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Nea

La gestione elettronica della cartellina di spedizione

SPEDOC

Nea

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NeaNEA con Lexmark

• Propone soluzioni nell’area tecnologia ed applicativa con professionisti che sfruttano la propria competenza progettuale.

• Lavora con Lexmark dal 2002

• Nel 2004 è diventata Lexmark Solution Partner

• Alla fine del 2005 ha realizzato SPEDOC, la soluzione di workflow documentale per gli spedizionieri utilizzando la tecnologia LDSS di Lexmark

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NeaSPEDOC

• È la soluzione documentale studiata e realizzata per gli spedizionieri

• È scaturita dall’esame delle tipiche necessità degli spedizionieri

• Abbiamo integrato il “nostro valore aggiunto” alla tecnologia Lexmark

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NeaEfficienza, Risparmio e Sicurezza

gestire un documento in formato elettronico comporta :

• massima efficienza nel reperirlo: migliora l’immagine nei confronti di terzi.

• risparmio di tempo: che si può dedicare ad attività più redditizie

• risparmio di denaro: perché il documento viene stampato solo c’è veramente bisogno.

• sicurezza di non smarrire il documento.

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NeaSpedoc consente allo spedizioniere:

• Di trovare ed utilizzare qualunque documento archiviato, immediatamente, ovunque e senza l’ausilio di personale specializzato

• Di acquisire tutti i nuovi documenti come “originale digitale” usando i semplici comandi delle unità multifunzione Lexmark e di integrarli subito nella rete aziendale

• Di disporre di una soluzione aperta, facilmente replicabile e personalizzabile,

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NeaLe operazioni base di SPEDOC

• Cattura tutti i documenti stampabili dal sistema informativo principale

• Cattura tutte le mail e i documentiWord, Excel ecc.. emessi o ricevuti dai Personal Computer

• Cattura tutti i documenti cartacei acquisiti tramite il Multifunzione Lexmark

… e li organizza per pratica (la “cartellina”)

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Nea

Rete LAN

Internet

Il tipico ambiente IT degli spedizionieri

Sistema Informativo Aziendale

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NeaLa soluzione SPEDOC

Rete LAN

Internet

Sistema Informativo Aziendale

Al sistema informativo aggiungiamo SPEDOC, LDSS (con script pre-confezionati) ed il Multifunzione Lexmark

Multifunzione Lexmark

LDSS

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NeaSchema di SPEDOC

Tutte le info inserite da pannello --> Il Documento viene archiviato dallo script LDSS appena eseguita la scansione

Archiviazione Documento

Solo alcune info inserite da pannello

Archiviazione Documento

Archiviazione diretta

Salva

Stampa Visualizzazione

Documento

Invia per Email

Basato su scriptsviluppati con LDDS

Agent di gestionedella coda di archiv.

Software principaleper la ricerca dei Doc.

= File Archiviato in formato PDF

= File Archiviato in formato testo

documento archiviato

Attraverso qualsiasi script

LDDS (basato su un original

document in formato pdf)

si hanno infiniti utilizzi del

ARCHIVIAZIONE

(vari prompt)

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LEGENDA

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LDDSLEXMARK

SPEDOCRICERCA

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Ciclo diApprovazioneDocumento

SelezioneSelezioneDocumento

RicercaPratiche

RicercaDocumenti

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Pratica

Scansionecon Script LDDS

semplice(solo indentifaz.Utente)

Richiesta ditutte le info

da mascherasu PC

Scansionecon Script

LDDScomplesso Richiesta

altre info damaschera

su PC

ARCHIVIO

GENERALE

DOCUMENTI

Lettura Spoole acquisizioneautomatica info

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NeaPrimo passo: configurazione …

• Definiamo le “Cartelline Elettroniche” dopo averne individuato le caratteristiche

• La Cartellina sarà il raccoglitore dei documenti …

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NeaArchiviazione Documenti “attivi”

• Tutti i documenti emessi dal sistema informativo sono archiviati nelle cartelline in modo automatico e organizzato, per renderne facile e veloce la reperibilità

• Anche le mail inviate e ricevute sono archiviate secondo il numero di pratica o con un criterio a scelta (ad esempio il numero di container)

• La stessa cosa vale per i documenti emessi con le suite Office più comuni (Microsoft Office, Staroffice,Lotus Smartsuite ecc..)

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NeaArchiviazione Documenti “passivi”

• Tutti i documenti cartacei sono acquisiti in formato digitale.

• Al momento dell’acquisizione vengono richieste solo le informazioni necessarie (ad esempio il numero di pratica).

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NeaLa ricerca della pratica

Si può cercare una pratica attraverso tutti i suoi contenuti, anche combinati fra loro:

• Nr. Pratica• Disponente• Fornitore• Destinazione• Nave• Container• Peso• Ecc….

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NeaLa ricerca del documento

Si può cercare un documento attraverso le sue caratteristiche, anche combinate fra loro:

• Data• Tipo• Autore• Oggetto• Note• Ecc….

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NeaLa Consultazione

• Si effettua attraverso dei filtri

• Puo’ avvenire per documento, per pratica o mediante la combinazione di entrambi

Il risultato e’ un elenco ordinato secondo i criteri

impostati.

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NeaL’utilizzo del documento

Una volta trovato il documento oggetto della ricerca,

possiamo decidere di :

• Consultarlo

• Distribuirlo

• Stamparlo

• Inviarlo via mail

• Inviarlo via fax

• Duplicarlo

• Modificarlo

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NeaQuanto fa risparmiare

• Il tempo delle persone

• L’utilizzo di personale tecnico

• Le stampe inutili

• Gli spazi per gli archivi

• I tempi di risposta