AcuradiGabrieleTarantini–ArteaSrl

LACOSTRUZIONEDELSISTEMAQUALITÀPERILLABORATORIODIANALISIDELPOLOSANITARIOTraidiversiservizierogatidalPoloSanitariodiRavenna,cheèpartedellafamigliadell’OperaSantaTeresadelBambinoGesù,unruolodirilievoèrivestitodalLaboratoriodianalisi.Il laboratorio esegue analisi cliniche emicrobiologiche, è attivo sin dagli anni ’90 e rappresenta oggi unpuntodi riferimento come tempestività, professionalità e curadellepersoneper i cittadini di Ravennaeprovincia.Ladecisionedi realizzare il sistemadigestioneper laqualitàedicertificarsianormaUNIEN ISO9001èstatapresanel2014perdiversimotivi:

1. guadagnarelafiduciadellaclientelapotenziale,siacomeprivatichecomeaziendeedenti;2. posizionarsialmeglioneiconfrontidellaconcorrenza;3. ottenereunamaggioreefficacia,efficienzaecontrolloorganizzativointerno.

Lasceltadellasocietàdiconsulenza,dopoattentaselezione,ècadutasull'ArteaS.r.l.diBologna.Ilpianod’intervento,inaccordoconlaDirezione,haprevistotrefasidilavorocondistintefinalità:lafigurasottostanteillustratalepiano.

FASE FINALITÀPRIMARIA1-ANALISIEDELABORAZIONEDELSISTEMA progettaesviluppal'insiemedelleregoledilavoro

2-FORMAZIONEEDATTUAZIONE educalepersoneaicorretticomportamenti3-VERIFICAECERTIFICAZIONE verificaecertificailsistemaqualità

Per ciascuna fase sono state definite le risorse necessarie, i tempi, i risultati attesi e le modalità dimonitoraggio, permettendo così di ottenere un quadro di riferimento sintetico, in un’ottica di ProjectManagement.L’arcoditempocomplessivoèstatostabilitoinunanno,visteanchelediversealtreattivitàinessere.Durante la prima fase l'attività più complessa è risultata quella di raccordare le numerose e variegateprocedureeistruzionidilavoropreesistenti,necessarieperl'autorizzazionedellastrutturasanitaria.Questa, infatti, impone la presenza di una serie di requisiti generali e specifici di ordine organizzativo,strutturale,tecnologicoedimpiantistico(DGR327/2004RegioneEmilia-Romagna).Ilcriterioèstatoquellodiconsiderarel'accreditamentoistituzionalecomeuninsieme,perquantopossibile,integratoalsistemadiqualità.Diconseguenzasonostatedistinteleprocedureeistruzionistrettamentepertinentiall'ambitodellaboratorio di analisi, aggiornandole e integrandole direttamente nel sistema, da quelle di carattere piùgenerale relative all'intero Polo Sanitario, ma che comunque costituiscono un riferimento anche per illaboratorio:questesonostategestitetramiteunappositoelencodidocumentivalidicuiilsistemaqualitàdellaboratoriosiaggancia.Parallelamente a questo sono state ottimizzate ed improntate ai criteri del sistema qualità le attività dicomunicazione esterna, quali la carta dei servizi, il sito internet, la cartellonistica di riferimento, iquestionaridirilevazionedellasoddisfazionedegliutenti.Gli aspetti relativi alla Privacy sono stati gestiti conparticolare cura, dato l'ambitodi lavoro, creandounapposito manuale e rivedendo la documentazione esistente per ottenere un quadro documentalecomplessivoesinergicodiriferimento.Lafiguraseguente illustraun ipoteticocerchiodicorrelazionedi taliaspetti,salientiperqualsiasiserviziodellamedesimanatura.

AcuradiGabrieleTarantini–ArteaSrl

Etica Privacy

Comunicazione

Qualità

L'articolazioneelasuccessivaelaborazionedelsistemahaprevisto,inoltre,iseguenticriteri:

• focuscondivisosugliaspettistrategico-organizzativi,qualiladefinizionedell'organigramma,compitieresponsabilitàel’elaborazionedellamappadeiprocessiedegliindicatori;

• ampliamento del codice etico già esistente, al fine di includere più compiutamente l'analisi delcontestoelagestionedeirischicomplessivi;

• revisione dei contratti di appalto esistenti verso i fornitori primari (per esempio serviziinfermieristici)pertenerecontodiunpiùcorrettotrasferimentodelleresponsabilitàedelcontrollodiqualità;

• inclusione delle procedure gestionali all'interno delmanuale qualità, per raccogliere in un unicopuntoleinformazioninecessarieairesponsabilideiprocessi;

• strutturazionesuduelivellidelladocumentazionetecnica(procedureeistruzioni),perdistingueremeglioicontenuti,idestinatarieladisponibilitàsulluogodilavoro;

• uso della modulistica già presente, previa ottimizzazione, per mantenere quanto di valido giàesistente,trannelosviluppodialcuninuovidocumentiindispensabili.

Sulpianometodologico l'elaborazionedelsistemaèavvenutaacuradiungruppodi lavorocostituitodalconsulenteArteaedalresponsabilequalitàdellaboratorio,anchetramitelapartecipazionedeiresponsabilidiprocessodurantelosviluppodellerispettiveattività.La seconda fase ha comportato incontri formativi con tutto il personale per ottenere il coinvolgimentodirettonell'attuazione,lacondivisione,isuggerimenti,maanchelecritichenecessarie,avolte.Lo spirito costruttivo e di partecipazione ha permeato sia la fase formativa che la seguente gradualeapplicazione del sistema: tale applicazione, peraltro, non ha comportato stravolgimenti alle attività, masoltanto affinamenti, anche numerosi, che hanno permesso di allineare, armonizzare e controllare più afondo ogni singola attività. In particolare, un forte giovamento è stato tratto dal più profondo livello dimonitoraggio che il sistema di gestione per la qualità ha comportato. Ad esempio, la ridefinizione deiquestionaridisoddisfazionedegliutentisincronizzandolapresentazionedeiquesiticonilflussodiattivitàcheincontral'utente(accoglienza→prelievo→laboratorio→aspettigenerali)hapermessounmaggiorvolumedirispostee,soprattutto,unamigliorequalitàeprecisionedellestesseedelleazionisuccessive.La terza fasehavisto lo svolgimentodiuncompletociclodiaudit,a curadel consulenteesterno, con laduplice finalità di rilevare gli eventuali problemi attuativi del sistema, le sue cause e i margini dimiglioramento,nonchédipredisporrelepersonedellastrutturaallaverificacertificativadapartedell'entepreposto,lacuiselezioneèstataaffidataallaDirezione.Laverificacertificativa,divisanelledueconsuetefasidiverificadocumentaleesulcampo,hafornitoesitipositivi,siadalpuntodivistadell'indagine,chedaquellodelrisultatoformale.A distanza di un semestre dalla certificazione è possibile affermare che i benefici per gli utenti, per ilpersonale interno,per laDirezioneeper l'Opera sonostati tangibili,nei terminidiefficaciaedefficienzadelle attività, organizzazione emonitoraggio del lavoro, consapevolezza del proprio ruolo, soddisfazionedellaclientela.Fermorestandocheilpercorsodelmiglioramentoèsempreassailungo!