlaidų perviršis yra virš sumos ar jos nesiekia.

Metinis biudžetas (Annual Budget)

Jeigu naudojate Biudžeto kodo formą kodas-metai (žr. Biudžeto informacija1) ir pažymite, kad tai

yra metinis biudžetas, tuomet biudžetinių metų gale biudžeto likutis bus automatiškai perkeltas į

naujų metų biudžetą. Įsidėmėkite, kad bet kokie lėšų “rezervavimai” ir nesumokėtos sąskaitos taip

pat bus perkeltos.

4.2.3. Balansas (Balance Tab)

4.3 Sandorių sąrašas (Transaction List)

Spragtelėkite mygtuką Sandoriai, esantį Biudžeto sąmatoje, atsiras – Sandorių sąrašas.

17

Šis langas pateikia sandorių sąrašą konkrečiam biudžetui ir nurodo, ar tie sandoriai yra kreditai (C)

ar debetai (D). Norėdami pamatyti vieną sandorių tipą, spragtelėkite žymeklį, esantį šalia norimo

sandorio.

Yra šeši sandorių tipai:

ALC (pastovūs paskyrimai) (Regular Allocations)

CRO(perkėlimai-likučiai) (Carryovers)

ENC (rezervavimai) (encumbrances)

ILC (pradiniai paskirstymai) (Initial Allocations)

INV(sąskaitos) (Invoices)

TRN (pervedimai) (Transfers)

Lango mygtukai:

Filtras (Filter)

Norėdami pasirinkti

Paskirti (Allocate)

Paskirti lėšas pasirinktam biudžetui – spragtelėkite Paskirti.

Peržiūrėti (View)

Pažymėto sandorio detales galima matyti, paspaudus Peržiūrėti.

Spausdinti (Print)

Skirtas sandorių sąrašo spausdinimui. Norėdami spausdinti, galite pasirinkti sandorio tipą.

Pervesti (Transfer)

Norėdami pervesti lėšas iš vieno biudžeto į kitą, spragtelėkite Pervesti.

4.3.1 Paskirti sandorį (Allocate Transaction)

Paspaudus Paskirti, atsiranda Paskirti operaciją:

Šiame lange galite paskirti sandorius biudžetui. Kai užpildysite šią formą, paspauskite OK.

18

Laukai:

Data (Date)

Sistema automatiškai pateikia einamos dienos datą, tačiau datą galite keisti.

Pirminė/Nuolatinis (Initial/Regular)

Jeigu paskirstoma suma yra pirminis sandoris (sandorio tipas ILC), pasirinkite Pirminė. Jeigu

paskirstoma suma yra papildoma ar reguliarus sandoris (sandorio tipas ALC), pasirinkite

Nuolatinis. Pagal nutylėjimą sistemoje parinkta reikšmė Nuolatinis.

Valiuta (Currency)

Sandorio valiuta.

Valiutos data (Currency Date)

Tai valiutos kurso data. Sistema automatiškai užpildo einamosios dienos datą, tačiau galite ją keisti.

Suma (Sum) Suma, kuria biudžetas kredituojamas ar debetuojamas.

Debetas/Kreditas (Debit/Credit)

Nurodo ar suma bus pridėta ar nuimta nuo biudžeto.

Pastaba (Note)

Galima parašyti pastabą (iki 200 simbolių)

4.3.2 Biudžeto pervedimas (Budget transfer)

Kai jūs paspaudžiate Pervesti Sandorių sąraše, atsiranda langas:

19

Norint pervesti lėšas iš vieno biudžeto į kitą, įveskite Biudžeto laukeliuose abiejų biudžetų kodus

(biudžeto kodas iš kurio pervedinėsite ir biudžeto kodas į kurį norite pervesti). Biudžeto kodas gali

būti pasirenkamas iš sąrašo arba įvedamas ranka. Jeigu biudžeto kodas teisingas, matysite biudžeto

detales. Kitu atveju, gausite klaidos pranešimą. Pervesti lėšas iš vieno biudžeto į kitą naudokite

rodyklėles.

Pastaba (Iki 200 simbolių)

Neprivalomas.

4.3.3 Filialai (Sublibraries)

20

Šioje dalyje galite priskirti Filialus biudžetams. Sąrašas kairėje rodo visus galimus filialus.

4.4. Biudžetų hierarchija (Budget Hierarchy)

Biudžetai gali būti sudaromi hierarchine struktūra.

21

5. UŽSAKYMAI (Orders)

Šis skyrius apie užsakymo funkciją. Naudojantis šia funkcija paprasta ne tik užsisakyti leidinius,

bet ir “rezervuoti” iš biudžeto lėšas, užregistruoti atėjusius spaudinius.

Skyriaus dalys:

Užsakymų paieška

Užsakymų sąrašas

Užsakymo forma

Užsakymų siuntimas tiekėjui

Lėšų rezervavimas užsakymui

Egzemplioriai/Prenumerata

Užsakymų atšaukimas

Užsakymų panaikinimas

Užsakymų protokolas

Pastabų sąrašas

5.1. Užsakymų paieška (Order Search)

Atidaryti užsakymą galite naudojantis Užsakymo juosta arba Užsakymo kortelėje .

Užsakymų juosta (Order Search)

Užsakymų juostoje galite atlikti užsakymo paiešką pagal kelis paieškos parametrus išsiskleidžiančiame

meniu. Paieškos parametrai gali būti Bibliografiniai (pavyzdžiui, Užsakymo antraštė, Užsakymo autorius)

arba Administraciniai (pavyzdžiui, Tiekėjo kodas, Užsakymo numeris).

Užsakymo kortelė

Rodyklių sąrašas

Nauja & atšaukta užsakymų rodyklė

22

Šioje kortelėje galite ieškoti užsakymų, kurių statusas Naujas, LC (atšaukta bibliotekos), VC (atšaukta

tiekėjo), CNB (atšaukta arba nėra biudžeto). Čia galima panaikinti užsakymus, jei turite tam teises.

Rodyklių sąrašas (Index list)

Pasirinkus Rodyklių sąrašą matote šį langą:

Filtrai (Filters)

Filtrai naudojami norit surūšiuoti užsakymų sąrašą pagal įvairias rodykles (pavyzdžiui, Užsakymo

numeris arba Tiekėjo kodas). Uždėkite varnelę Suderinimas, jei norite tikslios paieškos. Galite

pasirinkti ir kitus kriterijus, pavyzdžiui filialas, užsakymo statusas, užsakymo tipas ir t.t. Taip pat

galite pasirinkti užsakymus, kurie buvo siųsti tiekėjui tam tikru laikotarpiu (nurodykite Užsakymo

data „Nuo“, Užsakymo data „Iki“). Neužpildžius, pateikiamos visos datos.

Filialas: Jei norite atrinkti filialus, kurie prasideda vienodai, galite nautoti simbolį „*“. Pavyzdžiui,

įrašius UE* , gausite užsakymų sąrašą šių filialų: UEDUC, UEGOV, UEARC ir t.t.

Mygtukai Rodyklių sąraše:

Atnaujinti filtrą. Jeigu Jūs vedate tekstą laukelyje (o nepasirenkate jo iš meniu), norėdami aktyvuoti

filtrą turite paspausti Atnaujinti filtrą.

Išvalyti filtrą. Norėdami išvalyti rodyklių filtrus, spauskite šį mygtuką.

Spausdinti užsakymą. Pažymėkite užsakymą, kurį norite spausdinti ir paspauskite Spausdinti

užsakymą.

Pažymėti. Paspaudus Pažymėti, galima peržvelgti tam tikro leidinio užsakymų sąrašą bei įvykdyti

eilę įvairių funkcijų, susijusių su užsakymu.

23

Nauja&atšaukta užsakymų rodyklė

Pasirinkus Nauja&Atšaukta užsakymų rodyklė sąrašą matote šį langą:

Galite atlikti užsakymų, kurių statusai Naujas, LC (atšaukta bibliotekos), VC (atšaukta tiekėjo),

CNB (atšaukta arba nėra biudžeto) paiešką.

Filtrai

Užsakymus galite filtruoti pagal Užsakymo tipą, Užsakymų grupę, Tiekėjo kodą. Taip pat, galite matyti

užsakymus, kurie buvo sukurtii tam tikru laikotarpiu (Įvedimo data „Nuo“, Įvedimo data „Iki“).

5.2. Užsakymų sąrašas (Order list)

Užsakymo sąraše pateikiami užsakymai, susiję su administraciniu įrašu.

Galite Užsakymų sąrašą papildyti, dubliuoti arba užsakymus jame panaikinti. Galite pataisyti jau

egzistuojantį užsakymą.

Mygtukai (Buttons)

Papildyti (Add)

Norėdami padaryti naują užsakymą spauskite Papildyti. Turėsite pasirinkti užsakymo rūšį: monografijoms,

serialiniams, tęstiniams.

24

Dubliuoti (Duplicate)

Galite sukurti naują užsakymą kopijuojant jau esančio užsakymo detales. Norėdami tai padaryti, pažymėkite

užsakymą, kurį norite kopijuoti ir paspauskite Dubliuoti. Atsidarys naujo užsakymo forma su jau užpildyta

kopijuojamo užsakymo informacija. Informaciją galite taisyti.

Ištrinti (Delete)

Norėdami panaikinti užsakymą, pažymėkite jį ir spauskite Ištrinti.

Spausdinti/Atšaukti (Print/Cancel)

Paspaudus šį mygtuką atsidarys langas:

Pasirinkite norimą funkciją ir spauskite Gerai.

Siųsti (Send)

Norėdami suformuoti užsakymo lapelį tiekėjui ar jį išsiųsti e. paštu, spauskite Siųsti.

5.2.1. Greitas katalogavimas Komplektavimo modulyje (Quick Cataloging in Acquisitions)

Užsakymų sąrašą galite pamatyti pasirinkus Greito katalogavimo funkciją. Pasirinkite meniu punktą

Užsakymai/Užsakymų katalogas.

Atsidarys Katalogo įrašo forma:

25

Ši forma naudojama trumpo įrašo sukūrimui. Užpildžius formą spauskite Gerai. Matysite užsakymų sąrašą.

5.3 Užsakymo forma (Order form)

Spragtelėjus mygtukus Pridėti (reikia pasirinkti užsakymo tipą) ar Dubliuoti užsakymų sąraše,

apatinėje lango dalyje pasirodo Užsakymo forma.

Užsakymo forma susideda iš 4 dalių: Rodyti užsakymą, Bendras, Tiekėjas, Kiekis ir kaina.

5.3.1 Rodyti užsakymą (Order display)

Spragtelėjus šią dalį, atsiranda langas:

26

Lange Rodyti užsakymą pateikiama informacija apie užsakymą, kuri suskirstyta į 3 dalis:

Užsakymas, Dokumento aprašas, Sąskaita. Šiame lange informacijos keisti negalima.

5.3.2. Bendras (General)

Pasirinkus Bendras atsidaro forma:

Mygtukai:

Papildyti/Saugoti (Add/Update)

Užpildžius ar atnaujinus formą spauskite Papildyti arba Saugoti.

Saugoti nutylėjimą (Save Defaults)

Jeigu norite išsaugoti užpildytus laukus ir juos panaudoti sekančiuose užsakymuose, spauskite

Saug.nutyl. Išsaugoti nutylėjimą galite tik tame kompiuteryje, kuriame jie nustatyti.

Atnaujinti (Refresh)

Spragtelėkite Atnaujinti, jeigu norite, kad sistema apskaičiuotų ir pateiktų kainas nacionaline valiuta

pagal valiutos keitimo kursą.

Formos laukai:

Užsakymo numeris (Order Number)

Užsakymo numerį sistema sukuria automatiškai, tačiau jį galite keisti.

Papildomas užsakymo Nr. 1 (Additional Order Number 1)

Laukas neprivalomas. Gali būti naudojamas kaip papildomas užsakymo numeris.

Papildomas užsakymo Nr. 2 (Additional Order Number 2)

Laukas neprivalomas. Gali būti naudojamas kaip papildomas užsakymo numeris.

27

Užsakymo statusas (Order Status)

Galimi tokie užsakymo statusai:

NAUJAS (NEW) – užsakymo užklausa. Nėra įdiegta.

WP – laukia tvarkymo. Tarpinis statusas tarp NAUJAS ir PS, užsakymai su šiuo statusu gali

būti atnaujinti.

PS – tvarkymas pradėtas. Šis statusas leidžia pranešti centrinei užsakymų tarnybai, kad

užsakymas paruoštas tvarkymui.

WB – reikia biudžeto patvirtinimo.

QSV – užklausimas prieš siuntimą.

CNB – atšaukta – nėra biudžeto. Šis statusas panaikina ir lėšų rezervavimą iš biudžeto. Jeigu

šis statusas pasikeičia kitu, rodančiu, kad užsakymas gali būti nusiųstas (pvz., RSV–

paruoštas siųsti tiekėjui), biudžeto lėšų rezervavimas suaktyvinamas.

DNB – nėra biudžeto. Šis statusas panaikina lėšų rezervavimą iš biudžeto. Jeigu šis statusas

pasikeičia kitu, rodančiu kad užsakymas gali būti nusiųstas (pvz., RSV – paruoštas siųsti

tiekėjui), iš biudžeto rezervuotos lėšos bus suaktyvintos.

RSV– paruoštas išsiųsti tiekėjui.

SV– užsakymas nusiųstas tiekėjui. Kai užsakymo lapelis atspausdintas, užsakymo statusas

automatiškai tampa SV.

VC – tiekėjo atšauktas. Šis statusas panaikina lėšų rezervavimą iš biudžeto. Jeigu šis

statusas pasikeičia kitu, rodančiu, kad užsakymas gali būti nusiųstas (pvz., RSV– paruoštas

siųsti tiekėjui), iš biudžeto rezervuotos lėšos bus suaktyvinamos.

LC – bibliotekos atšauktas. Šis statusas panaikina lėšų rezervavimą iš biudžeto. Jeigu šis

statusas pasikeičia kitu, rodančiu, kad užsakymas gali būti nusiųstas (pvz., RSV– paruoštas

siųsti tiekėjui), iš biudžeto rezervuotos lėšos suaktyvinamos.

CLS – užsakymas įvykdytas. Jei leidinio gavimo statusas užbaigtas ir sąskaita sumokėta

(apmokėjimo statusas yra Paid – sumokėta), sistema automatiškai atnaujina užsakymo

statusą į CLS.

Užsakymo ISBN/ISSN (Order ISBN/ISSN)

Laukas neprivalomas.

Įrašo data (Open date)

Data, kai buvo pradėtas ruošti užsakymas. Automatiškai pateikia sistema.

Statuso data (Status date)

Tai paskutinį kartą pakeisto statuso data. Automatiškai pateikia sistema.

Užsakymo data (Order date)

Data, kai užsakymas buvo nusiųstas tiekėjui. Automatiškai pateikia sistema.

Sąskaitos statusas „Baigta“ (Invoice status “ Complete”)

Jei sąskaita yra užbaigta, t.y. nesitikite kitos sąskaitos šitam užsakymui, pažymėkite tai

spragtelėjimu ties „Sąskaitos statusas “Baigta”. Jei tikitės papildomos sąskaitos, – nieko

nežymėkite. Nebaigtoms apmokėti sąskaitoms sistema debetuoja rezervuotas iš biudžeto lėšas.

Jeigu baigtos sąskaitos suma skiriasi nuo rezervuotos iš biudžeto, biudžetas yra debetuojamas

sąskaitoje nurodytą sumą.

Pastaba: tęstinių leidinių užsakymams sąskaitos statusas yra visada „neužbaigtas”.

28

Gavimo statusas „Baigtas“ (Arrival status “Complete”)

Jei gauti visi šio užsakymo leidiniai, pažymėkite tai prie “Gavimo statusas “Baigtas”. Jei tikitės

gauti daugiau leidinių, nieko nežymėkite.

Pastaba: tęstinių leidinių užsakymams sąskaitos statusas yra visada “neužbaigtas”.

Leidinio rūšis (Material type)

Pasirinkite užsakomo leidinio rūšį. Jeigu norite išsaugoti įrašytas leidinio rūšies reikšmes ir

nukopijuoti jas į kiekvieną naujai atidaromą užsakymo formą, spragtelėkite Saugoti nut.

Filialas (Sub–library)

Pasirinkite filialą, kuriam priklauso užsakymas. Jeigu norite išsaugoti įrašytas reikšmes ir

nukopijuoti jas į kiekvieną naujai atidaromą užsakymo formą, spragtelėkite Saugoti nut.

Komplektavimo būdas (Acquisition method)

Pažymėkite būdą, kuriuo leidinys buvo įsigytas. Jeigu norite išsaugoti įrašytas reikšmes ir

nukopijuoti jas į kiekvieną naujai atidaromą užsakymo formą, spragtelėkite Išsaugoti nut.

Galimi šie būdai:

P – pirkimas (purchase)

A – privalomas (approval)

G – dovana (gift)

E – gauta mainais (exange)

D – saugykla (deposit)

O – kiti (other)

Iniciatoriaus ID (Initiator ID)

Jei užsakymas yra spec. iniciatoriui, įrašykite iniciatoriaus ID. Jį galite pasirinkti iš sąrašo

paspaudus mygtuką lauko dešinėje pusėje.

Iniciatoriaus vardas (Initiator Name)

Įrašius Iniciatoriaus ID, sistema automatiškai užpildys Iniciatoriaus vardą.

Vykdyti (Action)

Šis laukas aktyvus, kai įvestas iniciatoriaus ID. Galimi veiksmai:

Be reikšmės;

Siųsti vartotojui;

Parengti užsakymą;

Siųsti e. laišką.

Bibliotekos pastaba (Library note) (Iki 200 simbolių).

5.3.3 Tiekėjo dalis (Vendor)

Užsakymo formoje spragtelėjus dalį Tiekėjas, atsiranda langas. Įsidėmėkite, kad tiekėjo

informacijos dalis būna skirtinga, priklausomai nuo užsakymo tipo: monografija, serialinis ar

tęstinis leidinys.

29

Tiekėjo kodas (Vendor code)

Iš sąrašo išsikvieskite tiekėją, spragtelėdami lauko dešinėje. Išsirinkite Tiekėjo kodą ir

spragtelėkite Pasirinkti. Tai užtikrins, kad informacija apie užsakymo pristatymo tipą, pristatymo ir

laiško tipą bus paimta iš Tiekėjo įrašo ir įrašyta į dalį Tiekėjas. Be to bus užpildyta EDA,

paskaičiuota pagal pristatymo tipą.

Jeigu norite išsaugoti “Tiekėjo kodą” ir nukopijuoti jį į kiekvieną atidarytą naujo užsakymo formą,

spragtelėkite Saugoti nutyl. Įsidėmėkite, kad bus nukopijuotas tik tiekėjo kodas ir nieko daugiau.

Tiekėjo vardas (Vendor name)

Kai pasirenkate tiekėjo kodą, sistema automatiškai užpildo tiekėjo vardą.

Tiekėjo informacija (Vendor reference)

Tiekėjas, priklausomai nuo pas jį užsakomų leidinių tipo, gali paskirti specialų numerį. Tai ypač

būdinga serialiniams leidiniams.

Tiekėjo pastaba (Vendor reference) (iki 200 simbolių).

Kontaktai (Vendor Contact)

Užsakymo siuntimo būdas (Order delivery type)

Tai užsakymo siuntimo būdas tiekėjui. Sistema automatiškai užpildys šį lauką iš tiekėjo įrašo,

tačiau galite jį pakeisti.Užsakymo siuntimo būdas turi atitikti laiško tipą, numatytą Tiekėjo Įraše.

Jame gali būti numatytas siuntimas el. paštu.

Laiško tipas (Letter type)

Pasirinkite užsakymo lapą spausdinimui. Laiško tipas turi atitikti užsakymo pristatymo būdą.

Prisiminkite, kad gali būti numatytas siuntimas el. paštu.

Siųsti laišką pagal (Send Letter by)

Pasirinkite kokiu būdu norite išsiųsti užsakymą tiekėjui. Atminkite, kad šis būdas turi būti

suderintas su Laiško tipu.

Pristatymo tipas (Delivery tipe)

Tai būdas, kuriuo tiekėjas siunčia leidinius bibliotekai.

30

Skubus (Rush)

Jei užsakymas skubus, pažymėkite tai.

5.3.4 Kiekis ir kaina (Quantity and price)

Spragtelėjus dalį Kiekis ir kaina, atsiranda langas:

Informacija apie užsakymo kiekius:

Egzempliorių (vienetų) skaičius (Number of units)

Įrašykite užsakomų leidinių vienetų skaičių. Tai bus atspausdinta užsakymo lapelyje.

Egzemplioriaus (vieneto) kaina (Unit price)

Įrašykite vieneto kainą.

Bendra kaina (Total price)

Jei įrašyta vieneto kaina, sistema automatiškai apskaičiuos bendrą užsakomų egzempliorių kainą.

Kiekio pastaba (Quantity note) (iki 200 simbolių)

Pastaba tiekėjui apie užsakomų egzempliorių ar tomų skaičių bus atspausdinta užsakymo lapelyje.

Atminkite, visas užsakymas gali būti daugiau nei vienam egzemplioriui.

Valiuta (Currency)

Pasirinkite tiekėjo valiutą. Pirmoji valiuta nustatyta Tiekėjo įraše bus įrašyta pagal nutylėjimą.

Valiutų sąrašas ir santrumpos pateiktos opertayvioje pagalboje.

Kainų sąrašas (List price)

Įrašykite apytikrią užsakymo kainą tiekėjo valiuta, kad rezervuotos iš biudžeto lėšos už leidinį

galėtų būti debetuotos iš biudžeto.

31

Mokėjimo sąlygų ženklas ir mokėjimo sąlygų procentas (Terms sign and Terms percent)

Sistema automatiškai pateiks reikšmes, esančias Tiekėjo įraše, bet jūs galite jas keisti. Pažymėkite

“+” ar “–“ ženklus papildomam mokesčiui arba nuolaidai. Galite palikti aptariamą lauką

neužpildytą, bet jei užpildėte, reikės pildyti ir lauką “Mokėjimo sąlygų procentas”.

Galutinė kaina (Final price)

Galutinė kaina = Kainų sąraršas +/– mokėjimo sąlygos.

Lokali kaina (Local price)

Lokalią kainą apskaičiuoja sistema: Kaina tiekėjo valiuta X Mokėjimo sąlygos X Valiutų kursas =

Kaina lokalia valiuta.

Kainos pastaba (Price note) (iki 200 išsamių simbolių)

Biudžetas, iš kurio rezervuojamos lėšos (Rezervuojamasis biudžetas) (Encumber budget)

Šis laukas matomas tik tuomet, kai darote naują užsakymą. Jeigu užsakymui norite rezervuoti lėšas

iš vieno biudžeto, įrašykite šio biudžeto kodą. Spragtelėkite rodyklę lauko dešinėje, kad iš pateikto

sąrašo išsirinktumėt biudžetą. Jei užsakymui norite rezervuoti lėšas iš kelių biudžetų, palikite lauką

nepildytą.

5.4. Užsakymų siuntimas tiekėjams (Sending orders to vendor)

Yra keletas būdų, kaip nusiųsti užsakymą tiekėjui:

Spausti mygtuką Siųsti, esantį Užsakymų sąraše;

Naudojantis funkcija „Užsakymų sąrašo siuntimas tiekėjui“ (acq–14).

Kiekvienas būdas aptartas žemiau.

5.4.1. Mygtukas Siųsti (Send button)

Paspaudus mygtuką Siųsti lange Užsakymų sąrašas, galimi veiksmai:

užsakymas gali būti atspausdintas ir išsiųstas tiekėjui paštu. Tai bus atlikta, kai užsakymo

siuntimas yra LE (Laiškas). Sistema atspausdins/išsiųs užsakymą e. paštu ir pakeis

užsakymo statusą į SV (Nusiųstas tiekėjui).

Jeigu siunčiate laišką e. paštu, įsitikinkite, kad:

o teisingai nustatytas print.ini failas;

o tiekėjo įraše yra nurodytas e. pašto adresas.

užsakymas gali būti įtrauktas į užsakymų sąrašą ir nusiųstas vėliau, kai dirbsite su WWW

Paslaugų funkcija „Užsakymų sąrašo siuntimas tiekėjui“, kai Užsakymo siuntimas yra LI

(Sąrašas). Kai paspausite mygtuką Siųsti, užsakymo statusas pasikeis į RSV (Paruoštas

siųsti tiekėjui). Užsakymų sąrašas bus išsiųstas tiekėjui, kai paleisite paslaugą „Užsakymų

sąrašo siuntimas tiekėjui“ (acq–14).

užsakymo siuntimas EDI tiekėjui.Tai galite padaryti, jeigu tiekėjas yra nustatytas kaip EDI,

užsakymo pristatymo tipas Tiekėjas dalyje yra nustatyta „LE” (Laiškas), Siųsti laišką pagal

nustatyta EDI.

32

5.5. Lėšų rezervavimas užsakymui (Encumbrances for order)

Kai spragtelite mygtuką Rezervuoti, atsiranda langas:

Šiame ekrane išvardintas biudžetų sąrašas, iš kurio galima rezervuoti lėšas konkrečiam užsakymui.

Jūs galite paskirti vieną ar daugiau biudžetų, kad rezervuoti pilną sumą, reikalingą užsakymui.

5.5. 1 Mygtukai (Buttons)

Lango mygtukai:

Papildyti biudžetą (Add budget)

Norint užsakymui paskirti naują biudžetą, reikia užpildyti lauką „Papildyti biudžeto kodą“, po to

spragtelėkite Papildyti biudžetą.

Rezervuoti (Encumber)

Norėdami nurodyti sumą, kuri bus rezervuota iš konkretaus biudžeto, pažymėkite jį, tuomet

įrašykite sumą į lauką „Rezervavimas“ ir spragtelėkite mygtuką Rezervuoti.

Ištrinti (Delete Budget)

Kad ištrintumėt biudžetą iš sąrašo, pažymėkite norimą biudžetą ir spragtelėkite Ištrinti biudžetą.

Balansas (Balance)

Norėdami pasižiūrėti pasirinkto biudžeto balansą, spauskite Balansas.

33

5.5. 2 Laukai (Fields)

Papildyti biudžeto kodą (Budget code to add)

Tai yra unikalus kodas, identifikuojantis biudžetą. Spragtelėkite rodyklę dešinėje lauko pusėje, kad

galėtumėte pasirinkti biudžetą iš jų sąrašo.

Rezervavimas (Encumbrance)

Tai suma, kuri bus rezervuota iš pažymėto biudžeto.

Rezervavimas procentai (Encumbrance Percent)

Tai procentas apytikrės sumos, kuri bus rezervuota iš pažymėto biudžeto. Jei užpildysite šį lauką,

Rezervavimo lauką palikite tuščią.

Numatoma užsakymo suma, Užsakymo suma, Užsakymo valiuta (Estimated cost, local cost and

currency)

Tai tik informacijai, ji nekeičiama.

Bendras rezervavimas (Total encumbrance)

Jeigu vienas ar daugiau biudžetų buvo numatyti užsakymo apmokėjimui, šis laukas rodo, kokia

suma iš viso buvo rezervuota iš biudžeto(-ų).

5.6. Egzemplioriai/Prenumerata (Items/Subscription)

Egzempliorius galite priskirti užsakymui. Tuomet bus automatiškai sukurtas ryšys tarp

egzemplioriaus ir užsakymo.

5.7. Užsakymų atšaukimas (Canceling Orders)

Užsakymą galite nutraukti paspausdami Spausdinti/Atšaukti mygtuką Užsakymų sąraše.

Atsidariusiame langelyje pasirinkite „Spausdinti atšaukimo laišką tiekėjui“.

Užsakymo statusas pasikeičia į LC (Bibliotekos atšauktas).

Užsakymą atšaukti galite atsidarę Užsakymo formą ir pakeitę Užsakymo statuso lauką. Pasirinkite

vieną iš šių statusų:

VC (Tiekėjo atšauktas);

LC (Bibliotekos atšauktas);

34

CNB (Atšaukta – nėra biudžeto).

Šie statusai automatiškai atšaukia biudžeto rezervavimą. Jeigu užsakymo statusai pasikeičia į

statusus, kurie rodo, kad užsakymas gali būti išsiųstas, biudžeto rezervavimas yra atnaujinamas.

5.8. Užsakymų panaikinimas (Deleting Orders)

Yra du metodai, kaip panaikinti užsakymus iš sistemos:

Per Užsakymų sąrašą;

Per Naujų ir atšauktų užsakymų paieškos sąrašą.

Galite panaikinti tik įrašus su statusais: New (Naujas), LC (Bibliotekos atšaukta), VC (Tiekėjo

atšaukta) ir CNB (Atšaukta – nėra biudžeto).

5.8.1. Užsakymų panaikinimas per užsakymų sąrašą (Delete an Order Via the Order List)

Užsakymų sąraše užsakymą galite panaikinti jį pažymėję ir paspaudę mygtuką Ištrinti.