konsep dasar sistem -...

AnSi-Sri hartati, S.Kom

AKMI Baturaja 1

MODUL ANALISIS SISTEM INFORMASI

Oleh :

Sri Hartati, S. Kom

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AKMI BATURAJA


AKMI Baturaja 2

A. KONSEP DASAR SISTEM

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau

komponen yang terorganisasi, berinteraksi dan saling tergantung satu sam lain.

Ada dua pendekatan yang dapat dilakukan untuk mendefinisikan sebuah

sistem, yaitu :

1. Tinjauan atas dasar fasilitas ( komponen / elemen)

Sistem yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama

untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Tinjauan atas dasar aktivitas ( prosedur )

Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa

urutan kegiatan yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai

tujuan tertentu.

Urutan kegiatan digunakan untuk mejelaskan apa (what) yang harus dikerjakan,

siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)

mengerjakannya. <3w 1h>

Suatu sistem memiliki beberapa komponen diantaranya : pekerjaan, aktivitas dan

misi.

Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau atau sasaran (objektives).

Tujuan (goal) : meliputi ruang lingkup yang luas.

Sasaran (objektives) : meliputi ruang lingkup yang sempai, jadi lebih dikenai

pada sub-sistemnya.

Jadi perbedaan tujuan dan sasaran terletak pada ruang lingkupnya.

Model dasar sebuah sistem : Masuka, proses, keluaran. Namun sistem dapat

dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan, dan sistem juga dapat

bersifat terbuka dan tertutup.


AKMI Baturaja 3

Sistem terbuka artinya sistem tersebut dapat menerima berbagai masukan dari

lingkungan sekitarnya. Sistem terbuka, sebaliknya.

Selain sistem, ada juga yang disebut dengan sub-sistem. Mekanisme pemisahan

(pengunsuran )

Pengunsuran sistem dan sub-sistem adalah tindakan untuk menyederhanakan

perancangan sistem.

Tujuan adanya pengunsuran sistem atas sub-sistem yaitu untuk mengurangi

kerumitan koordinasi dan komunikasi.

1. SUB SISTEM

Kalau beli sepeda tanpa roda, tidak akan berfungsi artinya sepeda tidak bisa

dikatakan sebuah sistem karena salah satu sub sistem nya tidak ada.

Sebuah sistem mahal karena, sebuah sistem merupakan gabungan dari banyak sub

sistem. Misalnya punya jam analog yang ada komponennya rusak…..

Jadi, sub sistem adalah bagian dari sistem.

Misalnya : sistem komputer

Sub sistem : perangkat keras (hardware)

Perangkat lunak (software)

Sub-sub sistem hardware : alat masukan, proses,

keluaran.

Sub-sub sistem software :

Pengertian sub sistem menurut beberapa ahli :


AKMI Baturaja 4

a. Menurut Norman L. Enger yaitu serangkaian kegiatan yang dapat

ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem.

b. Gordon B. Davis yaitu sistem terbagi atas beberapa faktor atau unsur2 ke

dalam beberapa sub-sistem.

2. KARAKTER SISTEM

Karakteristik atau Ciri-ciri SISTEM yaitu :

a. Komponen sistem (Componens)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan

bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b. Batasan sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya

atau sistem dengan lingkungan luarnya. Dengan batasan ini, sistem

dipandang sebagai satu kesatuan.

c. Lingkungan luar sistem (Environtment)

Yaitu bentuk apapun yang berada di luar ruang lingkup yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat menguntungkan

dan dapat juga merugikan. Jika menguntungkan maka lingkungan luar

tersebut harus dijaga, jika merugikan maka lingkungan luar tersebut

harus dikendalikan, karena lingkungan luar yang merugikan dapat

mengganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung sistem (Interface)

Yaitu sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem.

Penghubung ini mwmungkinkan sumber2 daya mengalir dari suatu sub

sistem ke sub sistem lain. Keluaran sub sistem akan menjadi masukan

bagi sub sistem lainnya.


AKMI Baturaja 5

e. Masukan sistem (Input)

Yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yg dapat berupa

pemeliharaan (maintenance input) dan signal (signal input)

Contoh : dalam unit kompute3r, program adalah maintenance input

yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah

signal input yang alan diolah menjadi informasi.

f. Keluaran sistem (Output)

Yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna.

Keluaran ini merupakan masukan bagi bagi sub sistem yang lain.

Contoh : sebuah sistem informasi, yang menjadi keluaran adalah

informasi, yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan

untuk hal-hal yang merupakan input bagi subsistem lain.

g. Pengolah sistem (Proses)

Yaitu proses yang mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh :

Sistem akuntansi, sistem ini mengolah data transaksi menjadi laporan2

yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

h. Sasaran sistem (Objektive)

Suatu sistem harus mempunyai tujuan dan sasaran, kalau tidak maka

operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil

jika sudah mengenai tujuan dan sasaran yang telah direncanakan.

3. KLASIFIKASI SISTEM

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan

komponen lain karena sistem memiliki sasaran yangn berbeda untuk setiap


AKMI Baturaja 6

kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat

diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan :

1. sistem abstrak dan sistem fisik

sistem abstrak yaitu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik,

Contohnya sistem teologia, yaitu satu sistem yang berupa pemikiran

tentanng hubungan antara manusia dengan Tuhan;

Sistem Fisik yaitu sistem yang ada secara fisik,

Contohnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem

administrasi personalia, dsb.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah yaitu sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat oleh manusia,

Contohnya sistem pemutaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian

musim.

Sistem buatan manusia yaitu sistem yang melibatkan hubungan manusia

dengan mesin, yang disebut denga Human machine System.

Contohnya sistem informasi berbasis komputer, karena menyangkut

penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem deterministik yaitu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku

yang dapat diprediksi.

Contohnya sistem pemprograman dalam komputer, karena berdasarkan

program2 komputer yang dijalankan.


AKMI Baturaja 7

Sistem probabilistik yaitu sistem yang kondisi masa depannya tidak

dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

Contohnya sistem pemilu, sistem pemerintahan.

4. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem terbuka yaitu sistem yang berhubuingan dan dipengaruhi oleh

lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran

untuk sub sistem lainnya.

Contohnya sistem perdagangan.

Sistem tertutup yaitu sistem yang tidak berhubungan dan tidak

dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis

tanpa ada campur tangan dari pihak luar.

Contohnya sistem robotic, sistem arloji, ATM sistem.

4. DAUR HIDUP SISTEM

Siklus hidup sistem yaitu proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan

sistem atau sub sistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup system terdiri

dari serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan system,

karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara

topdown. Siklus hidup system sering disebut sebagai pendekatan air terjun

(waterfall approach) bagi pembanguna dan pengembangan system. Pembangunan

system hanyalah salah satu dari serangkaian dari daur hidup suatu system,

meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting.

Fase/tahapan dari daur hidup suatu system :

a. Mengenali adanya kebutuhan


AKMI Baturaja 8

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema

yang harus dapat dikenali sabagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi

sebagai hasil perkembangan organisasi. Volume kebutuhan itu meningkat

melebihi kapasitas dari system yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat

didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang

ada, pembangunan system akan kehilangan arah dan efektivitasnya.

b. Pembangunan system

Suatu proses atau serangkaian prosedur yang harus diikuti guna

menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun sebuah system

untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

c. Pemasangan system

Setelah tahap pembangunan selesai, system kemudian akan dioperasikan.

Pemasangan system merupakan tahap yang penting dalam daur hidup

system, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap

operasional adalah pemasangan system yang merupakan langkah akhir

dari suatu pembangunan system.

d. Pengoperasian system

Program – program computer dan prosedur – prosedur pengoperasian yang

membentuk suatu system informasi semuanya bersifat statis, sedangkan

organisasi yang ditunjang oleh system informasi selalu mengalami

perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan

kebikjaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-

perubahan tersebut, system harus diperbaiki atau diperbaharui.

e. Sistem menjadi usang


AKMI Baturaja 9

Kadang – kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak

dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada system yang sedang

berjalan. Tiba saat dimana secara ekonomis dan teknis, system yang ada

sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan system yang baru perlu

dibangun untuk menggantikannya.

System informasi kemudian akan melanjutkan daur hidupnya. System

dibangun untuk memenuhi kebutuhan. System beradaptasi terhadap berbagai

perubahan lingkungannya yang dinamis sehingga kemudian sampai pada kondisi

dimana system tidak dapat lagi beradaptasi. System baru kemudian dibangun

untuk menggantikannya. Tentang daur hidup system dapat ini dapat dilihat pada

gambar berikut :

Gambar Daurhidup system

B. KONSEP DASAR INFORMASI

Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki

nilai tambah. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu

organisasi, sehingga informasi ini sangat penting peran dan kedudukannya di

Mengenali adanya

kebutuhan

1

Pembangunan sistem System menjadi usang

Pengoperasian

sistem

Pemasangan

sistem


AKMI Baturaja 10

dalam sebuah organisasi. Suatu system yang kekurangan informasi akan menjadi

loyo. Kerdil dan akhirnya berakhir.

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

yang menerimanya.

2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat

ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian, sebagai contoh,

informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik. Akan

mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi.

3. Data yang terorganisir untuk membantu memilih beberapa tindakan yang

akan dilakukan atau tidak dilakukan.

Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu :

1. Informasi strategis

Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang,

mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan dan

sebagainya.

2. Informasi Taktis

Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah,

seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk

menyusun rencana penjualan.

3. Informasi Teknis

Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti

informasi persediaan stock, return penjualan dan laporan kas harian.


AKMI Baturaja 11

1. TEST KEBUTUHAN INFORMASI

Terdapat 4 test untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam

informasi :

a. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi di tujukan?

b. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujuka?

c. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan

memecahkan masalah?

d. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan?

2. SIKLUS INFORMASI

Untuk memperolah informasi yang bermanfaat bagi penerimanya,

perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan

dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam

model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah

dip roses akan menghasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi

penerima (level managemen). Sebagai dasar dalam membuat suatu

keputusan atau melakukan tindakan tertentu, dari keputusan yang nantinya

akan dimasukkan kedalam model (proses) begitu seterusnya. Dengan

demikian akan membentuk suatu siklus informasi atau (information cycle).

3. KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau

ditentukan 3 hal, yaitu :

a. Relevan

Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya

berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab musabab kerusakan mesin


AKMI Baturaja 12

produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih

relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

b. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan

dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau

kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data hasil tersebut.

c. Tepat waktu

Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat

(using), informasi yang using tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga

kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan

berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi

demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga

kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya

memerlukan teknologi2 terbaru.

d. Ekonomis

apa tingkat sumber daya diperlukan untuk informasi dalam

pemecahan masalah?

e. Efisien

Apakah tingkat sumber daya apa yang diperlukan untuk setiap unit

output informasi?

f. Dapat dipercaya

4. KOMPONEN SISTEM INFORMASI

a. Hardware

Terdiri dari computer, peripheral (printer) dan jaringan.


AKMI Baturaja 13

b. Software

Merupakan kumpulan dari perintah / fungsi yang ditulis dengan

aturan tertentu untuk memrintahkan computer melaksanakan tugas

tertentu. Software dapat digolongkan menjadi system operasi (windows 95

dan NT), aplikasi (akuntasi ), utylitas (antivirus, speed disk), serta bahasa.

c. Data

Merupakan komponen dasar informasi yang akan diproses lebih

lanjut untuk menghasilkan informasi.

d. Prosedur

Dokumentasi prosedur / proses system, buku penuntun operasional

(aplikasi) dan teknis.

e. Manusia

Yang terlibat dalam komponen manusia, seperti operator, pemimpin

system, informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas

yang jelas.

C. DETEKSI MASALAH SISTEM

1. Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan

seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan

sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :

a. Waktu (overtime).

b. Lingkungan sistem yang berubah.

c. Perubahan prosedur operasional.

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming,

yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke


AKMI Baturaja 14

sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari

programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk

perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

a. Relevansi (relevancy).

b. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan

(completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).

c. Ketepatan waktu (timeliness).

d. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources)

dan biaya (cost).

e. Efisiensi (eficiency).

f. Dapat dipercaya (reliability).

g. Kegunaan (usability).

a. Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan

managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan,

informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang Laporan tidak gunakan oleh

pihak yang menerimanya.

Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.

Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.


AKMI Baturaja 15

Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi

dan disebarluaskan.

b. Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.

Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya

80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.

Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau

isian formulirnya tidak lengkap.

Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi

karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.

Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan

data dari sumber-sumber dokumennya.

c. Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field

harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara

lain :

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.

Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.


AKMI Baturaja 16

Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat engurangi

masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

d. Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya.

Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika

informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

e. Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.

Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas

kesalahan.

Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.

Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak

langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).

Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.

Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program

mengalami kenaikan.

Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi

staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

f. Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan

berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan


AKMI Baturaja 17

sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti

konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak

organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.

Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi

untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan

sistem informasi yang didapat.

g. Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit

sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan

mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan

$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.

Efisiensi dari sistem tersebut adalah :

100.000

------- = 20%

500.000

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).

Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours

worked).

Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).

Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).

Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of

programmers).

Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

h. Dapat dipercaya (reliability)


AKMI Baturaja 18

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan

memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah

reliabilitas, antara lain :

Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika

komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.

Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-

rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan aryawan baru ditraining.

Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat

memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki

sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.

Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi,

sehingga perlu menguranginya.

i. Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan

kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam

sistem.Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability)

sistem, antara lain :

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.

Naiknya keluhan-keluhan pemakai.

Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.


AKMI Baturaja 19

2. Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang

datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja

berikutnya.Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber

daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)

sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius. Sebagai analis,

adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan

(backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat

terjadi :

1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).

2. Penurunan kinerja (decreasing performance).

3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).

4. System downtime.

5. Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).

Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).

Kenaikan biaya (increased costs).

Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :

a. Keluhan pemakai (user complaints).

b. Perhatian top manajemen (top management concerns)

c. Penunjuk jalan (scouting).


AKMI Baturaja 20

d. Pengawas pemakai (user surveys).

e. Pengawas (audits).

f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

3. Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat

digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).

Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk

menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk

dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4

elemen berikut:

1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.

2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.

3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem

nature).

4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :

a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.

b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.

c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari

system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini

perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.


AKMI Baturaja 21

D. ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER

Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari

masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai

serta mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-

aspek bisnis dan teknologi komputer). Nama lainnya : system designer, business

analyst, system consultant, system engineer, software engineer, sistem analyst

programmer, information system engineer.

Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi

tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami

teknologi komputer).

Tugas dan tanggung jawab Sistem analis :

a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program

computer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.

b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi

komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.

c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada

pemecahan masalah secara garis besar.

d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas

pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan

manajer.

Tugas dan tanggung jawab Programmer :

a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.

b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem

komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.


AKMI Baturaja 22

c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan

instruksi-instruksi program.

d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak

orang,terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang

mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program. Pengetahuan dan

keahlian analis system.

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian

yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan

keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :

a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi

komputer dan pemograman computer

Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian

dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat

lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer.

Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan

tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa

komputer, sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak

lainnya.

b. Pengetahuan tentang bisnis secara umum

Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak

diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini.

Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi

dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi

keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian

manajemen, pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan,


AKMI Baturaja 23

perilaku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis

lainnya.

c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip Dalam membangun model-model

aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif

seperti linier programming, dynamic programming, regresion, network,

decision tree, trend, simulasi.

d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil Analis

sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-

permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, emecah-mecah masalah

tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus

dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi

permasalahan-permasalahan tersebut.

e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan Analis sistem harus

mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan

maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi,

rapat dan pembuatan laporan-laporan.

f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi Manusia

merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia

satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam

membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat,

akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis

system tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem,

maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen

dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

Team pengembangan sistem (I)


AKMI Baturaja 24

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana,

kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai

pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang programer yang merangkap sebagai

analis sistem (pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem

yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang

dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari

besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum

dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut :

1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst)

Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai

tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan system

b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan

system lainnya.

c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan

dilakukan.

d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain

sistem dan penerapannya

e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal

perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada

manajemen dan pemakai sistem.

g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report).

h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.

2. Ketua analis sistem (lead systems analyst)


AKMI Baturaja 25

Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis

sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan

mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.

3. Analis sistem senior Analis sistem senior (senior systems analyst)

merupakan analis system yang sudah berpengalaman.

4. Analis sistem junior (junior systems analyst)

Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman

dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih

senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem

yang masih dilatih (systems analyst trainee).

5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer)

Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah

berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi

dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi

senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.

6. Programmer aplikasi (application programmer)

Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup

berpengalaman dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara

langsung lagi.

7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer)

Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum

berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram

yang lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada

pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya

pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga


AKMI Baturaja 26

disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications

programmer trainee).

Team pengembangan sistem (II)

1. Pengguna Sistem

a. User : Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang

mengawasi pekerjaan end-user.

b. Manajemen : Memegang pernan penting dalam menyetujui rencana

pengembangan system dan penyediaan dana.

2. Perancang Sistem

a. Project Coordinator

Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal

serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana.

b. Sistem analist & design

c. System Analyst & Design

Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru.

d. Programmer Personil yang membuat program berdasarkan rencangan

dari sistem analis.

e. Network Designer Bertanggungjawab terhadap desain jaringan,

seperti LAN, MAN, WAN.

f. Technician (Hardware) Personil yang menetapkan konfigurasi-

konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal.

g. Database Administrator

Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database,

mencakup pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses


AKMI Baturaja 27

kepada user, backup, recovery dan mengoptimalkan performa

database.

h. Documenter

Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku

operasional aplikasi, teknis dan sistem.

i. Software Tester

Personil yang menjamin bahwa program aplikasi ang dibuat

programmer sesuai spesifikasi.

j. Graphic Designer Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain

untuk aplikasi berbasis GUI (Graphic Interface).

E. ANALISIS KEBUTUHAN

Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :

a. Menjelaskan system saat ini secara lengkap

b. Menggambarkan system informasi yang ideal

c. Membawa system informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan

memperhatikan kendala sumber daya

d. Member dorongan terhadap keyakinan pemakai ke dalam team

mengembangan system

Tahap Requirement analis adalah tahap interaksi intensif antara analisis system

dengan komunitas pemakai system dimana team pengembangan system

menunjukkan keahlian nya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan

pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik. Merupakan pekerjaan sulit

untuk mendapatkan kesepakatan pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah


AKMI Baturaja 28

system informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan system

informasi sebelumnya.

1. KEINGINAN PEMAKAI

Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap

keinginan pemakai dan menjelaskan system informasi yang ideal. Ideal di sini

merupakan konsep dari pada kenyataan, artinya bahwa tidak system yang ideal

(tidak ada system informasi yang senmpurna), tetapi bersifat subjektif saja. Kalau

hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan

pandangan atau akan mengecewakan end user.

2. METODE KEBUTUHAN ANALISIS

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan

requirement system. Metode tersebut adalah interview, questionnaires,

observation, procedure analysis, dan dokumen survey. Setiap metode akan

dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :

a. TANYA JAWAB (INTERVIEW)

1. Bagaimana metode itu digunakan.

a. Pemilihan potential interviewes

b. Membuat perjanjian terhadap potentian interviewes

c. Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas

d. Memilih person yang di interview secara pribadi dan merekamnya

2. Target dari metode

a. Kunci pribadi dalam proses DFD

b. Kadang kala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors

3. Keuntungan metode


AKMI Baturaja 29

a. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan

menyesuaikannya sesuai dengan situasi yanag terjadi.

b. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa

anda berfikir hal ini dapat terjadi?

c. Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi

d. Memunculkan respon yang tinggi sejak penyusunan pertemuan

4. Kerugian metode

a. Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit

b. Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara

c. Sulit mkembandingkan laporan wawancara karena subjektifitas

alamiah

5. Kapana metode tersebut baik digunakan

a. Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personal kunci

b. Test kredibilitas dari interviewers

c. Mencari interview yang unsuranes atau kontradiktions

d. Memantapkan kredibilitas team

Beberapa factor penting dalam interview yang baik yaitu objectives, audience,

format, weighting dan combining responses, and documentation.

b. QUESTIONERS

1. Bagaimana metode itu digunakan

- Mendesain dengan menggunakan standar questioner

- Questioner dikirimkan ke lingkunga kerja end user.

- Struktur respon diringkas dalam statistic distribusi



AKMI Baturaja 30

- Semua end user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam

proses solusi pemecahan system

- End user dihubungakan dengan proses pemakaian symbol-

simbol dalam DFD


- Murah dan cepat dari pada interview

- Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu

ahli yang di butuhkan untuk mendesain questioner end user

yang terpilih)

- Mudah untuk mensistensis hasil sejak pembuatan

questioner

- Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua

end user.

4. Kerugian metode

- Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end

user

- Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat

menampakkan pribadi end user

- Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang

kuat untuk mengembalikan questioner

- Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end user secara

spesifik

5. Kapan metode tersebut baik di gunakan

- Pertanyaan nya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua

- Membutuhkan wawasan yang luas dari end user.


AKMI Baturaja 31

- Bila memiliki sedikit waktu dan biaya

c. OBSERVASI


- Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi

pengamatan

- Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan,

termasuk volume dan pengolahan lembar kerja

2. Target Dari metode

- Lokasi proses secara geografis di tunjukkan dalam DFD


- Mendapatkan fakta record dari pada pendapat (opinion)

- Tidak membutuhkan kontruksi pertanyaan

- Tidak mengganggu atau menyembunyikan sesuatu (end

user tidak mengetahui bahwa mereka sedang di amati)

- Analis tidak tergantung pada penjelasan lisan dari end user

4. Kerugian metode

- Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end user

merasa diamati)

- Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu

observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam

kondisi harian atau mingguan.

- Membutuhkan pengalaman dan keahlian khusus dari analis

5. Kapan metode tersebut baik digunakan

- Membutuhkan gambarana kuantitatif seperti waktu, volume

dan sebagainya


AKMI Baturaja 32

- Kecurigaan bahwa end user mengatakan suatu kejadian

yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat)

Tips praktis dalam melakukan observasi :

1. Jangan mengamati dalam jangka waktu yang lama

Terdapat 2 alasan, yaitu dengan waktu yang lama akan mengacau operasi

yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang

sebenarnya.

2. Buat catatan yang ringkas

3. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemaka yang terlibat

tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan

mengurangi gangguan

4. Gunakan chek list yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama

5. Jangan melakukan observasi tanpa rencana

d. PROSEDUR ANALISIS

1. Bagaimana metode ini digunakan

- Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan

mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui system

informasi, yaitu dengan DFD

- Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi

system

- Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan dari pada

mendeskripsikan kolom distribusi (tinggi, rendah, sedang)

dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari

dokumen aslinya


AKMI Baturaja 33


- Dokumen utama dan DFD

- Proses dalam DFD


- Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan

(interferensis) yang minimal dan tidak mempengaruhi

operasi pemakai

- Prosedur aliran dapat menjadi sebuah struktur chek list

untuk melakukan observasi

4. Kerugian metode

- Prosedur mungkin tiudak lengkap dan tidak up to date lagi

- Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu

dan keahlian analis


- Memutuskan apakah masalah kegagalan system dapat

membantu perancangan yang baik

- Team analis tidak secara total famylian dengana liran

dokumen

- Mendeskripsikan aliran dokumen yang mengganggu

kerjanya fungsi

e. PENGAMATAN DOKUMEN


- Mengidentifikasikan dopkumen utama dan laporan

(Physical DFD)

- Mengumpulkan salinan dokumen actual dan laporan


AKMI Baturaja 34

- Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data

meliputi field (ukuran dan type), frekuensi penggunaan dan

struktur codingnya (codink struikture)


- Aliran data kunci ditunjukkan dalam DFD


- Minimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya

- Permulaan elemen kamus data

- Sering kali, dapat mempertimbangkan modifikasi major

procedural

4. Kerugian metode

- Membutukan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis

yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan)


- Harus dikerjakan jika sebuah system akan di desain (selama

kegiatan analis, dalam memperjelas desain system yang

baru dan analis dokumen dapat membantu untuk

menentukan tugas perancangan selanjutnya).

3. SAMPLING

Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu

kecermatan untuk memilih sampel dari populasi, sehingga membutuhkan

keahlian statistic supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman.

4. KENDALA SUMBER DAYA

1. Waktu


AKMI Baturaja 35

Sebuah penggantian system harus di utarakan dalam

kertangka kerja sejak system mengalami penurunan fungsi

dengan cepat. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi

analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang

tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat.

Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu yang cukup

supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga dapat

membuat alternative yang paling baik.

2. Uang

System informasi yang ideal akan emmbutuhkan biaya

yang mahal, sehingga membutuhkan pendanaan yang

cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi persaingan dengan

para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi

yang besar dalam system informasinya.

3. Keahlian

Staff system informasi mungkin tidak memiliki

pengetahuan atau pengalaman yang cukup seperti masalah

telekomunikasi, integrasi data base, dan interaktif setting.

Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk menambah

kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan

diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk

tenaga konsultan.

4. Teknologi

Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama

dalam mendukung kerja system, sehingga perlu


AKMI Baturaja 36

memperhatikan perkembangan teknologi terus menerus,

yang konsekwensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar

dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari

pesaingnya.

5. Factor eksternal

Banyak kendala yang dating dari luar setting desain seperti

pencegahan menggunakan teknologi eksotik (eksotic of

technologies), mencegah memelihara data local dalam

sebuah system data base pusat, dan sebagainya.

5. DOKUMEN KEBUTUHAN ANALISIS

1. Arahan (conduct) analisis

- Sehubungan dengan pemakai akhir

- Menganalisa record, forms dan laporan

- Pengamatan proses

- Menganalisa metode yang di gunakan

- Memiliki permasalahan dalam pengumpulan data

2. Kebutuhan pemakai

- Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya

- Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya)

- Kebutuhan pelatihan

- Pengaruh system baru

3. Kendala system

- Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi

dan factor eksternal

- Realistis system


AKMI Baturaja 37

4. Dokumentasi

- Instrument pengumpulan data (kebutuhan questioner,

interview)

- Consensus statistic

- Aliran data secara logical dan physic

- Elemen awal dalam kamus data

konsep dasar sistem -...

Documents