laporan kegiatan tahunan universitas sumatera …...pencetakan nim / ktms (kehilangan) 3 e....

LAPORAN KEGIATAN TAHUNAN UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA TAHUN 2018

Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

LAPORAN TAHUNAN

PUSAT PELAYANAN TERPADU (PPT) TAHUN 2018

1. Latar Belakang

Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) merupakan unit yang baru saja diresmikan melalui soft

launching pada hari Kamis, 11 Oktober 2018 oleh Rektor Universitas Sumatera Utara, Bapak

Prof. Dr. Runtung Sitepu, S.H, M.Hum. di Biro Gedung Pusat Administrasi USU. Unit PPT

memiliki jam operasional untuk melayani mahasiswa dan umum setiap hari Senin - Kamis

(09.00 – 16.00) dan Jumat (09.00 –16.30).

PPT merupakan unit yang bertujuan untuk melayani kegiatan administrasi di

Universitas Sumatera Utara secara terpusat dan diharapkan mampu memberikan exelent

service (pelayanan prima) untuk menciptakan birokrasi yang transparan, efektif, efisien dan

tidak diskriminatif dalam melayani mahasiswa, dosen, maupun tenaga kependidikan. Selain

itu, PPT juga akan memberikan informasi terkait tentang layanan di USU baik akademik

maupun non akademik.

Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) bertugas untuk melayani berbagai layanan administrasi

di USU yang terbagi menjadi dua yaitu:

1. Pelayanan Satu Hari (Nansri)

Merupakan pelayanan yang melayani berbagai kendala mahasiswa, dosen, pegawai

ataupun alumni Universitas Sumatera Utara (USU) terkait dengan masalah akademik atau

administrasi di seputaran universitas. Pelayanan ini merupakan pelayanan yang bisa

menyelesaikan keperluan yang berkaitan dengan Universitas Sumatera Utara dalam jangka

waktu maksimal satu hari.

Jenis pelayanan satu hari adalah sebagai berikut:

a. Pencetakan Bukti/Slip Pembayaran SPP

b. Pemberian Sertifikat Akreditasi Universitas

c. Pembuatan Email Dosen Tetap/Mahasiswa USU

d. Pencetakan NIM/KTMS (Keterlambatan Registrasi)

e. Pencetakan NIM/KTMS (Kehilangan KTMS)

f. Perbaikan Data Dasar Mahasiswa

g. Perbaikan Data Dasar Dosen

h. Slip Pembayaran Online SPP

i. Reset Password Mahasiswa

2. Pelayanan Approval

Merupakan pelayanan yang melayani berbagai masalah yang berkaitan dengan

akademik atau administrasi di Universitas Sumatera Utara yang membutuhkan proses lebih

dari satu hari hingga berkas dan pelayanan selesai.

Jenis pelayanan approval adalah sebagai berikut:

a. Aktif Tugas Kembali (Dosen & Tendik) Izin Belajar

b. Aktif Tugas Kembali (Dosen & Tendik) Tugas Belajar

c. Bantuan Disertasi, Thesis S2, Sp.1, S3, Sp.2

d. Pelaksanaan Nota Kesepahaman (MoU) dan Perjanjian Kerjasama (MoA)

e. Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa

f. Pengembalian Biaya Akademik

g. Permintaan Pelaksanaan Kuliah Umum

h. Permintaan Pelaksanaan Seminar

i. Permintaan Pelaksanaan Lokakarya

j. Permintaan Pelaksanaan FGD

k. Permintaan Pelaksanaan Dialog Terbuka

l. Permintaan Surat Keterangan Lunas SPP

m. Permohonan NIDK/NIDN

n. Set/Buka Blokir SPP.

2. Ringkasan Capaian Kumulatif

Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) Universitas Sumatera Utara mulai beroperasi untuk

umum sejak tanggal 5 Oktober 2018, dari jumlah layanan yang sudah ada hanya beberapa

layanan yang masih di layani oleh customer service terhitung tanggal 5 Oktober 2018 yaitu

sekitar 8 jenis layanan dan jumlah pelayanan secara keseluruhan sebanyak 1.606 layanan

hingga 31 Desember 2018.

Jumlah layanan tersebut dapat dilihat di tabel berikut ini :

Bulan Layanan Jumlah

Layanan

Total

Layanan

Oktober

a. Pencetakan Slip Pembayaran SPP 349

930

b. Pemberian Sertifikat Akreditasi Universitas 509

c. Pembuatan Email USU 17

d. Pencetakan NIM / KTMS (Kehilangan) 14

e. Perbaikan Data Dasar Mahasiswa 8

f. Reset Password 33

November


208




e. Pencetakan NIM / KTMS (Terlambat Registrasi) 3

f. Perbaikan Data Dasar Mahasiswa 3

g. Reset Password 10

h. Pencetakan KTM Hilang 21

Desember


467




e. Pencetakan NIM / KTMS (Terlambat Registrasi) 3

f. Perbaikan Data Dasar Mahasiswa 1

g. Reset Password 17

h. Pencetakan Kartu Pegawai 23

i. Pencetakan KTM Hilang 40

Total 1605

Dari tabel berikut dapat disimpulkan selama 3 bulan unit PPT beroperasi terlihat jelas

bahwa PPT sudah disosialisasikan dengan cukup baik kepada mahasiswa dan umum. Bulan

Oktober unit PPT hanya melayani 5 layanan namun, layanan terbanyak ada pada pelayanan

pemberiaan sertifikat akreditasi universitas sebanyak 509 dan pencetakam bukti/slip

pembayaran SPP sebanyak 349 dan jika digabungkan dengan layanan lainnya secara

keseluruhan sebanyak 930 layanan di bulan Oktober.

Ketika memasuki bulan kedua November customer atau jumlah layanan yang ada

terlihat menurun dan pelayanan terbanyak adalah pencetakan bukti/slip pembayaran SPP

sebanyak 108 layanan dan pemberian sertifikat akreditasi universitas sebanyak 52 layanan. Jika

digabungkan dengan layanan lain, jumlah layanan secara keseluruhan di bulan November

hanya sebanyak 208 layanan. Akan tetapi jenis layanan yang ada di bulan ini meningkat

sebanyak 8 layanan.

Memasuki bulan ketiga Desember, pelayanan PPT terlihat meningkat dari bulan

sebelumnya, layanan terbanyak ada pada pelayanan pencetakam bukti/slip pembayaran SPP

yaitu sebanyak 232 layanan dan pemberian akreditas sebanyak 133 layanan. Jumlah jenis

pelayanannya bertambah menjadi 9 layanan. Total pelayanan secara keseluruhan sebanyak

468.

Sejak unit PPT diresmikan dan terbuka untuk umum, unit PPT telah melayani 1.606

layanan secara keseluruhan termasuk pelayanan satu hari dan pelayanan approval. Pelayanan

terbanyak ada pada pemberian sertifikat akreditas universitas dan pencetakam bukti/slip

pembayaran SPP selama 3 bulan terahir ini.

3. Realisasi Jenis Pelayanan

Program Pelayanan

Satu Hari (Nansri)

Realisasi Jumlah

Pelayanan Total

(Oktober-Desember) okt nov des

1. Pencetakan

Bukti/Slip Pembayaran

SPP

a.Pencetakan Bukti/Slip

Pembayaran SPP 349 108 232 689

2. Pemberian Sertifikat

Akreditasi Universitas

b. Pemberian Sertifikat Akreditasi

Universitas 509 52 133 694

3. Pembuatan Email

Dosen Tetap/mahasiswa

USU

c. Pembuatan Email

Dosen/Mahasiswa USU 17 8 11 36

4. Pencetakan NIM /

KTMS (Keterlambatan

Registrasi)

d. Pencetakan NIM / KTMS

(Keterlambatan Registrasi) 3 3 6

5. Pencetakan NIM /

KTMS (Kehilangan

KTMS)

e. Pencetakan NIM / KTMS

(Kehilangan KTMS) 14 3 7 24

6. Perbaikan Data

Dasar Mahasiswa

f. Perbaikan Data Dasar

Mahasiswa 8 3 1 12

7.. Reset Password g. Reset Password 33 10 18 61

8. Perbaikan Data

Dasar Dosen - - - - -

9. Pencetakan Slip

Pembayaran Online

SPP -

- - - -

Program Pelayanan

Approval

Realisasi Jumlah

Pelayanan Total

(Oktober-Desember) okt nov des

a. Pencetakan Kartu

Pegawai/Dosen

a. Pencetakan Kartu

Pegawai/Dosen - - 23 23

b. Pencetakan KTM

Hilang b. Pencetakan KTM Hilang - 21 40 61

c. Pelayanan Aktif

Tugas Kembali Dosen

d. Bantuan Biaya

Kuliah S2, Sp.1, S3,

Sp.2

Dari semua jenis pelayanan yang akan dilayani oleh unit PPT ini masih banyak yang

belum terealisasi/dilayani dari program pelayanan yang ada. Apakah informasi dengan

dibukanya unit PPT ini masih belum tersosialisasi dengan baik ke seluruh fakultas-fakultas

yang ada di Universitas Sumatera Utara atau memang minimnya masalah atau kegiatan

mengenai akademik dan non akademik di Universitas Sumatera Utara. Hal itu bisa dilihat dari

tabel berikut ini:

e. Pelaksanaan Nota

Kesepahaman (MoU)

dan Perjanjian

Kerjasama (MoA)

- -

f. Pembuatan Surat

Keterangan Mahasiswa - - - -

g. Pengembalian Biaya

Akademik - - - - -

h. Permintaan

Pelaksanaan Kuliah

Umum

- - - - -

i. Permintaan

Pelaksanaan Seminar - - - - -

j. Permintaan

Pelaksanaan Lokakarya - - - - -

k. Permintaan

Pelaksanaan FGD - - - - -

l. Permintaan

Pelaksanaan Dialog

Terbuka -

- - - -

m. Permohonan

NIDK/NIDN - - - - -

n. Set/Buka Blokir SPP - - - - -

4. Laporan Pelayanan di Bulan Oktober

Pelayanan di bulan oktober secara keseluruhan adalah sebanyak 930 layanan. Terhitung

mulai tanggal 5 Oktober - 31 Oktober 2018. Berikut ini merupakan laporan pelayanan di

bulan Oktober yang dibagi berdasarkan tanggal, jenis layanan dan customer service.

a. Pelayanan Berdasarkan Tanggal

Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) telah menerima dan menyelesaikan 930 layanan dari

keseluruhan layanan tersebut, PPT paling banyak menerima dan menyelesaikan layanan

pada hari Rabu, 10 Oktober 2018 dengan total 120 layanan. Selanjutnya, PPT menerima

dan menyelesaikan layanan paling sedikit pada hari Jumat, 5 Oktober 2018 dengan total 8

layanan.

886

120

118

72

8347

32

42

41

55

23

45

48

52

27

15

16

Total Pelayanan Berdasarkan Tanggal

05/10/2018 (Fri)

09/10/2018 (Tue)

10/10/2018 (Wed)

11/10/2018 (Thu)

12/10/2018 (Fri)

15/10/2018 (Mon)

16/10/2018 (Tue)

17/10/2018 (Wed)

18/10/2018 (Thu)

19/10/2018 (Fri)

22/10/2018 (Mon)

23/10/2018 (Tue)

24/10/2018 (Wed)

25/10/2018 (Thu)

26/10/2018 (Fri)

29/10/2018 (Mon)

30/10/2018 (Tue)

31/10/2018 (Wed)

b. Pelayanan Berdasarkan Jenis Layanan

Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) telah menerima dan menyelesaikan 930 layanan mulai

dari tanggal 5-31 Oktober 2018. Dari keseluruhan layanan tersebut, PPT paling banyak

menerima dan menyelesaikan Layanan Pemberian Sertifikat Akreditasi Universitas dengan

total 509 layanan. Lebih lanjut, jenis layanan yang paling sedikit diterima dan diselesaikan

PPT adalah Layanan Perbaikan Data Dasar Mahasiswa dengan total 8 layanan.

509

1714

8

33

349

Total Pelayanan Berdasarkan Pelayanan

PEMBERIAN SERTIFIKATAKREDITASI UNIVERSITAS

PEMBUATAN EMAIL USU

PENCETAKAN NIM KTMS(KEHILANGAN)

PERBAIKAN DATA DASARMAHASISWA

RESET PASSWORD MAHASISWA

SLIP CETAK BUKTIPEMBAYARAN SPP

c. Total Pelayanan Berdasarkan Customer Service


dari tanggal 5-31 Oktober 2018. Dari keseluruhan layanan tersebut, Customer service yang

paling banyak menerima dan menyelesaikan layanan adalah Thalita Eka Kharisma dengan

total 232 layanan. Selanjutnya, customer service yang paling sedikit menerima dan

menyelesaikan layanan adalah Dewintha Taria dengan total 124 layanan. Untuk lebih

spesifiknya ada pelayanan berdasar customer service ada dalam lampiran.

5. Laporan Pelayanan di Bulan November

Pelayanan di bulan November secara keseluruhan adalah sebanyak 208 layanan.

Terhitung mulai tanggal 01-30 November 2018. Berikut ini merupakan laporan pelayanan

di bulan november yang dibagi berdasarkan tanggal, jenis layanan dan customer service.


124

163

141

140

232

130

Total Pelayanan Berdasarkan Customer Service

DEWINTHA

FADLI

IKA

KARINA

THALITA

WINDA

Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) telah menerima dan menyelesaikan 208 layanan. Dari


pada Senin, 26 November 2018, dengan total 20 layanan. Selanjutnya, PPT menerima dan

menyelesaikan layanan paling sedikit pada Rabu, 21 November 2018, dengan total 2

layanan dan Jumat, 30 November 2018, dengan total 2 layanan.

615

11

5

11

9

8

10

9

58

6112

15

14

20

17

9

152


01/11/2018

02/11/2018

05/11/2018

06/11/2018

07/11/2018

08/11/2018

09/11/2018

12/11/2018

13/11/2018

14/11/2018

15/11/2018

16/11/2018

19/11/2018

21/11/2018

22/11/2018

23/11/2018

26/11/2018

27/11/2018

28/11/2018

29/11/2018



keseluruhan layanan tersebut, PPT paling banyak menerima dan menyelesaikan Layanan

Slip Cetak Bukti Pembayaran SPP dengan total 108 layanan. Lebih lanjut, jenis layanan

yang paling sedikit diterima dan diselesaikan PPT adalah Layanan Pencetakan NIM KTMS

(Kehilangan), Pencetakan NIM KTMS (Keterlambatan Registrasi), dan Perbaikan data

dasar dengan masing-masing total 3 layanan.

52

8

21

33

310

108



PEMBUATAN EMAIL USU

PENCETAKAN KTMHILANG/RUSAK


PENCETAKAN NIM KTMS(KETERLAMBATAN REGISTRASI

PERBAIKAN DATA DASAR

RESET PASSWORD


c. Pelayanan Berdasarkan Customer Service


dari tanggal 01-30 November 2018. Dari keseluruhan layanan tersebut, customer service

yang paling banyak menerima dan menyelesaikan layanan adalah Thalita Eka Kharisma

dengan total 54 layanan. Selanjutnya, customer service yang paling sedikit menerima dan

menyelesaikan layanan adalah Karina Dewi Hasibuan dengan total 20 layanan.

32

24

42

20

54

36

Total

DEWINTHA

FADLI

IKA

KARINA

THALITA

WINDA

6. Laporan Pelayanan di Bulan Desember

Pelayanan di bulan November secara keseluruhan adalah sebanyak 467 layanan.

Terhitung mulai tanggal 03-31 Desember 2018. Berikut ini merupakan laporan pelayanan

di bulan Desember yang dibagi berdasarkan tanggal, jenis layanan dan customer service.


1522

19

26

16

23

26

20

34

2229

29

19

34

40

25

33

296


03/12/2018

04/12/2018

05/12/2018

06/12/2018

07/12/2018

10/12/2018

11/12/2018

12/12/2018

13/12/2018

14/12/2018

17/12/2018

18/12/2018

19/12/2018

20/12/2018

21/12/2018

26/12/2018

27/12/2018

28/12/2018

31/12/2018



pada hari Jumat, 21 Desember 2018, dengan total 40 layanan. Selanjutnya, PPT menerima

dan menyelesaikan layanan paling sedikit pada hari Senin, 31 Desember 2018, dengan total

6 layanan.



dari tanggal 03-31 Desember 2018. Dari keseluruhan layanan tersebut, PPT paling banyak

menerima dan menyelesaikan Layanan Slip Cetak Bukti Pembayaran SPP dengan total 232

layanan. Lebih lanjut, jenis layanan yang paling sedikit diterima dan diselesaikan PPT

adalah Layanan Perbaikan Data Dasar dengan total 1 layana

133

11

23

40

7

31

17

232



PEMBUATAN EMAIL USU

PENCETAKAN KARTU PEGAWAI

PENCETAKAN KTMHILANG/RUSAK


PENCETAKAN NIM KTMS(KETERLAMBATAN REGISTRASI

PERBAIKAN DATA DASAR

RESET PASSWORD


c. Pelayanan Berdasarkan Customer Service


dari tanggal 03-31 Desember 2018. Dari keseluruhan layanan tersebut, customer service

yang paling banyak menerima dan menyelesaikan layanan adalah Thalita Eka Kharisma

dengan total 116 layanan. Selanjutnya, customer service yang paling sedikit menerima dan

menyelesaikan layanan adalah Dewintha Taria dengan total 44 layanan.

44

67

85

87

116

68


DEWINTHA

FADLI

IKA

KARINA

THALITA

WINDA

7. Kendala Atau Permasalahan

PPT merupakan unit yang baru saja dibentuk dan beroperasi selama 3 bulan di Tahun

2018 tepatnya di Biro Gedung Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara. Tentunya

dengan program tersebut banyak kendala atau tantangan-tantangan yang akan dihadapi selama

unit PPT ini beroperasi. Salah satunya adalah banyak fasilitas penunjang seperti e-ticketing

yang belum diberdayakan dengan maksimal oleh pihak terkait untuk koordinasi antar unit di

Biro Gedung Administrasi USU.

Selain itu petugas PPT masih banyak yang belum menguasai informasi dan materi

mengenai akademik dan non akademik di USU secara maksimal karena memang belum adanya

pembinaan atau upgrading secara resmi dan terjadwal sehingga menimbulkan persepsi yang

berbeda-beda diantara semua petugas.

Masih kurangnya loyalitas, integritas dan profesionalitas yang mempengaruhi attitude

petugas dalam menjalankan tugasnya di PPT. Hal itu mungkin saja terjadi akibat tidak adanya

pemimpin yang bertugas di unit PPT, sehingga tidak ada yang bisa mengontrol dan menilai dan

menaungi PPT selama berdinas.

8. Kesimpulan Dan Saran

PPT merupakan birokrasi transformasi yang diharapkan mampu memberikan

pelayanan yang transparan, efektif dan efisien. Namun segala aktivitas pelayanan yang ada

mengharapkan adanya bantuan dari semua pihak terkait dalam menyukseskan tujuan dari PPT

itu sendiri. Salah satunya adalah diperlukannya seorang pemimpin yang bertanggung jawab

menaungi dan mengontrol penuh segala kegiatan dan pelayanan yang ada di unit PPT

Universitas Sumatera Utara.

Selain itu, PPT masih mengharapkan adanya koordinasi yang baik dari semua pihak

terkait, seperti penggunaan eticketing yang masih belum dimaksimal oleh semua biro terkait.

Perlunya pembinaan atau up grading akan penyatuan persepsi, attitude, integritas dan loyalitas

semua karyawan dan pemahaman job desc akan PPT itu sendiri.

Laporan Pelayanan PPT Berdasarkan Customer Service bulan Oktober 2018

TANGGAL NAMA LAYANAN JUMLAH LAYANAN

TOTAL TOTAL

LAYANAN PER HARI THALITA WINDA DEWINTHA KARINA IKA FADLI

05/10/2018 PENCETAKAN NIM KTMS (KEHILANGAN) 1 1 1 0 0 0 3

8 SLIP CETAK BUKTI PEMBAYARAN SPP 4 0 1 0 0 0 5

09/10/2018 PEMBERIAN SERTIFIKAT AKREDITASI UNIVERSITAS 22 14 13 7 8 3 67




11/10/2018

PEMBERIAN SERTIFIKAT AKREDITASI UNIVERSITAS 30 12 7 13 16 23 101

118

PENCETAKAN NIM KTMS (KEHILANGAN) 0 1 0 0 0 0 1

RESET PASSWORD MAHASISWA 0 0 0 0 0 1 1

SLIP CETAK BUKTI PEMBAYARAN SPP 4 1 1 3 4 2 15





16/10/2018


47



17/10/2018


32


PERBAIKAN DATA DASAR MAHASISWA 0 0 0 0 0 1 1


18/10/2018


42




19/10/2018


41




22/10/2018


55





23/10/2018


23





24/10/2018


45





25/10/2018


48



26/10/2018


52

PEMBUATAN EMAIL USU 0 0 9 0 0 0 9





27 PEMBUATAN EMAIL USU 2 0 1 0 0 1 4



30/10/2018


15




31/10/2018


16





TOTAL LAYANAN PER CUSTOMER SERVICE 232 130 124 140 141 163 930 930

laporan kegiatan tahunan universitas sumatera …...pencetakan nim / ktms (kehilangan) 3 e....

Documents