laporan pertanggungjawaban rapat kerja...
TRANSCRIPT
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Rapat Kerja Pimpinan
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA (PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN FISIP UB TAHUN 2016)
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
LEMBAR PENGESAHAN
LPJ KEGIATAN RAPAT KERJA PIMPINAN UNTUK PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN THN 2016
1. Judul Kegiatan : Rapat Kerja Pimpinan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Brawijaya 2. Penanggung Jawab : Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS 3. Ketua Pelaksana :
a. Nama : Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si
b. NIP : 197401072006041001
c. Jabatan/Gol : Lektor – III/c
d. Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
4. Lokasi Kegiatan : Batu, Jawa Timur 5. Bentuk Kegiatan : Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB dalam rangka
penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahun 2016
6. Waktu Pelaksanaan Kegiatan : 2 – 4 April 2015 7. Biaya Total Kegiatan : …………………………………………………………………..
(………………………………………………………………….) 8. Sumber Dana : DIPA BLU UB TA. 2015
Mengetahui Dekan,
Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS NIP. 195612271983121001
Malang, Ketua, Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si NIP : 197401072006041001
I. KATA PENGANTAR
Berdasarkan prinsip – prinsip pengelolaan keuangan negara, BLU diwajibkan
menyusun perencanaan strategis lima tahunan dan rencana kerja dan anggaran tahunan
yang disebut dengan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) tahunan. Dalam menyusun
rencana strategis bisnis lima tahunan, BLU mengacu kepada Rencana Strategis
Kementerian Negara/Lembaga (Renstra KL). Sedangkan dalam menyusun Rencana Bisnis
dan Anggaran (RBA) tahunan, BLU mengacu kepada rencana strategis lima tahunan. RBA
memuat antara lain kondisi kinerja BLU tahun berjalan, asumsi makro dan mikro, target
kinerja (output yang terukur), analisis dan perkiraan biaya per output dan agregat,
perkiraan harga, anggaran, serta prognosa laporan keuangan. RBA juga memuat
prakiraan maju (forward estimate) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan. RBA tersebut disusun dengan menganut pola anggaran fleksibel (flexible
budget) dengan suatu persentase ambang batas tertentu. RBA merupakan refleksi
program dan kegiatan dari satker kementerian negara dan disusun berdasarkan basis
kinerja dan perhitungan akuntansi biaya menurut jenis layanannya.
Prinsip penyusunan penganggaran Universitas Brawijaya (UB) yang telah ditetapkan
oleh Menteri Keuangan sebagai satker dengan pola pengelolaan keuangan Badan
Layanan Umum (PPK-BLU) adalah menggunakan format pendekatan bottom up dan
partisipatif dengan memakai pola pagu indikatif, maka setiap tahun UB wajib menyusun
RBA tahunan, sebagai bahan masukan RBA Universitas Brawijaya, maka setiap fakultas
dalam lingkungan UB harus mengajukan rencana penggunaan anggaran tahunan yang
dituangkan dalam bentuk Kertas Kerja (KK). Untuk penyusunan KK, fakultas juga
meminta masukan dari unit – unit kerja yang ada dibawahnya yaitu jurusan, program
studi, tata usaha, dan unit – unit lain di bawah dekanat. Hal tersebut juga berlaku bagi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang merupakan salah satu sub satker dari
Universitas Brawijaya, maka dalam rangka penyusunan KK FISIP UB, perlu untuk
menyelenggarakan koordinasi pimpinan tingkat fakultas. Pertemuan ini merupakan
sebuah forum pembahasan bersama yang dilakukan setelah seluruh unit kerja fakultas
telah melaksanakan rapat koordinasi penyusunan kegiatan di masing – masing unit kerja
tersebut. Rapat ini dilaksanakan sebagai bentuk koordinasi untuk mensinergiskan,
mengintegrasikan, dan menyepakati prioritas fakultas berikut pendanaan yang
diperlukan untuk melaksanakan prioritas-prioritas tersebut. Selanjutnya hasil koordinasi
akan dituangkan secara konsisten ke dalam bahan masukan Kertas Kerja (KK) sebagai
rencana penggunaan anggaran FISIP UB Tahun 2016. Tahun Anggaran 2016, merupakan
tahun awal dari Rencana Strategis FISIP UB 2016 - 2020, oleh karena itu, penajaman
prioritas sangat penting bagi FISIP untuk mencapai target jangka menengah FISIP (5
tahunan) sekaligus untuk meng-cover target tahun – tahun sebelumnya yang belum
tercapai. Diharapkan hasil pertemuan tersebut dapat menjadi sebuah rencana aksi yang
memberikan gambaran lebih jelas tentang keterkaitan antara prioritas pengembangan,
arah kebijakan, strategi pencapaian serta program dan kegiatan yang akan dilaksanakan
dengan pendanaannya.
Dalam rangka penyusunan Kegiatan dan Anggaran tahun 2016 serta untuk
memberikan pemahaman terkait pertemuan tersebut, serta sebagai laporan hasil
kegiatan Rapat Kerja Pimpinan fakultas maka dirasakan perlu untuk disusun laporan
pertanggungjawaban yang sekaligus menjadi Petunjuk Pelaksanaan Rapat Kerja
Pimpinan Fakultas untuk tahun – tahun selanjutnya.
II. Tujuan Pelaksanaan
Beberapa tujuan yang hendak dicapai dengan dilaksanakannya kegiatan Rapat Kerja
Pimpinan FISIP UB ini adalah :
a. Melakukan koordinasi guna memperoleh kesepahaman serta kesepakatan antar
unit kerja (prodi dan dekanat) terkait dengan program kegiatan pengembangan
fakultas yang akan dituangkan dalam anggaran tahun 2016;
b. Melakukan sosialisasi konversi program kerja yang telah dibahas melalui rapat
kerja masing program studi dan dekanat kedalam form anggaran yang mengacu
kepada program kerja rektor dan daftar output tahun 2015;
c. Menghasilkan kesepahaman terkait proses pengelolaan operasional di
lingkungan FISIP UB;
III. Waktu Pelaksanaan
Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan Fakultas dimulai pada tanggal 2 – 4 April 2016.
Dengan lokasi di Agrokusuma, Kota Batu, Jawa Timur.
IV. Terminologi
Untuk menyamakan pemahaman atas istilah dan definisi yang digunakan dalam
pembahasan Rapat Kerja Pimpinan, maka di bawah ini dijelaskan mengenai beberapa
terminologi sebagai berikut:
1. Kertas Kerja (KK), adalah form rencana penggunaan anggaran fakultas yang
terdiri atas output, output terdiri atas beberapa program kerja, program kerja
terdiri atas beberapa uraian kegiatan yang diuraikan kedalam Rincian Anggaran
Belanja (RAB), sebagai lampiran juga disertakan KAK (Kerangka Acuan Kerja). KK
merupakan sumber pemasukan bagi penyusunan Rencana Bisnis dan Anggaran
(RBA) BLU Universitas Brawijaya;
2. Unit Kerja, adalah entitas di dalam lingkungan fakultas yang terdiri atas jurusan,
program studi, program pascasarjana, tata usaha, dekanat, dan unit kerja
dibawah dekanat. Masing-masing unit kerja diwakili oleh ketua jurusan/ ketua
program studi dengan masing – masing sekretaris, Dekanat terdiri dari Dekan
dan Pembantu Dekan, unit kerja dibawah dekanat diwakili oleh Ketua GJM,
Ketua BP3M, dan kepala laboratorium fakultas. Tata Usaha diwakili oleh Kepala
Tata Usaha dengan seluruh kasubag dan kaur;
3. Pagu Sementara, setiap jurusan/ prodi serta dekanat berhak untuk mengajukan
pagu anggaran sesuai dengan jumlah kegiatan yang diusulkan;
4. Kegiatan Prioritas, pengajuan anggaran masing – masing unit kerja kemudian
dibahas dan ditetapkan bersama dalam forum rapat antara dekan dan
pembantu dekan II dibantu oleh subag keuangan, adapun kegiatan yang
disetujui adalah kegiatan – kegiatan prioritas yang dibutuhkan secara langsung
terhadap pencapaian visi dan misi Fakultas;
5. Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) adalah seluruh penerimaan fakultas
yang tidak berasal dari penerimaan perpajakan.
6. Badan Layanan Umum (BLU) adalah Instansi di lingkungan pemerintah yang
dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan
barang dan/atau jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan dan
dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan
produktivitas.
V. TATA CARA PELAKSANAAN PENYUSUNAN ANGGARAN FISIP UB
Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB, dilaksanakan untuk melakukan
koordinasi, konversi, dan penetapan kegiatan fakultas yang akan dituangkan kedalam
form anggaran. Adapun proses mekanisme penyusunan anggaran fakultas dapat dilihat
pada Bagan dibawah ini.
Mekanisme Penyusunan Anggaran FISIP UB
Penjelasan lebih lanjut atas mekanisme penyusunan anggaran fakultas dapat dijelaskan
sebagai berikut:
Bagan I. Mekanisme Penyusunan Anggaran FISIP UB
Rancangan Awal Usulan Program kegiatan oleh Masing-Masing Jurusan/Prodi dan Dekanat
Form Kertas Kerja beserta program kerja rektor dan
daftar output 2015
Konversi kegiatan kedalam form KK 2016 yang dilakukan oleh operator masing–masing unit ker-ja dng pendampingan dan arahan kajur/kaprodi/pimp. dekanat
Evaluasi, sinkronisasi, dan koreksi usulan anggaran masing-
masing unit kerja oleh Dekan, PD II, dibantu Keuangan FISIP UB
Penyerahan kembali usulan
anggaran yang telah disetujui
Dekan dan PD II kepada
masing-masing unit kerja
Pedoman serta acuan
pelaksanaan kegiatan bagi
masing-masing unit kerja
pada tahun 2016
Integrasi anggaran kedalam
Kertas Kerja FISIP UB TA 2016
untuk diserahkan ke
Universitas
Kegiatan Sebelum Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB
1. Dekan, Pembantu Dekan beserta pimpinan tata usaha, Ketua unit dibawah
Dekanat, Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Program Pascasarjana
beserta segenap staf dibawahnya menyusun rancangan awal usulan program
kegiatan berdasarkan arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas yang
ditetapkan dalam Renstra FISIP UB 2016- 2020. Adapun langkah – langkah
penyusunan rancangan awal usulan kegiatan bagi masing – masing unit kerja,
adalah sebagai berikut:
a. Melakukan evaluasi terhadap program kegiatan yang telah berjalan yang
terdapat dalam tahun sebelumnya dan tahun berjalan, kemudian menjadikan
program – program tersebut sebagai dasar dalam merencanakan kegiatan
untuk dilaksanakan pada tahun 2016;
b. Melengkapi rencana kegiatan tersebut dengan Kerangka Acuan Kerja sebagai
rasionalisasi pentingnya kegiatan serta menyusun Rincian Anggaran Biaya
(RAB)-nya;
c. Urusan Perencanaan Subbag Keuangan FISIP UB menyiapkan form anggaran
(KK) yang dilengkapi dengan program kerja rektor dan daftar output tahun
2015, yang selanjutnya akan di upload melalui web perencanaan di
www.perencanaan.fisip.ub.ac.id;
d. Dekan, Pembantu Dekan, dan kajur/kaprodi menyiapkan materi presentasi
terkait garis – garis besar program kebijakan tahun 2016.
Kegiatan Dalam Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB
1. Dekan memberikan sambutan pembukaan acara serta menyampaikan tujuan
dan output yang diharapkan dari penyelenggaraan Rakerpim FISIP UB. Dijelaskan
juga arah rencana program dan kegiatan pengembangan (internasionalisasi)
fakultas, kegiatan kerjasama, peningkatan mutu Tridharma (penelitian dan
pengabdian masyarakat), serta kegiatan insidental yang melibatkan koordinasi
lintas unit kerja. Kegiatan yang tercakup pada bidang ini merupakan penjabaran
dari Renstra FISIP UB termasuk usulan kegiatan rutin baru atau kegiatan
pengembangan sebagai upaya peningkatan kualitas kegiatan rutin yang belum
tertampung dalam Renstra;
2. Pembantu Dekan dan kajur/ kaprodi menyampaikan arah rencana program dan
kegiatan pengembangan sesuai bidang masing-masing dan sesuai dengan hasil
rapat kerja yang telah diselenggaran di masing – masing unit kerja;
3. Urusan Perencanaan selanjutnya menjelaskan teknis konversi program kegiatan
kedalam form anggaran;
4. Selanjutnya masing – masing anggota rapat melakukan konversi yang dilakukan
oleh masing – masing operator dengan arahan dari masing – masing kepala unit
kerja (kajur untuk jurusan, kaprodi untuk program studi, Dekan, Pembantu
Dekan, ketua unit kerja di bawah dekanat, dan Kepala Tata Usaha sebagai
perwakilan tenaga kependidikan). Proses konversi dimulai dengan mengunduh
form di laman www.perencanaan.fisip.ub.ac.id. Kemudian operator dengan
didampingi masing – masing koordinator unit kerja melakukan konversi program
kegiatan kedalam form yang telah diunduh tersebut. Proses konversi didampingi
oleh urusan perencanaan;
5. Selanjutnya masing – masing unit kerja memasukkan usulan anggaran kepada
urusan perencanaan subbag keuangan & Kepegawaian;
6. Usulan anggaran yang telah dimasukkan selanjutnya dilakukan pembahasan
antara Dekan dan Pembantu Dekan II yang difasilitasi Subbag Keuangan &
Kepegawaian, untuk dilakukan evaluasi, penyelarasan, dan koreksi berbagai
usulan kegiatan yang telah diusulkan;
7. Usulan anggaran yang telah disetujui Dekan beserta Pembantu Dekan II
diserahkan kembali kepada masing-masing unit kerja sebagai petunjuk dan
pedoman kegiatan selama satu tahun anggaran;
8. Subbag Keuangan & Kepegawaian selanjutnya mengintegrasikan serta
menggabungkan anggaran menjadi satu serta dituangkan dalam Kertas Kerja
(KK) FISIP TA. 2016;
6. Adapun ketentuan Kegiatan Dalam Penyusunan Anggaran FISIP UB, adalah.
a. Masing – masing unit kerja wajib melakukan proses konversi;
b. Rincian kegiatan yang ada dalam form dapat ditambah, diganti, tetap, atau
dikurangi sesuai dengan faktor efisiensi anggaran, prioritas kegiatan, dan
kebijakan unit kerja;
c. Kebutuhan belanja pegawai dan operasional rutin harus dipenuhi dan
menjadi prioritas utama;
d. Kegiatan baru yang diusulkan harus dihubungkan dengan output dan
program kerja rektor (sesuai acuan yang telah di upload panitia);
e. Apabila dalam rapat koordinasi terjadi ketidaksepakatan antar masing –
masing anggota, maka dapat dilakukan tindakan pembahasan kembali
bersama – sama dengan memperhatikan prinsip musyawarah untuk
mencapai mufakat, dengan perpanjangan waktu rapat. Tetapi apabila
alternatif tersebut masih tidak menghasilkan kesepakatan maka terhadap
butir-butir ketidaksepakatan dijadikan catatan pembahasan dalam notulen
rapat, untuk diputuskan bersama antara Dekan dan Pembantu Dekan II
dengan memperhatikan keterbatasan waktu yang tersedia untuk penyusunan
KK.
VI. Peserta
Peserta yang hadir dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha
adalah:
1. Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III;
2. Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Program Pascasarjana beserta
masing-masing sekretaris;
3. Kepala Tata Usaha, kasubag, kaur, Ketua Gugus jaminan Mutu, Ketua Badan
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, serta koordinator laboratorium;
4. Panitia pembantu umum.
VII. Tugas dan Tanggung Jawab Peserta
Untuk kelancaran pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB, dibawah ini
diperjelas pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing peserta. Pembagian
ini dilakukan dengan mempertimbangkan kewenangan masing-masing peserta,
penjelasan pembagian kewenangan tersebut sebagai berikut:
1. Dekan
a) Menyampaikan penjabaran rancangan awal Rencana Kerja 2016 yang
merupakan bagian dari Renstra FISIP UB Tahun 2016 - 2020 yang meliputi
arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas sampai dengan kegiatan
operasionalnya beserta target capaian dan indikasi pendanaannya yang akan
dilaksanakan oleh masing – masing unit kerja di bawah fakultas;
b) Menyampaikan tanggapan terhadap program dan kegiatan dalam rancangan
anggaran yang diajukan masing – masing peserta rapat, untuk disinkronkan
dengan program dan kegiatan fakultas;
c) Melakukan penelaahan terhadap RAB untuk setiap uraian/komponen yang
disusun oleh masing – masing peserta dari sudut dukungan bagi pencapaian
prioritas pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya
kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai serta kemampuan pendanaan
terhadap kegiatan;
d) Sinkronisasi kegiatan-kegiatan yang telah menjadi kesepakatan dengan
berbagai Peraturan seperti perpres Pengadaan Barang dan Jasa, peraturan
mengenai prinsip – prinsip pengelolaan keuangan, Standar biaya Umum dan
Standar Biaya khusus, UU Pendidikan tinggi, dan Peraturan mengenai BLU;
f) Menetapkan dokumen KK FISIP UB.
2. Dekanat, Kajur, Kaprodi, Ketua Program Pascasarjana, Ko. Unit Kerja dibawah
Dekanat
a) Menyusun rancangan program kerja masing – masing bidang beserta Rincian
Anggaran Biaya (RAB);
b) Mempresentasikan gambaran rancangan program kerja masing – masing
bidang, rencana pencapaian sasaran dan target dari program dan kegiatan
serta perkiraan pendanaannya;
c) Menyepakati dokumen KK FISIP UB.
3. Peserta Lain
a) Melaksanakan konversi kegiatan kedalam form KK 2016;
b) Membantu penelaahan terhadap RAB untuk setiap uraian/komponen yang
disusun oleh masing – masing bidang guna mendukung pencapaian prioritas
pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran
dan target yang akan dicapai serta pendanaan terhadap kegiatan;
c) Menjadi notulen rapat kerja.
VIII. Keluaran
Dengan dilaksanakannya Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB ini, telah dihasilkan
kesepakatan dan pemahaman yang sama atas arah kebijakan dan prioritas kegiatan yang
tertuang dalam Kertas Kerja Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik Universitas Brawijaya
Tahun Anggaran 2016.
IX. TINDAK LANJUT
Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB telah menghasilkan sebuah
kesepakatan yang meliputi arah kebijakan, sasaran dan target, yang dituangkan dalam
KK. Untuk itu hasil kesepakatan dalam Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB akan
ditindaklanjuti oleh Pembantu Dekan II beserta Subbag. Keuangan dengan melakukan
langkah-langkah sebagai berikut:
a) Melakukan penyempurnaan terhadap Rancangan Awal KK FISIP UB TA.2016;
b) Melakukan kompilasi hasil dari Rapat Kerja Pimpinan fakultas untuk dijadikan
masukan dalam proses penyempurnaan Renstra FISIP UB Tahun 2016 – 2020.
X. RUNDOWN ACARA
No Kegiatan Waktu Keterangan
Kamis, 2 April 2015
1. Persiapan 10.30 – 11.00 Panitia
2. Perjalanan ke Hotel 11.30 – 12.00 Panitia
3. Registrasi & Pembagian kamar 12.00 – 13.00 Panitia
4. Sambutan, Pembukaan dan
Pengarahan 13.00 – 13.30 Dekan
7. Pengarahan Pembantu Dekan I 13.30 – 14.00 PD I
9. Pengarahan Pembantu Dekan II 14.00 – 14.30 PD II
Pengarahan Pembantu Dekan III 14.30 – 15.00 PD III
10. Istirahat, Sholat Ashar dan coffee break
15.00 – 15.30 Panitia
11. Presentasi Kajur Sosiologi 15.30 – 16.00 Moderator
12. Presentasi Kajur Ilmu Komunikasi 16.00 – 16.30 Moderator
13. Presentasi Kaprodi Psikologi 16.30 – 17.00 Moderator
14. Presentasi Kaprodi Hubungan Internasional
17.00 – 17.30 Moderator
15. Istirahat, Sholat Magrib dan Makan malam
17.30 – 19.00 Panitia
16. Presentasi Kaprodi Ilmu Politik 19.00 – 19.30 Moderator
17. Presentasi Kaprodi Ilmu Pemerintahan 19.30 – 20.00 Moderator
18. Presentasi Ketua Pascasarjana 20.00 – 20.30 Moderator
Jum’at, 3 April 2015
1 Morning Gathering 06.00 – 07.00 Panitia
2 Makan Pagi 07.00 – 08.30 Panitia
3 Penjelasan kebijakan pengelolaan
kegiatan dan anggaran 08.30 – 10.00 PD II
4. Coffee Break 10.00 – 10.15 Panitia
5. Penjelasan teknis proses konversi 10.15 – 11.00 Perencanaan
7. Sholat Jum’at 11.00 – 13.00
Proses konversi usulan kegiatan kedalam KK 2016
13.00 – 15.00 Panitia
Istirahat, Sholat Ashar dan coffee break
15.00 – 15.30 Panitia
Proses konversi usulan kegiatan kedalam KK 2016
15.30 – 17.00 Panitia
Istirahat, Sholat Magrib dan Makan malam
17.30 – 19.00 Panitia
Proses konversi usulan kegiatan kedalam KK 2016
19.00 – 20.30 Panitia
Sabtu, 4 April 2015
1 Morning Gathering 06.00 – 07.00 Panitia
2 Makan Pagi 07.00 – 08.30 Panitia
3 Pleno Pengajuan Anggaran 2016 08.30 – 10.00 PD II / Dekan
4. Coffee Break 10.00 – 10.15 Panitia
5. Lanjutan Pleno Pengajuan Anggaran
2016 10.15 – 11.00 PD II / Dekan
6. Penutupan 11.00 – 11.30 PD II / Dekan
7. Berkemas 11.30 – 12.00
XI. PENUTUP
Laporan Pertanggungjawaban ini diharapkan dapat menjadi sarana evaluasi dan
petunjuk Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB pada tahun – tahun yang akan
datang.
Malang, 6 April 2015
Ketua Pelaksana,
Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si
1974010720060410
XII. LAMPIRAN
Form Kertas Kerja, Jenis output, dan Program Kerja Rektor dapat di download di
www.perencanaan.fisip.ub.ac.id. Dibawah ini juga dilampirkan foto kegiatan
Rakerpim FISIP UB tanggal 2 – 4 April 2015.