la automatización de procesos documentales en la industria biocientífica
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Fomentar el crecimiento, cumplimiento e innovación con la automatización de procesos documentales
LA INDUSTRIA BIOCIENTÍFICA
15M
INU
TOS
DE LECTURA
Situación actual en la industria............................................................................................ 3
Alcanzar los retos: Automatización del proceso documental ..................... 4
Los mayores beneficios de la automatización ........................................................ 5
Dónde entra Esker ........................................................................................................................6
Nuestra plataforma compartida ......................................................................................... 7
Perfil de usuario: MEDRAD .....................................................................................................8
Perfil de usuario: Haemonetics ..........................................................................................10
Perfil de usuario: The Pharmacy Verification Network ................................... 12
Conclusión ........................................................................................................................................ 14
Somos Esker .................................................................................................................................... 15
Fomentar el crecimiento, cumplimiento e innovación con la automatización de procesos documentales
LA INDUSTRIA BIOCIENTÍFICA
SITUACIÓN ACTUAL EN LA INDUSTRIALa industria biocientífica se encuentra en un estado de transformación: los pacientes están más comprometidos
digitalmente, las regulaciones son más complejas y estrictas que nunca, y los recursos basados en valores son los que definen hoy en día el mercado. Bienvenidos al nuevo normal…
Los pasados años han sido como un torbellino de cambios para las empresas en los sectores de farmacéutica, biotecnología y manufacturación de instrumental médico.
La reforma de sanidad y otras medidas regulatorias han sido impuestas subiendo los estándares de calidad y nuevas cargas financieras (ej. tasas específicas del sector, reducción de precios en medicinas, etc.). Como resultado de ello, la innovación resulta más difícil de llevar a cabo por la limitación de recursos para I+D.
A mayor escala, el mercado biosanitario ha pasado de centrarse en el volumen al valor, con pacientes tomando más partido en la toma de decisión. A su vez, el mercado biocientífico se ha visto en la necesidad de rediseñar la forma de comercializar el producto.
A CONTINUACIÓN > ¿Por qué la automatización de procesos está emergiendo como recomendación para resolver los retos en la biociencia?
CADENA DE SUMINISTRO EXCELENTEAl aumentar la presión regulatoria, el control de calidad de la cadena de suministro y la seguridad son claves en el proceso.
IDEAS CLAVE:
REFORMAS EN SANIDADCon nuevos estándares para mejorar la calidad, las empresas tienen que estar
más atentas al mercado cambiante.
INNOVACIÓN / I + DLas empresas deben encontrar el equilibrio entre reducción de costes y promoción de la innovación a través de la inversion en I+D.
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ALCANZAR LOS RETOS: AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DOCUMENTAL
Para navegar con éxito por el panorama actual, las empresas biocientíficas deben aportar mayor valor a lo largo de toda la organización. Soluciones como la automatización de procesos, no sólo ayudan a conseguir mejorar la calidad de
producto y eficiencia operacional, sino que también ofrecen mayor visibilidad hacía los objetivos clave de negocio para que ayuden a un rápido crecimiento.
Las empresas biocientíficas operan en un entorno altamente regulado, por lo que el éxito de sus operaciones es un reflejo de su efectividad en manejar, procesar y gestionar su documentación – y se ha visto incrementado por la evolución a resultados basados en la calidad frente al volumen.
La automatización de documentos aborda esta nueva realidad. Se buscan estrategias alternativas para llevar los productos al mercado más rápidamente, así como adoptando procesos operacionales más eficientes o accesos colaborativos a los datos y analíticas. La automatización elimina todos los inconvenientes tradicionales de gestionar la documentación manualmente, desbloqueando recursos clave de la compañía para dedicarlos a mejorar, identificar oportunidades de ROI y obtener beneficios más rápidamente.
A CONTINUACIÓN > Los mayores beneficios de la Automatización
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05
LOS MAYORES BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIÓN:
A CONTINUACIÓN > Dónde entra Esker
90%40%
100%
MÁS RAPIDEZ EN LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO
MENORCOSTEDE GESTIÓN
VISIBILIDAD Y CONTROL
La automatización permite que el procesamiento sea un 90% más rápido, evitando retrasos o errores.
Sin el peligro de cuellos de botella por gestión manual, los documentos automatizados pueden procesarse a más de un 40% de coste-efectividad.
Los documentos automatizados ofrecen un 100% de visibilidad en cada etapa procesada, para una mejor elaboración de presupuesto, previsión y plan.
DÓNDE ENTRA ESKERComo líder mundial en soluciones de automatización de procesos, Esker ofrece un valor único a la industria biocientífica. Nuestra plataforma compartida permite a las empresas unificar sus datos y analíticas mientras optimizan la seguridad
general, eficiencia y escalabilidad de sus operaciones.
Esker sabe que una empresa de la industria biocientífica puede variar mucho de otra: la complejidad y formalidad de los diferentes procesos y el variado impacto que causan en departamentos internos, usuario final y terceros. Lo que diferencia a Esker, es que abarca en una sola plataforma automatizada todas las funcionalidades necesarias para un flujo eficiente y gestión conforme a la legislación de las comunicaciones con clientes y proveedores.
Trabajando con un grupo de tecnologías compartidas (fax, email, iDoc EDI/XML, captura de datos, validación, formateo, archivado, envío), la plataforma de Esker brinda al usuario de la industria biocientífica la oportunidad de automatizar lo que quieran, donde y como lo necesiten en su particular entorno. A continuación se muestran las habilidades de la plataforma Esker.
A CONTINUACIÓN > La plataforma colaborativa de Esker.
§ Reciba, reformatee, combine, empareje y envíe documentos electrónicamente desde cualquier aplicación. § Controle la habilidad para cumplir con
las regulaciones usando notificaciones encriptadas y certificadas.§ Reduzca errores, acelere el tiempo de
proceso y mejore la productividad laboral.
§ Integrado con gran variedad de ERPs, aplicaciones de escritorio o de mensajería, incluyendo iniciativas globales.§ Elija entre la opción tradicional, alojado con
subscripción en local, o la instalación SaaS en la nube. § Automatice cualquier proceso de documento
usando una plataforma compartida y colaborativa.
§ �Transforme, indexe y guarde automáticamente los documentos usando un módulo de archivado seguro.§ Mejore la gestión de contenido regulado,
teniendo los documentos siempre disponibles.§ Potencie el análisis, siga los resultados y
obtenga gran visibilidad para la toma de decisión estratégica.
PROCESO INTELIGENTE,BASADO EN REGLAS
INTEGRACIÓN E INSTALACIÓN FLEXIBLES
ARCHIVADO Y ANALÍTICA
Sus Clientes Su empresa Sus Proveedores
Factura de Cliente Factura de Proveedor
Pedido de CompraPedido de Cliente
Envío dedocumentos
Envío dedocumentos
NUESTRA PLATAFORMA COMPARTIDA La plataforma de automatización de Esker abarca los ciclos order-to-cash (del pedido al cobro) y procure-to-pay (de compra a pago) al completo. Las empresas biocientíficas tienen la flexibilidad para virtualizar y automatizar
fácilmente cualquier proceso documental manual, con nuestras soluciones colaborativas.
A CONTINUACIÓN > Perfiles de usuarios - clientes en la industria biocientífica que han implementado las soluciones de automatización de Esker.
GESTIÓN DEL PEDIDODesde la recepción del pedido
de un cliente a su creación en el sistema ERP, procese rápidamente
y siga cada pedido, en cualquier formato, con total precisión,
visibilidad y eficiencia.
FACTURAS A CLIENTESAutomatice el envío y archivado
tanto de facturas en papel como de las electrónicas en cumplimiento
con regulaciones globales, mientras sus clientes van adoptando el
formato digital a su propio ritmo.
ENVÍO DE DOCUMENTOS POR FAX O CORREO POSTALEnvíe documentos vía el servicio de fax en la nube o el servicio de correo desde su escritorio
o aplicación interna con capacidad de procesar y seguirlos a tiempo real.
COMPRAOptimice las solicitudes de gastos y pedidos de productos y servicios, eliminando el papel y los pasos del proceso manual, siguiendo el flujo de aprobación estándar o adaptado a su empresa.
FACTURAS DE PROVEEDORESBenefíciese del potencial de la captura inteligente, proceso automático y flujo de validación electrónico para simplificar el proceso de verificación, entrada y aprobación de las facturas de proveedores.
PERFIL DE USUARIO: MEDRAD
MEDRAD Inc. desarrolla, comercializa y sirve instrumental médico para diagnosticar y tratar enfermedades. La oficina central está en Pennsylvania, EEUU, y es parte de Bayer Medical Care.
Con más de 4.500 clientes que van desde grandes distribuidores hasta el pequeño consumidor final, MEDRAD procesa más de 12.000 pedidos al mes. Este proceso requería mucho tiempo (obtención de datos del pedido enviado por fax o email que se introducía manualmente en el Sistema SAP de MEDRAD) y era muy costoso (infraestructura para impresoras y máquinas de fax que requerían mantenimiento).
Liderado por el equipo de Atención al Cliente, MEDRAD seleccionó la solución para automatizar la gestión de pedidos de Esker y así crear un entorno sin papel. La información de cada pedido se captura y se rellena automáticamente, con lo que el tiempo de procesamiento se reduce un 75% respecto al método manual previo.
MEDRAD también obtiene los beneficios de la Automatización de Cuentas a Pagar de Esker para optimizar el proceso de facturas de proveedores y requisitos de compra, abriendo la puerta a la automatización total del ciclo de compra (procure-to-pay).
1.35 MINHan reducido el tiempo de
procesamiento de cada pedido
de 8 minutos por pedido a
1,35 minutos, eliminando la
introducción manual de datos.
99.6% Han conseguido que la
entrada de pedidos tenga
un ratio de precisión del
99,6% con la verificación
automática.
80% Antes sólo el 20% de los pedidos
recibidos eran electrónicos;
MEDRAD ahora recibe el
80% de pedidos libre de papel.
INDUSTRIA: Instrumental Médico
SOLUCIÓN: Gestión de Pedidos & Cuentas a Pagar
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ESKER ENCAJA EN NUESTRA ESTRATEGIA GLOBAL PARA ELIMINAR EL PAPEL. TAMBIÉN NOS HA AYUDADO A GESTIONAR LOS COSTES PARA QUE PODAMOS CRECER SIN NECESIDAD DE AMPLIAR PLANTILLA.DIRECTOR GLOBAL DE SOPORTE § MEDRAD
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PERFIL DE USUARIO: HAEMONETICSINDUSTRIA: Instrumental Médico
SOLUCIÓN: Facturas a Clientes
Haemonetics se convirtió en cliente de Esker al darse cuenta de que el proceso de facturación a cliente necesitaba un cambio. Antes, un
administrativo dedicaba el 30% de su tiempo a enviar facturas manualmente por email y fax (alrededor de 300 facturas al día).
Haemonetics ya era cliente de Esker en Europa para el envío de facturas por email. Por esto decidió considerar la solución de
Automatización de Cuentas a Recibir de Esker para email y fax. Una ventaja destacable de la solución en la nube es que reside fuera del sistema de gestión Oracle de la compañía, lo cual reduce los costes y ahorra muchas dificultades al equipo
IT.
Con Esker, lo que solía ser un proceso de 3 horas diarias, ahora sólo toma un minuto: los archivos se crean automáticamente en
Oracle y subidas a Esker, y las facturas son enviadas automáticamente por el método de envío que cada cliente prefiera.
Haemonetics (NYSE: HAE) Fundada en 1971, Haemonetics se ha convertido en líder mundial de soluciones de aprovisionamiento de distribución y gestión de la sangre.
700 HORAS
Ahorro de aproximadamente
700 horas anuales eliminando
3 horas diarias del proceso
de imprimir, clasificar y rellenar
las facturas.
MÁS
VISIBILIDAD
Todas las facturas de
clientes son fácilmente
localizables con la
capacidad de seguimiento
en tiempo real de Esker.
Nuevas oportunidades
para recolocar recursos
entre departamentos para
actividades de mayor
valor añadido.
VALOR+
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GRACIAS A ESKER, AHORA TENEMOS MAYOR VISIBILIDAD SOBRE NUESTRO PROCESO DE FACTURACIÓN, CONFIANZA EN QUE LAS FACTURAS SALEN A TIEMPO Y LA FLEXIBILIDAD PARA ENVIAR FACTURAS POR EMAIL O FAX.CONTROLLER CORPORATIVO § HAEMONETICS
Pharmacy Verification Network es un servicio online que provee de una base de datos segura y de una fuente única sobre perfiles farmacéuticos para la verificación y acreditación de entidades farmacéuticas.
La empresa buscó una solución con capacidad de seguimiento en tiempo real que pudiera enviar información contractual a las farmacias de su red y recibir los documentos de vuelta, y encontró a Esker.
Anteriormente, la compañía contaba con una sala equipada para el envío de los documentos por correo postal. Pero este proceso resultaba arduo y caro, y generaba mucho desperdicio debido a la cantidad de papel involucrada.
Hoy en día, la plataforma en la nube de Esker ha optimizado sus procesos de envío por email, fax y correo postal. Los archivos guardados por el equipo de Pharmacy Verification Network son tratados según una regla de negocio alojada en Esker donde son clasificados automáticamente por pedido y método de transporte. Luego, los usuarios pueden visualizar la información procesada en informes desde su portal web.
PERFIL DE USUARIO: THE PHARMACY
VERIFICATION NETWORK1/3
Ha reducido un tercio de los
costes de correo eliminando la
impresión y el ensobrado.
0%Con Esker ha conseguido un
0% de errores, fusionando la
información de cuentas con los
correos propios de la compañía
a sus clientes.
PRODUCTIVIDAD
La plantilla está más lib
erada
al no tener que enviar los
documentos manualmente
ni realizar lla
madas de
seguimiento.
INDUSTRIA: Farmacéutica
SOLUCIÓN: Envío de Fax, Correo & Email
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ESKER ERA LA ÚNICA SOLUCIÓN QUE SE ADAPTABA AL CORTO PERIODO DE TIEMPO QUE DISPONÍAMOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN. FUNCIONÓ TAN BIEN QUE ESTAMOS CONTINUAMENTE BUSCANDO NUEVAS MANERAS DE USARLO PARA MEJORAR LOS PROCESOS EN OTRAS ÁREAS DE NUESTRO NEGOCIO.MANAGER DE SERVICIOS INTEGRADOS § THE PHARMACY VERIFICATION NETWORK
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CONCLUSIÓNPese a su reputación y trayectoria como una industria innovadora, la biocientífica ha estado tradicionalmente en la cola
cuando se trataba de adoptar soluciones modernizadas como la automatización. En cambio, hoy en día el mercado demanda que las mejoras en el proceso de documentación se eleven hasta la más alta prioridad.
IDEAS CLAVE:
¿CUÁLES SON LOS RETOS PRINCIPALES?§ Aumento de costes de regulación§ Estándares de calidad al alza§ Modelos de distribución
cambiantes
§ Reformas de Sanidad§ Competencia Global§ Ciclos de mercado reducidos
¿QUÉ LE LLEVA A LA MEJORA?§ Eficiencia operativa§ Análisis avanzado de
datos§ Mejor ROI en I+D
§ Gestión de seguridad y riesgo§ Reducción de costes de
transacción§ Toma de decisión colaborativa
¿POR QUÉ AUTOMATIZAR LOS DOCUMENTOS?§ Menores costes de proceso§ Cumplimiento total de las
regulaciones§ Tiempo de procesamiento más rápido
§ Instalación flexible§ Visibilidad total del proceso§ Optimización de la
Atención al Cliente
No cabe duda de que un proceso automatizado de gestión de documentos es una metodología viable y sostenible que no sólo fomenta el crecimiento, la innovación y el cumplimiento de las regulaciones, sino que además, brinda la flexibilidad para alinear la estrategia y objetivos de su empresa.
Esker cumple todos los requisitos que las empresas farmacéuticas, biotecnológicas y manufactureras de instrumental médico buscan en una solución global – una solución eficiente, con gran visibilidad y segura en una plataforma única e integrada.
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MÁS INFORMACIÓN
Casos de clientes:
Una empresa del sector de material médico convierte los pedidos fax en EDI para mejorar la satisfacción del cliente
Medrad (grupo Bayer): Creación de un entorno sin papel para la gestión de pedidos de clientes
GE Healthcare: automatización de pedidos de clientes en 15 países en EMEA
Otros casos de éxito en la web de Esker:
http://www.esker.es/knowledge-center
Artículo de opinión
“Mastering the Med Device Landscape with Order Processing Automation”
Además, visite nuestro blog para conectar con las últimas noticias sobre automatización.
Sede Mundial: Lyon, FranceSede Estados Unidos:
Madison, Wisconsin
SOMOS ESKEREsker es la única compañía en el mundo capaz de automatizar cualquier flujo documental en cualquier formato desde una sola solución disponible en la nube. Ayuda a las organizaciones de todo el mundo a eliminar el papel mejorando el intercambio de documentos como pedidos de clientes, facturas de clientes, facturas de proveedores o compras corporativas. Con más de 30 años de experiencia, Esker cuenta ya con 11.000 clientes en todo el mundo. La sede central de Esker está en Lyon, Francia, con subsidiarias en Alemania, Australia, Bélgica, España, Estados Unidos, Italia, Malasia, Reino Unido y Singapur.
VISÍTENOS EN: www.esker.es
©2016 Esker S.A. Todos los derechos reservados. Esker, el logo Esker son marcas comerciales registradas de Esker S.A. El resto de marcas comerciales citadas pertenecen a sus respectivos propietarios.
Esker Ibérica, S.L. C/ Perú nº6 - Planta baja, Oficina 1 Edificio Twin Golf B - 28290 Las RozasTel: +34 91 552 92 65 — Fax: +34 91 433 55 41 [email protected] — www.esker.es Visite nuestro blog!
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