LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh

KHÓA HỌC

ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM

TRÒ CHƠI

MỤC TIÊU

Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;

Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;

Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;

Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;

NỘI DUNG

① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc.

② Phương pháp lập kế hoạch công việc.

③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả.

④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch.

Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm điểm

CHIA NHÓM

• Đặt tên Nhóm.

• Thiết kế Logo của Nhóm.

• Bầu Trưởng nhóm.

GIỚI THIỆU

• Tên & Logo của Nhóm.

• Ý nghĩa tên Nhóm.

• Mong đợi của nhóm.

1Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch

Và Tổ Chức Công Việc

HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 1

5 Phút thực hiệnBao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế

HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 2

4 Phút lập kế hoạch + 5 phút thực hiệnBao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế

Lập kế hoạch là gì?

Vì sao lại cần phải lập kế hoạch?

Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ởCông ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập?

Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêuđã được xác định” là gì?

• Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế).

• Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây).

Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần

Đâu là sự khác nhau giữa Lãnh đạo và Quản lý?

Lãnh đạo và Quản lý

Lãnh đạo và Quản lý

Thấy

Làm

Được

7 Việc quan trọng nhất cần làm

•Cải thiện việc giao tiếp với mọi người.

• Làm công việc chuẩn bị tốt hơn.

• Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn

•Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn.

•Tìm kiếm các cơ hội mới.

•Rèn luyện bản thân.

•Trao quyền cho người khác.

Vị trí của việc lập kế hoạch đối với nhà quản lý

Trò chơi đuổi hình bắt gà

BA

2Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc

Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộcCông ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào?

Đánh giá thực trạng các nguồn lực

Dự đoán, dự báo

Xác định mục tiêu

Phân loại mục tiêu

Công ty

Bộ phận

Cá nhân

Phương pháp SMART

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measuable: Đo đếm được

Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình

Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung

Time-bound: Có thời hạn

Xây dựng các phương án

Đánh giá các phương án

Lựa chọn các phương án

Xây dựng các kế hoạch bổ trợ

Hoạt động: Sợi dây kết nối

MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

5W1H

How

What

Who

WhyWhen

Where

5WH2C5M

•Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why).

•Xác định nội dung công việc 1W (What).

•Xác định 3W còn lại (Where,When,Who).

•Xác định cách thức thực hiện 1H (How).

•Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control).

•Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check).

•Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money,Material, Machine, Method).

LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

Tầm nhìn

Sứ mệnh

Các chiến lược

Mục tiêu

Kế hoạch

Thực hành lập kế hoạchcho một công việc cụ thể tại VIETTEL

3Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả

Việc tổ chức và phân công công việc ở VIETTEL?

Xác định chức năng nhiệm vụ

•Xác định chức năng.

•Xây dựng quy trình.

•Định biên công việc.

•Xác định mô tả công việc.

•Phân công công việc.

Sắp xếp nơi làm việc

Quản lý thông tin và Công việc

Xem xét đánh giá và điều chỉnh

Chương trình hóa tổng thể

6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

1

Nhận diện các vai trò

22

Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò

3

Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần

24

Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

25

Đánh giá

26

ĐI TÌM KHO BÁU

4Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch

Quản trị thời gian

Nhật ký thời gian

Thế hệ quản trị thứ nhất

• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghichép đơn giản và bản liệt kê công việc.

•Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyênđối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.

1

2

Thế hệ quản trị thứ hai

• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm

xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.

•Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.

•Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam

kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.

3

Thế hệ quản trị thứ ba

• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.

•Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu

tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.

•Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và

tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch

hằng ngày.

4

Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

•Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầmquan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.

•Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tốnày có xu hướng chi phối.

•Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếuxuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thứctầm quan trọng.

Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

•Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.

•Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch vàtrao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I.

4

Làm Và Được

Được ít Được nhiều

Làm ít

Làm nhiều Làm nhiềuĐược ít

Làm nhiềuĐược nhiều

Làm ítĐược ít

Làm ítĐược nhiều

80/20

80%

20%

Ma trận thời gian

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan trọng

Không quan trọng

I II

III IV

Ma trận quản lý thời gian

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan trọng

Khôngquan trọng

I Khủng hoảng Các vấn đề cấp bách Các dự án đến hạn Công việc tồn đọng

II Làm việc trong chiến lược Tìm kiếm cơ hội Lập kế hoạch Xây dựng mối quan hệ Trao quyền Nghỉ ngơi thực sự

III Các việc đột xuất Thư từ, email Họp hành Các vấn đề cấp bách Các hoạt động ưu thích

IV Các công việc vô bổ Điện thoại Tán gẫu Hoạt động giải trí Những việc lãng phí thời gian Thư từ không liên quan

Khẩn cấp – Quan trọng

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan trọng

Khôngquan trọng

IKết quả: Căng thẳng. Kiệt sức mệt mỏi. Bận rộn công việc. Làm việc ngoài phạm vi chức năng. Quản trị khủng hoảng. Luôn phải chữa cháy.

II

III IV

Không khẩn cấp – Quan trọng

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan trọng

Khôngquan trọng

I IIKết quả: Tầm nhìn, viễn cảnh. Cân bằng. Sống có kỉ luật. Chủ động. Quan hệ tốt. Ít khủng hoảng.

III IV

Khẩn cấp – Không quan trọng

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan trọng

Không quan trọng

I II

IIIKết quả: Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn. Xử lý khủng hoảng. Tìm cách háo danh. Công việc vụn vặt. Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài. Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát. Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.

IV

Không khẩn cấp – Không quan trọng

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan trọng

Khôngquan trọng

I II

III IV

Kết quả: Vô trách nhiệm. Bị đuổi việc.

Tách rời công việc. Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về

tổ chức về những điều cơ bản.

Phân công công việc

Giám sát công việc

HOẠT ĐỘNG

TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ

Chúc các Anh/Chị thành công!