la biblia de project 2007

5/12/2018 La Biblia de Project 2007 - slidepdf.com

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LA BIBLIA DE PROJECT

2007Curso aula clic

2011



ContenidoUnidad 1 - Empezar a trabajar con project ............................................................................................. 6

1.1. Introducción ....................... ...................... ............................ ................... ............................ ................. 7

1.2. Microsoft Office Project 2007 ...................... ............................ ................... ............................ .............. 7

1.3. Acceder al programa .......................... ............................ ....................... ........................ ....................... 7

1.4. Entorno de trabajo ........................ ......................... ............................ ................... ............................ ... 8

1.5. Algunas funciones que deberíamos saber antes de comenzar... .......................... ....................... ........... 8

1.6. Visualizar cambios ............................ ......................... .......................... .......................... ....................... 8

1.7. Vistas y tablas. ............................ ...................... ............................ ...................... ............................ ...... 9

Mostrar y/u ocultar columnas ........................................................................................................................ 11

1.9. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto. ............................... ...................... .... 13

1.10. Comencemos... ....................... ...................... ............................ .................... ........................... ....... 14

Ejercicios unidad 1: Empezar a trabajar con Project. ...................................................................................... 23

Evaluación 1: Empezar a trabajar con Project. ................................................................................................ 24

Unidad 2 - Tareas ................................................................................................................................ 26

2.1. Ingresar tareas ........................................................................................................................................ 27

2.2. Duración estimada y duración real. ......................................................................................................... 27

2.3. Duración transcurrida ............................................................................................................................. 28

2.4. Hitos ....................................................................................................................................................... 28

2.5. Tareas repetitivas .................................................................................................................................... 28

2.6. Modificar datos de tareas........................................................................................................................ 29

2.7. Eliminar una tarea. .................................................................................................................................. 30

2.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas. .................................................................................... 31

2.9. Tareas de resumen y subtareas. .............................................................................................................. 31

2.10. Tarea de resumen del proyecto ............................................................................................................. 32

2.11. Vincular tareas ...................................................................................................................................... 32

2.12. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. ...................... ............................ ................... .................. 34

2.13. Dividir tareas ......................................................................................................................................... 34

2.14. Tareas críticas ....................................................................................................................................... 35

2.15. Ruta crítica ............................................................................................................................................ 35

2.16. Tipos de tareas ...................................................................................................................................... 36



2.17. Cambiar el tipo de tarea. ....................................................................................................................... 36

2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo. ................................................................................................... 37

2.19. Delimitaciones de tarea. ........................................................................................................................ 38

2.20. Tipos de delimitación ............................................................................................................................ 38

2.21. Prioridad. .............................................................................................................................................. 39

Ejercicios unidad 2: Tareas ............................................................................................................................. 41

Evaluación 2: Tareas ...................................................................................................................................... 43

Unidad 3 - Recursos ............................................................................................................................ 45

3.1. Tipos de recursos .................................................................................................................................... 46

3.2. Hoja de recursos ..................................................................................................................................... 46

3.3. Ingresar recursos. .......................... ......................... ............................ ................... ............................ . 47

3.4. Tipo de reserva. .......................... ...................... ............................ .................... .............................. .... 49

3.5. Disponibilidad de recursos ..................... ............................ ....................... ........................... ............... 50

3.6. Calendario de recursos. ....................... ........................... ........................ ....................... ..................... 51

Ejercicios unidad 3: Recursos ......................................................................................................................... 53

Evaluación 3: Recursos ................................................................................................................................... 54

Unidad 4 - Asignación .......................................................................................................................... 56

4.1. Asignar recursos a una tarea ....................... ............................ .................... ........................... ............ 57

4.2. el campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. ............................... ................... ............... 59

4.3. El cuadro de diálogo Asignar recurso ......................... ............................ ................... .......................... 60

Ejercicios unidad 4: Asignación ...................................................................................................................... 61

Evaluación 4: Asignación ................................................................................................................................ 62

Unidad 5 - Costos ................................................................................................................................ 63

5.1. Tipos de costo ........................... ...................... ............................ .................... ........................... ....... 64

5.2. Ingresar costos ........................... ...................... ............................ .................... ........................... ....... 645.3. Acumulación de costos. ....................... ........................... ........................ ....................... ..................... 67

5.4. Diferentes tasas de costo. ..................... ............................ ...................... ............................ ............... 67

5.5. Horas extras. ......................... ......................... ........................... .................... ............................ ......... 70

Ejercicios unidad 5: Costos ............................................................................................................................. 71

Evaluación 5: Costos ...................................................................................................................................... 72

Unidad 6 - Sobreasignación y redistribución ........................................................................................ 74

6.1. Sobreasignación y redistribución de recursos. ...................... .............................. .................... ............ 75



6.2. Como resolver las sobreasignaciones. ........................ ............................ ................... .......................... 75

6.3. Vista Gantt de redistribución ...................... ............................ ................... ............................ ............ 81

Ejercicios unidad 6: Sobreasignación y redistribución .......................... ......................... ........................... ....... 82

Evaluación 6: Sobreasignación y redistribución .............................................................................................. 83

Unidad 7 – Seguimiento ....................................................................................................................... 85

7.1. Línea de base y plan provisional ....................... ............................ .................... ........................... ....... 86

7.2. Borrar una línea de base y/o plan provisional. ........................... ....................... ........................... ....... 87

7.3. Agregar datos a una línea de base y/o plan previsto ........................... ...................... .......................... 89

7.4. Comparar el plan previsto con el plan real ......................... ............................ ................... .................. 89

7.5. Gantt de seguimiento .......................... ........................... ........................ ....................... ..................... 90

7.6. Gantt de varias líneas de base. ......................... ............................ .................... ........................... ....... 90

7.7. Tareas con margen de demora. ...................... ........................... ....................... ........................... ....... 91

Ejercicios unidad 7: Seguimiento .................................................................................................................... 92

Evaluación 7: Seguimiento .................................................................................................................. 93

Unidad 8 – Actualización del progreso de las tareas ............................................................................ 95

8.1. Actualizar el proyecto según la programación.................................. ................... ............................ .... 96

8.2. Ver en forma gráfica el progreso de las tareas ........................... ......................... ............................ .... 97

8.3. Otros métodos para actualizar el progreso de las tareas. ............................ ...................... .................. 98

Ejercicios unidad 8: Actualización del progreso de las tareas ........................................................................ 105

Evaluación 8: Actualización del progreso de las tareas ................................................................................. 106

Unidad 9 – Filtrar, agrupar y ordenar ................................................................................................. 108

9.1. Filtros. ................................................................................................................................................... 109

9.2. Ordenar ................................................................................................................................................ 110

9.3. Agrupar ................................................................................................................................................. 111

Ejercicios unidad 9: Filtrar, agrupar y ordenar .............................................................................................. 113

Evaluación 9: Filtrar, agrupar y ordenar ....................................................................................................... 114

Unidad 10 – Informes......................................................................................................................... 116

10.1. Informes visuales. ........................... ....................... ........................... .................... ........................ 117

10.2. Informes básicos. ....................... ...................... ............................... ................... ........................... 119

10.3. Copiar imagen ........................... ......................... ............................ ................... ........................... 120

Ejercicios unidad 10: Informes ..................................................................................................................... 122

Evaluación 10: Informes ............................................................................................................................... 123



Unidad 11 – Configurar Project .......................................................................................................... 125

11.1. Opciones de Project ............................................................................................................................ 126

Ejercicios unidad 11: Configurar Project ....................................................................................................... 138

Evaluación 11: Configurar Project ................................................................................................................ 139



Unidad 1 - Empezar a trabajar con

project



1.1. INTRODUCCIÓN

Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal,negocios, construcción, arte… lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientementeclaro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos unproyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquiertipo de proyecto.

OBJETIVO, COSTO y DURACIÓN.

Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.Costo: Todo lo que costará llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, alquileres…).Duración: Este es un punto muy importante ya que con este se determinará cuanto tiempotardara en realizarse el proyecto.

1.2. MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007

Es una aplicación que nos ofrece las herramientas necesarias para la administración deproyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar seguimiento a todas lasactividades que antes anotábamos en un papel.

Podemos introducir toda la información en tablas y tener una visión general de las tareas,recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos hacer una modificación enlos datos ingresados todo se recalculará de forma automática.

En cuanto a la interfaz, a diferencia del resto de los programas de Microsoft Office 2007,Project no tiene la cinta de opciones ni el botón MO (Microsoft Office Boton, el botón redondoen la parte superior izquierda) sino que sigue manteniendo los menús característicos de lasversiones anteriores.

1.3. ACCEDER AL PROGRAMA

Se accede siguiendo la ruta básica de todos los programas de la familia Microsoft.

La ruta es:

Inicio→ Todos los programas→Microsoft Office→ Microsoft Office Project 2007



1.4. ENTORNO DE TRABAJO

1.5. ALGUNAS FUNCIONES QUE DEBERÍAMOS SABER ANTES DE COMENZAR...1.6. VISUALIZAR CAMBIOS

Cuando modificamos algún dato en el proyecto, por ejemplo la fecha de comienzo de unatarea y las tareas que dependen de esta se ven afectadas y modificadas, Project sombrea encolor celeste las celdas de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio. Esto permite unmayor control visual de las repercusiones de los cambios que efectuamos.Por defecto, esta función está activa pero podemos activarla/desactivarla desde esmenú Ver → Ocultar/Mostrar Cambiar resaltado.



1.7. VISTAS Y TABLAS.

Para un mejor manejo de la información Project nos ofrece diversas vistas. La vistapredeterminada es Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en otras vistascomo Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos y otras más que iremos utilizandoa lo largo del curso.

Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra información, la tablapredeterminada es Entrada.

Cambiar vistas y tablas. Las vistas las podemos cambiar desde la barra de vistas o desde el menú Ver.



La opción Más vistas… abre un cuadro de diálogo en el cuál tenemos mayor cantidad devistas.

El botón Nueva nos da la opción de crear una Vista única o una Vista combinada.

La vista única nos permite definir varios criterios a nuestro gusto.



La vista combinada es muy útil por que nos permite ver de una vez información quetendríamos cambiado de vistas.

Nota: Cuando creamos una vista nueva, de cualquiera de las dos formas, esta se sumará alas ya existentes en el cuadro de diálogo Más vistas para estar disponible cuando lanecesitemos en el proyecto en que fue creada.

MOSTRAR Y/U OCULTAR COLUMNAS

En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto, pero podemos

ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto es muy útil ya que nos permitetrabajar cómodamente teniendo los datos cuando los necesitemos.

Mostrar columnas.

1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a laderecha de la columna a insertar y hacer clic con el botón derecho.

2. En el menú desplegable seleccionar Insertar columna.



O

1. En el menú Insertar hacer clic en Columna.

En ambos casos aparecerá el cuadro de diálogo Definición de columna.



1. Campo Nombre de campo:

Al desplegar las opciones aparecerán todas las columnas que podemos insertar. Hacemosclic sobre la que deseemos.

2. Campo título: Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos escribirlo en estecampo.

3. Campos Alinear títulos y Alinear datos: En el menú desplegable aparecen las opciones de alineación izquierda, centro y derecha.

4. Campos Ancho y Ajuste perfecto: Ancho me permite personalizar el ancho de columna y Ajuste perfecto establece el ancho deacuerdo con la columna más ancha.Si está tildada la opción Ajustar texto al encabezado se ajusta el texto a la línea siguiente.

Ocultar columnas 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic con el botónderecho.2. En el menú desplegable seleccionar Ocultar columna. O1. Seleccionar la columna a ocultar.2.En el menú Edición hacer clic en Ocultar columna. En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algún dato éstos no se perderán, lo quesi se perderá es el título si es que lo hemos puesto.

1.9. PROGRAMAR A PARTIR DE UNA FECHA DE COMIENZO O FIN EL PROYECTO.

Por defecto, Project empieza la programación del proyecto a partir de una fecha decomienzo, pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir deuna fecha de fin.

Para ello, antes de comenzar:



1. Ir al menú Proyecto → Información del proyecto…

2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, en el recuadro Programar apartir de cambiar por Fecha de fin del proyecto.

1.10. COMENCEMOS...

Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la guía del proyecto o haciéndolo através de las funciones que se encuentran dentro de los menús. En este curso utilizaremos laguía ya que esto nos permitirá comenzar de manera más organizada.



Definir la fecha de comienzo del proyecto.

Haciendo clic en Definir el proyecto del panel de la izquierda ingresaremos la fecha en lacuál comenzará nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las tareas seprogramaran a partir de la fecha ingresada.



*1. Al hacer clic en la flecha del cuadro desplegable se abrirá un calendario dondemarcaremos el día en que comenzará el proyecto, nótese que encerrada en un círculo rojo seencuentra la fecha en la cuál estamos al momento de empezar la programacón del proyecto.

Una vez seleccionada iremos al paso 2 del asistente. En este paso es donde debemosespecificar si el proyecto va a ser colaborativo, para ello debemos tener el Project Server y elProject Web, en este curso no nos dedicaremos a éstos así que optaremos por la opción No yseguiremos adelante con el asistente.



En el último paso guardamos y finalizamos.

Definir períodos laborables.

Siguiendo con el panel de la Guía del proyecto iremos al segundo link Definir períodos

laborables generales. Lo que aquí definiremos serán los días que trabajaremos en elproyecto, por ejemplo que días serán laborables y en que horarios. En base a éste calendariose definirá el proyecto.

Nota: Más adelante veremos que podremos definir calendarios más específicos, por ejemplodefinir un calendario para un recurso ó una tarea en particular.



Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados:

(Nótese que según por el calendario que optemos la vista previa del calendario cambiará; enazul se marcan los días y horas laborables y en amarillo las de descanso).

Estándar: éste calendario muestra los días y horarios de trabajo tradicionales. De lunes aviernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso.

24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso.

Turno noche: éste muestra una programación desde el lunes por la noche hasta el sábadopor la mañana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso.

Una vez elegido el calendario pasaremos al paso 2.



En este paso elegimos los días que vamos a trabajar tildando o destildando los días

laborables. También elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si locambiaremos. En este último caso se abrirá (más abajo) una serie de opciones para podercambiar las horas laborables a cada día.



Vayamos ahora al paso 3.

En este paso podremos cambiar el calendario pero para un día o un período específico delcalendario estándar. Por ejemplo establecer un feriado y/o un día en el cuál trabajaremos enun horario diferente.

Al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.



Una vez que hayamos marcado el día en el calendario y le hayamos puesto un nombre en lagrilla de excepciones podemos hacer clic en el botón Detallespara especificar los detalles dedicha excepción.



Ahora pasemos al paso 4.

En este paso definimos la cantidad de horas que tendrá cada día, cada semana y la cantidadde días por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque éstos no sean exactos.

En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos.Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir.

Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar.



EJERCICIOS UNIDAD 1: EMPEZAR A TRABAJAR CON PROJECT.

En este primer ejercicio crearemos el archivo construccion.mpp. En base a éste se iráncreando los ejercicios posteriores.

1. Accede al programa.

2. Examina el entorno de trabajo de Project.

3. Desde el panel de la guía comienza definiendo una fecha de comienzo para el proyecto.

4. Define el período laborable de lunes a viernes de 8 hs a 12 hs y 1 hs a 5 hs y los sábadosde 9 hs a 2 hs.

5. Por lo menos tiene que haber, dentro de los 30 días posteriores a la fecha de inicio, un díaferiado.

6. Guarda el proyecto con el nombre construccion.mpp.



EVALUACIÓN 1: EMPEZAR A TRABAJAR CON PROJECT.

Principio del formularioSólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.Contesta todas las preguntas y haz clic en el botón Corregir para ver la solución.Si pulsas Restablecer podrás repetir la evaluación.

1. La función Cambiar resaltado está en el menú...

a) Ver

b) Archivo

c) Edición

d) Proyecto

2. La vista predeterminada es..

a) Diagrama de Pert

b) Diagrama de Gantt

c) Hoja de recursos

d) Hoja de tareas

3. Podemos crear vistas combinadas.

a) Verdadero

b) Falso

4. En el cuadro de diálogo Definición de columna el nombre de las columnas aparece aldesplegar el menú del campo.

a) Título

b) Alinear títulos

c) Alinear datos

d) Nombre

5. Por defecto Project comienza un proyecto a partir de una fecha de fin.

a) Verdadero

b) Falso



6. Podemos definir sólo un calendario.

a) Verdadero

b) Falso

7. Podemos definir un horario diferente para cada día.

a) Verdadero

b) Falso

8. Los días feríados no los podemos marcar en el calendario.

a) Verdadero

b) Falso

9. Cuál de estos calendarios es uno de los predeterminados de Project.

a) 48 horas

b) Turno tarde

c) Turno noche

d) 32 horas

10. Sólo usando la guía del proyecto podremos comenzar a definir el proyecto

a) Verdadero

b) Falso

Restablecer



Unidad 2 - Tareas



Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar aingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos será de utilidad el panel así que locerraremos.

2.1. INGRESAR TAREAS

En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólocompletaremos las celdas Nombre de tarea y Duración.

La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s),meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días.

Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio de unabarra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar laescala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres días pero justo comienzaun viernes y nosotros nos basamos en el calendario estándar, la barra marcará una duraciónde cinco días. Hay que tener en cuenta que el día laboral es de 8 hs. de lunes a viernes por loque al sábado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cuál veremos másadelante.

2.2. DURACIÓN ESTIMADA Y DURACIÓN REAL.

Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, seidentifica con un signo de interrogación cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo deinterrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a noser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va aser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo ylisto.



2.3. DURACIÓN TRANSCURRIDA

Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad derecursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida. Por ejemplo, sicolocamos un piso y necesitamos 2 días de secado.Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt

2.4. HITOS

Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyectopodemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero, estohará que la tarea se muestre automáticamente como hito.

2.5. TAREAS REPETITIVAS

A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos

permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten aintervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado.Ingresar una tarea repetitiva.

1.Ir al menú Insertar→ Tarea repetitiva.

2.Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde especificaremos nombre e intervalos derepetición.



En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 hs., la misma serepite cada dos días laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tareaa la izquierda, lo cuál quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (comopodemos observar en las siguientes imágenes).

2.6. MODIFICAR DATOS DE TAREAS

Para modificar el nombre de una tarea podemos: • Situarnos sobre ella y escribir.• En la barra de función modificar lo que deseemos.

Para modificar la duración podemos: • Situarnos sobre ella y escribir.• Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda.También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogoInformación de la tarea.

Podemos acceder a el desde: • Situándonos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto→ Información de la tarea. • Haciendo doble clic sobre la tarea.• Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción Información de la tarea.



Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de estecuadro.

2.7. ELIMINAR UNA TAREA.

Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada),cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar tarea. El resto se reacomoda.



2.8. INSERTAR UNA NUEVA TAREA ENTRE LAS YA INSERTADAS.

Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo de la nueva, clic con el botón derecho yluego Nueva tarea ó ir al menú Insertar → Nueva tarea. Se creará la fila para ingresar elnombre y demás datos de la misma.

2.9. TAREAS DE RESUMEN Y SUBTAREAS.

Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartanlas mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen.Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas. La informaciónde ésta; duración, fecha de inicio y fin, etc se obtendrá de sus subtareas.

En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangría, pudiéndose establecer variosniveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con unformato diferente.

En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles:

Aplicar sangrías. Para ello debemos:1. Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas.2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Automáticamente se le aplicauna sangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.

Sacar sangrías. Para ello debemos:1. Seleccionar las subtareas.



2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría.

Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tantodesde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos +- de labarra de herramientas.

2.10. TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO

La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta.Para mostrarla debemos ir al menú Herramientas→ Opciones… en la pestaña Vista tildar laopción Mostrar tarea de resumen de proyecto. Nuestro proyecto se verá así:

Nótese que se aplica una sangría a todo el proyecto, el indicador de fila es el número 0 y labarra en el diagrama de Gantt es de color gris.Tener activa esta tarea de resumen es degran utilidad ya que ella contendrá los datos generales de todo el proyecto.

2.11. VINCULAR TAREAS

Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo,hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permitevincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cuál es la tarea antecesora y cuálla predecesora.

Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo necesitemos:Fin – Comienzo

Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora.



Comienzo – Fin El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo – Comienzo Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin – Fin Ambas tareas finalizan juntas.

Nótese que en todas las imágenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en lasegunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quién la predecesora, en este caso laprimera es la antecesora y la segunda la predecesora.

Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora.2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras.3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Vincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la línea que une lastareas.5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculación y Aceptar.



Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular.2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas.

2.12. TIEMPO DE POSPOSICIÓN Y TIEMPO DE ADELANTO.

Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer untiempo de posposición o adelanto según necesitemos. Esto hará que la tarea sucesorademore o adelante el tiempo que hayamos establecido.

Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremoshacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se mancharía con la pintura fresca,necesitaríamos un tiempo antes de colgar el cuadro.

Como establecer el tiempo de posposición o adelanto.

1. Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la línea que une las tareas.

2. En el cuadro de diálogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposición el valor delmismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente outilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para elcampo Duración.

2.13. DIVIDIR TAREAS

Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puededividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas.



Como dividir una tarea.

1.En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea.

2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobrela tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar latarea.

La tarea quedará de esta forma.

2.14. TAREAS CRÍTICAS

Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se retrase.A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser críticas.

2.15. RUTA CRÍTICA

La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto.Podríamos decir que la ruta está formada por las tareas más importantes o a las quedeberíamos prestarle más atención.

Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de

vistas o desde el menú Ver.

En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta critica en color rojo.



2.16. TIPOS DE TAREAS

Project nos permite definir tres tipos de tareas:

Tareas de unidades fijas, tareas de duración fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo quenecesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades.

Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando sedefine una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio quepueda suceder en la duración o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursosasignados.

Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración de latarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o enel trabajo de la tarea no afecta a la duración de la misma.

Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo(total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en laasignación de recursos o en la duración de la tarea no afecta al trabajo de la misma.El tipo de tarea se calcula por medio de esta fórmula:

TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES

2.17. CAMBIAR EL TIPO DE TAREA.

1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo.2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. En Tipo de tarea desplegar el menú y seleccionar el tipo que queramos.



2.18. TAREAS CONDICIONADAS POR EL ESFUERZO.

Una tarea que está condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo, esta opción estaactiva de manera predeterminada.

Activar o desactivar la opción condicionada por el esfuerzo.

1. Hacer doble clic sobre la tarea.2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado.3. Tildar o destildar la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.



2.19. DELIMITACIONES DE TAREA.

Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción ya sea en la fecha decomienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice después deuna fecha determinada.

Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinadao inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyectoen que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin.Fecha límite: Ponemos una fecha límite cuando una tarea debe completarse si o si en undeterminado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programación de la tarea y tampocoes una delimitación. Si nos pasamos de la fecha y todavía la tarea no está completa, unindicador nos avisará.

2.20. TIPOS DE DELIMITACIÓN

Lo más tarde posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas decomienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemosdefinido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que seprograman a partir de la fecha de fin del proyecto.

Lo antes posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de comienzoy de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido paralas tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan apartir de la fecha de comienzo del proyecto.

No finalizar antes del: Esta delimitación moderada indica la fecha más cercana posible en laque debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada.

No finalizar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede finalizardurante o antes de la fecha indicada.

Debe finalizar el : Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debefinalizar una tarea.

Debe comenzar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debecomenzar una tarea.

No comenzar antes del : Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzarantes de la fecha indicada.

No comenzar después del : Esta delimitación moderada indica que la tarea no puedecomenzar durante o antes de la fecha especificada.

Introducir una fecha límite y/o una delimitación a una tarea



1. Doble clic sobre la tarea2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. En los campos Fecha límite y Tipo de delimitación introducir los datos necesarios.

Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programación del proyecto, por eso es recomendabledelimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas.

Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin lasdelimitaciones flexibles serán las inflexibles para un proyecto programado con fecha decomienzo. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles.

2.21. PRIORIDAD.

Podemos establecer mediante un número la prioridad de una tarea ante las demás tareas delproyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0 la menosimportante y 1000 la más importante.

Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no esrecomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta función es muyútil para resolver las sobreasignaciones que veremos más adelante.

Como cambiar la prioridad a una tarea. 1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Información de la tarea. 2. En la pestaña General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor.



EJERCICIOS UNIDAD 2: TAREAS

1. Abre el archivo construccion.mpp.

2. Ingresa las siguientes tareas con sus respectivas duraciones.

Marcar el terreno – 1 día.Hacer los cimientos – 1 semana.Levantar las paredes – 4 semanas.Colocar las cañerías del agua – 1,5 semanas.Hacer los desagües – 1,5 semanas.Hacer el tendido eléctrico – 2semanas.Colocar el techo – 1,6 semanas.Revocar – 2 semanas.Colocar las aberturas – 2,7 semanas.Colocar los pisos – 3 semanas.

3. Será necesario hacer una reunión cada 10 días laborables y de duración 2 hs.

4. Agrega una tarea al principio, otra debajo de la tarea 3 y otra debajo de la tarea 6.

5. A las tareas recién insertadas ponerles como nombre etapa 1, etapa 2 y etapa 3 y hacerlastareas de resumen de las tareas que le siguen.

6. Al finalizar cada etapa debe haber un hito con el nombre Fin de la etapa.

7. Mostrar la tarea de resumen del proyecto.

8. Vincular las tareas de esta forma:

En la etapa 1 todas las tareas comienzan cuando terminan las otras.En la etapa 2 'Colocar las cañerías'... y 'Hacer el tendido'...deben comenzar juntas y 'Hacerlos desagües' debe comenzar cuando termine 'Colocar las cañerías'...En la etapa 3 'Colocar el techo' y 'Revocar' deben comenzar juntas y las demás comenzarcuando termine la antecesora. Entre 'Revocar' y 'Colocar las aberturas' debe haber un tiempode posposición de 2 días.Cada hito debe estar vinculado a la tarea que termine última de cada etapa.

9. Cambiar el tipo a las siguientes tareas:

Marcar el terreno debe ser tipo Duración fija y Hacer el tendido… de tipo Trabajo fijo.

10. La tarea Colocar el techo no debe finalizar antes de la fecha de fin.

11. Revocar debe tener una prioridad del 700%.



12. La tarea Colocar las aberturas debe interrumpirse al segundo día de empezada yrecomenzar dos días después.

13. Visualizar la ruta crítica.

14. Guardar los cambios en el archivo.



EVALUACIÓN 2: TAREAS

Sólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la respuesta que considerescorrecta.

Contesta todas las preguntas y haz clic en el botón Corregir para ver la solución. Sipulsas Restablecer podrás repetir la evaluación.

1. Para marcar una tarea como hito debemos ingresar ‘0’ como valor de duración.

a) Verdadero

b) Falso

2. Las tareas repetitivas se encuentran en el menú…

a) Archivo

b) Ver

c) Insertar

d) Herramientas

3. Una tarea compuesta por subtareas es una tarea

a) de síntesis

b) de resumen

c) de sumario

4. Para mostrar la tarea del resumen del proyecto debemos abrir el cuadro de diálogo

a) Información del proyecto

b) Información de la tarea

c) Opciones

d) Información del recurso

5. Cuando hacemos que acción es importante marcar cuál es la tarea antecesora y cuálla predecesora.

a) Cuando vinculamos tareas

b) Cuando marcamos una tarea de resumen



c) Cuando definimos que tipo de tarea es.

6. La suma de todas las tareas que si se llegasen a demorar hicieran que el proyecto seretrase se denomina

a) Camino rojo.

b) Ruta roja.

c) Ruta crítica.

7. El tipo de tarea se calcula por medio de esta fórmula:

a) Duración = Trabajo * Unidades

b) Unidades = Duración * Trabajo

c) Trabajo = Duración * Unidades

8. Cuando una tarea mantiene el total del trabajo es una tarea

a) Condicionada por el esfuerzo.

b) Con tipo unidades fijas.

c) Condicionada por la voluntad.

d) Con tipo duración fija.

9. Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción en la fecha decomienza y/o fin.

a) Verdadero

b) Falso

10. Para cambiar la prioridad de una tarea debemos abrir el cuadro de diálogo:

a) Información del proyecto

b) Información del recurso.

c) Información de la tarea.

Restablecer



Unidad 3 - Recursos



Introducción

En este capítulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son quienes llevan acabo las tareas. Ellos son las Personas, equipos y materiales.

3.1. TIPOS DE RECURSOS

Project 2007 divide los recursos en tres categorías:

Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajopara completar una tarea. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se utilizará parallevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de maquinas.

Recursos de tipo material: víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevara cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc.

Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: unacomida, un viaje, etc.

3.2. HOJA DE RECURSOS

La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto.

La podemos activar desde el menú Ver→ Hoja de recursos o desde la barra de vistas.



3.3. INGRESAR RECURSOS.

1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso.

2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso.

3. Etiqueta de material: Aquí especificamos la unidad de medida del recurso. Sólo podemosescribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a lahora de asignar este tipo de recursos a una tarea.

4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales delrecurso en vez de los nombres para ajustar más columnas en una vista. Por defecto Projectpone la primera letra del nombre pero podemos cambiarlas.

5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albañiles,torneros.

6. Capacidad máxima: Aquí se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en elque estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juanva a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberíamos bajar a 50% la capacidadmáxima de dicho recurso.

Modificar datos de recursos Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemosel cambio que deseemos.

También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información del recurso. Podemos acceder a ella desde:

•Situándonos sobre el recurso y yendo al menú Proyecto→ Información del recurso.

•Haciendo doble clic sobre el recurso.



•Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del menú la opción Información del recurso.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de estecuadro de diálogo.

Eliminar un recurso.

Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada),cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar recurso.El resto se reacomoda.



Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados.

Nos debemos situar en el recurso que quedaría debajo del nuevo, clic con el botón derecho yluego Nuevo recurso ó ir al menú Insertar → Nuevo recurso. Se creará la fila para ingresarel nombre y demás datos del mismo.

3.4. TIPO DE RESERVA.

Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto, laincorporación al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados peropodemos cambiar su estado de reserva.

Para ello:

1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso.

2. En el cuadro de diálogo Información del recurso, cambiar el estado mediante elrecuadro Tipo de reserva:



3.5. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

Puede suceder que un recurso no esté disponible de igual forma a lo largo de todo elproyecto. Por ejemplo, que esté disponible a partir de una fecha determinada ó hasta unafecha, también que entre un período determinado tenga una capacidad de trabajo menor omayor ó cualquier combinación (de este tipo) posible.

Para ingresar estos datos, debemos:

1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar la disponibilidad. Se abrirá el cuadrode diálogo Información del recurso.

2. En la primer línea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra pordefecto: NOD en Disponible desde, esto significa que está disponible desde la fecha decomienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta que está disponible hasta el final delproyecto y también en Unidades el valor que ingresamos en la hoja de recursos. En esaslíneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades.

En la imagen, el recurso Pedro estará disponible desde el comienzo del proyecto hasta el29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volverá a estar disponible desde el 02/05/2011hasta la finalización del proyecto, pero al 50% de su capacidad máxima.

Nota: Sólo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo.



3.6. CALENDARIO DE RECURSOS.

De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyectopodemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sería sitenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto(motivos religiosos, personales, etc).

Como establecer un calendario para un recurso en particular:

1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar el calendario. Se abrirá el cuadro dediálogo Información del recurso.

2. Hacer clic en el botón Cambiar el calendario laboral.

3. Se abrirá el mismo cuadro de diálogo que cuando modificamos el calendario para elproyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y también que podemoscambiar el calendario base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual lecorrespondería el calendario Turno de noche.



EJERCICIOS UNIDAD 3: RECURSOS

1. Abre el archivo construccion.mpp. 2. En la hoja de recursos ingresar los siguientes datos:Tipo trabajo:Juan GarciaAna GarzonGabriel JuarezJuana FulioTipo costo:ViajeCenaTipo material (entre paréntesis las etiquetas):Cemento (bolsa)Ladrillos (x1000)Pintura (x litros)Caños (x metros)Cables (x metros)Madera (x pies)Tejas (x unidad)Mosaicos (x mtrs2)3. Juana Fulio sólo va a estar disponible el 80% del tiempo para el proyecto.4. La primer semana Juan Garcia va estar disponible sólo el 50% del tiempo.5. A Ana Garzón le corresponde los días 20 y 21 de abril feriado por fiesta religiosa.6. Guardar los cambios en el archivo.



EVALUACIÓN 3: RECURSOS

1. Un recurso consumible es un recurso de tipo

a) Costo

b) Trabajo

c) Material

2. La disponibilidad de un recurso para un determinado proyecto se ingresa en elcampo

a) Tipo.

b) Capacidad máxima.

c) Unidades.

d) Grupo.

3. Hay una sola forma de acceder al cuadro de diálogo Información del recurso.

a) Verdadero.

b) Falso.

4. Un recurso comprometido con el proyecto es un recurso...

a) Propuesto.

b) Confirmado.

5. Le podemos cambiar la disponibilidad a un recurso de tipo costo.

a) Verdadero.

b) Falso.

6. Cada recurso puede tener su propio calendario laboral.

a) Verdadero.

b) Falso.



7. Desde el cuadro de diálogo Información del proyecto podemos cambiar ladisponibilidad del recurso.

a) Verdadero.

b) Falso.

8. Sólo a los recursos de tipo material podemos ponerles una etiqueta.

a) Verdadero.

b) Falso.

9. Los recursos los ingresamos en la vista

a) Uso de recursos.

b) Hoja de recursos.

c) Uso de tareas.

10. No podemos cambiar el calendario base para un recurso en particular, se deberespetar el que definimos para todo el proyecto.

a) Verdadero.

b) Falso.

Restablecer



Unidad 4 - Asignación



En esta unidad veremos cómo asignar recursos a las tareas.

4.1. ASIGNAR RECURSOS A UNA TAREA

Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignárselo a lastareas.

Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos:

1. Pararnos sobre la tarea a la cuál le asignaremos el/los recursos.

2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.

3. Aparecerá el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.



Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea.

Observen que al asignar más de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duración de éstacambia, esto se debe a la programación que le asignemos y al tipo de tarea. También puedesuceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, estoes, por que esos recursos están sobreasignados. Estos temas los veremos más adelante.

Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los costos.

En la siguiente imagen veremos cómo se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando lehemos asignado recursos:



4.2. EL CAMPO UNIDADES DEL CUADRO DE DIÁLOGO ASIGNAR RECURSO.

Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro dediálogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para losrecursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea. Los recursos de tipo Costo no tienenunidades.

Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juantrabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al 100%.(Dichoporcentaje es por defecto)



4.3. EL CUADRO DE DIÁLOGO ASIGNAR RECURSO

Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo, éstosaparecerán en la hoja de recursos.

En la siguiente imagen se describen las demás funciones de este cuadro de diálogo:

NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta losrecursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que éstos puedendemorar la finalización de la tarea asignada.



EJERCICIOS UNIDAD 4: ASIGNACIÓN


2. Realizar las siguientes asignaciones:

Marcar el terreno: Juan Garcia.

Hacer los cimientos: Gabriel Juarez, Juan Garcia, Ladrillos 1000 unidades, Cemento 40bolsas.

Levantar las paredes: Gabriel Juarez, Ladrillos 2000 unidades, Cemento 80 bolsas.

Colocar las cañerías del agua: Gabriel Juarez, caños 30 mts.

Hacer los desagües: Gabriel Juarez, Juan Garcia, caños 40 mts.

Hacer el tendido eléctrico: Gabriel Juarez (Disponible para esta tarea el 80%), cables 45 mtrs.

Colocar el techo: Juan Garcia, tejas 1000 unidades.

Revocar: Gabriel Juarez, cemento 30 bolsas.

Colocar las aberturas: Ana Garzon, Juana Fulio, Viaje, madera 50 pies.

Colocar los pisos: Ana Garzon, Juana Fulio, Cena, mosaicos 50 mtrs2.




EVALUACIÓN 4: ASIGNACIÓN

Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clicen el botón Corregir para ver la solución. Si pulsas Restablecer podrás repetir laevaluación.

1. Antes de asignar un recurso debemos situarnos en la tarea a la cuál le asignamos elmismo.

a) Verdadero.

b) Falso.

2. Sólo podemos asignar un recurso por vez.a) Verdadero.

b) Falso.

3. Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los costos.

a) Verdadero.

b) Falso.

4. Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna S/D del cuadro de diálogoAsignar recurso, definir cuanto tiempo o cuantas unidades vamos a asignar a la tarea.

a) Verdadero.

b) Falso.

5. Sólo podemos ingresar recursos desde la hoja de recursos.

a) Verdadero.

b) Falso.

Restablecer



Unidad 5 - Costos



INTRODUCCIÓN

En este capítulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor muy importanteen un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del factor económico.

5.1. TIPOS DE COSTO

Tenemos tres tipos de costos:

Costo Fijo:

Está enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece uncosto en el que el recurso no interviene.

Determinado por Tasa:

Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa HoraExtra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.

Determinado por Uso:

Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso.

5.2. INGRESAR COSTOS

Ingresar un costo fijo:

1. Cambiar a la tabla Costos mediante el menú Ver→ Tabla: ----→ Costo.



2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramosingresar un costo fijo.

3. Observar la columna Acumulación de costos fijos que veremos más adelante en estecapítulo.

Ingresar un costo de tasa estándar y hora extra.

En la vista Hoja de recursos:

1. En la columna Tasa estándar en la celda correspondiente al recurso que queremos asignarun costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora.

2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que queremosasignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estándar que el valorque ingresemos es por hora.

3. Para los recursos de tipo material sólo ingresaremos el valor en el campo Tasa estándar. En este caso el valor es por unidad, no por hora.



Ingresar un costo por uso:

En la vista Hoja de recursos:

1. En la columna Costo/Uso ingresar el valor correspondiente.

Ingresar un costo a un recurso de tipo costo:

Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes; por ejemplo, una cena puede habersalido para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por eso el costo se ingresa unavez asignado el recurso a una tarea.

Para ello debemos:

1. Asignar el recurso a una tarea.2. Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el menú Ver. 3. Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los recursos quecomponen la tarea.



4. Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo, se abrirá el cuadro de diálogo Información dela asignación.

5. En la ficha general, ingresar el valor en el recuadro Costo.

5.3. ACUMULACIÓN DE COSTOS.

La acumulación de costos es determinar cómo se pagaran los mismos, esto es, si al

comenzar a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea (prorrateo). Tener encuenta que esto influirá en el seguimiento económico del proyecto.

Para ello:En la vista Hoja de recurso en la columna Acumular elegir el tipo de acumulación quenecesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean.

5.4. DIFERENTES TASAS DE COSTO.

Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, éstas pueden ser de dos maneras:

• Diferentes tasa de costo en períodos diferentes.• Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.



Establecer diferentes tasas de costo en períodos diferentes:

1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar las tasas de costo. Se abrirá el cuadrode diálogo Información del recurso.

2. La pestaña Costos tiene una tabla donde la primer fila está reservada para los valores quehemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho).

3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para quemarquemos la fecha a partir de la cuál este recurso se va a regir por una tasa diferente.

4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos ingresar el númerodirectamente ó un porcentaje del costo de la fila de arriba. Por ejemplo, si a partir de esafecha el recurso va a tener un costo de un 15% más, sólo deberemos escribir +15% (si fueramenos escribiríamos -15%), Project hará los cálculos correspondientes, siempre basándoseen la fila superior.

Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes:

1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrirá elcuadro de diálogo Información del recurso. 2. En la pestaña Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaña A, peropodemos definir otras tasas en las pestañas B, C, D y E. Observar que también podemosdefinir en cada una distintos costos para distintas fechas.



3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la tabla A. Paracambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ira la vista Uso de tareas.

4. Buscar la tarea en la cuál queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recursohacer doble clic para que se abra el cuadro Información de la asignación.

5. En el cuadro de diálogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el menú y elegirla tabla por la cuál se regirán los costos de este recurso en esta tarea.



5.5. HORAS EXTRAS.

El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas serijan, sino que debemos decidir nosotros cuáles horas de un recurso asignado a una tarea sonhoras extras.

Aplicar horas extras.

1. Abrir la vista Uso de recursos.

2. Agregar la columna Trabajo de horas extras.

3. Buscar el recurso al cuál le tenemos que asignar horas extras, en la fila de lacolumna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que cantidad de lashoras que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. Es decir, no estamos agregandomás horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la tarea, ‘X’ cantidadson horas extras. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto.



EJERCICIOS UNIDAD 5: COSTOS


2. Asignar a los siguientes recursos los costos. (para tasa estándar el primer monto y elsegundo para tasa hs. extras)

Juan Garcia: $30 y $45.Ana Garzon: $40 y $60.Gabriel Juarez: $30 y $45.Juana Fulio: $35 y $50.Cemento: $30.Ladrillos: $30.Pintura: $45.Caños: $18.Cables: $14.Madera: $45.Tejas: $5.Mosaicos: $70.

3. La tarea Marcar terreno tiene un costo fijo de $1000.

4. Las tejas tienen un costo por uso de $50.

5. La primera cena tiene un costo de $80, la segunda de $120 y el viaje de $280.

6. Todas las tareas tienen se prorratean menos Marcar terreno que se abona al principio yRevocar al final.

7. El recurso Gabriel Juárez tiene una segunda tasa de costo de $35 y $50. Aplicar dicha tasaa la tarea Colocar las cañerías.

8. En la tarea Hacer los cimientos Juan García tiene 2 hs. extras.




EVALUACIÓN 5: COSTOS

Sólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.Contesta todas las preguntas y haz clic en el botón Corregir para ver la solución. Sipulsas Restablecer podrás repetir la evaluación.

1. Cuál de los siguientes ítems no es un tipo de costo.

a) Determinado por tasa.

b) Determinado por uso.

c) Costo fijo.

d) Costo variable.

2. Podemos ingresar una tasa horas extras para los recursos de tipo material.

a) Verdadero

b) Falso

3. Cual tasa de costo es el que fija un valor cada vez que es usado el recurso.

a) Determinado por tasa.

b) Determinado por uso.

c) Costo fijo.

d) Costo variable.

4. Para ingresar la tasa a un recurso de tipo costo debemos abrir el cuadro de diálogoInformación de la asignación, en la vista Uso de tareas e ingresarlo en el recuadro.

a) Verdadero.

b) Falso.

5. Cuál de las siguientes opciones no pertenece a Acumulación de costos.

a) Prorrateo.

b) Proporción.

c) Comienzo.

d) Fin.



6. Cada recurso trabaja durante todo el proyecto con la misma tasa de costo.

a) Verdadero.

b) Falso.

7. Cuantas tasa de costo diferentes podemos definir para cada recurso.

a) 3

b) 4

c) 5

d) 6

8. Para cambiar la tasa de costo a un recurso debemos abrir el cuadro de diálogoInformación de la asignación en la vista Uso de tareas.

a) Verdadero.

b) Falso.

9. El solo hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso hace queestas se rijan.

a) Verdadero.

b) Falso.

10. Cuando agregamos horas extras estamos acrecentando las horas de la tarea.

a) Verdadero.

b) Falso.

Restablecer



Unidad 6 - Sobreasignación y

redistribución



6.1. SOBREASIGNACIÓN Y REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS.

La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas más tareas delas que puede llevar a cabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondantrabajar como el horario que tenga asignado.

Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en lacolumna Indicadores ó en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados encolor rojo.

6.2. COMO RESOLVER LAS SOBREASIGNACIONES.

• La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cual está asignado.Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.

• También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursoscon el fin de no sobreasignarlos.

• También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gustociertos parámetros.

Vista Uso de recursos.

En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobreasignado), trabaja, no sólomás horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos días.Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio dela tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que esté disponible, etc.



Filtrar antes de asignar.

Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar aquellos queestén disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.

Para ello:

1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de diálogo Asignar recurso.

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en cuenta que noestamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos eligiendo que recursos ver según elcriterio elegido.

3. Si tildamos la opción Disponible para trabajar e ingresamos las horas, nos mostrará losrecursos que estarán disponibles para la tarea seleccionada.

Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todavía más tildando esta opción, por lo cuál

tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un filtro y sí marcar esta opciónprocurar destildar Filtrar por:



4. El botón Más filtros nos abre un cuadro de diálogo con más criterios de filtrado, el

botón Nuevo de este cuadro de diálogo nos permite, mediante instrucciones lógicas, crearnuestros propios filtros.



Redistribuir recursos.

Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos.Para activarla debemos ir a Herramientas→ Redistribuir recursos…

Project redistribuye los recursos sobre asignados retrasando y dividiendo tareas, según loscriterios que establezcamos en este cuadro de diálogo.



*1 Redistribución:

Automática: Project redistribuye los recursos apenas se produzca una sobreasignación (no lorecomiendo) según los criterios que determinemos más abajo.

Manual: Sólo se redistribuyen los recursos cuando presionemos el botón Redistribuir ahora.

Buscar sobreasignaciones con el criterio: Si desplegamos el recuadro aparecen lasopciones minutos, horas, días, semanas y meses. Este es un punto muy importante porqueaquí definimos el criterio de la sobreasignación. Por ejemplo, elegimos como criterio Porsemanas y tenemos un recurso que está sobrepasado en horas uno o más días pero el totalde horas no pasa de las horas que establecimos como semanales (en el cuarto paso delasistente cuando comenzamos), entonces Project no lo toma como un recurso sobreasignado.

Borrar valores de redistribución antes de redistribuir: Si ya hemos redistribuido antes yqueremos seguir manteniendo estos valores, destildar la opción.

*2 Ámbito de la redistribución de ‘Nombre del proyecto’:

Podemos elegir redistribuir en todo el proyecto ó en un intervalo de fechas determinadas.

*3 Resolver sobreasignaciones:

Orden de redistribución: Según la opción seleccionada Project va a redistribuir los recursos.

Sólo identificador: Project retrasa las tareas a partir de los números de identificador másaltos antes de considerar otros criterios.

Estándar: Es la opción predeterminada. Una tarea con más tiempo de demora se retrasaprimero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo posterior, también tiene encuenta las prioridades y delimitaciones que hayamos definido a las tareas.

Prioridad, estándar

Project busca primero prioridades y luego los criterios del orden estándar.

Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible Si tildamos esta opciónevitamos que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser que las tareas tenganmucho margen de demora no se verá un cambio significativo después de la redistribución.

La redistribución puede ajustar asignaciones individuales Esta opción permite que laredistribución haga ajustes cuándo un recurso trabaja en una tarea sin tener en cuenta losdemás recursos que trabajan en la misma tarea. Es una configuración general para todas lastareas. Si deseamos esta opción para no todas las tareas podemos agregar lacolumna Redistribuir asignaciones a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas quedeseemos.



La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante Permite que laredistribución divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. Si deseamos esta opciónpara no todas las tareas podemos agregar la columna Dividir al redistribuir a una hoja de

tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.

Redistribuir tareas con recursos propuestos. Si esta opción está tildada, Project puedeutilizar para la redistribución un recurso que está propuesto, no confirmado.

Una vez establecida la configuración de la redistribución a nuestras necesidades, siestablecimos el tipo Manual al principio para que Project redistribuya, deberemos hacer clicen el botón Redistribuir ahora, si elegimos el modo Automático cada vez que tengamosalgún recurso sobreasignado Project redistribuirá teniendo en cuenta estos criterios.

Nota: No siempre se pueden redistribuir los recursos ó todos los recursos, pero Project nosavisará por medio de un cuadro de diálogo los recursos que no pudo redistribuir para que lohagamos nosotros manualmente.



6.3. VISTA GANTT DE REDISTRIBUCIÓN

Podemos activar la vista Gantt de redistribución para ver de manera gráfica como Proyectredistribuyó las tareas. En color verde se ven las tareas antes de redistribuir. Para aplicar lavista debemos ir al menú Ver → Mas vistas… → Buscar la vista Gantt de seguimiento yAplicar.



EJERCICIOS UNIDAD 6: SOBREASIGNACIÓN Y REDISTRIBUCIÓN


2. Si hay recursos sobreasignados redistribuirlos.

3. Indicar que la tarea 'Hacer los cimientos' no se puede dividir.

4. Abrir la vista correspondiente para ver la redistribución.




EVALUACIÓN 6: SOBREASIGNACIÓN Y REDISTRIBUCIÓN

Sólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.

Contesta todas las preguntas y haz clic en el botón Corregir para ver la solución.Si pulsas Restablecer podrás repetir la evaluación.

1. Cuando un recurso esta sobreasignado, en la hoja de recursos aparece en color…

a) Azul.

b) Rojo.

c) Verde.

d) Amarillo.

2. Para resolver una sobreasignación la vista que más se ajusta es…a) Hoja de Recursos.

b) Uso de tareas.

c) Uso de recursos.

d) Diagrama de Gantt.

3. Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar aquellosque estén disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.

a) Verdadero.

b) Falso.

4. Podemos crear filtros con criterios propios.

a) Verdadero.

b) Falso.

5. ¿Dentro de que menú se encuentra el cuadro de diálogo redistribuir recursos?

a) Archivo.

b) Edición.

c) Proyecto.

d) Herramientas.



6. Project tiene una función que redistribuye los recursos sobreasignadosretrasándolos y ¿Qué más?

a) Cambiando la duración.

b) Dividiendo.

c) Agregando horas.

d) Sacando horas.

7. Que opción hay que tildar para que Project redistribuya, sin que le demos la orden,los recursos sobreasignados. Redistribución:

a) Automática.

b) Voluntaria.

c) Manual.

d) Fácil.

8. ¿Que criterio de sobreasignación no corresponde?

a) Minutos.

b) Horas.

c) Semanas.

d) Quincenas.

9. Si deseamos que a algunas tareas no las tengamos en cuenta cuando definimoscriterios para la redistribución, podemos señalarlo con las columnas correspondientes.

a) Verdadero.

b) Falso.

10. Que vista es la que muestra como se redistribuyeron las tareas.

a) Diagrama de Gantt.

b) Gantt de seguimiento.

c) Gantt de redistribución.

d) Gantt detallado.

Restablecer



Unidad 7 – Seguimiento



INTRODUCCIÓN

Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto, (tareas recursos,costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del proyecto genera información de loque en realidad está pasando; cuanto se están completando las tareas como habíamosprevisto, cuánto nos está costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de losmateriales, etc.

La regularidad en que capturemos los datos reales dependerá del seguimiento que queramosdarle.

7.1. LÍNEA DE BASE Y PLAN PROVISIONAL

La línea de base (plan previsto) me permite capturar toda la información del proyecto con elfin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda duración, costos, fechas deinicio y finalización, asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las tareas antes deque inicie el proyecto, todos estos datos servirán como punto de referencia para los cambiosque se irán dando conforme el proyecto avanza.

El plan provisional es como una línea de base pero más resumido, sólo guarda fechas decomienzo y de fin de tareas.

Guardar una línea base y/o plan provisional.

Para abrir el cuadro de diálogo debemos ir al menúHerramientas → Seguimiento → Establecer línea base…



Se abrirá el cuadro de diálogo Establecer línea de base.

1* Línea de base: Para guardar una línea de base esta opción debe estar tildada. Podemosguardar hasta 11 líneas de base por cada proyecto.

Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta opción. Al igualque la línea base podemos guardar hasta 11 planes provisionales.

2* Podemos guardar tanto líneas de base como planes provisionales para todo el proyecto ópara las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar esta opción se habilitan otrasopciones adicionales.

Resumir líneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las tareasseleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos optar por: Paratodas las tareas de resumen, los cambios en las tareas seleccionadas se reflejan en todaslas tareas de resumen de antecesores de la línea de base o De subtareas a tareas deresumen seleccionadas, los cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea deresumen de la línea de base seleccionada.

Nota: Una vez guardada la línea de base los datos guardados pasan a ser “datosprevistos” son los datos en el momento en el que se guardó la línea de base Y “datosreales”, son los datos con la información real del progreso según la información deseguimiento que vayamos incorporando.

7.2. BORRAR UNA LÍNEA DE BASE Y/O PLAN PROVISIONAL.

Nos puede ser útil borrar un plan ó línea base para tener disponibilidad en caso de que sehayan ocupado los once o simplemente para limpiar información que ya no se utilizará.Para ello debemos ir al menú Herramientas → Seguimiento…→ Borrar línea de base…



Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En la opción Borrar plan previsto podemos desplegar el menú y elegir qué línea de basedeseamos borrar (si es que hemos guardado más de una).

En la opción Borrar plan provisional, lo mismo pero para borrar un plan provisional.

Y en el campo Para podemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que hayamosseleccionado previamente.



7.3. AGREGAR DATOS A UNA LÍNEA DE BASE Y/O PLAN PREVISTO

Si luego de guardar la línea de base o plan provisional hemos hecho algún cambio quedeseamos que estén dentro del plan previsto sólo tenemos que repetir los pasos que dimos alguardar la línea o el plan y cuando nos pregunte si deseamos reemplazar los datos diremosque sí.

7.4. COMPARAR EL PLAN PREVISTO CON EL PLAN REAL

Para ver la información que se guardó en la línea de base y la información real, debemos ir almenú Proyecto →Información del proyecto → hacer clic en el botón Estadísticas.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo que nos muestra los datos guardados (datosprevistos) y los datos reales del avance del proyecto.



7.5. GANTT DE SEGUIMIENTO

También podemos ver estos datos de manera gráfica activando la vista Gantt deseguimiento, desde la barra de vista o desde el menú Ver.

Las barras negras son las líneas de base y las que están sobre ellas son las tareas reales. Enla imagen, éstas coinciden por que el proyecto en tiempo real todavía no ha comenzado.

7.6. GANTT DE VARIAS LÍNEAS DE BASE.

Si hemos guardado más de una línea de base y queremos verlas de manera gráfica, debemosactivar la vista Gantt de varias líneas de base, para ello debemos ir al menú Ver → Másvistas…→ en el cuadro de diálogo buscar la vista y Aplicar.

Las barras se muestran como una línea, la primer línea de base guardada será la barrasuperior, la que sigue la segunda y así sucesivamente. Si nos situamos con el mouse sobrelas líneas aparece un cartel con la información de la línea de base a la que pertenece.



7.7. TAREAS CON MARGEN DE DEMORA.

La demora indica cuánto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin delproyecto.

Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vista Gantt detallado, lamisma se encuentra dentro del cuadro de diálogo Más vistas del menú Ver. Abrir la tabla Programación.

La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total, lademora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. En el diagrama lo marca conuna línea delgada al final de la barra de tarea, también nos indica cuál es el margen, como porejemplo, el de la tarea 9.



EJERCICIOS UNIDAD 7: SEGUIMIENTO


2. Guardar la línea de base del proyecto.

3. Comparar la línea de base con el plan real.

4. Ver los datos de manera gráfica en la vista correspondiente.

5. Hacer algún cambio en el proyecto y guardar una segunda línea de base.

6. Abrir la vista correspondiente para ver más de una línea de base del proyecto.

7. Ver cuáles tareas tienen tiempo de demora.




Evaluación 7: Seguimiento

1. Como se llama lo que me permite guardar la información del proyecto para luegocompararla con el progreso.

a) Línea de pase.

b) Línea de base.

c) Línea básica.

d) Línea esencial.

2. Como se llama el plan que sólo guarda fechas de comienzo y fin.

a) Provisional.

b) Ocasional.

c) Provisorio.

d) Condicional.

3. Que submenú dentro del menú Herramientas debemos desplegar para poder guardaruna línea base o plan provisional.

a) Seguimiento.

b) Organizador.

c) Detalle.

d) Diseño.

4. Cuantas líneas de base podemos guardar.

a) 8

b) 9

c) 10d) 11

5. Como se llaman los datos con la información real del progreso.

a) Datos reales.

b) Datos existentes.

c) Datos efectivos.

d) Datos firmes.



6. Una vez guardada una línea de base no podremos modificar los datos.

a) Verdadero.b) Falso.

7. Para ver los datos guardados debemos abrir el cuadro de diálogo Información delproyecto y presionar el botón...

a) Estadísticas.

b) Inventarios.

c) Matrícula.

d) Probabilidad.

8. La vista que me permite ver los datos guardados en la línea de base de maneragráfica es:

a) Gantt detallado.

b) Gantt redestribución.

c) Gantt de rastreo.

d) Gantt de seguimiento.

9. Para ver el margen de demora debemos abrir…

a) Diagrama de Gantt detallado y la tabla Trabajo.

b) Diagrama de Gantt detallado y la tabla Programación.

c) Diagrama de Gantt y la tabla Programación.

d) Diagrama de Gantt detallado y la tabla Clasificación.

10. Cuáles son las columnas que nos muestran el margen de demora.

a) Demora permitida y Margen de demora real.

b) Retraso permisible y Margen de demora real.

c) Demora permisible y Margen de demora total.

d) Plazo permitido y Demora total.

Restablecer



Unidad 8 – Actualización del progreso

de las tareas



INTRODUCCIÓN

Cuando estamos creando el proyecto, lo hacemos con anticipación por lo cual cuandoguardamos la línea de base éste todavía no ha comenzado, es por ello que lo llamamos "planprevisto".

Project calcula automáticamente la programación (duración, dependencias entre tareas,limitaciones, etc.) y los costos. Pero otros datos que vamos introduciendo a lo largo delproyecto, Project no los calcula sino que debemos darle nosotros la orden.

8.1. ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGÚN LA PROGRAMACIÓN.

Para ver el progreso real del proyecto tenemos que actualizarlo. Para ello debemos:Abrir el menú Herramientas → Seguimiento → Actualizar proyecto…




1* Actualizar trabajo completado al: Aquí escribiremos la fecha con respecto a la cuálactualicemos el proyecto. Por defecto se muestra la fecha actual.

Project calcula: las tareas con fecha de finalización menor a la ingresada son tareas yafinalizadas, si la fecha de comienzo es posterior éstas todavía no comenzaron y las tareas confecha de comienzo anterior y fecha de finalización posterior son tareas en curso.

2* Por porcentaje completado o Sólo al 0% o al 100%: La primer opción mostrará elporcentaje exacto en que se haya completado la tarea, por ejemplo, 0% , 22%, 33%, 100% yla segunda opción si no se completó mostrará 0%, sin importar cuánto se haya completado ysi está completa mostrará 100%.

3* Reprogramar trabajo restante para que empiece después de: Suponiendo que poralguna razón el proyecto se ha detenido, podemos marcar este suceso en este recuadro, todolo que debemos hacer es ingresar la fecha en que recomenzará el mismo.

Project recalcula el avance de la siguiente manera:

* La tareas que no hayan comenzado serán reprogramadas con la fecha de comienzo quehayamos ingresado pero se les aplicará a dichas tareas una delimitación "No comenzar antesdel".

* A las tareas que se encuentren en progreso Project les programa la duración restante paraque empiecen en la fecha especificada. Cuando se reprograman estas tareas Projectestablece los campos "Detener" y "Reanudar".

4* Para: Proyecto completo o Tareas seleccionadas. Al igual para otras funcionespodemos actualizar las tareas para todo el proyecto o para aquellas que hayan sidoseleccionadas previamente.

8.2. VER EN FORMA GRÁFICA EL PROGRESO DE LAS TAREAS

Así es como se ve el diagrama de Gantt luego de actualizar el proyecto. Observar que lastareas que ya han comenzado tienen una barra negra dentro que indica el progreso de lasmismas.



El Gantt de de seguimiento nos muestra el progreso de las tareas siempre con las barras dela línea de base por debajo. Al final de cada barra nos muestra el porcentaje completado.Observar que las tareas que ya están completas tienen un tilde en la columnade Indicadores.

8.3. OTROS MÉTODOS PARA ACTUALIZAR EL PROGRESO DE LAS TAREAS.

Actualizar tareas Si necesitamos hacer un seguimiento más detallado del progreso de las tareas podemoshacerlo mediante el cuadro de diálogo Actualizar tareas. Para abrirla debemos desplegar el menú Herramientas → Seguimiento → Actualizartareas…



Tener en cuenta que no van ser las mismas opciones las que estén habilitadas si laactualización va a ser para una tarea sin comenzar, una tarea en curso o un grupo de tareas.

1* % completado: Aquí podremos introducir el porcentaje completado de la tarea o las tareasseleccionadas. Esta misma información la podemos introducir desde el cuadro dediálogo Información de la tarea en la pestaña General.

Duración real y Duración restante: Aquí podemos introducir el tiempo real que necesita latarea para completarse. Si la tarea ya se completó debemos ingresar las horas o días que senecesitaron para completarse y si aún no está completa ingresar las horas o días yatrabajadas, también podemos introducir lo que resta para completarse en el cuadro Duraciónrestante. Project actualizará la duración programada y la duración restante para que coincidacon la duración real que hemos ingresado.

2* Sección Estado real Comienzo y Fin: Si ingresamos una fecha en cualquiera de los doscampos, éstas tienen prioridad sobre los datos que hayamos ingresado en los recuadrosanteriores. Por ejemplo, si ingresamos que una tarea se ha completado el 65% e ingresamosuna fecha de fin real Project establecerá que la tarea ya se ha completado al 100%.

3* Sección Estado actual Comienzo y Fin: Muestra la fecha en que se ha programado latarea, si estamos actualizando varias tareas a la vez, estos cuadros se mostrarán vacíos.Botón Notas: Podemos ingresar una nota de tarea, si la tarea ya tuviera una nota desde aquípodemos modificarla o leerla.

Actualizar el progreso de las tareas mediante el trabajo de recursos.

Para introducir el porcentaje completado del trabajo de una tarea, debemos abrir latabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt. Para ello ir al menú Ver → Tabla: → Trabajo.



En la columna % de trabajo compl. introducir el porcentaje.



Introducir el porcentaje completado del trabajo de una asignación.

Para ello, debemos ir a la vista Uso de tarea, abrir el cuadro Información de laasignación del recurso asignado a la tarea y en la pestaña Seguimiento introducir el valor enel recuadro % de trabajo completado.

Nota: Observar que las demás opciones son similares a las del cuadro de diálogo "Actualizartarea".

Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el trabajo restantecompletado.

Para ello debemos abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt. Ir al menú Ver → Más tablas → Trabajo.

En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que se han completado de la tarea.Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo haremos en la columna Restante.

Observar que según la columna en la que introducimos un valor Project calculará nuevamentelas demás columnas.

Si en la tarea hay varios recursos asignados, el valor introducido se repartirá de manerauniforme entre los recursos.



Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el trabajo restantecompletado de una asignación.

Para ello debemos ir a la vista Uso de tarea y abrir la tabla Trabajo

En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que ha completado el recurso enesa tarea. Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo haremos en lacolumna Restante.



Observar que según la columna en la que introducimos un valor Project calculará nuevamentelas demás columnas.

Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real completado de unaasignación por períodos de tiempo.

Supongamos que un recurso cumple horas de trabajo pero no en los días asignados sino quepor alguna razón lo hace en otro período de tiempo, para establecer ese cambio en elproyecto debemos:En la vista Uso de tarea, teniendo abierta la tabla Trabajo ira Formato → Detalles → Trabajo Real.



Observar que la fase temporal ahora nos muestra cada fila dividida en doscampos Trab. y Trab. real.

El recurso “Felipe” de la “tarea 9” ha cumplido 2hs. de trabajo un día antes de lo estipulado, alingresar dicho dato las columnas correspondientes se han recalculado.

Si actualizamos el proyecto y vamos a la vista Gantt de seguimiento vemos el cambio en la

tarea. En este caso no trajo ningún problema pero podría haber pasado que se retrase elproyecto, se sobreasigne algún recurso, etc.



EJERCICIOS UNIDAD 8: ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS


2. Actualizar el proyecto a la mitad de la duración del mismo aproximadamente.

3. Ver el progreso en la vista correspondiente.

4. Interrumpir en alguna fecha el proyecto y determinar una fecha para reprogramarlo.

5. Utilizando los métodos vistos en la unidad aplicar algún cambio al proyecto y luegoactualizarlo nuevamente.




EVALUACIÓN 8: ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

1. Debemos actualizar el proyecto para ver el progreso real.a) Verdadero.

b) Falso.

2. Si sólo necesitamos saber si una tarea se completó o no debemos optar por…

a) Por porcentaje completado.

b) Sólo al 0% o al 100%.

c) Sólo comienzo.

d) Sólo fin.

3. Si el proyecto se detiene por alguna razón podemos reprogramar el tiempo sincompletar para que comience en una fecha específica.

a) Verdadero.

b) Falso.

4. Para hacer un seguimiento más detallado de las tareas debemos abrir el cuadro dediálogo:

a) Actualizar proyecto.

b) Actualizar tareas.

c) Renovar tareas.

d) Renovar proyecto.

5. Los campos Comienzo y Fin de la sección Estado real tienen prioridad sobre losdemás datos.

a) Verdadero.

b) Falso.

6. Para introducir el porcentaje completado del trabajo de una tarea, debemos abrir latabla…

a) Programación.

b) Trabajo.

c) Labor.

d) Entrada.



7. En que pestaña del cuadro Información de la asignación debemos introducir elporcentaje completado de un recurso para la tarea a la cuál fue asignado.

a) General.

b) Seguimiento.

c) Notas.

d) Alcance.

8. Al introducir el trabajo real o el trabajo restante, según la columna en la que lointroduzcamos Project calculará automáticamente las demás columnas.

a) Verdadero.

b) Falso.

9. Si un recurso cumple horas de trabajo pero no en los días asignados sino que poralguna razón lo hace en otro período de tiempo no podremos establecer el cambio en elproyecto.

a) Verdadero.

b) Falso.

10. Para que la fase temporal muestre las horas divididas en trabajo y trabajo realdebemos desplegar el menú Formato, luego Detalles y elegir…

a) Trabajo.

b) Trabajo real.

c) Trabajo acumulado.

d) Trabajo previsto.

Restablecer



Unidad 9 – Filtrar, agrupar y ordenar



En este capítulo vamos a ver cómo podemos trabajar de manera más cómoda y eficiente.

9.1. FILTROS.

Al igual que en otras utilidades del paquete Office, podemos filtrar la información con el objetode ver sólo aquella que nos interesa.

Según en la vista en que estemos estas opciones van a ser diferentes.Para aplicar un filtro ir al menú Proyecto → Filtro para: podemos elegir entre las distintasopciones de filtro según nos convenga.

Si aplicamos algún filtro y queremos volver a ver todos los datos, observar que hay una opciónde filtro que dice Todas las tareas, Todos los recursos, etc según en la vista en queestemos.Más filtros… En este cuadro de diálogo tenemos más opciones para el filtrado.



Sólo tenemos que elegir uno y Aplicar. Si en vez de Aplicar presionamos el botón Resaltar, se mostrarán todos los datos pero losque cumplan el criterio elegido se mostrarán de otro color.Si presionamos el botón Nuevo vamos a poder crear un filtro con criterios personalizados.

En este cuadro de diálogo debemos especificar las instrucciones que deberían mostrarse

cuando se aplica el filtro creado.9.2. ORDENAR

Esta función nos permite ver todos los datos de la vista en que estemos pero ordenadossegún un criterio. Para ello desde el menú Proyecto → Ordenar se mostrarán criterios para elorden de los datos. El orden por defecto es Por identificador.

La opción Ordenar por nos abre el siguiente cuadro de diálogo.



Por medio de este cuadro de diálogo podemos seleccionar hasta tres niveles de orden, decidirsi la lista la queremos en orden ascendente o descendente e indicar si los datos se debenvolver a enumerar según el nuevo orden que estemos definiendo.

9.3. AGRUPAR

Por último, podemos ver los datos agrupados por ciertos criterios. Para ello debemos elegiruna opción desde el menú Proyecto → Agrupar por:

La opción Más grupos… me permite elegir entre otros criterios que no están en el menú.



Al igual que en las opciones que vimos anteriormente el botón Nuevo me permite creargrupos personalizados.

La opción Personalizar Agrupar por:… nos permite revisar o modificar un grupo existente,crear un grupo nuevo, crear grupos dentro de grupos y elegir el color, el tipo de fuente y latrama de los grupos.



EJERCICIOS UNIDAD 9: FILTRAR, AGRUPAR Y ORDENAR


2. Aplicar diferentes filtros al proyecto.

3. Aplicar resaltar para algún criterio.

4. Ordenar los recursos por tipo.

5. Agrupar las tareas por prioridad.




EVALUACIÓN 9: FILTRAR, AGRUPAR Y ORDENAR

1. Dentro de que menú se encuentra la opción Filtro para:

a) Herramientas.

b) Archivo.

c) Proyecto.

d) Ver.

2. Sólo podemos aplicar los filtros que están dentro del submenú Filtro para:

a) Verdadero.

b) Falso.3. Para que los datos que deseemos ver aparezcan de otro color debemos presionar elbotón…

a) Resaltar.

b) Sobresalir.

c) Colorear.

d) Destacar.

4. Se pueden crear filtros con criterios definidos por el usuario.a) Verdadero.

b) Falso.

5. Los datos se encuentran ordenados en forma predeterminada por:

a) Nombre.

b) Prioridad.

c) Duración.

d) Identificador.

6. ¿Cuantos niveles de orden podemos utilizar?

a) 1

b) 2

c) 3

d) 4



7. Para ver los datos asociados por ciertos criterios debemos optar por:

a) Asociar por:

b) Unir por:

c) Agrupar por:

d) Relacionar por:

8. Podemos elegir otros criterios de grupo que no aparecen en el submenú.

a) Verdadero.

b) Falso.

9. La opción Personalizar Agrupar por:… nos permite revisar o modificar un grupoexistente.

a) Verdadero.

b) Falso.

10. Cuando agrupo datos estoy eliminando los datos que no pertenecen al gruposeleccionado.

a) Verdadero.

b) Falso.Restablecer



Unidad 10 – Informes



INTRODUCCIÓN

En este capítulo veremos las distintas posibilidades que nos ofrece Project cuando queramosver o imprimir los informes que nos proporciona.

10.1. INFORMES VISUALES.

Los informes visuales muestran los datos del proyecto en informes de tabla dinámica de M. O.Excel y en vistas de diagrama dinámico de M. O. Visio Professional. Este tipo de informesofrecen una solución más ágil que los informes básicos.Para ver los informes debemos ir al menú Informe → Informes visuales…

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo Informes visuales: Crear informe.



Por medio de este cuadro de diálogo podemos ver, crear y guardar un informe.Sección Mostrar plantillas de informe creadas en: Según la opción que tengamos tildada ysi tenemos ambos o alguno de los programas instalados, se mostrarán las plantillaspredefinidas.

Pestañas de plantillas de informe: Cada pestaña muestra la plantilla de informe de lacategoría seleccionada para la aplicación seleccionada (Excel y/o Visio). Haciendo un solo clicsobre el nombre de una plantilla podemos ver en el cuadroMuestra.

Seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe: Si desplegamos elmenú encontraremos los diferentes niveles de datos (días, semanas, meses, trimestres yaños) en que podemos ver la información de los informes.

Incluir plantillas de informe desde: Si tildamos esta opción se activará elbotón Modificar… que nos permite buscar la ubicación en donde tengamos las plantillas.Botón Plantilla nueva… Me permite crear una nueva plantilla, debo elegir que aplicaciónutilizar (Excel o Visio) al igual que los tipos de datos y los campos.

Botón Editar plantilla… Me permite editar una plantilla ya creada.Botón Administrar plantilla… Se abre un cuadro de diálogo del Explorador de Windows quemuestra todas las plantillas. Éstas están de forma predeterminada en la carpeta MicrosoftOffice\Templates\1033. Podemos abrirlas, eliminarlas, cambiarles el nombre, etc.El botón Guardar datos abre el cuadro de diálogo Informes visuales: Guardar datos deinformes, por medio de éste podemos guardar los datos de informe del proyecto, personalizarlos campos utilizados como parte de los datos y guardar la base de datos de informes.



El botón Ver abre la aplicación que contiene el informe.

10.2. INFORMES BÁSICOS.

Los informes, al igual que los informes visuales, muestran los datos del proyecto.Para acceder a ellos debemos ir al menú Informe → Informes…




En la misma vemos las seis categorías en que se dividen los informes que nos ofrece Project.Cuando abrimos una categoría se abre un cuadro de diálogo que nos muestra los informes dedicha categoría.

Con el botón Seleccionar abrimos la plantilla que hayamos marcado y con elbotón Modificar se abre un cuadro de diálogo en el que podemos modificar el formato deltexto del informe.

10.3. COPIAR IMAGEN

Esta opción me permite capturar la imagen que estamos viendo en pantalla.Para abrirla debemos ir a Informes → Copiar imagen…



Se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Por medio de este cuadro podemos elegir que parte o para qué es la imagen que queremoscapturar.



EJERCICIOS UNIDAD 10: INFORMES


2. Ver y guardar un informe visual en Excel del trabajo previsto.

3. Ver e imprimir los días laborales del proyecto (Informe básico).

4. Estando en la vista Gantt de seguimiento, copiar una imagen para Archivo de imagen Gif yguardarla en la misma ubicación que el proyecto.




EVALUACIÓN 10: INFORMES

1. En que dos aplicaciones nos muestra Project los informes visuales.

a) Excel y Word.

b) Visio y Access.

c) Excel y Visio.

d) Excel y Access.

2. Para ver una vista previa de un informe visual debemos mirar en el recuadro…

a) Vista previa.

b) Muestra.c) Ejemplo.

d) Modelo.

3. Cuál de estos niveles de datos es falso.

a) Días.

b) Semanas.

c) Meses.

d) Semestres.

4. Podemos agregar a las plantillas existentes otras que tengamos guardadas en otraubicación.

a) Verdadero.

b) Falso.

5. El usuario no puede crear plantillas nuevas.

a) Verdadero.

b) Falso.

6. Que botón abre la aplicación para visualizar el informe elegido.

a) Abrir.

b) Aceptar.

c) Ver.

d) Mostrar.



7. En cuantas categorías están divididos los informes básicos.

a) 3

b) 4

c) 5

d) 6

8. Los informes se mostrarán con un formato de texto que no podremos modificar.

a) Verdadero.

b) Falso.

9. Con que opción podemos capturar la imagen que vemos en pantalla.

a) Capturar imagen.

b) Atrapar imagen.

c) Editar imagen.

d) Copiar imagen.

10. Cuál de estas opciones no aparece dentro de la sección Representar imagen.

a) Para pantalla.

b) Para archivo PDF.

c) Para impresora.

d) Para archivo de imagen GIF.

Restablecer



Unidad 11 – Configurar Project



INTRODUCCIÓN

En este capítulo vamos a ver y/o cambiar las preferencias que controlan la apariencia y elfuncionamiento de Project. Sólo vamos a detallar las que tienen que ver con lo visto a lo largodel curso.Tener en cuenta que algunas opciones son globales y otras sólo para el proyecto activo.

11.1. OPCIONES DE PROJECT

Para configurar Project a nuestras necesidades debemos abrir el cuadro dediálogo Opciones que se encuentra dentro del menú Herramientas.



1.1. Pestaña General

1* Opciones generales de Microsoft Office Project.

Abrir último archivo al inicio: si tildamos esta opción cuando abramos Project se va a abrirel último archivo que hayamos estado utilizando, si dejamos la opción destildada se abrirá unnuevo proyecto en blanco.

Solicitar información de proyecto al crear nuevos proyectos: Si tildamos esta opción cadavez que abramos un nuevo proyecto aparecerá el cuadro de diálogo Información delproyecto.

Activar autofiltro en los proyectos nuevos: Si tildamos está opción cuando empecemos unnuevo proyecto, cada columna va a tener de forma predeterminada el autofiltro.

Archivos usados recientemente: Según el número que ingresemos en el cuadro van a serlos la cantidad de archivos que se mostrarán al final del menú "Archivo".



Nombre de usuario: Aparece por defecto el que ingresamos al instalar Project, peropodemos cambiarlo desde este recuadro.

Deshacer niveles: Según el número ingresado en este recuadro es la cantidad de veces quepodremos volver atrás con el botón "Deshacer".

Botón Opciones de servicio: En este curso no vemos ningún tema que tenga relación conlos cambios que podemos hacer con el cuadro de diálogo que se abre al presionar este botón.

2* Asistente para planeamiento.

En ésta sección podemos configurar el asistente para planeamiento.Consejos del asistente para el planeamiento: Si desactivamos esta opción el asistente noaparecerá en ningún proyecto.

Las tres opciones que siguen me permiten elegir qué tipo de consejos deseo recibir activandoo desactivando la casilla de verificación.

3* Opciones generales para [Nombre del proyecto].

Lo que configuremos aquí sólo será aplicado en el proyecto en el que estemos.

Agregar recursos y tareas de forma automática: Si esta casilla está desactivada y porejemplo, desde el cuadro de diálogo “Información de la tarea” queremos asignar un recurso,que no hemos ingresado previamente en la hoja de recurso, Project nos avisará de que ésteno está en el fondo de recursos (hoja de recursos) y nos dará opciones para solucionarlo; si lacasilla está tildada directamente los agrega. Cuidado! Por que puede pasar que ingresemosun nombre mal escrito, si esta casilla está activa lo tomará como un nuevo recurso.

Tasa estándar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extras: Si deseacambiar la tasa, lo puede hacer desde estos recuadros.

Botón Predeterminar: Los cambios que hagamos en esta sección sólo serán para el proyectoabierto, si deseamos mantener estos cambios para todos los proyectos debemos presionareste botón.



1.2. Pestaña Vista

1* En la primer sección podemos elegir la vista predeterminada al abrir el proyecto, el tipo decalendario, por defecto tenemos el calendario Gregoriano (12 meses) si deseáramos otroscalendarios debemos instalarlos y el formato de fecha que utilizaremos para todos losproyectos.

2* Sección Mostrar. En esta sección podemos elegir que elementos de la interfaz de Project 2007 deseamosmostrar u ocultar.

3* Sección Opciones de vinculación entre proyectos para [Nombre del proyecto].

Estas opciones son para cuando vinculamos nuestro proyecto con otro externo, tema que noestá dentro del curso.

4* Sección Opciones de moneda para [Nombre del proyecto] En esta sección definiremos que moneda utilizaremos en el proyecto, como así también enqué posición, cuantos decimales mostraremos y a que país pertenece la misma.

5* Sección Opciones de esquema para [Nombre del proyecto]. En esta sección podemos configurar como se mostrarán las tareas. Podemos elegir entremostrar o no las tareas de resumen, si cuando definimos una tarea como subtarea ésta semuestre con sangría (Aplicar sangría al nombre), si mostraremos los símbolos + y – cuando



tenemos tareas de resumen (Mostrar símbolos de esquema), si mostraremos todas lastareas con números de esquema y si mostraremos o no la tarea de resumen del proyecto.

1.3. Pestaña Edición

De esta pestaña sólo prestaremos atención a la sección Opciones de vista de las unidadesde tiempo para [Nombre del proyecto].

Desde aquí podemos cambiar las etiquetas para los valores de tiempo si es que no nosresultan cómodas las ya definidas por Project.

Presionando el botón Predeterminar los cambios se aplicarán a todos los proyectos.



1.4. Pestaña Calendario.

Desde esta pestaña podemos configurar las opciones de calendario para el proyecto en queestamos trabajando. Que día comienza la semana, que mes el año fiscal, el horario deentrada y salida de la jornada laboral y el último conjunto de opciones se refiere a la cantidadde hs. laborales por día, cantidad de horas semanales y de días laborales por mes. Estasopciones son las que hay que tener en cuenta en la "redistribución".



1.5. Pestaña Programación.

En esta pestaña podemos establecer entre otras cosas, en que formato mostrar lasasignaciones de recursos. Que tipo de tarea es el predeterminado, cuando comienzan lasnuevas tareas, y en que formato de tiempo las mostraremos y otras opciones de cómo seránlas nuevas tareas que ingresemos. La opción Dividir tareas en curso es muy importante queesté tildada si deseamos que cuando redistribuyamos los recursos sobreasignados con laherramienta que nos ofrece Project ésta pueda dividir las tareas necesarias.



1.6. Pestaña Cálculo.

1* Sección Opciones de cálculo para Microsoft Office Project.En esta sección podemos definir si el cálculo va a ser automático o manual. Project calculaautomáticamente costos y fechas, si no queremos que esto suceda debemos elegir laopción Manual y cuando queramos hacer los cálculos debemos abrir esta pestaña y presionarel botón Calcular ahora. También podemos elegir si queremos calcular sólo el proyecto en elque estamos trabajando o si todos los proyectos abiertos.

2* Sección Opciones de cálculo para [Nombre del proyecto].Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso: Si esta opción estátildada cuando estamos haciendo el seguimiento del proyecto y actualizamos el progreso delas tareas automáticamente se actualiza el estado de los recursos asignados a dicha tarea. Lomismo viceversa, si actualizamos el estado de un recurso se actualiza el estado de la/lastarea/s a la cuál está asignado.

Retrasar el fin de las partes completadas después de la fecha de estado a la fecha deestado: Cuando una tarea, por alguna razón, comienza antes de lo programado y justoingresamos una fecha de estado (fecha a la cuál queremos ver el progreso del proyecto) y latarea estaba programada para empezar después de dicha fecha, si esta opción está tildada, la



parte completada de la tarea se retrasa el fin a la fecha de estado. Si la opción estádestildada, la parte completada finaliza como se ha programado.

Y retrasar el comienzo de las partes restantes a la fecha de estado: Cuando tildamos laopción anterior también podemos elegir entre activar o no esta opción. Si esta activa la parterestante de la tarea se retrasa el comienzo a la fecha de estado, y si está desactivada, la parterestante de la tarea se establece que finalice como lo hemos programado.

Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha deestado: Esta opción es la contraria a la anterior, o sea que es para las tareas que hancomenzado luego de la fecha de estado pero estaban programadas para que lo hagan antes.Si la casilla está activa la parte restante se adelanta al inicio de la fecha de estado. Si estádesactiva se inicia como la hemos programado.Y adelantar el fin de las partes completadas a la fecha de estado: Cuando tildamos laopción anterior también podemos elegir entre activar o no esta opción. Si esta activa, la partecompleta de la tarea se adelanta para finalizar en la fecha de estado, si no, la partecompletada de la tarea finaliza como la hemos programado.

Las modificaciones de los costos totales se extienden a la fecha de estado: Si estatildada esta opción Project distribuye uniformemente los costos a la fecha de estado. Porejemplo: Por ejemplo, si tenemos una tarea de 4 días, el costo total de la misma es de $400 ala fecha de estado se han completado dos días de dicha tarea, Project calcula un valor de$100 por cada día de la tarea.

Calcular los proyectos insertados como tareas de resumen: Si la opción está tildadacuando insertamos un proyecto éste se toma como una tarea de resumen.

Microsoft Office siempre calcula los costos reales: Esta opción está tildada de manerapredeterminada y establece que Project calcule automáticamente los costos en función de lastasas de recursos, los costos por uso y los costos fijos.

Acumulación predeterminada de costos fijos: desde aquí podemos cambiar el método deacumulación predeterminado.

Las tareas son críticas si la demora es igual o menos a XX días: Podemos establecer cuáles el tiempo de demora máximo que puede tener una tarea para que sea crítica.El botón Predeterminar permite que los cambios hechos en esta sección sean efectivos paratodos los proyectos.



1.7. Pestaña Guardar

En esta pestaña podemos elegir con que extensión se van a guardar de manerapredeterminada los archivos, al igual que la ubicación.

En la sección Autoguardar podemos activar la opción Guardar cada XX para que se vayanguardando automáticamente los cambios en un determinado tiempo. Con esta opción seactivan otras opciones de guardado.



1.8. Pestaña Interfaz

En esta pestaña tenemos varias opciones para activar o desactivar funciones que queremosver o no en la interfaz del proyecto.



1.9. Pestaña Seguridad

En la sección Opciones de privacidad de [Nombre del proyecto] podemos elegir siqueremos que al guardar el archivo se eliminen todos los datos del cuadro "Propiedades" delarchivo. Esto ayudaría a proteger nuestra privacidad.

En la sección Formato heredado podemos elegir entre cómo debe reaccionar Project alencontrarse con extensiones de archivo que no sean las predeterminadas para Project.



EJERCICIOS UNIDAD 11: CONFIGURAR PROJECT


2. Abrir el cuadro de diálogo Opciones.

3. Configurar Project para que cuando abramos el programa, aparezca el último archivo con elcuál trabajamos.

4. Desactivar el asistente para el planeamiento.

5. Cambiar la vista predeterminada por la vista hoja de recursos.

6. Constatar que el signo $ sea el símbolo de moneda.

7. Cambiar las etiquetas para al menos dos valores de tiempo.

8. Cambiar la cantidad de días por mes.

9. Cambiar el tipo de tarea predeterminado.

10. Hacer que las tareas nuevas no sean condicionadas por el esfuerzo.

11. Hacer que no se actualice el estado de los recursos al actualizar el estado de las tareas.

12. Cambiar el tiempo de demora que puede tener una tarea para que sea considerada crítica.

13. Programar Project para que se guarde automáticamente cada 10 minutos.

14. Hacer que al guardar un archivo no se guarde la información de las propiedades delmismo.




EVALUACIÓN 11: CONFIGURAR PROJECT

1. Para configurar Project debemos desplegar el menú Herramientas y abrir el cuadrode diálogo…

a) Configuración.

b) Opciones.

c) Elecciones.

d) Cambios.

2. Los cambios son todos globales.

a) Verdadero.

b) Falso.

3. Si no queremos tener el asistente para el planeamiento activo, debemos destildar laopción:

a) Consejos del Asistente para el planeamiento.

b) Consejos sobre como usar Microsoft Office Project.

c) Consejos sobre programación.

d) Consejos sobre errores.

4. Desde que pestaña podemos cambiar la vista predeterminada al abrir Project.

a) Interfaz.

b) General.

c) Edición.

d) Vista.

5. Desde que pestaña podemos cambiar el símbolo de moneda.

a) Interfaz.

b) General.

c) Edición.

d) Vista.



6. Cuál de las siguientes opciones no pertenece al conjunto que hay que tener encuenta en el momento de la redistribución.

a) Semana laboral.

b) Año laboral.

c) Jornada laboral.

d) Día por mes.

7. Si quisiéramos, por ejemplo cambiar la forma en que se muestra la duración ocambiar el tipo de tarea predeterminado, deberíamos ir a la pestaña…

a) Programación.

b) Edición.

c) General.

d) Interfaz.

8. Que opción debemos tildar si no queremos que Project calcule automáticamentecostos y fechas.

a) Cálculo.

b) Automático.

c) Manual.

d) No calcular.

9. Podemos ordenarle a Project que guarde los cambios cada cierto tiempo.

a) Verdadero.

b) Falso.

10. Podemos ordenarle a Project que quite los datos de las propiedades de losarchivos.

a) Verdadero.

b) Falso.

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