korrekt og rettidigt brug af stads · kdk indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra anden...

Korrekt og

Rettidigt Brug af STADS Indskrivning, skift og ophør

Til administrative ansatte på Aalborg Universitet, som håndterer de studerendes data i STADS.

December 2013

Vejledning i indskrivning, skift og ophør december 2013

1

Dette dokument er udarbejdet i efteråret 2008. Dokumentet er blevet til på baggrund af arbejdet i en tværfaglig arbejdsgruppe nedsat af direktionen. Dokumentet beskriver hvorle-des man indskriver de studerende, skifter mellem forskellige uddannelseselementer og til slut foretager et korrekt ophør. Der er tale om fælles retningslinjer for hele AAU. I forbindelse med indskrivning, skift og ophør er der tit mange valg, der skal træffes i forbin-delse med data. I forhold til f.eks. statistik og ledelsesinformation er det hensigtsmæssigt, at man benytter samme type data ensartet på hele AAU. Men også i forbindelse med at sikre de studerende korrekt SU, forhindre at studerende får tilbagebetalingskrav, sikre at vi får BA bonus, og at vi opfylder myndighedskravene mm. er det vigtigt, at alle data er korrekte og rettidige. Det har også betydning i forhold til andre IT-systemer, idet STADS samkøres med US2000, som er SU-styrelsens IT-system. Det samlede dokument er tænkt som en køreplan til oprettelse af data inden for områderne indskrivning, skift (ramme, uddannelsesdel, studieretning og studieordning) og ophør. For nyansatte vil det være gavnligt at læse og følge hele vejledningen i forbindelse med oprettel-se af data. Andre ansatte kan få genopfrisket deres viden (fx er der beskrevet hvilke ind-skrivningsmåder og ophørsårsager, der skal benyttes af de forskellige kontorer). ........................................................................................................................................... Den 20. marts 2009/HMI

Ændringshistorik

Periode Aktivitet Udført af September 2008 Dokument oprettet Arbejdsgruppen

Marts 2009 Ajourført HMI

December 2013 Tilrettet og ajourført CMSP/Arbejdsgruppen


2

Indholdsfortegnelse 1. Vejledning til indskrivning ............................................................................................. 3

1.1 Indskrivningsmåder .......................................................................................................... 4

Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (ordinære studerende) ................. 4

Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (gæstestuderende) ....................... 6

Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (Adgangskursus) ........................... 7

Indskrivningsmåder til anvendelse af Internationalt Kontor ............................................. 8

Indskrivningsmåder til anvendelse af Fakultetskontoret (ordinære studerende)........... 11

Indskrivningsmåder til anvendelse af Fakultetskontoret (Adgangskursus) ..................... 13

Indskrivningsmåder til anvendelse af Sekretariat for Efter- og videreuddannelse ......... 14

1.2 Vejledning i indskrivning til ramme ................................................................................ 16

1.3 Arbejdsgang for registrering m.v. af indskrivninger i iSTADS (Studiekontoret) ............. 18

1.4 Arbejdsgang for vip fra Internationalt Kontors database til STADS ............................... 21

2. Vejledning til internt studieskift .................................................................................. 23

2.1 Oversigt over administration af studieskiftere .............................................................. 24

2.2 Skift af ramme ................................................................................................................ 25

2.3 Skift af uddannelsesdele ................................................................................................ 27

2.4 Skift af studieretning ...................................................................................................... 30

2.5 Skift af studieordning ..................................................................................................... 31

3. Vejledning til registrering af udmeldelse/ophør ........................................................... 35

3.1 Udmeldelsesårsager ....................................................................................................... 37

Udmeldelsesårsager, der anvendes af Studiekontoret .................................................... 37

Udmeldelsesårsager, der anvendes af Internationalt kontor .......................................... 38

Udmeldelsesårsager, der anvendes af Fakultetskontorerne ........................................... 40

Udmeldelsesårsager, der anvendes af Sekretariatet for Efter- og videreuddannelse .... 41

3.2 Annullering af udmeldelse ............................................................................................. 43

3.3 Jobbestilling af udmeldelse for en gruppe af studerende ............................................. 44

4. Vejledning til registrering af orlov ............................................................................... 45

5. Arb.gang for behandling af kontrakter for aktiverede og revalidender ......................... 46


3

1. Vejledning til indskrivning På Studiekontoret (SK), Internationalt Kontor (IK), Sekretariat for Efter- og Videreuddannelse (EVU) samt på de 4 Fakultetskontorer (FAK) indskrives de studerende til uddannelsesrammer og der sondres i STADS mellem følgende fire indskrivningshjemler: - Ordinær (SK, FAK, IK) - Gæstestuderende (SK, IK) - Adgangskursus (SK) - Åben Uddannelse (EVU) Eftersom indskrivningshjemlen er fast/entydigt knyttet til uddannelsesrammen, kan hjemlen ikke ændres i forbindelse med indskrivning af en studerende - man skal således i forbindelse med indskrivningen udvælge en ramme, der har den ønskede indskrivningshjemmel. Til de enkelte indskrivningshjemler findes én eller flere indskrivningsmåder, der nærmere angiver, hvorledes den studerende er indskrevet til den pågældende uddannelsesramme. Nærværende vejledning vil omhandle indskrivningsmåderne for rammer med indskrivnings-hjemmel. I forbindelse med valg af indskrivningsmåde skal det indledende bemærkes, at indskriv-ningsmåden i visse tilfælde er afgørende for, hvorvidt den studerende bliver indskrevet til en ramme med studieordning eller en enkeltfagsramme. Indskrivning til enkeltfagsrammer er kun muligt for rammer med indskrivningshjemmel ’åben uddannelse’ og ’gæstestuderende’. De datoer der registreres i forbindelse med indskrivninger, rammeskift osv. skal afspejle den studerendes færden. Datoerne har samtidig en stor betydning for gruppedannelse, statistik, SU/dagpenge og den samlede beståelsestid for uddannelserne.


4

1.1 Indskrivningsmåder

Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (ordinære studerende)

Forkortelse Indskrivningsmåde

KOT Optaget gennem KOT

UKO Optaget uden om KOT

OVF Overflyttet fra anden institution

GEN Genoptaget

DKA Indskrevet på kandidatuddannelse

KDK Indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra anden dansk inst.

KUD Indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra udenlandsk inst.

AFR Indskrevet til afrundet uddannelse

Datovejledning: Alle optagne og indskrevne inden 1.sep./1.feb. indskrives pr. 1.sep./1.feb. Alle optagne og indskrevne efter 1.sep./1.feb. indskrives til den faktiske optagelsesdato Forkortelse Indskrivningsmåde

KOT Optaget gennem KOT Anvendelse

Indskrivningsmåde tildeles automatisk ved overførsel af nyindskrevne fra delsystem Opta-gelse til delsystem studerendes rammer. Endvidere anvendes indskrivningsmåden ved ind-skrivning af studerende udenom delsystem Optagelse, dog som udgangspunkt kun til bache-lor- og professionsbacheloruddannelser (dvs. start på ny uddannelse) og dermed ikke til kandidatuddannelser. Bemærkninger

Rammen skal altid have den reelle startdato og ikke en evt. tidligere rammes startdato. SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om.


UKO Optaget uden om KOT Anvendelse

Indskrivningsmåden tildeles studerende, der optages og indskrives udenom KOT på bache-lor- og professionsbacheloruddannelser, men ellers betragtes på samme måde som KOT op-tagne. Bemærkninger

Rammen skal altid have den reelle startdato og ikke en evt. tidligere rammes startdato. SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om.


5


OVF Overflyttet fra anden institution Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes, hvis en studerende overflyttes (i princippet med fuld ’merit’) fra en anden uddannelsesinstitution. Bemærkninger

SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om.


GEN Genoptaget Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes i de tilfælde, hvor en studerende efter at have været udmeldt fra en uddannelsesramme ønsker at blive genindskrevet/-optaget til samme ramme. Bemærkninger

I forbindelse med genindskrivning angives som indskrivningsdato datoen for genindskrivning. Startdatoer for tidligere valgte uddannelsesdele/studieretninger og studieordninger skal være de samme som for den oprindelige ramme. SU‼ Indskrivningen i STADS bliver automatisk overført til US2000. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om.


DKA Indskrevet på kandidatuddannelse Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes ved indskrivning til en kandidatuddannelse, hvor der ikke er direkte overgang fra den studerende har bestået en bacheloruddannelse eller tilsvarende ved egen Institution til indskrivningen på kandidatuddannelsen. Bemærkninger

Anvendes KUN, hvis KEI, KDK, KUD eller KDE ikke er dækkende. SU‼ Indskrivningen i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om.


KDK Indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra anden dansk inst. Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatuddannelse i de tilfælde, hvor den studerende har bestået en bacheloruddannelse eller tilsvarende ved en anden uddan-nelsesinstitution. Bemærkninger



KUD Indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra udenlandsk inst. Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatuddannelse i de tilfælde, hvor den studerende har bestået en bacheloruddannelse eller tilsvarende ved en anden uden-landsk uddannelsesinstitution. Bemærkninger



6


AFR Indskrevet til afrundet uddannelse Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes ved indskrivning til en kandidat-dispensationsramme i de til-fælde, hvor der gives dispensation til at følge kandidatprøver (op til 30 ECTS). Bemærkninger

Man er ikke optaget på en kandidatuddannelse, man får dispensation til at følge kandidat-prøver. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning. Hvis en studerende bliver afmeldt en ordinær kandidatudmeldelse og bliver tilmeldt en dispensationsramme, SKAL SU-kontoret ALTID have besked (gerne via [email protected]), så SU-kontoret kan ændre SU-tildelingen samt forhindre et tilbagebetalingskrav. SU-kontoret ændrer manuelt SU-tildelingen i US2000, da de studerende ikke længere er be-rettiget til at modtage SU til en kandidatuddannelse. Hvis de studerende ikke har opbrugt alle sine SU-klip på bacheloruddannelsen, vil de studerende automatisk blive tildelt SU til ba-cheloruddannelsen. De studerende, som har opbrugt alle SU-klip på bacheloruddannelsen, har mulighed for at søge om slutlån. Den ordinære kandidatuddannelse skal lukkes med ”afmeldt af institutionen”, da SU’en SKAL stoppe pr. udmeldelsesdatoen.

Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (gæstestuderende)


GDK Gæstestuderende fra anden dansk institution

GDS Gæstestuderende fra anden dansk institution med studieordning



GDK Gæstestuderende fra anden dansk institution (Anv. kun af Studiekontoret) Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af danske gæstestuderende (studerende, der er indskrevet ved en anden dansk uddannelsesinstitution), og som skal indskrives til en en-keltfagsramme. Bemærkninger

Studiekontoret forestår indskrivning til rammen, mens fakultetskontorerne indsætter de relevante enkeltfag i rammen. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning.


GDS Gæstestuderende fra anden dansk institution med studieordning (Anv. kun af Studiekontoret)

Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af danske gæstestuderende (studerende, der er indskrevet ved en anden dansk uddannelsesinstitution), der indskrives til en ramme med studieordning Bemærkninger

Vil typisk skulle anvendes ved indskrivning til f.eks. Tilvalgsfag. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning.

mailto:[email protected]


7





Indskrivningsmåder til anvendelse af Studiekontoret (Adgangskursus)

Ved indskrivning til adgangskursus findes der kun én indskrivningsmåde (se også nedenstå-ende). Ved indskrivningen kan der i øvrigt pt. vælges mellem nedenstående uddannelsesde-le, der svarer til de forskellige uddannelsesforløb, der findes for adgangskursus:

1-årlig forløb

1½-årlig forløb

Supplering (dvs. udvalgte fag)

Turbokurser (afholdes inden studiestart)

Maskinmesteruddannelse Forkortelse Indskrivningsmåde

ADG Indskrevet til adgangskursus Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes for samtlige studerende, der indskrives til adgangskursus. Bemærkninger

SU‼ Indskrivningen bliver ikke automatisk overført til US2000. Ved studieskift inden for ad-gangskursus skal der gives besked til SU-kontoret.



8

Indskrivningsmåder til anvendelse af Internationalt Kontor


PRS Udenlandsk udvekslingsstuderende, programstuderende, med studieordning

PRO Udenlandsk udvekslingsstuderende, programstuderende

KDE Indskrevet direkte på kandidatuddannelse som degree-studerende

BUD Udenlandske studerende indskrevet på bacheloruddannelse

IPR Udenlandsk udvekslingsstuderende, ikke program

IPS Udenlandsk udvekslingsstuderende, ikke programstuderende, med studieordn.

KEI Direkte indskrivning på kandidatuddannelse med bachelor fra egen institution

EOD Direkte indskrivningsmåde på kandidatuddannelse som degree-studerende med dansk baggrund og med studieordning

EOU Direkte indskrivning på kandidatuddannelse som degree-studerende med uden-landsk baggrund og med studieordning

EGD Indskrivning som gæstestuderende med studieordning fra dansk institution

EGU Indskrivning som gæstestuderende med studieordning fra udenl. institution

FRE Freemovers - Enkeltfag

Datovejledning: Ved udvidet indskrivning til længere forløb, anvendes oprindelige startdato på første ind-skrivning. Forkortelse Indskrivningsmåde

PRS Udenlandsk udvekslingsstuderende, programstuderende, med studieordning Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af udenlandske programstuderende (stude-rende, der er indskrevet ved en udenlandsk uddannelsesinstitution, der er anerkendt under et program), der indskrives til en ramme med studieordning. Bemærkninger

Hvilke udenlandske studerende, der er hhv. program og ikke programstuderende afklares via Internationalt Kontor. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning.


PRO Udenlandsk udvekslingsstuderende, programstuderende Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af udenlandske programstuderende (stude-rende, der er indskrevet ved en udenlandsk uddannelsesinstitution, der er anerkendt under et program), der indskrives til en enkeltfagsramme. Bemærkninger

Hvilke udenlandske studerende, der er hhv. program og ikke programstuderende afklares via

Internationalt Kontor. Angående indsættelse af enkeltfag se også bemærkninger til GDK SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning.

Internationalt Kontor forestår indskrivning til rammen, mens fakultetskontorerne indsætter de relevante enkeltfag i rammen


9


KDE Indskrevet direkte på kandidatuddannelse som degreestuderende Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme i de tilfælde, hvor den studerende har bestået en bacheloruddannelse eller tilsvarende ved en udenlandsk uddan-nelsesinstitution. Bemærkninger

Anvendes også når der skiftes fra ramme (1 og 2 sem.) med indskrivningsmåde PRO eller PRS. SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om.


BUD Udenlandske studerende indskrevet på bacheloruddannelse Anvendelse

Indskrivningsmåde tildeles udenlandske studerende (adgangsgivende eksamen fra uden-landsk inst.), som overflyttes til AAU på bacheloruddannelse Bemærkninger

Kan evt. bruges til studerende på kommende betalingsstudier. SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om.


IPR Udenlandsk udvekslingsstuderende, ikke program Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af udenlandske programstuderende (stude-rende, der er indskrevet ved en udenlandsk uddannelsesinstitution, der ikke er anerkendt under et program), der indskrives til en enkeltfagsramme. Bemærkninger

Hvilke udenlandske studerende, der er hhv. program og ikke programstuderende afklares via

Internationalt Kontor. Angående indsættelse af enkeltfag se også bemærkninger til GDK SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning.


IPS Udenlandsk udvekslingsstuderende, ikke programstuderende, med studieordning Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning af udenlandske ikke programstuderende (stu-derende, der er indskrevet ved en udenlandsk uddannelsesinstitution, der er ikke anerkendt under et program), der indskrives til en ramme med studieordning. Bemærkninger

Hvilke udenlandske studerende, der er hhv. program og ikke programstuderende afklares via Internationalt Kontor. SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning.

Internationalt Kontor forestår indskrivning til rammen, mens fakultetskontorerne indsætter de relevante enkeltfag i rammen


10


KEI Direkte indskrivning på kandidatuddannelse med bachelor fra egen institution Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme i de tilfælde, hvor den studerende er udenlandsk statsborger og har bestået en bacheloruddannelse ved egen insti-tution (AAU) umiddelbart før indskrivningen. Fra: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewDocument/4383 §22, Stk. 3. Ansøgere med udenlandsk statsborgerskab, der søger om 1) indskrivning på en engelsksproget bacheloruddannelse eller 2) optagelse eller indskrivning på en engelskspro-get kandidatuddannelse, skal indgive ansøgning til Internationalt Kontor på Aalborg Universi-tet. For disse gælder andre ansøgningsfrister end angivet i § 23 Bemærkninger

Anvendes i de tilfælde, hvor den studerende aktivt har tilkendegivet ønske om indskrivning til en kandidatuddannelse. Hvor bachelordelen er afsluttet umiddelbart før indskrivningen til kandidatrammen anvendes 1. september som startdato. SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om.


EOD Direkte indskrivningsmåde på kandidatuddannelse som degree-studerende med dansk baggrund og med studieordning

Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme for en dansk studerende. Det forventes, at den studerende har bestået, hvad der svarer til bachelor niveau. Bemærkninger

SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om.


EOU Direkte indskrivning på kandidatuddannelse som degree-studerende med uden-landsk baggrund og med studieordning

Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme for en udenlandsk stu-derende. Det forventes, at den studerende har bestået, hvad der svarer til bachelor niveau. Bemærkninger

SU‼ SU-indskrivning i STADS bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får IKKE automatisk SU, det skal de selv søge om.


EGD Indskrivning som gæstestuderende med studieordning fra dansk institution Anvendelse

Bruges til at indskrive Erasmus Mundus gæstestuderende fra anden dansk institution. Bemærkninger

SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning.

http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewDocument/4383


11


EGU Indskrivning som gæstestuderende med studieordning fra udenl. institution Anvendelse

Bruges til indskrivning af gæstestuderende fra en udenlandsk institution. Bemærkninger

SU‼ Der kan ikke søges om SU til denne indskrivning.


FRE Indskrivning som Freemovers på Enkeltfag Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges til udenlandske gæstestuderende, som læser enkeltfag (med deltagerbetaling). Bemærkninger

Indskrivningsmåder til anvendelse af Fakultetskontoret (ordinære studerende)



KEI Direkte indskrivning på kandidatuddannelse med bachelor fra egen institution

SEK Studieskift i form af sektorskift (Bruges kun af TEK-NAT-SUND)

TEK Teknisk studieskift

IRE Ikke ressourceudløsende - Anvendes kun af SAMF (Kina-studerende)

SKI Skiftet studium inden for egen institution (uden ny optagelse)







12


KEI Direkte indskrivning på kandidatuddannelse med bachelor fra egen institution Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme i de tilfælde, hvor den studerende har bestået en bacheloruddannelse ved egen institution umiddelbart før ind-skrivningen. Bemærkninger

Anvendes i de tilfælde, hvor den studerende aktivt har tilkendegivet ønske om indskrivning til en kandidatuddannelse. Hvor bachelordelen er afsluttet umiddelbart før indskrivningen til kandidatrammen anvendes 1. september som startdato. SU‼ Indskrivningen bliver overført til US2000 samme dag som indskrivning oprettes i STADS. De studerende får ikke automatisk SU, det skal de selv søge om.


SEK Studieskift i form af sektorskift (Bruges kun af TEK-NAT-SUND) Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes i de tilfælde, hvor en studerende skifter retning inden for samme uddannelse (f.eks. fra TEK til TEK eller fra NAT til NAT med fuld merit). Bemærkninger

Husk at anvende de(n) oprindelige startdato(er) på den nye ramme og de nye uddannelses-dele. Må IKKE bruges ved skift fra BA til diplom eller omvendt – i disse tilfælde skal der altid bruges indskrivningsmåden SKI. SU‼ Der overføres ingen ny indskrivning til SU.


TEK Teknisk studieskift Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes, hvis der foretages rammeskift af rent tekniske årsager, typisk, hvor indskrivningen til den nye ramme foretages uden aktiv tilkendegivelse fra den stude-rende (fx hvor der er kommet en ny bekendtgørelse). Bemærkninger

KUN til skift inden for den helt samme uddannelse (samme BA til samme BA eller samme KA til samme KA). For at lukningen af den ”gamle” ramme ikke forsager at SU’en bliver stoppet, er det vigtigt at man i samme arbejdsgang laver et rammeskift i RA034 eller med jobbet RARAMSKU. Husk at anvende de(n) oprindelige startdato(er) på den nye ramme og de nye uddannelsesdele. SU‼ Der overføres ingen ny indskrivning til SU. Den afbrudte uddannelsesramme skal lukkes med udmeldelsesårsagen ”Afbrudt pga. studieskift”; ellers vil de studerende modtage et tilbagebetalingskrav.


IRE Ikke ressourceudløsende – Anvendes kun af SAMF (Kina-studerende) Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes til indskrivning til en kandidatramme i de tilfælde, hvor ind-skrivningen er rent administrativt – dvs. den studerende kan få adgang til mail, moodle, AUB mv. Bemærkninger

SU‼ Indskrivningsmåden udløser ikke SU.


13


SKI Skiftet studium inden for egen institution (uden ny optagelse) Anvendelse

Indskrivningsmåden anvendes i de tilfælde, hvor en studerende skifter studium/uddannelse uden fornyet optagelse f.eks. fra professionsbachelor til bachelor, fra TEK til NAT, fra kandi-datuddannelsen i Dansk til kandidatuddannelsen i Tysk eller ved skift efter basisuddannelse. Bemærkninger

SU‼ Indskrivningen bliver overført til US2000 samme dag som indskrivningen oprettes i STADS, hvis man i samme sagsgang udfører et rammeskift i RA034 (se afsnit 2.1 for ”ramme-skift”). SU’en stopper fra den dato, hvor den oprindelige ramme lukkes. Fakultetskontoret skal give de studerende skriftlig besked om, at uddannelsesskiftet er godkendt og fra hvornår, samt at de studerende skal søge om SU på ny. De kan tidligst søge fra den måned, hvor SU-kontoret modtager ansøgningen. Der skal som hovedregel indskrives 1. feb. eller 1. sep. Der må ikke være et slip mellem udmeldelsesdatoen og indskrivningsdatoen, så de stu-derende mister SU i denne periode (med mindre de reelt skal være uden for uddannelse). Hvis der undtagelsesvis indskrives med tilbagevirkende kraft, skal der altid gives besked via mail til SU-kontoret ([email protected]), da den studerende ellers vil få et tilbagebetalingskrav.

Indskrivningsmåder til anvendelse af Fakultetskontoret (Adgangskursus)


ADT Teknisk studieskift til anden adgangskursusramme Anvendelse

Indskrivningsmåde tildeles ved teknisk studieskift til anden kursusramme Bemærkninger

SU‼ Der overføres ingen ny indskrivning til SU. Ved studieskift indenfor adgangskursus, skal der gives besked til SU-kontoret [email protected].




14

Indskrivningsmåder til anvendelse af Sekretariat for Efter- og videreuddannelse


DEL Indskrevet på deltidsuddannelse

HEL Indskrevet på deltidsuddannelse på fuld tid

ENF Indskrevet på enkeltfag

TOM Indskrevet på tompladsordning

TOS Indskrevet på tompladsordning med studieordning

SES Indskrevet som selvstuderende

MAS Indskrevet på Masteruddannelse

DIP Indskrevet på Diplomuddannelse

FAK Fagspecifikke kurser

Hvis den studerende skal optages til en ramme (tomplads og enkeltfag), som den studerende tidligere har været optaget på, SKAL den samme ramme genbruges. Forkortelse Indskrivningsmåde

DEL Indskrevet på deltidsuddannelse Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges generelt ved indskrivning på Efter og Videreuddannelse Bemærkninger


HEL Indskrevet på deltidsuddannelse på fuld tid Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges ved indskrivning til et studium, hvor studieordningen også udby-des som ”ordinær” studie. Bemærkninger


ENF Indskrevet på enkeltfag Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges til de studerende der kun følger et eller få enkelte fag af en del-tidsuddannelse Bemærkninger


TOM Indskrevet på tompladsordning Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges til studerende der ønsker at deltage i et eller flere fag på en or-dinær uddannelse Bemærkninger


15


TOS Indskrevet på tompladsordning med studieordning Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges til studerende der ønsker at deltage i et afrundet forløb (f.eks. BA-tilvalg) på en ordinær uddannelse, hvortil der er en STADS studieordning Bemærkninger


SES Indskrevet som selvstuderende Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges til studerende, der ikke ønsker at følge undervisningen men blot gå til eksamen (dog ikke under tomplads) Bemærkninger

Må ikke anvendes til studerende der ønsker et 4 eksamensforsøg på en ordinæruddannelse


MAS Indskrevet på Masteruddannelse Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges til studerende der, der læser en hel Masteruddannelse Bemærkninger

Anvendes f.eks. til MAP


DIP Indskrevet på Diplomuddannelse Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges til studerende der, der læser en hel Diplomuddannelse Bemærkninger

Anvendes f.eks. til HD


FAK Indskrevet til Fagspecifikke kurser Anvendelse

Indskrivningsmåden bruges til kurser, der ikke er formelt kompetencegivende, men bygger på en eksisterende og/eller kommende BA og KA-uddannelse. Bemærkninger

Der udstedes ikke eksamensbevis, men ind imellem kursusbevis og de udløser et særligt ta-xametertilskud, der beregnes efter timer og ikke ECTS. Kurserne skal have en varighed på mindst 30 timer til max 120 timer fordelt på 1-4 uger, heraf mindst 5 undervisningsdage jf. deltidsbekendtgørelsens (Bek.nr. 1188 af 7/12 2009) § 6.


16

1.2 Vejledning i indskrivning til ramme

Når der indskrives til en uddannelse (med undtagelse af KOT), gøres dette i RA034. Skærm-billedet findes under Rammer – Indskrivningsforhold – Indskrivning.

Blok 1: indtastes den studerendes cpr.nr. efterfulgt af retur. Blok 2: indtastes den relevante rammekode, startdato, periode samt indskrivningsmå-

de (jf. afsnit 1). Bekræft F10

Blok 3: Vælg den korrekte uddannelsesdel ved hjælp af værdiliste (F9), vælg den der-tilhørende studieretning samt startdato på uddannelsesdelen. Bekræft F10

Blok 4: STADS forslår altid den nyeste studieordning, såfremt der ønskes en anden, kan denne vælge ved hjælp af værdiliste (F9). Tjek at startdato er i overensstem-melse med uddannelsesdelens startdato. STED skal vælges, hvor campus er Es-bjerg, København eller Frederikshavn. Bekræft F10


17

HUSK! Vælg brugertast 5 (Vælg adgangsgrundlag) og ving adgangsgivende eksamener af.


18

1.3 Arbejdsgang for registrering m.v. af indskrivninger i iSTADS (Studiekontoret)

Alle ansøgninger udenom den Koordinerede tilmelding registreres i iSTADS optagelse. Inden registreringen kan fortages skal optagelsesområder, rammer og studieordninger, som der skal indskrives til, oprettes (kombineres) i eSTADS optagelse – OP003.

I iSTADS Optagelse, ”Indtast ansøgning” tastes cpr.nr., optagelsesområde og prioritet.


19

Ved indtastningen af optagelsesområdet klikkes efterfølgende på værdilisteikonet og værdi-listen fremkommer med de uddannelser, som er knyttet til det optagelsesområde, der er tastet.

Her vælges uddannelsen med den rette ramme-kombination og indskrivningsmåde. Dette gøres ud fra ansøgerens adgangsgrundlag. Herefter tastes ”opret person” og der skiftes til skærmbilledet ”Indtast ansøgning”.


20

I skærmbilledet registreres eksamen, dimissions år, land og hvorfra eksamenen er taget. Hvis ansøgerens eksamen ikke er afsluttet, skal der intet registreres. Der trykkes ”Gem” og an-søgningen er registreret. Herefter aktiveres knappen ”Sagsbehandling”.

Hvis gruppe 10 ikke fremgår i feltet ”Kvote 1”, aktiveres knappen ”Rediger ansøgning” og ”10” registreres under ”grp.nr.”. Der gemmes og knappen ”Status” aktiveres og den rette behandlingsstatus tastes – ”Afsluttet” eller ”Betinget af BA/PBA”. Der skiftes til ”Sagsbehandling efter KOT”. Her indsættes en ”manuel KOT status” – ”1” for ”Optaget direkte”. Der gemmes ” og knappen ”Svar på plads” aktiveres og her indtastes et ”ja” og der gemmes. Ansøgeren er nu klar til at blive overført til ”Rammer”, ved hjælp af jobbet ”OPTILRA”. Studerende, der er optaget betinget, rettes til i takt med at beviserne modtages i både iSTADS og eSTADS (eksamen, dimissions år, land og hvorfra eksamenen er taget). Ansøgere til suppleringskurser på Adgangskursus skal efter de er overført til rammer under-visnings-aktivitetstilmeldes. Tilmeldingen foregår i iSTADS.


21

1.4 Arbejdsgang for vip fra Internationalt Kontors database til STADS

Den studerende registreres i Databasen.

Derefter oprettes filerne til STADS og sendes til ITS for at blive lagt på STADS-serveren. OBS! Inden filen sendes er det vigtigt at tjekke for specialtegn, og at der er tilknyttet ramme-koder for den studerende. Hvis filen indeholder studerende, der ikke skal vippes, skal disse slettes inden filen sendes.

Derefter bestilles jobbet RAINDSTU og loggen printes og tjekkes for fejl.


22

En manuel gruppe oprettes – en for degree studerende og en for guest/exchange studeren-de. Blanketter til studiekort bestilles i STADS. Jobbet AAUSTART køres og sendes til den stude-rendes private mail som en pdf. fil, hvorefter den studerende bestiller studiekort gennem UNISTART. Den studerende vil også på UNISTART hjemmesiden finde informationer vedrø-rende studiemail. USB´ere (udenlandske betalere) aktiveres i STADS senest 1 måned efter studiestart. Arbejds-gangen er: ”rammer” → ”udmeldelse, orlov, bevis” → ”aktivering”. Den studerende fremsøges og i blokken ”sem.” skrives f.eks. F14 (for forårssemestret) og i blokken ”rekvirent” skrives USB, hvorefter der trykkes F10 for at gemme ændringerne. Det er meget vigtigt, at der gøres dette for alle de semestre, som den studerende skal være aktiv på AAU. Er der tale om fripladser, skrives der FRF i stedet for USB i samme skærmbillede.

BEMÆRK: Erasmus Mundus studerende fra TEK-NAT-SUND som både er selvbetalere og modtager delvis friplads, skal have rekvirenttypen FRB.


23

2. Vejledning til internt studieskift Ved studieskift i STADS sondres der mellem flere typer af studieskift:

1) Skift mellem 2 bachelorrammer (f.eks. fra økonomi til jura eller fra TEK til NAT) 2) Skift mellem 2 kandidatrammer (f.eks. fra KKG til Turisme) 3) Skift fra professionsbachelorramme til bachelorramme (f.eks. fra socialrådgiver til

HA) 4) Skift af sektor indenfor samme bacheloruddannelse (f.eks. fra Arkitektur og Design til

Byggeri og Anlæg) Det er MEGET vigtigt, at man på forhånd gør sig klart, hvilken situation, der foreligger. Ad 1) Skift mellem 2 bachelorrammer skal gennemføres som et studieskift, hvor man benyt-ter indskrivningsmåden SEK eller SKI. Ad 2) Skift mellem 2 kandidatrammer (ad2) skal gennemføres som et studieskift, hvor man benytter indskrivningsmåde SEK eller SKI. Ad 3) Skift fra professionsbachelorramme til en bachelorramme skal gennemføres som et studieskift, hvor man benytter indskrivningsmåden SKI. Ad 4) Skift af sektor indenfor samme bacheloruddannelse skal gennemføres som et studie-skift, hvor man benytter indskrivningsmåden SEK. Nærmere beskrivelse af de forskellige indskrivningsmåder findes i kap. 1.1. De datoer der registreres i forbindelse med indskrivninger, rammeskift osv. Skal afspejle den studerendes færden. Datoerne har samtidig en stor betydning for gruppedannelse, statistik, SU/dagpenge og den samlede beståelsestid for uddannelserne.


24

2.1 Oversigt over administration af studieskiftere

Nedenstående oversigt skal vise, på hvilket kontor bachelor og kandidatstuderende skal stu-dieskiftes. Se venligst de opdaterede retningslinjer ved studieskift på følgende side: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewDocument/4383 Hvor bachelorstuderende skal studieskifte er afhængig af, hvornår i deres studieforløb de vil studieskifte.

En bachelorstuderende… skal studieskifte via…

starter forfra på 1. semester på ny Bacheloruddannelse (uanset på hvilket semester og fakultet den studerende studerer)

KOT

studieskifter fra bacheloruddannelser inden for samme fakultet efter bestået 1. – 2. semester

Eksamenskontoret

skal skifte studieordning pga. skift af sted (campus) eller specia-lisering. Bemærk, Rammen skal ikke skiftes i indskrivningsbilledet.

Eksamenskontoret

Hvor kandidatstuderende skal studieskifte er som udgangspunkt afhængigt af, hvor de er indskrevet.

En kandidatstuderende… skal studieskifte via…

Gæstestuderende og Degree-studerende (udenlandske stats-borgere) uanset semester

Internationalt kontor

Gæstestuderende (danske statsborgere) Studiekontoret

Intern og ekstern indskrevne studerende, der opfylder adgangs-kravene fastsat i studieordningen, efter bestået 1./7. semester

Eksamenskontoret

Ekstern indskrevne studerende, før påbegyndelse af 1./7. seme-ster og hvis adgangskravene er opfyldt

Studiekontoret

Intern indskrevne studerende, før påbegyndelse af 1./7. seme-ster og hvis adgangskravene er opfyldt

Eksamenskontoret

http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewDocument/4383


25

2.2 Skift af ramme

Enkeltperson Skift af rammer foretages i skærmbilledet RA034 (Rammer – Indskrivning - Indskrivning). Skriv koden på den ramme der skiftes til, startdato 01.09.xx, E08 og indskrivningsmåde SKI. Bekræft (der hoppes automatisk til blok 3) og vælg brugertast 6 ”Skift ramme”. Pop-up ud-fyldes med den ramme der skiftes fra, udmeldelsesdato 31.08.xx og der sættes flueben i de 3 bokse. Rammeskiftet er gennemført når jobbet er kørt færdigt og de uddannelsesdele der kan ”genbruges” bliver automatisk indsat og den tidligere ramme lukkes.

Når der er skiftet ramme på alle, kan man for en gruppe af studerende bestille jobbet RAVA-LUDD for automatisk at tildele yderligere uddannelsesdele (f.eks. 3.-6. semester/ det centra-le fag (bachelor) samt studieordning.


26

Gruppe af studerende Hvis der skal skiftes rammer for flere studerende, kan dette gøres ved først at danne en gruppe med de relevante personer. I jobbestilling fremsøges jobbet RARAMSKU ”skift af rammer uden mønsterperson”. Jobbet bruges til skift af rammer uden, at de mister SU. SU‼ Vær opmærksom: Det er kun ved indskrivningsmåden TEK (teknisk studieskift), at der ikke sker noget med SU’en. Benyttes der en anden indskrivningsmåde end TEK, kontakt da SU-kontoret: tlf.: 9430. Den afbrudte uddannelsesramme skal ved TEK lukkes med udmeldel-sesårsagen ”Afbrudt pga. studieskift”; ellers vil de studerende modtage et tilbagebetalings-krav. Jobbet bestilles og afgrænsninger udfyldes (minimum) som vist nedenfor. (Bemærk, at der kan stå flere forskellige indskrivningsmåder udover SKI).

Når jobbet er færdigt, kan der tjekkes i Log (brugertast 5) om alle har fået skiftet ramme.


27

2.3 Skift af uddannelsesdele

Hvis man ved en fejl får tildelt en studerende en forkert uddannelsesdel eller den studeren-de omgør sit valg, vil man skulle gennemføre et såkaldt uddannelsesdelsskift. Uddannelsesdelskift foretages i indskrivningsskærmbilledet RA034 eller ved jobbet RAGUDSK (Uddannelsesdelskift for en gruppe af studerende). Uddannelsesdelskift foretaget i indskrivningsskærmbilledet RA034:

Skærmbilledet består af i alt fire blokke: Studerende, der indeholder den studerendes cpr.nr., studienummer samt for- og efternavne. Uddannelsesramme, der indeholder den studerendes rammer. Uddannelsesdel, der indeholder den studerendes uddannelsesdele. Tildeling af studieordning, der indeholder den studerendes studieordning. Når personen er søgt frem, hoppes der til uddannelsesrammeblokken med F11, her udvæl-ges den relevante ramme (den ramme, hvor studieordning skal skiftes). Tryk F11 hvor der hoppes til uddannelsesdelblokken. Med pil op så cursoren er på uddannelsesdelen. Vælg knappen ”Uddannelsesdelskift” (alt+4).


28

Marker den uddannelsesdel, som skal fravælges. Tryk F11 2 gange. Tryk F9 for at vælge den nye uddannelsesdel. Tryk F9 for at vælge studieretningen. Hvis man kender koden for studie-retningen kan den skrives i feltet. Skriv startdatoen for den nye uddannelsesdel/studieordning (01.09.2xxx, for start i efterårs-semestret). 01.02.2xxx, for start i forårssemestret). STADS vælger altid den sidst nye studie-ordning, hvis der skal vælges en anden studieordning kan den vælges ved F9. HUSK at registrer sted (ESB-Esbjerg, KBH-København, FRH-Frederikshavn) vælges med F9, hvis den studerende er på et af disse campuser. Vælg knappen ”Skift uddannelsesdele” (alt+s). BEMÆRK: Hvis uddannelsesdelens rækkefølge for en studerende fremstår forkert (f.eks. ef-ter et uddannelsesdelskift) kan rækkefølgen ændres i indskrivningsskærmbilledet RA034 uddannelsesblokken. Dette gøres ved at placere cursoren i løbenummerfeltet (til venstre for uddannelsesdelenes navne) og ændre uddannelsesdeles løbenumre. Det er her en god ide, at starte med de uddannelsesdele, der skal have det højeste løbe-nummer og herefter ændre løbenumrene nedefter.


29

Uddannelsesdelskift foretaget i jobbet RAGUDSK (kan kun bruges for en gruppe af stude-rende):

I jobbestillingsskærmbilledet skrives koden RAGUDSK. Tryk F10 for at komme til afgræns-ningsskærmbilledet.


30

Skriv koden for en gruppe af studerende i feltet ”gruppe af studerende”. Skriv den ramme-kode de studerende er indskrevet til. Vælg evt. den studieordning de studerende er indskre-vet til. Vælg evt. den uddannelsesdel de studerende er indskrevet til. Vælg evt. den studie-retning de studerende er indskrevet til. Skriv fravalgsdatoen eks. 01.09.xx. Skriv fravalgsperioden, eks. Exx. Skriv koden på den nye studieordning. Skriv evt. sted (ESB, KBH, FRH). Skriv startdatoen for den nye studieordning, eks. 01.09.xx. Skriv ny startperiode, eks. Exx. Vælge Ja eller Nej til at udskrive en liste. Tryk Bestil/udskriv (alt+2) eller bestil PDF-fil (alt+3).

2.4 Skift af studieretning

Hvis man ved en fejl får tildelt en studerende en forkert studieretning eller den studerende omgør sit valg, vil man skulle gennemføre et såkaldt studieretningsskift. Studieretningsskift foretages i indskrivningsskærmbilledet RA034.

Skærmbilledet består af i alt fire blokke: Studerende, der indeholder den studerende cpr.nr., studienummer samt for- og efternavne. Uddannelsesramme, der indeholder den studerendes rammer. Uddannelsesdel, der indeholder den studerendes uddannelsesdele. Tildeling af studieordning, der indeholder den studerende studieordning.


31

Når personen er søgt frem, hoppes der til uddannelsesrammeblokken med F11, her udvæl-ges den relevante ramme (den ramme, hvor studieordning skal skiftes). Tryk F11 hvor der hoppes til uddannelsesdelblokken. Med pil op så cursoren er på uddannelsesdelen, som har den forkerte studieretning. Tryk herefter retur 1 gang. Studieretningen kan nu vælges fra værdilisten. Tryk F9. Hvis man kender koden for studieretningen kan den skrives i feltet. Tryk retur 1 gang. Der fremkommer nu en ny pop-up, hvor man skal vælge OK (alt+o) til at ”skift af studieret-ning vil blive udført, når startdato og studieordning er valgt”. Skriv startdatoen (01.09.2xxx, for start i efterårssemestret). 01.02.2xxx, for start i forårssemestret). Bekræft ændringerne med F10. STADS vælger altid den sidst nye studieordning, hvis der skal vælges en anden stu-dieordning kan den vælges ved F9. Bekræft med F10. Der foretages nu et job (kan ses i jobo-vervågning) for studieretningsskift.

2.5 Skift af studieordning

Skift af studieordning indebærer, at den studerende ikke skal have ændret sammensætnin-gen/valget af uddannelsesdele eller studieretninger; men alene en (eller flere) af de studie-ordninger, der tidligere er valgt. Situationen vil alene forekomme, hvis den studerende skal have en anden (normalt nyere) version af samme studieordning eller hvis der har været op-rettet en individuel studieordning. Studieordningsskift foretages i skærmbilledet RA034 (Indskrivning) Rammer Indskrivningsforhold Indskrivning Skærmbilledet består af i alt fire blokke: - Studerende, der indeholder den studerendes cpr.nr., studienummer samt for- og efter-

navne. - Uddannelsesramme, der indeholder den studerendes rammer. - Uddannelsesdel, der indeholder den studerendes uddannelsesdele - Tildeling af studieordning, der indeholder den studerendes studieordninger (Skærmbilledet ser således ud)


32

Man fremsøger den relevante studerende i blok 1. Med F11 hopper man til blok 2, hvor man udvælger den relevante ramme (den ramme, hvor studieordningen skal skiftes). Tryk 1 gang på F11 for at hoppe til blok 3, pil ned til den uddannelsesdel, der skal skiftes stu-dieordning for. Tryk 1 gang på F11 for at komme til blok 4. Tryk på ALT+4 for at skifte studieordning. I bunden af skærmbilledet fremkommer teksten ”Studieordning er valgt. Bekræft, hvis det er den ønskede”. Den studieordning, der indsættes vil altid være den nyeste (med seneste ikrafttrædelsestidspunkt). Hvis man ønsker en anden studieordning vælges denne ud fra værdilisten (F9). Når den korrekte studieordning er indsat, og startdato eventuelt er ændret (ikke nødvendigt) bekræftes registreringen ved at trykke F10.


33

Følgende pop-up fremkommer:

med følgende ordlyd ”Skift af studieordning vil blive udført”. Tryk på OK (hvis man ønsker studieordningsskiftet). Der fremkommer en besked i bunden af skærmbilledet om, at der er igangsat et batchjob, der kunne f.eks. stå: ”Skift bestilt med 893850. Ny studieordning kan først ses, når jobbet er færdigt” Når batchjobbet til studieordningsskiftet er afsluttet, er studieordningen skiftet.


34

Jobbestilling til ”skift af studieordning” for en gruppe af studerende Jobbet hedder RASTUSKI. Billedet til jobbestilling ser således ud:

Afgrænsningerne ”Studieordning”, ”Start dato” samt ”gruppe af studerende” skal udfyldes.


35

3. Vejledning til registrering af udmeldelse/ophør Udmeldelser registreres af flere forskellige grunde, og foretages af Studiekontoret (SK), Fa-kultetskontorerne (FAK), Internationalt Kontor (IK) og Sekretariat for Efter- og Videreuddan-nelse (EVU). En studerende kan udmeldes fra en eller flere rammer. En udmeldelse fra universitetet kan beskrives som den situation, hvor en studerende er udmeldt fra samtlige rammer. Eksempler på udmeldelse:

- udstedelse af bevis - udmeldelse i forbindelse med manglende studieaktivitet - studieskift - manglende betaling - udskrivning ved betalingsperiodens udløb - manglende opholdstilladelse - dumpere på adgangskursus - den studerende melder sig ud i STADS-Selvbetjening (ved undtagelser manuelt til SK) - ikke-accepteret studieplads - Opfylder ikke kvalifikationskravene

SU‼ Hvis en udmeldelse skal annulleres skal der gives besked til SU-kontoret inden annulle-ringen foretages. SU’en stopper nemlig i samme øjeblik, som udmeldelsen registreres, og SU-kontoret skal derfor manuelt sætte SU’en i gang igen. De datoer der registreres i forbindelse med udmeldelse skal afspejle den studerendes fær-den. Datoerne har samtidig en stor betydning for gruppedannelse, statistik, SU/dagpenge og den samlede beståelsestid for uddannelserne. Udmeldelse foretages i skærmbilledet RA014 Udmeldelse: Rammer → Udmeldelse, orlov og bevis → Udmeldelse.


36

(Skærmbilledet ser således ud)

Skærmbilledet består af i alt fire blokke: - Studerende, der indeholder den studerendes cpr.nr., studienummer samt for- og efter-

navne. - Uddannelsesramme, der indeholder den studerendes rammer. - Uddannelsesdel, der indeholder uddannelsesdele - Udmeldelsesblok, hvori udmeldelser kan foretages samt annulleres. I blokken registreres

dato for udmeldelse, årsag samt eventuelt begrundelse. Når personen er søgt frem, hoppes der til ”Uddannelsesrammeblokken” med F11, her væl-ges den ramme (pil ned/op for at bladre mellem de forskellige rammer), der skal udmeldes fra. Tryk F11 2 gange, og man står i ”Udmeldelsesdelblokken”, her indtaster man datoen for ud-meldelse. Tryk herefter Retur 1 gang for at vælge ”Årsag” (tryk F9 for en værdiliste). Tryk herefter Re-tur 1 gang for at knytte en begrundelse til udmeldelsesårsagen (tryk F9 for en værdiliste). Formålet med udmeldelsesårsager (de enkelte årsager er beskrevet nedenfor) er, at fortælle om det er gået ”godt eller skidt”. Hvis man har givet en forkert ramme, kan denne slettes ved at trykke Shift F6 (kontakt evt. STADS-kontoret hvis dette ikke er muligt).


37

3.1 Udmeldelsesårsager

Udmeldelsesårsager, der anvendes af Studiekontoret

Forkortelse Udmeldelsesårsag Bruges af

AFST Afbrudt af den studerende SK, EVU, IK og FAK

FTRI Fortryd indskrivning IK +SK

EJAC Ikke accepteret tilbudt plads SK

EJFM Ikke fremmødt IK + SK

EJKV Afvist på grund af manglende kvalifikationer SK

AFIN Afbrudt af institutionen SK, EVU, IK og FAK

DØD Personen er død CPR-registeret


AFST Afbrudt af den studerende SK, EVU, IK og FAK Anvendelse

Denne ophørsårsag bruges, når den studerende selv melder sig ud via STADS-Selvbetjening. Bemærkninger

Brug dato for modtagelse eller senere. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. Da-toen for afmelding af tilmeldinger ved studieophør skal være samme dato, som datoen for studieophør. SU‼ SU’en stopper automatisk pr udmeldelsesdato.


FTRI Fortryd indskrivning IK + SK

Denne ophørsårsag bruges kun, hvis AFST, EJFM og EJAC ikke er dækkende. Bemærkninger

Normalvis kan ”forkert registrerede” rammer slettes (SHIFT F6). Denne årsag må kun anven-des, hvis udmeldelsen sker før studiestart. SU‼ SU stopper pr. indskrivningsdato og der kommer stopkode i SU-systemet US2000.


EJAC Ikke accepteret tilbudt plads SK Anvendelse

Denne ophørsårsag bruges, når den studerende ikke ønsker optagelse. Bemærkninger

SU‼ SU stopper tilbage til starttidspunktet (1.9), hvilket betyder tilbagebetalingskrav.


EJFM Ikke fremmødt IK + SK Anvendelse

Denne ophørsårsag bruges til at udmelde studerende, der ikke er mødt op ved studiestart. Bemærkninger



38


EJKV Afvist på grund af mangl. kvalifikationer SK Anvendelse

Denne ophørsårsag bruges, hvis en studerende er betinget optaget, og ikke når at opfylde kravene inden studiestart. Bemærkninger



AFIN Afbrudt af institutionen FAK, IK, SK og EVU Anvendelse

På fakultetskontorerne bruges denne ophørsårsag f.eks. i forbindelse med spøgelsesjagt og ”ikke-bestået” 1-års prøve. På EVU bruges den f.eks. i forbindelse med udskrivning ved beta-lingsperiodens udløb. På studiekontoret bruges denne årsag bl.a., hvis den studerende får SU fra anden institution eller via besked fra uddannelsessekretæren. Bemærkninger

I feltet begrundelse kan man indsætte det kontor, der foretager udmeldelsen. Man kan også indsætte en begrundelse, f.eks. ”Undervisningsforløb afsluttet”, som bruges af EVU. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. SU‼ Husk at give den studerende besked om udmeldelsen, og om at SU’en stopper automa-tisk ved afbrydelsesdatoen.


DØD Personen er død CPR-registeret Anvendelse

Bemærkninger

Denne udmeldelse sker automatisk via de daglige overførsler fra CPR-registeret.

Udmeldelsesårsager, der anvendes af Internationalt kontor


EJBE Ikke betalt EVU + IK



EJFM Ikke fremmødt IK + SK




EJBE Ikke betalt EVU + IK Anvendelse

Denne ophørsårsag bruges, når den studerende ikke har betalt. Bemærkninger


39


AFIN Afbrudt af institutionen FAK, IK, SK og EVU Anvendelse


I feltet begrundelse kan man indsætte det kontor, der foretager udmeldelsen. Man kan også indsætte en begrundelse, f.eks. ”Undervisningsforløb afsluttet”, som bruges af EVU. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. SU‼ Husk at give den studerende besked om udmeldelsen, og om at SU’en stopper automa-tisk ved afbrydelsesdatoen.



Denne ophørsårsag bruges kun, hvis AFST, EJFM og EJAC ikke er dækkende. Bemærkninger

Normalvis kan ”forkert registrerede” rammer slettes (SHIFT F6). Denne årsag må kun anven-des, hvis udmeldelse sker før studiestart. SU‼ SU stopper automatisk pr. indskrivningsdato.


EJFM Ikke fremmødt IK + SK Anvendelse

Denne ophørsårsag bruges til at udmelde studerende, der ikke er mødt op ved studiestart. Bemærkninger





Brug dato for modtagelse eller senere. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. Da-toen for afmelding af tilmeldinger ved studieophør skal være samme dato, som datoen for studieophør. SU‼ SU stopper automatisk pr. udmeldelsesdato.


DØD Personen er død CPR-registeret Anvendelse

Bemærkninger



40

Udmeldelsesårsager, der anvendes af Fakultetskontorerne


AFSK Afbrudt ved studieskift FAK og EVU


SLUT Afsluttet FAK

AFST Afbrudt af den studerende SK, EVU, IK og FAK (Ph.d’er)



AFSK Afbrudt ved studieskift FAK og EVU Anvendelse

Denne ophørsårsag bruges ved studieskift (skift fra en ramme til en anden). Bemærkninger

Se afsnit 2.1 omkring ”Rammeskift ved studieskift”.


AFIN Afbrudt af institutionen SK, EVU, IK og FAK Anvendelse

På fakultetskontorerne bruges denne ophørsårsag f.eks. i forbindelse med spøgelsesjagt, 24 mdr.-reglen, ikke-bestået 1-års prøve, opbrugt prøveforsøg samt manglende praktikaftale. På EVU bruges den f.eks. i forbindelse med udskrivning ved betalingsperiodens udløb. På studie-kontoret bruges denne årsag bl.a., hvis den studerende får SU fra anden institution eller via besked fra uddannelsessekretæren. Bemærkninger

I feltet begrundelse kan man indsætte det kontor, der foretager udmeldelsen. Man kan også indsætte en begrundelse, f.eks. ”Undervisningsforløb afsluttet”, som bruges af EVU. Husk at sige JA til at afmelde alle tilmeldinger. SU‼ Husk at give den studerende besked om udmeldelsen, og om at SU’en stopper automa-tisk ved afbrydelsesdatoen.


SLUT Afsluttet FAK

Denne ophørsårsag bruges, når der udstedes bevis. Bemærkninger

Dato for sidste beståede eksamensaktivitet indsættes.


AFST Afbrudt af den studerende SK, EVU, IK og FAK (Ph.d’er) Anvendelse


Brug dato for modtagelse eller senere. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. Dato-en for afmelding af tilmeldinger ved studieophør skal være samme dato, som datoen for stu-dieophør. SU‼ SU stopper automatisk pr. udmeldelsesdato.


41


DØD Personen er død Anvendelse

Bemærkninger


Udmeldelsesårsager, der anvendes af Sekretariatet for Efter- og videreuddannelse


AFSK Afbrudt ved studieskift FAK og EVU

EJBE Ikke betalt EVU + IK





AFSK Afbrudt ved studieskift FAK og EVU Anvendelse

Denne ophørsårsag bruges ved studieskift (skift fra en ramme til en anden). Bemærkninger

Se afsnit 2.1 omkring ”Rammeskift ved studieskift”


EJBE Ikke betalt EVU + IK Anvendelse

Denne ophørsårsag bruges, når den studerende ikke har betalt. Bemærkninger


AFIN Afbrudt af institutionen SK, EVU, IK og FAK Anvendelse


I feltet begrundelse kan man indsætte det kontor, der foretager udmeldelsen. Man kan også indsætte en begrundelse, f.eks. ”Undervisningsforløb afsluttet”, som bruges af EVU. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger.


42



Denne ophørsårsag bruges, når den studerende selv melder sig ud (ved skriftlig tilkendegi-velse). Bemærkninger

Brug den dato, den studerende har skrevet udmeldelsen. Brug dato for modtagelse eller senere. Husk at sige ”ja” til at afmelde alle tilmeldinger. Datoen for afmelding af tilmeldin-ger ved studieophør skal være samme dato, som datoen for studieophør.


DØD Personen er død Anvendelse

Bemærkninger


Vær opmærksom på uoverensstemmelse mellem valgt årsag (f.eks. SLUT) og rammens ende-lige status. Hvis man indsætter status SLUT (afsluttet), må rammen ikke stå som Afbrudt, når man har bekræftet. Hvis dette sker, skal man tjekke regler på ramme/studieordning igen-nem, for at se, hvad der går galt.


43

3.2 Annullering af udmeldelse

For at annullere en udmeldelse skal man stå i blok 4 ”Udmeldelsesblok”, her trykker man Alt+8. (skærmbilledet ser således ud)

SU‼ Ved annullering af udmeldelser får de studerende krav om tilbagebetaling af SU. Fakul-tetskontorerne og Studiekontoret skal derfor give SU-kontoret besked inden en annullering foretages. Har man brugt en forkert udmeldelsesdato/tastefejl, SKAL man også give besked til SU-kontoret.


44

3.3 Jobbestilling af udmeldelse for en gruppe af studerende

Jobbet RAUDMLD (Automatisk udmeldelse af studerende i gruppe) kan anvendes til at ud-melde flere studerende (opret en gruppe af studerende). Billedet til jobbestilling ser således ud:

Følgende afgrænsninger skal udfyldes: Gruppe af studerende: Dato: Udmeldelsesårsag: Brug værdilisten F9 Udskriv bekræftelse: Tast j for ”ja” og n for ”nej” Sortering: Tast c for ”CPR-nummer”, n for ”navn” og s for ”studienummer” Med udmeldelsesårsag: Tast j for ”ja” og n for ”nej” Udmeldelsesbegrundelse: Brug værdilisten F9 Tilmeldinger afmeldes: Tast j for ”ja” og n for ”nej”


45

4. Vejledning til registrering af orlov Orlov registreres af studiekontoret (SK) samt Internationalt Kontor (IK). For den studerendes vedkommende søges der om orlov via STADS-Selvbetjening. Orlov gives fra institutionen og ikke ”kun” for en ramme. Orlov gives max et år på bachelordelen og max et år på kandidatdelen – med mindre der er helt specielle grunde til andet (barsel, sygdom, værnepligt eller andet). Årsagerne jf. nedenstående.

Datoer som registreres i forbindelse med orlov skal afspejle den studerendes færden. Dato-erne har samtidig en stor betydning for gruppedannelse, statistik, SU/dagpenge og den sam-lede beståelsestid for uddannelserne. Orlov registreres i skærmbilledet RA013 Orlovsbevilling: Rammer → Udmeldelse, orlov og bevis → Orlov.


46

5. Arb.gang for behandling af kontrakter for aktiverede og revalidender (studiekontoret)

Kontrakter for AF- eller Kommune-aktiverede/revalidender sendes for ordinære studerende til Studiekontoret. For studerende på Åben Uddannelse sendes de til EVU.

1. Kontrakterne udfyldes og underskrives og kopi arkiveres i den aktuelle mappe

(cpr.nr.orden).

2. Originalen returneres til AF eller Kommune – bilagt brev fra Ole Garsdal - brev af 3. marts 2003 (kopier af brevet sidder i den aktuelle mappe). Taksterne findes I det takstkatalog, som Bo H. Tomasen/Ole Garsdal har kreeret:

Takster per STÅ for uddannelser under VTU og UVM 2013 som fastsat i Finansloven. Med eksempler på uddannelser: O:\Studiekontor\Aktiverede. Alle takster er for ét studieår.

3. Ole Garsdal og Bo H. Tomasen fremsender mail med de nye takster – denne mail modtages ved årsskiftet.

4. Sagerne sættes i mappen i personnummerorden.

5. Oplysningerne registreres i STADS RA047 (rammer/orlov/ophør/aktiverede). Rekvi-renttypen angiver, om det handler om Aktiverede eller revalidender.

Opdateringen afspejler den aktiverede periode(r).

Rekvirent angiver den aktiverende myndighed.

6. Eannr. for den aktiverende myndighed angives i kommentarfeltet.

25.11.2013/AL

korrekt og rettidigt brug af stads · kdk indskrevet på kandidatuddannelse med bachelor fra anden...

Documents