SAP KURUMSAL VERİ YÖNETİMİ ÇÖZÜMLERİ – MASTER DATA GOVERNANCE

İÇİNDEKİLER

q GENEL BAKIŞ

q ÇÖZÜM STRATEJİSİ

q TEMEL PRENSİPLER

q MDG SÜREÇ AKIŞI

q SAP MDG PERSPEKTİFİNDEN MALZEME ANA VERİ YÖNETİMİ

q ANA VERİ AKTARIMI

q ERP SİSTEMLERİNDE KONTROL EDİLMESİ GEREKEN KRİTİK ANA VERİLER

q SONUÇ

SAP Master Data Governance (MDG), SAP üzerinde ana veri olarak takip edilen temel verilerin doğru ve etkin bir biçimde kullanılmasıamacıyla ana veri yaratma, değiştirme, silme, ERP sistemlerine dağıtma operasyonlarını yönetmek, denetlemek ve kontrol edilebilir veraporlanabilir veriler halinde sunabilmek amacıyla geliştirilmiş bir üründür.

Tüm şirket ekosisteminde tutarlı Takip edilebilir bir ana veriana veriler yönetimi

Ana veriler üzerinde yapılan tüm Etkin bir ana veri yönetimi için Değişikliklerin dokümante edilmesi tek bir versiyon

SAP MDG ÇÖZÜMÜNE GENEL BAKIŞSAP MDG hakkında genel bilgiler

3

SAP MDG ÇÖZÜMÜNE GENEL BAKIŞSAP MDG hakkında genel bilgiler

4

Müşteriler Satıcılar Finansallar Üretim

Kurumsal Ana Veri Yönetimi SAP MDG

İşletme süreçleri içerisinde takip edilen tüm ana verilerin tüm departmanlar tarafından takip edilebilir ve tutarlı olması

SAP MDG ÇÖZÜMÜNE GENEL BAKIŞMDG TEKNOLOJISI

5

SAP MDG SAP Information Management (IM) bir parçasıdır. SAP MDG Portal ya da NWBC üzerinde çalışmakta,data replikasyonuiçin ERP, SRM, CRM, SCM ya da 3. parti yazılımlarla entegre olabilmektedir.

SAP MDG her hangi bir sisteme bağımlı olmaksızın..

Ya da seçilen bir ERP sistemi üzerinde çalışabilmektedir.

SAP MDG ÇÖZÜM STRATEJİSİANA VERİLERDE DENETİM, ETKİNLİK, KALİTE

q Değişim istekleri talep eden ve ana veri uzmanının işbirliği ile gerçekleşir.

q Bilgi iş sahiplerinden gelmektedir.

q Workflow ile tam izlenilebilirlik (Organizasyonel yönetim, delegasyon, Mail trafiği)

q Uyarlanabilir değişim yönetimi süreçleri

q Data girişi ve onayının ayrıştırılması

q Farklı rol ve sorumlulukların tayin edilebilmesi & izlenebilmesi

q İnaktif data kurgusu ile tüm değişikliklerin onaylanmasının ardından ana verilerin aktifleştirilmesi

q Duplike ana veri kontrolü

q Ortaya çıkarıcı kontrol yaklaşımından engelleyici kontrol yaklaşımına uygun bir kurgu

ETKİN ANA VERİ YÖNETİMİ

DENETİM

KALITE

6

SAP MDG ÇÖZÜM STRATEJİSİÜRÜN PRENSİPLERİ

q Tüm ana verilerin yönetilmesi için merkezi bir iş alanının kurulması

q İş alanının tüm ana veri operasyonlarını yönetebilir hale gelmesi

q Merkezi ana veri yönetiminin denetim etkinliğini arttırması

q Değişim yönetiminin onaya tabi olması

q Entegre ana veri yönetim sisteminin ana veri yaratma ya da değiştirme talebi ile başlaması, ilgili ana veri uzmanı tarafından denetlenerek işlenmesi ve farklı bir birim tarafından onaylanarak ya da reddedilerek sürecin tamamlanması

q Tüm süreçlerin Workflow ile desteklenmesi

q Standardize edilmiş ve esnek bir yapının oluşturulması. (Otomatik bilgilendirme mailleri, ilgili kullanıcıların süreçten haberdar edilmesi )

q Standart Workflow senaryoları ve kuralları kullanılarak, organizasyonel değişikliklere kolayca adapte olabilen bir yapının kurulması

q İnaktif ana verilerin takip edilmesi, ana veri yönetiminde performansın ölçümlenmesi

q Aktif ana verilerin takip edilmesi ve denetlenmesi

ANA VERİ MERKEZİ

DENETİM

WORKFLOW

YÖNETİM

7

SAP MDG TEMEL PRENSİPLERANA VERİ MERKEZİ

8

SAP sistemi ile ilişkili kritik değer taşıyan tüm ana verilerin bakımı merkezi bir portal üzerinden yönetilmektedir. İşletmeler süreçlerinden bağımsız olarak tüm ana veri operasyonlarını MDG portali üzerinden yönetmektedirler. SAP MDG Enterprise Portalüzerinde çalışabildiği gibi Netweaver Business Client üzerinde de yürütülebilmektedir.

İŞLETME İHTİYACIKullanıcılar farklı sistemler üzerinden ana veri yaratmaktadırlar.Tüm ana veri süreçlerinin yönetilebilmesi için farklı işlem kodları ve farklı yetkinliklerde kişilere ihtiyaç duyulmaktadır. Ana veriler üzerinde yapılan değişiklikler ilgili kullanıcılar tarafından denetlenememektedir.

ÇÖZÜMNWBC üzerinde çalışan ana veri kokpit ekranı ile tüm aktiviteler tek bir merkezden yönetilmekte ve takip edilebilmektedir.

SAP MDG TEMEL PRENSİPLERANA VERİ MERKEZİ

9

SAP MDG TEMEL PRENSİPLERANA VERİ YÖNETİMİ VE ONAY MEKANİZMASI

10

Bu fonksiyonalite, ana veri yaratma sürecinin ilgili birim tarafından talep edilmesi ile başlaması, diğer uzman kullanıcılar ya da ana veri uzmanları tarafından talebin işlenmesi ile devam etmesi ve uygun kişiler tarafından onaylanarak ilgili ERP sistemine aktarılması adımlarını kapsamaktadır.

Ana veri yaratma talebi Talep inceleme & Değişiklik talebi

Ana veri üzerinde eksik verilerin tamamlanması

Değişiklik talebinin onaylanması

İŞLETME İHTİYACIAna veriler üzerinde yapılacak değişiklikler, ana veri uzmanlarına telefon ya da e-mail ile yapılmaktadır. Verilerin aktarılmasının ardından değişiklik talepleri ve değişiklik onayları yine e-mail ya da telefon aracılığı ile yapılmaktadır. Ana veri yaratıldıktan sonra otomatik bir kontrol mekanizması çalışmamaktadır.

ÇÖZÜMq Ana veri üzerinde yapılan tüm işlemlerde onay akışı kurgulanabilir.

q Daha hızlı ve takip edilebilir aksiyonlar

q Kaliteli data

q Tüm sürecin raporlanabilmesi

SAP MDG TEMEL PRENSİPLERWORKFLOW

11

Ana veri yönetimi ile ilişkili tüm aktiviteler değişiklik talebi ile gelmekte ve SAP Workflow ürünü ile ilişkilendirilmektedir. Workflow işletme ihtiyaçlarına göre istenilen yapıda kurgulanabilmekte ve kural setlerine bağlanabilmektedir. Kural setleri üzerinde yapılacak basit değişiklikler ile organizasyonel değişikliklere karşı esnek bir yapı oluşturulabilmesi hedeflenmektedir.

İŞLETME İHTİYACIAna veri operasyonlarının otomatik bir kontrol yapısı olmadan takip edilmesi ve ana veri süreçlerini takip eden bir prosedür bulunmaması.

Tamamlanmış bir ana veriye ulaşmak için manüel süreçler sebebiyle kaybedilen zaman

ÇÖZÜMq Standart Workflow yapısının kurulması ile tüm dataların takip edilebilirliğinin ve raporlanabilirliğinin sağlanması

q Data oluşturmak, işlemek ve problem çözümü için entegre bir yapı kurulması

q Kural setlerinin belirlenerek ana veri süreçlerinin, ortaya çıkarıcı değil, önleyici çözümlerle kontrol edilmesi

Ana veri yaratma talebi Talep inceleme & Değişiklik talebi

Ana veri üzerinde eksik verilerin tamamlanması

Değişiklik talebinin onaylanması

SAP MDG TEMEL PRENSİPLERYÖNETİM

12

SAP sisteminde ana veriler için yapılan değişiklik ya da yaratma taleplerinde ana veri özellikleri inaktif versiyon üzerinde takip edilmektedir. Ana veriler ancak talep onaylandıktan sonra aktif versiyona geçmektedir. Aktif versiyon içerisinde takip edilen ana veriler SAP tablolarında tutulmaya başlar. Bu sayede ana veri üzerinde yapılması planlanan tüm değişiklikler yapılmadan kullanıma açılması engellenmiş olacaktır.

İŞLETME İHTİYACIAna verilerin yaratılmasında bir çok departmandan kullanıcının bilgisine ihtiyaç duyulmaktadır. ERP sisteminin yapısı gereği, ana veri üzerinde yapılan ilk değişiklikten sonra ana veri yeni değerleri ile kullanıma açık olacaktır. İşletme bu durumda yarım kalmış ya da eksik ana verilerini raporlayamamaktadır.

ÇÖZÜMq Tamamlanmamış ana veriler inaktif versiyon üzerinden takip edilmektedir. Bu sayede ana veriler yalnızca ilgili kullanıcılar tarafından onaylandığında kullanılabilir hale gelecektir.

q Reddedilen ana veri talepleri sistemde numara kullanmayacaktır.

SAP MDG TEMEL SÜREÇ AKIŞISÜREÇ AKIŞI

13

SAP MDG penceresinden bakıldığında, işletmelerde ana veri yönetimi için aşağıdaki süreç akışının kullanılması uygun olacaktır;

Ana veri bakımı

Data Validasyonu

Onay Mekanizması

Data Replikasyonu

ERP Sistemlerine Adaptasyon

q Ana verilerin merkezi bir iş alanında tanımlanması & işlenmesi

q Duplike ana veri kontrolü

q Data doğruluğu

q Ana veri tanıtıcı eşleşmelerinin yapılması

q Görevler ayrılığı ilkesinin sağlanması

q Esnek Workflow konfigürasyonu

q Denetlenebilir değişiklik prosedürleri

q SAP ya da non–SAP sistemlere manüel & otomatik data replikasyonmodellerinin oluşturulması

q Lokal sistemlere dağıtım

MALZEME ANA VERİSİMALZEME ARAMA

14

q Kullanıcılar proses etmek istedikleri malzemelerin aktif ya da inaktif alanda olup olmadıklarını kontrol edebilirler.

q Sonuç listesi üzerinden yaratma / değişiklik talebi yaratılabilir.

Aktif alanda malzeme arama

İnaktif alanda malzeme arama Fuzzy Search

Arama kriterlerinin

varyant olarak kaydedilmesi

Değişiklik talebinin

yaratılması

MDG MALZEME ARA FONKSİYONALİTESİ

İŞLETME İHTİYACIİşletme içerisinde malzeme ana veri yaratma operasyonlarında, sadece aktif ve yaratılmış malzemeler üzerinden arama yapılabilmektedir.

ÇÖZÜMq Tutarlı arama sonuçlarının, günlük eforu kısaltması

q Ana veri değişiklik talebinin arama ekranı üzerinden tetiklenebilir olmasının ana veri yönetim süreçlerindeki verimliliği arttırması

q İnaktif datanın kullanımı ve depolanması sayesinde paralel ya da duplike değişiklik taleplerinin oluşmasının engellenmesi.

MALZEME ANA VERİSİREFERANSLA MALZEME YARATMA

15

q Taslak üzerinden malzeme ana verisi yaratmak için malzeme numarası yazılır. Gerekli olduğu durumlarda Üretim Yeri, Depo Yeri,Satış Organizasyonu, Dağıtım Kanalı, Depo Numarası ya da Depo Tipi yazılabilir.

q Değişiklik talebi bir taslak üzerinden de yapılabilir. Bunun için inaktif alandaki malzeme ana verisi seçilmelidir.

q MDG süreçlerinde sadece belirtilen organizasyonel verilere ilişkin veriler kopyalanır. Aksi takdirde hiçbir veri kopyalamaya dahil edilmez.

Yeni malzeme yaratma talebi

Talebin kontrolü ve validasyonu

Malzeme ana verisinin proses

edilmesi

Düzeltme belgesinin

oluşturulmasıDüzeltmelerin

yapılması

Malzeme ana verilerinin re-

proses edilmesi

Değişiklik talebinin

onaylanması

MDG –M İki Adam Kuralı

q İşletme Kullanıcısı q Ana veri Uzmanıq Ana veri Uzmanı q Ana veri Uzmanıq Ana veri Uzmanı q İşletme Kullanıcısı q İşletme Kullanıcısı

q Birim Yöneticisi

MDG Workflow

MALZEME ANA VERİSİREFERANSLA MALZEME YARATMA

16

MALZEME ANA VERİSİMALZEME YARATMA

17

q Değişiklik talebi ile sadece belli verilerin yaratılması, tanımlanan verilerin sadece tanımlanan kullanıcılar tarafından yaratılması sağlanmaktadır.

q Tüm malzeme ana verisi yaratma operasyonlarında Workflow üzerinden tanımlı kullanıcılar ya da kullanıcı gruplarının aksiyon alması adına kurallar tanımlanabilir.

Yeni malzeme yaratma talebi

Talebin kontrolü ve validasyonu

M alzeme ana verisinin proses

edilmesi

Düzeltme belgesinin

oluşturulmasıDüzeltmelerin

yapılması

Malzeme ana verilerinin re-

proses edilmesi

Değişiklik talebinin

onaylanması

MDG –M İki Adam Kuralı

q İşletme Kullanıcısı q Ana veri Uzmanıq Ana veri Uzmanı q Ana veri Uzmanıq Ana veri Uzmanıq İşletme Kullanıcısı q İşletme Kullanıcısı

q Birim Yöneticisi

MDG Workflow

MALZEME ANA VERİSİMALZEME YARATMA

18

MALZEME ANA VERİSİMALZEME DEĞİŞTİRME

19

q Değişiklik belgeleri ile malzeme ana verileri üzerinde yapılan tüm değişiklikler takip edilebilmektedir.

q Değişiklik talebi ile sadece belli verilerin yaratılması, tanımlanan verilerin sadece tanımlanan kullanıcılar tarafından yaratılması sağlanmaktadır.

q Değişiklik dokümanlarının hangi aşamada olduğu raporlanabilmektedir.

MALZEME ANA VERİSİMALZEME GÖRÜNTÜLEME

20

q Web Dynpro uygulaması üzerinden malzeme ana verileri görüntülenebilmektedir.

q Malzeme görüntüleme ekranları üzerinden malzeme arama, değiştirme ya da malzeme yaratma ekranlarına geçiş yapılabilmektedir.

MALZEME ANA VERİSİMALZEME ANA VERİLERİNDE TOPLU DEĞİŞİKLİK

21

q Toplu ana veri değişikliği için değişiklik talebi açılabilmektedir.

q Sonrasında değişikliğin yapılacağı malzemelerin kapsamı belirlenmektedir.

q Bir ya da daha fazla veri değiştirilebilmektedir.

q Değişiklik talebi tamamlandıktan sonra, doğru ana veri uzmanına tayin edilmektedir.

MALZEME ANA VERİSİMALZEME ANA VERİLERİNE SİLME GÖSTERGESİ KONULMASI

22

q Malzeme ana verisi tek bir organizasyonel yapıda ya da tüm ERP sisteminde silinebilmektedir.

q Silme göstergesinin konulmasının ardından, değişiklik dokümanı oluşmakta ve ilgili data inaktif alana taşınmaktadır.

q Değişiklik belgesinin yaratılmasının ardından , Workflow tetiklenmekte ve ilgili kullanıcılara bildirimler gitmekte ya da onay mekanizması tetiklenmektedir.

MALZEME ANA VERİSİDuplike veri kontrolü

23

q SAP MDG üzerinde kurgulanacak duplikelik kontrolü fonksiyonalitesi ile daha önceden yaratılmış ya da talebin yaratılması esnasında proses edilmekte olan malzeme ana verileri bulunarak potansiyel kalitesiz veriler önleyici kontroller olarak kurgulanabilmektedir. Bu işlem aynı zamanda gereksiz Workflow adımlarının işlenmesine de engel olmaktadır.

Aktif alanda malzeme arama

İnaktif alanda malzeme arama Fuzzy Search

Arama kriterlerinin

varyant olarak kaydedilmesi

Değişiklik talebinin

yaratılması

DUPLİKE MALZEME ANA VERİ KONTROLÜ

İŞLETME İHTİYACIİşletme içerisinde daha önceden yaratılmış olan malzemeler eksik kontroller sebebiyle yeniden yaratılmaktadır. SAP sisteminin malzeme ana veri yapısı sebebiyle hangi malzemelerin duplike olduğuna yönelik bir kontrol yapılamamakta ya da ek bir efor getirmektedir.

Ay kapanış operasyonları kapsamında duplike malzemelerin ayrı maliyetler ile yönetiliyor olması yanlış maliyetlendirmelere sebep olmaktadır.

ÇÖZÜMq Duplike malzeme ana veri kontrolü ile işletmenin ERP sistemleri üzerinde yönettiği ana verilerin daha kaliteli olması sağlanabilir.

q Malzeme ana verilerinin benzersiz olunduğundan emin olunan bir proseste maliyet verilerinde tutarlılık sağlanabilmektedir.

MALZEME ANA VERİSİİŞ LİSTELERİ

24

q Değişiklik Taleplerim q Değişiklik Taleplerinin görüntülenmesi

q Değişiklik Dokümanları

ANA VERİLERİN AKTARIMIANA VERİLERİN ERP SİSTEMİNE AKTARILMASI

25

q İşletmede kullanılan tüm ana verileri XML dosya formatında SAP MDG sistemine yüklenebilmektedir.

q SAP MDG sistemine transfer edilen tüm ana veriler “Değişiklik Talebi” dokümanı ile değiştirilebilmektedir.

q Değişiklik talebi onaylandığında ana veriler aktif alana transfer edilir ve buradan da ERP sistemine replike edillir.

Yeni malzeme yaratma talebi

Talebin kontrolü ve validasyonu

M alzeme ana verisinin proses

edilmesi

Düzeltme belgesinin

oluşturulmasıDüzeltmelerin

yapılması

Malzeme ana verilerinin re-

proses edilmesi

Değişiklik talebinin

onaylanması

MDG –M İki Adam Kuralı

q İşletme Kullanıcısı q Ana veri Uzmanıq Ana veri Uzmanı q Ana veri Uzmanıq Ana veri Uzmanıq İşletme Kullanıcısı q İşletme Kullanıcısı

q Birim Yöneticisi

MDG Workflow

KRITIK ANA VERİLERSAP MDG SİSTEMİNDE TAKİP EDİLMESİ ÖNERİLEN KRİTİİK ANA VERİLER

26

q Satıcılar

q Mutabakat hesapları

q Hesap bilgileri

q Ödeme koşulları

q Müşteriler

q Müşteri mutabakat hesabı

q Hesap bilgileri

q Ödeme koşulları

q Vergi göstergeleri

q Malzemeler

q Satın alma verileri

q Satış dağıtım verileri

q Muhasebe görünümleri

q Planlama görünümleri

q Finansallar

q Duran varlık ana verileri

q Amortisman anahtarları

q Faydalı ömür

q Duran varlık hesapları

q Ana hesap ana verileri

q Manüel kayıt indikatörü

q Masraf yerine bağlı hesapların kontrolü

q Alan durum grubu

q Vergi göstergeleri

q Ürün Ağaçları (CustomObjects)

q Ürün içerikleri

q Bileşen miktarları

q Eşlenik malzemeler

SAP MDG ETKİN ANA VERİ YÖNETİMİ

27

q Ana verilerin İşlenmesi

q Workflow ile yönetilen ana veri operasyonları

q Ana veriler için yapılan her türlü değişiklikte, önceden onaylanmış prosedürlere uygun onay mekanizmasının işletilmesi

q Denetim süreçlerinde takip edilebilir değişiklik tarihçesinin sistemsel takibinin yapılabilmesi

q Ana veri operasyonlarının toplam ERP operasyonları arasında gerektirdiği eforun hesaplanabilmesi

q Kullanıcı istekleri ve taleplerine göre tasarımların, validasyonların, Workflow adımlarının kurgulanabilmesi

q Workflow altyapısı ile organizasyonel değişikliklere kolay adapte olan bir ana veri yönetim sistemi

q Ana verilerin ERP sistemlerinde dağıtımı

q Ana veriler üzerinde yapılan tüm değişiklikler, ana veri prosedürlerinde belirlenen kişi ya da departmanlarca onaylanmadığı sürece inaktif alanda tutulmaktadır.

q SAP MDG sisteminde tutulan tüm ana veriler ALE yöntemi ile lokal sistemlere replike edilmektedir.

q SAP MDG Kapsamı

q NWBC ya da SAP Portal üzerinde arama, görüntüleme değişiklik, toplu değişiklik, silme ve yaratma operasyonları.

q ERP sistemlerinde tutulan ana verilerin MDG sistemlerine aktarımı. (Sadece başlangıç anında kullanılması planlanmaktadır.)

q Ana veriler içerisinde SAP standardı dışında takip edilen verilerin (Ana veriler üzerinde açılan ek alanlar, malzeme sınıflandırma görünümleri vb.) kapsam içerisine alınabilmesi.

q SAP MDG üzerinde gelen “Custom Objects” komponenti ile işletme içerisinde validasyona tabi tutulması planlanan ve ana veri özelliği gösteren tüm verilerin SAP MDG kapsamına alınabilmesi.

SAP MDG PROSESE GENEL BAKIŞ

28

Talep (Yaratma & Değişiklik)

Ana verilerin işlenmesinin

tamamlanmasıAna verilerin işlenmesinin

tamamlanması

Değişiklik talebinin kontrolü

Değişiklik talebinin onayı

Ana verilerin lokal sistemlere

dağıtılması

TEŞEKKÜRLER

29