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La regla del 10/20/30 enPowerPoint

Durante mis muchos aos de trabajo en Microsoft, sufrinnumerables presentaciones de PowerPoint por parte deingenieros, gestores financieros, jefes, etc.

La mayor parte de las presentaciones me pusieron a dormir(despierto pues hay que guardar las apariencias) en la segunda diapositiva (a veces lo consiguieron en la primera!) pues elpresentador quiere embutir tanta informacin por diapositiva como le es humanamente posible.

He visto diapositivas imposibles de leer porque la fuente que usaban era de unos 12 puntos, como si fuera un documentoescrito en un procesador de textos!

Una vez satisfechos con poner todo el contenido en la presentacin, y para asegurarse de que no se olvidarn de nada,comienzan el ejercicio letal de leer cada lnea, como si su audiencia no supiera leer.

El problema con este planteamiento es que, por supuesto, la audiencia lee (si tiene la suerte de tener una vista de guila)los puntos mucho ms rpido que el presentador, y luego inmediatamente desconecta y se pone a pensar en lasvacaciones en Grecia o el cambio de aceite que siempre pospone

La regla de oro de cualquier presentacin, es el mantener a la audiencia informada y entretenida, y esto amigo, no seconsigue con muchas lneas e informacin, sino con el uso exquisito de grficos, buen diseo y sobre todo, la habilidad delpresentador de conectar con su audiencia.

Cuando un presentador es bueno, puede presentar sin necesidad de ninguna ayuda externa, pero definitivamente tienesque presentar usando PowerPoint (or KeyNote o cualquier otro programa de presentaciones), te recomiendo la regla dePowerPoint llamada la regla del 10/20/30.

Este es un concepto original creado por Guy Kawasaki, un experto en Venture Capital del Silicon Valley, en Californiadespus de sufrir innumerables presentaciones que pretendan capturar su atencin para conseguir financiacin.

Es un mtodo tan sencillo como efectivo: Una presentacin de PowerPoint debera de tener solamente 10 diapositivas,durar 20 minutos y contener caracteres con una fuente de 30 puntos o mayor.

Aunque estos requerimientos parecen draconianos, en realidad te ayudarn a enfocar tus esfuerzos y a conectar con tuaudiencia pues no pasarn todo el tiempo ignorando tus palabras y leyendo directamente la informacin en la pantalla.

Diez diapositivas: Diez es el nmero ptimo de diapositivas en una presentacin porque los seres humanos (incluso los quetrabajan para empresas ;-) no pueden comprender ms de diez conceptos en una sesin. Si necesitas usar ms de diezdiapositivas para comunicarte con tu audiencia, posiblemente necesitas ms de una sesin, pues tu contenido esdemasiado para que lo recuerden de una sentada.

La mayora de las presentaciones pueden organizar con una diapositiva que cubra cada una de las siguientes categoras:

1. El problema2. Tu solucin3. El modelo de negocios4. La tecnologa que lo har posible5. Los planes de marketing y ventas6. La competencia7. El equipo8. Las proyecciones de ventas y fechas significativas9. El estado del proyecto10. Recopilacin

Veinte minutos. Debers presentar tus diez diapositivas en veinte minutos. Incluso aunque tengas una hora, recuerda queests usando un porttil con Windows as que perders 20 minutos intentando que funcione con el proyector. Incluso si laconfiguracin va perfectamente, la audiencia llegar tarde y marchar temprano. Si planeas una presentacin de 20minutos, te quedarn 40 para preguntas y respuestas. Tu audiencia te lo agradecer.

Fuentes de letra de treinta puntos: La mayora de las presentaciones que he visto, usan fuentes de 12 e incluso 10 puntos,como ya he comentado, el presentador intenta leer el contenido a la vez que la audiencia lo hace, solo que la audiencia lo

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2010 Jose L Riesco: Riesco Consulting Inc. Contacto

lee ms rpido pues no tiene que leerlo en voz alta. El resultado es que el presentador y la audiencia no estnsincronizados.

Hay dos razones por las que las presentadoras usan fuentes pequeas en las diapositivas:

1. No se conocen bien el material presentado.2. Creen que cuanto ms texto puedan encajar, ms convincente es su presentacin.

Esto es una tontera. Si quieres dar una presentacin de calidad, lo primero que tienes que hacer es familiarizarte con elcontenido de la presentacin. Una vez que lo domines, no necesitars presentar toda la informacin en pantalla. Para esoests ah, para explicar a tu audiencia tus puntos y comunicarte con ellos.

Si te fuerzas a usar fuentes de 30 puntos (o mayores), te garantizo que mejorars considerablemente tus presentacionesporque esto re requiere que te centres en los puntos ms importantes y que sepas cmo explicarlos bien.

Si alguna vez has observado alguna de las presentaciones de Steve Jobs (el CEO de Apple), vers al maestro en escena.Sus presentaciones contienen abundantes grficos y cuando usa texto lo hace muy escasamente y con un tipo de fuentebien grande, para que el mensaje que quiere mostrar no quede diluido.

Si comienzas a usar la regla de PowerPoint del 10/20/30, vers cmo tus presentaciones mejoran exponencialmente ycmo tu audiencia agradecer tu presentacin, especialmente si lo haces despus del petardo que acaba de ponerlos atodos a dormir con sus diapositivas que contienen 500 palabras cada una.

Buena suerte,

Jose L Riesco Riesco Consulting Inc.www.Twitter.com/eresempresa