kump. 8 full_esei_seminar
TRANSCRIPT
1.0 PENGENALAN
Organisasi kerajaan dan swasta diwujudkan untuk mencapai tujuan dan objektif
masing-masing. Sumber tenaga manusia yang ada di dalam organisasi tersebut
merupakan penggerak penting untuk organisasi mencapai objektifnya dengan
berkesan. Satu proses yang rapi, berkesan dan adil diperlukan oleh sesebuah organisasi
untuk menilai prestasi setiap ahlinya. Penilaian prestasi pekerja dalam organisasi
adalah satu proses berterusan yang melibatkan penetapan objektif, penilaian perlakuan
serta pencapaian kerja bagi pekerja secara individu dan kumpulan dalam tempoh masa
tertentu untuk mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan.
Sesuatu proses penilaian prestasi yang berkesan dapat mencapai matlamat
organisasi dengan melibatkan setiap pekerja ke dalam sistem pengembangan yang
berterusan. Sistem ini kemudiannya dicipta dan diterima bersama oleh pihak pekerja
dan organisasi. Dengan mengadakan proses yang berterusan dan berkesan ia akan
mempertingkatkan keupayaan pihak atasan menilai pihak bawahannya dengan tepat.
Dengan demikian, keputusan mengenai kenaikan gaji, pengesahan jawatan, pangkat
dan pengagihan tugas dan sebagainya akan menjadi lebih mudah dan tidak
memeranjatkan serta mengecewakan pekerja.
Menurut kajian beberapa pendapat pakar sumber manusia, penilaian prestasi
adalah salah satu aktiviti pengurusan sumber manusia yang paling kritikal dan yang
paling banyak menimbulkan masalah dalam sesebuah organisasi (Ab. Aziz Yusof,
2004).
Oleh demikian, proses penilaian prestasi bukanlah sesuatu proses yang boleh
dikatakan mudah. Ia memerlukan kerjasama dari semua peringkat dalam sesebuah
organisasi. Ia perlu diterima, difahami dan dikendalikan dengan penuh dedikasi,
kejujuran dan keikhlasan oleh semua pihak yang terlibat seperti penyelia, jabatan dan
pekerja yang mana mereka perlu mempunyai keyakinan penuh dalam keberkesanan
dan kebaikan sistem tersebut.
1
1.1 Definisi Penilaian Prestasi
Terdapat beberapa istilah yang digunakan selain daripada istilah penilaian prestasi. Walau
bagaimanapun istilahnya, ia mempunyai asas dan tujuan serta pengertian yang sama.
Antara istilah-istilah lain yang digunakan ialah:
Merit rating
Staff appraisal
Performance evaluation
Efficiency report
Employee appraisal
Performance review
Mengikut James A.F. Stoner “management” (1987) Hal 547, penilaian prestasi
membawa makna: “Merujuk kepada proses menyampaikan balik kepada sarbodinat secara
berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk organisasi.”
Stoner berpendapat bahawa kemajuan seseorang pekerja bawahan hendaklah
melalui satu proses yang berterusan mengikut jangka masa yang ditetapkan. Pekerja yang
dinilai hendaklah diberitahu secara lisan atau bertulis berkenaan dengan prestasinya
sepanjang jangka masa kajian itu.
Mc Gregor (1960: 257-259) pula berpendapat bahawa penilaian prestasi selalunya
dipandang sebagai suatu bentuk teknik pentadbiran personal, tetapi di mana ia digunakan
untuk tujuan pentadbiran, ia menjadi sebahagian dari strategi pengurusan yang logiknya
bertujuan untuk mengarahkan pekerjanya supaya menunjukkan usaha ke arah mencapai
matlamat organisasi. Pengurusan hendaklah memberitahu pekerja-pekerjanya apa yang
perlu mereka buat, menilai pencapaian mereka, seterusnya memberi ganjaran mengikut
keadaan.
Dale (1970: 257) pula menyatakan penilaian yang sistematik yang dilakukan ke
atas seseorang individu berkaitan prestasi pekerjaan dan potensinya untuk membuat
2
sesuatu definasi ini adalah sesuai dengan pendekatan penilaian prestasi dalam industri
moden masa kini kerana keputusan pencapaian digunakan untuk tujuan pembangunan.
1.2 Tujuan Penilaian Prestasi
Penilaian prestasi memberikan sumbangan yang besar kepada hak dan cara sesuatu
organisasi untuk merancang masa depannya yang berkaitan dengan faktor-faktor
kemanusian. Menurut Mondy dan Noe (Mondy, 1990:382-387) penilaian prestasi adalah
bertujuan seperti berikut:
a. Perancangan Sumber Manusia
Dengan adanya sistem penilaian prestasi yang bersistematik, pihak pengurusan
dapat mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan oleh pekerja. Ia juga akan
membantu menentukan keupayaan dan kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu
kerja di samping dapat mengenalpasti kekuatan dan kelemahan ahli-ahli dalam
organisasi.
b. Pengambilan Dan Pemilihan
Peranan penilaian prestasi seterusnya ialah ia membolehkan ramalan-ramalan
dibuat mengenai prestasi calon-calon yang memohon untuk bekerja dalam
sesebuah organisasi. Penilaian prestasi yang dibuat ke atas pekerja yang sedia ada
membolehkan pengurus membuat ramalan tentang kebolehan calon-calon yang
datang dari latar belakang pendidikan yang sama / berbeza atau dari pusat-pusat
pengajian tinggi yang sama / berbeza dengan pekerja-pekerja yang telah sedia ada.
3
c. Pembangunan Sumber Manusia
Penilaian prestasi juga seharusnya dapat menunjukkan kapada pengurus keperluan-
keperluan tertentu terhadap latihan, pelajaran dan perkembangan diri seseorang
pekerja. Selaras dengan ini, pihak pengurus dapat merancangkan program-program
untuk meningkatkan prestasi dan mengurangkan kelemahan pekerja dan jabatan.
d. Perkembangan Kerjaya
Data yang diperolehi daripada penilaian prestasi boleh menolong para pengurus
mengenalpasti dan membuat anggaran terhadap kekuatan dan kelemahan pekerja
mereka. Berasaskan data-data ini, mereka boleh membimbing dan menolong
pekerja memperkembangkan dan melaksanakan rancangan-rancangan kemajuan
kerjaya mereka.
e. Program Yang Berkaitan Ganjaran
Penilaian prestasi adalah berguna sebagai asas kapada pengurus membuat
keputusan bagi memberikan ganjaran kapada kakitangan. Sistem penilaian prestasi
yang baik boleh mendorong kakitangan untuk terus berusaha sebaik mungkin atas
kepercayaan bahawa semakin baik mereka bekerja, maka semakin tinggi jumlah
ganjaran yang akan diperolehi. Sistem penilaian yang baik juga boleh mendorong
kakitangan yang lemah untuk mengubah sikap dan bergerak setanding serta boleh
ditukar dengan rakan mereka yang berprestasi tinggi. Untuk menggalakkan prestasi
yang baik, maka ganjaran yang berasaskan prestasi adalah perlu diapplikasikan.
f. Perhubungan Dalaman Pekerja
Di dalam perkara ini, data-data yang diperolehi daripada penilaian prestasi adalah
berguna bagi proses-proses menentukan pekerja-pekerja yang manakah boleh
dinaikkan pangkat, turun pangkat, ditamatkan perkhidmatan atau ditukarkan
4
pangkat. Jika data-data ini menunjukkan kepada pengurus, kebolehan seseorang
pekerja itu melakukan kerja-kerja lain dalam tahap yang sama, maka pekerja
tersebut boleh ditukar jika perlu. Ataupun jika data tersebut menunjukkan prestasi
yang memuaskan, maka ianya berguna untuk proses kenaikan pangkat. Jika
didapati seseorang itu berprestasi rendah, maka kemungkinan ia akan terlibat di
dalam proses “Lay – out” dan sebagainya.
g. Menilai Potensi Pekerja
Kebanyakan organisasi menilai kebolehan pekerjanya berdasarkan kejayaan
daripada masa-masa lalu. Bagaimanapun langkah ini kurang bijak kerana
kemungkinan seseorang yang menunjukkan potensi yang baik dalam sesuatu kerja,
tidak semestinya berjaya atau menunjukkan pestasi yang cemerlang di dalam kerja-
kerja yang lain. Oleh itu, sistem penilaian prestasi yang boleh memberi fokus
kepada prestasi pekerja di masa hadapan, dapat mengenalpasti pekerja-pekerja
yang berpotensi dan mempunyai harapan untuk meningkat serta mengekalkan
prestasi kerjanya di dalam kerja yang baru (H.Patten, 1982:13).
1.3 Kepentingan Penilaian Prestasi
Penilaian prestasi yang baik dan berkesan dapat menentukan ciri-ciri kualiti output,
menetapkan matlamat atau standard yang dikehendaki berdasarkan ciri-ciri yang telah
ditentukan, mewujudkan mekanisme pengumpulan data di mana pengumpulan data dibuat
melalui unit ukuran dan kaedah yang digunakan serta menyediakan saluran maklumbalas
di antara pihak-pihak tertentu bagi menyalurkan data dan maklumat.
Pelaksanaan sistem penilaian yang berkesan bertambah penting dalam sistem
pengurusan hari ini. Melalui proses penilaian prestasi ini, pihak pengurusan akan
mendapatkan data dan maklumat yang relevan dan kritikal bagi memudahkan tugas
5
membuat keputusan penting dari segi fungsi personal seperti promosi, pertukaran dan
latihan (Ahmad Sarji, 1992).
Sebagai contoh, penilaian prestasi bagi organisasi bukan bermotifkan keuntungan
adalah sangat penting di mana ia digunakan sebagai data bagi membuat perancangan dan
keputusan dasar sesuatu program dan aktiviti. Ia juga memudahkan organisasi bukan
bermotifkan keuntungan membuat penilaian terhadap setakat mana program dan aktiviti
dapat mencapai objektif yang ditetapkan. Selain itu, ia juga membantu dalam menilai
sejauh mana sumber di bawah kawalan organisasi bukan bermotifkan keuntungan
digunakan secara optima dalam mengendalikan program dan aktiviti.
1.4 Jenis Dan Tempoh Penilaian Prestasi
Di dalam sesuatu organisasi biasanya terdapat dua jenis penilaian:
Penilaian Informal
Penilaian Bersistematik
Penilaian informal dilakukan dari hari ke hari di mana pihak atasan secara spontan
memberitahu tahap kerja yang dibuat oleh seseorang pekerja itu memuasan atau tidak.
Penilaian secara informal juga berlaku apabila seseorang pekerja menemui pengurusnya
atau penyelianya untuk mengetahui komen pengurus atau penyelia itu terhadapnya.
Keadaan ini bagaimanapun bergantung setakat mana rapatnya hubungan di antara pihak
pengurus dengan pekerjanya itu. Penilaian prestasi secara informal biasanya berlaku di
dalam organisasi yang kecil dan bilangan pekerja yang tidak ramai. Ianya juga boleh
meningkatkan prestasi dan menghindarkan sebarang untuk bentuk kemerosotan prestasi
dengan lebih buruk kerana penilaian dibuat dengan cepat.
Sementara penilaian bersistematik pula dilakukan dengan menggunakan kaedah-
kaedah tertentu (formalized basis) dan dibuat dalam jarak masa setahun sekali ataupun
6
setengah tahun sekali (Stoner, 1980:423). Cara ini menggunakan format tertentu dan
kriteria-kriteria yang telah ditetapkan oleh organisasi masing-masing.
Walau bagaimanpun penilaian prestasi yang baik tidak seharusnya menetapkan
satu-satu tempoh masa yang khusus atau tertentu. Pengurus sepatutnya sentiasa bersedia
untuk melakukan penilaian prestasi apabila didapati ianya berlaku berulang kali dan
berlarutan. Begitu juga jika didapati seseorang pekerja itu mencapai peningkatan yang
baik. Kerjanya harus dinilai dan dicatat untuk memberi perangsang kapadanya supaya
lebih kreatif dan rajin (Micheal, 1985:34).
Jika penilaian prestasi pekerja tidak dibuat secara yang formal atau tidak dilakukan
secara berterusan atau tidak dibuat dalam jangkamasa yang lama umpamanya dalam
tempoh dua ke tiga tahun sekali; maka penilaian prestasi tidak akan memberi makna. Pada
dasarnya, setiap pekerja mahukan maklum balas yang berterusan ke atas prestasi kerja
mereka. Tanpa maklumbalas ini, pekerja tidak mengetahui tahap mana sebenarnya mereka
berada. Dengan itu, mereka akan kehilangan semangat untuk bekerja dan lebih buruk lagi
jika mereka menganggap pihak pengurusan tidak langsung memberi perhatian kapada
mereka (H.Pattern, 1982:50).
Dengan itu para pengurus hendaklah menentukan agar penilaian prestasi ini
dilakukan secara berterusan atau dibuat dalam jangka masa yang difikirkan sesuai dan ada
kesinambungan.
7
2.0 PENILAIAN PRESTASI PERKHIDMATAN
2.1 Definisi Perkhidmatan
Dalam InvestorWords.com menyatakan bahawa perkhidmatan merupakan satu
kegiatan yang tidak ketara, tiada penyimpanan dan tidak mengakibatkan pemilikan.
Perkhidmatan diiktirafnya pada masa berlaku jualan.
Oxford English Dictionary pula menyatakan perkhidmatan merupakan tindakan
berkhidmat, membantu atau memberi nasihat kepada pelanggan semasa dan selepas jualan
barang. Selain itu, ia merupakan rawatan untuk kebajikan atau kelebihan kepada pihak
lain. Oxford English Dictionary juga menyatakan perkhidmatan sebagai satu bantuan yang
mesra atau profesional
Selain itu, Webster’s Ninth New Collegiate Dictionary juga mentaksifkan
perkhidmatan sebagai pekerjaan atau fungsian seperti pembantu yang bersedia untuk
berkhidmat kepada orang lain. Ia juga boleh dikatakan satu sumbangan kepada kebajikan
orang lain.
2.2 Ciri-Ciri Unik Perkhidmatan
(a) Tidak Ketara (Intangibility) - Output bersifat bukan fizikal berbeza daripada
produk barangan dari perkilangan yang bersifat nyata. Perkhidmatan tidak boleh
nampak dan tidak boleh disentuh. Ia lebih kepada pencapaian.
(b) Keserentakan (Inseparability) - Ia dinilai secara keseluruhan oleh pelanggan.
Pengeluar dan pengguna sentiasa bersama semasa perkhidmatan dilaksanakan.
(c) Kepelbagaian (Heterogeneity) - Prestasi kakitangan yang pelbagai akan
mempengaruhi perkhidmatan yang diberikan. Dengan itu, kakitangan dan tahap
perkhidmatan adalah berbeza.
8
(d) Tidak Kekal (Perishability) - Perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi
tidak boleh diinventorikan, maka mesti digunakan setelah dilibatkan. Oleh itu, ia
hanya wujud semasa proses perkhidmatan berlaku antara pengguna dan pengeluar.
2.3 Jenis Perkhidmatan
(a) Perkhidmatan Professional
Perkhidmatan diberi apabila diminta oleh pelanggan dan mengikut spesifikasi yang
dikehendaki oleh pelanggan. Ia lebih kepada penggunaan modal insan dan
teknologi yanhg merupakan alatan sokongan. Transaksi perkhidmatan profesional
adalah berskala kecil dan lebih banyak kepada perbincangan dengan pelanggan.
Kejayaan dan nilai tambah perkhidmatan bergantung kepada kakitangan hadapan.
Contohnya, firma audit dan firma guaman.
(b) Mass Services
Perkhidmatan diberikan tanpa perbincangan yang spesifik dengan pelanggan. Ia
lebih banyak menggunakan peralatan dan modal insan yang merupakan sumber
sokongannya. Transaksi yang besar dan kurang masa untuk berinteraksi dengan
pelanggan. Kejayaan dan nilai tambah perkhidmatan adalah bergantung kepada
pihak atasan. Contohnya, Air Asia
(c) Services Shop
Perkhidmatan professional dan mass service disediakan. Ia merupakan gabungan
atau keseimbangan antara modal insan dan peralatan. Transaksi yang sederhana
dan masa berinteraksi dengan pelanggan juga tidak banyak. Kejayaan dan nilai
tambah perkhidmatan bergantung kepada kakitangan hadapan dan pihak atasan.
Contohnya, industi perhotelan.
9
2.4 Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan
(a) Balance Score Card
Balance score card merupakan sebuah laporan semi-berstruktur disokong
oleh kaedah standard yang boleh digunakan oleh pengurus untuk mengesan
pelaksanaan kegiatan oleh kakitangan di dalam kawalan mereka.
Ia juga merupakan satu sistem pengurusan strategik yang menterjemahkan
misi dan strategik organisasi kepada objektif operasi dan pengukuran prestasi
melalui empat perspektif iaitu kewangan, pelanggan, proses dalaman dan
pembelajaran dan perkembangan.
Pengukuran-pengukuran Balance Score Card menyediakan keseimbangan antara:-
i. Objektif jangka pendek dan jangka panjang.
ii. Ukuran kewangan dan pelanggan, dan ukuran proses perniagaan dan
pembelajaran serta pertumbuhan.
iii. Ukuran pencapaian dan penyebab kepada pencapaian.
iv. Ukuran yang objektif dan ukuran yang subjektif.
(b) Outcome Based Evaluation (OBE)
OBE merupakan satu cara sistematik untuk menentukan adakah suatu
program atau projek telah mencapai tujuannya. Ia merangkumi persoalan utama
mengenai pelajaran, kesihatan dan program perkhidmatan sosial untuk mendapat
penilaian dan hasil rujukan individu. Hasilnya akan menggambarkan keberkesanan
dan kecekapan sesebuah organisasi.
Proses menyusun pembangunan projek dengan menggunakan OBE akan
membantu untuk menetapkan manfaat yang jelas (keputusan), untuk mengukur
manfaatnya (petunjuk), menjelaskan individu atau kumpulan yang manfaat projek
dimaksudkan (kumpulan sasaran).
10
Komponen asas meliputi:-
a. Input - Merupakan bahan / sumber yang digunakan. Contohnya, peralatan,
kakitangan, wang dan lain-lain.
b. Aktiviti - Proses yang dijalankan bagi memenuhi kehendak pelanggan.
Contohnya, memberi khidmat nasihat.
c. Output- Bilangan perkhidmatan selepas aktiviti dijalankan. Contohnya,
bilangan pelanggan yang diberikan khidmat nasihat.
d. Hasil - Kesan atau faedah yang diterima oleh pelanggan. Sebagai
contohnya, kemungkinan pelanggan akan berhenti merokok selepas
menerima khidmat nasihat.
e. Indikator / petunjuk - Melihat sama ada telah mempunyai kemajuan
daripada hasil atau tidak. Contohnya, jumlah pelanggan berhenti merokok
selepas 6 bulan.
(c) Fitzgerald Framework
Merupakan satu set ukuran yang berdasarkan dimensi prestasi yang berbeza iaitu:-
a. Keputusan
i. Persaingan
Persaingan merupakan satu cara penilaian prestasi perkhidmatan
organisasi. Ia dapat mengukur pertumbuhan dan penggunaan
teknologi yang boleh membawakan perkhidmatan yang canggih
bagi sesebuah organisasi.
11
ii. Prestasi Kewangan
Penilaian prestasi sesebuah organisasi perkhidmatan dapat diukur
melalui prestasi kewangan iaitu prestasi kewangan diukur melalui
analisis struktur modal, nisbah pasaran, kecairan dan keberuntungan.
Dengan adanya analisis-analisis kewangan ini, prestasi organisasi
perkhidmatan dapat ditentukan dengan mudah.
b. Penentu-penentu
i. Kualiti
Sebenarnya kualiti organisasi perkhidmatan sukar diukur. Kualiti
perkhidmatan hanya boleh ditentukan apabila ia dapat memenuhi
kehendak pelanggan di mana sesebuah perkhidmatan dapat memberi
kepuasan yang tinggi apabila seseorang pelanggan mudah untuk
menikmatinya tanpa sebarang halangan. Selain itu, ia dapat memberi
keselesaan kepada pelanggan dari segi kemudahan dan kebersihan
dan selamat digunakan tanpa sebarang bahaya.
ii. Fleksibel
Organisasi perkhidmatan dianggap mempunyai prestasi yang baik
jika ia bersifat fleksibel iaitu kebolehannya untuk berubah mengikut
persekitaran dan keadaan. Fleksibel terdiri daripada kepantasan,
spesifikasi dan juga volum. Kepantasan ialah tempoh masa
perkhidmatan cepat yang boleh diberi kepada pelanggan. Spesifikasi
pula perkhidmatan yang ditawarkan mengikut kehendak dan
kesesuaian pelanggan. Dari segi volum adalah bilangan
perkhidmatan yang disediakan kepada pelanggan untuk mencapai
kepuasan pelanggan yang tinggi.
12
iii. Penggunaan Sumber
Penggunaan sumber oleh organisasi perkhidmatan dapat membantu
untuk menilai prestasi. Di mana sejauh mana sesebuah organisasi
menggunakan sumber yang ada secara produktif dalam
menyediakan perkhidmatan. Salah satu cara untuk menentukan
penggunaan sumber adalah dengan menggunakan belanjawan
sesebuah organisasi. Perbezaan antara yang sebenar dan
dibelanjawankan akan menunjukkan tahap kos, aktiviti, kos dan
kuantiti sumber yang patut digunakan. Sumber terdiri daripada
manusia, pasaran dan kewangan.
iv. Inovasi
Inovasi merupakan penggunaan idea dan pengetahuan untuk
memenuhi kehendak pasaran semasa atau pasaran masa hadapan. Ia
mengandungi penyediaan perkhidmatan baru melalui pembaharuan
dan penambahbaikan perkhidmatan yang sedia ada dan penggunaan
teknologi yang canggih. Sebagai contohnya ialah restoran makanan
mempunyai kemudahan ’WIFI’. Inovasi baru ini dapat memberi
kepuasan tinggi kepada pelanggan yang datang ke restoran.
13
3.0 PENILAIAN PRESTASI ORGANISASI BUKAN UNTUNG
3.1 Definisi Organisasi Bukan Untung
Suatu organisasi perbadanan yang wujud dengan tujuan pendidikan atau kebajikan
masyarakat dan pemegang sahamnya serta pemegang amanahnya tiada manfaat kewangan.
Korporat ini biasanya diwujudkan untuk menyediakan program dan perkhimatan untuk
manfaat awam. Dengan kata lain, organisasi bukan bermotifkan untung adalah kumpulan,
institusi atau perbadanan yang ditubuhkan dengan tujuan penyediaan barangan dan
perkhimatan di bawah suatu polisi yang mana tiada individu akan berkongsi sebarang
untung dan rugi organisasi. Sebarang manfaat yang diterima akan dikongsi bersama
ahlinya, contohnya memberi hadiah kepada ahli.
3.2 Ciri-ciri Organisasi Bukan Untung
a) Keanggotaan secara sukarela – sekiranya fungsi pertubuhan itu dapat memenuhi
keperluan seseorang itu, pertubuhan tidak boleh menghalang individu yang
berminat untuk menyertai pertubuhan berkenaan, begitu juga dengan tidak boleh
memaksa individu masuk pertubuhan tersebut.
b) Pengurusan secara demokrasi – ditadbir oleh mereka yang dipilih atau dilantik
dengan cara yang dipersetujui oleh ahli-ahli pertubuhan berkenaan. Semua ahli
organisasi berhak bersuara dalam memberi pandangan mereka.
c) Pertubuhan faedah bersama – memberi faedah kepada ahli-ahlinya dari segi
kebajikan dan pengiktirafan. Seseorang individu berupaya untuk bersuara melalui
keahlian organisasi yang sah seterusnya, hak bersuara individu akan dapat
pengiktirafan.
d) Tidak bermotifkan keuntungan – organisasi yang ditubuhkan tidak
bermatlamatkan keuntungan, sebaliknya mementingkan kebajikan ahlinya. Hal ini
14
kerana organisasi adalah ditubuhkan untuk memberi kebajikan kepada masyarakat
persekitaran dan ahlinya.
e) Memberi kebajikan kepada masyarakat – organisasi akan memperjuangkan isu
bersama untuk mendapat perhatian pihak tertentu supaya perubahan dapat
dilakukan.
f) Tidak mempunyai pemilik yang nyata – keuntungan yang diperolehi akan
dimasukkan kembali ke dalam tabung bagi faedah ahli dan membantu orang yang
memerlukannya.
3.3 Jenis-Jenis Organisasi Bukan Untung
a) Belia – kegiatan yang memberi manfaat kepada belia untuk aktif melibatkan diri
dalam aktiviti yang bermanfaat. Contohnya ialah Majlis Belia Negara Johor.
b) Kebajikan – terdiri daripada sukarelawan yang bergiat cergas dalam membuat
amal dan memberi sumbangan kepada golongan tertentu yang memerlukan
bantuan. Contohnya ialah Kelab Rotary Ipoh.
c) Kebudayaan – organisasi ini adalah untuk golongan yang berminat dalam
kebudayaan dan aktiviti utamanya adalah mempromosikan aktiviti kebudayaan.
Contohnya ialah Majlis Teater Negeri Kelantan.
d) Pekerjaan – adalah diwujudkan berasaskan pekerjaan, terdiri daripada individu
yang mempunyai kerjaya yang sama atau berkait rapat. Contohnya ialah Kelab
Wartawan Pahang.
15
e) Pendidikan – adalah berkaitan dengan pendidikan di mana akan memberi
ceramah, motivasi, kelas bimbingan dan khidmat nasihat kepada ahlinya.
Contohnya ialah Kelab Siswazah Perak.
f) Perdagangan – adalah berkaitan dengan perdagangan seperti pertukaran
maklumat tentang keadaan industri, perniagaan dan lain-lain. Contohnya ialah
Persatuan Peruncit Malaysia.
g) Social dan rekreasi – adalah khasnya menganjurkan aktiviti rekreasi seperti
aktiviti memanjat gunung, berkayak, mengembara dan lain-lain. Contohnya ialah
Kelab Rekreasi Pulau Pinang.
h) Agama – menjalankan aktiviti keagamaan yang ditujukan khas untuk ahlinya dan
amnya untuk masyarakat yang menganuti agama berkenaan. Contohnya ialah
Angkatan Belia Islam Malaysia.
i) Sukan – biasanya menggalakkan penyertaan jenis sukan tertentu kepada ahli,
aktiviti sukan menjadi agenda utama samaada dari segi latihan, penganjuran
pertandingan dan sebagainya. Contohnya ialah Persatuan Badminton Selangor.
j) Wanita – ia tertumpu kepada wanita sahaja, iaitu hanya menganjurkan aktiviti
yang berkaitan dan untuk kepentingan wanita. Contohnya ialah Persatuan Wanita
Negeri Kedah.
k) Am – adalah organisasi yang tidak dikelaskan dalam mana-mana kategori di atas.
Contohnya ialah Persatuan Pengguna Pulau Pinang.
16
3.4 Sistem/ Kaedah PenilaianPrestasi Organisasi Bukan Untung
a) Model Penilaian Dalaman Operasi (GET)
Penggunaan model GET (Gap Evaluation Tool) dalam penilaian organisasi
bukan untung dapat memberi pemahaman yang lebih jelas ke atas misi dan objektif
penubuhan dalam organisasi tetapi, penilaian berasaskan misi adalah lebih
kompleks dari penilaian ke atas organisasi itu. Model ini memberi penekanan ke
atas beberapa aspek penilaian kendiri, iaitu keberkesanan pengurusan organisasi,
perancangan strategik, hubungan perbadanan, kerajaan, hubungan dengan
penderma, dan jurang antara anggapan dengan keadaan sebenar.
Model ini memfokuskan sumber organisasi untuk memperbaiki jurang yang
lebih besar, seterusnya akan meningkatkan kemampuan operasi organisasi secara
berkesan. Bagi mengekalkan perhubungan dengan penderma pula, ia memerlukan
sumber kewangan yang lebih banyak dan penyiasatan berterusan dalam jangka
panjang.
Jurang-jurang yang berlaku atas penilaian dapat menggambarkan kejayaan
organisasi. Hal ini dapat memberi peluang kepada pihak pengurusan mencari
penyelesaian untuk mengecilkan jurang yang berlaku, seterusnya meningkatkan
pencapaian organisasi.
.
b) Model Penilaian Kualiti Perkhidmatan
Secara umumnya, organisasi bukan untung adalah ditubuhkan untuk
menawarkan perkhidmatan kepada sekumpulan masyarakat yang tertentu. Ia
adalah satu idea pemasaran moden koporat di mana penilaian kualiti perkhidmatan
adalah dilakukan berdasarkan sudut pandangan pengguna. Seterusnya dapat
memberikan keputusan yang lebih adil dan boleh menawarkan perkhidmatan yang
dapat memenuhi keperluan pengguna.
17
Sekiranya model ini digunakan, penilaian perlu dibuat dengan berhati-hati
kerana perbezaan latar belakang, budaya, dan persekitaran akan memberi
keputusan penilaian yang kurang tepat. Penilaian boleh dilakukan dengan
menggunakan soal selidik. Model penilaian kualiti perkhidmatan ini bukan sahaja
dapat memperbaiki kualiti perkhidmatan secara berterusan, malah dapat digunakan
untuk perancangan strategik dan mengalokasi sumber dengan berkesan.
Walaubagaimanapun, model ini terdapat satu kelemahan di mana ia adalah
tidak memberi fokus yang menyeluruh, iaitu kepada kualiti fungsian sahaja. Hal ini
berlaku kerana secara umumnya, terdapat dua aspek penilaian kualiti
perkhidmatan, iaitu dari aspek kualiti teknikal (hasil perkhidmatan) dan kualiti
fungsian (kualiti proses). Kualiti teknikal adalah merujuk kepada apa yang dapat
diperolehi dari perkhidmatan tersebut manakala kualiti fungsian adalah merujuk
kepada bagaimana perkhidmatan diberikan.
c) Penilaian Kewangan
Organisasi bukan untung tidak dapat sumber kewangan daripada
keuntungan, tapi memperolehi dari derma dan yuran orang awam untuk membiayai
perbelanjaan operasinya. Jadi sekiranya orang awam tidak sanggup derma kepada
organisasi, dan tidak rela menyertai aktiviti sukarela yang dianjurkan; kerajaan
tidak lagi memberi sumbangan kewangan, organisasi bukan untung akan
menghadapi masalah kewangan yang serius.
Jadi, prestasi kewangan organisasi perlu dinilai untuk mengukur risiko dan
prestasinya. Kaedah penilaian yang boleh digunakan adalah nisbah kewangan
seperti nisbah kecairan, dan nisbah hutang. Selain itu, belanjawan organisasi juga
boleh dinilai dengan melihat kepada aktiviti yang dijalankan kebelakangan.
Penilaian dilakukan dengan membandingkan kos yang dirancang dengan kos
sebenar yang dilibatkan. Sekiranya amaun sebenar melebihi amaun yang dirancang
dan jurang perbezaan adalah besar, maka ada masalah telah berlaku.
18
d) Kaedah Penilaian Ke Atas Kesan (Evaluation Of The Effect Of Assessment
Method)
Kesan yang dinyatakan adalah merujuk kepada individu atau kumpulan
tertentu yang terlibat dalam aktiviti yang dianjurkan oleh organisasi bukan untung
dan memperolehi manfaat daripada aktiviti tersebut. Penilaian prestasi dilakukan
biasanya melibatkan input, output, kecekapan dan keberkesanan ke atas projek
yang dianjurkan. Model penilaian kesan (impact assessment model) telah
dicadangkan di mana dapat menunjukkan akauntabiliti organisasi dan akan
meningkatkan imej serta kebolehpercayaan kepada organisasi.
Kaedah penilaian ini adalah penting bagi organisasi bukan untung
berkembang dan boleh dijadikan alat pembelajaran di mana keputusan penilaian
akhirnya boleh diselaraskan untuk digunakan dalam perancangan strategic,
perancangan dan pelaksanaan operasi.
Sekiranya model ini digunakan, ia memberi kesan yang paling besar ke
atas kualiti penilaian, seterusnya adalah sokongan pengurusan dan juga teknologi.
Ini bermakna ia memerlukan penglibatan dan sokongan menyeluruh dari seluruh
organisasi sehinggakan budaya organisasi pun akan mempengaruhi kualiti
penilaiannya. Tetapi kaedah penilaian kesan ini adalah kompleks di mana perlu
mengumpul maklumat dari pelbagai sumber dan ini bermakna kos penilaian adalah
tinggi.
e) Aduan Dan Maklum Balas Dari Orang Awam
Organisasi bukan untung memperolehi dana daripada orang awam dengan
menawarkan perkhidmatan dan produk kepada ahlinya. Oleh itu, organisasi perlu
berusaha menarik lebih ramai ahli menyertai mereka. Jadi adalah penting
organisasi dengar suara hati ahlinya dengan menerima aduan dan maklum balas
19
dari mereka. Hal ini boleh dilakukan dengan membandingkan bilangan aduan yang
diterima dari tahun ke tahun.
Sekiranya aduan yang diterima berkurangan, ini menunjukkan prestasi
organisasi adalah semakin baik. Untuk memastikan kaedah penilaian ini berjaya,
organisasi boleh membangunkan satu sistem yang lengkap dengan menggunakan
teknologi seperti penggunaan internet untuk menerima aduan dan maklum balas.
f) Konsep 3E
i) Kecekapan (Penilaian prestasi kerja)
Kecekapan merujuk kepada pencapaian output maksimum dengan
menggunakan input yang minimum. Prestasi dalam organisasi bukan untung
dapat dinilai dengan membandingkan nisbah input sebenar dengan output
sebenar. Jika nisbah dapat dicapai, ini menunjukkan lebih banyak
perkhidmatan dapat diberi dengan input yang sedikit. Ini menunjukkan
organisasi dapat menguruskan sumber dengan cekap.
ii) Ekonomi (Pengukuran sumber)
Ekonomi adalah merujuk kepada memperolehi sumber yang diperlukan dalam
pengeluaran untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan pada harga yang
terendah. Penilaian prestasi boleh dilakukan dengan menentukan dan
membandingkan kos input sebenar dengan kos yang dibelanjawankan.
iii) Keberkesanan(Pengukuran produk)
Keberkesanan adalah berkaitan dengan pencapaian pendapatan yang
disasarkan. Oleh itu, prestasi organisasi bukan untung boleh dinilai melalui
misi atau objektif yang telah disempurnakan.
20
g) Kunci Penunjuk Prestasi (Key Performance Indicator)
Penilaian ini biasanya digunakan untuk membantu organisasi menerangkan
sejauh mana organisasi dalam mencapai matlamat jangka penjang. KPI selalunya
digunakan untuk menilai aktiviti yang susah untuk dinilai seperti manfaat
pembangunan kepimpinan, perkhidmatan, dan kepuasan.
KPI adalah dikaitkan dengan strategi organisasi dengan menggunakan
konsep-konsep atau teknik seperti Balanced Scorecard. KPI berbeza bergantung
pada sifat dan strategi organisasi. Ia membantu untuk menilai kemajuan organisasi
terhadap visi dan matlamat jangka panjang, terutama terhadap pengukuran
matlamat berasaskan pengetahuan yang sukar.
h) Benchmarking
Ia adalah satu proses yang menghubungkan jurang antara idea dan prestasi
yang baik berbanding organisasi lain. Penilaian biasanya dilakukan dengan
menggunakan dimensi masa, kualiti dan kos antara organisasi, ia bermaksud
membuat kerja dengan lebih baik, pantas dan murah. Organisasi akan mempelajari
dan menerapkan amalan baik organisasi yang lain dan seterusnya akan membantu
pembentukan strategi yang akan meningkatkan prestasi organisasi.
i) Prestasi Audit
Penilaian dalam prestasi audit sesebuah organisasi dapat menentukan sama
ada ia beroperasi dengan cekap dan berkesan. Pengauditan yang dijalankan dapat
menyiasat sama ada penggunaan sumber organisasi dengan betul dan tiada
penyelewengan berlaku, ia juga boleh mengurangkan pembaziran yang berlaku.
Pengauditan yang dilakukan dapat memastikan laporan kewangan yang dibuat
tepat, boleh dipercayai dan adil, seterusnya penilaian dapat dilakukan dengan tepat.
21
4.0 PERBANDINGAN PENILAIAN ANTARA ORGANISASI
PERKHIDMATAN DAN BUKAN PERKHIDMATAN
Dari aspek matlamat, matlamat organisasi bukan untung adalah selain daripada
keuntungan seperti menjaga kebajikan masyarakat, pelaksanan tanggungjawab sosial.
Dengan ini, sistem penilaian prestasi dalam organisasi bukan untung adalah satu proses
yang lebih mengutamakan sejauhmana organisasi bukan untung berjaya mencapai
matlamat dan objektif mereka.
Manakala, matlamat organisasi perkhidmatan masih adalah memaksimumkan
keuntungan dan menyediakan sesuatu yang tidak dapat dilihat, tidak tahan lama dan
pergerakan serentak. Dengan ini, masalah perkhidmatan adalah beberapa kali
berkemungkinan daripada pelanggan dengan masalah produk. Sistem Penilaian prestasi
bagi organisasi perkhidmatan menilai dari dimensi kebersaingan, prestasi kewangan,
fleksibiliti, kualiti perkhidmatan, penggunaan sumber dan inovasi.
Dari aspek output, kebanyakan output organisasi bukan untung, tidak boleh
diukur dalam nilai kuantitatif, iaitu keuntungan. Kejayaan organisasi bukan untung hanya
boleh diukur terutamanya melalui berapa banyak perkhidmatan telah diberikan oleh
organisasi dan sejauhmana perkhidmatan ini diberikan.
Manakala, output organisasi perkhidmatan dinilai dalam dua kategori,iaitu
kuantitatif dan kualitatif. Kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan, kepantasan
pemberian perkhidmatan, kecekapan organisasi dalam menggunakan sumber yang terhad,
pembangunan perkhidmatan baru, pembaikan dan peningkatan perkhidmatan sedia ada
boleh dikategorikan dalam kualitatif. Pengukuran ke atas pertumbuhan jualan ke atas
pertumbuhan jualan dan pasaran saham, belanjawan, nisbah input kepada output, kos
pembangunan inovasi perkhidmatan pula dikategorikan dalam kuatitatif.
Dari aspek penggunaan untung, pihak pengurusan organisasi perkhidmatan akan
memberi sebahagian keuntungan atau dividen kepada pemegang saham atau pemilik
organisasi bagi menikmati kepulangan dari menanggung risiko mereka.
22
Manakala, organisasi bukan untung akan menggunakan kelebihan pendapatan
mereka untuk memberi bantuan dan sokongan kepada masyarakat serta membiayai kos
pentadbiran harian organisasi bukan untung tersebut.
Dari aspek pemilikan organisasi, pemilik organisasi perkhidmatan mempunyai
kawalan ke atas aset dan organisasi di bawah undang-undang. Ini bermakna, pemilik
organisasi mempunyai hak pemindahan atau hak jual-beli aset- aset organisasi tersebut.
Manakala, organisasi bukan untung tidak ada sebarang hak pemilikan aset dari segi
undang-undang dan tidak menjamin bahawa mereka berupaya mengawal organisasi. Ini
bermakna hak pemindahan aset adalah hak organisasi tersebut.
23
5.0 KESIMPULAN
Penilaian adalah satu skop kerja yang harus diberikan perhatian banyak untuk
menjamin prestasi masa hadapan sesebuah syarikat tanpa mengambil kira ia adalah
organisasi bermotifkan untung atau tidak. Kini, adalah menjadi perlu untuk mengambil
sikap berhati-hati dalam memastikan pencapaian organisasi tidak ‘menjauhi’ daripada misi
dan visi organisasi semasa kuat mengejar keuntungan.
Namun begitu, penilaian prestasi adalah satu tugas yang amat sukar dalam semua
organisasi. Meskipun bagi organisasi yang mempunyai sistem pelaporan kewangan yang
sempurna, ia masih akan menghadapi kesukaran dalam pelaksanaan sistem penilaian
prestasi. Hal ini kerana banyak kos adalah terlibat secara langsung atau tidak langsung
sepanjang kerja penilaian prestasi dan akan membawa kesukaran kepada pengalokasian
kos terutamanya organisasi perkhimatan di mana kos yang terlibat adalah sukar
dikenalpasti dengan jelas dan teliti.
Perkhidmatan merupakan sesuatu yang bertentangan dengan pemberian fizikal
produk. Sesuatu perkhidmatan terdiri daripada aktiviti yang tidak membawa pemilikan
secara fizikal bagi output yang dikeluarkan. Penggunaan sumber, kepakaran dan
pengalaman yang sedia ada sesebuah organisasi dapat memberi perkhidmatan yang baik
kepada pelanggannya. Dari segi ekonomi perkhidmatan merupakan sektor ketiga. Terdapat
tiga jenis organisasi perkhidmatan iaitu perkhidmatan professional (contoh: firma guaman
dan Polis Diraja Malaysia), services shop (contoh: industri perhotelan dan Universiti) dan
mass services (contoh: Air Asia).
Sistem KTM Komuter adalah perkhidmatan awam yang penting bagi kebanyakan
pengguna dari kawasan pinggir bandar. Perkhidmatan–perkhidmatan yang disediakan oleh
KTMB termasuk perkhidmatan tren antarabandar, komuter mahupun barang sentiasa
menjanjikan perkhidmatan yang selesa, selamat, dan cekap. Untuk tujuan ini, segala
kemudahan dan infrastruktur telah dibangunkan demi memberikan keselesaan kepada
pelanggannya. Perkhidmatan ini menjangkau lebih daripada 1.4 kali ganda purata muatan
pada waktu puncak pagi (satu set tren 3 koc atau EMU yang direka untuk menampung 400
24
orang penumpang tetapi kini terpaksa menampung sekitar 600 orang penumpang pada
waktu puncak).
Dalam sistem tambang KTM, tradisional sistem tiket masih digunakan. Kini,
sehingga 25% masa perjalanan purata penumpang digunakan untuk beratur atau
menunggu di dalam bas sementara penumpang lain membayar tambang. Pertukaran
kepada sistem tanpa tunai akan menjimatkan sehingga separuh tempoh masa pembelian
tiket. Perlaksanaan sistem 1Tiket, 1Perjalanan Lancar akan memudahkan dan merangsang
penggunaan pengangkutan awam.
Tambahan lagi, dianggarkan terdapat kehilangan pendapatan sebanyak 20% di
dalam perkhidmatan bas dan rel akibat daripada sistem tunai yang tidak sempurna.
Kehilangan pendapatan ini menyebabkan kerugian kepada operator kira-kira RM 125 juta
setiap tahun. Bertukar kepada sistem tanpa tunai merentasi semua mod akan dapat
mengurangkan pengaliran keluar pendapatan memandangkan pengendalian wang tunai
yang banyak dapat dikurangkan.
Kos perlaksanaan tiket bersepadu dan kutipan tambang automatik (AFC)
dianggarkan berjumlah RM 35 juta dengan mengambilkira pelaksanaan inisiatif ini adalah
berdasarkan kaedah perkongsian kos asas bersama pihak Touch n Go dengan
menggunakan infrastruktur sedia ada. Adalah mandatori bagi semua operator untuk
memasang infrastruktur sistem tiket tanpa tunai di setiap kenderaan dan stesen mereka
tanpa sebarang kos terdahulu. Pilihan untuk menambah nilai kad menggunakan operator
telekomunikasi dan bank sedang dikaji dengan teliti. Kos terminal dan peralatan sistem
tanpa tunai akan dikongsi bersama dengan pelbagai pihak seperti Touch n Go, operator
telekomunikasi dan bank. Bagi menggalakkan penggunaan sistem tanpa tunai, kadar
tambang berbeza dan penjimatan sebanyak 20% akan diperkenalkan.
Pengguna sistem pembayaran elektronik menerusi kad Touch N’ Go yang
dikendalikan oleh Rangkaian Segar Sdn. Bhd. (RSSB) kini diperluaskan dan boleh
digunakan untuk perkhidmatan laluan KTM Komuter bermula 1 Julai 2005. KTMB
25
menjadi operator ketiga menggunakan perkhidmatan pembayaran kad pintar selepas
Putraline dan Starline.
Seorang anggota makmal, Prof Madya Sabariah Jemali dari Universiti Teknologi
MARA yang menyentuh mengenai aspek integrasi dan rangkaian berkata, penubuhan
Terminal Pengangkutan Bersepadu (ITT) akan mengurangkan kesesakan bas di bandar.
Selain itu, beliau berkata sistem tiket bersepadu seumpama penggunaan kad Touch
n' Go akan menggalakkan penumpang untuk tidak menggunakan wang tunai bagi
perjalanan dengan pengangkutan awam. Beliau berkata terdapat juga penunjuk prestasi
utama untuk pengusaha pengangkutan awam bagi memastikan mutu perkhidmatan yang
tinggi.
Antaranya Outcome Based Evaluation (OBE) digunakan untuk menentukan sama
ada perkhidmatan Penggunaan sistem pembayaran elektronik menerusi kad Touch N’ Go
ini mencapai tujuan iaitu mengurangkan pengaliran keluar pendapatan memandangkan
pengedalian wang tunai yang banyak dapat dikurangkan.
Selain itu, organisasi bukan untung (OBU) merupakan suatu organisasi perbadanan
yang wujud dengan tujuan pendidikan atau kebajikan dan pemegang sahamnya serta
pemegang amanahnya tiada manfaat kewangan. Korporat ini biasanya diwujudkan untuk
menyediakan program dan perkhimatan untuk manfaat awam. Dengan kata lain, organisasi
bukan bermotifkan untung adalah kumpulan, institusi atau perbadanan yang ditubuhkan
dengan tujuan penyediaan barangan dan perkhimatan di bawah suatu polisi yang mana
tiada individu akan berkongsi sebarang untung dan rugi organisasi.
Antara contoh untuk Organisasi Bukan Untung seperti Kelab Kebudayaan Tiong
Hua. Objektif utama kelab ini ditubuhkan adalah untuk menjaga kebajikan ahli-ahli kelab
serta menyebarkan tradisi dan kebudayaan Tiong Hua. Selain itu, antara matlamat kelab
ini adalah untuk mengeratkan hubungan antara satu sama lain dan memupuk perpaduan
serta meningkatkan daya kepimpinan ahli-ahli kelab melalui penganjuran aktiviti tahunan
seperti Pesta Ang Pau dan Pesta Tanglung. Kelab Kebudayaan Tiong Hua terdiri daripada
26
7 bahagian iaitu program, pemasaran, protocol, publisiti, kebajikan, persembahan dan
tugas-tugas khas dan setiap bahagian mempunyai tugas-tugas masing-masing.
Konsep pengukuran 3K merupakan antara teknik pengukuran prestasi yang
diamalkan oleh Kelab Kebudayaan Tiong Hua. Pengukuran prestasi berasaskan konsep 3K
ini meliputi konsep keekonomian, kecekapan dan keberkesanan. Keekonomian adalah
merujuk kepada pemerolehan input, iaitu sumber-sumber yang digunakan dalam
menyediakan perkhidmatan atau melaksanakan polisi mengikut spesifikasi kualiti yang
ditetapkan pada kos yang serendah mungkin. Dalam erti kata lain, keekonomian ini adalah
berkaitan dengan kos yang dilibatkan dalam satu program atau aktiviti dan melibatkan
input semata-mata. Input ini adalah seperti tenaga kerja, bahan-bahan dan peralatan yang
digunakan untuk mengeluarkan output iaitu barangan atau perkhidmatan.
Dalam pengurusan Kelab Kebudayaan Tiong Hua, keekonomian ini adalah melihat
sama ada kos untuk memperolehi sesuatu barang atau perkhidmatan adalah munasabah
atau tidak. Contohnya dalam urusan pembelian sesuatu aset kelab, ahli jawatankuasa
terbabit akan menyediakan senarai sebut harga oleh pelbagai pembekal untuk
memudahkan pemilihan pembekal.
Kecekapan pula melibatkan pencapaian output yang semaksima mungkin. Ini
merujuk kepada perkhidmatan yang diberikan dengan menggunakan tahap input yang
tertentu ataupun meminimakan penggunaan input bagi tahap output yang tertentu. Ini
diukur melalui nisbah input sebenar kepada output sebenar. Nisbah yang lebih kecil
menunjukkan lebih output bagi input yang digunakan dan lebih cekap organisasi tersebut.
Dalam pengurusan Kelab Kebudayaan Tiong Hua, kecekapan pula merujuk kepada
pengagihan tugas yang saksama dan cekap kepada individu yang bertanggungjawab dan
berkelayakan dalam melaksanakan tugas yang diberi.
Keberkesanan pula adalah berkaitan dengan pencapaian matlamat utama organisasi
seperti memastikan tujuan polisi telah dipenuhi. Konsep ini menekankan kepada hasil iaitu
keputusan yang diperolehi atau kesan perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan.
Keberkesanan dapat dicapai jika hasil atau kesan perlaksanaan sesuatu polisi adalah selari
dengan tujuan polisi berkenaan. Untuk memudahkan pengukuran keberkesanan, objektif
27
yang ditetapkan hendaklah berbentuk spesifik, boleh diukur dan realistik dari segi kesan
atau impak yang ingin dicapai. Dalam pengurusan Kelab Kebudayaan Tiong Hua,
keberkesanan ini merujuk kepada tahap kebolehcapaian objektif dan matlamat yang
ditetapkan berdasarkan program yang dijalankan.
Di samping itu, pengukuran prestasi dari aspek kewangan boleh dibuat melalui
dokumen-dokumen belanjawan. Angka-angka yang terdapat dalam dokumen ini boleh
digunakan untuk membandingkan prestasi yang dicapai dengan sasarannya. Belanjawan
adalah alat pengukuran prestasi yang boleh digunakan untuk mengukur tahap pencapaian
dan prestasi agensi dan aktiviti-aktivitinya. Dalam pengurusan Kelab Kebudayaan Tiong
hua, setiap exco dalam bahagian masing-masing akan menyediakan belanjawan untuk
program tertentu. Ini untuk memudahkan pengagihan sumber kewangan yang berpatutan
mengikut keperluan aktiviti yang bakal dijalankan. Penilaian ini akan dijalankan dengan
membandingkan perbelanjaan dan hasil yang dibelanjawankan dengan yang sebenar.
Selain itu, segala aduan dan maklumbalas yang diterima oleh sesebuah entiti dalam
sector awam juga boleh dijadikan asas untuk mengukur prestasi. Maklumat-maklumat
yang dikumpul ini boleh digunakan untuk mengukur prestasi dengan membuat
perbandingan jumlah aduan yang diterima dari satu tahun ke tahun yang lain .
Walaubagaimanapun, teknik ini dikatakan subjektif dan ia bergantung kepada sistem
aduan dan maklum balas yang wujud serta proses pengumpulan maklumat yang dibentuk.
Dalam pengurusan Kelab Kebudayaan Tiong Hua, borang penilaian atau borang maklum
balas akan diedarkan kepada individu yang terlibat secara langsung dengan aktiviti
program yang telah dijalankan contohnya peserta program, AJK dan pihak pentadbiran.
Borang ini bertujuan untuk mendapatkan segala maklum balas daripada pihak terbabit bagi
memudahkan penilaian tahap kebolehcapaian objektif dan matlamat sesuatu program.
Untuk memudahkan sistem penilaian untuk Kelab Kebudayaan Tiong Hua, sistem
failing yang lebih cekap dan kerap perlu disediakan dan dipantau dari semasa ke semasa
untuk mengelakkan berlakunya penyelewengan kuasa atau sumber kewangan dalam
pengurusan kelab.
28
Secara kesimpulannya, penilaian prestasi bagi organisasi perkhidmatan mahupun
Organisasi Bukan Untung (OBU) memerlukan sistem yang tersendiri. Adalah penting bagi
sesebuah organisasi untuk memilih petunjuk prestasi yang betul dan sesuai agar dapat
menggambarkan prestasi sebenar sesebuah organisasi.
29
6.0 SUMBER RUJUKAN
1.
30