laporan pertanggung jawaban bahan kimia
DESCRIPTION
LPJTRANSCRIPT
Laporan Pertanggungjawaban
Pengurus Pusat Persatuan Pelajar
Indonesia di Jepang
Kabinet Bangun Indonesia
9/22/2013
Laporan pelaksanaan dan evaluasi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh pengurus
pusat Persatuan Pelajar Indonesia di Jepang (PPIJ) dalam periode kepengurusan
2012-2013
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
ii Laporan Pertanggungjawaban
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ................................................................................................................ ii
BAB I. PENDAHULUAN .................................................................................... 1
A. Mukaddimah ................................................................................................ 1
B. Dasar Pemikiran ........................................................................................... 1
C. Tujuan ........................................................................................................... 1
D. Sistematika.................................................................................................... 1
BAB II. LAPORAN PELAKSANAAN ................................................................. 3
A. Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja ........................................ 3
B. Pelaksanaan Program Kerja Ketua Umum ................................................ 3
1. Kelompok khusus Inovasi Online ........................................................... 3
2. Pembentukan struktur pengurus pusat ................................................. 4
3. Penelusuran logo PPI Jepang .................................................................. 5
4. Peringatan Hari Batik Nasional .............................................................. 6
5. Peran aktif dalam PPI Dunia ................................................................... 7
6. Job matching lowongan kerja bagi anggota PPI Jepang ....................... 8
7. Kunjungan ke wilayah ............................................................................. 9
8. PPI Jepang team business contest ........................................................... 9
9. Kongres PPI Jepang ................................................................................ 10
C. Pelaksanaan Program Kerja Sekretaris Umum ....................................... 11
1. Kegiatan surat-menyurat ....................................................................... 11
2. Time line kegiatan besar korda-komsat ............................................... 12
3. PPIJ Update dan Ucapan ....................................................................... 12
4. Mediasi Program kerja ........................................................................... 13
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
iii Laporan Pertanggungjawaban
D. Program Kerja Bendahara Umum ............................................................ 14
1. Manajemen rekening PPI Jepang .......................................................... 14
2. Manajemen dana bela sungkawa PPI Jepang ...................................... 16
3. Manajemen kontrak dengan sponsor ................................................... 17
4. Manajemen email kebendaharaan PPI Jepang..................................... 17
E. Program Kerja Ketua I ............................................................................... 18
1. Biro Seminar dan Kajian Ilmiah ............................................................ 18
2. Biro Kajian Strategis ............................................................................... 18
3. Biro Budaya dan Olahraga .................................................................... 20
F. Program Kerja Ketua II ................................................................................. 22
1. Biro Rohani ............................................................................................. 22
2. Biro Informasi dan Teknologi................................................................ 22
3. Biro Beasiswa dan Pengabdian ............................................................. 28
BAB III. PENUTUP ............................................................................................... 34
A. Kesimpulan ................................................................................................ 34
B. Saran............................................................................................................ 34
LAMPIRAN 1 : CASH FLOW PPI JEPANG .......................................................... 36
LAMPIRAN 2 : Rekapitulasi Keuangan ................................................................ 42
LAMPIRAN 3: Catatan dana di luar rekening PPIJ .............................................. 42
LAMPIRAN 4 : Persebaran dana untuk kegiatan Korda ................................... 43
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
1 Laporan Pertanggungjawaban
BAB I. PENDAHULUAN
A. Mukaddimah
Laporan pertanggungjawaban dilakukan untuk mengevaluasi antara perencanaan
dan pelaksanaan program kerja sebagai kewajiban dan tugas Pengurus Pusat Persatuan
Pelajar Indonesia di Jepang (PPI Jepang) Periode 2012/2013 dan juga sebagai
pengemban amanah KONGRES XXXII PPI Jepang.
Laporan pertanggungjawaban ini adalah merupakan tahapan yang penting dalam
sebuah proses manajemen karena dapat memberikan gambaran pelaksanaan program
kerja sehingga nantinya dapat menjadi referensi untuk melakukan
perbaikan-perbaikan di masa yang akan datang.
Oleh karena itu pelaksanaannya didasarkan pada sebuah kerangka pandangan ke
depan sehingga penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan-kesalahan yang
mungkin terjadi dan dilakukan di masa mendatang dapat dikenali dan diantisipasi
secara lebih dini.
B. Dasar Pemikiran
Laporan pertanggungjawaban ini disusun berdasarkan :
1. Anggaran Dasar dan Anggran Rumah Tangga PPI Jepang
2. Ketetapan Kongres PPIJ XXXII
3. Program Kerja Pengurus Pusat PPI Jepang 2012/2013
C. Tujuan
Laporan pertanggungjawaban ini bertujuan untuk memberikan gambaran yang
objektif dan jelas tentang pelaksanaan program kerja yang telah dilakukan pengurus
pusat PPI Jepang Periode 2012/2013 selama satu periode kepengurusan. Laporan ini
juga dimaksudkan sebagai referensi guna upaya introspeksi demi kemajuan PPI Jepang
di masa–masa yang akan datang.
D. Sistematika
Pada BAB berikutnya dipaparkan keberlangsungan kegiatan-kegiatan PPI Jepang
dalam periode 2012-2013. BAB II diawali dengan penjelasan secara umum kemudian
diikuti dengan penjelasan lebih spesifik untuk tiap unit kerja dalam kepengurusan PPI
Jepang yang meliputi ketua umum, sekretaris umum, bendahara, biro-biro dalam
tanggung jawab ketua 1 (biro khusus inovasi online, biro seminar & kajian ilmiah, biro
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
2 Laporan Pertanggungjawaban
kajian strategis, biro budaya & olah raga), dan biro-biro dalam tanggung jawab ketua 2
(biro informasi & teknologi, biro beasiswa & pengabdian).
BAB III berisi tentang laporan anggaran kepengurusan PPI Jepang 2012-2013.
Laporan anggaran tersebut meliputi anggaran rumah tangga, anggaran pelaksanaan
program kerja, anggaran rutin, dan rekapitulasi anggaran.
Laporan pertangungjawaban ini diakhiri dengan BAB IV yang berisi kesimpulan
kepengurusan 2012-2013 dan saran-saran untuk kepengurusan berikutnya.
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
3 Laporan Pertanggungjawaban
BAB II. LAPORAN PELAKSANAAN
A. Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja
Dalam proses kepengurusan selama satu periode kepengurusan PPI Jepang
periode 2012/2013, maka dengan ini dapat kami gambarkan secara umum
pelaksanaan program kerja sebagai berikut :
① Ketua Umum
Jumlah program kerja : 7
② Sekretaris Umum
Jumlah program kerja : 4
③ Bendahara Umum
Jumlah program kerja : 4
④ KetuaⅠ
1. Biro Seminar dan Kajian Ilmiah
Jumlah program kerja : 1
2. Biro Kajian Strategis
Jumlah program kerja : 3
3. Biro Budaya dan Olahraga
Jumlah program kerja : 2
⑤ KetuaⅡ
1. Biro Rohani
Jumlah program kerja : 0
2. Biro Informasi dan Teknologi
Jumlah program kerja : 7
3. Biro Beasiswa dan Pengabdian
Jumlah program kerja : 4
B. Pelaksanaan Program Kerja Ketua Umum
1. Kelompok khusus Inovasi Online
Tujuan Menjadi wadah untuk mempromosikan hasil riset anggota
maupun non-anggota.
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
4 Laporan Pertanggungjawaban
Pelaksanaan 2 volume diterbitkan oleh tim redaksi
Renovasi situs Inovasi Online
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
5 Agustus 2012 – 15 Oktober 2012
Evaluasi Perlu dilakukan penyusunan tim redaksi di bawah komando
ketua umum
2. Pembentukan struktur pengurus pusat
Tujuan Mempersiapkan tim yang dibutuhkan untuk mencapai visi dan
misi yang sudah dijanjikan dalam Kongres PPI Jepang ke-32
Memenuhi kesepakatan tidak tertulis dalam Kongres PPI Jepang
ke-32 yang menyarankan agar Ketua Umum, Ketua 1, dan Ketua
2 berasal dari 3 Korda yang berbeda
Membentuk kepengurusan yang bisa mewakili seluruh anggota
PPI Jepang
Pelaksanaan Tim Kesekretariatan lebih banyak difokuskan di wilayah ibu
kota karena akan banyak berhubungan dengan pihak KBRI
Tokyo dan badan organisasi lainnya, seperti : perusahaan,
NPO, NGO, dab sebagainya.
Masing-masing Ketua Umum, Ketua 1, dan Ketua 2 berasal dari
Korda Kanto, Korda Kyushu & Okinawa, dan Korda Tohoku.
Keseluruhan pengurus pusat (33 orang) berasal dari 6 korda
dengan rincian : Hokkaido (1 orang), Tohoku (4 orang), Kanto
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
5 Laporan Pertanggungjawaban
(22 orang), Kansai (1 orang), Shikoku (1 orang), dan Kyushu &
Okinawa (4 orang).
Biro Rohani yang berada di bawah komando Ketua 2 dibiarkan
kosong.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
5 Agustus 2012 – 15 Oktober 2012
Evaluasi Sisa waktu pelaksanaan Kongres PPI Jepang ke-32 yang sangat
sedikit menyebabkan tidak adanya waktu koordinasi antara
Ketua Umum terpilih dengan perwakilan anggota dari seluruh
Jepang. Padahal, Kongres PPI Jepang merupakan kesempatan
emas bagi Ketua Umum terpilih untuk bisa berdiskusi secara
langsung dengan perwakilan seluruh daerah.
Ketua Umum sempat kesulitan menentukan Ketua 2 yang
memenuhi persyaratan beda asal korda karena pada awalnya
tidak ada yang bersedia bergabung.
3. Penelusuran logo PPI Jepang
Tujuan Penelusuran logo PPI Jepang yang lama
Penelusuran logo PPI Jepang saat ini
Pelaksanaan Pencarian informasi dilakukan dengan menelusuri catatan
message dari mailing-list [email protected]
Pencarian dilanjutkan dengan bertanya ke beberapa senior
yang dianggap tahu
Waktu/ Tempat 5 Agustus 2012 – 21 September 2013
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
6 Laporan Pertanggungjawaban
Pelaksanaan
Evaluasi Logo PPI Jepang saat ini merupakan hasil sayembara logo yang
dilakukan oleh pengurus pusat PPI Jepang masa periode
1997-1999. Sempat muncul keberatan dari para alumni, namun
logo tetap dipakai hingga saat ini.
Namun demikian, informasi mengenai detail gambar, makna logo,
maupun individu pembuat logo belum berhasil ditemukan.
4. Peringatan Hari Batik Nasional
Tujuan Meningkatkan rasa kepedulian terhadap keberadaan Hari Batik
Nasional.
Meningkatkan rasa kebersamaan di antara seluruh anggota PPI
Jepang
Pelaksanaan Press release dimuat di situs PPI Jepang dan detik.com
http://news.detik.com/read/2012/10/03/010628/2053083/10/hari-bati
k-nasional-pelajar-indonesia-di-jepang-kuliah-kenakan-batik?9911
012
Foto terkumpul sebanyak 50 lembar, dan disimpan dalam link
berikut :
https://www.facebook.com/ppijepang/media_set?set=a.48929548442
7435.116063.100000409646650&type=3
Foto yang diterima berasal dari Alumni PPIJ dan Anggota PPIJ
dari Korda Hokkaido, Kanto, Hokuriku, Chubu, Kansai,
Chugoku, Shikoku, serta Kyushu & Okinawa.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
1-2 Oktober 2012 secara online
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
7 Laporan Pertanggungjawaban
Evaluasi Dikarenakan pengumuman kegiatan baru dikeluarkan 1 hari
sebelum batas pengumpulan, hanya 8 dari 9 korda yang bisa
berpartisipasi.
5. Peran aktif dalam PPI Dunia
Tujuan Menunjukkan peran aktif PPI Jepang dalam mendukung
terbentuknya organisasi PPI se-Dunia yang solid
Pelaksanaan Membawa tim IT PPI Jepang menjadi project leader dalam
pembuatan video sumpah pemuda 2.0 PPI Dunia
Bersama Sekretaris Umum berpartisipasi penuh dalam
kegiatan Simposium Internasional PPI Dunia di New Delhi,
India pada 18-22 Desember 2013
Menjadi pimpinan tim website PPI Dunia periode 2012/2013
Bersama Sekretaris Umum menjadi jalur penyambung
informasi antara anggota PPI Jepang dengan PPI Dunia
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
5 Agustus 2012 – 21 September 2013
Evaluasi Laporan mengenai partisipasi di Simposium Internasional
disampaikan terlampir.
Pada dasarnya kegiatan PPI Dunia sudah mulai bisa dirasakan
oleh masyarakat umum. Namun, PPI Dunia masih memiliki
banyak kekurangan dari tata aturan dalam AD/ART yang
digunakan. Hal ini berdampak pada ketidakjelasan dari arah
kegiatan yang dilakukan.
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
8 Laporan Pertanggungjawaban
Simposium Internasional berikutnya direncanakan pada akhir
November atau awal Desember 2013, di Bangkok, Thailand.
Namun, hingga laporan ini diterbitkan belum ada
pengumuman resmi lebih detail mengenai acara ini.
6. Job matching lowongan kerja bagi anggota PPI Jepang
Tujuan Memberikan pelayanan job matching bagi anggota PPI Jepang
sebagai bentuk pelayanan bagi anggota
Pelaksanaan Informasi lowongan yang ada disebar ke milis PPI Jepang dan
situs job.ppijepang.org
Informasi lowongan yang ada disebar kepada yang diketahui
sedang mencari lowongan pekerjaan
Mengenalkan anggota PPI Jepang kepada perusahaan MUFJ
Bank, Mitsubishi Motor, dan アジア人材開発.
Per 18 September 2013, 2 orang sudah diterima, dan 2 orang
dalam tahap wawancara terakhir.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
5 Agustus 2012 – 21 September 2013
Evaluasi Tidak diketahui data anggota yang sedang mencari kerja
Keengganan menjadi sponsor karena ketidakjelasan anggota
PPI Jepang
Tidak ada sistem otomatisasi sehingga membutuhkan banyak
tenaga
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
9 Laporan Pertanggungjawaban
7. Kunjungan ke wilayah
Tujuan Meningkatkan rasa kepemilikan terhadap organisasi PPI Jepang
di antara para anggota
Memperkuat jalur komunikasi antara pengurus pusat dengan
pengurus korda maupun komsat
Pelaksanaan Memenuhi undangan PPIJ Korda maupun Komsat dalam acara
yang diadakan
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Korda Hokkaido : Malam Budaya (dana pribadi)
Korda Tohoku: Festina 2013 (dana KBRI dan pribadi)
Korda Kanto : Penyambutan Mahasiswa Baru (dana pribadi)
Korda Hokuriku : Pormas Hokuriku (dana pribadi)
Korda Kyushu & Okinawa : Indonesian Week 2013 (dana Atdikbud)
Evaluasi Adanya keterbatasan waktu dan dana ketua umum untuk
sehingga tidak bisa menghadiri seluruh undangan yang
diterima.
Perlu dipertimbangkan subsidi transportasi dari kas PPI Jepang
bagi perwakilan pengurus pusat yang dikirim ke daerah lain.
Pihak KBRI serta Atase Pendidikan & Kebudayaan bisa
memberikan bantuan dana transportasi.
8. PPI Jepang team business contest
Tujuan Ajang pembinaan anggota PPI Jepang
Media promosi organisasi PPI Jepang ke masyarakat Jepang
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
10 Laporan Pertanggungjawaban
sendiri
Pelaksanaan Perekrutan anggota tim dilakukan untuk mengikuti lomba
kontes ide bisnis yang dilakukan oleh media massa 日本経済
新聞. http://www.nikkei-techno.jp
Pengumpulan peserta dilakukan oleh pengurus pusat melalui
jalur pribadi, facebook, dan media komunikasi lainnya.
Di tahap awal rekrutmen, terkumpul 20 anggota PPI Jepang
yang tersebar di korda Kanto, Shikoku, serta Kyushu dan
Okinawa.
Pada tahap pengumpulan proposal, terbentuk 3 proposal
dengan masing-masing tim yaitu : 在日インドネシア留学生
SAvIRチーム (5 orang), 在日インドネシア留学生QORチー
ム(3 orang), dan 在日インドネシア留学生 RAMチーム (3
orang).
Hingga laporan ini ditulis, peserta masih menunggu hasil
pengumuman seleksi tahap pertama.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
1 Juni 2013 – 30 November 2013
Evaluasi
9. Kongres PPI Jepang
Tujuan Melaksanakan mandat AD/ART PPI Jepang
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
11 Laporan Pertanggungjawaban
Pelaksanaan Setelah berdiskusi dengan pengurus Badan Pengawas PPI
Jepang, disepakati untuk menyerahkan kepanitian Steering
Committee kepada pihak Badan Pengawas.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
22-23 September 2013 / APU, Beppu, Oita.
Evaluasi
C. Pelaksanaan Program Kerja Sekretaris Umum
1. Kegiatan surat-menyurat
Tujuan Mengadministrasikan surat keluar, surat keputusan dan surat
masuk dalam kegiatan PPI Jepang
Pelaksanaan Jumlah surat masuk : 18, dengan jenis surat : hasil kongres PPIJ
XXXII, indonesian culture day, pormas kansai 2012, acara
sustain 2012, LPJ PPIJ Korda-Komsat, simposium ppi dunia
2012, malam budaya PPI Hokkaido, info beasiswa ppi Kobe dan
Sendai, ISGC 2013 oleh PPI Singapura, pormas korda Chubu,
TICA 2012 oleh PPI Tokodai, SK pengangkatan ketua komsat.
Jumlah Surat Keputusan :12, dengan jenis surat : surat
keputusan presidium, surat pengesahan kepengurusan pusat,
surat pengesahan ketua korda-komsat, surat keputusan
perwakilan ppi jepang untuk undangan acara-acara.
Jumlah surat keluar : 28, dengan jenis surat : surat
permohonan dana, surat permohonan bantuan/pinjaman,
surat undangan kegiatan-kegiatan, surat undangan kegiatan
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
12 Laporan Pertanggungjawaban
korda PPI Jepang, press-release hari penting, surat
pemberitahuan kepengurusan, surat pengesahan ketua korda
PPI Jepang, surat pemberitahuan pemenang lomba, surat
pemberitahuan lainnya.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Dibuat berdasarkan kebutuhan/permintaan/kegiatan yang ada
Evaluasi Berjalan cukup baik, surat teradministrasi dengan baik dalam
googledrive dan dapat diakses untuk kepengurusan berikutnya,
hanya saja dalam pembuatan surat kadang respon agak memakan
waktu karena kesibukan masing-masing
2. Time line kegiatan besar korda-komsat
Tujuan Mencari informasi waktu pelaksanaan kegiatan2 korda/komsat
dan menyatukannya dalam sebuah timeline
Pelaksanaan Sebagian besar kegiatan utama korda-komsat sudah terdata
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Informasi dikumpulkan ketika rapat-rapat dengan korda-komsat
Evaluasi Pengumpulan berhasil terlaksana.
Kesulitan yang dihadapi terutama saat baru saja ada pergantian
kepengurusan korda-komsat sehingga rencana kegiatan belum
jelas.
3. PPIJ Update dan Ucapan
Tujuan Kehadiran PP-PPIJ dapat lebih dirasakan oleh massa PPIJ
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
13 Laporan Pertanggungjawaban
Pelaksanaan Menyebarkan informasi kegiatan-kegiatan PPIJ baik pengurus
pusat maupun daerah secara ringkas. Terlaksana 2 kali pada
bulan November 2012 dan Januari 2013
Aktif memberikan ucapan-ucapan kepada massa PPIJ melalui
milis dan media IT. Terlaksana beberapa kali dalam kesempatan
tahun baru 2013, idul adha, idul fitri, dan ucapan otsukare ketua
korda demisioner.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Ucapan Idul adha (Oktober 2013), PPIJ update November 2012,
PPIJ update Januari 2013, Ucapan Tahun baru (Januari 2013),
Ucapan Idul fitri (Agustus 2013)
Evaluasi PPIJ update, ucapan-ucapan hari raya, dan otsukare korda cukup
membantu menjaga kedekatan pengurus PPIJ dengan massa dan
dengan korda.
4. Mediasi Program kerja
Tujuan Membantu ketua umum dalam melaksanakan tugas-tugasnya
Membantu kepengurusan dalam komunikasi internal maupun
eksternal
Pelaksanaan Aktif membantu ketua umum dalam kegiatan-kegiatan
termasuk: Video sumpah pemuda, simposium PPI dunia,
diaspora Indonesia pulang kampung, dll
Aktif mengkoordinasi pelaksanakan kegiatan-kegiatan unit kerja
lain termasuk ppij act for humanity (Aceh, Suriah, Mesir,
Rokatenda), Sekolah via internet, Repository PPIJ, press release
hari batik, press release hari pangan)
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
14 Laporan Pertanggungjawaban
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Tentative
Evaluasi Sudah terjalin komunikasi dan kerja sama yang baik dengan
lembaga-lembaga penyalur bantuan begitu juga dengan beberapa
corong pers.
D. Program Kerja Bendahara Umum
1. Manajemen rekening PPI Jepang
Tujuan Seluruh Rekening PPIJ dan kelengkapannya terarsip dengan baik
dan rapi
Penggunaan setiap rekening PPIJ sesuai dengan peruntukkannya
Pemanfaatan layanan online-banking dalam kegiatan
kebendaharaan dengan aman dan bertanggung jawab
Pelaksanaan Melacak dan mengumpulkan informasi dan kelengkapan setiap
rekening; rekening JP Post Kas, rekening JP Post Donasi,
rekening SMBC, seperti: kepemilikan rekening (nomor
rekening, nama, alamat, cabang, kode cabang, dsb), PIN ATM,
buku tabungan, cash card, dan akun online banking (nomor
akun, password, kata rahasia, dsb).
Mulai menggunakan setiap rekening untuk tujuannya
masing-masing:
- Rekening JP Post Kas : rekening utama PPIJ, digunakan
untuk keperluan keuangan selain kegiatan donasi.
- Rekening JP Post donasi : sebagai rekening tujuan untuk
kegiatan donasi yang diselenggarakan oleh PPIJ dan juga
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
15 Laporan Pertanggungjawaban
donasi dari pihak luar, dipisahkan untuk menghindari
pencampuran antara kas dan dana donasi yg notabene
bukan milik PPIJ.
- Rekening SMBC : rekening alternatif PPIJ, digunakan untuk
transaksi dengan pihak-pihak yg memilih bertransaksi
melalui rekening selain JP Post.
Pada awal kepengurusan, hanya rekening JP Post Kas yang
digunakan, sehingga kas dan dana donasi tercampur. Hal ini
dikarenakan kelengkapan administrasi rekening lain yang tidak
tersedia (PIN ATM tidak diketahui, cash card tidak dipegang
bendahara, belum tersedia online-banking, dsb). Tetapi seiring
dengan terkumpulnya kelengkapan rekening, kami mulai
melakukan pemisahan antara rekening kas dan donasi.
Seluruh kegiatan manajemen rekening dan kebendaharaan
sebagian besar dilakukan melalui online-banking. Pengecekan
transaksi, saldo, transfer dana masuk dan keluar sudah bisa
dilakukan secara online. Akun dan password hanya dipegang
oleh Ketua Umum PPIJ dan Staf kebendaharaan.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Sepanjang kepengurusan
Pencatatan dilakukan di google docs
Evaluasi - Pengumpulan informasi setiap rekening membutuhkan
waktu dan cukup sulit dilakukan, karena pada
kepengurusan sebelumnya informasi tidak diinventarisasi
dengan rapi. PIN hilang/lupa, dokumen berisi informasi
rekening tersebar di beberapa bendahara terdahulu. Akan
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
16 Laporan Pertanggungjawaban
lebih baik memang informasi ini diarsipkan, dikumpulkan
di satu file, dan dipegang oleh yang berwenang, sehingga
nantinya tidak sulit saat alih jabatan.
- Penggunaan rekening sebisa mungkin ditentukan
peruntukkannya dengan jelas, sehingga nantinya
dana-dana dengan tujuan tertentu tidak tercampur dengan
dana kas PPIJ sendiri. Ini akan mempermudah pencatatan
keuangan di kemudian hari.
2. Manajemen dana bela sungkawa PPI Jepang
Tujuan Mengumpulkan dana belasungkawa dan menyalurkan kepada
pihak yang membutuhkan
Mengurus pencatatan donasi di google docs
Pelaksanaan Pengumpulan dana dan penyaluran dilakukan dengan online
banking melalui rekening JP Post Donasi
Pengumuman dan informasi konfirmasi dilakukan melalui email
[email protected] dan pencatatan detail
dilakukan di catatan donasi google docs
Adanya koordinasi dengan Biro Informasi dan Teknologi untuk
mengadakan pengumuman
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Sepanjang kepengurusan
Online banking dengan rekening JP Post Donasi
Email dengan akun [email protected]
Evaluasi Tidak adanya konfirmasi atau kurangnya informasi dari pengirim
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
17 Laporan Pertanggungjawaban
dana sehingga membingungkan dalam pendataan dan penyaluran
3. Manajemen kontrak dengan sponsor
Tujuan Melakukan pendataan transaksi kontrak dengan sponsor dan
dikumpulkan di google docs
Pelaksanaan Hal-hal mengenai kontrak dengan sponsor tercatat dan
terangkum dalam data digital
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Sepanjang kepengurusan
Data dikumpulkan di google docs
Evaluasi
4. Manajemen email kebendaharaan PPI Jepang
Tujuan Menggunakan satu akun email untuk seluruh kegiatan
surat-menyurat elektronik yang berhubungan dengan
kebendaharaan dan konfirmasi donasi
Pengarsipan terpusat catatan keuangan, catatan donasi, catatan
informasi rekening dilakukan dengan akun email
[email protected] yaitu memanfaatkan layanan
google docs
Memanfaatkan layanan email sebaik-baiknya untuk kebutuhan
kebendaharaan.
Pelaksanaan Email hanya dapat diakses oleh staf kebendaharaan dan
pengecekan email dilakukan minimal seminggu sekali, untuk
pengurus selanjutnya informasi mengenai password bisa
diperoleh di staf kebendaharaan.
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
18 Laporan Pertanggungjawaban
Ketika ada kegiatan donasi kemanusiaan, semua konfirmasi
donatur dilakukan melalui email ini. Sehingga pengecekan bisa
dilakukan dan langsung dicatat dalam catatan donasi di google
docs.
Tagihan untuk kebutuhan PPIJ ataupun proposal permintaan
dana untuk kegiatan korda-komsat, bisa diajukan ke akun ini
dan akan diproses oleh kebendaharaan, dan bila disetujui oleh
Ketua Umum PPIJ, dana bisa langsung disalurkan oleh
bendahara.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Sepanjang kepengurusan
Email dengan akun [email protected]
Evaluasi - Banyak email spam yang masuk, sebaiknya jangan dibuka
dan langsung dihapus bila terdeteksi adanya email spam.
- Berhati-hati dalam membagikan informasi/password email
kebendaharaan dan juga sharing file di google docs.
E. Program Kerja Ketua I
1. Biro Seminar dan Kajian Ilmiah
i. -
2. Biro Kajian Strategis
i. Press Release Hari Pangan Sedunia
Tujuan Menyuarakan posisi PPI Jepang pada masalah pangan di
Indonesia
Mengukuhkan keberadaan PPI Jepang kepada masyarakat
sebagai organisasi mahasiswa Indonesia di luar negeri yang kritis
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
19 Laporan Pertanggungjawaban
terhadap masalah kebangsaan
Pelaksanaan Dimuatnya siaran Pers PPI Jepang di Media massa Nasional
seperti Rakyat Merdeka
Adanya tanggapan dari masyarakat baik yang sifatnya kritik
maupun tanggapan
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Tanggal 8 Oktober 2012 di media massa nasional
Evaluasi Tidak terjalin dengan baik hubungan baik antara PPI Jepang dengan
pers sehingga mengakibatkan siaran pers PPI jepang susah untuk
dimuat di media nasional. Saran: Perkuat kerjasama dan cari
jaringan media nasional
ii. Diskusi online semesteran 1 : “Optimalisasi dan Revitalisasi Peran
KPK dalam Pemberantasan Korupsi”
Tujuan Nara sumber : Amien Sunaryadi, mantan anggota pimpinan KPK
periode pertama
Memberi pemahaman mahasiswa Indonesia terhadap korupsi
dan motif-motif korupsi
Merangsang daya kritis mahasiswa terhadap isu-isu korupsi dan
perbandingan dengan Jepang
Pelaksanaan Banyaknya mahasiswa Indonesia yang ikut serta dalam diskusi
online tersebut
Banyaknya respon dan pertanyaan yang diajukan peserta
diskusi
Waktu/ Tempat Online via internet
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
20 Laporan Pertanggungjawaban
Pelaksanaan 10 November 2012
Evaluasi Kurang baiknya sarana internet mengakibatkan suara yang keluar
tidak terdengar dengan baik.
iii. Diskusi online semesteran 2 : “Diskusi Sejarah dan Nonton Film Act
of Killing”
Tujuan Nara sumber : William Bratt Horton
Memberikan pemahaman dan perspektif berbeda kepada
mahasiswa dan masyarakat Indonesia di Jepang terhadap sejarah
G30S 1965
Pemutaran perdana film Act of Killing di Jepang
Pelaksanaan Banyaknya mahasiswa yang hadir dalam acara dikusi tersebut
Adanya diskusi yang baik dua arah antara pembicara dengan
peserta
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
25 Mei 2013
Tokyo University
Evaluasi Acara seperti ini semestinya dilakukan di seluruh Jepang dan tidak
hanya dilakukan sekali di satu tempat.
3. Biro Budaya dan Olahraga
i. Pormas PPI Jepang
Tujuan Acara olahraga tahunan PPI Jepang
Ajang pemersatu antar seluruh korda
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
21 Laporan Pertanggungjawaban
Pelaksanaan
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
21 September 2013
APU, Beppu, Oita
Evaluasi Penentuan waktu terlalu lambat
Sistem registrasi kurang tersampaikan secara detail
Jumlah peserta yang tidak pasti hingga detik-detik akhir
mengakibatkan pengaturan jadwal sulit dilakukan
Untuk meringankan beban para peserta, Pormas PPI Jepang
sebaiknya digabung dengan Kongres PPI Jepang
ii. Kalendar Budaya PPI Jepang
Tujuan Pembuatan kalendar budaya untuk ajang promosi PPI Jepang
secara keseluruhan
Kalendar budaya dibutuhkan dalam melakukan negosiasi dengan
pihak KBRI, KJRI, maupun calon sponsor.
Pelaksanaan Diambil alih oleh tim kesekretariatan
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Evaluasi Kegiatan yang bersifat administratif, sebaiknya dilakukan oleh tim
kesekretariatan untuk mempermudah komunikasi. Hal ini
dikarenakan tim kesekretariatanlah yang memiliki akses lengkap ke
korda maupun komsat
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
22 Laporan Pertanggungjawaban
F. Program Kerja Ketua II
1. Biro Rohani
i. -
2. Biro Informasi dan Teknologi
i. Manajemen 3 milis PPI Jepang
Tujuan Menjamin lancarnya jalur komunikasi antar pengurus korda dan
komsat
Mengatur wadah komunikasi antar anggota
Pelaksanaan Tercapainya komunikasi yang lancar antar-anggota milis
PPI-Jepang, milis PPIJ-korda-komsat, dan milis PPI-kordappij
Sebagai wadah anggota untuk saling berkomunikasi
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Oktober 2012 - September 2013
Evaluasi Sebisa mungkin agar koneksi internet bisa didapatkan kapan
saja dan dimana saja
Belum ada sistem yang jelas mengenai registrasi email ketua
korda maupun komsat
Pergantian ketua korda dan komsat yang tidak bersamaan
menyebabkan kesulitan melakukan pendataan
Kurang pahamnya pengurus mengenai sistem yang digunakan
yahoogroups.com
Kurangnya topik diskusi yang terjadi di milis PPI Jepang.
ii. Siaran Online kegiatan PPI Jepang
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
23 Laporan Pertanggungjawaban
Tujuan Menyiarkan secara langsung kegiatan yang PPI Jepang adakan,
melalu Ustream.tv
Memberitahukan kepada masyarakat dunia tentang eksistansi
PPI Jepang yang terus berkarya
Pelaksanaan Dengan menggunakan Macintosh dan akun Ustream
menyiarkan kegiatan yang sedang diadakan via Skype
Mempublikasikan link siaran online melalui Jejaring Sosial, dan
situs – situs terkait
Rekaman tersedia di link berikut :
http://www.ustream.tv/channel/ppi-jepang-on-air
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Minggu, 7 Juli 2013, (Talkshow di Kansai)
Evaluasi Diperlukan koneksi internet yang cepat dan stabil agar kualitas
gambar, suara, dan tampilan saat siaran berkualitas
Ketika tim siaran tidak berada di lapangan, maka perlu
disiapkan satu komputer macintosh. Untuk itu, perlu dipikirkan
sistem lain yang tidak tergantung pada komputer macintosh.
Misalnya, dengan pemanfaatan google hangout+.
iii. Pembenahan Website PPI Jepang
Tujuan Memperbaiki website PPI Jepang yang lama
Pelaksanaan
Membenahi website:
1. Mendesign website dari awal.
2. Mengarsipkan data-data lama
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
24 Laporan Pertanggungjawaban
3. Menghapus data-data lama dari tampilan website
4. Menjadikan website hanya berbahasa Indonesia
5. Mengupgrade Joomla
6. Mengupdate berita-berita,artikel dan buletin
7. Pembuatan SOP untuk membuat artikel.
8. Membenahi link dari situs PPI pusat ke situs PPI korda.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
5 Agustus 2012 – 21 September 2013
Evaluasi
Tidak adanya SOP, pengurus sulit untuk membiasakan diri pada
pekerjaan (Setting di Joomla). Di kepengurusan tahun ini SOP
baru dibuat untuk upload artikel saja.
Situs sempat di hack orang yang tidak bertanggung jawab.
Beberapa contents ada yang hilang, tetapi situs hanya down
sekitar setengah hari. D
Keterangan
Tambahan
Dibuat lagi SOP-SOP yang lain agar pada saat pergantian
pengurus waktu untuk beradaptasi bisa dikurangi.
Diperlukan staf yang mengerti tentang web security agar
peristiwa hack di kepengurusan tahun ini bisa dihindari.
Jangan merubah design website terlalu besar, karena akan
menyulitkan pembuatan SOP. diharapkan lebih konsen ke
contents di website, atau penempatan module, bukan di design.
Setelah website berbahasa Indonesia dirasa cukup, dapat
menambahkan bahasa-bahasa lain untuk website.
iv. Video PPI Jepang
Tempat dan Waktu
Pelaksanaan
Sepanjang Kepengurusan
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
25 Laporan Pertanggungjawaban
Pelaksanaan
1. Membuat Video Sumpah Pemuda PPI Dunia
http://www.youtube.com/watch?v=gkr4gyfXxXI
2. Membuat Video Samurai Sampah part 1 2 3.
Part 1: http://www.youtube.com/watch?v=RBkerVFam94
Part 2: http://www.youtube.com/watch?v=RBkerVFam94
Part 3: http://www.youtube.com/watch?v=SBOxEUmEl50
3. Membuat Video cara memakai sarana transportasi (kereta di
Jepang), masih dalam proses.
Akun Youtube: ppijepang
Evaluasi
Tenaga ahli lebih dari satu orang diperlukan untuk proses
pengambilan dan pengeditan video, agar beban per-orangan
dalam pembuatan video tidak terlalu berat
Video siaran ini bisa dijadikan ajang promosi anggota di seluruh
Jepang
Jika dikoordinasikan dengan baik, bisa jadi salah satu metode
pemersatu PPI Jepang
v. Manajemen akun media social Facebook (page dan user)
Tempat dan Waktu
Pelaksanaan
Sepanjang Kepengurusan
Pelaksanaan
Sebagai media penyebaran informasi terkini mengenai acara –
acara yang diselenggarakan oleh PPI Jepang maupun Korda dan
Komsatnya
Sebagai tempat bertukar informasi antara sesama anggota PPI
Jepang
Sebagai media penghubung antara PPI Jepang dan masyarakat
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
26 Laporan Pertanggungjawaban
Indonesia pada umumnya.
Ketercapaian
Parameter
Keberhasilan
Jumlah teman di akun facebook pribadi PPI Jepang bertambah
menjadi 1.790 teman, dengan 159 lainnya masih dalam
konfirmasi.
Jumlah penyuka / pengikut di akun facebook Page PPI Jepang
bertambah lebih dari 100%, menjadi 2.134 likes.
Terkoneksinya facebook baik page maupun pribadi ke akun
twitter.
Evaluasi
pembaharuan laman facebook yang harusnya secara berkala
setiap minggu tidak dapat dicapai dengan baik.
Koneksi internet para admin yang bukan 24 jam sedikit
menghambat pembaharuan.
Keterangan
Tambahan
Pengurus baru lebih baik berkonsentrasi mengembangkan
facebook page ketimbang facebook pribadi agar bisa lebih
banyak menjangkau masyarakat.
pembaharuan laman akun agar dapat semakin sering dilakukan.
vi. Akun media sosial Twitter (@ppijepang)
Tempat dan Waktu
Pelaksanaan
Sepanjang Kepengurusan
Pelaksanaan
Merupakan social media yang paling mudah digunakan dalam
penyebaran informasi
Sebagai media penyebaran informasi terkini mengenai acara –
acara yang diselenggarakan oleh PPI Jepang maupun Korda dan
Komsatnya
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
27 Laporan Pertanggungjawaban
Sebagai tempat bertukar informasi antara sesama anggota PPI
Jepang
Sebagai media penghubung antara PPI Jepang dan masyarakat
Indonesia pada umumnya.
Ketercapaian
Parameter
Keberhasilan
Jumlah pengikut akun meningkat lebih dari 100%, dari
sebelumnya <1000 menjadi 2.465 pengikut selama jangka waktu
kepengurusan.
Semakin banyaknya masyarakat umum yang mencari informasi
soal PPIJ melalui akun twitter.
Terkoneksinya twitter ke akun facebook page dan pribadi
sehingga setiap ada pembaharuan di twitter, maka akun
facebook page dan pribadi dapat terbaharui secara otomatis.
Evaluasi
pembaharuan laman twitter belum sesering yang diharapkan.
Koneksi internet para admin yang bukan 24 jam sedikit
menghambat pembaharuan.
Keterangan
Tambahan
Pengurus baru agar lebih sering memanfaatkan akun twitter
dalam menyebarkan informasi dan berhubungan dengan
anggota maupun masyarakat luas.
pembaharuan laman akun agar dapat semakin sering dilakukan.
vii. Repositori Publikasi PPIJ
Tujuan Sebagai media publikasi penelitan bagi anggota sertau alumni
PPIJ dan media berbagi ilmu riset untuk kemajuan bangsa
Indonesia.
Media promosi PPI Jepang
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
28 Laporan Pertanggungjawaban
Media pemersatu PPI Jepang
Pelaksanaan Website repositori :
http://publication.ppijepang.org/page/home.php ; terdapat
publikasi penelitian dengan rincian kategori sebagai berikut;
Art (4), Engineering (84), Medical (25), Science (42), Social (7);
dengan jumlah publikasi yang masuk 180.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Sepanjang kepengurusan
Evaluasi Kurangnya publikasi mengenai situs repositori
Belum terintegrasi dengan kegiatan-kegiatan conference yang
diadakan korda maupun komsat
Perlu dilakukan perbaikan fitur, antara lain : Design tampilan,
sistem registrasi yang lebih mudah, sistem otomatisasi dari data
suatu conference atau paper.
3. Biro Beasiswa dan Pengabdian
i. Pondok Beasiswa PPI Jepang
Tujuan Menjadi pusat informasi beasiswa ke Jepang untuk para calon
pelajar yang berminat melanjutkan studi ke Jepang.
Memberi informasi dan mensinergiskan program-program
beasiswa komsat PPI Jepang untuk siswa-siswi sekolah dasar
hingga menengah yang kurang mampu di Indonesia.
Pelaksanaan Situs http://beasiswa.ppijepang.org mencapai setidaknya 100
ribu kunjungan dalam 1 tahun masa kepengurusan
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
29 Laporan Pertanggungjawaban
Komsat-komsat PPI Jepang yang sudah memiliki program
beasiswa dapat terus mengembangkan kegiatannya,
sedangkan komsat-komsat yang belum memiliki program
tersebut dapat mencoba memulai penggalangan dana untuk
membuat program beasiswa.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Oktober 2012 – September 2013
Dilakukan melalui pemeliharaan situs
http://beasiswa.ppijepang.org dan e-mail
Evaluasi Jumlah kunjungan ke situs pondok beasiswa sudah memenuhi
target minimal, namun pembaruan situs agak terhambat di
semester kedua kepengurusan disebabkan (1) kurangnya
administrator situs yang mampu fokus rutin memperbarui
situs, serta (2) kurangnya jumlah kontribusi tulisan untuk situs
beasiswa, padahal seharusnya dari jumlah pengurus pusat saja
sudah cukup untuk rutin memberi tulisan baru setiap
bulannya.
Pemberian informasi beasiswa komsat bisa dicantumkan pada
situs pondok beasiswa, namun sinergisasi program beasiswa
komsat tidak bisa dilakukan karena setiap komsat sudah
memiliki standarnya masing-masing sehingga masing-masing
komsat yang sudah memiliki program beasiswa yang mapan
cenderung bergerak sendiri.
ii. PPIJ Peduli
Tujuan Berbagi apa yang bisa kita bagi sebagai pelajar di Jepang kepada
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
30 Laporan Pertanggungjawaban
masyarakat Indonesia maupun internasional yang membutuhkan
bantuan.
Pelaksanaan Terutama jika ada peristiwa-peristiwa penting yang menuntut
gerak cepat dan kepedulian kita sebagai bagian dari
masyarakat dunia, kita bisa menggalang dana, membuat
pernyataan sikap, ataupun memberi bantuan semampu kita.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Solidaritas PPIJ untuk Gaza
Solidaritas ini dilakukan pasca penyerangan Israel ke Palestina
pada November 2012. Alhamdulillah 825.527 yen berhasil
dikumpulkan bersama untuk Palestina! Pada 17 Desember
2012, dana ini disampaikan melalui Palestine Red Crescent
Society.
PPIJ Act for Humanity
Tragedi pembantaian demonstran di Mesir baru-baru ini serta
perang Suriah yang memasuki tahun ketiga telah mengoyak
rasa kemanusiaan kita. PPIJ kembali menggalang dana dan
menyampaikan pernyataan sikap untuk menuntut segera
terwujudnya perdamaian dan menghentikan cara-cara
kekerasan terhadap rakyat sipil.
Evaluasi Program ini bersifat insidentil sehingga lebih banyak terwujud
karena spontanitas terkait peristiwa tertentu. Untuk ke depannya
ada baiknya penyelenggaraan penggalangan dana maupun
penyalurannya dilakukan dengan perencanaan jauh-jauh hari
setidaknya setahun sebelum melakukan program kerja
kepengurusan yang baru.
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
31 Laporan Pertanggungjawaban
Aspek kepedulian tidak hanya terbatas pada peristiwa-peristiwa
besar yang terjadi di dunia, namun ada baiknya lebih menjangkau
masyarakat Indonesia yang membutuhkan dengan berbagi hal-hal
kecil dulu seperti buku, kartu pos, ucapan motivasi, yang dapat
menginspirasi semua untuk berbuat lebih bagi bangsa dan negara.
iii. PPIJ Tanggap Bencana
Tujuan Menggalang dana bagi para korban bencana, baik bencana di
Jepang, di Indonesia, maupun di negeri lainnya.
Membentuk tim darurat khusus untuk terjun ke tempat bencana
jika dibutuhkan.
Pelaksanaan Dana bisa terkumpul tepat waktu dan tepat sasaran.
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Solidaritas Bencana Banjir Jakarta 2013
PPIJ menggalang dana sebesar 136,468 JPY (1441.82 USD)
untuk bantuan korban banjir Jakarta Januari 2013. Bantuan
disalurkan melalui Palang Merah Indonesia.
Solidaritas Bencana Gempa Aceh 2013
PPIJ menggalang dana sebesar 14 juta rupiah untuk bantuan
korban gempa Aceh Juli 2013. Bantuan disalurkan melalui LSM
ACT (Aksi Cepat Tanggap).
Evaluasi Program ini sifatnya pun insidentil seperti PPIJ Peduli sehingga
keberadaannya tergantung pada peristiwa-peristiwa bencana yang
terjadi (yang tentunya tidak kita harapkan untuk terjadi). Secara
umum penggalangan dana dapat berlangsung baik, namun
pengiriman dana biasanya baru bisa dilakukan 1 bulan setelah
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
32 Laporan Pertanggungjawaban
bencana terjadi sehingga lumayan telat bagi korban. Hal ini terjadi
karena rekapitulasi donasi yang lambat maupun sulitnya mencari
LSM yang bisa menyalurkan dana secara cepat. Ke depannya perlu
dipikirkan sistem rekapitulasi dana yang baik dan bisa
mengkonfirmasi seluruh sumber dana kepedulian dengan cepat.
iv. Sekolit (Sekolah via Internet)
Tujuan Kuliah singkat jarak jauh antara para praktisi/profesional
berbagai bidang dalam jaringan PPI Jepang dengan
sekolah-sekolah serta universitas yang ada di Indonesia agar
dapat menginspirasi dan menyemangati para pelajar di Indonesia
untuk berjuang bersama demi Indonesia yang lebih baik.
Pelaksanaan Kuliah dilakukan dengan media telekonferensi (audio visual).
Waktu/ Tempat
Pelaksanaan
Untuk inisiasi sekolit pada kepengurusan ini seluruhnya dilakukan
bersama Akademi Perikanan Sorong, Papua Barat.
Sekolit 1: Prof. Iqbal Djawad, Atase Pendidikan KBRI Tokyo,
membawakan presentasi bertema "Pengelolaan Perikanan
Berbasis Masyarakat". Telekonferensi diselenggarakan pada 14
Mei 2013, pukul 13:00 - 14:00 WIT.
Sekolit 2: Awwaluddin, mahasiswa S3 di Tokyo University of
Marine Science and Technology, membawakan dua presentasi
masing-masing bertema "Taxonomic comparison of Blenniidae
members" dan "Manajemen Perikanan di Jepang". Telekonferensi
diselenggarakan pada 28 Mei 2013, pukul 14:00 - 15:30 WIT.
Sekolit 3: Indah Widiastuti, mahasiswi S3 di Kagoshima University,
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
33 Laporan Pertanggungjawaban
membawakan presentasi tentang akuakultur. Telekonferensi
diselenggarakan pada 30 Mei 2013 mulai pukul 10:00 WIT.
Sekolit 4: Danang Ambar Prabowo, mahasiswa S3 di University of
The Ryukyus, Okinawa, membawakan presentasi tentang alga dan
peranannya. Telekonferensi diselenggarakan pada 24 Juni 2013
mulai pukul 10:00 WIT.
Evaluasi Sekolit merupakan awal yang baik untuk memasyarakatkan
penggunaan telekonferensi sebagai media pertukaran ilmu dan
berbagi informasi untuk daerah-daerah yang kekurangan pemateri
berkualitas di Indonesia. Kerjasama awal dengan Akademi
Perikanan Sorong, Papua Barat ini telah menunjukkan bahwa
daerah yang dianggap terpencil pun mampu menunjukkan
semangat belajar yang tinggi dengan keberadaan internet sebagai
sarana penghubung antarnegara. Ke depannya diharapkan sekolit
dapat tetap berjalan rutin atau bahkan semakin semarak dengan
mengoptimalkan sumber daya pelajar serta peneliti yang ada di
Jepang untuk menginspirasi dan memotivasi pelajar-pelajar di
Indonesia. Tidak menutup kemungkinan kerjasama riset yang
serius dapat terbentuk melalui media ini di masa mendatang.
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
BAB III PENUTUP
BAB III. PENUTUP
A. Kesimpulan
Secara keseluruhan, kegiatan PPI jepang pada periode 2012/2013
banyak menafaatkan teknologi IT. net banking, google drive, Facebook,
twitter, maupun fasilitas siaran online seperti Youtube, Google Hangout,
serta Ustream dimanfaatkan secara maksimal dalam menunjang setiap
kegiatan. Hal ini menjadikan nama PPI Jepang lebih mudah
menjangkau seluruh stakeholder-nya, yaitu Anggota, Alumni,
pengurus, maupun pihak luar seperti KBRI, KJRI, dan calon sponsor,
serta WNI di seluruh dunia.
Namun demikian, kegiatan yang membutuhkan paritispasi aktif
para anggota dirasakan belum berjalan maksimal, seperti repositori
PPI Jepang, Buletin PPI Jepang, dan Inovasi Online. Secara garis
besar, hal ini disebabkan oleh 2 hal, yaitu 1)kurangnya koordinasi
dengan pengurus korda di awal pembuatan program kerja, dan 2)
pergantian ketua korda yang berbeda-beda sehingga menambah
tingkat kesulitan dalam melakukan koordinasi.
B. Saran
PPI Jepang seharusnya bias menjadi ujung tombak pergerakan
PPI Jepang keseluruhan mewakili korda maupun komsat. Melihat
semakin menggeliatnya aktivitas PPI Jepang ditingkat korda maupun
komsat, maka sinkronisasi kegiatan pusat, korda, serta komsat perlu
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
BAB III PENUTUP
diusahakan secara lebih intensif. Hal ini bisa lebih mudah tercapai
apabila ada kesepakatan penyeragaman masa pergantian
kepengurusan, setidaknya di tingkat pusat dan korda.
Selain itu, PPI Jepang perlu meningkatkan koordinasi
menyeluruh antara PPI Jepang, KBRI, dan KJRI. Meskipun PPI Jepang
bersifat independen, namun tidak bisa dipungkiri bahwa kegiatan
pusat, korda, maupun komsat masih banyak bergantung kepada dua
lembaga ini.
Dari pengurus pusat periode 2012/2013, kami berharap
kegiatan-kegiatan yang melibatkan seluruh anggota PPI Jepang bisa
lebih ditingkatkan, seperti repositori, Buletin PPI Jepang, dan Inovasi
Online. Selain itu, sebagai bentuk pelayanan PPI Jepang ke
anggotanya, kegiatan seperti job matching, serta fasilitasi dana bela
sungkawa bisa menjadi media meningkatkan rasa kepemilikan PPI
Jepang di antara seluruh anggotanya.
Akhir kata, kami memohon maaf atas segala kekurangan yang
ada. Semoga segala jerih payah pengurus pusat, pengurus korda, dan
pengurus komisariat PPI Jepang bermanfaat dan bisa menjadi
pembelajaran di masa yang akan datang.
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 : CASH FLOW PPI JEPANG
No.
Urut
Tanggal Keterangan KODE
Kas@
SMBC
Donasi@
JP-Post
Kas@
JP-Post
Di luar
Rekening
PJ cash di luar rekening
Perubahan
Uang per
Transaksi
Total
Uang
1 2012 年 10 月 14 日 Saldo awal kas PPIJ STR 297 5,725 603,135 609,157 609,157
2 2012 年 10 月 14 日 Saldo awal dana kemanusiaan PPIJ DKM 18,438 18,438 627,595
3 2012 年 10 月 14 日 dana Ny. Siami di rekening Atus Syahbudin DKM
45,000 Atus Syahbudin 45,000 672,595
4 2012 年 10 月 14 日 biaya transport ke Pak Subhan STR -4,000 Andi Subhan Mustari -4,000 668,595
5 2012 年 10 月 14 日 Sponsorship dari 日本東京国際学院 STR -96,500 PPIJ Korda Kanto -96,500 572,095
6 2012 年 10 月 14 日 Surplus Biaya kongres PPIJ XXXII STR 38,209 Panitia Kongres 38,209 610,304
7 2012 年 10 月 14 日 Pinjam uang ke Mas Fithra STR -105,000 Fithra Faisal Hastiadi -105,000 505,304
8 2012 年 8 月 27 日 Biaya Indonesia Cultural Day (ICD) a.n ASIKIN ACTK -50,000 -50,000 455,304
9 2012 年 9 月 7日 Penarikan cash oleh Gibran TRF -100,000 100,000 Rodiyan Gibran Sentanu 0 455,304
10 2012 年 10 月 12 日 Biaya Chubu match a.n SUYUTI NURDIN ACTK -50,000 -50,000 405,304
11 2012 年 10 月 1 日 Administrasi ADM 27 27 405,331
12 2012 年 9 月 8日
Donasi ke kas PPIJ dari KBRI untuk Indonesian
Festival 2012 KBR 30,000 Rodiyan Gibran Sentanu 30,000 435,331
13 2012 年 9 月 9日
Pengeluaran Konsumsi Indonesian Festival
2012 ACT -3,000 Rodiyan Gibran Sentanu -3,000 432,331
14 2012 年 9 月 9日 Pemutihan hutang mas Fithra DKM 5,000 Fithra Faisal Hastiadi 5,000 437,331
15 2012 年 10 月 16 日
Sponsorship dari 日本東京国際学院 ke PPI
Kanto TRF -96,500 96,500 PPIJ Korda Kanto 0 437,331
16 2012 年 10 月 16 日 Transfer biaya transport ke Pak Subhan TRF -4,000 4,000 Andi Subhan Mustari 0 437,331
17 2012 年 10 月 16 日
Pembayaran pinjaman uang mas fithra oleh
Gibran STR -100,000 Rodiyan Gibran Sentanu -100,000 337,331
18 2012 年 10 月 16 日 Pelunasan pinjaman uang Mas Fithra STR 100,000 Fithra Faisal Hastiadi 100,000 437,331
19 2012 年 11 月 29 日
Penggalangan dana untuk Palestina (liat docs
penggalangan dana) DKM 825,527 825,527 1,262,858
20 2012 年 11 月 29 日
Donasi ke kas PPIJ untuk Rapat Koordinasi Mei
2012 STR 254,150 254,150 1,517,008
21 2012 年 11 月 30 日
Transfer Dana Palestina ke Palestina Red
Crescent Society DKK -825,527 -825,527 691,481
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
LAMPIRAN
22 2012 年 12 月 1 日 Administrasi ADM -140 -140 691,341
23 2012 年 12 月 2 日
Pembayaran tiket pesawat India untuk Kongres
PPI Dunia ACT -199,800 -199,800 491,541
24 2012 年 12 月 3 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金ANDI
SU STR -22,300 -22,300 469,241
25 2012 年 12 月 3 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 SUYU
TI STR -10,200 -10,200 459,041
26 2012 年 12 月 3 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 JIMM
Y STR -15,000 -15,000 444,041
27 2012 年 12 月 3 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 SISW
O STR -28,600 -28,600 415,441
28 2012 年 12 月 3 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 MUHA
M STR -22,040 -22,040 393,401
29 2012 年 12 月 3 日 Transfer Fee ADM -110 -110 393,291
30 2012 年 12 月 5 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 FATH
U STR -10,000 -10,000 383,291
31 2012 年 12 月 5 日 Transfer Fee ADM -110 -110 383,181
32 2012 年 12 月 5 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 RINO
NC STR -9,365 -9,365 373,816
33 2012 年 12 月 5 日 Transfer Fee ADM -110 -110 373,706
34 2012 年 12 月 5 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 SYAM
S STR -19,000 -19,000 354,706
35 2012 年 12 月 5 日 Transfer Fee ADM -110 -110 354,596
36 2012 年 12 月 5 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 SUSA
N STR -21,000 -21,000 333,596
37 2012 年 12 月 5 日 Transfer Fee ADM -110 -110 333,486
38 2012 年 12 月 5 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 ANTO
N STR -41,600 -41,600 291,886
39 2012 年 12 月 5 日 Transfer Fee ADM -110 -110 291,776
40 2012 年 12 月 5 日 Reimburse transport Rakor Mei 振込 ラテ゛ン STR -25,600 -25,600 266,176
41 2012 年 12 月 5 日 Transfer Fee ADM -210 -210 265,966
42 2012 年 12 月 6 日 Reimburse transport Rakor Mei 送金 PUTR STR -28,720 -28,720 237,246
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
LAMPIRAN
A
43 2012 年 12 月 6 日 Transfer Fee ADM -110 -110 237,136
44 2012 年 12 月 7 日 Pengembalian kelebihan uang Pak Subhan STR 3,000 3,000 240,136
45 2012 年 12 月 8 日
Reimburse transport Rakor Mei 送金 SYAH
B STR -23,410 -23,410 216,726
46 2012 年 12 月 8 日 Transfer Fee ADM -110 -110 216,616
47 2013 年 1 月 4日
Biaya Transfer untuk Dana Palestina via 送金
JIMMY HA ADM -2,500 -2,500 214,116
48 2013 年 1 月 4日
Pengeluaran Print Flyer Indonesian Festival
2012 ACT -5,380 -5,380 208,736
49 2013 年 1 月 4日
Biaya konsumsi guide tim Formula UGM dan
ITB ACT -5,000 Rodiyan Gibran Sentanu -5,000 203,736
50 2013 年 1 月 4日
Biaya penginapan guide tim Formula UGM dan
ITB (2 hari) ACT -12,000 Rodiyan Gibran Sentanu -12,000 191,736
51 2013 年 1 月 6日 Pembayaran hosting situs PPI Jepang ACT -9,363 -9,363 182,373
52 2013 年 1 月 6日
Donasi ke kas PPIJ untuk partisipasi di SI PPI
Dunia, New Delhi KBR 200,000 Maharani Pradani 200,000 382,373
53 2013 年 1 月 6日
Sponsorship dari フォースバレー・コンシェル
ジュ (80 ke PPIJ, sisanya ke PPI Kanto) SPN 262,500 -182,500 PPIJ Korda Kanto 80,000 462,373
54 2013 年 1 月 7日
Donasi masuk ke kas PPIJ untuk partisipasi di
SI PPI Dunia, New Delhi via dani TRF 200,000 -200,000 Maharani Pradani 0 462,373
55 2013 年 1 月 17 日
Penggalangan dana belasungkawa Bpk
Fachrudin di Hakodate (s/d tgl 17) DKM 860,555 860,555 1,322,928
56 2013 年 1 月 16 日
Transfer dana belangsungkawa ke Bpk
Fachrudin (gelombang 1) DKK -500,000 -500,000 822,928
57 2013 年 1 月 16 日 Transfer fee ADM -420 -420 822,508
58 2013 年 1 月 18 日
Pembayaran pembelian template joomla utk
website ACT -3,616 -3,616 818,892
59 2013 年 1 月 20 日
Penggalangan dana belasungkawa Bpk
Fachrudin di Hakodate (tgl18 s/d tgl 20) DKM 65,000 65,000 883,892
60 2013 年 1 月 21 日
Transfer dana belangsungkawa ke Bpk
Fachrudin (gelombang 2) DKK -445,555 -445,555 438,337
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
LAMPIRAN
61 2013 年 1 月 21 日 Transfer fee ADM -420 -420 437,917
62 2013 年 1 月 21 日
Penggalangan dana belasungkawa Bpk
Fachrudin di Hakodate (s/d tgl 21) DKM 32,000 32,000 469,917
63 2013 年 2 月 1日
Transfer dana belangsungkawa ke Bpk
Fachrudin (gelombang 3) DKK -30,000 -30,000 439,917
64 2013 年 2 月 1日 Transfer fee ADM -420 -420 439,497
65 2013 年 2 月 1日 Penggalangan dana untuk banjir jakarta DKM 133,030 133,030 572,527
66 2013 年 2 月 1日
Transfer dana belangsungkawa ke Indonesia
(via Jimmy Hadi) DKK -136,468 -136,468 436,059
67 2013 年 2 月 25 日
Sponsorship dari フォースバレー・コンシェル
ジュ transfer ke PPI Kanto TRF -182,500 182,500 PPIJ Korda Kanto 0 436,059
68 2013 年 3 月 5日 Transfer dana dr smbc ke donasi JP Post TRF -250,000 250,000 0 436,059
69 2013 年 3 月 13 日
Pengembalian dana sisa Kongres XXXII dari
Pak Hengky TRF 38,209 -38,209 Panitia Kongres 0 436,059
70 2013 年 3 月 14 日 Biaya transfer dana Palestina via Jimmy Hadi ADM -13,106 -13,106 422,953
71 2013 年 4 月 1日 Administrasi ADM 37 37 422,990
72 2013 年 4 月 9日
Transfer dana belangsungkawa ke Bpk
Fachrudin (gelombang 4) DKK -32,000 -32,000 390,990
73 2013 年 4 月 9日 Transfer fee ADM -420 -420 390,570
74 2013 年 5 月 28 日
Pembayaran pembelian template joomla utk
website ACT -3,170 -3,170 387,400
75 2013 年 6 月 12 日
Pembayaran dana konsumsi Acara nonton
bersama PPI Kanto via Gibran Rodiyan ACT -15,000 -15,000 372,400
76 2013 年 6 月 15 日 Biaya Porda Hokuriku an Irfan Prasetya ACTK -50,000 -50,000 322,400
77 2013 年 7 月 7日
Penggalangan dana kemanusiaan untuk Aceh
(tgl 9 - 17 Juli) DKM 129,000 129,000 451,400
78 2013 年 7 月 29 日
Penggalangan dana belasungkawa Kumamoto
(tgl 12 - 29 Juli) DKM 714,500 714,500 1,165,900
79 2013 年 7 月 18 日
Transfer ke rek donasi utk penyaluran dana
kumamoto gel 1 TRF -337,000 337,000 0 1,165,900
80 2013 年 7 月 18 日
Transfer dana belasungkawa Kumamoto
Gelombang 1 (via Sdr. Rizal Arifin) DKK -337,000 -337,000 828,900
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
LAMPIRAN
81 2013 年 7 月 29 日
Transfer dana belasungkawa Kumamoto
Gelombang 2 (via Sdr. Rizal Arifin) DKK -377,500 -377,500 451,400
82 2013 年 8 月 1日
Transfer dana belasungkawa gempa Aceh ke
ACT via rek Waya DKK -129,000 -129,000 322,400
83 2013 年 8 月 1日 Transfer fee ADM -420 -420 321,980
84 2013 年 8 月 19 日
Penggalangan dana belasungkawa Kumamoto
(tgl 29 Juli-19 Agt) DKM 11,161 10,000 21,161 343,141
85 2013 年 8 月 19 日 Transfer antar rekening TRF 10,000 -10,000 0 343,141
86 2013 年 8 月 19 日
Transfer dana belasungkawa Kumamoto
Gelombang 3 (via Sdr. Rizal Arifin) DKK -21,161 -21,161 321,980
87 2013 年 8 月 15 日
Donasi Kegiatan olah raga 17 Agustusan dari
KBRI KBR 70,000 Rodiyan Gibran Sentanu 70,000 391,980
88 2013 年 8 月 15 日
Pembayaran kostum voli PPI Kanto utk acara 17
Agustusan di KBRI ACTK -70,000 Rodiyan Gibran Sentanu -70,000 321,980
89 2013 年 9 月 6日 Penggalangan dana belasungkawa Mesir DKM 71,000 71,000 392,980
90 2013 年 9 月 6日 Penggalangan dana belasungkawa Rokatenda DKM 56,000 56,000 448,980
91 2013 年 9 月 6日 Penggalangan dana belasungkawa Suriah DKM 52,500 52,500 501,480
92 2013 年 9 月 10 日
Transfer dana belasungkawa mesir dan
rokatenda ke ACT dan DD Republika via rek
Waya DKK -127,000 -127,000 374,480
93 2013 年 9 月 10 日 Transfer fee ADM -420 -420 374,060
94 2013 年 9 月 10 日
Transfer dana belasungkawa Suriah ke Misi
Medis Suriah via rek Fedri DKK -52,500 -52,500 321,560
95 2013 年 9 月 7日
Penggalangan dana belasungkawa September
2013 sd tgl 7 sept DKM 38,000 38,000 359,560
96 2013 年 9 月 6日
Transfer dana belasungkawa September 2013
via rek Kusdianto DKK -28,000 -28,000 331,560
97 2013 年 9 月 6日 Pembayaran hosting website goodaddy ACT -3,205 -3,205 328,355
98 2013 年 9 月 19 日 Sponsorship dari PASONA SPN 95,000 PASONA 95,000 423,355
99 2013 年 9 月 19 日 Sponsorship dari PPLN Tokyo SPN 90,000 PPLN Tokyo 90,000 513,355
100 2013 年 9 月 19 日
Pengembalian dana dari Rodiyan Gibran
Sentanu TRF 10,000 -10,000 Rodiyan Gibran Sentanu 0 513,355
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
LAMPIRAN
101 2013 年 9 月 19 日
Pengembalian Dana Kemanusiaan dari Dana
Kas ACT -20,000 -20,000 493,355
102 2013 年 9 月 19 日
Pengembalian Dana Kemanusiaan dari Dana
Kas DKM 20,000 20,000 513,355
103 2013 年 9 月 20 日 Bantuan KBRI untuk Kongres PPIJ XXXII KBR 70,000 70,000 583,355
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
LAMPIRAN
LAMPIRAN 2 : Rekapitulasi Keuangan
Rekapitulasi Keseluruhan Kode Nilai Makna Kode Keterangan Nama Rekening Nilai Keterangan
STR 441,866 Saldo dari kepengurusan 2010-2011
Kas@SMBC 12,797
Buku dan Kartu di Gibran
ACT -553,369 Biaya untuk kegiatan PPIJ Pusat
Harus selalu minus
Donasi@JP-Post 12,100
Buku dan Kartu di Gibran
ACTK -220,000 Biaya untuk kegiatan PPIJ Korda
Harus selalu minus
Kas@JP-Post 328,458
Buku dan Kartu di Gibran
SPN 265,000 Sponsorship Harus selalu plus
Di luar Rekening 230,000
BHU 0 Bagi hasil dari keuntungan kegiatan
KBR 624,150 Dana Bantuan KBRI Harus selalu plus
DKM 3,086,711 Donasi Dana Kemanusiaan (Masuk)
Harus selalu plus
Status Dana Donasi Kemanusiaan
DKK -3,041,711 Donasi Dana Kemanusiaan (Keluar)
Harus selalu minus Dana tersisa 45,000
DPM 0 Donasi untuk kas PPIJ (Masuk)
Harus selalu plus
DPK 0 Donasi dari kas PPIJ (Keluar)
Harus selalu minus Status Dana Kas
TRF 0 Transfer antar rekening Harus selalu nol "0"
Dana tersisa 538,355
ADM -19,292 Biaya Administrasi Harus selalu minus
UNK 0 Unknown
LAMPIRAN 3: Catatan dana di luar rekening PPIJ
Atus Syahbudin 45000
PASONA 95000
PPLN Tokyo 90000
Total 230000
Pengurus Pusat PPI Jepang 2012-2013 Bangun Indonesia!
LAMPIRAN
LAMPIRAN 4 : Persebaran dana untuk kegiatan
Korda
Korda Dana Acara
Chubu 50000 Chubu Match
Chugoku
Hokkaido
Hokuriku 50000 Porda Hokuriku
Kansai 50000 Indonesia Cultural Day Tokushima
Kanto 70000 Acara Olahraga 17 Agustusan KBRI
Kyushu-Okinawa
Tohoku