kursus perolehan kerajaan - treasury.gov.my

PENILAIAN TENDER BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

Kementerian Kewangan Malaysia

KURSUS PEROLEHAN KERAJAAN SIRI TRAINING OF TRAINERS (TOT)

SIRI 2/2015

Bahagian Perolehan Kerajaan, Perbendaharaan Malaysia Slide 2

PENYEDIAAN SKIMA PEMARKAHAN BAGI PENILAIAN TENDER

Skima pemarkahan perlu disediakan bersekali dengan penyediaan spesifikasi …

• Maklumat yang diperlukan bagi penilaian

tender telah diketengahkan. • Semua syarat-syarat telah dimasukkan

dalam setiap langkah penilaian tender. • Penender akan mengemukakan

maklumat dengan jelas semasa mengemukakan dokumen tender

BUKU GARIS PANDUAN PENILAIAN TENDER


KANDUNGAN Buku Garis Panduan Penilaian Tender

Objektif Kandungan Utama

Tatacara Penilaian Tender Untuk Bekalan dan

Perkhidmatan

Proses Penilaian Tender Bekalan dan Perkhidmatan

Penilaian Teknikal Penilaian Harga



Objektif

Memberi panduan umum dan rujukan bagi semua Kementerian dan agensi Kerajaan dalam melaksanakan proses penilaian tender

Memastikan proses penilaian tender dapat

dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah terbaik (best value for money) kepada Kerajaan



Kandungan Utama

Sistem Perolehan Kerajaan Objektif dan prinsip perolehan

Perolehan Secara Tender Proses Tender (Mengikut 1PP/PK2/2013)

Tatacara Penilaian Tender Bekalan dan Perkhidmatan Tatacara Penilaian Tender Kerja Proses Kerja dan Carta Aliran Perolehan Secara Tender Contoh-Contoh Laporan/Format

Laporan Penilaian Kertas Taklimat Kertas Keputusan Tender


PROSES PENILAIAN TENDER BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

Ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal

©2011 [email protected]

Menetapkan Kriteria Penilaian

Memahami Tatacara Perolehan

Secara Tender (1PP/PK2/2013)

Memahami Tugas JK

dan Mematuhi Etika Penilaian

Penilaian Peringkat

Kedua

Laporan

1

2

5

6

3 Penilaian Peringkat Pertama

4


TATACARA TENDER

Pematuhan 1PP-PK 2 Proses dan Tatacara Perolehan Secara Tender

Prinsip-prinsip perolehan Syarat-syarat dan arahan kepada petender Spesifikasi

Jawatankuasa Penilaian

Pelantikan secara bertulis oleh Ketua Jabatan Mengikut Etika-etika Penilaian Mengikut tugas dan peranan yang ditetapkan sama ada

Penilaian Teknikal atau Penilaian Harga

1


TATACARA TENDER Keahlian Jawatankuasa Penilaian Tender

i. Jawatankuasa Penilaian Teknikal Keahlian tidak kurang dari 3 orang (sekurang-kurangnya

seorang Pegawai Kumpulan P&P) Pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan.

Jika tiada kepakaran dalaman, pakar dari Agensi luar boleh dipelawa.

ii. Jawatankuasa Penilaian Harga Keahlian tidak kurang dari 2 orang (sekurang-kurangnya

seorang Pegawai Kumpulan P&P)

• Bekalan dan Perkhidmatan • Kerja berasaskan Turnkey atau Design and Build

• Terdapat 2 Jawatankuasa yang berasingan:

1


TATACARA PENILAIAN TENDER Etika Penilaian

Etika Am Jawatankuasa Penilaian:

Penilaian dibuat secara objektif, adil dan saksama;

Penilaian dibuat berasaskan penilaian yang seragam/sama;

Bebas daripada pengaruh luar; Memastikan tiada kepentingan persendirian atau

kepentingan terletak hak; Segala maklumat adalah dirahsiakan; Penilaian dibuat secara bermesyuarat; Mengetahui dan jelas tentang kandungan Arahan

Kepada Petender; dan Segala perakuan penilaian dicatatkan dengan

jelas dan terperinci.

2


TATACARA PENILAIAN TENDER Etika Penilaian

Etika Penilaian Khusus Bagi Jawatankuasa Teknikal:

Ahli tidak boleh mengetahui nama petender; Ahli tidak boleh mengetahui harga tawaran; Memahami spesifikasi yang disediakan; Mengetahui dan jelas tentang kandungan

Arahan Kepada Petender; dan Penilaian dibuat berdasarkan maklumat-

maklumat yang terdapat dalam dokumen tawaran tender sahaja.

2

PENILAIAN TEKNIKAL


TATACARA PENILAIAN TENDER Tugas-tugas Jawatankuasa Penilaian Teknikal

Pematuhan kepada spesifikasi yang telah ditetapkan;

Keupayaan/kapasiti maksimum dan minimum; Pematuhan kepada keperluan mandatori; Tatacara ujian (methods of tests/test protocol); Pemilikan loji dan peralatan asas yang utama

yang terbukti beroperasi untuk tahap minima; Kepantasan (speed); Pematuhan kepada ciri-ciri keselamatan wajib; Pematuhan kepada keutamaan teknikal,

contoh: equipment rating;

2


TATACARA PENILAIAN TENDER

Tugas Jawatankuasa Penilaian Teknikal (Samb.) Mempunyai sijil ujian/pengesahan standard; Keputusan ujian untuk ujian kualiti (quality control); Jangka hayat dan faktor keupayaan; Memenuhi keperluan pengguna dan berkualiti; Keputusan ujian dan analisa; Pematuhan kepada Standard Malaysia (MS) atau Standard

Antarabangsa; dan Pematuhan penggunaan bahan/barangan tempatan yang

disenaraikan dalam senarai bahan/barangan binaan tempatan oleh IKRAM QA Services Sdn Bhd dan senarai bahan/barangan buatan tempatan yang dikeluarkan oleh SIRIM QAS Sdn Bhd.

2


TATACARA PENILAIAN TEKNIKAL Langkah 3: Menetapkan Kriteria Penilaian

Kriteria penilaian teknikal disediakan di peringkat awal sebelum proses penilaian ke atas petender bermula

Kriteria Penilaian Peringkat Pertama: Semakan ke atas syarat/spesifikasi wajib Bagi menentukan keperluan mengadakan penilaian melalui

dua peringkat:

3 1 2 4 5

Penilaian Teknikal Peringkat Pertama

• Pematuhan Kepada Spesifikasi / Syarat Wajib

Penilaian Teknikal Peringkat Kedua

• Pematuhan Kepada Spesifikasi Am

6


TATACARA PENILAIAN TEKNIKAL Langkah 3: Menetapkan Kriteria Penilaian (Samb.)

Kriteria Penilaian Peringkat Kedua: Semakan ke atas spesifikasi am teknikal

Bagi menentukan perolehan tersebut kompleks Mempunyai keperluan untuk wajaran berbeza – tentukan

melalui ciri-ciri spesifikasi teknikal di dalam dokumen tender

Ciri Perolehan dan Ciri Spesifikasi Am

Kaedah Pemarkahan

Perolehan Tidak Kompleks, Spesifikasi Am Pada Wajaran Yang Hampir Sama

Skim Pemarkahan Terus

Perolehan Kompleks, Ciri-Ciri Spesifikasi Am: Mempunyai Tahap Kepentingan Yang Berbeza

Skim Pemarkahan Mengikut Keutamaan/

Wajaran

1 2 4 5 6 3


TATACARA PENILAIAN TEKNIKAL Langkah 3: Menetapkan Kriteria Penilaian (Samb.)

Kriteria Penilaian Peringkat Kedua: Skim Pemarkahan Mengikut -tentukan tahap wajaran

3 1 2 4 5

Kedudukan Wajaran Ciri Wajaran Untuk Spesifikasi Am

5 Sangat Diperlukan - Ciri spesifikasi yang perlu ada dan utama yang membolehkan pengguna mendapat kelebihan serta menerima faedah sepenuhnya.

4 Diperlukan - Ciri spesifikasi yang diperlukan bagi membolehkan pengguna mendapat kelebihan dan menerima faedah.

3 Tahap Sederhana Diperlukan - Ciri spesifikasi yang masih diperlukan pada tahap sederhana sahaja bagi faedah pengguna.

2 Kurang Diperlukan - Ciri spesifikasi yang kurang diperlukan bagi pengguna dan sekiranya ada, ianya memberi kelebihan pada tahap minima. Ketiadaan spesifikasi ini masih tidak menjejaskan kualiti barangan atau perkhidmatan.

1 Tahap Pilihan Diperlukan - Spesifikasi pilihan (ada atau tiada). Ketiadaan spesifikasi ini tidak menjejaskan kualiti barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan dengan serius.

6


Penilaian berasaskan pematuhan kepada ciri-

ciri spesifikasi wajib

Syarat Wajib Tender: Contoh - Petender perlu mengemukakan butiran spesifikasi barangan yang ditawarkan dengan lengkap. Petender diwajibkan mengemukakan Borang A- Spec01.

Spesifikasi Wajib: Contoh – Tahap minimum

kapasiti hard drive untuk komputer riba adalah 2 terabytes.

Menentukan sama ada petender layak

dipertimbangkan untuk peringkat penilaian kedua

Petender yang gagal mematuhi penilaian peringkat pertama boleh ditolak dan Jawatankuasa perlu menyediakan justifikasi yang kukuh

3 5 2 1 4

TATACARA PENILAIAN TEKNIKAL Langkah 4: Penilaian Peringkat Pertama

6


3 5 2 1 4

TATACARA PENILAIAN TEKNIKAL Langkah 4: Penilaian Peringkat Pertama (Samb.)

6 Pematuhan kepada dua kedudukan sahaja iaitu mematuhi atau

tidak mematuhi melalui jadual di bawah: Spesifikasi Wajib: Contoh – Tahap minimum kapasiti hard drive

untuk komputer riba adalah 2 terabytes.

Kod Petender Spesifikasi Wajib (Nyatakan sama ada mematuhi

spesifikasi / syarat wajib

Catatan (tahap atau maklumat terperinci)

1/5 M Hard drive 2 terabytes

2/5 M Hard drive 2 terabytes

3/5 T Hard drive 1.5 terabytes

4/5 M Hard drive 2.5 terabytes

5/5 T Hard drive 1.5 terabytes

Nota: M – Mematuhi T – Tidak Mematuhi


Untuk mengukur dan menilai pematuhan petender kepada

spesifikasi am Tahap ketepatan dan pemberian markah berdasarkan ciri berikut:

3 4 2 1 5

TATACARA PENILAIAN TEKNIKAL Langkah 5: Penilaian Peringkat Kedua

6

Tahap Ciri Ketepatan I Tawaran yang melebihi had spesifikasi dan kelebihan tersebut

boleh memberi faedah atau keuntungan kepada pengguna.

II Menepati spesifikasi, atau tawaran yang melebihi had spesifikasi tetapi kelebihan itu tidak diperlukan oleh pengguna.

III Terdapat sedikit penyimpangan (deviation) dan ia tidak menjejaskan kualiti barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan dengan serius.

IV Terdapat penyimpangan yang ketara dan ia boleh menjejaskan kualiti barangan atau perkhidmatan dengan serius.

V Tidak menepati spesifikasi atau tiada komitmen atau tidak mengemukakan katalog / maklumat untuk semakan.


Tahap ketepatan dipindahkan melalui skim pemarkahan seperti di

bawah:

3 4 2 1 5

TATACARA PENILAIAN TEKNIKAL Langkah 5: Penilaian Peringkat Kedua (Samb.)

6

Tahap I II III IV V Markah 5 4 3 1 0

Alternatif: Jarak Pemarkahan Tidak Setara

Perbezaan pemarkahan yang jelas Perlu konsisten

Tahap I II III IV V

Markah 7 6 4 2 0


Berdasarkan Kriteria Pemarkahan di Langkah 4 – JK Penilaian

Teknikal sudah mengetahui sama ada:

3 4 2 1 5


6

Ciri Perolehan dan Ciri Spesifikasi Am

Kaedah Pemarkahan

Perolehan Tidak Kompleks, Spesifikasi Am Pada Wajaran Yang Hampir Sama

Skim Pemarkahan Terus

Perolehan Kompleks, Ciri-Ciri Spesifikasi Am: Mempunyai Tahap Kepentingan Yang Berbeza

Skim Pemarkahan Mengikut Keutamaan/Wajaran


Skim Pemarkahan Terus – Tiada Wajaran

3 4 2 1 5


6

Petender 1/5 Spesifikasi Am Tahap (Markah)

I (5)

II (4)

III (3)

IV (1)

V (0)

Catatan

1. Ciri spesifikasi am 1 X



Jumlah 5 8 0 0 0 Jumlah Besar = 13 Peratus = 13/15 = 86.67%




3 4 2 1 5 6

Elemen Kriteria W Petender 1/3 Petender 2/3 Petender 3/3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

A) Produk • Kepelbagaian produk yang ditawarkan (utama, aksoseries)

• Pilihan pelbagai pakej produk

20%

B) Kualiti • Penerimaan produk di pasaran, skala penerimaan produk

• Pematuhan/ujian kepada spesifikasi teknikal

30%

C) Penghantaran

• Kadar kemampuan mengikut jadual penghantaran

• Lokasi penghantaran zon

20%

D)Tahap Pematuhan Bekalan (Supply Security)

• Kemampuan/kapasiti pengeluaran

• Kadar simpanan stok • Jumlah mesin yang

beroperasi

30%


Selepas penilaian ke atas semua petender, laporan

Jawatankuasa Penilaian Teknikal perlu disediakan, yang mengandungi:

Senarai petender yang disokong mengikut

keutamaan kedudukan markah beserta perincian penilaian

Senarai petender yang ditolak dan tidak disokong

beserta ulasan Sebarang perkara penting boleh disyorkan Ditandatangani oleh semua Ahli Jawantankuasa

Penilaian Teknikal Contoh Laporan Penilaian Teknikal di Lampiran F1

dan G1.

3 4 2 1 6

TATACARA PENILAIAN TEKNIKAL Langkah 6: Laporan Jawatankuasa Penilaian Teknikal

5


Apa tindakan yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh Ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal?

Berapa peringkat untuk penilaian teknikal dan

nyatakan? Dalam keadaan mana, kaedah pemarkahan terus

atau pemarkahan mengikut wajaran ditentukan?

PENILAIAN HARGA


PROSES PENILAIAN HARGA 5 Langkah

1

2

3

4

5

Memahami Tatacara Tender (1PP/PK2/2013)

Memahami Tugas JK dan Mematuhi Etika

Menetapkan Kriteria Penilaian

Proses Penilaian

Laporan


TATACARA PENILAIAN HARGA Langkah 3: Menetapkan Kriteria Penilaian

3 1 2 4 5

Kriteria Penilaian Peringkat Pertama: Semakan ke atas pematuhan syarat wajib Proses menyemak pematuhan petender sebelum

proses pemarkahan di peringkat seterusnya.

Kriteria Penilaian Peringkat Kedua: Pemarkahan mengikut kriteria yang ditetapkan Proses penilaian mengikut aspek yang akan dinilai Sekiranya ada wajaran, hendaklah diputuskan

Penilaian Harga: Peringkat Pertama

• Pematuhan Kepada Syarat Wajib Tender (Lulus/Gagal)

Penilaian Harga: Peringkat Kedua

• Pemarkahan

1

2


TATACARA PENILAIAN HARGA Langkah 4: Penilaian

Menyemak syarat tender dan status operasi syarikat Pematuhan kepada syarat wajib tender Menyemak pendaftaran syarikat – kod

bidang berkaitan, kedudukan pendaftaran masih sah

Bilangan kakitangan (untuk mengukur kemampuan petender melaksanakan obligasi)

Profail pekerja yang dicadangkan Prestasi kontrak semasa atau lepas, jika ada Surat Pengesahan Wakil OEM

4 1 2 5 3 Penilaian Harga: Peringkat Pertama

• Pematuhan Kepada Syarat Wajib Tender (Lulus/Gagal)

1


TATACARA PENILAIAN HARGA Langkah 4: Penilaian (Samb.)

i. Penilaian harga tawaran – menyeluruh bagi setiap item Perbandingan dengan harga jabatan Mengambil faktor berkaitan: syarat,

kadar dan tempoh bayaran serta diskaun

Prinsip Tawaran Menyeluruh – faktor penyenggaraan, latihan, alat ganti

Kaedah pengangkutan: FOB / CIF Keutamaan Bumiputera Semakan Arithmatik (pengiraan)

4 1 2 5 3 Penilaian Harga: Peringkat Kedua

• Pemarkahan

2



4 1 2 5 3

Harga: FOB

Semak Harga

< tempoh maksimum? Country of origin?

Contoh: Penilaian Setiap Petender Dijadualkan



ii. Penilaian Keupayaan Kewangan Petender Kedudukan kewangan Kemudahan kewangan Analisis penyata kewangan (mengikut ratio)

Contoh:

4 1 2 5 3

Jenis Analisis Yang Sesuai Tafsiran

Nisbah Semasa (Current Ratio) = Aset Semasa Liabiliti Semasa

• Menunjukkan kedudukan aset semasa berbanding liabiliti semasa untuk menilai kecairan syarikat dan kebolehan membayar hutang jangka pendek

• Nilai nisbah yang lebih besar adalah lebih baik

Acid Test Ratio atau Quick Asset Ratio = Tunai + Akaun Pemiutang Liabiliti Semasa

• Bagi menilai kecairan jangka masa singkat tanpa bergantung kepada hasil jualan daripada stok sedia ada.

• Nilai nisbah yang lebih besar adalah lebih baik



iii. Sekiranya mempunya wajaran Penilaian Peringkat Ke-2 Perbandingan berdasarkan kriteria-kriteria Contoh: Markah Lulus 60%

4 1 2 5 3

Kriteria Penilaian Wajaran Catatan

1. Harga 70%

2. Pengalaman Syarikat 10%

3. Tempoh peyerahan 10% Memenuhi syarat 10, jika tidak 0

4. Kecairan modal 3% daripada AJ

10% Memenuhi syarat 10, jika tidak 0

JUMLAH Markah Lulus >60%, <60% Gagal



iii. Sekiranya mempunya wajaran (Samb.) Contoh pemarkahan bagi harga tawaran berbanding Harga

Anggaran Jabatan (AJ)

4 1 2 5 3

Kriteria Penilaian Markah Catatan Harga di antara -15% hingga -7%

5

Harga di antara -4% hingga -6.99%

4

Harga di antara -1% hingga -3.99%

3

Harga di antara -1% hingga +2%

2

Melebihi +2% 1



iii. Sekiranya mempunya wajaran (Samb.) Contoh: Perbandingan pengalaman syarikat bagi projek lain

berbanding Harga Anggaran Jabatan (AJ)

4 1 2 5 3

Kriteria Penilaian Markah Catatan Pengalaman yang sama dan sepadan bagi projek lain yang melebihi nilai AJ

5

Pengalaman yang sama dan sepadan bagi projek lain yang melebihi RM1 juta hingga nilai AJ

4

Pengalaman yang sama dan sepadan bagi projek lain yang melebihi RM500 ribu hingga nilai RM1 juta.

3

Pengalaman yang sama dan sepadan bagi projek lain yang kurang RM500 ribu

1

Tiada pengalaman 0




Elemen Kriteria W Petender 1/3 Petender 2/3 Petender 3/3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

A) Latar Belakang Syarikat

• Pengalaman sepadan dan sebanding

• Lokasi syarikat/pejabat cawangan

20%

B) Kedudukan Kewangan

• Mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh (>3% purata baki bank daripada Harga AJ)

• Kemudahan pembaiayaan

30%

C) Latar Belakang Kakitangan

• Kadar kemampuan melaksanakan perolehan

• Lokasi kakitangan mengikut zon

20%

D)Kerja Dalam Tangan

• Kemampuan/kapasiti syarikat

• Prestasi syarikat untuk kerja yang disempurnakan

• Kesan bebanan tugas • Pengukuran risiko

30%

1 2 5 3 4


5 1 2 4 3

TATACARA PENILAIAN HARGA Langkah 5: Laporan Jawatankuasa Penilaian Harga

Selepas penilaian ke atas semua petender, laporan

Jawatankuasa Penilaian Harga perlu disediakan, yang mengandungi:

Senarai petender yang disokong mengikut

keutamaan kedudukan harga beserta perincian penilaian

Senarai petender yang ditolak dan tidak disokong

beserta ulasan Sebarang perkara penting boleh disyorkan Ditandatangani oleh semua Ahli Jawantankuasa

Penilaian Harga Contoh Laporan Penilaian Teknikal di Lampiran F2

dan G2.


GARIS PANDUAN PENILAIAN TENDER Laporan/Format

Contoh-contoh Laporan/Format Disertakan untuk rujukan lebih mudah kepada Agensi (Lampiran F – M)

Contoh:

Lampiran F1 : Contoh Laporan Penilaian Teknikal Untuk Tender Perkhidmatan

Lampiran F2: Contoh Laporan Penilaian Harga Untuk

Tender Perkhidmatan Lampiran L: Contoh Kertas Taklimat Tender Kerja Lampiran M: Contoh Kertas Keputusan Tender Kerja


Apa tindakan yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh Ahli Jawatankuasa Penilaian Harga?

Berapa peringkat untuk penilaian harga dan

nyatakan? Apakah perkara-perkara yang perlu dimasukkan

dalam Laporan Jawatankuasa Penilaian Harga?


Dayang Arfahiza Binti Abang Junaidi Penolong Pegawai Kewangan Seksyen Perolehan Kerajaan Perbendaharaan Malaysia Sarawak Tel:082-421333 ext 500 Emel: [email protected]

Tel:082-421333

kursus perolehan kerajaan - treasury.gov.my

Documents