kutatÓ- És tÁjÉkoztatÓszolgÁlat levéltári kezelői tanfolyam – 2009

KUTATÓ- ÉS TÁJÉKOZTATÓSZOLGÁLATLevéltári kezelői tanfolyam – 2009

JOGSZABÁLYOK – LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY

A közlevéltár

az őrizetében lévő levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, feldolgozza, és megfelelő segédletek készítésével lehetővé teszi annak használatát;

a levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki;

a kutatni kívánt téma megjelölését tartalmazó kérelemre bármely természetes személy számára ingyen lehetővé teszi, hogy az Adatvédelmi törvény rendelkezéseinek betartásával kutatást végezzen, és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készítsen;

a kutatást végző személy részére a kutatás megkezdése előtt látogatói jegyet ad ki, mely – évenkénti meghosszabbítással – folyamatosan használható;

a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet;

a kérelmező által megadott egyedi adatok alapján tájékoztatást nyújt;

kutatási vagy kiállítási célból más levéltárnak vagy közgyűjteménynek kölcsönzi a levéltári anyagot.

JOGSZABÁLYOK – NKÖM RENDELET

A közlevéltár

a levéltári anyag kutatótermi használatának általános szabályait figyelembe véve saját hatáskörében kutatótermi szabályzatot készít, melyben meghatározza a levéltári anyag kutatótermi használatának rendjét, az igénybe vehető szolgáltatások körét és módját, valamint a kutatói másolatok elkészítésének díját;

a kutatóterem nyitva tartása idején gondoskodik a kutatóterem állandó felügyeletéről, a levéltári anyag sérülésmentes és biztonságos körülmények közötti kutathatóságáról, a kutatók levéltári anyaggal való ellátásáról és megfelelő szakmai tájékoztatásáról;

A kutatótermi felügyelő

ismerteti a kutatóval a levéltár kutatási szabályzatát és folyamatosan ellenőrzi annak betartását;

megadja a kutatás megkezdéséhez szükséges tájékoztatást;

további felvilágosításért a megfelelő referenshez irányítja a kutatót.


A kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot a kutatótermi felügyelőtől kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével és benyújtásával igényelheti; a kérőlap és kísérőlap tartalmazza a kutató nevét, az általa kutatásra igényelt levéltári anyag pontos jelzetét, valamint a kérőlap beadásának keltét.

A közlevéltár az egyszerre benyújtható kérőlapok számát négyben, az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét egy doboznyi/csomónyi, illetve tíz egyedi jelzetre kiterjedő mennyiségben,tíz kötetben vagy öt filmtekercsben maximálhatja.

A kutatószolgálat nyilvántartásba veszi a kutató nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét és a személyazonosságát igazoló okmány számát; kutatónaplót vezet, melyben rögzíti a kutatási eset sorszámát, a kutatás dátumát, a látogatói jegy iktatószámát és a levéltári anyagot igénylő kérőlap sorszámát.


A közlevéltár

a kérelmező által közölt adatok alapján általános tájékoztatást nyújt a keresett tárgyra vonatkozó adatokat tartalmazó levéltári egységekről;

a tájékoztatás alapjául szolgáló levéltári anyagról tartalmi kivonatot vagy hiteles másolatot ad ki;

ügyviteli, kutatási, kiállítási vagy levéltári működési célból 90 napot meg nem haladó időtartamra iratanyagot kölcsönöz;

kölcsönzési naplót vezet, melynek kötelező adatai:a kölcsönzés időpontja,a kölcsönvevő szerv neve és postacíme,a kölcsönzés célja,a kölcsönzött iratanyag megnevezése és terjedelme,a kölcsönzés időtartama és annak esetleges meghosszabbítása,a visszavétel időpontja,az iratanyag fizikai állapotának leírása,a kölcsönzésre vonatkozó ügyirat iktatószáma.

Kutatási korlátozások

1. Általános időbeli korlátozás (Ltv. 22.§)

2. Az iratanyag jellegétől függő korlátozás (Ltv. 22.§)

NINCS KORLÁTOZÁS

Időbeli korlátozás nélkül mindenki megismerheti a már nyilvánosságra hozott és a közérdekű adatokat.

1990. május 2. előtt:a keletkezés éve +

15 év

1990. május 1. után:a keletkezés éve +

30 év

2005. december 31. óta

2020. december 31-ig

• belső használatra készült és

• döntéselőkészítő iratok

az átadó szerv

hozzájárulásával KURATÓRIUM

KÖZLEVÉLTÁR

3. Személyes adatok védelme (Ltv. 24.§)

a születéstől számított 90 év

az irat keletkezése után 60 év

a halálozástól számított 30 év

Kivétel az adatvédelmi korlátozás alól:anonimizált másolat;

érintett/örökös/hozzátartozó hozzájárul (kutatói nyilatkozattal!);tudományos célú kutatás (támogató állásfoglalással és kutatói nyilatkozattal!);

külföldi: azonos adatvédelmű országból, időbeli korlátozás lejárt (támogató állásfoglalással és adatkezelési nyilatkozattal!)

KUTATÁSI SZABÁLYZAT

Az érvényes jogszabályok alapján részletesen meghatározza

a kutatótermek működési rendjét (cím, felügyeleti rend, nyitva tartás, kutatásra bocsátott iratanyag, nyilvántartások vezetése);

a kutató és a kutatás regisztrálásának módját (kutatási kérelem, látogatói jegy, támogatói nyilatkozat);

a kutatószolgálat működési rendjét (Kutinfo, a kutatási kérelmek, kérőlapok és kutatói másolatok nyilvántartókönyve, kutatói napló, a kutatóterem használatának szabályai);

a levéltári anyag használatának feltételeit és módját (kérőlap, kísérőlap, őrjegy, reprográfiai szolgáltatás megrendelőlapja, fotójegy);

a levéltári anyag másolásának feltételeit és módját (állományvédelmi szempontok, anonimizált másolat),

valamint a jogszabályokban és a kutatási szabályzatban rögzített feltételek be nem tartása esetén alkalmazandó szankciókat.

TÁJÉKOZTATÁS A LEVÉLTÁRI ANYAG ALAPJÁN

TARTALMI KIVONAT

A tartalmi kivonat olyan írásos, de nem szöveg- és nem formahű értesítés, amely a magánszemély személyi körülményeire, jogaira és kötelezettségeire vonatkozóan a levéltár anyagából szolgáltat adatkat.

Formája:Hivatalosan igazolom, hogy ez a … oldalra terjedő kivonatos másolat a … Levéltár őrizetében lévő … jelzetű irat szövegével tartalmilag, a „…” szövegrész pedig a fenti irat … oldalának … sorával (vagy: … oldalának … számú bejegyzésével; vagy: … oldalának … időpontban kelt bejegyzésével; vagy: … oldalának … vezérszóval kezdődő bejegyzésével) szó szerint megegyezik.

[Dátum, cégszerű aláírás, pecsét]


HITELES MÁSOLAT

A hiteles másolat lehet tartalmára nézve teljes vagy kivonatos, formájára nézve pedig szöveghű (írásos) vagy szöveg- és formahű (analóg vagy digitális fényképfelvétel, fénymásolat).

A teljes másolat az adott irat teljes szövegét tartalmazza.A szöveghű kivonatos másolatnak tartalmaznia kell az eredeti irat

szöveghűen másolt kezdő és záró részét. A másolás során kihagyott szövegrészek helyét három ponttal, a kihagyás folytán szükségessé vált, a másoló által alkalmazott szövegrészeket pedig az így beillesztett szavak aláhúzásával kell jelölni.

Ha a hiteles másolat több oldalra terjed ki, akkor az oldalakat nemzetiszínű zsinórral át kell fűzni, a zsinórvégeket a hátoldalon le kell ragasztani, a záró cimkét pedig úgy kell lepecsételni, hogy a cimkét és a zsinórt a pecsét megsértése nélkül ne lehessen eltávolítani.


HITELES MÁSOLATFormája:Hivatalosan igazolom, hogy ez a … oldalra terjedő másolat a … Levéltár őrizetében lévő … jelzetű irat szövegével szó szerint megegyezik.

A hiteles másolat …-ik sorában „…” szóban lévő „…” betűt másolási hiba miatt „…” betűre, a …ik sorban „…” szót másolási hiba miatt „…” szóra javítottam.


Hivatalosan igazolom, hogy ez a … lapra terjedő, … arányban készült fénykép-/digitális/fénymásolat a … Levéltár őrizetében lévő … jelzetű irat szövegével megegyezik.


KÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ

Kutatótermi nyomtatványok

kutatÓ- És tÁjÉkoztatÓszolgÁlat levéltári kezelői tanfolyam – 2009

Documents