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La dematerializzazione dei documenti: regole ed opportunità
Prof. Pierluigi RidolfiComponente CNIPA
Presidente del GdL per la dematerializzazione
Convegno SIAV – Forum PAMisurare per cambiare
Roma – 7 ottobre 2005
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Cos’è il CNIPA
CNIPA = Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione
Il CNIPA opera “presso” la Presidenza del Consiglio per l’attuazione delle politiche del Ministro per l’innovazione e le tecnologie (MIT), con autonomia tecnica, funzionale, amministrativa, contabile e finanziaria e con indipendenza di giudizio
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Compiti del CNIPA
Verso la Pubblica Amministrazione:
definisce strumenti per governare il processo di innovazione
coordina lo sviluppo dei sistemi informativi
detta criteri e regole tecniche di sicurezza, interoperabilità, prestazione
promuove lo sviluppo di strumenti abilitanti (reti e carte)
emette pareri di congruità tecnico-economica-strategica sui progetti
promuove e gestisce programmi speciali di intervento
coordina la predisposizione di piani di formazione del personale
Verso i cittadini e le imprese:
contribuisce alla definizione della politica del Governo, lavorando in stretto contatto con il MIT
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Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale
Amministrazioni coinvolte
Innovazione e Tecnologie
Presidenza del Consiglio dei Ministri
Beni e Attività Culturali
Funzione Pubblica
Interno
Giustizia
Economia e Finanze
Salute
Lavoro e Politiche Sociali
CNIPA
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Obiettivi
individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi
definire regole per la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza
proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare la normativa vigente
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Grandi temi
evitare la produzione di nuova carta
eliminare il cartaceo esistente non di interesse “storico o culturale”
ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...)
attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...)
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Modus operandi del GdL
esame della normativa e delle prassi vigenti
audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore
individuazione di obiettivi da porsi nel breve/medio periodo
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Segreteria Tecnica
composta da persone designate dalle Amministrazioni coinvolte, da esperti e da rappresentanti delle associazioni, delle organizzazioni e degli operatori del settore
supporto tecnico, scientifico e giuridico al Gruppo di Lavoro approfondendo, studiando e predisponendo le soluzioni tecniche e normative
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Audizioni
Associazione Bancaria Italiana
Ordine dei Notai
Unione Italiana delle Camere di Commercio
Assocertificatori
Provincia di Bologna
Università di Bologna
Università di Urbino
Ordine dei Radiologi
Assinform
Associazione Italiana Imprese Gestione Documenti
Associazione Nazionale Archivistica Italiana
Associazione Nazionale Fornitori Apparecchiature IT
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Associazione Bancaria Italiana
riduzione dei tempi di conservazione dei documenti bancari
facoltà di validazione dei documenti digitalizzati da parte del Funzionario bancario
esame del valore probatorio dei documenti non soggetti a bollatura e vidimazione
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Ordine dei Notai
distinzione tra conformità e autenticità non garantita dal processo di scansione di documenti analogici
introduzione del concetto di “processo qualificato” quale “processo organizzativo certificato” in sostituzione dell’intervento del Pubblico Ufficiale
utilizzo della posta elettronica certificata per la trasmissione degli atti tra Notaio e PA
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Assocertificatori
modifica della normativa vigente
per consentire la distruzione dei documenti cartacei presenti in azienda
per ridurre i tempi di conservazione obbligatoria
definizione di regole per la conversione in formato analogico dei documenti firmati digitalmente
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Provincia di Bologna
progetto DOCAREA: sistema di gestione globale della documentazione degli enti locali
esigenza di regole semplici e chiare che indichino il “da farsi”
necessità di superare le resistenze psicologiche al cambiamento
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Ordine dei Radiologi
definizione di regole tecniche per la conservazione e trasmissione delle indagini radiologiche digitali
distinzione delle responsabilità di gestione della documentazione tra il medico refertatore e il tecnico radiologo
riduzione dei tempi di conservazione obbligatoria
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Assinform
necessità di una normativa transitoria per il progressivo passaggio dal cartaceo al digitale
esigenza di emanazione di una Circolare da parte del Ministero dell’economia e delle finanze per la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari
definizione di regole per la conservazione dei messaggi di posta elettronica
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Associazione Nazionale Archivistica Italiana
evoluzione della figura del responsabile della conservazione in responsabile della gestione del flusso documentario e dell’archivio
rivisitazione delle definizioni di documento informatico e di documento originale unico e non unico
armonizzazione delle normative che disciplinano le attività documentarie
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Incontri con aziende e partecipazioni a convegni
SIAV
Océ
COMDATA
Adobe
IBM
Microsoft
…
FORUM PA
OMAT
…
massima apertura e trasparenza
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Prime considerazioni
complessità della problematica superiore al previsto
prevalenza delle questioni normative su quelle tecniche
normativa vigente di controversa interpretazione
vastità della casistica
“facilismo” nell’individuare soluzioni
attuali regole non pienamente utilizzabili
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Libro Bianco
“stato dell’arte” nei diversi ambiti pubblici e privati
raccolta di norme e di documentazione
prospettive di proposte:
per eliminare la carta esistente
per limitare la produzione di documenti cartacei
pubblicazione a dicembre
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Eliminazione cartaceo esistente
processi qualificati per la trasposizione in formato digitale o per il riversamento
attuazione delle pratiche di scarto approntando strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari)
approfondimento degli aspetti tecnologici connessi alla conservazione permanente
riduzione dei tempi di deposito obbligatorio
interventi formativi per fornire la spinta psicologica al “distacco” dalla carta
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Limitazione produzione cartaceo - 1
linee guida semplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta cartelle archiviazione personalizzata uniforme
limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni ufficiali Gazzetta Atti Assembleari (Parlamento e Regioni)
attivazione dei procedimenti amministrativi utilizzando le nuove tecnologie non esiste “una” soluzione generale numerosità dei problemi e delle soluzioni
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Limitazione produzione cartaceo - 2
gestione transitoria fascicoli cartacei fascicoli informatici
comunicazione e trasmissione dei dati tra le amministrazioni documenti ufficiali con firma “forte” documenti informativi con firma “debole”
utilizzo della posta elettronica nei rapporti con cittadini/imprese posta elettronica normale posta elettronica certificata
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Azioni operative
cedolino on line
segnalazione alle Questure presenze in albergo
normativa sui documenti rilevanti ai fini tributari
tenuta libri paga e matricola
trasmissione dei bilanci alla Corte dei Conti estesa ai piccoli Comuni
…
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Quadro normativo vigente
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445Testo Unico disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
Deliberazione CNIPA n. 11/04Regole tecniche per la conservazione dei documenti
Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio
Normative specifiche di settore
Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82Codice dell’Amministrazione digitale
D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68Disposizioni per l'utilizzo della PEC
D. Lgs. 28 febbraio 2005, n. 42Sistema pubblico di connettività
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Testo Unico in materia di documentazione amministrativa
disciplina la formazione, il rilascio, la tenuta, la conservazione, la gestione e la trasmissione di atti e documenti amministrativi
unifica le varie norme emanate nel tempo in materia di gestione documentale
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Regole tecniche per la conservazione dei documenti
definizioni chiare ed esplicite
semplificazione dei processi, specie per i documenti nati informatici
distinzione tra conservazione di documento analogico non unico e unico, limitando solo in quest’ultimo caso il ricorso al Pubblico ufficiale / Notaio
uso della tecnologia del riferimento temporale e della firma digitale
possibilità di utilizzo di qualsiasi supporto di memorizzazione
ampio risalto alla figura del Responsabile della conservazione
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Codice dei beni culturali e del paesaggio
definisce “beni culturali” gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico
alle amministrazioni e agli enti a cui appartengono i beni spetta l’obbligo di garantire la loro sicurezza e conservazione mentre al Ministero dei beni e delle attività culturali compete la vigilanza
i beni culturali non possono essere distrutti o danneggiati e lo smembramento o lo scarto dei documenti degli archivi è subordinato all’autorizzazione del suddetto Ministero
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Codice dell’Amministrazione Digitale
in vigore dal 1 gennaio 2006
ordina e riunisce norme già esistenti e ne introduce di nuove per nuovi servizi
stabilisce il principio che i cittadini e le imprese hanno il diritto ad avvalersi di una “amministrazione amica ed efficiente” che eroga servizi
indica nuovi strumenti e ne consolida la validità giuridica
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Diritti dei cittadini e delle imprese
diritto a usare l’ICT nei rapporti con la PA
diritto a effettuare i pagamenti in forma digitale
diritto a ottenere servizi di qualità
obbligo per le PA di cooperare fra loro scambiandosi on-line i dati relativi alle pratiche di cittadini ed imprese
obbligo per la PA di riorganizzare gli sportelli unici per gestire i procedimenti in maniera informatica
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Strumenti innovativi disponibili
firma elettronica e firma digitale
PEC - Posta Elettronica Certificata
SPC - Sistema Pubblico di Connettività
CIE e CNS - carte elettroniche
siti Internet della PA usabili
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Gestione digitale della documentazione
riportate definizioni puntuali documento informatico
concetto di documento “originale unico” elevato a rango di legge
pieno valore probatorio dei documenti informatici
formazione dei documenti con mezzi informatici
gestione dei procedimenti amministrativi informatici con raccolta dei documenti nei fascicoli informatici
possibilità di conservazione su supporti informatici
recupero del cartaceo tramite piani di sostituzione
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Azioni strategiche
lotta agli sprechi
razionalizzazione delle applicazioni informatiche e dei servizi
@P@
protocollo in ASP