Isabel Amalia Porto Pérez – Maestrando en Administración

LA ADMINISTRACIÓN

GENERALIDADES

Administrar es el proceso de: planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos.

Chiavenato.

• Etimología de la palabra administración viene del latín:

• AD: Dirección, tendencia.• MINISTER: Subordinación u obediencia

(Cumplimiento de una función bajo el mando de otro.)

Otras Definiciones

• Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de planear, organizar,dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales" .

• Para Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de las actividades detrabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travésde ellas".

• Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de estructurar y utilizarconjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas enun entorno organizacional" .

• Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez Cristóbal, laadministración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar,dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de formapositiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización" .

• Para Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar y mantener unentorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivosespecíficos" [5a].

• Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un conjunto de actividadesdirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzaruno o varios objetivos o metas de la organización"

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL

DIRECCION ORGANIZACION

PLANEACIÓN

EMPRESA

Planeación

Es el proceso de previsión y preparación de la organización para el futuro,

mediante la formulación de objetivos, estrategias y en general losdiferentes tipos de planes, con el fin de trazar un curso de acción, tomardecisiones en condiciones de certidumbre y alcanzar los fines propuestos

Proceso de planeación

Realizar un diagnostico internoexterno de la organización

Establecer objetivos

Considerar premisas (condiciones deoperación de los planes)

Formulación de planes derivados de apoyo a los

planes básicos

Conversión de los planes enmediante la realización de

presupuestos

Jerarquía de los planes

EJEMPLOS DE MISIONES

Disney: “Creamos felicidad al brindar el más fino entretenimiento parapersonas de todas las edades, en cualquier lugar”.

Sony: “Experimentar la alegría del progreso y aplicar la tecnología enbeneficio de las personas”.

Google: “Organizar la información mundial para que resulte universalmenteaccesible y útil”.

Wal-Mart: “Le ahorramos dinero para que viva mejor”.

Samsung: “Liderar la revolución de la convergencia digital”.

Ecopetrol: Encontramos y convertimos fuentes de energía en valor paranuestros clientes y accionistas, asegurando la integridad de las personas, laseguridad de los procesos y el cuidado del medio ambiente, contribuyendo albienestar de las áreas donde operamos, con personal comprometido quebusca la excelencia, su desarrollo integral y la construcción de relaciones delargo plazo con nuestros grupos de interés.

MISION SEGURTRONIC

• La misión de SEGURTRONIC LTDA es prestar el serviciode seguridad electrónica cumpliendo a cabalidad con loscompromisos adquiridos con nuestros clientes, utilizandotecnología de vanguardia garantizando así la seguridadde nuestros usuarios, bienestar a nuestros empleados yrentabilidad a los accionistas.

• Visión: La visión de SEGURTRONIC LTDA para el año2013 es seguir manteniendo la fidelidad de los clientesexistentes y ampliar nuestros servicios a todo el país.

Ser la aerolínea líder de América Latina preferida en el mundo.

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Características de una Misión

• Simplicidad. Las declaraciones deben ser simples, en lenguaje claro y preciso. Se debe evitar lascomplicaciones y la oscuridad en los conceptos. Una misión que puede ser expresada fácilmentees más probable ser recordada y tener la resonancia esperada en los que la conocen.

• Honesta y Realista. Es evidentemente perjudicial publicar una misión que se encuentra endesacuerdo con las actividades de la empresa u organización. Una empresa puede incluir en sumisión su preocupación por el ambiente, pero si sus operaciones diarias reflejan lo contrario, losresultados pueden ser muy perjudiciales. Los empleados de inmediato captarán el cinismo delpredicamento, dudando de la sinceridad de la gerencia. Es conocido que la hipocresía atrae mayoratención que el silencio.

• Comunicar expectativas y ética. Cualquier de declaración de misión debe definir las metas delnegocio y adicionalmente la metodologías seleccionada para conseguirlas. Una buenadeclaración de misión debe incluir los principios generales a los cuales se espera que lostrabajadores adhieran y practiquen. Debe incluir adicionalmente a lo que se obliga la empresapara con su personal, sus clientes y la comunidad donde se encuentra operando.

• Actualización Periódica. La declaración de misión no puede quedarse igual por siempre. Al igualque todo, pierde vitalidad y actualidad con el tiempo. Debe reexaminarse anualmente, comomínimo, en estos acelerados tiempos de cambio. La declaración de misión debe experimentarrevisión y refinamiento continuo para asegurar que siguen siendo útiles y corresponde a larealidad actual de la empresa.

El propósito de la organización es obtener un esfuerzocoordinado mediante la definición de relaciones deautoridad, tareas y función. Ello significa establecer loque a cada uno le corresponde hacer y ante quién debereportarse.

Organización

Organigrama

Organigrama:

• “Representación gráfica de la estructuraorgánica que refleja, en formaesquemática, la posición de las áreas queintegran la empresa, los nivelesjerárquicos, las líneas de autoridad y deasesoría"

Del libro: Negocios Exitosos, de Fleitman Jack, Mc Graw Hill, 2000, Pág. 246.

Dirección

Es la función administrativa que trata de influir en las personas, para quede forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro de los objetivos dela empresa y su unidad funcional.

Necesidades fisiológicas

Necesidadesde seguridad

Necesidadessociales

NecesidadesDe autoestima

Nece-sidadesAuto

realización

HIGIÉNICOS

MOTIVACIONALES

Condiciones físicas de trabajoSalarioVida personal

Políticas administrativasY empresariales

Estabilidad en el cargo

RealizaciónReconocimientostatus

El trabajo en síResponsabilidadProgresocrecimiento

MASLOW HERZBERG

LIDER

INFLUENCIA

OBJETIVOS

• El control es la actividad de seguimiento encaminada acorregir las desviaciones que pueden darse con relación a losobjetivos y consiste en hacer comparaciones regulares ysistemáticas del desempeño versus lo esperado por losplanificadores

• El control tiene como función central medir los resultadoslogrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultadoscon los estándares derivados de los objetivos definidos en lafunción de planeación y evaluar para tomar medidascorrectivas, si es necesario (Mendoza, p 251)

Control

Sistemas de Control

Control preventivo• El control preventivo, o de "antes", se enfoca en la supervisión y regulación de los

recursos o insumos, con el fin de asegurarse de que cumplen con las normasrequeridas para llevar a cabo el proceso de transformación.

• Los insumos que pueden estar sujetos a un control preventivo son la materiaprima, la gente, el dinero, el tiempo, o cualquier otro recurso utilizado por laempresa. Este tipo de control persigue evaluar los insumos potenciales y rechazaro corregir aquellos que no satisfacen las normas requeridas.

Control concurrente • El control concurrente, o de "durante", incluye la supervisión de las actividades

que forman parte del proceso de transformación, con objeto de asegurar quetales actividades se desarrollan conforme a las normas establecidas para elnegocio.

• En este tipo de control se hace énfasis en la identificación de aquellas dificultadesque se pudieran presentar en el proceso productivo y que pudieran dar comoresultado productos o servicios deficientes.

Sistemas de ControlControl de retroalimentación

• El control de retroalimentación, o de "después", es el que se ejerce después de queun producto o servicio ha sido terminado, con el objeto de verificar que éste cumplacon las normas y objetivos correspondientes. Este tipo de control, tambiéndenominado control de después de la acción o control de salida, cumple con variasfunciones importantes.

• En primer lugar, normalmente se utiliza cuando ni el control preventivo ni el controlconcurrente son factibles, o cuando resultan muy costosos.

Controles múltiples

• Aunque en forma individual podemos nombrar los tres tipos de control anteriores,existe también la posibilidad de utilizar en la práctica más de uno en formasimultánea. De hecho, muchas empresas aplican sistemas de control múltiple queabarcan dos o más de los controles descritos anteriormente, e incluyen variospuntos de control estratégico.

La tarea del control es verificar que todo se haga conforme con lo que fue

con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

planeado y organizadode acuerdo con las órdenes dadas,

para identificar los errores o desvíos,

EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

a/ Evaluación de resultados - b/Comparación de

los resultados con los planeado – c/ Determinación

de las causas de desviación d/ Retroalimentación

1.- Establecimiento de normaso estándares de ejecución

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desealograr

La administración enfocada a procesos se basa en mejorarprocesos mas que en perfeccionar funciones

Con este enfoque se marcan estándares que comprendensistemas, procedimientos , métodos de trabajo,seguimientos operacionales y auditorías que deben formarparte de un sistema de calidad

Las normas de calidad colombianas están sustentadas enlas normas ISO-9001

2.- Medición de la ejecuciónreal en relación con losestándares establecidos

Requiere que la información sea procesada, interpretada ycomparada con los estándares de ejecución a fin deestablecer conclusiones sobre la ejecución real.

3.- Aplicación de la accióncorrectiva

Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones oajustes a los recursos de la empresa, para esto esnecesario conocer las causas de desviación

PROCESO DE CONTROL

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÒN

• Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismosocial ya que dentro de estos siempre tiene que existir una coordinación sistemática demedios.

• Especificidad: La administración siempre se encuentra acompañada de ciencias dediferente índole como: la economía, la contaduría, la ingeniería entre otras, sin embargoesta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha relación en los diferentes procesos.

• Valor Instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administraciónresulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se buscaobtener un resultado

• Unidad Temporal Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en elproceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. Todas las partes delproceso administrativo existen simultáneamente

• Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizaciónformal

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÒN

• La administración brinda el éxito a cualquier organismo social ya que estos dependendirecta o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente losrecursos humanos y materiales que poseen.

o Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad.

o La administración se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio,ante esta situación proporciona previsión y creatividad.

o Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante.

o La eficiente técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de cualquierorganismo social.

o En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando unaefectiva administración.