la refonte du portail de maurepas
DESCRIPTION
La refonte du portail de Maurepas. Analyse préalable. Une multiplicité d’acteurs. Un macro planning nécessaire. Moyens organisationnels et fonctionnels mis en place. Chef de Projet. COTECH Les référents, agents métier, audit, futurs contributeurs du portail internet et intranet. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
La refonte du portail de Maurepas
D’un site statique
A un portail 2.0
Analyse préalable
Pourquoi le mode projet ?
Un audit indispensable
Le CCTP
Appel d’offre : un MAPA -> CAO
La réalisation / Développement
Transfert de compétence / formation
Tests et intégration des contenus
La mise en production
Evaluation
Evolution
Le contexte•Un site statique•Peu d’interactivité•Une communication trop lente
Les enjeux•Moderniser la relation aux usagers•Etre en adéquation avec notre politique de développement durable• Initier de nouvelles pratiques organisationnels et humains
Les objectifs de la MOA : Innovations et changements importants•Offrir plus de services personnalisés aux administrés•Mettre en place des outils de communication bidirectionnels•Contribuer à l’instantanéité de l’information
Les contraintes•Les ressources humaines importantes / Multiplicité des directions concernées•Un budget 30 000 euros•L’échéance septembre 2010 / projet sur 15 mois•Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet•Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles »
La cible•Les administrés•Les partenaires économiques et sociaux •Les autres portails
Analyse préalable
La transversalité et la multiplicité des acteurs nécessitent de travailler en mode projet
Une multiplicité d’acteurs
Un macro planning nécessaire
Moyens organisationnels et fonctionnels mis en place
GP techniquePour réaliser les tests
COTECHLes référents, agents métier, audit, futurs
contributeurs du portail internet et intranet
Comité de Pilotage
Chef de Projet
Maurepasiens
Groupe techniqueWebmasterEt contributeurs des mini sitesGraphiste
Comité de référents17 référents (1/service)
Chaque référent est animateur des réunions
dans son service
IdéesRemarques
PropositionsDemandesNécessités
Audit
Chef de Projet
CCTP
Plus de 100 Fiches ProjetsRemplies par les référents
1. 30% des rubriques satisfaisantes2. 40% à faire évoluer3. 30% à créer
Proposition de scénariosPriorité et choix:
Des actions Des modules Des démarches à dématérialiser
Comité de Pilotage
Ecriture du CCTPSupport ARTESI
Chef de Projet
CODIR
validation
RéunionFiches projets
confirmation
Marché A Procédure Adaptée -> CAO
Un MAPA : Pourquoi ?Sous le seuil 90 K€Préciser les attentesDemander des renseignementsNégociations possibles
CAO Choix du prestataire
Etude des réponsesSynthèse
Prestataire retenu
Lettres motivées de refus
La réalisation / Développement
COPIL
Référents, suivi du portail en front office
CommunicationVisuels et textes
AVISRetours
AFNICwww.maurepas.fr
Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début d’intégration visuels et textes
Dématérialisation de procédures administrativesBilletterie et
télépaiement
Reto
urs
Retours
Retours
Pour pouvoir refaire les différentes formations
Transfert de compétence / formation
Prestataire
Agents traitants des services Web
GP technique Pour pouvoir maîtriser l’outil et réaliser les tests
COTECHLes référents qui seront les
contributeurs du portail internet et intranet
Administrateurs des portail
internet/intranetServices Web
Dématérialisation de procédures administratives
Sous contributeurs et contributeurs mini portails Nouveaux agents
Tests et intégration des contenus
Comité de Pilotage
GP techniqueAgents traitants
COTECH
Prestataire
CdP Centralisation
Dématérialisation de procédures administratives
DébogagesCorrections
Maurepasiens
Intégration
TestCorrection
Vérification
Migration sur le serveur de production le 3 septembre
La mise en production
Comité de Pilotage CdP
Ouverture public le 4 septembre
Agents traitants des services Web
RéférentsContributeurs
NouveauPrestataire
Communication
Envoi des codes extranet J-4
AncienPrestataire
Pointeur DNS
Evaluation en général
Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite…Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que l’information est pertinente…Des pages peu visitées, peuvent être syndiquées…ouL’information proposée, n’est-elle pas assez pertinente, amenant les internautes à limiter leurs visites ?Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ?
Evaluation quantitative Reste des questions à se poser :
Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranetse sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page.
17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi.
La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines.
Les petites annonces et le mini portail de l’emploi extrêmement consultés.
Vous a-t-il été aisé de trouver l’information recherchée ?L’information proposée vous a t’elle été utile ?L’information proposée est-elle pertinente ?Cet article vous a-t-il paru pertinent ?
Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud »)
Evaluation des démarches en ligne
A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité d’un traitement d’une démarche administrative.
Les questions que l’on doit alors se poser :L’outil est il suffisamment clair ?Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ?Le message renvoyé informant que le compte ne peut être validé, est-il parlant ?Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (code, mot de passe, bouton modifier…) ?Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?
Accessibilité
Augmenter les démarches
dématérialisées
Multiplier les connections avec
les logiciels métiers
Généraliser le télépaiement
Développer le FTTH
Label Ville internet
Evolution
Vos questions …
Le Service Web Traitement agent
Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire
Demandes variées
Etat civil ScolaireJeunesse Conservatoire
Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille
Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu)
Inscription(s) à 1 ou plusieurs services
Pièces justificatives différentes suivant le service demandé
Envoi de la ou des
demande(s)
Demande(s) traitée(s)Accusé de réception,
d’absence de justificatif, ou
d’enregistrement de la demande
Envoi automatique
Espace Sécurisé
…
Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande
Carte d’identité
Quotient familial
Livret de famille