laporan pertanggungjawaban akhir tahun : direktorat administrasi
DESCRIPTION
Laporan Pertanggungjawaban Akhir Tahun : Direktorat Administrasi. Lusi Pratiwi – Artnice Mega. Pembuatan SOP Administrasi (1). Arahan : Mengelola secara optimal sistem manajemen administrasi Kabinet KM ITB - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Laporan Pertanggungjawaban
Akhir Tahun: Direktorat Administrasi
Lusi Pratiwi – Artnice Mega
Pembuatan SOP Administrasi(1)
OArahan:o Mengelola secara optimal
sistem manajemen administrasi Kabinet KM ITB
o Mengelola secara optimal sarana dan prasarana penunjang aktivitas kabinet KM ITB
Pembuatan SOP Administrasi(2)
OKendala: Sosialisasi SOP melalui menteri dan menko, tetapi masih banyak staff yang belum memahami SOP sehingga seringkali tanpa sadar tidak mematuhi SOP.
OSolusi: Menyebarkan SOP melalui dropbox kabinet, menempel SOP tertentu di sekre (misal: SOP surat masuk di dekat boks kementrian)
Pendataan dan penjagaan barang milik kabinet(1)
OArahan: Mengelola secara optimal sarana dan prasarana penunjang aktivitas kabinet KM ITB
Pendataan dan penjagaan barang milik kabinet(2)
OKendala:OBarang di sekretariat sangat
banyak. Bahkan ada barang-barang peninggalan kabinet sebelumnya dan banyak pula barang-barang yang sulit pendataannya, misalnya pensil, spidol, pulpen.
OSekre berpindah ke CC Barat Ruang 28, pendataan menjadi kurang rapi
Pendataan dan penjagaan barang milik kabinet(3)
OSolusi: Revitalisasi sekre untuk merapikan barang-barang. Barang yang sudah tidak dibutuhkan dibuang atau dibagikan kepada tim revitalisasi
Kalender Kegiatan Kabinet(1)
OArahan: Mengupayakan keselarasan waktu kegiatan yang diselenggarakan Kabinet KM ITB dalam lingkup KM ITB
OKendala: Adanya perubahan waktu kegiatan dan adanya kegiatan yang sebelumnya tidak termasuk dalam proker kabinet
Kalender Kegiatan Kabinet(2)
OSolusi: Bekerja sama dengan kemenkoan DINPUS untuk mengaktifkan whiteboard di sekre sebagai sarana publikasi kegiatan menggunakan post it
Pengumpulan LPJ Bulanan(1)
OArahan: Mengupayakan usaha-usaha untuk berkembang sebagai fungsi penunjang KM ITB
OKendala: Pengumpulan LPJ dari sekretaris menteri ke direktorat administrasi sering terlambat
Pengumpulan LPJ Bulanan(2)
OSolusi: Memajukan deadline pengumpulan sehingga keterlambatan tidak mempengaruhi pengumpulan LPJ ke kongres
Memfasilitasi Mahasiswa ITB yang mewakili ITB maupun Indonesia(1)
OArahan:o Memfasilitasi pemenuhan
kebutuhan akademis anggota KM ITB
o Membantu penyelesaian masalah nonakademis anggota KM ITB
Memfasilitasi Mahasiswa ITB yang mewakili ITB maupun Indonesia(2)
OKendala: Permohonan surat pengantar seringkali mendadak
OSolusi: Mengerjakan pembuatan surat sesegera mungkin
Kumpul Rutin Sekretaris
OArahan: Membantu mempublikasikan kegiatan yang dilakukan elemen KM-ITB kepada seluruh anggota KM-ITB
OKendala: Tidak semua sekretaris datang kumpul
OSolusi: Informasi disebarkan melalui sekretaris menko dan media maya
Kunjungan Silaturahmi Satu Kesekjenan ke HMJ(1)
OArahan: Menjaga komunikasi antara kabinet KM-ITB dengan seluruh elemen KM-ITB
OKendala: Tidak semua himpunan bisa datang pada waktu yang telah ditetapkan
Kunjungan Silaturahmi Satu Kesekjenan ke HMJ(2)
OSolusi: Himpunan yang tidak datang mendapatkan informasi langsung dari sekjen kabinet
~ SEKIAN ~TERIMA KASIH