la transformación del entorno de trabajo. seminario gestión de centros y oficinas 2 01 definición...
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La Transformación del Entorno de Trabajo
2Seminario Gestión de Centros y Oficinas
01 Definición de Valores
02 Nuevos Espacios de Trabajo
03 Perfiles Funcionales
04 Gestión del Cambio
3Seminario Gestión de Centros y Oficinas
Los cambios tecnológicos (especialmente en TI), organizativos y de valores de la sociedad facilitan e imponen, al mismo tiempo, nuevos requerimientos en el ámbito profesional.
Avances en las Avances en las Tecnologías de la Tecnologías de la Información y las Información y las ComunicacionesComunicaciones
Cambios en la Cambios en la organizaciónorganización
Conciencia Conciencia ecológica y ecológica y
responsabilidad responsabilidad socialsocial
Transformación Transformación de los espaciosde los espacios
Instrumento de Instrumento de motivación y de motivación y de transmisión de transmisión de nuevos valoresnuevos valores
Eficacia, Eficacia, Eficiencia y Eficiencia y FlexibilidadFlexibilidad
Tecnología digitalOrdenadores portátiles, PDAs...Telefonía móvilInternetBanda ancha
Estructuras horizontalesDirección por objetivosGestión por procesosMayor presencia en el Cliente
Eficiencia energéticaDurabilidadReciclajeConciliación vida personal y laboral
Transformación Transformación de los procesos de los procesos
de negociode negocio
Control de objetivos
Trabajo en equipo
Interconexión en red
Gestión del conocimiento
ExcelenciaInnovación y
creatividadConfianza
LealtadCompromisoParticipación
01
Definición de Valores
4Seminario Gestión de Centros y Oficinas
En la nueva oficina... El espacio se diseña en torno a procesos y funciones Se crean espacios que motivan la interrelación y la transferencia del
conocimiento El espacio se adapta a cada trabajador, a cada momento y a cada necesidad Se crean áreas abiertas y los puestos no están asignados (ocupación rotativa) El espacio deja de ser “propiedad” del trabajador Se utilizan de forma intensiva las tecnologías de la información y las
comunicaciones Se reducen o trasladan los archivos y almacenes Se estimula el dinamismo y la movilidad
En España, esta nueva visión del espacio de trabajo está aún en sus inicios y la puesta en marcha de este tipo de iniciativas se suele encontrar con fuertes actitudes de resistencia al cambio.
La sustitución de los antiguos hábitos por esta nueva forma de trabajo (más eficiente y flexible) requiere ya no sólo la adopción de nuevos conceptos y la implantación de nuevas tecnologías, sino también su aceptación por parte de los nuevos profesionales
01
Definición de Valores
5Seminario Gestión de Centros y Oficinas
TRANSPARENCIA
RENTABILIDAD
CALIDAD
CUMPLIMIENTO
DESARROLLO PROFESIONAL
CLARIDAD
CONTRIBUCIÓN
CERCANÍA
VALORES QUE CONFORMAN LA NUEVA CULTURA
Línea de negocio
Jerarquía
Espacios cerrados
Conocimiento local
Orientado al empleado
HOYSinergias y Homogeneización
Organización horizontal y transparente
El espacio al servicio de las personas
Redes de colaboración
Abierto a clientes y socios
MAÑANA
Todo esto se traduce en una nueva cultura de trabajo:
01
Definición de Valores
6Seminario Gestión de Centros y Oficinas
.La sustitución de los antiguos hábitos por esta nueva forma de trabajo (más eficiente y flexible) puede encontrarse con barreras por parte de los implicados.
El Nuevo Modelo requiere ya no sólo la adopción de nuevos conceptos y la implantación de nuevas tecnologías, sino también la adaptación y aceptación por parte de los implicados.
El éxito está condicionado por el logro de la complicidad y el
compromiso activo de todos los profesionales.
Los trabajadores tienden a sentirse “cómodos” en sus actuales emplazamientos y han organizado sus tareas y actividades cotidianas en torno a ellas.
Temor ante lo desconocido.
Ruptura con el modelo de trabajo tradicional.
Se intuyen exclusivamente razones de coste en la decisión del traslado.
01
Definición de ValoresBarreras de Cambio
7Seminario Gestión de Centros y Oficinas
Producto
Estructurasverticales
Procedi-mientos
Puesto de trabajo
rígido
Jerarquía
Depart. estancos
Empresa centrada en la Tecnología
... para dar el mejor servicio
a nuestros Clientes.
... para dar el mejor servicio
a nuestros Clientes.
La apuesta de Telefónica ...La apuesta de Telefónica ...
EstrategiaEstrategia
ComunicaciónComunicación
ValoresValores
Gestión por objetivos
Gestión por objetivos
FormaciónFormación
SistemasSistemas
Servicios
EstructurasHorizontales
Procesos
Movilidady
Flexibilidad
ConfianzaCompromiso
Cercanía
Trabajo en equipo
Empresa centrada en el Cliente
01
Definición de ValoresAntecedentes
8Seminario Gestión de Centros y Oficinas
01 Definición de Valores
02 Nuevos Espacios de Trabajo
03 Perfiles Funcionales
04 Gestión del Cambio
9Seminario Gestión de Centros y Oficinas
02
Nuevos Espacios de TrabajoPreguntas clave
¿?
¿Cómo evolucionarán las
tecnologías?
¿Cómo influirán en la estructura de las organizaciones?
¿Qué demandarán los
nuevos profesionales?
¿Cuál es la influencia de la tecnología en el
espacio de trabajo?
¿Invirtiendo en tecnología, aumentamos en
costes inmobiliarios?
¿Qué nos hace ser más
productivos?
10Seminario Gestión de Centros y Oficinas
La transformación en marcha está centrada en las personas, facilitando el entorno adecuado para las nuevas formas de trabajo que se van implantando
02
Nuevos Espacios de TrabajoEl elemento central: las personas
TRANSFORMACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO
Protagonismo de las personas
Fidelización del talento, promover la motivación, el
rendimiento, favoreciendo el equilibrio entre vida personal y
profesional.
Flexibilidad y Movilidad
Trabaja donde quieras y cuando quieras, en equipos
virtuales y multidisciplinares, favoreciendo la interacción
entre los profesionales
11Seminario Gestión de Centros y Oficinas
01 Definición de Valores
02 Nuevos Espacios de Trabajo
03 Perfiles Funcionales
04 Gestión del Cambio
12Seminario Gestión de Centros y Oficinas
PerfilesPerfiles
MOVILIDAD REQUERIDA
COMUNICACIÓN
CONFIDENCIALIDAD
PRESENCIALIDAD
COLABORACIÓN/ INTERACCIÓN
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PU
ES
TO
S D
E T
RA
BA
JO
TIP
O
Se analiza el tipo de perfil de todas las personas de la organización:
03
Perfiles Funcionales
13Seminario Gestión de Centros y Oficinas
PerfilesPerfiles
Perfil Comercial
Movilidad: >60%Interacción: >40%
Puesto BaseSin posibilidad de asignar
Perfil Operaciones
Movilidad: <40%Colaboración: >40%
Puesto Asignado de
trabajo colaborativo
Sin posibilidad de compartir
Equipamiento de Tecnología
PC Sobremesa
Conectividad LAN
Telefonía Fija IP
Opción Softphone
Equipamiento de Tecnología
PC Portátil
Conectividad UMTS
Conectividad WIFI
Telefonía Móvil
TecnologíaTecnología“Hoy trabajamos como lo hacemos gracias y a pesar
de la tecnología”
“Hoy trabajamos como lo hacemos gracias y a pesar
de la tecnología”
A cada perfil se le asigna un equipamiento de tecnología:
03
Perfiles Funcionales
14Seminario Gestión de Centros y Oficinas
Formas alternativas de desempeño y los nuevos servicios que facilitan las Tic’s, inciden en las nuevas funcionalidades de los espacios ….
* La movilidad
* La colaboración
* La flexibilidad
* La productividad
Tecnologías * el intercambio de conocimientos
* la innovación y la creatividad
* la interrelación entre las personas
* la motivación, la implicación, el compromiso
* el equilibrio vida profesional/personal
… posibilitando que el trabajo no tenga que desarrollarse únicamente en la oficina ni en el puesto tradicional, al existir medios y espacios que resuelven mejor las distintas necesidades de interacción. Estamos ante una nueva forma de trabajar.
Espacios quefavorezcanModelos
alternativos de trabajo
*Teletrabajo*Presencia cada vez mayor en la sede del cliente del cliente en la empresa*Trabajo colaborativo*Equipos de proyecto
03
Perfiles FuncionalesPerfiles de trabajo en el distrito C
15Seminario Gestión de Centros y Oficinas
UNA VISION PRACTICA: cómo está evolucionando la oficina
… de la oficina tradicional … a la nueva oficina
Se organiza en base a jerarquías.
Las personas trabajan individual- mente y en espacios cerrados. El trabajador se adapta al espaciodisponible y ocupa siempre el mismo puesto.
El trabajador se siente “propietario” del puesto que tiene asignado
Se estructuran en base a procesos y funciones
Aumentan los puestos en áreas abiertas y los espacios de valor añadido
Disminuyen los despachos, archivos …
El espacio se adapta a cada tipo de puesto, a cada momento y necesidad
Los puestos no están siempre asignados. Ocupación compartida y rotativa. Acceso a otra variedad de espacios. La tecnología favorece la movilidad.
03
Perfiles Funcionales¿Qué se entiende por “Nueva Cultura de Trabajo”?
16Seminario Gestión de Centros y Oficinas
01 Definición de Valores
02 Nuevos Espacios de Trabajo
03 Perfiles Funcionales
04 Gestión del Cambio
17Seminario Gestión de Centros y Oficinas
Incrementar los niveles de desempeño y eficiencia operativa.
Facilitar un rápido retorno de las inversiones realizadas.
Incrementar los niveles de desempeño y eficiencia operativa.
Facilitar un rápido retorno de las inversiones realizadas.
04
Gestión del CambioEl factor humano
La implantación exitosa de cualquier innovación implica una gestión adecuada del factor humano proporcionando las herramientas precisas: Esto es lo que, en una concepción integral de proyecto, cubre la Gestión del Cambio.
Una correcta gestión del Cambio facilitará la transición a un nuevo modelo:
18Seminario Gestión de Centros y Oficinas
El objetivo global de la Gestión del Cambio es el logro de una transición, gradual y eficiente, de una organización desde su punto de partida hasta la situación final.
Este objetivo puede desglosarse en los siguientes puntos:
Evaluar la preparación de la empresa cliente para afrontar el Proyecto, asesorándola en el enfoque y análisis de impacto del mismo.
·Minimizar el impacto negativo y el riesgo inherente a cualquier iniciativa de cambio.
Conseguir el apoyo y el compromiso de todas las partes involucradas, explicando y “aproximado” el proyecto a cada una de las áreas afectadas.
Evaluar y gestionar las habilidades y capacidades de las personas para llevar a cabo los cambios requeridos de manera efectiva.
Asegurar el máximo aprovechamiento del nuevo modelo de trabajo.
04
Gestión del CambioObjetivos
19Seminario Gestión de Centros y Oficinas
Clarifica los objetivos del Proyecto
Genera las expectativas “correctas” sobre el Cambio
Prepara, motiva a las Personas hacia el Cambio, modifica las
Actitudes
Crea una estructura base de Comunicación (Emisor, Mensaje,
Audiencia, Feedback)
Reduce el período del Cambio
Potencia y refuerza los Agentes y Líderes del Cambio
Contribuye a la adecuación de puestos, habilidades y cultura al
nuevo entorno
Permite hacer seguimiento del propio esfuerzo de adaptación al
Cambio
Como resultado de una Gestión adecuada del Cambio, se obtendrán unos beneficios que impactarán positivamente en el proyecto y, en definitiva, en la organización:
04
Gestión del CambioBeneficios
20Seminario Gestión de Centros y Oficinas
Entusiasmo
Protagonismo de toda la organización
Compartiendo los
objetivos, resultados y
éxitos
Formando a las
personas en las nuevas
herramientas y en las nuevas
formas de trabajo
Delegando responsabilidades y asegurando
un apoyo constante a quien
lo necesite
Fomentando la
comunicación interna y
escuchando
activamente todas las
propuestas
FormaciónComunicaciónMotivación Orientación
Incrementar Eficiencia
Creatividad
Asegura
r
Aprovech
amie
nto
Proactividad
Optimismo
Retorno de las Inversiones
OB
JETIV
OS
OB
JETIV
OS
CO
NTE
NID
OS
CO
NTE
NID
OS
04
Gestión del CambioLos contenidos de un Plan de Gestión del Cambio
21Seminario Gestión de Centros y Oficinas
Planificación del cambio
Liderazgo del cambio
Gestión de implicados
ComunicaciónFormación
Adecuación a la organización
Soporte TécnicoTask Dates
Cambio Principal
Tas k Dates
Planificación del cambio
Liderazgo del cambio
Gestión de implicados
ComunicaciónFormación
Adecuación a la organización
Soporte TécnicoTask Dates
Cambio Principal
Tas k Dates
04
Gestión del CambioMapa de Contenidos
Lo que diferencia a un óptimo Plan de Gestión del Cambio es la selección de aquellos elementos del Mapa de Contenidos que requiera el proyecto a implantar:
22Seminario Gestión de Centros y Oficinas