kontextualisierung der medienwahl mit hilfe von kommunikationsgenres

192 WIRTSCHAFTSINFORMATIK 2 | 2009

WI – AUFSATZ

Kontextualisierung der Medienwahl mit Hilfe von KommunikationsgenresWährend der Gestaltung des Medieneinsatzes in virtualisierten Arbeitskontexten steigende Bedeutung zukommt, weisen traditionelle Medienwahltheorien zahlreiche Schwächen mit Blick auf die Gestaltungsfrage auf. Der Beitrag präsentiert einen Ansatz zur Kontextualisierung der Medienwahl mit Hilfe der Genre-Analyse. Die Teamkommunikation kann als Repertoire von Genres modelliert und für eine Analyse zugänglich gemacht werden. Eine verbesserte Medienwahl ergibt sich aus der Gegenüberstellung von Genre-Anforderungen und Mediencharakteristika (im Sinne eines Genre-Medien-Fit). Verbesserungsvorschläge können dem Team mittels Genres in anschaulicher Form kommuniziert werden. Der präsentierte Ansatz stellt einen wichtigen Schritt in der Entwicklung einer Methode zur Kommunikationsanalyse für die Organisationsberatung dar.

DOI 10.1007/s11576-008-0120-3

1 Einleitung

Die Arbeitsorganisation in Unternehmen wird immer häufiger durch Virtualisie-rung im Sinne der Zusammenarbeit über

organisatorische, zeitliche und geogra-phische Grenzen hinweg geprägt (Riemer u. Klein 2008, S. 147). Dabei ist ein nicht unerheblicher Anteil von Aktivitäten gekennzeichnet durch wissensintensive, kreative Tätigkeiten, die weder ex ante strukturiert noch automatisiert in Infor-mations- und Kommunikationssystemen (IuK) abgebildet werden können. IuK kommt hierbei die Rolle eines Potenzials zur Unterstützung der Kommunikation und verteilten Zusammenarbeit zwischen Menschen zu. Die Frage nach der Auswahl geeigneter Medien für die Kommunika-tion in einem konkreten Arbeitskontext ist dabei methodisch aus Sicht der Wirt-schaftsinformatik noch weitgehend unbe-antwortet. Zwar wird die Medienwahl seit langem in der angelsächsisch geprägten Forschungslandschaft thematisiert; die dort entstandenen Medienwahltheorien sind jedoch für den Einsatz in der Praxis aus mehreren Gründen nahezu ungeeig-net: Erstens verallgemeinern sie sehr stark (Generalisierungsanspruch), was zu Trivi-alaussagen führt, zweitens postulieren sie eine analytische Zerlegbarkeit der Kom-munikation in einzelne Dimensionen, drittens abstrahieren sie dabei meist von wichtigen Kontextfaktoren und der sozi-alen Einbettung der Kommunikation und viertens präsentieren sie sich hinsichtlich der Operationalisierung unterspezifiziert, so dass eine Anwendbarkeit im Einzelfall nicht gegeben ist.

Vor diesem Hintergrund widmet sich dieser Beitrag der Kommunikationsana-lyse in verteilten Teams und konkret der Kontextualisierung der Medienwahl mit Hilfe der so genannten Genre-Analyse. Es wird ein Vorgehen präsentiert, das der strukturierten Beschreibung von Kommu-nikationspraktiken eines Teams mit Hilfe von Genres dient, sowie der anschließen-den Analyse existierender Mediennut-zung, um Vorschläge zur Verbesserung von Medienwahl und -einsatz zu machen. Die Anwendung wird dabei anhand eines Fallbeispiels demonstriert. Das Papier steht in der Tradition gestaltungsorien-tierter Forschung und liefert einen Bei-trag in einem aus Sicht der Wirtschafts-informatik noch untererforschten, aber für die Unternehmenspraxis zunehmend bedeutenden Bereich. Es liefert sowohl theoretische Erkenntnisse für die Medien-wahlforschung, als auch einen wichtigen Schritt in der Entwicklung einer Methode zur Kommunikationsanalyse für den Ein-satz in der betrieblichen Praxis. Ziel einer solchen Methode ist es, durch Verbesse-rung des Medieneinsatzes die Kommu-nikation und damit die Effektivität der Zusammenarbeit in virtuellen Teams zu verbessern und somit einen Beitrag zum Gelingen organisationaler Virtualisierung zu leisten.

Die Autoren

Dr. Kai RiemerDipl.-Wirt.-Inform. Stefanie FiliusEuropean Research Center for Information Systems (ERCIS)Universität MünsterLeonardo-Campus 348149 Mü[email protected]

http://www.wi.uni-muenster.de/wi/orga/wikari.cfm

Eingegangen: 2008-05-01Angenommen: 2008-09-02Annahme nach drei Überarbeitungen durch Prof. Dr. Buhl.

This article is also available in English via http://www.springerlink.com and http://www.bise-journal.org: Riemer K, Filius S (2008) Contextualizing Media Choice Using Genre Analysis. Bus Inf Syst Eng. doi: 10.1007/s12599-008-0015-2.

WIRTSCHAFTSINFORMATIK 2 | 2009 193

WI – AUFSATZ

2 Überblick über das Forschungsprojekt

Kommunikationsanalyse ist kein neues Thema in der Wirtschaftsinformatik. Bereits Anfang der 1990er Jahre erkennen Frank und Kronen, dass Arbeiten zur Erklärung von IuK-Phänomenen oftmals „keine detaillierte Antwort auf die Frage der Gestaltung des IuK-Systems in einer konkreten Organisation“ erlauben (Frank u. Kronen 1991, S. V.). Die Autoren widmen sich der empirischen Erhebung von in der Praxis (im Beratungskontext) verbreiteten Verfahren zur Kommunikationsanalyse, die das Ziel verfolgen, Erkenntnisse für die Gestaltung kontext-spezifischer IuK zu gewinnen.

2.1 Hintergrund und methodisches Vorgehen

Der vorliegende Beitrag steht in der Tradition solcher Verfahren, fokussiert dabei jedoch die Auswahlentscheidung von Kommunikationsmedien anstelle der Systemgestaltung. Er ist Teil eines größe-ren Projekts, das die Entwicklung einer Methode zur Kommunikationsanalyse auf Teamebene verfolgt. Die Methode richtet sich an interne wie externe Orga-nisationsberater, die die Mediennutzung in verteilten Teams verbessern wollen. Im Weiteren steht mit der Operationali-sierung der Medienauswahlentscheidung die Kernaktivität der zu entwickelnden Methode im Mittelpunkt.

Der Gestaltungsansatz wird moti-viert durch eine Kritik an der bestehen-den Medienwahlforschung (Abschnitt 3). Dann wird das Vorgehen zur Ope-rationalisierung und Kontextualisie-rung der Medienwahl basierend auf der Genre-Analyse präsentiert (Abschnitt 4). Ziel der Genre-Analyse ist die Identifi-kation von Kommunikationsmustern in einer sozialen Gemeinschaft (z. B. einem Team). Das resultierende Genre-Reper-toire beschreibt die existierende Kommu-nikation und kann als Basis für Analyse und Verbesserung der aktuellen Medi-ennutzung dienen (Abschnitt 5).

Methodenentwicklung in der Wirt-schaftsinformatik ist in der Regel ange-wandte Forschung. Diese stützt sich neben Literaturarbeit besonders auf Aktionsfor-schung, Interviews und Fall- und Feldstu-dien (Braun et al. 2005, S. 1298). Entspre-chend wird in diesem Beitrag ein aus der Literatur entwickeltes Vorgehen in einem

Unternehmensfall beispielhaft angewen-det. Dies dient einerseits der Demonstra-tion der Anwendbarkeit wie auch unmit-telbar der Weiterentwicklung. Die dabei gewonnen Erkenntnisse werden am Ende des Beitrags diskutiert und in den Pro-zess der weiteren Methodenentwicklung eingeordnet (Abschnitt 6).

2.2 Überblick über das Fallbeispiel

Die Carpus+Partner AG ist ein mittelstän-disches Unternehmen (€ 9 Mio. Umsatz in 2006, 120 Mitarbeiter an den Standorten Aachen und Ulm), welches internationale Bauprojekte plant und betreut. Hierzu beschäftigt das Unternehmen Architekten, Ingenieure, Betriebswirte, Techniker und Konstrukteure. Die Geschäftstätigkeit erfolgt in Kundenprojekten, in denen zwischen 4 und 15 Mitarbeitern der ver-schiedenen Fachrichtungen zusammenar-beiten; pro Jahr werden etwa 60 Projekte durchgeführt. Feste Teamkonstellationen existieren nicht, die Teams werden gemäß den Projektanforderungen jeweils neu gebildet. Die Teamarbeit findet in der Regel verteilt statt, da meist Mitarbeiter aus Aachen und Ulm an einem Projekt beteiligt sind und einzelne Beteiligte dau-erhaft auf der Projektbaustelle arbeiten; hinzu kommen Freelancer und Mitarbei-ter des Kunden.

Der Großteil der Projektarbeit dient der Planung, d. h. der Erstellung eines Planes, der das zu konstruierende Gebäude abbil-det. Dieser Plan wird schrittweise durch die Zusammenführung von Detailplänen erarbeitet. Er liegt in grafischer Form vor und enthält die Anordnung von Objekten wie Leitungen, Wänden, Kabeln, Decken, etc. Die Detailpläne werden als CAD-Zeichnungen oder als Skizzen auf Papier erstellt. Die Planungsarbeit ist dabei inter-dependent, d. h. die Tätigkeiten sind eng gekoppelt, was ständige Kommunikation erfordert (Olson u. Olson 2000, S. 163). Dem Medieneinsatz kommt dabei sowohl bei der Arbeit am gleichen Standort als auch im virtualisierten Kontext zwischen den Standorten hohe Bedeutung zu.

3 Abgrenzung von traditionellen Ansätzen der Medienwahl

Zunächst wird ein Überblick über die Forschung im Bereich der Medienwahl gegeben. Aus der Kritik existierender Theorien werden dann Anforderungen

an einen gestaltungsorientierten Ansatz abgeleitet.

3.1 Entwicklung der Medienwahlforschung

Die Erforschung der Medienwahl in Organisationen hat eine lange Tradition, insbesondere in der anglo-amerikanischen Information-Systems-Domäne. Dabei haben einige früh entstandene Ansätze und Theorien weite Verbreitung gefun-den (z. B. die Media-Richness-Theorie). Obwohl ihre Kernaussagen mittlerweile in zahlreichen empirischen Folgestudien angezweifelt wurden oder nicht bestätigt werden konnten (z. B. Chidambaram et al. 1998b; Kinney u. Watson 1992; Lee 1994), werden sie auch heute noch vielfach genutzt (z. B. Otondo et al. 2008). Aus der Kritik an diesen frühen Theorien sind zahlreiche weitere Ansätze entstanden, ohne dass sich jedoch deren grundlegende Ausrichtung geändert hätte. Das Ziel ist es, Medienwahl erklären und mit dem Anspruch der Generalisierung über Kontexte hinweg vorhersagen zu können und dadurch die konkrete Medienwahl zu unterstützen.

3.1.1 Modelle rationaler Medienwahl

Klassische Medienwahltheorien basie-ren auf dem Prinzip der rationalen Medienwahl. Sie gehen davon aus, dass Medienwahl das Resultat einer kogni-tiven Evaluation der Gegenüberstellung von Mediencharakteristika und einer gegebenen Kommunikationssituation ist; die Wahl ist damit rational und effizienz-getrieben (Arnott u. Tan 2001). So basiert die Social-Presence-Theorie (Short et al. 1976) auf der Vorstellung, dass die Wahl eines Mediums in Abhängigkeit von der für eine Kommunikation erforderlichen sozialen Präsenz erfolgt. Die Media-Rich-ness-Theorie (MRT) (Daft et al. 1987) folgt der Annahme, dass die Wahl eines Medi-ums in Abhängigkeit von der Komplexität der Kommunikationsaufgabe getroffen wird. Gewählt wird ein Medium, dessen Reichhaltigkeit der Komplexität der Auf-gabe am besten gerecht wird: mehrdeutige Aufgaben benötigen reichhaltige Medien. Reichhaltigkeit bemisst sich dabei z. B. nach der Art zu übertragender Signale, wie Körpersprache, Tonfall, Text etc. (Trevino et al. 1990, S. 75). Aus der Kritik an der Simplizität der Aufgabenbeschreibung der MRT wurde die Media-Synchronicity-


WI – AUFSATZ

Theory (MST) (Dennis et al. 2008; Dennis u. Valacich 1999) entwickelt, die ebenfalls Medien anhand von Eigenschaften unterscheidet, jedoch grundlegendere Kommunikationsprozesse als Basis der Medienwahl vorschlägt (Dennis u. Valacich 1999, S. 6). Darüber hinaus gibt es weitere Ansätze, die einer ähnlichen Logik folgen, wie das Modell der aufga-benorientierten Medienwahl (Reichwald et al. 1998, S. 59). Die genannten Ansätze haben gemein, dass sie die Medienwahl an konkreten Eigenschaften der Kommu-nikationssituation festmachen (z. B. der Aufgabe). Sie basieren also auf der Idee eines Medien-Fit, meist im Sinne eines Task-Media-Fit.

3.1.2 Modelle kollektiver Medienwahl

Das den oben genannten Theorien zugrunde liegende Prinzip der ratio-nalen Medienwahl wird mittlerweile von vielen Autoren abgelehnt (Schwabe 2004, S. 262). Eine weitere Gruppe von Ansätzen erkennt daher an, dass die Medienwahl zusätzlich durch eine Reihe sozialer Faktoren beeinflusst wird und dass Mediencharakteristika in sozialen Kontexten unterschiedlich wahrgenom-men werden können. So argumentiert die Channel-Expansion-Theory, dass sich die Wahrnehmung der Reichhaltigkeit in Abhängigkeit von der Erfahrung mit dem Medium und der Historie der Kommu-nikationspartner ändern kann (Carlson u. Zmud 1999). Dies wird belegt durch zahlreiche Studien, die anders als die MRT, E-Mail als in manchen Kontexten reichhaltiges Medien porträtieren (Huang et al. 1998; Lee 1994; Markus 1994). Die Social-Influence-Theory betont darüber hinaus gezielt den Einfluss des sozialen Umfeldes (Fulk et al. 1990); so werden Mitarbeiter beispielsweise durch die Reflektion über die Mediennutzung Ande-rer in ihrer Medienwahl beeinflusst. Einen wesentlich komplexeren Zusammenhang zwischen Medienwahl und verschiedenen Kontextfaktoren beschreibt die Adaptive-Structuration-Theory (DeSanctis u. Poole 1994). Ihre Kernaussage ist, dass der Erfolg des Medieneinsatzes von komplexen, rückgekoppelten Wirkungsmechanismen im sozialen Kontext abhängig ist und dass Medien von ihren Nutzern angeeignet und dabei in ganz unterschiedlicher Weise verwendet werden können (Schwabe 2001, S. 61). Der Beitrag dieser Theorien liegt somit zunächst in der Erkenntnis, dass

die Medienwahl, neben dem Task-Media-Fit, grundsätzlich von sozialen Faktoren beeinflusst wird.

3.1.3 Weitere Forschung zu Medienwahl in Organisationen

In den Folgejahren haben zahlreiche Studien eine ganze Reihe weiterer Fak-toren identifiziert, die einen potenziellen Einf luss auf die Medienwahl ausüben. Hierzu gehören z. B. die Team-Struktur (Watson-Manheim u. Bélanger 2002), eine gemeinsame Team-Historie (Alge et al. 2003), Beziehungen zwischen den Team-Mitgliedern (Pauleen u. Yoong 2001), organisatorische Rollen (Carlson u. Davis 1998), die Medienerfahrung der Kommunizierenden (King u. Xia 1997), sowie die Kultur als weiterer Kontextfak-tor (Lee u. Lee 2003). Ein Überblick findet sich bei Carlson und Davis (Carlson u. Davis 1998, S. 342).

3.2 Kritik an Abstraktion und Generalisierung der Medienwahltheorien

Ein grundsätzliches Problem des auf Erklärung abzielenden Forschungsan-satzes ist zunächst das verfolgte Ziel der Generalisierung über soziale Kontexte hinweg. So sind die meisten Erkenntnisse solcher Studien für die Medienauswahl im Einzelfall nahezu unbrauchbar, da sie all-gemeingültige und damit oft praxisferne Aussagen treffen.

Zudem stellen die diskutierten Theorien und Ansätze jeweils einzelne (isolierte), teils sehr unterschiedliche, Faktoren zur Erklärung der Medienwahl in den Vor-dergrund. Daher beklagen einige Autoren, dass die Vielzahl an identifizierten Fak-toren und unterschiedlichen Ansätzen die Möglichkeit, Medienwahl konkret voraus-zusagen, deutlich erschwert hat (Carlson u. Davis 1998, S. 341). Und je komplexer die identifizierten Faktorkombinationen werden, desto weniger besitzen die Ergeb-nisse eine konkrete Gestaltungsrelevanz, da nur sehr wenige eindeutige Empfeh-lungen abgeleitet werden können, die ent-weder die Aussagekraft einfacher Clichés besitzen oder sehr abstrakt und vage blei-ben, wie z. B.: Manager, die für Medien-einsatz verantwortlich sind, sollten die Erkenntnisse unserer Studie berücksichti-gen („For managers, this study illuminates the need to consider group cohesion when various technologies are deployed to sup-port groups.“ (Yoo u. Alavi 2001, S. 385)).

Hinzu kommt, dass viele Ansätze, die Medienwahl erklären, gar keinen explizi-ten Gestaltungsanspruch erheben (siehe z. B. Dennis et al. 1998, S. 9).

Eine Generalisierung von Medienaus-wahlentscheidungen über Kontexte hin-weg ist auch deshalb zweifelhaft, da sich eine objektiv bestimmte bzw. determi-nistische Medienwahl in der Praxis nicht beobachten lässt; in unterschiedlichen Organisationen findet sich in ähnlichen Situationen oft stark differierendes Medi-enwahl- und Nutzungsverhalten (Watson-Manheim u. Bélanger 2007, S. 276; Yoo u. Alavi 2001, S. 374). Einige Autoren bekla-gen zudem, dass die Konzeptualisierung sowohl von Aufgaben als auch der Medien in den Theorien generell zu abstrakt ist (Otondo et al. 2008, S. 28).

Notwendig für die Unterstützung der Medienwahl ist somit ein gestaltungs-orientierter Ansatz, der auf die Anfor-derungen der Kommunikation in einem konkreten sozialen Kontext eingeht und eine Operationalisierung bietet, die eine Beurteilung von Kommunikation und Mediennutzung vor Ort, d. h. im Einzel-fall, erlaubt.

3.3 Rahmenbedingungen eines Gestaltungsansatzes

Zunächst einmal kann festgehalten wer-den, dass die Idee des Task-Media-Fit (z. B. im Sinne der MRT) intuitiv eingängig ist und mittlerweile als „Binsenweisheit“ gilt (Chidambaram et al. 1998a, S. 2). Und während den Eigenschaften der Gruppentätigkeiten auch tatsächlich ein gewisser Einf luss auf die Medienwahl zugeschrieben werden kann, hat die obige Diskussion der Theorien gezeigt, dass sich die Zusammenhänge in der empirischen Realität deutlich komplexer und weniger eindeutig darstellen (Chidambaram et al. 1998a, S. 1). Zudem besteht mittlerweile kein Zweifel mehr daran, dass Medien-wahl und -nutzung sozial eingebettet sind (Watson-Manheim u. Bélanger 2007, S. 269) und der konkrete soziale Kontext der Kommunikation wichtig ist, um Medienwahl verstehen zu können (siehe z. B. Markus 1994; Rice u. Aydin 1991; Zack u. McKenny 1995). Neuere Arbeiten interpretieren Medienwahl und -nutzung in der Praxis als routinisiert und als Teil von über die Zeit gewachsenen sozialen Praktiken (Watson-Manheim u. Bélanger 2007, S. 269), die das Resultat von Lern- und Gewöhnungsprozessen sind (King u. Xia


WI – AUFSATZ

1997, S. 877). In diesem Zusammenhang ist die Erkenntnis wichtig, dass Medien in etablierten Gruppen anders beurteilt werden als in Situationen neu zu erschaf-fender Gruppen (Yoo u. Alavi 2001); die meisten Medienwahlansätze scheinen jedoch implizit von einem „Grüne-Wiese-Ansatz“ ohne Gruppenhistorie auszuge-hen. Zudem werden in der Praxis Medien nicht isoliert, sondern oft in Kombination miteinander verwendet (Chidambaram et al. 1998a; Watson-Manheim u. Bélanger 2007). So hat die technische Konvergenz dazu geführt, dass sich einzelne Medien in der Praxis nicht mehr klar isolieren lassen, da die eingesetzten Artefakte als integrierte Systeme oft ein ganzes Bündel an Kommunikationsfunktionen anbieten (Riemer et al. 2005).

3.4 Kontextualisierung der Medienwahlentscheidung mittels Genres

Ausgehend von diesen Beobachtungen wird ein Ansatz zur Gestaltung von Medienwahl vorgestellt, der in seinem grundlegenden Verständnis von Kommu-nikation, Organisation und Technologie von traditionellen Medienwahlansätzen abweicht, dabei aber die Logik des Medien-Fit beibehält.

Traditionelle Medienwahltheorien basieren auf der Annahme, dass Grup-penkommunikation in einzelne genera-lisierbare Dimensionen analytisch zerlegt und entsprechend beurteilt werden kann. Der hier präsentierte Ansatz folgt jedoch einer Praktiksicht (vgl. Giddens 1984; Orlikowski 2000; Orlikowski 2002), die Kommunikation (und damit die Medi-ennutzung) als sozial eingebettet und als Teil gewachsener, erlernter Praktiken einer konkreten Gruppe ansieht, die nicht isoliert, dekontextualisiert und abstrakt analysiert werden können. Mit Blick auf den Task-Media-Fit bedeutet dies, dass Kommunikationsaufgaben in der Praxis oft nicht losgelöst von ihrem Kontext und als klar separierbare Entitäten beschrie-ben werden können; zum anderen kann Kommunikation im sozialen Kontext sel-ten auf einen singulären Zweck, wie z. B. eine reine Aufgabenbearbeitung, redu-ziert werden.

Daher wird mit dem Konstrukt des Kommunikationsgenres ein anderes Bezugsobjekt für die Beurteilung des Media-Fit gewählt, das der sozialen Ein-bettung und einer Routine- und Praktik-sicht der Kommunikation im Sinne kom-

munikativen Handelns Rechnung trägt und damit Kommunikation und Aufga-benbearbeitung als zusammengehörige Teile einer Praktik begreift. Zugleich ist im Weiteren eine methodische Operationali-sierung notwendig, die das Schaffen einer qualitativ-reichhaltigen Datengrundlage für die Identifikation von Kommunika-tionsgenres und die Analyse des beste-henden Medieneinsatzes erlaubt. Hierzu muss die Granularität der Betrachtung geändert werden: statt einer Generalisie-rung ist eine Einzelfallorientierung not-wendig, d. h. Kommunikation und Medi-ennutzung müssen im konkreten Kontext untersucht und basierend auf Einzelfall-daten beurteilt werden (Lee 1994, S. 148). Während also die Anwendung traditio-neller Medienwahltheorien einem Top-Down-Ansatz entspricht, bei dem aus abs-trakten Theorien Aussagen für die kon-krete Situation abgeleitet werden sollen, ist die Idee der Genre-Analyse, bottom-up existierende Kommunikationsstrukturen in einer konkreten Gruppe zu identifizie-ren, um für diese Aussagen zur Medien-wahl zu treffen.

Nicht zuletzt wird ein komplexeres Technikverständnis zugrund gelegt, welches Kombination und Bündel von Medien berücksichtigt. Dabei werden Technologien wiederum als eingebet-tet in soziale Praktiken verstanden (i. S. v. technologies-in-use (Orlikowski 2000; Riemer et al. 2007a)), so dass diese auch im Kontext konkreter Praktiken beurteilt werden müssen. Abb. 1 verdeutlicht den

genre-basierten Ansatz durch eine bei-spielhafte Abgrenzung von traditionellen Medienwahltheorien. Im Weiteren wird gezeigt, wie die Medienwahlentscheidung mit Hilfe der Genre-Analyse kontextuali-siert werden kann.

4 Identifikation von Kommunikationsgenres

In diesem Abschnitt wird das metho-dische Vorgehen zur Identifikation von Kommunikationsgenres im Team-Kon-text beschrieben. Hierzu werden zunächst die Begriffe Genre und Genre-Analyse eingeführt, bevor detaillierter auf Metho-den der qualitativen Sozialforschung eingegangen wird, die die Grundlage von Datenerhebung und Analyse zur Genre-Identifikation bilden. Im Anschluss wird dieses Vorgehen beispielhaft am Fallbei-spiel illustriert.

4.1 Begriffseinführung

4.1.1 Kommunikationsgenres

Der Begriff Genre entstammt dem Fran-zösischen und bedeutet so viel wie Art oder Gattung, während Genre-Analyse die Typisierung von Sprache, Texten und Kommunikation beschreibt. Im Alltagsgebrauch werden Genres meist im Bereich der Medien (Literatur, Film, etc.) verwendet. Für die Kommunikati-onsanalyse war Bakhtin (1986) der Erste,

Abb. 1 Abgrenzung des genre-basierten Ansatzes von traditionellen Medienwahl-theorien


WI – AUFSATZ

der Genres zur Klassifizierung benutzte; er versteht darunter „relatively stable types of... [oral and written] utterances“ (Bakhtin 1986, S. 60). Yates u. Orlikowski (1992) übertrugen Genres in den Infor-mationssystemkontext; sie definieren Genres als „socially recognized types of communicative actions that are habitually enacted by organizational members over time to realize particular social purposes in recurrent situations“ (Yates et al. 1999, S. 84).

Kommunikationsgenres beschrei-ben also wiederkehrende Kommunika-tionsmuster innerhalb einer (Diskurs-) Gemeinschaft (z. B. Mitarbeiter eines Unternehmens), die sich als Reaktion auf wiederkehrende Kommunikationssituati-onen bilden (Berkenkotter u. Huckin 1995, S. 4; Bitzer 1968, S. 13). Genres sind sozial eingebettet, d. h. sie besitzen nur inner-halb einer Gemeinschaft Sinn und Gül-tigkeit (Swales 1990, S. 24 ff). Sie spiegeln deren Kommunikationspraktiken wider (Yates et al. 1999, S. 84) und beschreiben die Art und Weise, wie ihre Mitglieder kommunizieren (Berkenkotter u. Huckin 1995, S. 7). Scheinbar ähnliche Gemein-schaften können dabei ganz unterschied-liche Genres ausbilden; eine Kommunika-tionsanalyse muss also immer im Kontext erfolgen.

Genres sind Teil sozialer Praktiken; sie fungieren wie Schablonen, derer sich die Mitglieder der Gemeinschaft (meist unbe-wusst) bedienen (Kwasnik u. Crowston 2005, S. 79). Kommunikationsgenres sind in diesem Sinne nicht das Ergebnis ein-zelner Kommunikationsvorgänge, son-dern Ergebnis der Routinisierung (Yates u. Orlikowski 1992, S. 299). Im Sinne der Strukturationstheorie nach Giddens (1984) werden Genres von Akteuren bei der Kommunikation benutzt (sie struktu-rieren das Handeln), gleichzeitig werden

die Genres hierdurch sozial reproduziert und damit weiter etabliert und verfestigt. Genres sind damit gleichzeitig Mittel zur Kommunikation, wie auch deren Resultat (Yates u. Orlikowski 1992, S. 302).

4.1.2 Genre-Analyse

Genres bieten ein Werkzeug zur Analyse der Kommunikationspraktiken einer Gruppe (Kwasnik u. Crowston 2005, S. 80). Die Genre-Analyse basiert auf der Beobachtung, dass bereits eine kleine Zahl von Genres (ein Genre-Repertoire) die Alltagskommunikation einer sozialen Gemeinschaft vollständig beschreiben kann (Orlikowski u. Yates 1994, S. 547). Genres selbst können in der Praxis nicht beobachtet werden; vielmehr sind Genres das Ergebnis der Interpretation und Klassifikation von beobachteten Kommunikationsvorgängen. Einzelne Kommunikationsvorgänge können dabei als Ausprägungen (Instanzen) von Genres verstanden werden. Genres stellen in diesem Sinne (gewachsene/emergente) Klassen kommunikativer Vorgänge dar (Swales 1990, S. 45 ff).

Im Rahmen der Genre-Analyse stellt sich nun die Frage, wie Genres identi-fiziert werden können. Grundsätzlich können Genres anhand der Dimensi-onen Inhalt, Form und Zweck beschrie-ben werden (Kwasnik u. Crowston 2005, S. 76): Jede Kommunikation ist durch eine Absicht bzw. einen Zweck geprägt (Herrmann 1991, S. 64). Dieser Zweck ist innerhalb der Gemeinschaft anerkannt und variiert nicht von Kommunikation zu Kommunikation, er ist vielmehr der Grund, warum sich ein bestimmtes Genre etabliert hat (Yoshioka et al. 2001, S. 436). Als Form eines Genres werden beobacht-bare Aspekte wie das Medium, der Grad der Formalität oder die Wahl des Voka-

bulars bezeichnet (Yoshioka et al. 2001, S. 436). Während Zweck und Form Gen-res konstituieren können, variiert der Inhalt der Kommunikation innerhalb eines Genres (Yates u. Orlikowski 1994, S. 544). Da der hier präsentierte Ansatz das Ziel verfolgt, Vorschläge zur Medien-wahl zu machen (und damit Variabilität in der Form-Dimension benötigt), wird dem Ansatz nach Swales (1990) gefolgt, der die Identifikation nach dem Zweck vorschlägt. Es kann festgehalten werden, dass das Resultat einer Genre-Analyse ein kontextspezifischer, nach Zwecken struk-turierter, Überblick über die Kommuni-kation einer Gruppe ist.

4.2 Vorgehen zur Identifikation von Genres

Für die Identifikation von Kommunika-tionsgenres ist es notwendig, möglichst umfangreiche Daten zur Kommunikation der Gruppenmitglieder im Teamalltag zu sammeln und diese zu analysieren. Hierzu eignen sich insbesondere Datenerhe-bungsmethoden der qualitativen Sozial-forschung. Während eine solche Erhebung später in der Organisationsberatung, als Teil der zu entwickelnden Methode, eher nach pragmatischen Gesichtspunkten durchzuführen sein wird, ist das Ziel dieses Beitrags, die Anwendbarkeit und Eignung der Genre-Analyse zunächst nach wissenschaftlichen Kriterien zu demonstrieren. Aus diesem Grund wird die für die Genre-Analyse notwendige Datensammlung zunächst entsprechend methodisch fundiert beschrieben und in dieser Form in der Fallstudie angewendet. Ausgehend von dieser Grundlage können dann in einem späteren Schritt geeignete Instrumente für den Einsatz in der Praxis entwickelt werden.

4.2.1 Erfassen von Kommunikationsvorgängen (Datenerhebung)

Ziel dieser (ersten) Phase der Datenerhe-bung ist es, ein möglichst vollständiges und realitätsnahes Bild der Teamkom-munikation zu gewinnen. Diese Erhebung findet im Teamkontext in der Form von Feldforschung statt; Methoden sind dabei die Beobachtung und die Befragung. Solch ein qualitativer Forschungsansatz (Vgl. Bryman u. Bell 2003, S. 279 ff) zur Erhebung von Kommunikationspraktiken wurde bereits von anderen Autoren in der

Abb. 2 Zusammenhang der zentralen Konstrukte der Genre-Analyse


WI – AUFSATZ

Domäne verwendet (Lee 1994; Riemer et al. 2008; Watson-Manheim u. Bélanger 2002).

Der Vorteil einer Kombination von Beobachtung und Befragung liegt darin, dass ein möglichst ganzheitliches Bild der Kommunikation konstruiert wird (Rosen-stiel 2003, S. 70). Mittels Beobachtungen kann Kommunikation aus einer Außen-perspektive erhoben werden; auf diese Weise wird auch habituelle Kommunika-tion berücksichtigt, die von den Teammit-gliedern gar nicht bewusst wahrgenom-men wird und daher durch die Methode der Befragung nicht erfasst werden kann (Bortz u. Döring 2006, S. 238 f.; Bungard et al. 1996, S. 80 ff). Andererseits ermög-licht es nur die Befragung, eine Innen-Per-spektive zu gewinnen und so die Intention der Handelnden zu verstehen.

Die Kommunikation der Teammit-glieder wird vor Ort im Arbeitskontext beobachtet und schriftlich durch Noti-zen dokumentiert. Die Objekte der Beob-achtung sind dabei zunächst Kommuni-kationsepisoden (KE). Eine KE kann z. B. ein persönliches Gespräch oder ein Tele-fonat sein. Da sich der Kommunikations-zweck (und das Thema) während eines Gespräches ändern können, wird als kleinste Beobachtungseinheit der Kom-munikationsvorgang (KV) gewählt, der als mögliche Instanz eines Genres aufge-fasst wird. Ein Wechsel des Kommuni-kationszwecks bedeutet dann jeweils das Ende eines KV, während eine Episode stets aus ein oder mehreren KV besteht (siehe Abb. 2).

Den Empfehlungen von Bungard et al. (1996, S. 99) folgend wird in dieser Phase noch relativ unstrukturiert dokumen-tiert. Es werden Inhalt, Zweck, ggf. Form und etwaige Besonderheiten der beob-achteten KV in einem Journal notiert. Im Rahmen der Beobachtungen wird dar-auf geachtet, möglichst viele verschie-dene KV in unterschiedlichen Kontexten und Medien aufzunehmen; dabei werden Meetings, Gespräche und die Kommuni-kation einzelner Mitarbeiter am Arbeits-platz beobachtet; zudem werden E-Mails ausgewertet. Die Beobachtungen sollten jeweils gezielt durch Befragungen, wenn möglich direkt im Anschluss an die beob-achteten KE, komplementiert werden, um Hintergründe zu Intention und Motiven zu gewinnen.

4.2.2 Identifikation der Genres (Datenanalyse)

Im Rahmen der Genre-Analyse wird die beobachtete Kommunikationsvielfalt in einem Modell (dem Genre-Repertoire) abgebildet und damit handhabbar für die weitere Analyse gemacht. Grundlage für die Genre-Identifikation bilden die in Beobachtung und Befragungen gemachten Notizen. Dieses u. U. recht umfangreiche Material wird mit Methoden der quali-tativen Datenanalyse ausgewertet (siehe hierzu Miles u. Huberman 1994): Die Daten werden aufbereitet und verdichtet, dann werden sie kodiert und (z. B. mit Hilfe von Tabellen) strukturiert. Diese Form der Datenauswertung entspricht in seinen Grundzügen dem Prinzip der Grounded Theory nach Strauss (1998); dabei handelt es sich um ein exploratives Vorgehen zur Aufdeckung theoretischer Konstrukte und Zusammenhänge in empirischen Daten.

Genres werden identifiziert, indem beobachtete KV nach ihrem Zweck für das Team kodiert und zusammengefasst werden (Askehave u. Swales 2001, S. 205; Swales 1990, S. 58). Dabei muss darauf geachtet werden, einen geeigneten Detail-lierungsgrad zu finden und die Sinnhaf-tigkeit der identifizierten Genres zu über-prüfen. So kann es sein, dass im Laufe der Analyse Genre-Kandidaten auftau-chen, die später wieder verworfen wer-den: „Along with the analysis process, many genre candidates may appear, and scrutinizing which are true genres is a per-manent overhead“ (Antunes et al. 2006, S. 3). Dabei muss hier noch einmal darauf hingewiesen werden, dass nicht jeder KV einem Genre zugeordnet werden kann, da Genres nur die routinisierte Kommunika-tion abbilden, nicht aber gelegentlich auf-tretende Sonderfälle.

Um sicherzustellen, dass geeignete Gen-res identifiziert werden, sollten die Zwi-schenergebnisse an die Teammitglieder zurückgespielt werden. Dabei ist ein wich-tiger Vorteil der Genre-Analyse, dass Gen-res für die Diskursgemeinschaft unmittel-bar verstehbar sind (Swales 1990, S. 58). In der Anwendung im Fallbeispiel hat sich gezeigt, dass mit den Teammitgliedern schnell Einigung darüber gefunden wer-den konnte, welche Genres die Teamkom-munikation treffend charakterisieren.

Es ist darüber hinaus wichtig darauf hinzuweisen, dass die hier vorgenom-mene Zweiteilung in Datenerhebung

und -analyse rein analytischer Natur ist. Dem typischen, zyklischen Forschungs-prozess qualitativer Forschung folgend (Flick 1998, S. 45), wechseln sich Phasen der Beobachtung, Befragung, Reflektion, Datenverdichtung und -analyse im Rah-men der Datenerhebung ab, bevor dann am Ende eine abschließende Analyse durchgeführt wird.

4.2.3 Erfassen des Kommunikationskontexts

Um Kommunikation im Teamkontext verstehen und einordnen zu können ist es wie bei jeder qualitativen Feldforschung notwendig, zunächst ein Bild des Kon-textes zu gewinnen (Bungard et al. 1996, S. 71 f.). Deshalb werden Daten zu Unter-nehmensstruktur, Kultur, der Art der Virtualisierung auf der Teamebene und zu verfügbaren Kommunikationsmedien gesammelt. Hierzu können semi-struk-turierte Interviews mit Teammitgliedern, der Unternehmensleitung und der IT-Abteilung geführt werden. Dem Ansatz der Fallstudienforschung folgend sollten diese Daten mit weiteren Quellen wie Web-Sites, Unternehmensberichten etc. angereichert werden (Yin 2003, S 85 ff). Die Daten werden sinnvollerweise in Form einer kurzen Fallbeschreibung aufbereitet und direkt mit den Verantwortlichen diskutiert, um eine solide Basis für die weitere Analyse zu gewinnen.

4.3 Datenerhebung im Fallbeispiel

Die Datensammlung1 im Fallbeispiel Carpus+Partner begann mit kurzen Inter-views mit einem Mitglied der Geschäfts-leitung, deren Assistenz und den Leitern von drei für die Untersuchung in Frage kommenden Teams; zudem erfolgten erste Gesprächen mit einigen Teammit-gliedern. Hinzu kam die Auswertung von Unternehmensbroschüren und alten Meetingprotokollen. Diese Vorphase diente einerseits der Auswahl eines repräsentativen Teams, andererseits der Erarbeitung einer Kontextbeschreibung.

Für das Verständnis der Kommunika-tion bei Carpus+Partner ist es z. B. wich-tig zu verstehen, dass die Zusammenar-beit auf Vereinbarungen zwischen den Teammitgliedern basiert; diese haben die Möglichkeit, Aufgaben anzunehmen

� AlleDatenwurdenvomZweitautordesBeitragsgesammelt.


WI – AUFSATZ

oder abzulehnen, wenn die Aufgabe in der gegebenen Zeit nicht zu bewältigen ist. Innerhalb von Projektteams existiert keine gelebte Hierarchie, sondern eine Kultur der Vereinbarung, die sehr kom-munikationsintensiv ist.

Konkret wurde in dieser Studie ein Pro-jektteam untersucht, das mit der Planung eines Neubaus für ein Biotechnologie-Unternehmen beauftragt war; es setzte sich aus acht internen und vier exter-nen Mitarbeitern zusammen, die sich auf fünf Standorte verteilten. Die Datenerfas-sung erfolgte am Aachener Standort; dort haben acht der zwölf Teammitglieder ihren Arbeitsplatz. Kommunikation mit entfernten Teammitgliedern wurde beob-achtet, wenn sie in Interaktion mit den Aachener Mitarbeitern standen. Es wurde darauf geachtet, Kommunikation in allen möglichen Formen und in wechselnden Kontexten zu beobachten, um ein umfas-sendes Bild zu gewinnen. Die Daten-sammlung dauerte drei volle Arbeitstage (zu je 9 Stunden), im Rahmen derer vier Meetings und zahlreiche Gespräche und Telefonate beobachtet und der gesamte E-Mailverkehr des Teams gesammelt wurde. Darüber hinaus wurden immer wieder kurze Nachfragen gestellt, um Beobach-

tetes einordnen zu können. Dabei wurden insgesamt fast 40 Seiten handschriftlicher Notizen als Grundlage der Genre-Identi-fikation gesammelt.

4.4 Identifiziertes Genre-Repertoire im Fallbeispiel

Im Rahmen der Datenanalyse konnten insgesamt fünf Kommunikationsgenres identifiziert werden, von denen sich zwei in je zwei Subgenres gliedern. Dieses Genre-Repertoire gibt einen anschau-lichen Überblick über die Kommunikation in dem untersuchten Team.

4.4.1 Genre 1: Diskursive Planentwicklung

Dieses Genre beschreibt das kommu-nikative Handeln zur gemeinsamen Erarbeitung einer Planvariante im Team; sein Zweck ist, die beste Planvariante zu finden. Der Plan wird als Ergebnis der Zusammenführung von Detailplänen erstellt. Aufgrund der auftretenden Interdependenzen zwischen den Detail-plänen wird regelmäßig eine Klärung der auftretenden Konflikte zwischen den Tätigkeiten der einzelnen Teammitglieder

mit anschließender Erarbeitung einer Lösung notwendig. Die Planvariante wird also gemeinsam in einem Diskursprozess erarbeitet; somit werden in diesem Genre alle KV zusammengefasst, die der Dis-kussion von Planvarianten dienen. Dies kann sich sowohl auf bereits bestehende Pläne beziehen als auch auf Pläne, die in der Diskussion gemeinsam erstellt werden. Viele der diskutierten Varianten werden im Laufe des Diskurses verändert oder ganz verworfen. Dieses Genre ist das komplexeste und gleichzeitig dasjenige, dessen KV die meiste Zeit in der Team-kommunikation beanspruchen.

4.4.2 Genre 2: Klärung fachlicher Details

Da das Wissen zur Erstellung eines Plans dezentral verteilt ist und Mitarbeiter jeweils andere Schwerpunkte haben, müs-sen häufig fachliche Details geklärt wer-den. Dabei werden wichtige Einzelfragen für die Erstellung der Pläne erörtert. Dies erfolgt in einem kurzen wechselseitigen KV zwischen zwei Teammitgliedern. Die zu klärenden Fragen können im Gegen-satz zum obigen Genre meist direkt und eindeutig beantwortet werden.

4.4.3 Genre 3: Koordination der Arbeitsschritte

Arbeitsteilung bedingt immer Koordina-tion: Aufgaben müssen verteilt, Ergebnisse zusammengefügt werden. In diesem Genre werden KV betrachtet, deren Zweck ist, die auf die Teammitglieder verteilten Arbeitsschritte inhaltlich und zeitlich zu koordinieren. Das Genre kann logisch in zwei Subgenres unterteilt werden. Die „Vereinbarung zukünftiger Arbeitsinhalte und deren Abfolge“ (Genre 3a) beschreibt das routinemäßige Aushandeln, wer welche Tätigkeiten im Detail übernimmt. KV in diesem Genre bestehen aus wech-selseitiger Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Mitarbeitern. Die „Bekanntgabe des Tätigkeitsstandes“ (Genre 3b) beschreibt eine unilaterale Kommunikation, bei der nachfolgenden Fachplanern signalisiert wird, wann diese mit ihrer Arbeit beginnen können.

4.4.4 Genre 4: Koordination der Kommunikation

Kom mu ni k at ion muss eben fa l l s koordiniert werden; dies resultiert aus einem Mangel an Awareness für die

Tab. 1 Charakterisierung ausgewählter Medientypen

MediumMerkmal

Meeting/Gespräch

Videokon-ferenz

Telefon InstantMessage

E-Mail Datei-Ablage

Unterstützung persönlicher Atmosphäre (�,2)

Ja Ja Mittel Wenig Wenig Nein

Schnelles Feedback auf eine Botschaft möglich (2,3)

Ja(synchron)

Ja(synchron)

Ja(synchron)

Mittelfastsynchron)

Nein(async)

Nein(async)

Überarbeitbarkeit der Botschaft (3)

Nein Nein Nein Ja Ja Ja

Wiederverwend-barkeit (3)

Nein Nein Nein Ja Ja Ja

Möglichkeit paralleler Kommunikations-vorgänge (3)

Niedrig Sehrniedrig Sehrniedrig Hoch Hoch Sehrhoch

Spektrum möglicher Signale (2,3,4)

Mimik, Gestik Ja Ja Nein Nein Nein Nein

Tonfall Ja Ja Ja Nein Nein Nein

Grafik Ja Bedingt Nein Bedingt Ja Nein

Automatische Dokumentation (3)

Nein Manchmal Manchmal Ja Ja Ja

Aufwand zur Kommunikation (Verbindungs-aufbau)(4,5,6)

u.U.hoch(Anreise)

Hoch–mittel

Gering Gering Mittel–gering

Mittel

(�)SocialPresenceTheory(Shortetal.�976)(2)MediaRichnessTheory(Daftu.Lengel�984;Daftetal.�987)(3)MediaSynchronicityTheory(Dennisu.Valacich�999)(4)ModellaufgabenorientierterMedienwahl(Reichwaldetal.�998)(5)MessagingThresholdAnsatz(Reidetal.�996)(6)MediaAccessibilityTheory(Carlsonu.Davis�998)


WI – AUFSATZ

Kontexte und Erreichbarkeit der anderen Teammitglieder in der virtualisierten Zusammenarbeit (Riemer et al. 2007b; Scupelli et al. 2005, S. 1773). Der Zweck dieses Genres ist die Klärung, wann und über welches Medium mit einer Person kommuniziert werden kann. Auch dieses Genre wurde in zwei Subgenres unterteilt. Die „Verabredung einer Kommunikation“ (Genre 4a) zwischen zwei oder mehreren Teammitgliedern dient dazu, einen Ter-min hinsichtlich Ort, Zeit, Medium und Thema zu vereinbaren. Die „Klärung der Verfügbarkeit“ (Genre 4b) dient der Infor-mation, wie und wann ein Teammitglied kontaktiert werden kann. Entweder die Erreichbarkeit eines Teammitglieds wird von diesem selbst signalisiert (z. B. durch Eintrag in eine Abwesenheitsliste) oder andere Mitarbeiter geben Auskunft über Jemandes Erreichbarkeit.

4.4.5 Genre 5: Sozio-emotional Kommunikation

Sozio-emotionale Kommunikation ist wichtig für die Zufriedenheit, die Moti-vation und das Gemeinschaftsgefühl im Team. In diesem Genre werden alle KV betrachtet, die keinen direkten Zweck bezüglich der Planungsarbeit verfolgen; hierzu zählen Lob für bewältigte Arbeit oder private Kommunikation. Sozio-emotionale Kommunikation findet meist in Verbindung mit anderen KV statt. Zwar kommt soziale Kommunikation oft vor, einzelne KV sind jedoch sehr kurz.

5 Mediennutzungsanalyse und Erarbeitung neuer Medienwahlvorschläge

Ausgehend von dem identifizierten Genre-Repertoire wird in einem nächsten Schritt jedes Genre auf seine Anforderungen hinsichtlich der Medienunterstützung untersucht. Hierzu werden wiederum Daten zur aktuellen Medienwahl und -nutzung gesammelt. Das Ziel ist es, Vorschläge für eine Verbesserung der Medienwahl zu den einzelnen Genres zu erarbeiten. Diese Analyse basiert auf der Logik des Genre-Medien-Fit; als Hilfsmittel bei der Analyse dient eine Systematik von Mediencharakteristika, die aus existierenden Medienwahltheorien abgeleitet wurde. Den Genres und ihren Anforderungen werden dabei im Rahmen

der Analyse die verfügbaren Medien und ihre Charakteristika gegenüber gestellt.

5.1 Mediencharakteristika als Hilfsmittel bei der Analyse

Während Medienwahltheorien für die eigentliche Gestaltungsaufgabe nur wenig brauchbare Aussagen treffen, sind sie nichtsdestotrotz hilfreich, da sie zahl-reiche Merkmale zur Beschreibung von Medien identifizieren, die in der Analyse des Genre-Medien-Fit genutzt werden können. Die verschiedenen Theorien operieren dabei jeweils mit nur einzelnen Medienmerkmalen; eine umfassendere Charakterisierung ergibt sich, wenn man die Merkmale mehrerer Theorien mitein-ander kombiniert. In Tab. 1 findet sich eine solche Liste von Medienmerkmalen, adaptiert aus der Media-Synchronicity-Theorie (Dennis u. Valacich 1999, S. 3) und ergänzt um Kriterien aus anderen Theorien. Die Kriterien können genutzt werden, um ausgewählte Medien beispiel-haft zu charakterisieren.

Zum Beispiel unterstützen sprachba-sierte Medien das Schaffen einer persön-lichen Atmosphäre im Allgemeinen bes-ser als textbasierte Medien; sie besitzen außerdem ein größeres Spektrum über-tragbarer Signale. Schnelles Feedback ist ein Kennzeichen synchroner Medien (z. B. Meeting oder Telefon), während asyn-

chrone Medien wie E-Mail eine Überar-beitbarkeit der Nachricht vor dem Sen-den, die Wiederverwendung und eine automatische Dokumentation unterstüt-zen. Der Aufwand zur Kommunikation charakterisiert die Zugänglichkeit von Medien im typischen Arbeitskontext der Nutzer und den Aufwand zur Initialisie-rung einer Kommunikation (Sutanto et al. 2004, S: 3). Beispielsweise ist ein Meeting in verteilter Arbeit u. U. mit hohem Rei-seaufwand verbunden, während Telefon und Instant-Messenger in der Regel eine sofortige Kommunikation ermöglichen.

Eine solchermaßen generische Medien-beschreibung muss im Kontext des Ein-zelfalles oftmals angepasst werden, da Medien anders wahrgenommen werden, wenn soziale Strukturen und relationale Medienerfahrung bereits vorliegen (King u. Xia 1997, S: 881 f). Anzumerken bleibt zudem, dass das hier zugrunde gelegte Verständnis über den klassischen Medi-enbegriff hinausgeht, da Kommunika-tion in der Praxis z. B. auch implizit über die Weitergabe von Informationsobjekten (z. B. in einer Datei-Ablage) stattfinden kann. Zwar wird der Begriff Kommu-nikationsmedium verwendet, hierunter wird aber ein weites Spektrum an Kom-munikations- und Kollaborationssyste-men gefasst (Riemer et al. 2005).

Tab. 2 Beobachtungsbogen zur Erhebung der Mediennutzung (Auszüge)

Nr Medium Teammit-glieder

GleicherOrt Genre Umfang ThemaundAnmerkungen

�. Meeting(JourFixe)

�,3,4,6,8 Ja 2 5Min. UmlufterspartBetriebskosten,nichtInstallationskosten.

3a 7Min. SchauDirdochbittenochmaldieInstallationskostenfürdieUmluftvariantean.

3b 4Min. DieVerkleidungderGerätewurdesogemacht,wieesbesprochenwurde

3a 8Min. KannstDudieFundamentplänebisnächsteWochezeichnen?Ja.

5 8Min. WiewareuerWochenende?

2. Telefon 6,�� Nein 3a �0Min. Werbearbeitetwas?Waswirdgemacht?

3. Telefon 7,�0 Nein 2 6Min. WiesinddieSchächteindenPlänengemeint.Wolaufensiegenaulang?

4. E-Mail 6,7 Ja 3a. 6Zeilen BitteSkizzeanfertigen.MitZusatzinformationen

5. Telefon 7,�0 Nein 4a 2Min. VorabgesprächzurKoordinationdeskommendenMeetings.

(...) (...) (...) (...) (...) (...) (...)


WI – AUFSATZ

5.2 Analyse und Ableitung von Verbesserungsvorschlägen

5.2.1 Erfassen bisheriger Mediennutzung (Datenerhebung)

Die (zweite) Phase der Datenerfassung dient zunächst einmal der strukturierten Aufnahme des Ist-Zustandes der Medien-wahl in den einzelnen Genres als Grund-lage der nachfolgenden Analyse. Hierzu werden die Teammitglieder wiederum bei ihrer täglichen Arbeit beobachtet. Dabei wird ein Erhebungsbogen verwendet, in dem für alle beobachteten KV zunächst Genre und das gewählte Medium fest-gehalten werden; weitere Informationen betreffen die beteiligten Teammitglieder, Thema, Inhalt und Umfang (Zeit oder Zeilen). Zudem wird notiert, ob die betei-ligten Teammitglieder verteilt oder am gleichen Ort arbeiten (siehe Tab. 2).

Neben der Dokumentation der Medien-wahl einzelner KV werden auch die Prak-tiken der Medienverwendung anhand von Beobachtungen und Befragungen erfasst, um das Bild der Mediennutzung qualita-tiv zu vervollständigen. Für einen Verbes-serungsvorschlag ist es nicht nur wichtig zu wissen, welche Medien wann eingesetzt werden, sondern auch, wie diese benutzt werden. Dabei können auch bereits erste Ineffizienzen bei der Mediennutzung identifiziert werden, die später als Aus-gangspunkt bei der Analyse dienen kön-nen. Die Erhebung von Nutzungsprak-

tiken erfolgt wiederum unstrukturiert und wird durch Notizen dokumentiert.

5.2.2 Erarbeitung alternativer Nutzungsszenarien (Analyse des Genre-Medien-Fit)

Ziel ist es, den Genre-Medien-Fit des Teams zu verbessern. Hierzu werden für jedes einzelne Genre konkrete Anfor-derungen an die Medienunterstützung abgeleitet und mit den Charakteristika der aktuellen und möglicher neuer Medien abgeglichen (i.S.d. Genre-Medien-Fit).

Zur Ableitung dieser Anforderungen wird jedes Genre zunächst anhand der Merkmale aus Tab. 1 untersucht. Einige Anforderungen können zudem unmit-telbar hergeleitet werden (z. B. sollte bei der Klärung zeitkritischer Details der Empfänger vom Eintreffen der Nachricht ungehend in Kenntnis gesetzt werden). Als Ergänzung können die Teammitglieder zu ihren konkreten Anforderungen befragt oder die Anforderungen mit diesen dis-kutiert werden. In einem zweiten Schritt werden die identifizierten Anforderungen jedes Genres mit den Merkmalen der bis-her eingesetzten Medien verglichen und Problembereiche identifiziert. Im dritten Schritt erfolgt dann die Erarbeitung eines Vorschlags neu einzusetzender Medien für jedes Genre, der den identifizierten Anforderungen im Sinne des Genre-Medien-Fit besser gerecht wird. Auf Basis der dokumentierten Praktiken des bishe-

rigen Medieneinsatzes können diese Vor-schläge dann im Sinne anschaulicher Nut-zungsszenarien illustriert werden, um die intendierten Veränderungen zu demons-trieren.

Das Vorgehen wird im Weiteren anhand des Fallbeispiels illustriert. Dabei wird die Analyse aus Platzgründen lediglich für ein Genre dargestellt (diskursive Planentwick-lung). Die hierfür notwendige Datener-hebung umfasste fünf Arbeitstage; dabei wurden 520 Minuten Kommunikations-zeit dokumentiert, die sich aus 70 Episo-den und 133 KV zusammensetzten. Als Hilfsmittel dienten neben Zettel und Stift zusätzlich eine Stoppuhr zur Zeitmessung und das Beobachtungsschema.

5.3 Medienwahl und Nutzungspraktiken im Fallbeispiel

Die diskursive Planentwicklung findet unter räumlich-konzentriert (koloziert) arbeitenden Mitarbeitern in Gesprächen oder Meetings statt; dabei finden sich typischerweise zwischen zwei und fünf Instanzen des Genres in einem Meeting (Dauer je ca. 20 min.). Findet die Plan-entwicklung verteilt statt, so erfolgt sie durch einen Medienmix aus Telefon und E-Mail. Dabei kann sich eine Diskussion über mehrere Episoden zu demselben Thema erstrecken (in einem beobachteten Beispiel über zwei Tage oder insgesamt netto 30 Minuten Telefonat und 7 Zeilen E-Mail-Text).

Tab. 3 Genre-Medien-Fit des bisherigen Medieneinsatzes und Verbesserungsvorschlag

BisherigerMedieneinsatz Verbesserungsvorschlag

AnforderungendesGenres Koloziert:MeetingoderGespräch

Verteilt:Telefon/E-Mail

Koloziert:Meeting&Whiteboard

Verteilt:Telefon/IM&Application-Sharing

MöglichkeitzuschnellemFeedback Ja Bedingt,überTelefon Ja Ja,mittelsTelefonoderIM

Möglichkeit,eineIdeefüralleTeilnehmersichtbarzeichnerischumzusetzen

Ja Nein,einegescannteSkizzemussperE-Mailgeschicktwerden

Ja Ja,mittelsApplication-Sharing

Möglichkeit,BereicheaufdemPlanfüralleTeammitgliedersichtbaranzuzeigen(zurDiskussion)undaufbestehendenPlänenzuzeichnen

Ja,wennderPlanausgedrucktvorliegt

Umständlich:Planmussgedruckt,BereichfarblichmarkiertoderIdeeeingezeichnetwerden;PlanwiedereingescanntundperE-Mailverschicktwerden

Ja,mittelsGesten;ZeichnenelektronischaufdemWhiteboardmöglich

Ja,mittelsApplication-Sharing

MöglichkeitzurgleichzeitigenKom-munikationwährendderEntwick-lungundVeränderungvonSkizzen

Ja Nein,eineKommunikationübereineSkizzekannnurnachVersendenderSkizzeerfolgen

Ja Ja,mittelsTelefonoderIM

AutomatischeDokumentationallerPlanvariantenund–VerfügbarkeitfürdieTeammitgliedern

Nein,alleTeammitgliedermüssendieSkizzeabzeichnen

Ja Ja Ja

UnterdrückungderParallelität Bedingt Nein Ja,dadasBoardzentralerBlickfangwird

Nein,aberdurcheinenModeratorkontrollierbar

KoordinationderSprecherwechsel Ja,durchBlickkontaktundGesten

Nein Ja,durchBlickkontaktundGesten

Nein,aberdurcheinenModeratorkontrollierbar


WI – AUFSATZ

5.3.1 Face-to-face Diskussionen in Meetings

Im Rahmen eines KV dieses komplexen Genres wird eine Planvariante präsentiert, eventuelle Fragen geklärt, Vor- und Nach-teile diskutiert und dann entschieden, ob die Variante realisiert werden soll. Fällt die Entscheidung negativ aus, werden meist direkt Veränderungen vorgenommen und sogleich wieder diskutiert. Die Ausarbei-tung einer Planvariante erfolgt immer in Form einer Skizze mit Stift und Lineal auf großformatigem Papier, damit alle Mitar-beiter die Zeichnung von ihrem Sitzplatz aus erkennen können. Die Skizzen werden entweder auf ein leeres Blatt gezeichnet oder in einen bestehenden, ausgedruckten CAD-Plan eingetragen. So können bereits existierende Elemente zur Orientierung für eine Skizze genutzt werden. Um mehrere Varianten zu vergleichen, kann auf über den Plan gelegten Pergamenten gezeichnet werden. Aufkommende Fragen werden direkt während des gesamten Prozesses des Zeichnens von den Team-mitgliedern gestellt und unmittelbar diskutiert. Die relevanten Ergebnisse der diskursiven Planentwicklung werden von jedem Teammitglied in die eigenen Unterlagen kopiert. Hierzu zählt zum einen die beschlossene Variante wie auch etwaige Anmerkungen zu den diskutierten Aspekten der Detailpläne.

5.3.2 Räumlich verteilte Diskussion mittels E-Mail und Telefon

Bei der räumlich verteilten Planent-wicklung hat sich folgende Praktik entwickelt: Zunächst wird eine Skizze der Planvariante gezeichnet; diese wird anschließend eingescannt und per E-Mail an die anderen Teammitglieder versendet. Haben diese die Planvariante

fachlich überprüft, werden die verschie-denen Aspekte anschließend bilateral in Telefonaten diskutiert. Sind Änderungen erforderlich, wird entweder die Skizze von einem Teammitglied ausgedruckt und mit Änderungen versehen oder eine neue Skizze wird angefertigt. Anschließend wird die Skizze wieder eingescannt und der Prozess solange wiederholt, bis man sich auf einen Plan geeinigt hat.

5.4 Analyse des Medieneinsatzes im Fallbeispiel

5.4.1 Ableitung von Anforderungen an die Medienunterstützung

Die diskursive Planentwicklung weist einen hohen Grad an Interaktion auf; ein Medium sollte daher schnelles Feedback und die Koordination der Sprecherwech-sel ermöglichen. Außerdem sollte es nur wenig Parallelität zulassen, da bei der Entwicklung und Bewertung von Varian-ten die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer auf demselben Objekt liegen sollte. Ein wichtiges Merkmal der Planentwicklung ist, dass verbale Aussagen durch visuelle Materialien verdeutlicht werden. Zudem werden im Meeting Pläne kollaborativ gezeichnet. Wird über eine Planvariante diskutiert, werden Bereiche auf dem Plan gezeigt. Ein Medium sollte daher das gemeinsame und interaktive Bearbeiten und Markieren von Objekten eines Plans ermöglichen. Ein weiteres Merkmal ist, dass zahlreiche Lösungsvorschläge entwickelt und verworfen werden. Der Aufwand zur Entwicklung und Verän-derung einer Variante sollte daher gering sein; Feedback und die Klärung von Fragen sollten möglichst während der Planentwicklung stattfinden. Am Ende des KV sollte die gewählte Variante für

alle Teammitglieder direkt verfügbar sein, damit alle auf denselben Daten arbeiten können (automatische Dokumentation).

5.4.2 Vorschlag alternativer Medien zur Verbesserung der Kommunikation

Tab. 3 stellt die beschriebenen Anforde-rungen den Charakteristika der bisher eingesetzten Medien gegenüber und präsentiert den für das Genre erarbeite-ten Verbesserungsvorschlag. Dabei wird deutlich, dass bisher insbesondere im verteilten Kontext Ineffizienzen existier-ten (grau markiert).

Um das Ausdrucken der Pläne und das Abzeichnen von Skizzen im kolozierten Meeting überflüssig zu machen, kann ein elektronisches Whiteboard eingesetzt wer-den, auf dem Ideen und Konzepte compu-tergestützt im Team entwickelt und visu-alisiert werden können. Dabei liegen die Pläne in digitaler Form vor; sie werden auf eine Tafel projiziert und können mit einem speziellen Stift in Echtzeit verän-dert werden. Das Markieren von Berei-chen auf dem Plan kann elektronisch mit dem Mauszeiger oder mit einer einfachen Geste erfolgen.

Im Fall verteilter Arbeit kann durch den Einsatz eines Application-Sharing-Systems das bisherige, umständliche Procedere erheblich vereinfacht werden. In Kombina-tion mit synchroner Gruppenkommunika-tion (Telefonkonferenz oder Instant-Mes-saging) können Pläne interaktiv elektro-nisch erstellt und direkt diskutiert werden. Zudem kann ein solches System über ein integriertes Sitzungssystem mit dem kolo-zierten Meeting verbunden werden, indem das Bild wiederum auf die Tafel projiziert wird. Auf diese Weise können die bis-her getrennten Praktiken verbunden und damit ein erheblicher Beitrag zur Verbesse-rung kommunikativen Handelns in diesem

Abb. 3 Vorschlag eines Vorgehensmodells für die Kommunikationsanalysemethode


WI – AUFSATZ

Genre geleistet werden. In beiden Fällen stehen die Ergebnisse allen Beteiligten am Ende elektronisch zur Verfügung. Zudem können Arbeitsaufwand und Druck- und Papierkosten reduziert werden.

6 Diskussion und weitere Entwicklung

In den vorangegangenen Abschnitten wurde illustriert, wie mit Hilfe der Genre-Analyse eine Kontextualisierung der Medienwahl für die Anwendung im Einzelfall vorgenommen werden kann. Das Ziel ist, aus dem präsentierten Vor-gehen eine umfassende Kommunikati-onsanalyse-Methode für die Anwendung im Beratungskontext zu entwickeln. Zu diesem Zweck werden nun zunächst die wichtigsten Erkenntnisse aus der Anwen-dung im Fallbeispiel diskutiert, bevor ein kurzer Ausblick gegeben wird.

6.1 Im Fallbeispiel gewonnene Erkenntnisse

Als Ergebnis der Analyse im Fallbeispiel wurden folgende Medien zur Neueinfüh-rung vorgeschlagen: ein elektronisches Whiteboard (für den Meetingraum) und eine Application-Sharing-Lösung zur Verbesserung der diskursiven Planentwicklung (Genre 1), eine Instant-Messaging-Lösung zur Verbesserung der Kommunikation bei der Klärung fachlicher Details (Genre 2) und der Koordination der Kommunikation (Genre 4a), sowie eine Dokumentenmanagement-lösung zur Verbesserung der Bekanntgabe des Tätigkeitsstandes (Genre 3b). Diese Vorschläge wurden in einem Workshop mit Vertretern von Team, Unternehmens-leitung und IT-Abteilung präsentiert.

6.1.1 Genres als Medium zur Kommunikation mit den Nutzern

Bei der Vorstellung der Vorschläge wurde zwischen den Teammitgliedern zum Teil kontrovers diskutiert. Beispielsweise gab es zunächst Vorbehalte bzgl. des Nutzens von Instant-Messaging („wir brauchen keinen Chat“, „da geht das Soziale verlo-ren“). Hier hat sich jedoch gezeigt, dass man basierend auf den identifizierten Genres und dem Verständnis der bishe-rigen Nutzungspraktiken sehr gut in der Lage ist, dem Team den avisierten Nutzen bei der Anwendung der vorgeschlagenen

Medien zu verdeutlichen. So kann man, in einer für die Nutzer gut verständlichen und zugänglichen Art und Weise, verdeut-lichen, wie sich bisherigen Arbeits- und Kommunikationsweisen ändern würden. Auf diese Weise konnten die Teammit-glieder schnell für die vorgeschlagenen Veränderungen gewonnen werden.

Diese Erfahrungen aus dem Work-shop verdeutlichen einen weiteren Vor-teil des hier beschriebenen Vorgehens: In der Literatur werden Kommunikations-systeme als nutzungsoffene Systeme por-traitiert (Orlikowski 1992), deren konkrete Potenziale sich nicht (wie bei anderen IT-Artefakten) über eine Betrachtung ihrer Features erschließen lassen (Riemer et al. 2007a). Vor diesem Hintergrund kann der Nutzen neuer Medien und ihr Einsatz für das Team anhand der in der Analyse iden-tifizierten Genres und Praktiken sehr viel anschaulicher kommuniziert werden, als dies bei einer reinen Vorstellung der Funk-tionen neuer Tools der Fall sein könnte.

6.1.2 Einbeziehen der Mediennutzer in das Vorgehen

Während der Durchführung der Studie hat sich gezeigt, dass Mediennutzer nicht als passive Empfänger, sondern als aktive Gestalter ihres Kommunikationsumfeldes verstanden werden sollten, die über die Mediennutzung ref lektieren und so wertvolle Erkenntnisse für den Prozess der Verbesserung liefern können (siehe hierzu auch Lee 1994, S. 155). Entspre-chend werden die Teammitglieder bei der Identifikation der Genres und der Analyse der Mediennutzung konsultiert. Da zudem die persönlichen Einstellungen der Betroffenen einen erheblichen Einfluss auf die Medienwahl ausüben und potenzielle Hindernisse für die spätere Adoption darstellen können (Chidambaram et al. 1998b, S. 3), ist es wichtig, den vorgese-henen Nutzen der Vorschläge so konkret wie möglich in der abschließenden Dis-kussion zu verdeutlichen (siehe oben). Hieraus ergibt sich, dass die Ergebnisse der Analyse als Vorschläge und als Input einer Diskussion mit den Beteiligten verstanden werden sollten und nicht als die objektiv beste Lösung eines abstrakten Problems.

6.1.3 Bewertung des Vorgehens im Fallbeispiel

Eine abschließende Bewertung des Vorge-hens anhand des diskutierten Fallbeispiels

ist schwierig, da die Durchführung nicht als formale Evaluation des Vorgehens konzipiert, sondern als (anwendungs-orientierter) Schritt in der Entwicklung einer Methode gedacht war. Die Ergeb-nisse sind jedoch sehr ermutigend; die Teammitglieder konnten sich mit den Genre-Beschreibungen identifizieren, die Verantwortlichen, wie auch die Nutzer, äußerten Zufriedenheit mit den identifi-zierten Verbesserungsvorschlägen.

Der Beschluss des Unternehmens, die wesentlichen Empfehlungen umzusetzen, kann als weiteres Indiz für den Erfolg der Anwendung in diesem Fall gesehen wer-den. So wurde bereits ein elektronisches Whiteboard für den Konferenzraum am Standort Aachen angeschafft. Des Wei-teren befindet sich die Einführung von IBM Lotus Sametime, einer integrierten Lösung aus Instant-Messaging, Video-konferenz und Application-Sharing, in der Pilotphase. Eine Evaluation der Nut-zung und Adoption dieser Systeme steht noch aus und muss zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

6.2 Weitere Schritte in der Entwicklung der Methode

Ziel der weiteren Forschung ist es, auf Basis des hier vorgestellten Ansatzes eine umfassende Methode zur Kommu-nikationsanalyse in verteilten Teams zu entwickeln.

6.2.1 Konstituierende Bestandteile einer Methode

Methoden konstituieren sich aus mehre-ren Elementen (Braun et al. 2005, S. 1297). Der hier beschriebene Ansatz beschreibt bereits die wesentlichen Aktivitäten und die Kernphasen eines Vorgehensmodells. Dieses muss jedoch durch weitere Phasen, wie die Einführungsbegleitung und die Erfolgsbewertung, vervollständigt werden (siehe Abb. 3).

Auch wurde mit der Genre-Ana-lyse bereits die wesentliche Technik zur Durchführung der Kommunikationsana-lyse vorgestellt. Diese wird ergänzt durch bekannte Techniken aus der qualitativen Sozialforschung. Zur Weiterentwicklung in eine Methode muss deren Anwend-barkeit durch die Entwicklung geeigneter Werkzeuge verbessert werden. Mit dem Beobachtungsbogen wurde ein solches Werkzeug beispielhaft vorgestellt. Des Weiteren müssen Rollen und Zuständig-


WI – AUFSATZ

keiten für die Anwendung der Methode in der Praxis beschrieben werden.

6.2.2 Limitationen des bestehenden Ansatzes als Ausgangspunkt

Die Anwendung im Fallbeispiel hat eine wesentliche Limitation des derzeitigen Entwicklungsstandes aufgezeigt. In der Fallstudie wurden reichhaltige Daten gesammelt und im Sinne einer Grounded-Theory-Analyse ausgewertet (Bryman u. Bell 2003, S. 427). Während der Aufwand aus Sicht qualitativer Forschung über-schaubar war, sollen für einen effizienteren Einsatz in der Organisationsberatung weitere, strukturierte Werkzeuge zur Unterstützung entwickelt werden. Ein sol-ches Werkzeug könnte eine Schablone oft auftretender Genre-Typen zur Unterstüt-zung der Genre-Identifikation sein; mög-liche Kandidaten sind: Kontextspezifische Kommunikation, Arbeitskoordination, Metakommunikation, Wissensaustausch, soziale Kommunikation.

Eine weitere Limitation ergibt sich in virtualisierten und mobilen Kontexten, in denen eine Beobachtung der Kom-munikation aufgrund von Reisetätigkeit nur eingeschränkt möglich ist; hier muss die Datensammlung durch andere Tech-niken wie semi-strukturierte Fragebögen ergänzt werden.

6.2.3 Anwendung der Methode in der Praxis

Die Anwendung der Methode wird, wie andere Methoden auch, gewisse Fertig-keiten von den Anwendern im Umgang mit Techniken und Werkzeugen verlan-gen. Die notwendigen Qualifikationen sollten dokumentiert und in der Form von Schulungen vermittelbar sein. Die zu erlernenden Fertigkeiten ergeben sich dabei im Wesentlichen aus der Anwen-dung qualitativer Forschungsmethoden (Beobachtungs- und Interviewtechniken, Datenanalyse zur Genre-Identifikation); sie sind in der Literatur bereits dokumen-tiert (z. B. Hopf 1995, S. 181 f) und können adaptiert werden.

6.2.4 Offene Fragen zur Methodenevaluation

Die Methode sollte schlussendlich im Sinne des gestaltungsorientierten For-schungsprozesses evaluiert werden. Hier stellen sich einige bisher unbeantwortete

Fragen als Ausgangspunkt weiterer Forschung: 1) Wie kann eine Evaluation methodisch erfolgen? 2) Ist ein direkter Vergleich unserer Ergebnisse mit aus Medienwahltheorien abgeleiteten Emp-fehlungen möglich und sinnvoll? 3) Wie kann eine Verbesserung der Medienwahl „gemessen“ bzw. bewertet werden? In dem präsentieren Fallbeispiel wurden die Vorschläge durch die Teammitglieder bewertet. 4) Kann eine Bewertung überhaupt objektiv erfolgen? 5) Wenn ja, welche Kriterien sollten angelegt werden (Effizienz, Effektivität, Zufriedenheit etc.)?

7 Fazit

Ausgehend von einer Kritik traditioneller Medienwahltheorien wurde in diesem Papier ein Ansatz zur Kontextualisierung der Medienwahl mit Hilfe der Genre-Analyse vorgestellt und anhand eines Fallbeispiels illustriert. Der Ansatz hat aus Gestaltungssicht einige wesent-liche Vorteile gegenüber den eingangs diskutierten Medienwahltheorien. So wird Medienwahl nicht aus isolierten, abstrakten Aufgaben (oder ähnlichen Konstrukten) abgeleitet. Zwar folgt der Ansatz zur Determinierung geeigneter Medien weiterhin einer Fit-Logik, prä-sentiert aber mit dem Genre-Begriff ein anderes Bezugsobjekt, das den im sozi-alen Kontext eines Teams gewachsenen Kommunikationspraktiken Rechnung trägt. Hieraus ergibt sich der maßgebliche Einsatzkontext; der Ansatz geht von der Annahme aus, dass sich in einem Team bereits Praktiken herausgebildet haben. Die Medienwahl in neu zu gründenden Teams ohne Historie kann daher nicht unmittelbar unterstützt werden. Ande-rerseits berücksichtigt der Ansatz, anders als etablierte Medienwahltheorien, dass in konkreten Teams immer schon eine Form der Mediennutzung existiert, die bei Veränderungsvorschlägen berücksichtigt werden muss.

Durch die Einbettung in den Kontext können zudem Erfahrung und Know-How der Mitarbeiter in die Analyse ein-fließen. Das Vorgehen hat außerdem Vor-teile bei der Kommunikation, da mit Hilfe der identifizierten Genres die avisierte Anwendung neuer Medien viel anschau-licher illustriert werden kann, als dies eine bloße Präsentation von Tools leisten könnte.

Hinsichtlich des Umgangs mit dem Medienbegriff bleibt festzuhalten, dass hier ein erweiterter Begriff zugrunde gelegt wird, der auch die Kombination von Medien, integrierte Medienbündel und die implizite Kommunikation über Informationssysteme erfasst. Während die Analyse im Fallbeispiel die Kombi-nation von Medien implizit berücksich-tigt hat (siehe z. B. Abschnitt 5.4), steht die Forschung in diesem Bereich noch am Anfang. Hier sollten zukünftige Vor-haben die Effekte von Medienkombina-tionen im sozialen Kontext untersuchen, sei es hinsichtlich der kognitiven Last der Kommunizierenden oder auch bezüglich der Kompatibilitäten und Interaktion ver-schiedener Medien.

Literatur

AlgeBJ,WiethoffC,KlienHJ(2003)Whendoesmediummatter?Knowledgebuildingexpe-riencesandopportunitiesindecision-makingteams.OrganizationalBehaviorandHumanDecisionsProcesses92:26–37

AntunesP,CostaCJ,PinoJA(2006)Theuseofgenreanalysisinthedesignofelectronicmee-tingsystems.ir–informationresearch��(3).ht-tp://informationr.net/ir/��–�3/paper25�.html

ArnottDR,TanWD(200�)Managerialinformati-onacquisitionandtheworldwideweb:anex-ploratorystudy.In:5thpacificasiaconferenceoninformationsystems.Seoul,S749–760

AskehaveI,SwalesJM(200�)Genreidentificationandcommunicativepurpose:aproblemandapossiblesolution.AppliedLinguistics22(2):�95–2�2

BakhtinMM(�986)Speechgenresandotherlateessays.Austin

BerkenkotterC,HuckinTN(�995)Genreknow-ledgeindisciplinarycommunication:cogniti-on,culture,power.Hillsdale,NewJersey

BitzerL(�968)Therhetoricalsituation.Philoso-phyandRhetoric�:�–�4

BortzJ,DöringN(2006)ForschungsmethodenundEvaluationfürHuman-undSozialwissen-schaftler,4.Aufl.Springer,Heidelberg

BraunC,WortmannF,HafnerM,WinterR(2005)Methodconstruction–acoreapproachtoor-ganizationalengineering.ACMsymposiumonappliedcomputing.SantaFe,S�295–�299

BrymanA,BellE(2003)Businessresearchme-thods.OxfordUniversityPress,NewYork

BungardW,HollingH,Schultz-GambardJ(�996)MethodenderArbeits-undOrganisationspsy-chologie.PsychologieVerlagsUnion,Wein-heim

CarlsonJR,ZmudRW(�999)Channelexpansiontheoryandtheexperientialnatureofmediarichnessperceptions.AcademyofManage-mentJournal42(2):�53–�70

CarlsonPJ,DavisGB(�998)Aninvestigationofmediaselectionamongdirectorsandmana-


WI – AUFSATZ

gers:from„self“to„other“orientation.MISQuarterly22(3):335–362

ChidambaramL,LimLH,ChanHC(�998a)Themediacoexistenceapproach–organizationalandindividualdeterminantsofmediachoiceinSingapore.3�stHawaiiinternationalcon-ferenceonsystemsciences,KohalaCoast,S�–9

ChidambaramL,MoeCE,OlsenDH(�998b)Astu-dyoffactorsinfluencingmediachoiceinnor-wegianorganizations.3�stHawaiiinternationalconferenceonsystemsciences,KohalaCoast,S�–�0

DaftRL,LengelRH(�984)Informationrichness.anewapproachtomanagerialbehaviorandor-ganizationdesign.ResearchinOrganizationalBehavior6:�9�–233

DaftRL,LengelRH,TrevinoLK(�987)Messageequivocality,mediaselection,andmanagerperformance:implicationsforinformationsys-tems.MISQuarterly��(3):355–366

DennisAR,FullerRM,ValacichJS.(2008)Media,tasks,andcommunicationprocesses:atheoryofmediasynchronicity.MISQuarterly32(3):575–600

DennisAR,ValacichJS(�999)Rethinkingmediarichness:towardsatheoryofmediasynchroni-city.32ndHawaiiinternationalconferenceonsystemsciences.LosAlamitos,IEEEComputerSociety,S�–�0

DennisAR,ValacichJS,SpeierC,MorrisMG(�998)Beyondmediarichness:anempiricaltestofmediasynchronicitytheory.3�stHawaiiinter-nationalconferenceonsystemsciences.LosAlamitos,EEEComputerSociety

DeSanctisG,PooleMS(�994)Capturingthecom-plexityinadvancedtechnologyuse:adaptivestructurationtheory.OrganizationScience5(2):�2�–�47

FlickU(�998)Anintroductiontoqualitativere-search.SagePublications,London

FrankU,KronenJ(�99�)Kommunikationsanaly-severfahren–TheoretischeKonzepte,Anwen-dungspraxisundPerspektivenzurGestaltungvonInformationssystemen.Vieweg,Wiesba-den

FulkJ,SchmitzJ,SteinfieldC(�990)Asocialinflu-encemodeloftechnologyuse.In:FulkJ,Stein-fieldC(Hrsg)OrganizationsandCommunica-tionTechnology.Sage,NewburryPark,S��7–�40

GiddensA(�984)Theconstitutionofsociety.Out-lineofthetheoryofstructuration.Cambridge

HerrmannT(�99�)DieBedeutungmenschlicherKommunikationfürdieKooperationundfürdieGestaltungcomputerunterstützterGrup-penarbeit.In:OberquelleH(Hrsg)KooperativeArbeitundComputerunterstützung.StandundPerspektiven.VerlagfürAngewandtePsycho-logie,Göttingen,S 63–78

HopfC(�995)Befragungsverfahren.In:FlickU,vonKardorffE,KeuppH,vonRosenstielL,WolffS(Hrsg)HandbuchQualitativeSozialfor-schung.Psychologie-Verl.-Union,Weinheim,S �77–�88

HuangW,WatsonRT,WeiKK(�998)Canaleane-mailmediumbeusedforrichcommunication?Apsychologicalperspective.EuropJInformati-onSystems7:269–274

Zusammenfassung / Abstract

Kai Riemer, Stefanie Filius

Kontextualisierung der Medienwahl mit Hilfe von Kommunikationsgenres

Wertschöpfung wird zunehmend virtualisiert organisiert, was den effektiven Einsatz von Kommunikationsmedien erfordern. Obwohl die Medienwahl als Entscheidungsproblem in der angelsächsisch geprägten Forschung seit langem thematisiert wird, weisen tradi-tionelle Medienwahltheorien zahlreiche Schwächen mit Blick auf die Gestaltungsfrage auf. Sie sind, ihrem Generalisierungsanspruch geschuldet, zu abstrakt formuliert und hinsichtlich der Anwendung unterspezifiziert. Vor diesem Hintergrund wird in diesem Beitrag ein Ansatz zur Kontextualisierung der Medienwahl mit Hilfe der Genre-Analyse vorgestellt. Deren Ziel ist die Identifikation von Kommunikationsmustern (Genres) in sozialen Gemeinschaften (z. B. Teams) im Sinne eines strukturierten Überblicks der existierenden Teamkommunikation. Durch eine Gegenüberstellung von Genre-Anforde-rungen und Medien-Charakteristika kann somit eine Verbesserung des Medieneinsatzes vorgeschlagen werden. Das Vorgehen wird anhand eines Fallbeispiels illustriert.Schlüsselwörter: Medienwahl, Genre-Analyse, Kommunikationsanalyse, Virtualisie-rung, Teamarbeit, virtuelle Teams

Contextualizing Media Choice Using Genre Analysis

Value creation is increasingly organized in virtualized settings requiring effective com-puter-mediated communication. While media choice has been a topic of interest in Infor-mation Systems for some time, corresponding media choice theories exhibit a range of shortcomings with regard to applicability in context. Since the theories try to generalize across social contexts, their key constructs are rather abstract and underspecified with regard to application. Against this backdrop we present an approach for contextualizing media choice using genre analysis. Genre analysis aims at identifying communication patterns (genres) in social communities (e. g. teams) as a structured overview of existing team communication. By juxtaposing requirements of the identified genres and media characteristics, we are able to propose a new set of media for improving team com-munication. We illustrate the application of our approach with a case example.Keywords: Media choice, Genre analysis, Communication analysis, Virtualization, Teamwork, Virtual teams


WI – AUFSATZ

KingRC,XiaW(�997)Mediaappropriateness:ef-fectsofexperienceoncommunicationmediachoice.DecisionSciences28(4):877–9�0

KinneyST,WatsonRT(�992)Theeffectofmedi-umandtaskondyadiccommunicaiton.�3thinternationalconferenceoninformationsys-tems.Dallas,S�07–��7

KwasnikBH,CrowstonK(2005)Introductiontospecialissue:genresofdigitaldocuments.In-formationTechnology&People�8(2):76–88

LeeAS(�994)Electronicmailasamediumforrichcommunication:anempiricalinvestigationusinghermeneuticinterpretation.MISQuarter-ly�8(2):�43–�57

LeeZ,LeeY(2003)Culturalimplicationsofelect-roniccommunicationusage:,atheory-basedempiricalanalysis.24thinternationalcon-ferenceoninformationsystems.Seattle,S630–64�

MarkusML(�994)Electronicmailasthemediumofmanagerialchoice.OrganizationScience5(4):502–526

MilesMB,HubermanAM(�994)Qualitativedataanalysis:anexpandedsourcebook,2ndedn.Sage,ThousandOaks

OlsonGM,OlsonJS(2000)Distancematters.Hu-manComputerInteraction�5(2):�39–�78

OrlikowskiWJ(�992)Thedualityoftechnology:rethinkingtheconceptoftechnologyinorga-nizations.OrganizationScience3(3):398–427

OrlikowskiWJ(2000)Usingtechnologyandcons-titutingstructures:apracticelensforstudyingtechnologyinorganizations.OrganizationSci-ence.��(4):404–428

OrlikowskiWJ(2002)Knowinginpractice:enac-tingacollectivecapabilityindistributedorga-nizing.OrganizationScience�3(3):249–273

OrlikowskiWJ,YatesY(�994)Genrerepertoire:thestructuringofcommunicativepracticesinorganizations.AdministrativeScienceQuarter-ly39:54�–574

OtondoRF,VanScotterJR,AllenDG,PalviaP(2008)Thecomplexityofrichness:media,mes-sage,andcommunicationoutcomes.Informa-tion&Management45:2�–30

PauleenDJ,YoongP(200�)RelationshipbuildingandtheuseofICTinboundary-crossingvirtualteams:afacilitator’sperspective.JInformationTechnology�6:205–220

ReichwaldR,MösleinK,SachenbacherH,EnglbergerH,OldenburgS(�998)Telekoopera-tion.VerteilteArbeits-undOrganisations-formen.Springer,Heidelberg

ReidFJM,MalinekV,StottCJT,EvansJSBT(�996)Themessagingtresholdincomputer-mediatedcommunication.Ergonomics39(8):�0�7–�037

RiceRE,AydinC(�99�)Attitudestowardnewor-ganizationaltechnology:networkproximityasamechanismforsocialinformationprocessing.AdministrativeScienceQuarterly36:2�9–244

RiemerK,ArendtP,WulfA(2005)MarktstudieKo-operationssysteme.VonE-MailüberGroupwa-rezurEchtzeitkooperation.Göttingen

RiemerK,FrößlerF,KleinS(2007a)Realtimecom-munication–modesofuseindistributedteams.�5theuropeanconferenceoninformati-onsystems(ECIS2007).St.Gallen,S286–297

RiemerK,KleinS(2008)IstheV-formthenextge-

nerationorganisation?Ananalysisofchallen-ges,pitfallsandremediesofICT-enabledvirtu-alorganisationsbasedonsocialcapitaltheory.JInformationTechnology(JIT)23(3):�47–�62

RiemerK,KleinS,FlößlerF(2007b)Towardsapracticeunderstandingofthecreationofawarenessindistributedwork.Proceedingsofthetwenty-eighthinternationalconferenceoninformationsystems

RiemerK,VehringN,KleinS(2008)Adoptionofcommunicationmediainvirtualorganisations–caseevidenceofstructuraldilemmas.�6theuropeanconferenceoninformationsystems(ECIS).Galway

RosenstielL(2003)GrundlagenderOrganisati-onspsychologie,5.Aufl.Schäffer-Poeschel,Stuttgart

SchwabeG(200�)TheorienzurMediennutzungbeiderGruppenarbeit.In:SchwabeG,StreitzN,UnlandR(Hrsg)CSCW-Kompendium.Lehr-undHandbuchzumcomputerunterstütztenkooperativenArbeiten.Heidelberg,S54–56

SchwabeG(2004)Medienwahl.In:HaakeJ,SchwabeG,WessnerM(Hrsg)CSCL-Kompendi-um.Lehr-undHandbuchzumcomputerge-stütztenkooperativenLernen.Oldenbourg,München,S258–267

ScupelliP,KieslerS,FussellSR,ChenC(2005)Pro-jectviewIM:atoolforjugglingmultiplepro-jectsandteams.ProceedingsoftheCHI2005.Portland,S�773–�776

ShortJ,WilliamsE,ChristieB(�976)Thesocialpsychologyoftelecommunications.London

StraussAL(�998)GrundlagenqualitativerSozial-forschung.DatenanalyseundTheoriebildunginderempirischenundsoziologischenFor-schung.München

SutantoJ,PhangCW,KankanhalliA,TanBCY(2004)Towardsaprocessmodelofmediausa-geinglobalvirtualteams.�2theuropeancon-ferenceoninformationsystems.Turku

SwalesJM(�990)Genreanalysis:englishinaca-demicandresearchsettings.Cambridge

TrevinoLK,DaftRL,LengelRH(�990)Understan-dingmanager’smediachoices:asymbolicin-teractionistperspective.In:FulkJ,SteinfieldC(Hrsg)Organizationsandcommunicationtech-nology.Sage,NewburyPark,S7�–94

Watson-ManheimMB,BélangerF(2002)Anin-depthinvestigationofcommunicationmodechoicesinditributedteams.23rdinternationalconferenceoninformationsystems.Barcelona,S87�–876

Watson-ManheimMB,BélangerF(2007)Commu-nicationmediarepertoires:dealingwiththemultiplicityofmediachoices.MISQuarterly3�(2):267–293

YatesJA,OrlikowskiWJ(�992)Genresoforganiza-tionalcommunication:astructurationalap-proachtostudyingcommunicationandmedia.AcademyofManagementReview�7(2):299–326

YatesY,OrlikowskiWJ(�994)Genrerepertoire:ex-aminingthestructuringofcommunicationpracticesinorganizations.AdministrativeSci-enceQuarterly39:54�–574

YatesY,OrlikowskiWJ,OkamuraK(�999)Explicitandimplicitstructuringofgenres:electronic

communicationinajapaneseR&Dorganiza-tion.OrganizationScience�0(�):83–�03

YinRK(2003)Casestudyresearch:designandmethods,3rdedition.Sage,ThousandOaks

YooY,AlaviM(200�)Mediaandgroupcohesion:relativeinfluencesonsocialpresence,taskpar-ticipation,andgroupconsensus.MISQuarterly25(3):37�–390

YoshiokaT,HermanG,YatesJA,OrlikowskiWWJ(200�)Genretaxonomy:aknowledgereposito-ryofcommunicativeactions.ACMTransactionsonInformationSystems�9(4):43�–456

ZackMH,McKennyJL(�995)Socialcontextandinteractioninongoingcomputer-supportedmanagementgroups.OrganizationScience6(4):394–422

kontextualisierung der medienwahl mit hilfe von kommunikationsgenres

Documents