kursus pengurusan latihan upm - pendaftar.upm.edu.my

KURSUS PENGURUSAN LATIHAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

26 – 27 Februari 2014Bilik Ibnu Sina, Pusat Islam, UPM

Anjuran: Seksyen Latihan (Bukan Akademik)Bahagian Pembangunan Sumber Manusia

Pejabat Pendaftar

Getting Started…

http://www.google.com/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&docid=uGudUdf0wc0yAM&tbnid=fKGgj7zbn1b-oM:&ved=0CAUQjRw&url=http://au.askmen.com/money/body_and_mind_200/224_better_living.html&ei=9PUJU6jZOeqNiAfk-oG4Dg&psig=AFQjCNEM1utIK0ZHYXJ6pYqW5WDIiBBMtA&ust=1393248050578326

OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN

Pada akhir kursus ini, peserta dapat:• Memahami teori dan asas

pengurusan latihan • Memahami kepentingan dan

keperluan latihan di UPM• Melaksanakan analisis keperluan

latihan dan menyediakan takwim latihan PTJ

Seksyen Latihan (Bukan Akademik)Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN

• Mengurus penilaian latihan secara berkesan

• Mengurus rekod latihan secara berkesan

• Memahami keperluan MS ISO 9001:2008 berkaitan latihan dan membuat persiapan rasmi menghadapi audit


TENTATIF PROGRAM

Hari Pertama (26 Februari 2014)

Sesi 1: 9.00 pagi – 10.30 pagi• Ice-Breaking & PengenalanSesi 2: 10.45 pagi – 12.45 t/hari• Overview Pengurusan Latihan di UPMSesi 3: 2.30 petang – 5.00 petang• Analisis Keperluan Latihan


TENTATIF PROGRAM

Hari Kedua (27 Februari 2014)

Sesi 1: 8.30 pagi – 10.00 pagi• Penilaian LatihanSesi 2: 10.15 pagi – 12.45 t/hari• Rekod LatihanSesi 3: 2.30 petang – 5.00 petang• Keperluan MS ISO dan Persediaan Audit


Aktiviti 1: ‘Icebreaking, Takeaway & Pre Test’

Pengenalan

Definisi Latihan


Definisi Latihan

Usaha terancang oleh sesebuah organisasi untuk menyelaras

pembelajaran staf bagi meningkatkan

kompetensi berkaitan kerja


Definisi Latihan

Proses sistematik membangunkan

pengetahuan, kemahiran dan sikap bagi

membolehkan staf menjalankan tugas pada standard yang diperlukan


Kepentingan Latihan Kepada Organisasi


Kepentingan Latihan Kepada Organisasi


Produktiviti

PersainganPembaziran

PrestasiMotivasi

KualitiKeuntungan

KewanganBakat

Faktor Mempengaruhi Prestasi


Pembangunan Bakat

(Latihan, Laluan Kerjaya, Bimbingan,

Maklumbalas)

Persekitaran(Komunikasi, Sumber, Persekitaran Fizikal,

Kerjasama, Kepimpinan)

Manfaat(Gaji, Bonus, Cuti,

Kemudahan, Apresiasi)

Domain Pembelajaran


Kognitif

Psikomotor

Afektif

Knowledge/Pengetahuan

Skill/Kemahiran

Attitude/Sikap

Kompetensi


Pengetahuan

Kemahiran

Sikap

Kompetensi

Kaedah Latihan


On The Job Training

Off The Job Training

? ?

Kaedah Latihan


On The Job Training

• Dalam suasana kerja• Penyelia/Pegawai

berpengalaman• Belajar sambil bekerja• Kos efektif

Off The Job Training

• Di luar suasana kerja• Penceramah/Fasilitator• Pembelajaran yang

fokus• Kos tinggi

Kaedah Latihan

• Kandungan latihan ditentukan oleh pelanggan atau peserta berdasarkan keperluan latihan

• Peserta bertanggungjawab terhadap latihan yang diikuti, penceramah hanya membantu

• Komunikasi pelbagai hala: penceramah –peserta – peserta lain

• Pelbagai teknik latihan digunakan


Kaedah Latihan

• Peserta dicabar dengan idea-idea, pengetahuan dan kemahiran baharu

• Latihan dijalankan dalam kumpulan kecil, dengan persekitaran kurang formal dan dengan kurikulum yang terancang (tetapi fleksibel)


ADDIE Model


Analysis• Ada keperluan? Siapa? Kemahiran yang diperlukan? Jurang kemahiran?• Hasil analisis

Design• Objektif latihan• Kandungan Latihan

Develop• Bangunkan modul/kaedah pelaksanaan

Implement• Jalankan latihan mengikut perancangan

Evaluate• Pencapaian objektif latihan• Peningkatan kompetensi

ADDIE

ADDIE Model


A

D

DI

EE

Persoalan Dalam Penentuan Latihan

• Adakah latihan perlu dijalankan?• Siapa yang perlu dilatih?• Apakah objektif latihan berkenaan?• Apakah pengetahuan/kemahiran yang

diperlukan?• Apa kandungan latihan yang akan

dijalankan?• Apa bentuk latihan yang sesuai?• Siapa yang akan melaksanakan latihan?• Bagaimana keberkesanan latihan

ditentukan?


ADDIE

OverviewPengurusan Latihan di UPM

Kategori Latihan


Latihan

Pembelajaran

Pembelajaran Kendiri

Aktiviti 2: ‘Kategori Latihan’

Peluang Latihan di UPM


Kursus Bengkel Taklimat

MotivasiCeramahProgram Kerohanian

Perjumpaan Sambutan Sangkutan

MobilitiOn The JobKendiri

Lawatan Mentor Latihan Profesional

Cuti Belajar

Struktur Pengurusan Latihan UPM


JAWATANKUASA LATIHAN

UNIVERSITI PEJABAT PENDAFTAR

PELAKSANA LATIHAN

UNIVERSITI PTJ

• Bahagian Pembangunan Sumber Manusia• Penyelaras Latihan Staf UPM• Seksyen Latihan (Akademik/Bukan Akademik)

• Pej. Bendahari, CADe, PPKKP, iDEC, TPU, Pej. TNCPI, PPPA, Fakulti Perubatan SK

• TPLS/Staf Pelaksana Latihan

• TPLS/Staf Pelaksana Latihan• Jawatankuasa Latihan PTJ

• Polisi & Dasar Latihan UPM• Pendaftar (Pengerusi), Pengerusi Jemaah Dekan & Institut, Presiden Persatuan &

Kesatuan, Pengarah CADe, Pengarah UCTC, Pengarah BPK, Ketua Bahagian Pembangunan Sumber Manusia

Peranan TPLS/Staf Pelaksana


Dokumen Rujukan LatihanDokumen rujukan latihan utama di UPM:• Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005

Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam• Program Pembangunan Profesional Staf UPM• Dokumen Kualiti (Prosedur, Garis Panduan, Borang)• Standard MS ISO 9001:2008• Garis Panduan (Program Sangkutan, UPMTOP,

UPMTACT dll)• Pekeliling (Program Transformasi Minda dll)


Aktiviti 3: ‘Dokumen Rujukan Latihan’

Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005Prosedur Pengurusan Latihan UPMGaris Panduan UPMTOP & UPMTACTPekeliling Program Transformasi Minda

bE cREaTive!!!

Analisis Keperluan Latihan (TNA)

Analisis Keperluan Latihan

Proses sistematik mengumpul dan menganalisis maklumat bagi menambahbaik

prestasi individu atau organisasi. Kaedah untuk menentukan apa latihan yang

perlu dilaksanakan dan siapa yang perlu menghadiri latihan.


Kaedah Pelaksanaan TNA


TemubualKaji Selidik

Pemerhatian Perbincangan

Analisis Laporan

Minit Mesyuarat

Analisis Keperluan Latihan

Analisis Jurang

Kaedah Pelaksanaan TNAContoh: Penolong Pegawai Sains


Senarai Tugas Menyelenggara peralatan makmal secara dalaman

Kemahiran Menjalankan kalibrasi peralatan makmal

Desired Level (DL) 5

Current Level (CL) 1

Gap 4 (DL – CL)

Importance To Job (ITJ) 3

Training Priority (TP) 12 (Gap x ITJ)

Kursus Dicadangkan Kursus Kalibrasi Peralatan Makmal

Kaedah Pelaksanaan TNASkala DL/CL

Skala ITJ


1 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar2 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar yang minima3 Berkemahiran tanpa tunjuk ajar4 Berkemahiran dan boleh memberi tunjuk ajar5 Kemahiran yang tinggi

1 Kurang Penting2 Penting3 Sangat Penting

Kaedah Pelaksanaan TNAContoh: Pegawai Tadbir


Senarai Tugas Menjadi setiausaha mesyuarat jawatankuasa

Kemahiran Menulis minit mesyuarat



Gap 3 (DL – CL)



Kursus Dicadangkan Kursus Penulisan Minit Mesyuarat

Kaedah Pelaksanaan TNAContoh: Pemandu


Senarai Tugas Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM

Kemahiran Berbahasa Inggeris



Gap 3 (DL – CL)



Kursus Dicadangkan Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu


Gap Analysis: Individu


Senarai Tugas Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus

Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM

Berbahasa Inggeris 4 1 3 2 6 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu


Gap Analysis: Staf (*1) / Penyelia (*2)


Senarai Tugas

Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus*1 *2 Avg


Berbahasa Inggeris

4 3 1 2 2 2 4 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu


Gap Analysis: Kumpulan


Senarai Tugas

Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus1 2 3 4 Avg


Berbahasa Inggeris

4 1 2 2 1 1.5 2.5 2 5 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu

TNA Latihan


Kursus Bil. Permohonan Peratus

Kursus Komunikasi 25 35.7

Kursus Bahasa Inggeris 49 70.0

Kursus Penulisan Laporan 55 78.6

Kursus SPK 21 30.0

Kursus Pemanduan Berhemah 5 7.1

Kursus Kepimpinan 17 24.3

Pembinaan Pasukan 60 85.7

Kursus Pembedahan Haiwan 6 8.6

Kursus Fisioterapi Haiwan 5 7.1

Kursus Pengendalian Aduan 12 17.1

TNA Latihan


Pencadang Latihan

Dekan Kursus Motivasi

Kursus Perkhidmatan Pelanggan

Team Building

Timbalan Dekan Akademik Kursus Pengendalian Pelajar Bermasalah

Kursus Penyampaian BerkesanTimbalan Dekan Penyelidikan Kursus Penulisan Research Proposal

Kursus Pembantu Makmal

Ketua Jabatan Kursus Pembantu Makmal

Team Building

Ketua Pentadbiran Kursus Penulisan

Penyediaan Takwim Latihan


Tarikh Program Tempat Kumpulan Sasaran

Penceramah Kos

1 Februari 2014 Bengkel SKT Staf Dewan Kolej 6

Semua staf - RM5,000.00

20-21 Jun 2014 Bengkel Pemantapan Penulisan Surat Rasmi

Bilik Seminar

Semua Setiausaha dan Pemb. Tadbir

Pensyarah FBMK

RM4,000.00

13-14 Ogos 2014


Bilik Seminar

Semua staf kaunter dan pejabat

Penceramah luar

RM7,000.00

10 Oktober 2014

Ceramah Hari Inovasi

Dewan Kuliah

Semua staf MPC RM5,000.00

Disahkan Oleh:

Pemantauan Takwim Latihan


Program Tarikh Dirancang Tarikh Dilaksanakan Catatan

Bengkel SKT Staf 1 Februari 2014 1 Februari 2014 -

Bengkel Pemantapan Penulisan Surat Rasmi

20-21 Jun 2014 1-2 Julai 2014 Audit Kendiri pada 20-21 Jun 2014


13-14 Ogos 2014 - Tidak dilaksanakan kerana kekangan bajet latihan

Ceramah Hari Inovasi 10 Oktober 2014 12 Oktober 2014 Pindaan tarikh mengikut tarikh penceramah

Aktiviti 4: ‘TNA Staf Pelaksana Latihan’

Aktiviti 5: ‘Recap!’

Penilaian Latihan

Model KirkpatrickEmpat Peringkat Penilaian Latihan(Four Levels of Evaluation Model)


Reaction/Reaksi

Learning/Pembelajaran

Behaviour/Tingkah laku

Result/Keputusan

Peringkat 1• Pandangan dan perasaan

peserta terhadap latihan yang dijalankan

• Dijalankan sebaik sahaja latihan tamat

• Data mudah diperolehi & dianalisis

• Borang maklumbalas/ survey, lisan

• Kos rendahSeksyen Latihan (Bukan Akademik)Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Reaction

Peringkat 2• Peningkatan pengetahuan

dan keupayaan peserta setelah menjalani latihan

• Dijalankan sebelum dan selepas latihan

• Sukar dijalankan bagi latihan kompleks

• Ujian sebelum/selepas, temubual


Learning

Peringkat 3• Aplikasi pembelajaran dan

kemahiran yang diperolehi selepas latihan dalam tugas

• Dijalankan selepas latihan bagi memberi masa bagi proses aplikasi berlaku

• Pemerhatian/temubual bagi menilai perubahan

• Memerlukan kerjasama penyelia/pegawai

• Penilaian selepas latihanSeksyen Latihan (Bukan Akademik)Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Behaviour

Peringkat 4• Menilai kesan/impak yang

diberikan oleh peserta kepada organisasi (perniagaan/ persekitaran)

• Memerlukan usaha dan masa yang banyak untuk dilaksanakan dan dibuktikan

• ROI, produktiviti, masa, aduan, penjimatan


Result

Penilaian Keberkesanan LatihanProgram yang perlu dijalankan penilaian:• Latihan formal: Kursus, Bengkel, Seminar, Forum,

Simposium, Kolokium, Konvensyen dllPengecualian:• Pengurusan universiti, Ketua PTJ, pegawai akademik

(bidang kepakaran), bengkel kerja, latihan berbentuk subjektif dan tidak melibatkan tugas hakiki

• Rujuk: Garis panduan Penilaian Program & Penilaian Keberkesanan Latihan


Penilaian Keberkesanan Latihan• Penilaian dijalankan dalam

tempoh 3 bulan dari tarikh latihan

• Hasil penilaian keberkesanan latihan dianalisis menggunakan templat MS Excel


Aktiviti 6: ‘Latihan Yang Perlu Dinilai’

Dokumen & Rekod Latihan

Borang Latihan


Sistem Pengurusan Latihan


Aktiviti 7: ‘Fail Latihan’

Keperluan MS ISO Berkaitan Latihan

http://www.google.com/url?sa=i&source=images&cd=&cad=rja&docid=acF8mE6AJdd_DM&tbnid=D23z2ReeEAH6KM:&ved=0CAgQjRw4Dw&url=http%3A%2F%2Fqibbsconsulting.com%2Fiso_Training.html&ei=VhoOU82aEMnJiAen2oDAAQ&psig=AFQjCNEKIKa-K4eajol39TI2WZUcECwaqQ&ust=1393519574315475

Aktiviti 8: ‘Keperluan Standard Berkaitan

Latihan’

• Topik 1: 4.2.4• Topik 2: 6.2.2• Topik 3: 8.4• Topik 4: 8.5.2

• Apakah yang dikehendaki oleh klausa tersebut?

• Apakah bukti objektif yang menunjukkan keperluan telah dipatuhi?

Penemuan Audit


• Analisis keperluan latihan tidak dijalankan• Takwim PTJ tidak disediakan/diluluskan• Takwim PTJ tidak dimaklumkan kepada staf• Latihan tidak dijalankan mengikut takwim• Penilaian program tidak dijalankan/dianalisis• Penilaian keberkesanan tidak

dijalankan/dianalisis• Tiada rekod kehadiran latihan• Aktiviti latihan tidak dimaklumkan kepada TPLS

Penemuan Audit


• Staf tidak diberi latihan teknikal/tidak kompeten• Staf baharu tidak diberi latihan• Staf kurang faham tentang SPK/Prosedur latihan• Pelaksanaan latihan tidak mengikut prosedur• Tiada pemantauan/tindakan terhadap staf yang

tidak cukup 7 hari latihan• Fail tidak diwujudkan/tiada dokumen• Surat tawaran lewat dikeluarkan

Aktiviti 9: ‘Log Pembelajaran & Post Test’

Congratulations!!!

And Thank You For Your Cooperation..

kursus pengurusan latihan upm - pendaftar.upm.edu.my

Documents