UNIVERSIDAD DE PANAMAFACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIA

INGENIERIA EN AGRONEGOCIOS Y DESARROLLO

AGROPECUARIO

GESTION Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS AGROPECUARIAS 2013

LA PREVISION

Elaborado por:RUBEN RIOS

LA PREVISION

• La previsión implica ver hacia el futuro y responde a la pregunta ¿qué puede hacerse? es base necesaria para la planeación ya que fija el objetivo y plantea la selección de cursos de acción.

• El principio de la previsión se da cuando un plan revela tal consistencia que busca reducir al mínimo sus errores, Ello se logra cuando se basan en experiencias y estudios anteriores.

CONCEPTO:

• la palabra previsión proviene de prever, lo que es “ver anticipadamente “ o tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir

• etapa del proceso administrado donde se diagnostica atreves de datos relevantes del pasado y del futuro.

• El propósito de la previsión es que todo administrador sea visionario, pero a la vez previsor, ya que en la actualidad la única constante es el “cambio” y debemos estar preparados para enfrentarlo.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA PREVISION

• Principios de la PrevisibilidadLa previsión descansa sobre la base de un supuesto o hipótesis que se plantea de acuerdo a las probabilidades

• Métodos adecuados para la determinación de los factores– Hacer un estudio analítico de cada uno de los factores

que han de intervenir en la determinación.– Utilizar instrumentos de investigación que sean

consistentes en el fenómeno que desea investigar.

LA PREVISIBILIDAD, encontramos tres situaciones básicas:– Certeza: Seguridad de que ocurra o no, una cosa – Incertidumbre: Carencia de elementos para

predecir cómo se presentan los acontecimientos del futuro

– Probabilidad: Existencia de motivos fundados para concluir que hay mayores posibilidades de la ocurrencia de algo en un sentido o en otro.

Principios de objetividad

• Ser objetivo en las apreciaciones que haga sobre los elementos que son motivo de investigación

• ¨Las previsiones deben descansar en hechos más bien que en opiniones subjetivas¨

Principios de la Medición

• Entre mayor información se posea hay mayores probabilidades de acertar, con estudios estadísticos dando así un carácter técnico y científico a su actividad, porque le permite determinar matemáticamente las tendencias

REGLAS PARA LA FIJACIÓN DE OBJETIVOS Y CLASES DE OBJETIVOS

Clasificación de objetivo

• Objetivos individuales y colectivosDebe ante todo distinguirse el objetivo que persigue una persona física concreta, de los objetivos de un grupo humano

• Objetivos generales y particularesSe entiende que un objetivo es general, cuando es más amplio en relación con otros que están subordinados a él

• Objetivo básicos, secundarios y colateralesLos objetivos secundarios, son medios para la consecución de los objetivos básicos o primordiales.

• Objetivos a corto plazo y a largo plazoUna razón de la finalidad económica de las empresas, los objetivos deben realizarse en estas en el plazo más corto posible

• Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios – Objetivo natural es aquel que por sus propias

características busca determinada función, organización.– Objetivo arbitrario es aquel que se propone el

empresario o jefe de un grupo

REGLAS PARA LAS FIJACION DE OBJETVOS

• Reglas negativas: tiene como fin ayudarnos a no confundir el verdadero objetivo con otros que parecen serlo– No debe tomarse como objetivo lo que puede ser tan

solo sus síntomas o elementos – No debemos confundir el objetivo con uno de los medios

de alcanzarlos – No debemos tomar como posibilidades contradictorias,

las que quizá sólo son contrarias– Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias

de nuestro objetivo con los más parecidos

• Reglas positivas: Nos ayudan a situar el objetivo, definirlo, clasificarlos y explicarlo con claridad a los demás – Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas– El objetivo debe fijarse por escrito– Debemos aplicarles Las preguntas del proceso administrativos:

• QUE, es lo que realmente pretendemos• COMO, pretendemos lograrlo• QUIEN, es un objetivo personal• PORQUE, cual es la finalidad que nos movió a buscar ese objetivo• CUANDO, en que tiempo debemos lograr cada una de sus partes• DONDE, se trata por ejemplo de un mercado local, nacional o

internacional.

– El objetivo debe ser perfectamente conocido– Los objetivos deben ser estables

LA INVESTIGACIÓN Y SUS REGLASSe requiere determinar todos los factores, tanto positivos como negativos, que habrán de influir en la consecución de ese fin; esto lo realiza la investigaciónLa investigación, por ser el centro de la previsión, es la parte mas esencialmente vinculada con ella; probemos principalmente cuando investigamos.

REGLAS DE LA INVESTIGACION

• Primera Regla: Debe tenerse a la vista el mayor de número de factores positivos y negativos que habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto para clasificarlos adecuadamente.

• Formulamos nosotros siguiendo los lineamientos de la obra de Koontz y O’Donnell “Principles of Management”

– Factores Externos a los Negocios» Políticos » Económico» Social» Técnicos

– Factores internos de la empresa» Los ismos objetivos fijados » Capital disponible » Provisiones » Registros contables» Registros estadísticos» Abastecimiento más adecuados

– Mercado. Este factor puede considerarse tanto externo como interno.» Demanda actual de un producto» Fuerza y amplitud de la competencia » Posibilidad de abrir o ampliar mercados » Desarrollo del producto» Efectividad de la publicidad

• Segunda Regla: Debe distinguirse los factores mesurables entre los de mera apreciación

• Tercera Regla: Deben Distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance, tratando de determinar dónde y cómo encontrar aquellos que podamos allegarnos.

• Cuarta Regla: Deben seleccionarse los factores estratégicos

Factores Estratégicos

• Los factores variables o modificables. Si algún factor no puede cambiarse, habrá que tomarlo en cuenta, pero no se puede actuar sobre él.

• Los que influyen más sobre otros factores en amplitud y en intensidad como el capital.

• Todos los factores sin los cuales no puede cambiarse ninguno o muy pocos de los demás.

• Entre dos factores de igual importancia, es estratégico el menos costoso y más rápido para obtener.

• Los factores limitantes (críticos, más débiles) que nos causan mayores problemas como relaciones sindicales o el factor humano.

• Quinta Regla: Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles para prever y evitar los daños que puedan producirse.

TECNICAS DE INVESTIGACION• La Observación

La observación es una técnica de recogida de datos que nos permite registrar, de una forma metódica y sistemática, el comportamiento de un individuo o grupo de individuos.

La observación podemos hacerla en:• Hechos.- Viendo como ocurre en otra empresa. • Experimentos.- Que se plantea una hipótesis• Registros.- Registros contables, estadísticos, administrativos.

LA OBSERVACIÓN EXPERIMENTAL

• Es conocida la discusión de si en lo social es posible la experimentación o solo la observación.

• La primera se distingue de la segunda en que requiere tener control sobre los elementos del problema, de manera que se les pueda manejar a voluntad, para recoger sistemáticamente las observaciones correspondientes

OBSERVACION A TRAVES DE REGISTROS

Todo registró sistemáticamente llevado, sea contable, estadístico, o de otra naturaleza, es un medio de control. Se ha señalado como el control y sirve a su vez para nuevas previsiones, este tipo de observación se clasifican según se trate de:– Registros Contables – Registros Estadísticos – Registros Administrativos

LA ENCUESTA

• Es una de las estrategias de recogida de datos más conocida y practicada. Si bien, sus antecedentes pueden situarse en Gran Bretaña, en el siglo XIX, es con la II Guerra Mundial cuando alcanza su status actual.

• Se trata de una técnica de investigación basada en las declaraciones emitidas por una muestra representativa de una población concreta y que nos permite conocer sus opiniones, actitudes, creencias, valoraciones subjetivas, etc.

El cuestionario: • Determinación de su universo o ámbito: este paso

consiste en determinar exactamente que es lo que se investigara

• Muestreo: la encuesta moderna se funda ordinariamente en la base de que si se escoge una muestra representativa del todo, en una proporción adecuada, tendrá la características de ese todo u el resultado será el mismo valor que si se hubiera hecho una investigación total del universo.

• Formulación de datos: es un mecanismo para obtener respuestas a ciertas preguntas por medio del uso de una forma escrita que el interrogado llena o redacta por si mismo.

• Tabulación de datos: dejando para la estadística los principales problemas de este paso, se hará notar solo dos cosa:– La necesidad de organizar el medio de tabulación

desde el momento en que se formula el cuestionario– La conveniencia de usar números índices, que dan

mejor idea a los resultados y de preferencia usar representaciones graficas.

• Interpretación de los resultados: es necesario tener cautela, pues no hay error más peligroso que el que resulta de una mala interpretación de resultados numérico, ya que se piensa que estos son totalmente objetivos.

LA ENTREVISTA

Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener información de parte de este, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigación.

• Los fines de la entrevista pueden reducirse a tres básicos:– obtener información– proporcionar información– indicar sobre ciertos aspectos de la conducta del

entrevistado• La técnica de la entrevista se desarrolla en tres

puntos principales– Como se prepara– Como se desarrolla – Como se resume los resultados

• PREPARACIÓN DE LA ENTREVISTADebe precisarse con toda exactitud lo que se desea obtener. Debemos comprobar si no existen otros medios de investigación más útiles. Debe prepararse una guía muy breve para la conducción de la entrevista

• COMO SE DESARROLLA– Debe comenzarse por explicar el objeto de la entrevista.

Cuando se trate de personas tales como público, consumidores, etc., es muy usual el recurso de ofrecer algún regalo.

– Debe comenzarse por cuidar y mantener el reporte mas adecuado.

– Deben lanzarse primero las preguntas más sencillas. – Debemos permitir que el entrevistado exponga los

hechos a su modo. – Debe formularse una pregunta cada vez por razones

obvias de claridad.– Debe anotarse todo dato u observación importante.– Hay que procurar entrevistar y no ser entrevistados.

• COMO SE RESUMEN LOS RESULTADOS– Después de terminada la entrevista, con el fin de

que no se escapen datos debemos hacer un resumen.

– Deben distinguirse los hechos de las interpretaciones del entrevistador y del entrevistado.

– Debemos tratar de comprobar las respuestas siempre que sea posible.

– Debemos procurar tabular las opiniones recogidas.

• LOS FINES DE LA ENTREVISTA– La entrevista puede usarse para muy diversos fines:– Para admisión de personal– Para examinar las razones que ocasionan la salida del

mismo– Para obtener información de los trabajadores– Para tratar de ajustar su conducta cuando esta no es

tan satisfactoria– Para investigar causas generales de descontento– Para obtener informes de personas extrañas a la

empresa sobre muy diversos tópicos– Para conseguir colaboración por parte de los

trabajadores, entre otros.

REGLAS SOBRE LOS CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN

• Debemos esforzarnos por pensar cómo podríamos lograr el mismo fin que nos hemos propuesto, pero con diversos medios

• Podemos analizar si la investigación de los medios no nos indica modificación, precisión, ampliación o reducción en el objetivo inicialmente señalado.

• Debemos aplicar la regla de no tomar el dilema “se hace o no se hace” sino analizar combinaciones intermedias.

• Algunas veces vale la pena analizar, en los organismos en operación, que efecto podría producir “la no acción”

• Evaluar los diversos cursos de acción que se presenten

• En todo caso es necesario a la empresa que confronte un problema:– Definirlo con exactitud– Separar los factores básicos que intervienen en el.– Tratar de definirlos y hacerlos mesurables– Ensayar distintas combinaciones de los factores

para lograr una solución. – Poner por escrito dichas soluciones.– Ponderar ventajas y desventajas para la situación.– Escoger la solución mejor.– Tratar de ver si las otras soluciones pueden quedar

incorporadas en el plan.

GRACIAS