laporan kerja praktek iwan basinu
TRANSCRIPT
LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KARYAWAN
UNIT MUARA MART
DI SUSUN OLEH :
IWAN BASINU 12105 55201 10 072
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALUKU UTARA
TERNATE 2013
HALAMAN PERSETUJUAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KARYAWAN UNIT
MUARA MART
Disusun Oleh :
Iwan Basinu 12105 55201 10 072
Telah diperiksa dan disetujui untuk diseminarkan
Pada tanggal Desember 2013
Menyetujui :
Pembimbing Lapangan
Rustam Krois
Dosen Pembimbing
Erwin Gunawan, S.Kom
NIDN : 1217028302
Mengetahui,
Koordinator Kerja Praktek
Risal, ST
NIDN.1212058202
HALAMAN PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KARYAWAN UNIT
MUARA MART
Disusun Oleh :
Iwan Basinu 12105 55201 10 072
Telah diseminarkan di depan penguji
Pada tanggal 27 Desember 2013
Menyetujui :
Dosen Pembimbing
Erwin Gunawan, S.Kom
NIDN : 1217028302
Penguji I
Fahrizal Halim, ST
NIDN : 1215078301
Penguji II
La Sahruddin Lasuci, ST NIDN.
Mengetahui, Ketua Program Studi Teknik Informatika
Santosa, ST, M.Cs
NIDN : 1205057601
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji Syukur atas Rahmat yang telah diberikan
Allah SWT sehingga penulis bisa menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini
dengan judul “Sistem Informasi Manajemen Karyawan pada Unit Muara
Mart”, dan tak lupa pula Syalawat dan Salam kepada junjungan kita Nabi
Besar Muhammad SAW berserta Keluarga, Sahabat, serta pengikut –
pengikutnya.
Selama melakukan kerja praktek sampai dengan penyusunan laporan,
penulis banyak memperoleh bimbingan, saran dan bantuan dari berbagai
pihak, baik moril maupun materil. Maka pada kesempatan ini penulis ingin
menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar – besarnya kepada :
1. Orang tua yang begitu bersemangat dalam memberikan dukungan.
2. Istri Tercinta yang selalu pengertian dan memberikan dukungan.
3. Bapak Santosa, ST, M.Cs selaku Ketua Program Studi Teknik
Informatika
4. Ibu Nursuciyani Handini S.H, S.Kom selaku Sekretaris Program Studi
Teknik Informatika.
5. Bapak Erwin Gunawan, S.Kom Selaku dosen pembimbing.
6. Bapak Rustam Krois yang menjadi pembimbing di lapangan.
7. Bapak dan Ibu dosen Program Studi Teknik Informatika.
8. Seluruh Staf dan Karyawan/i Muara Mart Ternate Mall.
9. Sdra Rudini Kasman yang telah membantu sampai selesainya laporan
ini.
10. Teman-teman seperjuangan yang meluangkan waktunya, terima kasih
atas bantuannya,
11. Semua pihak yang terlibat yang secara langsung maupun tidak
langsung membantu penulis.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh
dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat
membangun sangat penulis butuhkan untuk perbaikan laporan
beikutnya.Akhir kata penulis berharap agar laporan ini dapat berguna bagi
pihak yang membutuhkan.
Ternate, Desember 2013
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PERSETUJUAN………………….........……………………… ii
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................... iii
KATA PENGANTAR .............................................................................. iv
DAFTAR ISI ........................................................................................... v
DAFTAR TABEL ................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................. 3
1.3 Batasan Masalah …………....…………...….......…………. 4
1.4 Tujuan dan Manfaat ........................................................... 4
1.4.1 Tujuan. ................................................................... 4
1.4.2 Manfaat................................................................ 4
1.5 Metode Penelitian ............................................................. 5
1.6 Sistematika Penulisan ...................................................... 5
BAB II GAMBARAN UMUM
2.1 Sejarah Singkat Muara Mart.............................................. 8
2.2 Letak Geografis .............................….......……………....... 8
2.3 Visi dan Misi Muara Mart .................................................. 9
2.4 Struktur Organisasi Muara Mart......................................... 9
2.5 Uraian Tugas .................................................................... 10
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Definisi Sistem ................................................................... 19
3.2 Ciri-Ciri Sistem ....................................................…........... 20
3.2.1 Tujuan Sistem .......................................................... 21
3.2.2 Batas Sistem ............................................................ 21
3.2.3 Subsistem ................................................................. 22
3.2.4 Input ........................................................................ 22
3.2.5 Proses ..................................................................... 22
3.2.6 Output ....................................................................... 23
3.2.7 Feedback ................................................................. 23
3.3 Model Umum Sistem ........................................................ 23
3.4 Kosep Sistem dalam Sistem Informasi.............................. 24
3.5 Defenisi Informasi ............................................................. 25
3.5.1 Ciri-ciri Informasi........................................................ 25
3.5.2 Transformasi Data Kedalam Informasi ..................... 27
3.6 Definisi Manajemen ........................................................... 27
3.6.1 Fungsi-Fungsi Manajemen ....................................... 29
3.6.2 Tingkatan Manajemen dan Menejer ......................... 30
3.7 Definisi Sistem Informasi Manajemen ............................... 31
3.8 Pembagian Sistem Informasi Manajemen........................... 33
3.9 Pengertian Karyawan ........................................................ 34
3.10 Borland Delphi 7.0……..................................................... 35
3.10.1 Menjalankan Delphi 7 .......................................... 36
3.10.2 Mengenal IDE Delphi 7 ....................................... 37
3.10.3 Main Window ....................................................... 37
3.10.4 Main Menu ........................................................... 38
3.10.5 Toolbar (Speedbar) .............................................. 38
3.10.6 Component Palette .............................................. 40
3.10.7 Form Designer ..................................................... 41
3.10.8 Object Inspector ................................................... 42
3.10.9 Object TreeView................................................... 42
3.10.10 Code Editor ........................................................ 43
3.10.11 Code Explorer .................................................... 44
3.11 Microsoft Access ………………….........………………….. 44
3.11.1 Menjalankan Microsoft Access 2007................... 45
3.11.2 Komponen Microsoft Access 2007........................ 47
3.12 Flowchart ......................................................................... 49
3.12.1 Tujuan Membuat Flowchart ................................. 50
3.12.12 Simbol-simbol Flowchart..................................... 50
3.13 Konsep Dasar Sistem Manajemen Basis Data................. 52
3.14 Data Flow Daigram (DFD)............................................... 54
3.15 Entity Relationship Diagram (ERD) ................................. 56
3.16 Supermarket..................................................................... 57
3.16.1 Jenis-Jenis Supermarket ................................... 58
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Sistem yang Berjalan............................................... 60
4.1.1 Flowchart Input data Karyawan yang berjalan........ 61
4.1. 2 Flowchart Input Rekapan Absensi yang berjalan... 62
4.2 Analisis Sistem yang yang Diusulkan................................. 63
4.3 Analisis Kebutuhan Sistem................................................. 64
4.4 Perancangan Sistem ........................................................ 64
4.4.1 Data Flow Diagram (DFD) ...................................... 64
A. Diagram Konteks.................................................. 64
B. DFD Level 1......................................................... 65
C. DFD Level 2......................................................... 66
4.4.2 Rancangan Basis Data .......................................... 69
A. Entity Relationship Diagram (ERD) ...................... 69
B. Relasi Database ................................................. 71
C. Struktur Tabel ..................................................... 71
4.4.3 Rancangan Menu Program ..................................... 73
4.4.4 Implementasi Program ........................................... 74
A. Form Login ........................................................ 74
B. Menu Utama ............................................... 75
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ........................................................................ 80
5.2 Saran ................................................................................... 81
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Simbol Flowchart..................................................................... 50
Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram (DFD) ......................................... 55
Table 3.3 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)…...…………….. 57
Tabel 4.1 Admin ..................................................................................... 72
Tabel 4.2 Data Karyawan …………… ................................................. 64
Tabel 4.3 Rekapan Absensi…………….................................................. 65
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Unit Muara Mart……….........……….. 10
Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem...………………….........……….. 24
Gambar 3.2 Kerangka Kualitas Sistem Informasi....…….........……….. 27
Gambar 3.3 Transformasi Data Menjadi Informasi……...........……….. 28
Gambar 3.4 IDE Delphi 7...………………..................….........……….. 36
Gambar 3.5 Main Window...………………..................….........……….. 37
Gambar 3.6 Main Menu.. ...………………..................….........……….. 38
Gambar 3.7 Toolbar (Speedbar)…………..................….........……….. 38
Gambar 3.8 Kotak Dialog Toolbar………..................….........……….. 39
Gambar 3.9 Kotak Dialog Customize……..................….........……….. 39
Gambar 3.10 Component Palette.………..................….........……….. 40
Gambar 3.11 Form Designer………………..................….........……….. 41
Gambar 3.12 Object Inspector..…………..................….........……….. 42
Gambar 3.13 Code Editor...………………..................….........……….. 43
Gambar 3.14 Memulai Microsoft Accses…..................….........……….. 46
Gambar 3.15 Menu Utama Microsoft Accses...............….........……….. 46
Gambar 3.16 Membuat Database Baru…..................….........……….. 48
Gambar 3.17 Tampilan Membuat Database................….........……….. 49
Gambar 3.18 Relasi 1 : 1...………………..................….........……….. 53
Gambar 3.19 Relasi 1 : N ...………………..................….........……….. 54
Gambar 3.20 Relasi N : M ...………………..................….........……….. 48
Gambar 4.1 Flowchart Penerimaan Data Karyawan………….............. 61
Gambar 4.2 Flowchart Rekapan Absen……........................................... 62
Gambar 4.3 Flowchart Sistem yang Diusulkan…………………............... 63
Gambar 4.4 Diagram Konteks/DFD Level 0............................................ 65
Gambar 4.5 Diagram Level 1 Proses Input Data Keseluruhan ............... 59
Gambar 4.6 Diagram Level 2.1 Proses Input Data Karyawan ............... 67
Gambar 4.7 Diagram Level 2.2 Proses Input Data Karyawan Keluar..... 68
Gambar 4.8 Diagram Level 2.3 Proses Input Data Rekapan Absen....... 69
Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram (ERD)..................................... 70
Gambar 4.10 Relasi Database................................................................ 71
Gambar 4.11 Rancangan Menu Program................................................. 74
Gambar 4.12 Form Login........................................................................ 75
Gambar 4.13 Form Menu Utama............................................................ 75
Gambar 4.14 Input Data Admin………….............................................… 76
Gambar 4.15 Input Data Karyawan………............................................... 77
Gambar 4.16 Input Data Karyawan Keluar.............................................. 77
Gambar 4.17 Input Data Rekapan Absensi............................................. 78
Gambar 4.18 Output Laporan Data Karyawan........................................ 79
Gambar 4.19 Output Laporan Rekapan Absensi..................................... 79
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A : Suret Keterangan Selesai Kerja Praktek
Lampiran B : Daftar Hadir Mahasiswa Kerja Praktek
Lampiran C : Daftar Penilaian Kerja Praktek
Lampiran D : Lembaran Konsultasi Kerja Praktek
Lampiran F : Daftar Karyawan/ti Muara Mart
Lampiran G : Rekapan Absensi Muara Mart
Lampiran H : Source Code
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Ketergantungan dunia usaha terhadap komputerisasi sudah berlangsung
sejak dua atau tiga dasawarsa yang lalu. Tidaklah mengherankan bila diera
globalisasi dan informasi ini, komputer merupakan pendukung handal dalam
kemajuan suatu perusahaan, khususnya sebagai ketersediaan dan pengembangan
sistem informasi manajemen di berbagai bidang.
Di setiap perusahaan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai aset
perusahaan turut memberikan peran. Masalah karyawan memerlukan adanya
penyimpanan database yang baik seperti pengarsipan dokumen, pembuatan
laporan-laporan hingga pengelolaan karyawan baru, aktivitas kerja, masa kerja,
sampai masa kerja karyawan tersebut berakhir. Permasalahan ini memerlukan suatu
teknologi informasi yang didalamnya memberikan sistem multifungsi sesuai dengan
apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai yang
diharapkan.
Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan
yaitu menyampaikan informasi. Selain itu sistem informasi yang dapat dibangun
dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan produktivitas,
menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat (nilai tambah).
Unit Muara Mart merupakan salah satu dari perusahaan Retail yang bergerak
pada penjualan barang-barang Non Food, Food, Softdrink, Fresh serta berbagai
kebutuhan sehari-hari.
Unit Muara Mart sebagai salah satu bagian dari Muara Group mempunyai
puluhan karyawan, namun dalam proses penginputan data karyawan masih
dilakukan secara tidak optimal. Hal tersebut disebabkan adanya hambatan internal
yang berhubungan dengan kualitas penyajian informasi diantaranya adalah proses
input data karyawan dan rekapan absensi serta penyajian output berupa laporan
data karyawan dan dan rekapan absensi secara manual serta belum terfokus pada
satu database. Dengan adanya kondisi demikian menyebabkan pihak Unit belum
dapat memberikan report sebagai pertanggungjawaban dan hal ini berpengaruh pula
pada pengambilan kebijakan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian dan
penggajian.
Melihat masalah tersebut diatas maka penulis mencoba mengatasi
berbagai masalah yang dihadapi agar mempermudah admin unit dalam
mengelolan data karyawan dan rekapan absensi.
Oleh karena itu perlu adanya sistem informasi manajemen karyawan yang
diharapkan dapat membantu masalah-masalah yang ada, sehingga dapat
mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat dengan
tersedianya informasi-informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.
Tugas Kerja Praktek (KP) merupakan suatu kegiatan yang melibatkan para
mahasiswa Fakultas Teknik Jurusan Informatika Universitas Muhammadiyah Maluku
Utara dalam rangka meningkatkan pengetahuan serta mendapatkan pengalaman di
lapangan atau didunia kerja sebagai nilai tambah untuk melengkapi persyaratan
kerja Praktek.
Diharapkan dengan adanya judul ini, dapat membantu proses
penanganan masalah yang dihadapi di Unit Muara Mart, yang terkait dengan
sistem pendataan karyawan agar dalam proses mengolah data menjadi lebih
cepat dan akurat. Selain itu, sistem yang akan dibuat dapat membantu
mempercepat pembuatan laporan dan data yang disimpan tidak mudah hilang
serta mudah dicari ketika nantinya dibutuhkan.
Berdasarkan latar belakang di atas maka calon peneliti berkeinginan
untuk melakukan penelitian dengan judul “Sistem Informasi Manajemen
Karyawan Unit Muara Mart”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian singkat tersebut diatas, penulis dapat merumuskan
beberapa masalah sebagai temuan pada Unit Muara Mart sebagai berikut ;
a. Bagaimana merancang sistem informasi manajemen karyawan pada
Unit Muara Mart.
b. Penyajian data dan informasi karyawan terutama mengenai lalulintas
keluar masuk karyawan yang di olah secara baik dan benar.
c. Bagaimana menyajikan Database Karyawan dan Rekapan Absensi.
1.3. Batasan Masalah
Untuk dapat lebih memahami konsep permasalahan diatas, maka
penulis memberikan batasan sebagai berikut :
Penyajian data keluar dan masuk karyawan, serta jumlah karyawan
yang masih aktif bekerja pada unit Muara Mart
Penyajian data rekapan absensi unit Muara Mart untuk HRD (Human
Resource Departemen) Muara Group.
1.4 . Tujuan dan Manfaat
1.4.1 Tujuan
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah
merancang suatu Aplikasi yang dapat menyajikan data karyawan
pada Unit Muara Mart dengan cepat, tepat, efektif dan efesien, serta
membantu Admin Unit untuk laporan Rekapan Absensi.
1.4.2 Manfaat
Adapun manfaat penelitian sebagai berikut :
Sebagai bahan untuk peneliti lebih lanjut, khususnya peneliti yang ada
hubungannya dengan masalah pendataan karyawan, serta perekapan
absensi dan menambah wawasan yang lebih luas dan mendalam,
serta diharapkan hasilnya dapat dimanfaatkan oleh pihak yang
memerlukan terutama pada Unit Muara Mart.
1.5. Metode Penelitian
Didalam suatu penelitian metode mutlak diperlukan agar perolehan
data dapat dilakukan secara tepat dan akurat agar dapat secara tepat pula
menganalisis setiap permasalahan yang ditemukan di lapangan.
Untuk itu penulis menggunakan metode pengumpulan data antara lain:
A. Interview (wawancara)
Wawancara langsung dengan mengajukan pertanyaan kepada pihak
Administrasi guna mendapatkan data dan informasi yang lengkap.
B. Observasi (Pengamatan langsung)
Melakukan peninjauan langsung kelapangan serta mengamati segala
aktifitas kerja agar dapat memperoleh informasi yang lebih real.
C. Studi Literatur
Mengkaji dan mempelajari berbagai dokumen dalam pengolahan data-
data karyawan, sebagai referensi dalam penyusunan laporan ini.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan didalam penulisan laporan kerja praktek ini
dibagi menjadi beberapa bab dan sub-bab. Adapun pembagian bab antara
lain sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan
Pada bab ini, penulis menguraikan tentang latarbelakang masalah, rumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode dalam penelitian serta
sistematika penulisan laporan kerja praktek.
BAB II Gambaran Umum
Pada bab ini, berisi gambaran umum tentang sejarah berdirinya Muara Group
terutama pada Unit Muara Mart, letak geografis, dan visi misi, serta struktur
organisasi dan uraian tugas masing-masing.
BAB III Landasan Teori
Bab ini menjabarkan tentang Pengertian sistem, pengertian informasi,
pengertian Manajemen, Pengertian Sistem Informasi Manajemen, Pengertian
karyawan, pengertian basis data, teori Delphi, serta uraian tentang DFD,
defenisi Supermarket atau Swalayan serta berbagai teori yang berhubungan
dengan Laporan Kerja Praktek.
BAB IV Hasil Dan Pembahasan
Membahas mengenai analisis sistem masalah dan perancangan database,
serta rancangan DFD yang berupa diagram konteks, Entity Relasioship
Diagram, relasi table, dan struktur table, rancangan menu program akan di
gunakan. Mengambarkan tampilan aplikasi yang nantinya akan di gunakan.
dan membahas tentang fungsi dari setiap aplikasi.
BAB V Penutup
Bab ini berisi kesimpulan dari permasalahan serta beberapa saran
pengembangan yang dapat dilakukan terhadap sistem yang telah di hasilkan.
BAB II
GAMBARAN UMUM
2.1 Sejarah Singkat Muara Mart
Muara Group adalah usaha perdagangan umum, jasa dan properti yang
yang terdiri dari beberapa bidang usaha diantaranya Dept store, swalayan,
perhotelan, perkayuan dan Ternate Mall yang saat ini satu-satunya pusat
perbelanjaan yang terlengkap dengan di dukung fasilitas ekskalator dan AC
yang ada di Maluku Utara khususnya kota Ternate.
Saat ini Muara Group berkantor di Jln Merdeka No.19 dan memiliki
1 Swalayan (Muara Mart), dua Toko Pakaian (Departemen Store dan
Muara Collection), dan Hotel Muara, serta Ternate Mall. Dengan total
karyawan kurang lebih 200 orang. Muara Group di pimpin oleh bapak H.
Ismi Anas yang sekaligus pula sebagai pemilik dari Muara Group.
Muara Mart merupakan salah satu unit yang di khususkan menjual
berbagai macam peralatan Rumah Tangga, Kelontongan, Makanan dan
Minuman.
2.2 Letak Geografis
Unit Muara Mart terletak di Lt.1. Ternate Mall, Jln. Merdeka No.19
Kelurahan Santiong Kecamatan Kota Ternate Tengah Provinsi Maluku Utara.
2.3 Visi Dan Misi pada Unit Muara Mart Ternate Mall Kota Ternate Provinsi
Maluku Utara
Adapun visi dan misi pada Unit Muara Mart Kota Ternate diantaranya sebagai
berikut:
A. Visi Muara Mart adalah untuk memajukan kota Ternate agar dapat
setara dengan kota-kota berkembang lainnya, mulai dari bidang
infrastruktur, pendidikan dan intelektualitas masyarakatnya. Serta
membuka lapangan kerja seluas-luasnya untuk mengembangkan
potensi sumber daya manusia khususnya yang ada di Kota Ternate
dan sekitarnya.
B. Misi Muara Mart mensejajarkan kota Ternate dengan kota lainnya yang
ada di Indonesia Timur serta mengembangkan konsep manajemen modern
dalam usahanya yang di dukung oleh sumber daya manusia yang handal.
2.4. Struktur Organisasi Pada Kantor Unit Muara Mart Kota Ternate
Struktur organisasi diperlukan agar alur koordinasi dan perintah dapat
berjalan dengan tertib, oleh karena itu Unit Muara Mart juga mempunyai
struktur, mulai dari Kepala Unit (Store Manager) sampai Pramuniaga. Untuk
lebih memperjelas tentang struktur dan uraian pekerjaan (job description)
pada Kantor Unit Muara Mart dapat di lihat pada gambar berikut :
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Unit Muara Mart
2.5 Uraian Tugas
A. Kepala Unit (Store Manager) bertenggungjawab
1. Kepala Unit (Store Manager) bertanggungjawab penuh kepada
Penanggung Jawab Retail.
2. Merencanakan & membuat Rencana Kerja tentang operasional took
setiap bulannya.
SECURITY
ADM KEUANGAN
SUPERVISOR
STORE MANAGER
ADMINISTRASI TOKO
MD TOKO
Jr SUPERVISOR
PRAMUNIAGA
Koordinasi Koordinasi
3. Melaksanakan tugas dalam pencapaian Target Penjualan yang telah di
berikan oleh Kantor Induk (Head Office) / Penanggungjawab Usaha
Retail.
4. Memonitor seluruh kegiatan operasioanal yang dilaksanakan oleh
bawahannya baik yang bersifat operasional maupun bersifat
administrasi secara berkala.
5. Membuat penilaian atas kinerja bawahannya secara periodik.
6. Mengusulkan karyawan untuk promosi jabatan ke level yang lebih atas
secara obyektif.
7. Mengusulkan karyawan untuk demosi jabatan ke level yang lebih
bawah secara obyektif.
8. Membuat perhitungan (Budget) jumlah karyawan sesuai kebutuhan
operasional toko.
9. Bertanggungjawab atas keindahan, kebersihan, kenyamanan baik area
toko, gudang maupun Back Office.
10. Bersama MD bertanggungjawab atas ketersediaan barang dagangan di
area toko.
11. Bertanggungjawab atas barang kategori Fast (cepat), Slow (lambat) &
Dead Moving (tidak jalan).
12. Bertanggungjawab atas asset/inventaris toko.
13. Bertanggungjawab masalah keamanan atas kehilangan barang
dagangan baik di area maupun di gudang.
14. Bertanggungjawab atas acara promosi baik berupa produk dagangan
yang dilaksanakan oleh Supplier maupun Promosi tematik (contoh :
Rally Shopping dsb)
15. Bertanggungjawab atas barang rusak/cacat di toko.
16. Bertanggungjawab atas setiap laporan yang menunjang operasional &
administrasi toko.
17. Melaksanakan kerjasama dan menjalin hubungan yang harmonis antar
bagian baik bagian yang terkait maupun divisi yang lain.
18. Melaksanakan kerjasama dan menjalin hubungan yang harmonis antar
Instansi, Departemen pemerintahan, Perusahaan lain dsb.
B. Merchandise ( MD Toko ) bertanggungjawab
1. MD Buyer bertanggungjawab kepada Koordinator Merchandise.
2. Melaksanakan pembelian (order barang) berdasarkan Budget Plan
yang dikeluarkan oleh Merchandise Planner (yang membuat orderan
barang).
3. Merchandise (MD) Buyer membuat jadwal/perencanaan pembelian ke
Supplier (pemasok) secara berkala dengan mengacu pada SSR (Sales
Stock Ratio), Buffer Stock, Order Period & Limit Time.
4. Merchandise (MD) Buyer bersama Supplier telah sepakat
melaksanakan perjanjian – perjanjian sbb :
a. Penetapan TOP (Term Of Payment) dan cara pembayaran.
b. Retur Barang, baik barang slow/dead moving maupun barang
rusak/reject.
c. Barang turun harga.
d. Pengunduran jadwal pembayaran.
e. Kerjasama Promosi.
f. Pemotongan (Rabat) pada Trading Term yang telah diusulkan.
g. Pemotongan jasa giro dan sebagainya.
5. Merchandise (MD) Buyer harus menguasai jalur ‘Distribusi’ / delivery
dari Supplier (pemasok) sampai kegudang Induk (Warehouse).
6. Mengetahui dengan pasti nama & karakter bisnis para Jasa Expedisi
yang digunakan untuk mengangkut barang dagangan.
7. Membuat persetujuan dan berkomitmen terhadap setiap permasalahan
distribusi kepada para Jasa Expedisi sehinga terjadi kerjasama yang
saling menguntungkan.
8. Menguasai Family Tree & mengimplementasikan gruping barangnya
sesuai yang telah ditetapkan oleh MD Planner.
9. Mengevaluasi bentuk kerjasama antar Supplier secara berkala, baik
mengenai Sevice Level, Margin yang diperoleh maupun cara delivery-
nya.
10. Bersama Operasional Manager berkoordinasi khusus mengenai
pengadaan barang baru.
11. Menggali informasi sebanyak mungkin mengenai trend mode yg ada di
lokal, nasional bahkan di mancanegara melalui pengamatan sehari-
hari, majalah, internet dsb.
12. Selalu mengontrol & mengecek barang dagangan di area/gudang unit-
unit untuk dievaluasi atas barang pembeliaannya.
C. Administrasi Keuangan bertanggungjawab
1. Bertanggungjawab terhadap laporan pendapatan dan
pengeluaran kas unit.
2. Merekap hutang dagang Supplier
3. Merekap pendapatan / Omzet Kasir
4. Membuat laporan rugi laba unit.
5. Merekap gaji unit
D. Supervisor bertanggungjawab
1. Supervisor Area bertanggungjawab penuh kepada Kepala Unit (Store
Manager).
2. Membuat Schedule Kerja bawahannya setiap bulannya.
3. Melaksanakan tugas dalam pencapaian Target Penjualan yang telah di
berikan oleh Kepala Unit (Store Manager).
4. Memonitoring Expire barang.
5. Memonitor seluruh kegiatan Junior Spv & Pramuniaga.
6. Bertanggungjawab atas pendelegasian pekerjaan bawahannya.
7. Membuat penilaian atas kinerja bawahannya secara periodik.
8. Mengusulkan ke Kepala Unit (Store Manager) atas promosi jabatan
karyawan.
9. Mengusulkan ke Kepala Unit (Store Manager) dikeluarkannya SP
(Surat Peringatan).
10. Bertanggungjawabataskeindahan, kebersihan, kenyamanan di area
masing-masing.
11. Bersama Kepala Unit (Store Manager) bertanggungjawab atas
ketersediaan barang dagangan di area masing-masing.
12. Memonitor bawahannya dalam palaksanaan SOP Pelayanan
(Customer Care).
13. Bertanggungjawab atas barang kategori Fast, Slow & Dead Moving di
area masing-masing.
14. Bertanggung jawab masalah keamanan dan kehilangan barang
dagangan baik di area masing-masing.
15. Bertanggungjawab atas barang rusak / cacat di area masing-masing.
16. Melaksanakan kerjasama dan menjalin hubungan yang harmonis antar
bagian baik bagian yang terkait maupun departemen yang lain.
E. Administrasi Toko (Adm Toko) bertanggungjawab
1. Melakukan Pencocokan Nota Asli dan Copy Sebelum Admin
Keuangan Melakukan Pembayaran Hutang Dagang
2. Melakukan Pengendalian Stok Konter Kosmetik Dan Laporan
Hasil Stok Konter Kosmetik.
3. Melakukan pengendalian stok barnag konsinyasi baik di area
maupun di konter kue secara manual serta membuat laporan
stok.
4. Membantu Administrasi Keuangan Untuk Pengendalian Hutang
Dagang Muara Mart
5. Membuat Laporan Merchandising.
6. Melakukan Verifikasi Barang Bad Stok Di Area Dan Gudang Mart
7. Merekap Absensi Karyawan
F. Junior Supervisor (Js Spv) bertanggungjawab
1. Junior Supervisor bertanggung jawab kepada Supervisor Area.
2. Membantu Supervisor membuat Schedule Kerja bawahannya setiap
bulannya.
3. Memonitor seluruh kegiatan Pramuniaga.
4. Bertanggungjawab atas pendelegasian pekerjaan bawahannya.
5. Membuat penilaian atas kinerja bawahannya secara periodik.
6. Mengusulkan ke Supervisor atas promosi jabatan karyawan.
7. Mengusulkan ke Supervisor dikeluarkannya SP (Surat Peringatan).
8. Bertanggungjawab atas keindahan, kebersihan, kenyamanan di area
masing-masing.
9. Bersama Supervisor bertanggungjawab atas ketersediaan barang
dagangan di area masing-masing.
10. Bertanggungjawab masalah keamanan atas kehilangan barang
dagangan baik di area masing-masing.
11. Bertanggungjawab atas barang rusak/cacat di area masing-masing.
12. Melaksanakan kerjasamaan menjalin hubungan yang harmonis antar
bagian baik bagian yang terkait maupun departemen yang lain.
G. Pramuniaga bertanggungjawab
1. Pramuniaga bertanggung jawab kepada Supervisor & Junior
Supervisor.
2. Bertanggungjawab atas ketersediaan barang & penataan barang di
gondola dan rak masing-masing.
3. Bertanggung jawab atas kebersihan barang di gondola,rak,lantai &
area masing-masing.
4. Bertanggungjawab atas harga di rak atau selving masing-masing.
5. Melakukan Customer Care yang baik & benar berdasarkan SOP
Customer Care.
6. Mengusulkan atas barang yang slow & dead moving untuk diambil
tindakan kepada Junior Supervisor & Supervisor.
7. Bertanggungjawab atas kehilangan barang dagangan di area masing-
masing.
8. Bertanggungjawab atas barang rusak / cacat di area masing-masing.
9. Melaksanakan kerja sama dan menjalin hubungan yang harmonis antar
bagian baik bagian yang terkait maupun departemen yang lain.
H. Security bertanggungjawab
1. Menjaga keamanan dan ketertiban dalam Area belanja.
2. Melakukan Ceckbody disaat karyawan istrahat dan pulang kerja
3. Melakukan pengecekan rolling door disaat operasional unit di
tutup.
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Definisi Sistem
Sistem menurut sejarahnya berasal dari bahasa yunani yaitu “sistema” yang
berarti kesatuan, yakni keseluruhan dari bagian-bagian yang mempunyai
hubungan satu dengan yang lainnya. Kata “Sistema” tersebut yang pada akhirnya
dikembangkan menjadi berbagai macam defenisi yang bervariasi sesuai dengan
bidang ilmu atau bidang kajian masing – masing, namun pada intinya masih tetap
sama yaitu kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan dan bekerja
sama.
Untuk bisa memahami sistem secara umum maka lebih dulu kita
memahami definisi dari sistem, maka disini disebutkan berbagai definisi sistem
baik itu dari sudut prosedurnya (sistem abstrak) maupun dari komponennya
(sistem fisik)
(Richard dkk, dalam Jogiyanto, 2005) mendefenisikan bahwa sistem
sebagai urut-urutan operasi klerikel (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa
orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Adapun
pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
(Norman dkk, 2005) mendefinisikan bahwa sistem merupakan kegiatan-
kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti
pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.
(Jerry dkk, dalam Jogiyanto, 2005) menyatakan pendekatan yang lebih
menekankan pada prosedurnya sebagai berikut : suatu sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaiakan
suatu sasaran tertentu.
(Azhar, 2007) mendefinisikan bahwa sistem sebagai kumpulan/group dari
bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan
satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan
tertentu.
(James, 2005) menjelaskan bahwa sistem adalah sekelompok komponen
yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama
dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi
yang teratur.
3.2 Ciri-Ciri Sistem
Sistem yang baik adalah sebuah sistem yang mempunyai tujuan, batas,
subsistem, input, proses, output dan feed back (umpan balik) secara jelas.
Menurut (Azhar,2007) ciri-ciri sistem dibagi menjadi beberapa point yaitu :
Tujuam, Batas, Subsistem, Input, Proses, Output, dan feedback.
3.2.1 Tujuan Sistem
Sistem yang baik adalah sistem yang memiliki tujuan yang jelas
dan terukur yang memungkinkan untuk dicapai dan memiliki langkah-
langkah yang terstruktur untuk mencapainya. Dengan tujuan yang jelas
dan terukur serta menggunakan langkah-langkah terstruktur kemungkinan
besar sistem itu akan bisa mencapai tujuannya sesuai dengan apa yang
telah menjadi tujuannya.
3.2.2 Batas Sistem
Batas sistem merupakan hal penting yang harus ditentukan dari
awal karena dengan batas sistem lebih mudah untuk di definisikan dan
dimengerti. Tanpa adanya batas sistem, sistem akan meluas hingga kita
susah untuk mendeskripsikan. Batas sistem untuk menentukan sub-sub
sistem mana yang masuk kedalam sistem dan sub-sub sistem mana yang
tidak terlibat dalam sistem.
Batas pada sebuah sistem dibagi menjadi dua yaitu batas
nyata/fisik dan non fisik, sebagai contoh batas fisik pada sistem Belajar
Mengajar adalah dinding yang membatasi antara lingkungan internal dan
lingkungan eksternal adapun batas non fisiknya adalah pengelompokan
komponen-komponen yang masuk didalam sistem dan komponen-
komponen yang tidak dimasukan kedalam sistem atau komponen yang
berada diluar sistem.
3.2.3 Subsistem
Secara sederhana subsistem merupakan komponen-komponen
atau sistem-sistem yang lebih kecil yang ada didalam sistem itu sendiri.
Penentuan sub sistem merupakan hal yang penting untuk memberi
batasan antara lingkungan dalam dengan lingkungan luar. Dengan
menentukan sub-sub sistem dengan baik atau tepat maka sistem itu akan
lebih mudah untuk difahami dan diklasifikasikan.
3.2.4 Input
Input merupakan semua kegiatan (pencatatan, pengetikan,
pengeditan) atau memasukkan data baik data fisik ataupun non fisik/logic.
Input fisik merupakan berkas-berkas,data-data laporan,benda-benda dll.
Sedangkan input logic bisa berupa data atau flasdisk, disket, CD, dan
tempat penyimpanan lainnya.
3.2.5 Proses
Proses adalah suatu kegiatan ang merubah input sehingga
`menjadi output yang memilki nilai tambah atau lebih bergun lagi. Dalam
hal ini input dan output yang dimaksud adalah data menjadi informasi.
Proses (pemrosesan) sangatlah penting untuk diperhatikan karena
dengan proses yang tidak terstruktur maka hasilnya juga susah untuk
menjadi maksimal tapi jika langkah-langkah yang dilakukan dalam proses
sangat terstruktur, efektif dan efisien maka sesuatu yang dihasilkan maka
akan lebih sempurna atau berkualitas.
3.2.6 Output
Output merupakan hasil dari input yang diproses, output sering
disebut sebagai informasi. Yang membedakan output dengan input adala
kalau output nilainya sudah tambah dan lebih bermanfaat bagi pengguna.
3.2.7 Feedback
Feedback atau umpan balik atau memberi makna kembali,
merupakan sebuah kegiatan yang memasukkan output kembali kedalam
input. Dalam hal ini output disebut sebagai informasi dan input adalah
data.
3.3 Model Umum Sistem
Sistem merupakan suatu kegiatan yang memproses input sehingga
menjadi output, input yang masuk akan memiliki peran yang sangat penting
karena dengan inputan yang sesuai maka akan memudahkan dalam
pemrosesan inputan tadi, dengan metode pemrosesan yang efektif dan efisien,
jelas akan menghasilkan output sesuai dengan keinginan. Jika output sudah
sesuai dengan keinginan maka output tersebut sudah barang tentu akan sesuai
dengan kebutuhan. Adapun model sistem secara umum adalah sebagai berikut
:
Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem (Gordon B Davis, 1984)
3.4 Konsep Sistem dalam Sistem Informasi
Sistem merupakan kumpulan sub-sub sistem yang terkoneksi dan
berkolaborasi untuk suatu tujuan tertentu dengan memproses input sehingga
menghasilkan output yang mempunyai nilai lebih. Konsep dasar sistem sangat
berarti ketika yang diolah data sehingga menghasilkan sebuah informasi.
Sistem merupakan cikal bakalnya sebuah sistem informasi, dengan adanya
sistem maka munculah istilah sistem informasi. Sistem merupakan kumpulan
dari sub-sub sistem yang selanjutnya diolah agar memiliki nilai tambah dan
bermanfaat bagi pengguna itulah yang disebut sebagai sistem informasi.
Untuk dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang berkualitas maka
harus memperhatikan sistem dengan baik, pemrosesan dengan optimal dan
efisien sehingga mampu memberikan output dengan tepat atau dengan kata
lain, dengan inputan data yang baik dilakukan dengan proses yang sesuai maka
hasilnya berupa informasi yang sesuai dengan pengguna.
INPUT
PROSES
OUTPUT
3.5 Definisi Informasi
Informasi merupakan suatu elemen dan sumber daya yang sangat penting
dan berharga bagi suatu perusaan, di samping sumber daya yang lain seperti
uang, manusia, dan mesin. Informasi adalah hasil pengolahan data yang
memberikan arti dan manfaat. (Azar, 2007).
(Kusrini, 2007) mendefinisikan bahwa informasi merupakan hasil olahan
data, dimana data tersebut sudah diproses dan diinterpretasikan menjadi sesuatu
yang bermakna untuk pengambilan keputusan. Informasi juga diartikan sebagai
himpunan dari data yang relevan dengan yang satu atau beberapa orang dalam
suatu waktu.
Menurut (Raymond, 2007) data terdiri atas fakta dan angka yang biasanya
tidak bermanfaat karena volumenya yang besar dan sifatnya yang masih belum
diolah.
Dari beberapa definisi diatas bisa disimpulkan bahwa Informasi adalah
data-data yang diolah sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi
pengguna. Adapun data adalah representasi dari fakta atau gambaran mengenai
suatu objek atau kejadian.
3.5.1 Ciri-ciri Informasi
Sebuah informasi yang berualitas adalah informasi yang secara
umum bisa dikatakan memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pengguna,
sedangkan secara umum pengguna membutuhkan sebuah informasi yang
lengkap, saat dibutuhkan selalu ada, tepat waktu dan lain-lain tergantung
dari personalnya.
Ciri-ciri informasi yang berkualitas menurut (Reymond, 2007) adalah
sebagai berikut :
1. Akurasi
Data yang dimasukkan dan proses yang digunakan dalam sistem
harus sesuai dengan prosedur sehingga informasi yang dihasilkan
bisa benar-benar akurat. Misalkan informasi yang berkenaan dengan
akuntansi/matematik kalau 5 x 5 = 25, maka jika nilai 5 itu diganti
dengan 10 yang akhirnya menjadi 10 x 10, maka hasilnya harus 100.
Pada intinya akurasi merupakan tingkat keakuratan sebuah informasi
2. Relevansi
Informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan yang
berhubungan dengan masalah yang dihadapi, data yang digunakan
untuk diproses seharusnya ada hubungannya dengan masalahnya
sehingga informasi yang diberikan bisa sesuai dengan masalah yang
dihadapi.
3. Ketepatan Waktu
Kalau saat ini kita membutuhkan suatu informasi, maka informasi yang
kita butuhkan itu bisa kita dapatkan saat ini juga karena informasi yang
kita butuhkan saat ini bisa jadi sudah tidak kita butuhkan satu menit
yang akan datang, karena pentingnya suatu informasi hampir semua
pengguna membutuhkan informasi yang up to date (terkini), maka dari
itu informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut sebisa mungkin bisa
disajikan saat itu juga.
4. Kelengkapan
Kelengkapan informasi bisa ditunjukkan dari menjawab informasi
tersebut terhadap pertanyaan atau kebutuhan pengguna. Jika
informasi bisa menjawab apa yang dibutuhkan secara lengkap oleh
pengguna maka informasi tersebut bisa dikatakan lengkap dan
informasi seperti itulah yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna.
Gambar 3.2 Kerangka Kualitas Sistem Informasi
3.5.2 Transformasi Data Kedalam Informasi
Data merupakan sesuatu yang sangat penting karena dengan
pemilihan data yang tepat ditambah lagi denga proses yang akurat, maka
akan memberikan sebuah informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Hal
yang tak kalah pentingnya untuk dibahas pada bagian ini adalah sebuah
data bisa menjadi informasi.
Akurasi
Tepat Waktu
Lengkap Relevansi
Gambar 3.3 Transformasi Data Menjadi Informasi
Data bisa dianalogikan sesuatu yang masih mentah, baik softcopy
(data-data di komputer) maupun hardcopy (hasil print, buku, fotocopy)
yang masih harus diproses lagi untuk menjadi lebih berarti dan memiliki
nilai tambah.
Untuk bisa menjadi sebuah informasi data-data itu diolah/diproses
dengan berbagai langkah-langkah sesuai dengan kebutuhannya, setelah
diproses adakalanya data yang sudah menjadi informasi itu disimpan pada
sebuah alat penyimpanan (hardisk, flashdisk, cd, kertas dll).
3.6 Definisi Manajemen
Definisi manajemen menurut (Richard, 2003) adalah pencapaian tujuan
organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian sumber daya organisasi.
Menurut (Melayu, 2009), manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur
proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara
efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Penyimpanan
Data Informasi
PROSES
Menurut (James, dalam T. Tani Handoko, 2011) manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, dan penggunaan sumber daya organisasi agar
menapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
3.6.1 Fungsi-Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen merupakan komponen dasar yang selalu ada
didalam proes manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam
melaksanakan kegatan untuk mencapai tujuan.
Lima fungsi manajemen diantaranya adalah, merancang,
mengorganisir, memerintah, mengordinasi, mengendalikan.
Dari fungsi manajemen diatas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah penentuan segala sesuatu sebelum dilakukan
kegiatan-kegiatan. Fungsi perencanaan manajer meliputi usaha
pemilihan berbagai alternatif tujuan, strategi, kebijaksanaan, serta
taktik yang akan dijalankan.
2. Organizing (Organisasi)
Pengorganisaian merupakan menciptakan hubugan-hubungan
antara fungsi-fungsi, personalia dan faktor fisik, agar supaya
kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada
pencapaian tujuan bersama.
3. Leading (Pengarahan)
Pengarahan merupakan usaha yang berhubungan dengan segala
sesuatu agar semuanya itu dapat dilakukan. Apa yang
direncanakan dan diorganisasikan mungkin tak berjalan kecuali jika
bawahan diberitahu tentang apa yang harus dulakukan.
4. Controlling (Pengawasan)
Pengawasan pada hakekatnya merupakan usaha memberkan
petunjuk pengawasan pada pelaksanaan agar mereka bertindak
sesuai rencana. Diharapkan agar para pelaksana membatasi
tindakan-tindakannya mencapai tujuan sedemikian rupa sehingga
tidak begitu menyimpang dari yang diperbolehkan. Pengawasan
menjadikan siklus fungsi manajemen lengkap dan membawa
organisasi ke perencanaan.
3.3.2 Tingkatan Manajemen Dan Manajer
Manajemen digunakan dalam segala bentuk kegiatan baik
kegiatan profesi maupun non profesi, baik organisasi pemerintah maupun
swasta, maka manajer dapat diklasifikasi dalam dua cara yaitu tingkatan
dalam organisasi dan lingkup kegiatan yang dilakukan.
Bila dilihat dari tingkatan dalam organisasi, manajemen dibagi
menjadi tiga golongan yang berbeda yaitu :
1. Manajemen Lini : atau manajemen tingkat pertama yaitu tingkatan yang
paling rendah dalam suatu organisasi, dimana seorang yang
bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain, misalnya mandor atau
pengawas produksi dalam suatu pabrik pengawas teknik suatu bagian
riset dan lain sebagainya.
2. Manajemen menengah (Midle Manager) yaitu mencakup lebih dari satu
tingkatan didalam organisasi.
3. Manajemen Puncak (Top Manajer) terdiri atas kelompok yang relatif
kecil, yang bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari
organisasi.
Manajer fungsional bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi,
seperti produksi pemasaran, keuangan dan lain sebagainya, manajer
umum membawahi unit yang lebih rumit misalnya sebuah perusahaan
cabang atau bagian operasional yang independen yang bertanggung
jawab atas semua kegiatan unit.
Ada dua fungsi utama atau keahlian (skill) yaitu keahlian teknik
(Technical Skill) dan keahlian manajerial (Managerial Skill). Keahlian
teknik yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengerjakan dan
menghasilkan sesuatu yang terdiri atas pengarah dengan motivasi,
supervisi dan komunikasi. Keahlian manajerial yaitu keahlian yang
berkenan tentang hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan personalia dan pengawasan.
3.7 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) (bahasa Inggris: Management
Information System, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi,
dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis
seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.
Menurut (Azar, 2007) Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan
dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama
secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi
informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan
keputusan saat melaksanakan fungsinya.
Menurut (Raymond, 2007) Sistem Informasi Manajemen adalah suatu
sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi pengguna
yang memiliki kebutuhan serupa.
(George, dalam Jogiyanto, 2005) suatu Sistem Informasi Manajemen
(SIM) adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang
menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan
operasi.
Dari beberapa definisi diatas disimpulkan bahwa Sistem Informasi
Manajemen adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan
berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam menyelesaikan masalah dan
memberikan informasi yang berkualitas kepada menajemen dengan cara
mengolah data dengan komputer sehingga bernilai tambah dan bermanfaat bagi
pengguna, atau dengan kata lain Sistem Informasi Manajemen merupakan
sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh manajemen untuk
memproses data dan memberikan informasi dan berkualitas.
3.8 Pembagian Sistem Informasi Manajemen
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan
informasi dan transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan
informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan
pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang
berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management
information systems).
4. Sistem informasi personalia (personal information systems).
5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development
information systems).
10. Sistem informasi analisis software.
11. Sistem informasi teknik (engineering information systems).
12. Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).
3.9 Pengertian Karyawan
Karyawan adalah sesesorang yang ditugaskan sebagai pekerja dari
sebuah perusahaan untuk melakukan operasional perusahaan dan dia
bekerja untuk digaji.
Perusahaan tanpa karyawan ibarat manusia tanpa darah.hal itu
menggambarkan betapa pentingnya karyawan dalam sebuah perusahaan
walaupun banyak pemilik perusahaan yang tidak menyadari tentang hal itu.
Tidak sedikit pemilik sebuah perusahaan yang memperlakukan karyawannya
dengan tidak manusiawi sehingga berakibat fatal terhadap kelangsungan
perusahaan itu sendiri dalam jangka panjang.Yang paling ideal adalah
memperlakukan karyawan seperti layaknya seorang partner yang saling
membutuhkan. Sehingga penting bagi seorang owner (pemilik) untuk
memperhatikan hal paling detail sekalipun dari seorang karyawan.Seperti
halnya tingkat pendapatan yang layak, jaminan kesehatan serta hari tua yang
memadai, dll. Disadari atau tidak, secara langsung atau tidak langsung, hal -
hal tersebut akan sangat berpengaruh terhadap kualitas kerja serta loyalitas
karyawan terhadap perusahaan.
Dalam melaksanakan pembangunan dua asset pokok yang harus
dimiliki yakni sumberdaya alam dan sumberdaya manusia.Dari dua asset
pokok ini sumberdaya manusia lebih penting dari pada sumberdaya alam.
Karena bagaimanapun melimpahnya sumberdaya alam, tanpa adanya
kemampuan sumberdaya manusia untuk mengolahnya, maka akan sia-sia
saja.
Menurut Soekidjo Natoadmojo ( 1998 : 1 ) karyawan adalah sumberdaya
manusia dalam suatu organisasi atau institusi yang sangat penting bagi
peningkatan produktivitas atau kemajuan organisasi atau institusi.
3.10 Borland Delphi 7.0
Delphi 7 merupakan salah satu perangkat lunak atau program
pengembangan aplikasi berbasis object Pascal produksi dari Borland.
Sebagai salah satu bahasa pemrograman Delphi 7 mempunyai keunggulan
dari segi produktifitas, yaitu :
Kualitas dari lingkungan pengembangan visual
Kecepatan dari compiler dibandingkan dengan kompleksitasnya
Kekuatan dari bahasa pemrograman dibandingkan dengan
kompleksitasnya
Fleksibilitas dari arsitektur basis data
Pola disain dan pemakaian yang diwujudkan oleh framework-nya
Delphi 7 dapat digunakan untuk membuat berbagai jenis aplikasi
seperti permainan (games), internet, hingga ke aplikasi database. Khusus
untuk pemrograman database, Delphi 7 menyediakan fasilitas objek yang
kuat dan lengkap yang memudahkan programmer dalam membuat program.
Format database yang dapat diakses Delphi 7 adalah format database
Paradox, dBase, MS Access, ODBC, SyBASE, Oracle, MySQL, MS SQL
Server, Informix, Interbase dan lain-lain.
3.10.1 Menjalankan Delphi 7
Untuk memulai atau menjalankan program aplikasi Delphi 7 langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Klik tombol START yang terletak pada bagian Taskbar pojok kiri paling
bawah.
2. Pilih menu
3. Pilih Borland Delphi 7, kemudian klik Delphi 7
4. Sesaat kemudian akan muncul tampilan lingkungan kerja Delphi 7 (IDE)
seperti yang ditunjukkan pada gambar 1.1 dibawah ini.
Gambar 3.4 IDE Delphi 7
3.10.2 Mengenal IDE Delphi 7
IDE (Integrated Development Environment) Delphi 7 atau lingkungan
pengembangan terpadu merupakan lingkungan kerja Delphi 7 yang terbagi
menjadi delapan bagian utama, yaitu :
1. Main Window
2. Main Menu
3. ToolBar
4. Component Palette
5. Form Designer
6. Object TreeView
7. Object Inspector
8. Code Editor
9. Code Explorer
IDE merupakan sebuah lingkungan di mana semua tombol perintah
yang diperlukan untuk mendisain aplikasi, menjalankan dan menguji suatu
aplikasi disajikan dengan baik untuk memudahkan pengembangan program.
3.10.3 Main Window
Gambar 3.5 Main Window
Main Window atau jendela utama adalah bagian dari IDE yang
mempunyai fungsi yang sama dengan semua fungsi utama dari
program aplikasi Windows lainnya.
a. Main Menu
b. Toolbar
c. Component Palette
3.10.4 Main Menu
Gambar 3.6 Main Menu
Dengan menggunakan fasilitas dari menu utama (main menu), Anda dapat
memanggil atau menyimpan program. Pada dasarnya semua perintah yang
Anda berikan dapat ditemukan pada bagian menu utama ini.
3.10.5 Toolbar (Speedbar)
Gambar 3.7 Toolbar
Delphi 7 memiliki beberapa toolbar yang masing-masing memiliki perbedaan
fungsi dan setiap tombol pada bagian toolbar berfungsi sebagai pengganti
suatu menu perintah yang sering digunakan. Pada kondisi default Delphi 7
memiliki tujuh bagian toolbar, antara lain: Standard, View, Debug, Custom,
Componen Palette, Desktops dan Internet.
Tombol-tombol yang terletak pada bagian toolbar dapat ditambah atau
dikurangi sesuai kebutuhan. Prosedur perintah yang dapat Anda gunakan
untuk menambah atau mengurangi tombol pada bagian toolbar adalah :
1. Klik kanan pada bagian toolbar dan pilih Customize
Gambar 3.8 Kotak Dialog Toolbar
2. Sehingga muncul kotak dialog Customize, lalu pilih tab Commands
Gambar 3.9 Kotak Dialog Customize
3. Untuk menambah tombol pada bagian toolbar, pilihlah ikon tombol
perintah yang terdapat pada kotak Commands kemudian tariklah ikon
tersebut ke bagian toolbar. Bila telah selesai klik Close.
4. Untuk mengurangi tombol perintah yang terletak pada bagian toolbar,
pilihlah ikon tombol perintah pada toolbar dan kemudian tarik ikon
tersebut keluar dari toolbar.
3.10.6 Component Palette
Gambar 3.10 Component Palette
Component Palette berisi kumpulan icon yang melambangkan komponen-
komponen yang terdapat pada VCL (Visual Component Library). Pada
Component Palette Anda akan menemukan beberapa page control seperti
Standard, Additional, Win32, System, Data Access dan lain-lain seperti pada
gambar 1.7. Icon component terdapat di setiap page control.Page control ini
dipakai untuk memilih icon component.
Page Control
Icon Component
3.10.7 Form Designer
Gambar 3.11 Form Designer
Form merupakan suatu objek yang dapat dipakai sebagai tempat untuk
merancang dialog program aplikasi. Form berbentuk sebuah meja kerja yang
dapat diisi dengan komponen-komponen yang diambil dari Component
Palette. Pada saat Anda memulai Delphi 7, Delphi 7 akan memberikan
sebuah form kosong yang disebut Form1, seperti gambar 1.8 diatas ini.
Sebuah form mengandung unit yang berfungsi untuk mengendalikan form
dan Anda dapat mengendalikan komponen-komponen yang terletak dalam
form dengan menggunakan Object Inspector dan Code Editor.
3.10.8 Object Inspector
Object Inspector terdiri dari dua tab, yaitu Properties dan Events
seperti gambar 1.9 dibawah ini. Pada awalnya yang kelihatan hanya tab
Properties sedangkan tab Events tidak kelihatan, untuk menampilkan klik tab
Events
Gambar 3.12 Object Inspector
Object Inspector digunakan untuk mengubah properti atau karakteristik dari
sebuah komponen pada posisi tab Properties, sedangkan pada posisi tab
Events digunakan untuk memilih dan membuka events procedure.
3.10.9 Object TreeView
Object TreeView menampilkan diagram pohon dari komponen-
komponen yang bersifat visual maupun nonvisual yang telah terdapat dalam
form, data module, atau frame. Object TreeView juga menampilkan
hubungan logika antar komponen. Apabila Anda mengklik kanan salah satu
item yang terdapat di dalam diagram pohon, Anda dapat melihat konteks
menu komponen versi sebelumnya. Untuk mengakses menu secara penuh,
klik kanan pada komponen yang sama dalam form, data module, atau frame.
3.10.10 Code Editor
Pada saat Anda memulai Delphi 7, code editor ini tidak kelihatan. Untuk
menampilkannya klik icon Toggle pada toolbar sehingga code editor
ditampilkan seperti gambar 3.13.
Gambar 3.13 Code Editor
Code Editor merupakan tempat di mana Anda dapat menuliskan kode
program. Pada bagian ini Anda dapat menuliskan pernyataan-pernyataan
dalam Object Pascal. Satu diantara keuntungan bagi pengguna Delphi 7
adalah bahwa Anda tidak perlu menuliskan semua kode-kode program
Code Explorer
sumber, karena Delphi 7 telah menyediakan kerangka penulisan sebuah
program seperti pada gambar 3.13.
3.10.11 Code Explorer
Code Explorer merupakan fasilitas baru yang terdapat di dalam
Delphi 7 yang tidak ditemukan pada versi-versi sebelumnya. Code Explorer
digunakan untuk memudahkan pemakai berpindah antar file unit yang
terdapat di dalam jendela Code Editor. Untuk menutup Code Explorer, klik
tanda cross yang terdapat di sudut kanan atas, dan untuk membukanya
kembali pilih menu ViewCode Explorer dari menu utama atau klik kanan
dalam jendela Code Editor kemudian pilih View Explorer.
3.11 Microsoft Access 2007
Microsoft access adalah sebuah program aplikasi basis data
komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan
kecil hingga menengah. Aplikasi merupakan anggota dari beberapa aplikasi
Microsoft Access, selain Microsoft Excel, Microfoft Powerpoint, aplikasi ini
menggunakan mesin basis data dan Microsoft Jet Database Engine.
Microsoft access dapat menggunakan data yang disimpan dalam
format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL
Server, dan Oracle Database. Para pengguna atau programer yang mahir
dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi
yang kompleks, sementara programer yang kurang mahir dapat
menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang
sederhana. Microsoft access juga mendukung teknik-teknik pemrograman
berorientasi objek tetapi tidak dapat digolongkan kedalam perangkat bantu
pemrograman berorientasi objek.
Microsoft access merupakan program database berbasis Microsoft
Windows yang mudah di pelajari dan canggih. Database dalam Microsoft
Access dapat terdiri atas satu atau beberapa Table, query, form, macro, dan
modul.
Pada Microsoft Access cara yang paling mudah untuk pembacaan file
database pada Borland Delphi adalah dengan menghubungkan data kontrol
yang terdapat pada form dengan database yang diinginkan.
Microsoft Access mempunyai empat objek terpenting, dianataranya :
1. Tabel, objek utama dalam sebuah database.
2. Form, digunakan untuk menampilkan data yang tersimpan dalam tabel.
3. Query, berguna untuk menampilkan, mengubah dan menganalisa data,
dan merupakansatu dari dua sumber data selain tabel.
4. Report, berfungsi sebagai rangkuman dan mencetak data secara efektif.
3.11.1 Menjalankan Microsoft Access 2007
Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan
dengan memilih tombol Start pada taskbar, pilih All Programs,
kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan Microsoft Office
Access 2007. akan menampilkan gambar seperti berikut ini :
Gambar 3.14 Memulai Microsoft Access
Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access akan menampilkan
Getting Started With Microsoft Office Access page seperti pada gambar
3.15 berikut :
Gambar 3.15 Menu Utama Microsoft Access
1 2 3
5
5
5
6 4
3
3.11.2 Komponen Access 2007
Untuk lebih memperjelas komponen Access 2007 diatas, maka
berikut penjelasan untuk mempermudah pengoprasian :
1. Office Button merupakan Tombol yang menampung perintah menu
yang sering digunakan dalam access antara lain; New, Open, Save,
Save as, Close, Database dan perintah lainya.
2. Quick Access ToolBar adalah Kumpulan tombol untuk melaksanakan
suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access 2007.misal;
Save, Undo, Redo.
3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program
tersebut, selain itu berfungsi untuk memilih posisi jendela program
tersebut.
4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007
sehingga tampilan berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada
taskbar Windows.
5. Maximixe Tool berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela
program, sehingga tampilanya memenuhi layar monitor.
6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program
Access 2007
7. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar
kerja program Access 2007 misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll
Lock.
Selanjutnya adalah mmbuat database baru, kemudian menyimpannya
dengan nama database1.accdb, seperti tampak pada gambar 3.16
berikut ini :
Gambar 3.16 Membuat Database Baru
Kemudian setelah kita membuat database, maka tampilan yang akan
muncul seperti pada gambar 3.17 berikut ini :
Gambar 3.17 Tampilan membuat database
3.12 FlowChart
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan
urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini
dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan
proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan
garis penghubung.
Flowchart ini merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari
sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang
ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
3.12.1 Tujuan Membuat FlowChart
a. Menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah
b. Secara sederhana, terurai, rapi dan jelas
c. Menggunakan simbol-simbol standar
3.12.2 Simbol-simbol FlowChart
Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai sebagai
alat bantu menggambarkan proses di dalam program. Simbol-simbol
yang dipakai antara lain :
Tabel 3.1 Simbol Flowchart
Simbol Keterangan
Dokumen
Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen
dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.
Manual Operation
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak
dilakukan oleh komputer.
Punch Card
Simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu
atau output ditulis ke kartu.
Processing
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan
oleh komputer/di luar operasi komputer .
Sort offline
Menunjukkan proses pengurutan data di luar proses
computer.
Magnetic Disk (Database)
Simbol yang paling dikenal secara universal untuk lokasi
penyimpanan data, hal ini menggambarkan bentuk
flowchart database.
Manual Input
Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line
keyboard.
magnetik tape Unit
Simbol yang menyatakan input berasal dari pita
magnetik atau output disimpan ke pita magnetik.
disk and On-line Storage
Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk
atau disimpan ke disk.
Preparation
Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan
digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam
storage.
Predefine Proses
Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-
program)/procedure.
Display
Simbol yang menyatakan peralatan output yang
digunakan yaitu layar, plotter, printer dan sebagainya.
Multiple documents
Bentuk ini tidak umum digunakan sebagai bentuk
flowchart dokumen, bahkan ketika beberapa dokumen
yang tersirat.
Pita Kertas Berlubang
Sismbol untuk menunjukan I / O menggunakan pita
kertas berlubang.
Data
(I / O) Bentuk flowchart Data menunjukkan masukan dan
keluaran dari suatu proses. Dengan demikian,
bentuknya lebih sering disebut sebagai bentuk I / O dari
pada bentuk data.
Internal Storage
Digunakan dalam diagram alur pemrograman berarti
informasi yang tersimpan dalam memori, sebagai lawan
pada file.
Terminator
Menunjukkan start dan stop poin dalam proses. Ketika
digunakan sebagai simbol Mulai, terminator
menggambarkan pemicu yang menetapkan aliran
proses ke dalam gerakan.
Flow Direction
Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan
antara simbol yang satu dengan simbol yang lain.
Simbol ini disebut juga connecting line.
Connector
Yaitu simbol untuk keluar – masuk atau penyambungan
proses dalam lembar / halaman yang sama.
3.13 Konsep Dasar Sistem Manajemen Basis Data
Sebuah sistem terpadu didasarkan pada anggapan bahwa harus ada
integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui basis
data. Pada pengolahan sistem informasi, basis data terdiri dari semua data
yang dapat dijangkau oleh sistem. Istilah “basis data” biasanya dipakai
khusus untuk data yang dijangkau langsung oleh komputer.Manajemen
sebuah basis data adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang di
sebut sebagai manajemen basis data.
Data merupakan segala sesuatu yang dapat disimpan dan mempunyai
arti tertentu. Basis adalah dasar atau kumpulan. Jadi basis data adalah suatu
objek yang digunakan untuk menyimpan informasi terstruktur yang kompleks,
atau kumpulan data yang berhubungan dan dapat ditunjukan dengan kunci
atau key, selanjutnya data tersebut disimpan pada perangkat lunak
(software) untuk memanipulasi data yang tersimpan.
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Relasi
yang menunjukan adanya hubungan antara sejumlah entitas yang berbeda,
relasi antara dua entitas dapat dikatagorikan menjadi tiga, yaitu :
1) 1 : 1, yaitu satu entitas pada tipe entitas A berhubungan dengan data
entitas pada tipe entitas B dan juga sebaliknya. Berikut adalah gambar
dari relasi satu ke satu (one to one) :
Gambar 3.18 Relasi 1 : 1
1
2
3
1
2
3
2) 1 : N, yaitu satu entitas pada tipe entitas A dihubungkan dengan
beberapa entitas di B. berikut adalah gambar dari relasi satu ke banyak
(one to many)
Gambar 3.19 Relasi 1 : N
3) N : M, yaitu sejumlah entitas di A dihubungkan dengan sejumlah entitas di
B. Berikut adalah gambar dari relasi many to many :
Gambar 3.20 Relasi N : M
3.14 Data Flow Diagram
DFD (Data Flow Diagram) merupakan suatu model yang
menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang
berhubungan satu sama lain dengan aliran serta penyimpanan dan aliran
data. Sedangkan menurut (McLeod, 1996), DFD (Data Flow Diagram) adalah
1
2
3
1
2
3
1
2
3
1
2
3
suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-
bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu
proses yang saling berkaitan. DFD (Data Flow Diagram) sering digunakan
untuk menggambarkan sistem yang telah ada maupun sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di
mana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan
disimpan. DFD (Data Flow Diagram) merupakan dokumentasi dari sistem
yang baik.
Tabel 3.2 Simbol DFD (Data Flow Diagram)
Simbol Keterangan
Entitas (entity) kesatuan di luar lingkungan sistem yang dapat berupa oraganisasi atau sistem lain yang akan memberkan input atau penerima output dari system
Alir data (Data Flow) alir data yang dapat
berupa masukan atau keluaran dari proses
Proses, kegiatan yang dilakukan oleh orang masih stabil, ataupun komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses
Penyimpanan data yang dapat berupa masukan untuk proses atau keluaran dari proses
3.15 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah model konseptual yang
menggambarkan struktur data dan hubungan antar entitas sebagai pembentuk
sistem. Menurut (Nugroho, 2002), Entity Relationship Diagram (ERD) adalah
diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem
serta hubungan-hubungan (relasi) antar entitas tersebut.
Sedangkan menurut (Pohan, 1997), Entity Relationship Diagram(ERD)
adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan
dalam DFD. ERD (Entity Relationship Diagram) digunakan untuk memodelkan
struktur data dan
Hubungan antar data. Dengan ERD (Entity Relationship Diagram) model
dapat diuji dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. Selain itu
dengan ERD (Entity Relationship Diagram) kita akan dapat menjawab
pertanyaan mengenai data apa yang kita perlukan serta bagaimana data yang
satu berhubungan dengan data yang lain.
Tabel 3.3 Simbol ERD
Simbol Keterangan
Entitas
Symbol ini menunjukan suatu entitas
Relasi
Symbol ini digunakan untuk
menghubungkan antar entitas
Atribut
Symbol ini digunkan untuk menjelaskan atau
mendiskripsikan entitas
Link
Symbol ini digunakan sebagai penghubung
antar entitas dengan relasi dan entitas
dengan atribut
3.16 Supermarket
Supermarket atau Pasar Swalayan adalah sebuah toko yang menjual
segala kebutuhan sehari-hari. Kata yang secara harfiah yang diambil dari
bahasa Inggris ini artinya adalah pasar yang besar.Barang barang yang dijual
di supermarket biasanya adalah barang barang kebutuhan sehari hari.Seperti
bahan makanan, minuman, dan barang kebutuhan seperti tissue dan lain
sebagainya.
3.16.1 Jenis-Jenis Supermarket
Selain supermarket dikenal pula minimarket, midimarket, dan
hypermarket. Perbedaan istilah minimarket, supermarket dan
hypermarket adalah di format, ukuran dan fasilitas yang
diberikan.Contohnya :
1. Minimarket berukuran kecil (100m2 s/d 999m2)
2. Supermarket berukuran sedang (1.000m2 s/d 4.999m2)
3. Hypermarket berukuran besar (5.000m2 ke atas)
4. Grosir berukuran besar (5.000m2 ke atas)
Pasar Swalayan atau toko serba ada dibagi dalam jenis:
a. Minimarket
Sebuah minimarket sebenarnya adalah semacam "toko
kelontong" atau yang menjual segala macam barang dan makanan,
namun tidak selengkap dan sebesar sebuah supermarket. Berbeda
dengan toko kelontong, minimarket menerapkan sistem swalayan,
dimana pembeli mengambil sendiri barang yang ia butuhkan dari rak-
rak dagangan dan membayarnya di kasir. Sistem ini juga membantu
agar pembeli tidak berhutang.
Sebuah minimarket jam bukanya juga lain dari sebuah
supermarket, minimarket circle K jam bukanya hingga 24 jam.
Minimarket yang ada di Indonesia adalah Alfamart, Indomaret,
Ceriamart, Starmart, Circle K, dan lain–lain.
b. Midimarket
Ukuran lebih besar sedikit dari minimarket adalah midimarket, di sini
sudah dijual daging dan buah2an. Buka bisa 24 jam atau hanya
sampai jam 24 saja. Sebagai contoh adalah Alfa Midi, dan sebagian
dari jaringan Giant yang dulunya bernama Hero
c. Supermarket
Kalau Supermarket semua barang ada, dari kelontong, sepeda, TV
dan camera, furnitur, baju, ikan dan daging, buah2an, minuman,
pokoknya serba ada kebutuhan sehari-hari. Contohnya Giant
Supermarket, Toserba Yogya(Jawa Barat), Carrefour Express, Sri
Ratu (Jawa Tengah), Macan Yaohan (Sumatera Utara), Foodmart,
Foodmart Gourmet, Super Indo, TipTop Supermarket, Puncak
Supermarket (Bangka Belitung) dan lain–lain.
d. Hypermarket
Di sini hypermarket adalah supermarket yang besar termasuk lahan
parkirnya.Sebagai contoh Carrefour, Hypermart, Giant Hypermarket,
dan lain-lain.Hypermarket itu lebih besar dari Supermarket.
e. Grosir
Disini semua barang tersedia sehingga ada bongkar muat di dalam
pusat grosir.Contoh Indo Grosir, Makro (sekarang Lotte Mart), dan
lain-lain.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Sistem yang Bejalan
Dari data yang diperoleh serta pengamatan yang dilakukan pada
Unit Muara Mart khususnya dalam pengelolaan data keluar-masuk
karyawan, sistem yang digunakan masih bersifat minimalis dalam proses
pengelolaan data khususnya dalam pengelolaan laporan, data karyawan,
belum terintegrasi dalam sebuah sistem terpadu karena setiap data-data
dibuat secara terpisah dalam bentuk file-file yang berbeda, sehingga
dalam proses pengelolaan terdapat banyak permasalahan-permasalahan
yang dihadapi oleh petugas administrasi pada Unit Muara Mart terkait
dalam pengelolaan data karyawan.
Adapun permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan
dihadapi oleh pihak Unit Muara Mart, diantaranya:
1. Penyimpanan file data karyawan tidak pada satu media penyimpanan.
2. Pencarian file data karyawan membutuhkan waktu.
3. Pengarsipan data karyawan yang tidak terfokus pada satu tempat.
4. Metode pelaporan Rekapan Absensi yang kurang simple.
4.1.1 Flowchart Input data Karyawan yang berjalan
Dibawah ini adalah flowchart sistem penerimaan karyawan pada
unit muara mart, mulai dari Karyawan membawa SK (Surat
Keterangan) Magang sampai pada pelaporan data karyawan yang
ditujukan kepada HRD (Human Resources Departement) dan
Kepala Unit , untuk lebih jelasnya seperti pada gambar Gambar
4.1. berikut :
Sis
tem
In
form
asi M
an
aje
me
n K
ary
aw
an
Un
it M
ua
ra M
art
FLOWCHART BERJALAN (Input Data Karyawan)
Admin HRD/Kepala UnitKaryawan
SK MAGANG
PROSES
FORM DATA
KARYAWAN
SK MAGANG
EXCEL
LAPORAN
END
CETAK
LAPORAN
SK MAGANG
START
Gambar 4.1 Flowchart Input data karyawan
4.1.2 Flowchart Input Rekapan Absensi yang berjalan
FLOWCHART BERJALAN (Rekapan Absensi)
HRD/Kepala UnitAdminSecurity
START
KARTU
ABSENSI
KARTU ABSENSI
PROSES
FORM REKAPAN
EXCEL
LAPORAN
END
CETAK
LAPORAN
Gambar 4.2 Flowchart Rekapan Absen
4.2 Analisis Sistem yang Diusulkan
Dengan melihat permasalahan dan hambatan yang dihadapi oleh
Unit Muara Mart diatas, maka perlu dibuatnya sebuah sistem baru yang
dapat memecahkan permasalahan-permasalahan dan hambatan-
hambatan yang dihadapai. Penerapan sistem informasi berupa aplikasi
yang menggunakan komputer sebagai media merupakan solusi untuk
mengatasi masalah tersebut. Dimana data-data karyawan yang diinput
tersimpan secara aman, beraturan dalam sebuah Database, dengan
menggunakan sistem ini akan dapat mempermudah dalam pengelolaan
data karyawan pada Unit Muara Mart.
Adapun Flowchart sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
FLOWCHART USULAN
HRDAdminSecurityKaryawan
SK MAGANG
KARTU
ABSENSI
SK MAGANG
PENYIMPANAN
DATA
PROSES
LAP DATA
KARYAWAN
KARTU
ABSENSI
SK MAGANG
LAP DATA
KARYAWAN
LAP REKAPAN
ABSEN
SK MAGANG
KARTU
ABSENSI
LAP REKAPAN
ABSEN
Gambar 4.3 Flowchart sistem yang diusulkan
4.3 Analisis Kebutuhan Sistem
Didalam pembuatan aplikasi ini, penulis menggunakan spesifikasi
komputer/laptop sebagai berikut :
1. Hardware
- Processor Intel Pentium P6200 @2.1GHz
- Hard Disk 500 GB
- RAM (Random Acceses Memory) 2 GB, minimal 1 GB
- Monitor dengan resolusi1024 x 768
- Mouse
2. Software
- Microsoft Windows 7, minimal Windows XP SP2
- Microsoft access 2007
- Borlad Delphi 7
4.4 Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memberikan
gambaran yang jelas kepada pengguna sistem tentang rancangan yang
diusulkan sehingga sistem yang baru diharapkan mampu meningkatkan
efektifitas kerja dari administrasi unit dalam pengelolaan data karyawan.
4.4.1. DFD (Data Flow Diagram)
A. Digram Konteks
Diagram konteks merupakan tahap pertama dari bagian
Data Flow Diagram (DFD) yang berfungsi memetakan model
lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.Dengan
adanya diagram konteks dapat diketahui hubungan sistem
dengan lingkungannya berperan dalam menjalankan sistem.
Diagram konteks dari Sistem Informasi Operasional dapat dilihat
pada gambar berikut :
Gambar 4.4 Diagram Konteks / DFD Level 0
B. DFD Level 1
Data Karyawan
Konf. Data Karyawan
Rekapan Absensi
Konf. Rekapan Absensi
Data Admin
Konf. Data Admin
SIM KARYAWAN
PADA UNIT
MUARA MARTAdmin
Unit
HRD/Ka. Unit
Lap. Data Karyawan
Lap. Rekapan Absensi
Data flow diagram level-1 merupakan turunan dari DFD
level-0 yang merupakan penjabaran yang lebih luas dari proses
atau proses-proses pengolahan data. DFD level-1 untuk proses
pengolahan data adalah sebagai berikut, dan dapat di lihat pada
gambar: 4.5
Gambar 4.5 Diagram Level 1 proses input data keseluruhan
C. DFD Level 2
Diagram level 2 adalah merupakan diagram yang
menggambarkan proses yang ada didalam level 1 atau diagram
level diatasnya.
Admin Unit
1.1Karyawan Masuk
1.2Karyawan Keluar
1.3Rekapan Absensi
Data Karyawan
Data Rekapan Absensi
Input Data Karyawan
Konf. Data Karyawan
Data Karyawan Masuk
Konf. Data Rekapan
Input Data Rekapan
Input Data Karyawan
Konf. Data Karyawan Masuk
Data Karyawan Keluar
Konf. Data Karyawan Keluar
Konf. Data Rekapan Absensi
Data Rekapan Absensi
Data Karyaw
an
Untuk dapat lebih jelas alur prosesnya, dapat di
gambarkan pada Gambar 4.6 berikut ini :
Admin Unit
2.1SIMPAN
2.2EDIT
2.3HAPUS
2.4BATAL
2.5CETAK
2.6KELUAR
Data Karyawan
HRD/Ka. Unit
Dat
a K
arya
wan K
on
f. Data K
aryawan
Data Karyawan
Konf. Data Karyawan
Data Karyawan
Konf. Data Karyawan
Data Karyawan
Data Karyawan
Form Karyawan
Data K
aryawan
Dat
a K
arya
wan
Data K
aryawan
Dat
a K
arya
wan
Data Karyawan
Lapo
ran D
ata Karyaw
an
Gambar 4.6 Diagram Level 2.1 Proses input data karyawan
Pada proes perjalanan data keluar karyawan tidak
memiliki tabel tersendiri, untuk tabel karyawan keluar
mengambil data karyawan melalui tabel karyawan masuk. Oleh
karena data karyawan masuk mempunyai status aktif
sedangkan untuk karyawan keluar statusnya keluar.
Gambar 4.7 Diagram Level 2.2 Proses input data karyawan keluar
Pada proses berikut hampir sama dengan proses
penginputan data karyawan masuk. Karena data yang di rekap
adalah data karyawan yang ada di tabel karyawan masuk.
Admin Toko
2.1Simpan
2.2Batal
2.3Keluar
Data Karyawan
Data Karyawan
Konf. Data Karyawan
Form Karyawan Keluar
Data Karyawan
Da
ta K
ary
aw
an
Data Karyawan
Gambar 4.8 Diagram Level 2.3 Proses input data rekapan absen
4.4.2. Rancangan Basis Data
A. ERD ( Entity Relationship Diagram )
Entity Relationship Diagram adalah relasi atau hubungan
antara dua table atau lebih yang saling berhubungan satu dengan
yang lain. Entity Relationship Diagram digunakan untuk
menggambarkan hubungan yang terjadi pada setiap entitas. Tujuan
dari Entity Relationship Diagram adalah menyajikan model dari
kebutuhan informasi dari suatu sistem Entity Relationship Diagram
pada Laporan karyawan, untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada
gambar :
Admin Unit
2.1SIMPAN
2.2EDIT
2.3HAPUS
2.4BATAL
2.5CETAK
2.6KELUAR
Rekapan Absensi
HRD/Ka. Unit
Dat
a K
arya
wan
Ko
nf. D
ata Karyaw
an
Data Karyawan
Data Karyawan
Data Karyawan
Data Karyawan
Data Karyawan
Data Karyawan
Form Rekapan
Data K
aryawan
Dat
a K
arya
wan
Data K
aryawan
Dat
a K
arya
wan
Data Karyawan
Lapo
ran D
ata Rekap
an
Admin Unit
Data KaryawanRekapan Absensi
Nama_UserPassword
Jabatan
NIK
TTL
JK
Nama_Karyawan
Alamat
Mulai_Kerja
Agama
Pendidikan
Status
Akhir_Kontrak
Rencana_Kontrak
Status_Sipil
Keterangan
Keterangan_Lain
KA_Alpa
Jml_Hari_Kerja
Nama_Karyawan
Tot_Jml_Hari_Kerja
NIK
Kd_Absensi
KA_Off
KA_Izin
KA_Sakit
No_User
MenginputMenginput
Mengambil
Kategori
11
N
1
N
1
Gambar 4.9 Entiy Relationship Diagram
B. Relasi Data Base
Gambar 4.8 Relasi Databse
Gambar 4.10 Entiy Relationship Diagram
C. Struktur Tabel
Struktur tabel merupakan analisi setiap informasi yang terdapat
pada tabel yang digunakan dalam sistem informasi operasional,
adapun strukturnya sebagai berikut :
1. Tabel Admin
Table admin berisi field No_user. Nama_User dan password.
Adapaun struktur dari table admin adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Admin
Field Name
Data Tipe
Size Field
Keterangan
No_User AutoNumber - Nomor Urut User Nama_User Text 30 Nama User
Password Text 30 Password User
2. Tabel Data Karyawan
Di dalam tabel data karyawan terdapat beberapa field, untuk lebih
jelas dapat dilihat pada struktur tabel berikut ini :
Tabel 4.2. Data Karyawan Field Name Data Tipe Size Field Keterangan
Nik Text 15 Nomor Induk Karyawan Nama_Karyawan Text 30 Nama Karyawan
JK Text 1 Jenis Kelamin
TTL Text 35 Tempat Tggl Lahir Alamat Text 30 Alamat Karyawan
Agama Text 20 Agama Karyawan Pendidikan Text 15 Pendidikan Karyawan
Status_Sipil Text 10 Status Sipil Karyawan Mulai_Kerja Text 15 Tanggal Masuk Kerja
Jabatan Text 25 Jabatan Karyawan Akhir_Kontrak Text 20 Batas Kontrak Karyawan
Rencana_Kontrak Text 20 Rencana Kontrak Keterangan Text 20 Masa Kerja Karyawan
Status Text 10 Karyawan Aktif / Keluar Tanggal_Keluar Data/Time - Karyawan Keluar
3. Tabel Rekapan Absensi
Tabel 4.3. Rekapan Absensi Field Name Data
Tipe Size Field
Keterangan
Kd_Absensi Text 15 Kode Absensi Nik Text 30 Nomor Induk Karyawan
Nama_Karyawan Text 1 Nama Karyawan Jml_Hari_Kerja Text 35 Jumlah Hari Kerja
S Text 30 Sakit I Text 20 Izin
A Text 15 Alpa Off Text 10 Hari Off/Libur
Tot_Jml_Hari_Kerja Text 15 Total Jumlah Hari Kerja Keterangan_Lain Text 25 Keterangan Lain
4.4.3. Rancangan Menu Program
Rancangan Menu Program tersebut merupakan rancangan
menu yang berfungsi sebagai menu utama yang menyediakan akses
ke menu-menu selanjutnya. Sebelum masuk kedalam menu utama,
pengguna terlebih dahulu dihadapkan dengan menu login.
Untuk dapat lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan berikut ini :
LOGI
N
MENU
UTAMA
Gambar 4.11 Rancangan Menu Program
4.4.4. Implementasi Program
Dalam implentasi program ini ada beberapa form yang di tampilkan,
diantaranya adalah :
A. Form Login
Form login adalah pintu masuk untuk memulai penginputan data
admin serta karyawan.
Gambar 4.12 Form Login
B. Menu Utama
Form menu utama merupakan tampilan utama disaat setelah
login, dan terdapat beberapa sub menu untuk digunakan oleh
admin, dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar
berikut :
Gambar 4.13 Menu Utama
1. Form Input Data Admin
Form input data admin adalah form untuk penginput data admin
unit yang nantinya melakukan penginputan data karyawan dan
lain-lain, seperti pada bambar dibawah ini :
Gambar 4.14 Input Data Admin
2. Form Input Data Karyawan
Form ini untuk melakukan penginputan data karyawan yang
sudah mulai bekerja pada unit, seperti pada gambar berikut ini :
Gambar 4.15 Input Data Karyawan
3. Form Input Data Karyawan Keluar
Form input data karyawan keluar merupakan form yag
digunakan untuk menginput data karyawan atau memanggil
data karyawan dari form karyawan untuk diberikan status kerja
keluar. Seperti pada tampilan gambar berikut ini :
Gambar 4.16 Input Data Karyawan Keluar
4. Form Input Data Rekapan Absensi
Form data rekapan absensi digunakan untuk menginput data
rekapan hari kerja karyawan, disertai dengan keterangan sakit,
izin, alpa, serta off (libur) dalam 28 hari kerja, seperti pada
gambar dibawah ini :
Gambar 4.17 Input Data Rekapan Absensi
5. Form Laporan Data Karyawan
Form ini digunakan sebagai bentuk pelaporan data karyawan
keseluruhan kepada Personalia dan Kepala Unit, seperti tampak
tampak pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.18 Output Laporan Data Karyawan
6. Form Laporan Rekapan Absensi
Bentuk laporan rekapan absensi untuk personalia yang di
laporkan pada setiap tanggal 27 bulan berjalan. Seperti pada
gambar dibawah ini :
Gambar 4.19 Output Laporan Rekapan Absensi
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari berbagai permasalahan dan mencoba memberikan solusi pada permasalah
yang terjadi di tempat praktek, maka penulis memandang perlu untuk
menyimpulkan. Kesimpulan yang dapat dimbil dari seluruh kegiatan kerja
praktek yang telah dilakukan adalah :
1. Sistem informasi yang dibangun mempunyai peranan penting pada
Unit Muara Mart, karena sistem ini melakukan pengelolaan data
karyawan, pendataan karyawan masuk dan keluar pada Unit Muara
Mart serta perekapan data absensi dapat berjalan lebih efektif dan
efisien dengan penggunaan database sebagai penyimpanan data.
Mengingat sistem yang digunakan masih bersifat minimalis
2. Mengefisiensikan waktu dalam mengelola data karyawan, baik yang
keluar maupun karyawan yang masuk serta pengolaan rekapan
absensi.
3. Dengan menggunakan teknologi komputer dapat mempermudah
administrasi unit dalam pengecekan kesalahan data karyawan karena
tampilan secara visual.
4. Mempermudah administrasi unit dalam megontrol lalulintas keluar-
masuk karyawan.
5.2 Saran
Dengan adanya rancangan aplikasi ini, penulis berharap khususnya pada
administrasi diunit Muara Mart dapat melakukan pengelolaan data
karyawan secara baik dan efisien serta mempergunakan,
mengoperasikan sistem dengan sebaik-baiknya sesuai dengan ketentuan
sistem yang di telah disesuaikan dengan kebutuhan.
