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La tecnologia abilitante il
cambiamento
Stefano Conte - Aresoft
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11 Giugno 2015
Agenda
2
Chi siamo
La necessità del cambiamento
Strumenti e tecnologia a disposizione
Una dimostrazione pratica
Coffe break
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11 Giugno 2015 3
Ambiti Sistemi Informativi Aziendali
Office Automation
Dematerializzazione
Business Intelligence
System Integration
Mercati Pubblica Amministrazione
Sanità
Industria
Distribuzione
Il Gruppo
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11 Giugno 2015 4
Tecnologie utilizzate
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11 Giugno 2015 5
Soluzioni Applicative
Sistemi Gestionali• ERP Oracle EBS
• Recupero Crediti: GERC
• Logistica: VFS
• CRM
• Gestione Presenze
Office Automation• Arxivar
• Protocol Manager
• Dematerializzazione
• BPM
Sicurezza• Controllo Biometrico: BIOTEC
• Simposio TIME
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11 Giugno 2015 6
Progettuali: delivery end-to-end
Professionali
Assistenza
S.a.a.S.
Servizi e Approccio
Competenza di Processo
Tecnologia
BPI
Metodologia
Delivery
Formazione
Sviluppo Soluzioni Applicative
Servizi Approccio
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11 Giugno 2015 7
“Non è la specie più forte a
sopravvivere e nemmeno quella
più intelligente, è la specie che
risponde meglio al cambiamento”
Charles Darwin
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11 Giugno 2015 8
Tempo di reazione al cambiamento
Globalizzazione
Adeguamenti normativi e mercato
Tempo di reazione
Fattore di competitività
Gestire il cambiamento
Situazione sotto controllo
Individuazione dei cambiamenti
Implementazione dei cambiamenti
Verifica dei risultati
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11 Giugno 2015 9
Un esempio: la fatturazione elettronica
Cambiamenti
Sistema gestionale
Lavorazione della fattura
• Per le PA• Per le imprese di tutte le dimensioni• Di che tipo?
• Minimo
• Modalità di invio documento elettronico firmato
• Gestione dell’esito da parte della PA
• Eventuale ritrasmissione• Archiviazione e Conservazione
elettronica di documenti ed esiti
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11 Giugno 2015 10
In sintesi
Impatto dell’adeguamento normativo
sulla procedura di lavoro piuttosto
che sul sistema informatico di
contabilità
sulla logica di processo piuttosto
che sulla logica applicativa
Non occorre cambiare il sistema
gestionale
Occorre rendere più efficiente il
sistema aziendale, cross rispetto alle
funzioni e alle applicazioni di
supporto (es. ERP, CRM ecc.)
Reazione al cambiamento
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11 Giugno 2015 11
Le necessità aziendali
Disporre delle informazioni corrette nel tempo giusto
Classificare le informazioni/documenti circolanti
Assegnare gli owner e definire la procedura di archiviazione e distribuzione
Disegnare i processi operativi aziendali
Definire chi fa che cosa e quando
Tenere sotto controllo l’esecuzione in ottica di miglioramento continuo
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11 Giugno 2015 12
L’aiuto della tecnologia
Dematerializzazione
• Motori OCR semantici• Firma digitale e grafometrica• Servizi di comunicazione
• Archiviazione organizzata di documenti ed informazioni
• Livelli di sicurezza: stati, versioning, utenza• Conservazione elettronica a norma
Gestione documentale
Workflow
• Rappresentazione grafica e automazione della logica di processo
• Monitoraggio delle attività e segnalazione
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11 Giugno 2015 13
Protocollo
OCRERP
Fileimmagine
Validazione
Scan/fax
E-mail/PEC
DMS
Dematerializzazione: Automazione ciclo passivo
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11 Giugno 2015 14
Protocollo
OCRERP
Fattura
Elettronica
File strutturati
Fileimmagine
Validazione
Scan/fax
E-mail/PEC
DMSFornitori SDI
Dematerializzazione: Fatture elettroniche
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11 Giugno 2015 15
ARXivar è una piattaforma per la gestione dei documenti, delle informazioni e dei processi che le governano
Piattaforma Documentale eWorkflow ARXivar
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11 Giugno 2015 16
ARXivarERP/Gestionali
• SAP
• AS/400
• Zucchetti
• Teamsystem
FILE
• MS Office, Openoffice
• Immagini, video
PEC
FAX
CARTA
• Scanner
• Multifunzione
• Barcode
SOCIAL
EVENTI
Archiviazione
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11 Giugno 2015 17
Ogni informazione archiviata in ARXivardiventa immediatamente disponibile da qualunque piattaforma o da programmi
esterni
Archiviazione
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11 Giugno 2015 18
Accesso alle Informazioni
UFFICIO
WEB MOBILE
CUSTOMws/wcf
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11 Giugno 2015 19
WEB
MOBILE
WINDOWS
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Gestione Documentale
MAIL - FAX• Invio e ricezione• Allegati
PEC• Invio e ricezione• Gestione e archiviazione
MODULISTICA• Template aziendali• Moduli Office, PDF, web
GESTIONE DOCUMENTI• Fascicoli• Pratiche
REVISIONI
FIRMA DIGITALE -GRAFOMETRICA - TIMBRI • Validazione legale
WORKGROUP• Condivisione• Distribuzione
CONTROLLO• Log• Sicurezza - criptazione
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Conservazione Sostitutiva
Archiviazione
Conservazione
• Fatture di vendita• Fatture di acquisto• DDT
• Registri iva• Libri giornale• LUL
• Firma digitale• Marcatura temporale
• Responsabile CS• Manuale CS
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11 Giugno 2015 22
Processo di Conservazione
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11 Giugno 2015 23
Con la conservazione sostitutiva di ARXivarpotrete eliminare la carta mantenendo i
vostri documenti in forma elettronica
Conservazione
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11 Giugno 2015 24
Firma Grafometrica
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11 Giugno 2015
Gestione Processi
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11 Giugno 2015
Ogni informazione inviata o ricevuta dovrebbe avere associato un processo per poterla gestire
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Firma Grafometrica
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11 Giugno 2015
Modellatore Processi
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Semplice
Intuitivo
Gestibile dal cliente
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11 Giugno 2015
Task• chi, cosa, come• Tempo
Link• decisioni• Input, output, azioni
Condizioni• Instradamento e collegamento
Elementi Base
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11 Giugno 2015
Controllo qualità merci
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11 Giugno 2015
Gestione ordini cliente
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11 Giugno 2015
Approvazione fatture passive
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11 Giugno 2015
ARXivar permette la gestione di qualunque processo aziendale in modo semplice e
gestibile dal cliente
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Gestione
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11 Giugno 2015 33
Demo
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11 Giugno 2015
Cosa si vede
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Funzionalità di archiviazione e gestione documentale
Esempio di workflow: emissione offerte di vendita: Rappresentazione grafica
Funzionamento
Manutenzione