PROFESOR: DR. CARLOS ARTURO TORRES GASTELÚ

E.E.: GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

ALUMNA: DIANA RUBÍ MÁRQUEZ RÍOS

TAREA: “IDENTIFICACION DE NECESIDADES”

GIDO & CLEMENTS

La identificación de necesidades es la fase inicial del ciclo

de vida del proyecto. Empieza cuando se detecta una

necesidad, oportunidad o problema y concluye con la

elaboración de una SDP.

El cliente antes de elaborar la SDP debe definir con

claridad el problema o necesidad, cuantificarlo, y

determinar si los beneficios serán mayores que los que se

invertirá en el desarrollo del mismo.

Para seleccionar un proyecto se debe evaluar varias

necesidades u oportunidades para saber cual de ellas se

deriva para un proyecto.

1. Establecer un conjunto de criterios para evaluar la oportunidad.

2. Listar los supuestos con los que se fundamentará cada oportunidad.

3. Reunir datos e información sobre cada oportunidad que le ayuden a tomar una decisión inteligente en lo que se refiere a la selección del proyecto.

4. Además de reunir datos duros, tal vez sea necesario obtener información adicional sobre cada oportunidad. Ésta podría incluir información de varios accionistas que se verían afectados por la oportunidad.

5. Los métodos para reunir esta información

podrían incluir encuestas, grupos de enroque

(focus groups), entrevistas o el análisis de los

informes disponibles.

6. Evalúe cada oportunidad según los criterios. Una

vez que todos los datos y la información se han

reunido, analizado y resumido para cada

oportunidad, deben entregarse a todas las

personas responsables de realizar la

evaluación.

Para la evaluación y selección de un proyecto esnecesario que participen varias personas, de estemodo se tendrán varios puntos de vista y sea unapoyo en la toma de decisiones.

Una vez que se ha tomado la decisión con respecto acuál oportunidad u oportunidades enfocarse, elsiguiente paso es preparar una solicitud de propuestasi se tiene planeado emplear a un contratista oconsultor para realizar el proyecto.

Pero si el proyecto lo va a realizar un equipo deproyecto interno, entonces se debe preparar undocumento que defina los requisitos del proyecto enuna forma similar a la que se incluiría en unasolicitud de propuesta.

El propósito de preparar una solicitud de propuesta es establecer,

de manera exhaustiva y con detalle, lo que se requiere, desde el

punto de vista del cliente, para hacer frente a la necesidad

identificada. Una buena solicitud de propuesta permite a los

contratistas o a un equipo de proyecto comprender qué espera el

cliente de modo que puedan preparar una propuesta sólida que

cumpla con los requisitos del cliente a un precio realista.

Se presentan algunos lineamientos para la redacción de una

solicitud de propuesta formal que se entregará a contratistas

externos:

Una solicitud de propuesta debe proporcionar la descripción del

trabajo (DDT).

La solicitud de propuesta debe incluir los requisitos del cliente

que definen las especificaciones y los atributos.

La solicitud de propuesta debe especificar losproductos y servicios por entregar que el clienteespera que el contratista o equipo de proyecto leproporcionen.

La solicitud de propuesta debe listar cualquiermaterial provisto por el cliente.

La solicitud de propuesta podría establecer lasaprobaciones requeridas por el cliente.

Algunas solicitudes de propuesta mencionan el tipode contrato que el cliente piensa utilizar.

Una solicitud de propuesta podría establecer lascondiciones de pago que el cliente piensa utilizar.

La solicitud de propuesta debe establecer el programarequerido para la terminación del proyecto.

La solicitud de respuesta debe proporcionar instruccionespara el formato y contenido de las propuestas delcontratista.

Las instrucciones podrían establecer el número máximo depáginas, el número de detalles que el cliente quiere que elcontratista presente con respecto a los costos y otrasespecificaciones.

Una solicitud de propuesta puede incluir los criterios deevaluación. Estos son los criterios que el cliente usará paraevaluar las propuestas de los contratistas competidorescon el fin de elegir al que va a realizar el proyecto.

12. En casos excepcionales, una solicitud de propuestaindicará los fondos que el cliente tiene disponibles paragastar en el proyecto.

Una vez que la solicitud de propuesta se ha preparado, el cliente

solicita las propuestas al notificar a los posibles contratistas que

la solicitud está disponible.

Una manera de hacerlo es identificar un grupo selecto de

contratistas con anticipación y enviar a cada uno de ellos una

copia de la solicitud de propuesta.

Otro método para enterar de la solicitud a los posibles

contratistas es que el cliente publique un anuncio en ciertos

periódicos de negocios informando que la solicitud de propuesta

está disponible y dé instrucciones sobre cómo los contratistas

interesados pueden obtener una copia.

Antes de elaborar una solicitud de propuesta (SDP), se debe definir con claridad la necesidad.

Cuando se selecciona un proyecto de entre varias necesidades u oportunidades, la decisión debe basarse en cuál proyecto proporcionará los mayores beneficios globales en relación con sus costos y posibles consecuencias.

Las oportunidades para tomar la mejor decisión de selección de proyectos aumentarán si se comprende bien el proceso de evaluación y selección y se cuenta con un comité equilibrado.

Una buena solicitud de propuesta permite a los contratistas o al equipo de proyecto comprender lo que el cliente espera de modo que pueden elaborar una propuesta completa que satisfaga las necesidades) y requisitos del cliente.

Una solicitud de propuesta debe incluir una exposición del trabajo, los requisitos del cliente, los productos y servicios que se van a entregar y los criterios con que el cliente evalúa las propuestas presentadas.

Una solicitud de propuesta debe incluir instrucciones para el formato y contenido de las propuestas del contratista de modo que el cliente pueda hacer una comparación y evaluación consistente y justa de todas las propuestas.

Los clientes no deben proporcionar información sólo a algunos de los contratistas porque esto daría a los contratistas una ventaja competitiva injusta en la preparación de sus propuestas

Los clientes y contratistas consideran que el proceso de solicitud

de propuesta/propuesta es una situación competitiva. Los

clientes deben ser cautos y no proporcionar a uno o más de los

contratistas información que no esté disponible para todos los

contratistas interesados.

Por consiguiente, durante la fase de desarrollo de la propuesta,

puede suceder que los clientes no quieran responder a preguntas

de contratistas particulares que estén preparando su propuesta

por temor a darles una ventaja competitiva injusta sobre otros

contratistas que no cuentan la misma información.

Los clientes de empresas o del gobierno pueden sostener una

reunión de licitadores para explicar la solicitud de propuesta y

responder preguntas de los contratistas interesados.

no todos los ciclos de vida del proyecto incluyen la preparación

de una solicitud de propuesta por escrito por parte de los

contratistas

PROFESOR: DR. CARLOS ARTURO TORRES GASTELÚ

E.E.: GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

ALUMNA: DIANA RUBÍ MÁRQUEZ RÍOS

TAREA: “SOLUCIONES PROPUESTAS”

GIDO & CLEMENTS

El desarrollo de las soluciones propuestas por los contratistas interesados, o por el equipo de proyecto interno del cliente, en respuesta a una SDP del cliente, es la segunda fase del ciclo de la vida del proyecto.

Los contratistas que se ganan la vida con la

elaboración de propuestas ganadoras, en

respuesta a las SDP de las empresas o del

gobierno, no deben esperar hasta que los

clientes anuncien las solicitudes de una manera

formal para empezar a desarrollar sus

propuestas.

Además deben desarrollar relaciones con los

clientes potenciales, mucho antes de que estos

elaboren las SDP.

La evaluación de si se sigue con la elaboración de una propuesta, a veces se

conoce como la decisión de licitar/no licitar.

Algunos factores que un contratista podría considerar en la toma de

decisiones de licitar/no licitar son los siguientes:

Competencia

Riesgo.

Misión

Ampliación de capacidades

Reputación

Fondos del cliente

Recursos para la propuesta.

Recursos para el proyecto.

El proceso de selección de propuestas es competitivo, el cliente

seleccionará un ganador entre las propuestas competidoras.

La presentación de una propuesta que cumple con la exposición de trabajo y

los requisitos del cliente estipulados en la SDP, no es suficiente para

garantizar que sea seleccionado como contratista ganador.

Una propuesta es un documento de venta; no un informe técnico.

En la propuesta, el contratista debe convencer al cliente de que él:

Comprende lo que el cliente está buscando.

Puede realizar el proyecto propuesto.

Proporcionará el mayor valor al cliente.

Es el mejor contratista para resolver el problema.

Sacará provecho de su experiencia exitosa previa con proyectos

relacionados.

Hará un trabajo profesional.

Logrará los resultados buscados.

Completará el proyecto dentro del presupuesto y a tiempo.

Dejará al cliente satisfecho.

Las propuestas deben redactarse de una manera simple y concisa; no deben ser intrincadas.

Deben emplear terminología con la cuál el cliente esté familiarizado y evitar abreviaturas, acrónimos y otras palabras que el cliente tal vez no conozca o comprenda.

Las ilustraciones simples y las gráficas deben utilizarse en la medida de lo posible. Las ilustraciones demasiado complejas deben evitarse; es probable que varias gráficas simples sean más fácil de entender para el cliente, que una gráfica complicada.

Cuando se señala un punto, se propone un enfoque o concepto, debe estar sustentado con la lógica, la razón o apoyarse con datos.

Las propuestas deben cubrir de manera específica los requisitos del cliente, tal como están estipulados en la SDP. Las propuestas redactadas en forma general, provocarán que el cliente se pregunte si el contratista comprende en realidad lo que debe hacerse y cómo hacerlo.

Una propuesta debe contener suficiente detalle para convencer al cliente de que el contratista le proporcionará el mayor valor.

Las propuestas con frecuencia se organizan en tres secciones: técnica, administrativa y de costo.

En el caso de propuestas grandes, estas podrían comprender tres volúmenes separados.

La cantidad de detalle que el contratista incluye, dependerá de la complejidad del proyecto y del

contenido de la SDP.

Algunas SDP establecen que las propuestas del contratista que exceden cierto número de páginas, no serán aceptadas por el cliente.

El objetivo de la sección técnica de la propuesta, es convencer al cliente de que el contratista comprende la necesidad o problema y puede proporcionar la solución más benéfica y menos arriesgada.

La sección técnica debe contener los elementos siguientes:

1. Comprensión del problema. El contratista debe exponer su comprensión del problema o necesidad del cliente con sus propias palabras.

2. Método o solución propuesta. Algunos problemas se prestan, por su naturaleza, a una solución específica propuesta.

a) Una descripción de cómo el contratista recopilaría, analizará y evaluará los datos y la información sobre el problema.

b) Los métodos que utilizaría el contratista para evaluar soluciones alternativas o para desarrollar aún más la solución propuesta al problema.

c) La lógica del enfoque o la solución propuesta. Esta lógica podría basarse en experimentos realizados de manera previa por el contratista.

d) Confirmación de que la solución o enfoque propuesto cumplirá con cada uno de los requisitos físicos, operativos y de desempeño, establecidos en la SDP del cliente.

3. Beneficios para el cliente. El contratista debe establecer

cómo la solución o método propuestos beneficiaran al

cliente.

El objetivo de la sección administrativa de la propuesta, es

convencer al cliente de que el contratista puede hacer el

trabajo propuesto(el proyecto) y lograr los resultados

buscados.

La sección administrativa debe contener los elementos siguientes:

1. Descripción de las tareas del trabajo.

2. Productos y servicios por entregar

3. Programa del proyecto.

4. Organización del proyecto

5. Experiencia relacionada.

6. Equipo e instalaciones.

El objetivo de la sección de costos de la propuesta del contratista es

convencer al cliente de que el precio del contratista por el proyecto

propuesto es realista y razonable. En algunos casos, el cliente puede

querer solo el balance final del costo total del proyecto. Algunos clientes

tal vez quieran ver los costos de elementos adicionales.

La sección de costos por los general se compone de tabuladores de los

costos estimados del contratista de elementos tales como los siguientes:

1. Trabajo. Esta parte proporcionan los costos estimados de las diversas

clasificaciones de personas que estarán esperando trabajar en el

proyecto.

2. Materiales. Esta porción da el costo de los materiales que el contratista

necesita comprar para el proyecto.

3. Subcontratistas y consultores. Cuando los contratistas no tienen la

experiencia o los recursos para realizar ciertas tareas de un proyecto

4. Renta de equipo e instalaciones. En ocasiones, el contratista tendrá que

alquilar equipo especial, herramientas e instalaciones sólo para el

proyecto

5. Viajes. Si se requiere viajar durante el proyecto, los gastos de viaje, el

alojamiento y la comida deben incluirse.

6.Documentación. Algunos clientes quieren que el contratista muestre por

separado los costos asociados con la documentación del proyecto que se

va a entregar.

7. Gastos indirectos. Los contratistas añadirán un porcentaje a los costos en

los putos 1 y 6 para cubrir sus gastos indirectos normales.

8. Incrementos. Para los proyectos grandes, cuya terminación se espera que

abarque varios años, el contratista debe incluir los costos de los

incrementos en las tasas salariales y los costos de materiales durante

todo el proyecto.

9. Contingencia. La contingencia, o reserva administrativa, es una cantidad

que el contratista tal vez quiera incluir para cubrir los artículos no

esperados que se hayan pasado por alto o las tareas que requieran

hacerse de nuevo, debido a que se hicieron bien la primera vez.

10.Honorarios o utilidades. Los puntos 1 a 9 son los costos. El contratista

ahora debe sumar una cantidad para sus honorarios o utilidades. El costo

total más las utilidades es el precio del contratista para el proyecto

propuesto.

Los contratistas deben procurar no fijar un precio excesivo por el proyecto propuesto

o el cliente puede seleccionar a un contratista de menor precio. Sin embargo, los

contratistas deben ser igualmente cuidadosos de no fijar un precio demasiado bajo

para el proyecto propuesto; de lo contrario, pueden perder dinero en vez de obtener

ganancias o requerir fondos adicionales del cliente, lo cual sería vergonzoso y

dañaría la reputación del contratista.

La SDP del cliente por lo general proporcionará instrucciones respecto a la fecha

de entrega en la cual las propuestas deben presentarse y el nombre y el domicilio

de la persona a quien deben entregarse las propuestas. Algunos clientes quieren

que se entreguen varias copias de la propuesta, debido a que esta se distribuirá a

varias personas dentro de la organización para revisión y evaluación.

El contratista debe llamar al cliente para confirmar si recibió la SDP. Después de

varios días, debe contactarlo de nuevo y preguntarle si tiene alguna duda o

necesita alguna aclaración respecto a algún punto de la propuesta.

Este seguimiento debe hacerse de manera profesional, con el fin de dar una

impresión favorable al cliente.

Los clientes de la industria, en especial los de gobierno, en general no responden a

los intentos de comunicación de seguimiento, así que ningún contratista tiene

ventaja injusta en influir en el proceso de evaluación de la propuesta.

Algunos de los criterios que podrían utilizar los clientes en la evaluación de las propuestas del contratista, son los siguientes:

Compatibilidad con la exposición de trabajo y los requisitos del cliente en la solicitud de propuesta.

La comprensión del contratista del problema o necesidad del cliente.

La solidez y utilidad del enfoque propuesto por el contratista para resolver el problema.

La experiencia y el éxito del contratista en proyectos similares.

La experiencia de las personas clave a las que se asignará un trabajo en el proyecto.

La capacidad administrativa, incluyendo la capacidad del contratista para planear y controlar el proyecto, con el fin de asegurar que el alcance de trabajo se completa dentro del presupuesto y a tiempo.

Realismo en el programa del contratista. ¿Es realista según los recursos?

Los esfuerzos previos a la SDP/propuesta son cruciales para

establecer las bases para ganar un contrato del cliente.

No espere hasta que los clientes anuncien las solicitudes de SDP

formales, antes de empezar a desarrollar las propuestas. En su

lugar, desarrolle relaciones con clientes potenciales, mucho antes

de que preparen sus SDP.

Trabajar de cerca con un cliente potencial coloca a un contratista

en una mejor posición para ser seleccionado como el contratista

ganador. Entérese lo más posible sobre la necesidad, problema y

proceso de toma de decisiones del cliente durante el marketing

previo a la SDP/pro puesta.

Familiarícese con las necesidades del cliente, los requisitos y las

expectativas le ayudarán a elaborar una propuesta enfocada con

mayor claridad.