komplexní péče o dokumenty
DESCRIPTION
Komplexní péče o dokumenty. Michal Rada Iniciativa informatiky pro občany Prezentace pro konferenci Data & Dokumenty 2010. O co jde?. Nové povinnosti plynoucí z novely Zákona o archivnictví Elektronická spisová služba Agendové informační systémy jako samostatné evidence - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Komplexní péče o Komplexní péče o dokumentydokumenty
Michal RadaMichal RadaIniciativa informatiky pro občanyIniciativa informatiky pro občany
Prezentace pro konferenci Prezentace pro konferenci Data & Dokumenty 2010Data & Dokumenty 2010
O co jde?O co jde? Nové povinnosti plynoucí z novely Zákona o Nové povinnosti plynoucí z novely Zákona o
archivnictvíarchivnictví Elektronická spisová službaElektronická spisová služba Agendové informační systémy jako samostatné Agendové informační systémy jako samostatné
evidenceevidence Sledování celého životního cyklu dokumentuSledování celého životního cyklu dokumentu Nutnost zajištění správy metadatNutnost zajištění správy metadat Zrovnoprávnění elektronických dokumentůZrovnoprávnění elektronických dokumentů
Co je důležité umět?Co je důležité umět? Dokument musíme umět přijmoutDokument musíme umět přijmout Ověřit jeho pravost a identifikovat hoOvěřit jeho pravost a identifikovat ho Sledovat a řídit proces jeho vyřízeníSledovat a řídit proces jeho vyřízení Důvěryhodně jej uložitDůvěryhodně jej uložit Vytvořit a odeslat vlastní dokumentVytvořit a odeslat vlastní dokument
Důležitá legislativaDůležitá legislativa Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové
služběslužbě Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických
úkonech a autorizované konverzi dokumentůúkonech a autorizované konverzi dokumentů Zákon č. 190/2009 Sb.Zákon č. 190/2009 Sb. Vyhláška č.191/2009 Sb. o podrobnostech Vyhláška č.191/2009 Sb. o podrobnostech
výkonu spisové službyvýkonu spisové služby Národní standard pro elektronické systémy Národní standard pro elektronické systémy
spisové službyspisové služby
Národní standardNárodní standard Dokument určující povinné náležitosti a Dokument určující povinné náležitosti a
funkcefunkce Vztahuje se nejen na ESSL, ale i na AISVztahuje se nejen na ESSL, ale i na AIS Určuje povinné skupiny metadat Určuje povinné skupiny metadat
vedených o dokumentuvedených o dokumentu Méně metadat vedených o dokumentech Méně metadat vedených o dokumentech
v AISv AIS V přílohách technická schémataV přílohách technická schémata
...ale to není všechno...ale to není všechno Povinnosti vést dokumenty jsou uloženy i Povinnosti vést dokumenty jsou uloženy i
v jiných právních předpisechv jiných právních předpisech Každý dokument musí původce vést v Každý dokument musí původce vést v
souladu s legislativou o spisové služběsouladu s legislativou o spisové službě Právní řád obsahuje různá specifická Právní řád obsahuje různá specifická
ustanovení o „dokumentech“.ustanovení o „dokumentech“.
Paragraf 69a, odstavec 8Paragraf 69a, odstavec 8 Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se
považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.
Základní principy spisové Základní principy spisové službyslužby
Evidence dokumentů se provádí buď v Evidence dokumentů se provádí buď v ESSL, nebo v AISESSL, nebo v AIS
Vede se evidence o Vede se evidence o všechvšech dokumentech dokumentech (kromě výjimek uvedených ve Spisovém (kromě výjimek uvedených ve Spisovém a skartačním řádu)a skartačním řádu)
Dokument se eviduje po celou dobu Dokument se eviduje po celou dobu životního cykluživotního cyklu
Životní cyklus dokumentuŽivotní cyklus dokumentu Příjem nebo vznik dokumentů a doručování Příjem nebo vznik dokumentů a doručování
dokumentůdokumentů Označování dokumentůOznačování dokumentů Rozdělování dokumentůRozdělování dokumentů Vyřizování dokumentůVyřizování dokumentů Příprava a finalizace dokumentůPříprava a finalizace dokumentů Odesílání a vypravování dokumentůOdesílání a vypravování dokumentů Ukládání dokumentůUkládání dokumentů Tvorba spisůTvorba spisů Skartace dokumentůSkartace dokumentů
Druhy dokumentůDruhy dokumentů Doručený dokument je každý dokument, Doručený dokument je každý dokument,
který je doručen, nebo přiřazen původcikterý je doručen, nebo přiřazen původci Doručení poštovní zásilkou, elektronickou Doručení poštovní zásilkou, elektronickou
cestou, datovou schránkou, na podatelnu, cestou, datovou schránkou, na podatelnu, kurýrem, osobním předánímkurýrem, osobním předáním
Vlastní dokument je každý dokument Vlastní dokument je každý dokument vzniklý z vlastní činnosti původcevzniklý z vlastní činnosti původce
Formy dokumentůFormy dokumentů Analogový (listinný) dokument, jeho Analogový (listinný) dokument, jeho
nosičem je papír a obsahuje podpis nebo nosičem je papír a obsahuje podpis nebo razítkorazítko
Digitální (elektronický) dokument, jeho Digitální (elektronický) dokument, jeho nosičem je datový soubor a obsahuje nosičem je datový soubor a obsahuje elektronický podpis, nebo časové razítkoelektronický podpis, nebo časové razítko
Obecná povinnost elektronizace Obecná povinnost elektronizace dokumentůdokumentů
Povinné náležitosti Povinné náležitosti dokumentudokumentu
Název původce, Název původce, adresa sídla a jiné identifikační údaje,adresa sídla a jiné identifikační údaje, počet stran, nebo částí,počet stran, nebo částí, počet stran, nebo svazků příloh,počet stran, nebo svazků příloh, datum podepsání,datum podepsání, jméno, příjmení a funkce zodpovědné osobyjméno, příjmení a funkce zodpovědné osoby podpis a autentifikační prvkypodpis a autentifikační prvky povinný výstupní formátpovinný výstupní formát
ESSLESSL Elektronický systém spisové služby je základní Elektronický systém spisové služby je základní
evidenční pomůckouevidenční pomůckou Provádí se elektronická evidence elektronických Provádí se elektronická evidence elektronických
i listinných dokumentůi listinných dokumentů V rámci ESSL se mohou uchovávat i samotné V rámci ESSL se mohou uchovávat i samotné
dokumentydokumenty Důležitou součástí jsou transakční protokolyDůležitou součástí jsou transakční protokoly Uchovávají se metadata podle Národního Uchovávají se metadata podle Národního
standardustandardu
AISAIS Agendy jsou takzvané „samostatné Agendy jsou takzvané „samostatné
evidence“evidence“ Každý informační systém nějaké agendy Každý informační systém nějaké agendy
je AISje AIS AIS musí uchovávat také metadata podle AIS musí uchovávat také metadata podle
Národního standarduNárodního standardu
Metadata o dokumentechMetadata o dokumentech O dokumentu se vedou metadataO dokumentu se vedou metadata Výčet skupin metadat uveden v Výčet skupin metadat uveden v
Národním standarduNárodním standardu Z dokumentu a metadat se vytváří SIP Z dokumentu a metadat se vytváří SIP
balíčekbalíček
Transakční protokolTransakční protokol O všech operacích s dokumentem se O všech operacích s dokumentem se
vede transakční protokolvede transakční protokol Jeho struktura je popsána také v Jeho struktura je popsána také v
Národním standarduNárodním standardu Musí se vést po celou dobu životního Musí se vést po celou dobu životního
cyklucyklu Měl by být vždy dostupný ESSLMěl by být vždy dostupný ESSL
Kde je problémKde je problém Pokud je dokument převeden do AIS, Pokud je dokument převeden do AIS,
ztrácejí se jeho metadata a informace o ztrácejí se jeho metadata a informace o životním cykluživotním cyklu
Přicházíme o část informací o operacích Přicházíme o část informací o operacích prováděných s dokumentemprováděných s dokumentem
Pro ESSL není kompletní transakční Pro ESSL není kompletní transakční protokolprotokol
Dokument
Evidován v ESSL
po doručení zaevidováno
veškeré operace uloženy v ESSL
transakční protokol je v ESSL
Evidován v AIS
po doručení předáno AIS
v tuto chvíli nejsou dostupné informace o operacích
ztrácí se kontinuální přehled
transakční protokol nenípro ESSL dostupný
evidence dokumentu nevyhovuje požadavkům
evidence dokumentu vyhovujevšem požadavkům
Co je nutné zajistit?Co je nutné zajistit? Aby o dokumentu byly informace Aby o dokumentu byly informace
dostupné po celou dobu životního cykludostupné po celou dobu životního cyklu Aby se metadata shromažďovala na Aby se metadata shromažďovala na
jednom místějednom místě Aby ESSL byl dostupný vždy úplný Aby ESSL byl dostupný vždy úplný
přehled o operacích s dokumentempřehled o operacích s dokumentem
Možné řešeníMožné řešení Ideálním řešením je centralizované úložištěIdeálním řešením je centralizované úložiště Splní se tím veškeré požadavkySplní se tím veškeré požadavky Jednotné pořizování a shromažďování Jednotné pořizování a shromažďování
metadatmetadat Jednotný transakční protokolJednotný transakční protokol Návaznost na uložení a archivování Návaznost na uložení a archivování
dokumentůdokumentů
Centrální úložištěCentrální úložiště Úložiště dokumentů a metadat, nebo pouze Úložiště dokumentů a metadat, nebo pouze
úložiště metadatúložiště metadat Ostatní systémy a aplikace přistupují k Ostatní systémy a aplikace přistupují k
tomuto úložištitomuto úložišti Automatizované přidělování identifikátorůAutomatizované přidělování identifikátorů Centrální správa metadat a balíčkůCentrální správa metadat a balíčků Možnost provázání s důvěryhodnou Možnost provázání s důvěryhodnou
spisovnouspisovnou
Vyhledávání
Obsluha datové
schránky
Správa smluvContent
managementsystem
Documentmanagement
system
Elektronickéúčetnictví
Elektronickáspisováslužba
ÚLOŽIŠTĚ METADAT
Příjem dokumentu
Evidence dokumentu
Předání do spisovéslužby
Vznik metadat
Zápis do úložiště
Uložení do úložiště
Předání do agendy
Zápis o předání
Zpracování agendovým IS
Pořízení metadat
Vytvoření transakčníhoprotokolu
Uložení doúložiště metadat Uložení do agendy
Spárování záznamů
Iniciativa informatiky Iniciativa informatiky pro občanypro občany
www.iio.czwww.pristupnostdokumentu.cz