kontraktstyring og it understøttelseski's årsdage 7. og 9. marts 2016 center for Økonomi,...
TRANSCRIPT
Region Hovedstaden
Kontraktstyring og IT understøttelse– sådan kombineres det i Region Hovedstaden
SKI's årsdage 7. og 9. marts 2016
Center for Økonomi, Indkøb
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 1
Region Hovedstaden
Udbudsforretninger og Contract Management
Cross-border-udbud og nationale udbud
Udbudskoncepter, evalueringsmodeller og kontraktkoncepter
Analyse af indkøbs- og forretningsprocesser
Processejer på kontraktstyring, varekatalog, stamdata og
integrationer ved SAP implementering
Forretnings- og organisationsudvikling af indkøb
Kontraktportefølje management
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 2
Center for Økonomi, Indkøb
dk.linkedin.com/in/troelshjelmhirshals
Troels Hjelm Hirshals
Kontrakt- og Analysechef
Region Hovedstaden
Kerneforretning og organisering
- Hvilken forretning og organisering skal vi understøtte med vores kontrakter?
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 3
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
Region Hovedstaden – Kerneforretningen
Aktivitetsnøgletal for Somatik og Psykiatri (2014)
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 4
3.700.000 ambulante besøg
451.000 indlæggelser
250.000 operationer
21.000 fødsler
860.000 unikke patienter
24/7/365
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 5
Center for Økonomi, Indkøb
6 - somatiske
hospitalsenheder på 11
hovedadresser.
1 Psykiatrisk hospitals-
enhed fordelt på flere
hovedadresser
1 Central apotek
(Nordens største)
2 Tværgående
virksomheder
6 administrative centre
Ca. 40.000 ansatte
Region Hovedstaden
Region Hovedstaden
Vores rejse:- centrale beslutninger og milepæle
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 6
Center for Økonomi, Indkøb
2007 - Region Hovestaden fødes med beslutning om en central
indkøbsenhed med ansvar for udbud og indkøb..
2009 - Beslutning om anskaffelse af et integreret Økonomi, indkøbs-
og logistiksystem og etablering af centralt regionslager og logistik-
setup..
2011 - Beslutning om centralisering af ansvar for kontraktstyring,
varekatalog samt rekvirent- og ordresupport
2012 - Idriftsætning af 1. etape af SAP Økonomi-, indkøbs- og
logistiksystem.
2014 - Beslutning om reorganisering af Indkøb i selvstændige
funktionelle sektioner for Udbud og Contract Management
Region Hovedstaden
Indkøb i tal(februar 2016)
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 7
•Ca. 60 medarbejdere fordelt på 4 sektioner:
Center for Økonomi, Indkøb
UDBUD
Anskaffelser
Tjenesteydelser
UDBUD
Varer
IT
CONTRACT
MANAGEMENT
ANALYSE
REKVIRENT-
OG
ORDRESUPPORT
• Ca. 100 udbudsforretninger årligt
• Kontraktportefølje på ca. 1.700 kontrakter
• Årlig kontraktomsætning på ca. 3.8 mia.
• Varekatalog på ca. 100.000 unikke varenumre
Region Hovedstaden
Målsætninger og Strategi
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 8
• Attraktive vilkår der afspejler
Region Hovedstadens position
som en af Nordens største
indkøbere af bl.a. healthcare-
artikler..
• Reducere transaktions-
omkostninger i alle step af
udbuds-, indkøbs og
logistikprocesserne..
• Høj udbuds- og
aftaledækning..
• Fællesregionale 2020 mål
Koordinerede indsatser, bl.a.:
• Øge indkøb igennem SAP
• Tilbud på hylderne..
• Standardisering gennem effektive
rekvirerings- og logistikprocesser
• Øge anvendelse af
standardprocesser
• Høj grad af systemunder-støttelse
– også af støtte-processer og
workflow
• Datadrevet beslutningsgrundlag…
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 9
Center for Økonomi, Indkøb
Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning..
Region Hovedstaden
Hvordan?
Systemunderstøttelse
Udbud
Contract Management
Indkøbsprocesser ”procure-to-pay”
Logistik
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 10
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 11
Center for Økonomi, Indkøb
Udbudsplanlægning i SharePoint
Indkøbsanalyse vha. SAP BI/BW
og SAS
Udbudskoncepter (DocTools)
Elektroniske udbud via CTM
Kontraktkoncepter (DocTools)
Kontraktstyring og varekatalog i SAP
Procure-to-pay og logistik gennem
SAP
Systemunderstøttelse af udbud, kontraktstyring, indkøbs- og støtteprocesser
Workflow
Integrationer
Processtøtte
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 12
Center for Økonomi, Indkøb
1. Aftale-indgåel
se
2. Rekvi-sition
3. Ordre-afsend-
else
4. Leve-rance-modtag
else
5. Fakturamodtagelse
6. Bogfø-
ring
7. Beta-ling
8. Kredit-nota
800.000 faktura
5.000 leveringssteder
1.8 mio. ordrelinjer
3.000 rekvirenter
Procure-To-Pay
- Kan vi bidrage til at reducere transaktions-
omkostningerne, så er der gevinster at hente….
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 13
Center for Økonomi, Indkøb
Kontraktstyring
Master Data
Indkøbsportal
Godkend
indkøbskurv
Rekvirent
Finans / Lager
ECC/ERP
Leverandør
Hovedprocesser og -komponenter i Region Hovedstadens SAP løsning
Katalog
Region Hovedstaden
Systemunderstøttelse afkontraktstyring
- udvalgte elementer..
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 14
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
KONTRAKT - TOP
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 15
Center for Økonomi, Indkøb
Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre
Terms
Datostyring
Forsyningsprofil
Organisatorisk
adgang
KONTRAKT - POSITION
N
E
D
A
R
V
N
I
N
G Prissæt / Matrix
Datostyring af priser
Prisskalaer
UNSPSC => artskontering
Stamdata
Datostyring af tilgængelighed
Styring af organisatorisk adgang
Forsyningsprofil
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 16
Center for Økonomi, Indkøb
KONTRAKT - TOP
Direkte afkaldsværdi
Notifikationer
på kontraktudløb og
afkaldsværdi
KONTRAKT - POSITION
Mål- og afkaldsmængde
Mål- og afkaldsværdi
Notifikationer
Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre
Kontrakten
lever i SAP!
CM aktion!
Region Hovedstaden
KONTRAKT
- TOP
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 17
Center for Økonomi, Indkøb
Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre
Prisændringer pr. dato
Minimumsordre-gebyr
Hasteordre-gebyr og
hasteordre-leveringstid
Hjemmeleverings-gebyr
Leveringsgebyr
Konditionel prisstyring
Systemunderstøttelse af
den kommercielle
virkelighed!
Reduktion af transaktions-
omkostninger:
Pengene passer!
Region Hovedstaden
KONTRAKT
- POSITION
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 18
Center for Økonomi, Indkøb
Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre
Datostyring af priser
Pris-skalaer
UNSPSC => artskontering
Styring af priser på
logistik-setup
Skift af Forsyningsprofil
LagerCross-
DockDirekte
Konsig-
nation
Palle - - -
Kasse Kasse Kasse -
Æske Æske Æske Æske
PRIS-MATRIX
Kontrakten kan forhandles og
gøres driftsklar i god tid…
..også på parametre der ikke
nødvendigvis er i spil fra
kontraktstart..
Kontrakten kan bære prissæt
som understøtter Regionens
logistik-setup..
Optimering af forsynings-setup
kan afvejes og foretages
løbende…
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 19
Center for Økonomi, Indkøb
Hvem skal kunne se varerne?
Nordsjællands
Hospital
Bornholms
Hospital
Rigshospitalet
Afd. X
Varekatalog
Jubii!
Jubii!
Øv!
…Partnerroller i kontrakten kan styre,
hvem der har adgang til varerne helt ned
på afdelingsniveau!Rigshospitalet
Afd. Y og Z
Øv!
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 20
Center for Økonomi, Indkøb
Datostyring: Hvornår skal varen kunne ses og købes?
Åben -
købbar
Åben –
Ikke købbar
Indgående
Lukket
Startdato
Vare A
Slutdato
Vare A
Lukkedato
Vare A
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 21
Center for Økonomi, Indkøb
Datostyring:Kontraktskift og Erstatningsvarer
Lukkedato
Vare A
Slutdato
Vare A
Startdato
Vare A
Åben -
købbar
Åben –
Ikke købbar
Indgående
/ Lukket
Startdato
Vare B &
Region Hovedstaden
Rekvirering
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 22
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 23
Center for Økonomi, Indkøb
Rekvirering af varer og tjenester
Punch-Out til
leverandørkatalog
Indkøbs-skabelon
SAP varekatalog
Tekst-rekvisition,
limit ordre
Brik-rekvisition
(scanning)
Rekvisition
Forskellige alternativer
er effektive til forskellige
formål og under forskellige
scenarier…..
Kontraktunderstøttelse..
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 24
Center for Økonomi, Indkøb
• Indkøbsordre (I/O)
• Varemodtagelse• Faktura• Betaling
• Godkendelse
• Rekvisition
• Fakturamatch
Ekstern
leverandørRegionslager
cross-
dock
Lager
varer
cross-
dock
Direkte
Rekvireringsprocessen
Region Hovedstaden
Rekvirent og ordresupport- af procure-to-pay processer
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 25
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 26
Center for Økonomi, Indkøb
Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning..
Region Hovedstaden
Fritekstbestillinger
- Hvorfor?
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 27
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 28
Center for Økonomi, Indkøb
Fritekst: Månedlig matchanalyse
Rekvirent og –
Ordresupport
(ROS)
SAP BW:
Data på
indkøbsordrer
Proces ark, Matchanalyse
Kriterie:
2 eller flere gange
Periodisk
udtræk pr.
måned
KATKOM:
Screening af
varer
Vare
VareVare
Varestamdata
gennemgår
varerne
Varer
indlæses
Varekatalog
Optettes som
NoContract vare
Aftaleindgåelse
Varen oprettes
i SAP på kontrakt
Afvisning
Varen afvisesErstatning
Vare A => Vare B
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 29
Center for Økonomi, Indkøb
Fritekst: Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning..
Region Hovedstaden
Logistikstrategi
- effektivitet og standardisering
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 30
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 31
Center for Økonomi, Indkøb
Regionslager
Lagervare
CrossDocking
Direkte
Leverandør af ”ikke lager varer”
Hospital Afdeling
Levering kan ske både til rampe og direkte til afdelingen afhængigt af leverandøren
Konsignation
Logistik-setup
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 32
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
Depotstyring
Brik/kanban bestilling
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 33
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 34
Center for Økonomi, Indkøb
* Brikvarestatistik
Region Hovedstaden
Datakilder:Spend-, indkøbs- og complianceanalyse
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 35
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 36
Center for Økonomi, Indkøb
SAP BWFI/IO
fakturaer
SAS
REFLE
X
indkøbs
-system
MDM
stamdat
a
SRM
kontrakt
stamdata
Ikke implementeret
IO data
Linjedata
Hovedbeløb
Logistik
data
IO fakturaer
REFLEX
indkøbs-
system
MDM
stamdata
Kategorisering:
+ UNSPSC
+ Branche
Datakilder til spend-, indkøbs- og complianceanalyse
Snitflader
• GLN / Organisation
• Kontrakter og varer
• UNSPSC
• Udbudskategorier
Region Hovedstaden
Opsummering
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 37
• Mange koordinerede indsatser…
• Systemunderstøttelse, Data, Centralisering af ansvar
Organisatorisk setup…
• Tværgående understøttelse af forretningen: indkøb,
logistik og økonomiprocesser…
Center for Økonomi, Indkøb
Region Hovedstaden
SKI årsdage 7. og 9. marts 2016INDKØB Kontrakter & Analyse 38
Center for Økonomi, Indkøb