BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya

informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Karena

pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi

sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi

manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses

kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh

aktivitas organisasi, arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi,

arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan

kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dalam aktivitasnya.

Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan

suatu arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume

arsip pada suatu organisasi semakin hari akan semakin bertambah. Dengan

bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan

mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang

tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat

jika sewaktu-waktu diperlukan. Dengan demikian diperlukan berbagai usaha

pengaturan volume arsip. Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai

guna merupakan salah satu usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu

dilakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan

ditimbulkan, seperti permasalahan yang berkenaan dengan penyediaan

anggaran, ruangan, tenaga serta perlengkapannya.

Berdasarkan kegunaan arsip yang sangat penting, maka diperlukan

adanya penataan arsip yang teratur dan menyeluruh. Kearsipan yang teratur

dan menyeluruh merupakan alat informasi dan referensi sistematik yang dapat

membantu pimpinan pada lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta guna

memperlancar kegiatannya. Selain itu, penataan arsip yang baik dan benar

akan memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya akan

dikerjakan.

1

Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber

informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang

Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang

menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang

harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Terkait dengan

adanya Undang-Undang khusus tentang kearsipan tersebut, arsip dalam suatu

organisasi/instansi merupakan bahan pertanggungjawaban tertentu dan

memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan pemerintah. Oleh sebab itu

sebuah lembaga/pencipta arsip memiliki tanggungjawab dibidang

pengelolaan arsip dinamis. Karena arsip dinamis merupakan arsip yang

masih dipergunakan atau dipakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari,

maka lembaga yang bersangkutan diharapkan untuk dapat mempertahankan

arsip dinamis untuk masa tertentu.

Dunia perkantoran yang semakin maju, seiring dengan

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada umumnya dan bidang

administrasi pada khususnya menyebabkan bidang kearsipan berkembang

pula. Hal ini wajar dan memang harus demikian, sebab jika tidak

kelancaran dalam memproses danmemecahkan masalah (decision making)

yang muncul dalam bidang administrasi tersebut akan mengalami kendala.

Salah satu temuan teknologi yang sangat berpengaruh terhadap kelancaran

proses dan pemecahan masalah dalam bidang administrasi dan terhadap

berbagai aspek kehidupan adalah komputer. Penggunaan komputer

dalam bidang administrasi sudah sedemikian luas dan ternyata mampu

meningkatkan efisiensi kegiatan. Dalam kaitan ini, kearsipan merupakan

bagian yang tidak terpisahkan dari keberhasilan tersebut, karena data dan

informasi yang menjadi input dari setiap proses pengolahan informasi

menggunakan komputer.

Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan

kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal

dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh

kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang

2

terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari

sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi

yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang

akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.

Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah

komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai

efisiensi pekerjaan.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan

administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai

alasan dan berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun

terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya

pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun

swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu

menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-

aktivitas kerja lainnya.

Kantor pemerintah pada umumnya berfungsi melayani

kepentingan umum, dimana salah satu di antaranya memerlukan

pengelolaan arsip dinamis yang sebaik-baiknya. Dalam upaya memberikan

pelayanan, instansi tersebut dituntut bertindak cepat dan akurat. Instansi

pemerintah harus mengolah data secara cepat dan cermat, sehingga akan

menghasilkan informasi yang akurat, karena informasi yang dihasilkan

tersebut akan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk

pengambilan keputusan (decision making).

Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Sampang merupakan

salah satu instansi pemerintah. Sebagai instansi pemerintah yang melayani

kepentingan umum dituntut untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan dengan

cepat, tepat dan akurat. Agar dapat melaksanakan pelayanan yang optimal,

diperlukan adanya penanganan yang serius dibidang kearsipan agar tercipta

suatu mekanisme kearsipan yang baik. Untuk mewujudkan kearsipan yang

baik dibutuhkan adanya disiplin dan semagat kerja yang tinggi dari para

pegawai, tersedianya fasilitas dan tempat penyimpanan arsip yang memadai,

penataan arsip yang baik dan sistem kerja yang efisien , sehingga dapat

3

menghemat waktu, biaya dan tenaga yang dapat merealisasikan visi, misi,

serta tujuan Kantor Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Sampang

secara optimal.

Berdasarkan pengamatan Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan

Kabupaten Sampang ini, tampak bahwa intansi yang memiliki aktivitas yang

padat ini dihadapkan pada berbagai persoalan arsip, terutama pada

pengelolaan arsip dinamis, salah satu diantaranya adalah fasilitas kearsipan

yang kurang memadai baik secara kualitas maupun kuantitas. Dari segi

kualitas masih banyak boks tempat arsip yang sudah rusak yang belum

diganti, kurangnya tenaga pengelola kearsipan, suhu udara yang lembab,

penggunaan warna ruangan yang kurang tepat, sedangkan dari segi

kuantitas dapat dilihat dari banyaknya arsip yang dalam penyimpanannya

belum disimpan di filing cabinet maupun belum ditempatkan di rak-rak arsip

dan map-map yang berisi arsip dinamis aktif yang di tumpuk menjadi satu di

ruang kerja.

.

B. Tujuan praktik kerja kearsipan

1. Praktik Kerja Kearsipan (PKK )ASIP443ini merupakan salah satu

upaya meningkatkan kualitas lulusan Program Studi D-IV Kearsipan

sebagai calon arsiparis ahli.

2. Meningkatkan kemampuan profesionalisme penulis dalam proses kerja

nyata di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang.

3. Diharapkan setiap mahasiswa dapat menerapkan ilmu kearsipan di

instansinya masing-masing,sehingga tercipta pengelolaan kearsipan

yang baik dan nantinya akan tercipta budaya tertib administrasi dan

tertib arsip.

C. Sistematika/ metode penulisan

PKK ASIP4435 disusun dalam bentuk laporan agar mudah dipahami

dan efisien.

4

Pengumpulan data dilakukan dengan cara melihat data fisik,

wawancara dengan petugas yang bersangkutan, melakukan

dokumentasi, pengamatan arsip dan sarana prasarananya.

Pengelolaan data disajikan dengan verifikasi terlebuh dahulu dengan

nara sumber yang ada.

Penyajian data ditampilkan secara kualitatif agar mudah dimengerti

oleh pembaca.

Laporan di buat secara singkat, padat, jelas dan mudah ditangkap

makna dan isi inti yang dilaporkan

Lokasi PKK dilaksanakan di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah

Kabupaten Sampang dari tanggal 12 s/d 24 Oktober 2015.

Teknik Sampling dilakukan dengan sistem Random Sample

Sumber data diperoleh secara primer.

Lampiran- Lampiran

5

BAB II

KEADAAN KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

KABUPATEN SAMPANG

A. Sejarah berdirinya

Awalnya Masuk di bagian Organisasi Sekretariat Daerah dan sekarang

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Berdasarkan PERDA no. 12 tahun

2008. Profil Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang

Terletak di jln KH. Wahid Hasyim No 23. Diman sebelumnya bergabung

dengan kantor pemerintah kabupatrn sampang tepat pada tahun 2002

berpindah kekantor perizinan kabupaten sampang.

Pada tahun 2008 dengan dana 500 juta dari pendanaan APBD

kemudian lembaga ini dibangun di jln. Kh.wachid hasyim No.23 dimana

Lembaga kearsipan ini terdiri dari ketatausahaan, pengembangan arsip,dan

pengolahan data elekronik.Seksi Pengelolaan, pengolahan dan penyimpanan

arsip tersebut, terdiri dari 1 gedung 2 lantai dengan luas

tanah&bangunan:301 M2,ruang tersebut berisi berbagai macam arsip.antara

lain arsip foto.dokumen Negara,buku-buku,koran

Berdasarkan Peraturan Daerah N0 9 tahun 2008 tentang pembentukan

susunan, kedudukan dan tugas pokok lembaga teknis daerah berdirilah Kantor

Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang.Susunan organisasi

Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang menjadi

4,yaitu:sub bagian tata usaha,seksi pengelolaan arsip,seksi pengelolaan

perpustakaan dan kelompok jabatan fungsional.

Perkembangan arsip semakin pesat,sehingga membutuhkan tempat

penyimpanan arsip yang layak dan luas, maka seksi pengelolaan arsip menjadi

satu lokasi dengan kantor perputakaan daerah tepatnya dibelakang kantor

Bank Jatim.

6

B. Gedung, Ruang dan perlengkapannyaLantai 1

No. Nama Ruang Perlengkapan Jumlah1. Ruang tunggu Kursi sofa

Meja tamu Papan struktur Papan pengumuman

2211

2. Informasi &pengaduan Meja resepsionis Filling kabinet TV AC split komputer

11111

3. Kasi.pengelolaan arsip&dokumentasi

lemari buku besi Filling kabinet Lemari penyimpanan AC Kursi Laptop Meja Komputer

222110461

4. Kasi Akuisisi & pengelolaan

Lemari kayu AC Rak kayu Kursi kerja Eselon Meja sortir Meja komputer Mesin ketik manual Komputer Filling kabinet

1114111111

5. R. Tata Usaha Laptop Printer Kursi staf Filling kabinet Kursi kerja Eselon Meja komputer

311333

6. R.Ka SuBag Tata Usaha Filling Kabinet CCTV Piagam Meja sortir Kursi kerja eselon Printer Kursi sofa

2122211

7. Ruang Lab. Bahasa Kursi & meja Lemari besi Papan LCD

37121

7

head set 328. R. Aula Meja

Kursi lemari referensi AC Papan Struktur KORPRI Papan Struktur Darma

Wanita

824121

19. R. Gudang Rak Besi

Lemari Besi Kursi Lipat

3150

10. R. Musholla AC Gantungan Mukena Karpet Jam Dinding

11551

11. Kantin Etalase Meja kursi

225

12. Dapur Kompor Tabung gas

11

13. R.Toilet Tempat sabun Kaca cermin

33

Lantai 2

No. Nama Ruang Perlengkapan Jumlah1. Depo Arsip Rak Besi

Bok Arsip Fumigasi

20225001

2. R. Kantor Kepala Meja kerja eselon Kursi kerja eselon Filling kabinet Peta sampang Piala TV Kursi sofa

1111111

3. Kasi.Pelayanan&Referensi

Filling kabinet AC Kursi kerja Meja Kerja Komputer

11221

4. R. Perpustakaan Meja baca Lemari katalog Kursi baca Lemari besi

252301

8

Rak buku Rak besi Meja rapat Buku TV AC split Lemari arsip

134319.3971132

5. R. Internet Meja lesehan AC Split Lemari kaca Komputer Wifi

31111

6. Referensi Meja baca Kursi Buku Rak buku

55203

C. Kondisi Pengelolaaan Arsip

Berdasarkan pengamatan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Sampang ini, tampak bahwa intansi yang memiliki aktivitas yang

padat ini dihadapkan pada berbagai persoalan arsip, terutama pada pengelolaan

arsip dinamis, salah satu diantaranya adalah fasilitas kearsipan yang kurang

memadai baik secara kualitas maupun kuantitas. Dari segi kualitas masih banyak

boks tempat arsip yang sudah rusak yang belum diganti, kurangnya tenaga

pengelola kearsipan, suhu udara yang lembab, penggunaan warna ruangan yang

kurang tepat, sedangkan dari segi kuantitas dapat dilihat dari banyaknya

arsip yang dalam penyimpanannya belum disimpan di filing cabinet maupun

belum ditempatkan di rak-rak arsip dan map-map yang berisi arsip dinamis aktif

yang di tumpuk menjadi satu di ruang kerja.

Karena begitu banyaknya permasalahan pengelolaan arsip serta

keterbatasan biaya, waktu dan tenaga dalam penelitian ini lebih menekankan

pada pengelolaan arsip dinamis yang meliputi : pengelolaan naskah dinas

atau surat masuk, pengelolaan naskah dinas atau surat keluar, sistem

penyimpanan arsip, azas penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan, petugas

kearsipan, lingkungan kerja kearsipan, pemeliharaan dan pengamanan arsip

pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang

9

D. (Penerimaan Arsip, Pengelolaaan dan Pemeliharaan)

1.PENERIMAAN ARSIP

Penerimaan arsip/accessioning adalah proses yang mana unit

kearsipan mengambil alih pemeliharaan fisik dan kontrol hukum serta

adminisrtif atas rekod yang diterima.

Rekod diterima oleh unit kearsipan menjadi milik dan

tanggungjawabnya.Mereka harus peduli dan dapat menyediakan informasi

bagi peneliti-peneliti dalam rangka penggunaan dengan kebijakan-

kebijakan dan regulasi lembaga arsip.

Waktu dan keadaan dari penerimaan adalah perhatian penilaian yang

terpenting.

Dalam kegiatan penerimaan rekod dikelompokkan secara kasar

berdasarkan asal-usulnya dan bentuk fisiknya,serta kondisinya.Mereka

mendeskripsikan sesuai dengan unsur-unsur kunci dari pencipta

arsip,nama unit kerja atau jeniis arsip,jumlah,waktu dan sumber.Hasilnya,

selama penerimaan unit kearsipan membangun berbagai bentuk kontrol

dan menyediakan, baik legal dan hukum pemeliharaan dan memberikan

akses intelektual dan fisik.

Ada 5( lima ) kegiatan yang mencakup dalam penerimaan,yaitu:

1. Persiapan kerja dilapangan

2. Pemindahan administif,legal dan fisik

3. Analisis rekod fisik

4. Analisi isi

5. Pendataan awal

6.

Pemindahan fisik bahan-bahan arsip harus dalam kotak arsip

standart, artinya kotak Sudah ditentukan oleh peraturan/kebijakan

lembaga ( biasanya ukurannya 20x40x10 dan nonasam),daftar isi kotak

10

harus tercantum kotak bernomor,berlabel dengan nama pencipta

rekod,penyumbang,peminjam dan lainnya.

Contoh kotak arsip pada waktu pemindahan arsip:

Daftar kotak penerimaan dari unit kerja:

Alamat:

Telp:

Orang yang bertanggung jawab:

No kotak isi

( judul seri, cakupan tahunn pertama dan folder terakhir judul/jumlah)

1.

2.

3.

Dst.

Dokumentasi penerimaan arsip, merupakan kegiatan pencatatan selama

penerimaan atau pemindahan arsip dengan memperhatikan beberapa hal

berikut ini:

1. Daftar penerimaan yang mencakup

a. Nomor penerimaan

b. Asal-usul

c. Deskripsi ringkas

d. Kurun waktu

e. Jumlah

f. Lokasi

g. Kondisi akses

h. Hak cipta( copy right )

i. Kondisi fisik

j. Daftar boks

k. Catatan

l. Donor atau pemilik sebelumnya

m. Nomor akuisisi

11

n. Tanggal terima

o. Pengumpul

p. Tanggal

2. Dokumen lainnya

Sebagai bahan pertimbangan penerimaan arsip perlu juga diperhatikan

Dokumen kebijakan pengembangan,pengadaan atau penambahan koleksi

sesuai dengan misi dan tujuan kearsipan yang sudah direncanakan.Secara

matriks,kegiatan mencerminkan antara arah pengembangan koleksi dan

penerimaan bahan-bahan dari unit – unit atau instansi lainnya.

Contoh: Arah perkembangan arsip universitas sesuai dengan program

universitas itu sendiri.

3. Persyaratan hukum dan administrasi

Persyartan hukum dalam penerimaan arsip adalah adanya kebijaka

penerimaan dengan perjanjian dari pemberi bahan atau donor.

Contoh: Formulir perjanjian terlampir antara unit kearsipan dengan donor

tertanda berita acara.

2.PENGOLAHAN /PENGELOMPOKKAN ARSIP

Pengolahan / pengelompokkan arsip atau disebut juga penataan dan

pendeskripsian arsip,merupakan kegiatan yang sangat dalam pengolahan

rekod-rekod yang dihasilkan oleh organisasi.Dengan adanya penataan akan

memudahkan pengguna dalam menemukan informasi yang dicarinya

dengan cepat,tepat dan akurat.Arsip dalam lembaga organisasi, sangat

berperan, salah satunya dapat digunakan untuk mendukung proses

pengambilan keputusan bagi pimpinan dan sebagai hasil transanksi

melakukan kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Kegiatan persiapan

2. Sarana dan prasarana

3. Penyiangan / pemilahan arsip

12

4. Penataan dan pendeskripsian arsip

Pendeskripsian arsip merupakan bagian dari penataan, yang bertujuan untuk

memberikan akses informasi mengenai:

a. Asal-usul arsip

b. Struktur sistem pemberkasan

c. Bentuk dan isis

d. Hubungan arsip satu dengan yang lainnya

e. Akses untuk temu kembali arsip

Pendeskripsian arsip terdiri dari beberapa tingkatan/ level, yang terdiri dari 26

unsur yang digunakan untuk menyusun suatu deskripsi.Tidak semua unsur

tersebut dipergunakan tergantung dari isi informasi yang dimiliki oleh

arsip itu sendiri, unsur yang sering digunakan dalam organisasi terdiri dari

5 unsur,yaitu:

1. Bentuk redaksi

2. Isi masalah

3. Tingkat perkembangan

4. Tangaal penciptaan

5. Bentuk luar

Untuk memudahkan dalam melakukan penataan arsip, terutama arsip yang

tidak teratur dapat menggunakan beberapa prinsip yang harus

dijalani,yaitu:

a. Prinsip asal-usul

b. Prinsip aturan asli

c. Prinsip kegunaan

d. Prinsip rotasi

e. Prinsip fungsional

13

f. Prinsip organisasi/prinsip masalah

Kegiatan penataan arsip tidak teratur adalah:

a. Pengelompokkan arsip berdasarkan asal-usul

b. Penilaian arsip

c. Pemusnahan non arsip

d. Pembungkusan arsip

e. Penyusunan kartu kendali

f. Pelabelan pada boks

g. Penempatan boks arsip

Dengan adanya penataan dan deskripsi arsip arsip akan menuntun pengguna

dalam menemukan berkas yang akan dicarinya serta menyediakan akses

ntuk temu kembali arsip.

3.PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP

Seiring dengan kegiatan organisasi maka,

perkembangan ,pertmbuhan, dan pertambahan arsip/ rekod yang semakin

meningkat setiap waktu.Pertumbuhan jumlah arsip ini dapat

mengakibatkan tidak ekonomis,in-efisiensi dan in-efektivitas, karena arsip

yang seharusnya dapat dimusnahkan atau dibuang masih tetap disimpan.

Hal tersebut akan terjadi bila program pengurangan atau penyusutan atau

pemusnahan arsip tidak dilakukan.

Dasar dari program penyusutan dan pengurangan arsip / rekod adalah

seleksi berdasarkan nilai guna yang terkandung dalam arsip/rekod.Program

seleksi dan penilaian arsip, dirancang dan dikembangkan oleh institusi

berdasarkan identifikasi dan sesuai atas rekod-rekod yang jumlahnya mulai

meningkat dan menunjukkan penurunan kegunaanya bagi unit pencipta

arsip dalam lingkungan institusi yang bersngkutan.Akhir dari program

penilaian ( Apraisal ) adalah tersedianya Jadwal Retensi Arsip ( JRA),yaitu

yang memuat keterangan berapa lama arsip disimpan dan kapan harus

14

dimusnahkan atau kapan arsip harus segera dipindahkan dari unit

kerja/pengolah/pencipta ke unit kearsipan.

Program penyusutan dan penilaian arsip memiliki landasan

hukum.Landasan hukum mengikuti peraturan atau regulasi pemerintah

dalam negara yang bersangkutan.Di Indonesia landasan hukum yang

digunakan untuk mencapai tujuan ini adalah Surat Edaran Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia serta Peraturan Pemerintah.

Landasan hukum yang menaungi kegiatan tersebut di Negara Indonesia adalah:

1. Peraturan Pemerintah No:34/1979, tentang Penyusutan Arsip

2. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia(SE)No

1/1982,tentang Penyimpanan ArsipIn-Aktif

3. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia(SE)No

2/1983,tentang Penentuan Nilai Guna Arsip

4. Undang-undang (UU)No .8/1997,tentang Dokumen Perusahaan

5. Undang-undang(UU)No.7/1971,tentang Pokok-pokok Kearsipan.

Landasan hukum ini menjadi pedoman lembaga-lembaga, baik pemerintah

maupun

swasta dlam rangka memelihara dan mengelola dalam menyimpan arsip sesuai

dengan prinsip ekonomi,efisiensi,dan efektifitas organisasi.

4.PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP

Dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang harus diperhatikan adalah:

a. Prinsip Manajemen

Yaitu prinsip yang berhubungan dengan manajemen JRA yang tepat dalam

organisasi.Prinsip manajemen itu meliputi:

-Adanya dukungan manajemen sebelum pengembangan /penyusunan JRA

-Menunjuk koordinator yang bertanggungjawab atas

penyusunan,pengembangan,dan pengeperasian JRA.

-Melibatkan berbagai unsur (Partisipan) yang memiliki fungsi yang ada

diorganisasi yang terkait dengan penyusun JRA.

15

b. Prinsip Pembuatan (Pengembangan)

Prinsip ini berkaitan dengan proses pengumpulan informasi dari berbagai

unsur

yang ada didalam organisasi untuk menetapkan masa simpan dan prosedur

penyusutan.

Ada 6 prinsip yang harus dipegang berkaitan hal ini,yaitu:

1. Menyusun/mengembangkan JRA dengan cara yang sistematis berdasarkan

prosedur yang runtut dan tepat

2. Mengumpulkan informasi dari stf didalam organisasi pembuat JRA yang

meliputi pengguna/pemilik arsip,pengelola atau orang yang mempunyai

pengetahuan yang berkaitan dengan arsip-arsip yang dimiliki.

3. Memeriksa arsip-arsip untuk menetapkan nilai guna administrsi,

hukum,keuangan ataupun historis.

4. Pemberian keterangan tentang ketentuan masa simpan oleh orang yang

tepat

( misalnya: manajer,bagian hukum,bagian keuangan,bagian pajak)

5. Mendokumentasikan proses penyusunan/pengembangan JRA dan

hasilakhir dari JRA yang sudah disahkan.

6. Mengkoordinasikan pengembangan /penyusunan pelaksanaan program

JRA dengan aspek lain dalam program manajemen

arsip,misalnya:Penyusutan ,penilaian,dan akuisisi.

c.Prinsip isi

Ada 3 prinsip yang harus diperhatikan dan dicermati berkaitan dengan isi

JRA,yaitu:

1. Diperuntukkan bagi penyusutan arsip asli maupun arsip hasil foto copy

2. Diperuntukkan bagi semua media arsip ( kertas,audi-visual ataupun

elektronik)

3. Mencakup semua persyaratan hukum yang harus diikuti/dipenuhi oleh

organisasi,lembaga/instansi yang bersangkutan.

d. Prinsip Implementasi

Terdiri dari 4 hal yang berkaitan dengan JRA untuk menjamin agar JRA

sesuai

16

dengan fungsi organisasi,yaitu:

1. Memusnahkan arsip dengan cara yang sistematis dibawah

persetujuan/sesuai JRA

2. Mendokumentasikan jumlah tipe,jenis arsip yang dimusnahkan serta

tanggal pelaksanaanya.

3. Melakukan pengawasan atas pemusnahan arsip terutama terhadap arsip

yang berkaitan dengan “Litigasi’( Proses hukum )

4. Mengadakan andil,pengawasan dan pelaksanaan prosedur secara tepat.

e.Unsur-unsur dalam JRA.

Jadwal Retensi Arsip memuat minimal 3 unsur yaitu:

1. Jenis Arsip

Yaitu umur berkas yang dicipta,diatas atau dikelolasebagai satu unit

karena mempunyai hubungan baik atau saling berhubungan antara yang

satu dengan yang lainnya,karena kesamaan subjek( masalah),funngsi ,hasil

dari kegiatan yang sama atau hubungan baik atau hubungan lainnya.

2. Masa Simpan Arsip

Terdiri dari 2 hal,yaitu ; masa simpan aktip, dan masa simpan inaktip.Masa

simpan baik aktip maupun inaktip diisi dengan menggunakan angka

( misal: 1 tahun,

2 tahun,6 tahun)atau dengan kalimat( misal: sampai haknya habis,selama

barang masih dimiliki, atau sebelum peraturan yang baru terbit)

3. Nasib Akhir Arsip

Nasib akhir dijelaskan didalam kolom keterangan.Nasib akhir permanen

adalah untuk arsip bernilai guna abadi, sekunder atau historis,musnah

adalah untuk arsip yang sesudah jangka waktu tertentu nilai gunanya

habis, sedangkan nasib akhir dinilai kembali adalah untuk arsip yang sulit

ditentukan musnah atau permanen.

Didalam menentukan nasib akhir harus selalu dilakukan dengan hati-hati.

Contoh tabel:

No Series/jenis Retensi Keterangan

17

Arsip Aktip Inaktip

5.PEMELIHARAN ARSIP

Pengelolaan arsip di instansi pemerintah maupun swasta pada umumnya

belum melaksanakan pemeliharaan arsip secara terprogram.Dalam

pemeliharaan arsip juga banyak instansi pada umumnya masih kurang

memperhatikan teknik pemeliharaan.Beberapa teknik pemeliharaan arsip

konvensional dapat dilakukan melalui penentuan lokasi gedung,ruang

penyimpanan,peralatan arsip dan pemilihan bahan untuk menentukan

media kertas yang digunakan merekam sebagaimana kaidah-kaidah

kearsipan yang berlaku.

Gedung penyimpanan arsip adalah fasilitas kantor yang di desain secara

khusus sebagai tempat untuk menyimpan arsip instansi. Penentuan lokasi

gedung penyimpanan arsip memerhatikan fungsinya, apakah digunakan

untuk menyimpan arsip aktif, inaktif atau statis. Dengan demikian lokasi

gedung untuk penyimpanan araasip memiliki persyaratan yang berbeda

dengan lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif, begitu juga dengan

lokasi gedung penyimpanan arsip statis.

a. Penyimpanan arsip aktif(central file)

Sesuai dengan fungsi arsipnya, yaitu untuk penyelesaian pekerjaan sehari-

hari berada dalam satu kantor dengan, atau tidak jauh dari unit kerja yang

menggunakannya.

b. Penyimpanan arrsip inaktif(recod center)

Berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan

atau mengganggu keamanan fisisk dan informasi arsip.

Hal yang perlu dihindari untuk eneuan lokasi gedung penyimpanan arsip

inaktif adalah daerah-daerah berikut, yaitu :

1. Lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi

18

2. Lokasi bekas hutan dan perkebunan

3. Lokasi rawan kebakaran

4. Lokasi rawan banjir atau kandungan airnya tinggi

5. Lokasi yang berdekatan dengan keramaian atau pemukiman penduduk atau

pabrik.

c. Penyimpanan arsip statis

Lokasi yang paling baik adalah di daerah yang bebas dari

kesibukan industri. Tujuannya adalah untuk menghindari kekotoran udara

yang disebabkan oleh adanya sulfur dioksida, yang merupakan efek

samping dari proses industri, karena sangat membahayakan bagi

kelangsungan hidup kertas.

Cara pemeliharaan arsipkonvensional juga perlu dilakukam melalui

penentuan ruang penyimpanan arsip, yang meliputi :

a. Tata ruang

Tata ruang penyimpanan arsip di bagi 2 yaitu :

1. Ruang kerja \

Ruang kerja merupakan ruangan yang di gunakan untuk kegiatan

menerima

arsip yag baru di pindahkan, memmbaca arsip, mengolah arsip

inaktif,

memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruang fumigasi, dan

ruang lain

untuk bekerja.

2. Ruang penyimpanan arsip inaktif

Digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan jenisnya yang

suatu saat akan dimusnahkan.

b. Beban muatan ruang penyimpanan arsip.

Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak

dan arsip yang disimpan. Penentuan beban muatan ininpenting dilakukn

agar terhindarkan dari kemungkinan retk, turun, atau rntuh apabila berada

pada lantai bertingkat, sehingga mengakibatkan kerusakam arsip.

19

Untuk mengetahui kekuatan lantai ruang dapat menggunakan dasar

perhitungan sebagai berikut :

a. Satuan volume arsip adalah meter linier(ML’)

b. 1 ML’ arsip rata-rata : 50 kg

c. 1 M3 arsip rata-rata : 600 kg

d. 1 M3 arsip : 12 ML’ arsip

c. Kapasitas ruang penyimpanan arsip

Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung

pada kondisi dan kemampuam instansi. Rata-rata setiap 200 m2 ruang

simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1000 ML’ arsip

dengan menggunakan rak statis. Penimpanan menggunakan rakpadat(roll

o’pack) dapat menyimpan 1800 ML’ arsip. Kapasitas ruang penyimpanan

dapa berpengaruh terhadap pemeliharaaan arsip apabila jumlah arsip yang

disimpan dipaksakan sampai melebihi kapasitas ruang yang ada.

d. Suhu dan kelembaban

Suatu cara pemeliharaan arsip konvensional pada umumnya dan

terutama arsip vital atau arsip yang memiliki nilai guna permanen untuk

simpan selamanhhya perlu dilakukan suhu dan kelembaban ruang

penyimpanan arsipnya. Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban

secara teknis dapat dilakukan dngan berbagai cara yaitu pmeriksaan secara

periodik menggunakan alat hygrometer, menjaga sirkulasi udara berjalan

lancar, menjaga suhu udara tidak lebih dari 27 C dan kelembaban tidak

lebih 60 %, hindar penggunakan rakyang padat menjaga ruang agar tetap

nbersih dari kontaminasi gas agar tidak mudah timbul jamur yang akan

merusak kertas.

e. Cahaya dan penerangan

Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang, dan sangat kontras,

sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk

melalui jendeka tidak dapat dihindari maka dapat diberi tirai penghalang

cahaya matahari.

Dengan pengaturan ha-hal tersebut kondisi fisik arsip akan terjaga dengan baik

dan aman.

20

E. Struktur OrganisasiKantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang

merupakan lembaga kearsipan daerah dipimpin oleh seorang kepala kantor

yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab

kepada bupati sampang melalui sekretaris daerah. Dalam tugas dan

tanggungjawabnya kepala kantor di bantu oleh 1 (satu) kepala sub bagian

tata usaha dan 3 (tiga) orang kepala seksi serta kelompok jabatan

fungsional.

Adapun bagan struktur organisasi Kantor Perpustakaan Dan Arsip

Daerah Kabupaten Sampang sebagai berikut:

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI KAPDE

(KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH)

KABUPATEN SAMPANG

F.

G.

F. TenagaJumlah seluruh staf dan pimpinan pada Kantor Perpustakaan Dan

Arsip Daerah Kabupaten Sampang pada tahun 2015 sebanyak 29 orang dengan struktur kepegawaian sebagai berikut :

21

KEPALA KANTORHarunur Rasyid, SH

KEPALA SUB BAG. TATA USAHA

Zamrul Fitriyah, S.sos

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

KEPALA SEKSI KEARSIPANAhmad Suhri, S.AP

KEPALA SEKSI LAYANAN DAN INFORMASISiti Suhaimi,BA

KEPALA SEKSI DEPOSIT DAN PENGOLAHAN

Heri Eko Admojo, S.Sos. MM

Damaiariyanto,SEMoh Holil, SESiti Rokayyah

Imanuna

Hairul AnwarSulistyningsih,A.Md

SumiyemA Khoirul, A. MdAch Syafiuddin

No. Jenjang Jumlah Keterangan1. Pejabat Struktural 5 Kepala Kantor,

Kasubbag TU,Kepala seksi.

2. Fungsional - Pustakawan

3. Staf Struktural 104. Staf Non PNS 12

G. PendanaanPenyelenggaraan / Pelaksanaan Progran selama 5 tahun Di Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang membutuhkan dana yang direncanakan yang besumber dari APBD

H. Layanan ArsipKantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang

Mempunyai tugas pokok untuk memberikan pelayanan dalam bidang

perpustakaan dan kearsipan baik untuk instansi pemerintah dan swasta juga

untuk masyarakt umum. Pelayanan yang diberikan Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kabupaten Sampang di bidang kearsipan meliputi :

1. Pembinaan kearsipanterhadap perangkat daerah dilingkungan

pemerintah Kabupaten sampang.

2. Melaksanakan pengklasifikasian , pendataan dan penataan arsip aktif

dan inaktif dari tiap unit kerja dilingkungan pemerintah Kabupaten

sampang

22

BAB III

MASALAH DAN PEMECAHANNYA

A. Permasalahan

Hambatan-hambatan yang timbul dalam pengelolaan arsip dinamis in

aktif pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang yaitu:

1. Ruangan Kurang Maksimal / untuk menyimpan arsip dinamis inaktif

karena Jumlah AC (Air Conditioner) yang terpasang diruang depo

arsip dinamis hanya satu , hal ini menyebabkan ruangan

penyimpanan menjadi agak sedikit lembab..

2. Kurangnya kesadaran tentang arsip dinamis dari petugas Arsip

SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) sehingga arsip disimpan

tanpa mengikuti aturan pemyimpanan arsip yang benar.

3. Minimnya anggaran dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis

di SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) .

B. Pemecahannya

Usaha-usaha yang sangat bisa dilakukan oleh Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kabupaten Sampang dalam mengatasi hambatan tersebut yaitu

dengan cara:

1. Untuk sementara waktu hal yang sangat memungkinkan adalah

pengunaan kipas angin untuk mengurangi kelembaban dalam

ruangan.

2. Lembaga kearsipan seharusnya lebih optimal melakukan pembinaan

tentang kearsipan terhadap SKPD – SKPD sehingga petugas kearsipan

di tingkat SKPD dapat mengerti dan memahami dengan baik dan benar

tata cara pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis inaktif.

3. Mengusulkan tambahan anggaran ke Pemerintah Daerah agar

anggaran sesuai dengan standart yang dibutuhkan.

23

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil Praktik kerja Kearsipan atau pembahasan yang telah

dipaparkan pada bab sebelumnya bahwa pengelolaan arsip dinamis pada

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang dapat disimpulkan

sebagai berikut:

1) Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan

dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang adalah sistem penyimpanan

berdasarkan pada sistem pokok soal/subjek dengan berpedoman pada

kode klasifikasi.

2) Azas penyimpanan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Sampang adalah azas sentralisasi

3) Peralatan atau sarana kearsipan yang tersedia pada Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang sudah tersedia

namun masih kurang yaitu kurangnya rak arsip yang menyebabkan boks

- boks arsip yang berisi arsip dinamis inaktif ada yang belum di

tempatkan dalam rak arsip.

4) Petugas kearsipan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Sampang dalam hal pengetahuan dan Keterampilan

kurang memadai walaupun ada beberapa pegawai bukan pendidikan

khusus kearsipan.

5) Lingkungan kerja yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Sampang dari segi kebersihan, penerangan, dan

penggunan warna sudah cukup. Namun pada ruang kerja pegawai dan

ruang tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif sudah terpasang AC

namun tidak berfungsi sebagaiman nestinya.

6) Pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis pada Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang dilakukan dengan

memberi kapur barus di dalam boks arsip dinamis atau di sela-sela arsip

dinamis, termit kontrol dan melakukan fumigasi setiap enam bulan

sekali, memasang alat penditeksi api/asap (smoke detector) dan dan alat

24

pemadam kebakaran (Hydrant) di ruang penyimpanan arsip dinamis. Hal

tersebut penting agar arsip dinamis tetap terpelihara dan terjaga serta

merupakan salah satu pencegahan dari bahaya kebakaran.

B. Saran

Berdasarkan hasil penelitian pada bagian sebelumnya, peneliti

dapat memberikan saran-saran sebagai berikut:

1. Perlu segera memasang kembali alat pengontrol suhu udara atau

AC agar kelembaban ruang penyimpanan arsip terutama arsip

dinamis inaktif tetap terjaga.

2. Mengganti warna cat warna netral, terutama lantai ruang tempat

penyimpanan arsip dinamis inaktif.

3. Menambah alat pemadam kebakaran/hydrant karena arsip-

arsip yang disimpan di depo arsip kebanyakan arsip tekstual yang

rentan dengan api/ mudah terbakar.

4. Menambahan anggaran untuk pengelolaan arsip dinamis inaktif.

DAFTAR PUSTAKA

25

1. Basir Barthos. (2007). Manajemen Kearsipan.

Jakarta : PT Bumi Aksara

2. Dorotul Yatimah. (2009). Kesekretarisan Modern dan

Administrasi Perkantoran. Bandung : Pustaka Setia

3. Maulana M.N. (1996). Administrasi Kearsipan.

Jakarta : BHRATARA

4. Samsiyah,Siti(2011)Materi Pokok Praktik Kerja Kearsipan.

Jakarta;Universitas Terbuka.

5. Miller.FM(1990)Arrange and Describing Areves and

Mnuscripts.Chicago;The ASA

6. Martono,Boedi1994)penyusunan dan pengamanan Arsip

Vital.Jakarta;Sinar Harapan.

7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan

arsip

8. Arsip Nasional Republik Indonesia(2002).Terminologi Kearsipan

Nasional.Edisi1.Jakarta:ANRI

9. Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi

Perkantoran.Yogyakarta: Kanisius.

26

DOKUMENTASI PENERIMAAN ARSIP

27

FOTO PENYIMPANAN DAN PENGELOMPOKAN ARSIP

PEMILAHAN NON ARSIP

PENYIMPANAN ARSIP

28

PENYAMPULAN/ PENYABUKAN ARSIP

29

DOKUMENTASI PENYUSUNAN JRA

PEMELIHARAAN ARSIP

30

PENYUSUTAN ARSIP

31

PENERIMAAN ARSIP

No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf

Pembimbing

1. 12

Oktober

2015

07.00-

07.30

07.30-

15.00

Koordinasi

dengan

pembimbing

Pendeskripsian

arsip hukum

pemda

Baik

Pengenalan ruang

depo arsip di

kabupaten Sampang

Pemilahan arsip

2. 13

Oktober

2015

07.00-

07.30

07.30-

15.00

Koordinasi

dengan

pembimbing

Pendeskripsian

arsip produk kab

Sampang

Cukup Baik

Pemilahan arsip

berdasarkan pokok

masalah

3. 14

Oktober

2015

07.00-

07.30

07.30-

15.00

Koordinasi

dengan

pembimbing

Pendeskripsian

dari kantor

pelayanan

masyarakat kab.

Sampang

Baik

Pemilahan non arsip

Pencatatan ijin

mendirikan

bangunan (IMB)

kab. Sampang

4. 15

Oktober

2015

07.00-

07.30

07.30-

15.00

Koordinasi

dengan

pembimbing

Pendeskripsian

dari kantor

pelayanan

masyarakat kab.

Sampang

Baik

Pembagian

kelompok tugas

Pendeskripsian ijin

SITU, HO, TDG,

TDP, TDI, SIUP

5. 16

Oktober

07.00-

07.30

Koordinasi

dengan

Cukup Baik

Pembagian

32

No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf

Pembimbing

2015 07.30-

15.00

pembimbing

Pendeskripsian

arsip dari kantor

pelayanan

masyarakat kab.

Sampang

kelompok tugas

Pendeskripsian ijin

makam baru,

pengabuan mayat,

6. 16

Oktober

2015

07.00-

07.30

07.30-

15.00

Koordinasi

dengan

pembimbing

Pendeskripsian

arsip dari kantor

pelayanan

masyarakat kab.

Sampang

Baik

Pembagian

kelompok tugas

Pendeskripsian ijin

hiburan

33

BERITA ACARA

Penyerahan Arsip Statis dan Inaktif ke Kantor Perpustakaan dan Kearsipan

Kabupaten Sampang

SKPD :

Nomor :

Pada hari ini tanggal bulan tahun , yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama :

Jabatan :

NIP :

Dalam hal ini bertindaka atas nama dan untuk SKPD , selanjutnya disebut

PIHAK PERTAMA.

2. Nama :

Jabatan :

NIP :

Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan

Kabupaten Sampang dan selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Menyatakan telah mengadakan serah – terima Asip Statis dan Inaktif sebagaimana

tercantum dalam daftar terlampir untuk disimpan di Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan

Kabupaten Sampang

Berita acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing :

1. Lembar pertama untuk SKPD

2. Lembar kedua untuk Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Sampang

UNIT KEARSIPAN : SKPD…………….

34

Yang MenyerahkanPIHAK PERTAMA

Kepala SKPD

Yang menerimaPIHAK KEDUA

Kepala Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang

HARUNUR RASYID,SH

Nip. 19640311 1992031007

NOMasalah Arsip Tahun

Jumlah

Bendel ArsipKeterangan

Catatan : arsip bersifat otentik/asli

35

Kepala SKPD

PENYIMPANAN/PENGELOMPOKAN ARSIP

No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf

Pembimbing

1. 17

Oktober

2015

07.00-

15.00 Pendeskripsian

arsip inaktif

Baik

Pencatatan

berdasarkan

masalah arsip

2. 19

Oktober

2015

07.00-

15.00 Pengelompokan

atau pemilahan

arsip

berdasarkan sub

masalah

Cukup Baik

Pendeskripsian

arsip inaktif 25

lembar

Penyabukan

arsip

3. 20

Oktober

2015

07.00-

15.00 Klasifikasi atau

pengelompokan

arsip

Baik

Pemasukan arsip

pada box dan

pemberian kode

numeric

4. 21

Oktober

2015

07.00-

15.00

Klasifikasi

penomoran

arsip

Baik

Pemberian kode

pada boks arsip

5. 22

Oktober

2015

07.00-

15.00

Klasifikasi

penataan arsip

Klasifikasi

program temu

balik arsip

Baik

Penataan dalam

rak arsip sesuai

kode box yang

disusun dari kiri

ke kanan

Membuat

metode alat

temu kembali

dengan

36

No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf

Pembimbing

cepat(nomor

kode,klasifikasi

arsip,inventarisa

si)

37

PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP

No Tanggal Jam Kegiatan Hasil

Paraf

Pembimbin

g

1. 19 Oktober

2015

07.00-

15.00

Pemilahan jenis

arsip

Baik

Seleksi umur

berkas yang

dicipta atau

dikelola

2. 20 Oktober

2015

07.00-

15.00

Penentuan

masa simpan

arsip

Baik

Menetukan

masa simpan

arsip

aktif/inaktif

dengan

angka, misal

1, 2 atau 5

tahun

3. 21 Oktober

2015

07.00-

15.00

Penentuan

nasib akhir

arsip

Baik

Menentukan

nilai guna

arsip

38

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP

NoTangga

lJam Kegiatan Hasil

Paraf

Pembimbing

1. 17

Oktobe

r 2015

07.00-

15.00

Penyeleksian

arsip

Baik

Pemilahan jenis

arsip yang akan

dinilai

/disusutkan

2. 19

Oktobe

r 2015

07.00-

15.00

Identifikasi

arsip

Baik

Identifikasi rekod

– rekod

berdasarkan nilai

guna meningkat

atau menurun

3. 20

Oktobe

r 2015

07.00-

15.00

Penentuan

masa simpan

arsip

Baik

Membuat

keteranganberapa

lama arsip

disimpan atau

dimusnahkan atau

dipindahkan

4. 21

Oktobe

r 2015

07.00-

15.00

Landasan

hukum

penilaian

arsip

Baik

Pedoman

lembaga

memelihara,

mengelola dalam

penyimpanan

arsip

5. 22

Oktobe

r 2015

07.00-

15.00

Program

penilaian

arsip

Baik

Menyeleksi arsip

berdasarkan nilai

guna yang

39

NoTangga

lJam Kegiatan Hasil

Paraf

Pembimbing

terkandung dalam

arsip atau rekod

6. 23

Oktobe

r 2015

07.00-

15.00

Program

penyusutan

arsip

Baik

Dapat diketahui

Arsip yang sudah

habis masa

retensinya bisa

disimpan

permanen atau

dimusnahkan

40

PEMELIHARAAN ARSIP

No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf

Pembimbing

1. 13

Oktober

2015

07.00-

15.00

Perawatan

tata ruang

arsip

Baik

Arsip tersusun

berdasarkan

kode numeric

2. 14

Oktober

2015

07.00-

15.00

Penyimpanan

fisik arsip

Baik

Arsip tertata

rapih pada rak

arsip

3. 15

Oktober

2015

07.00-

15.00

Pengaturan

suhu dan

kelembaban

Baik

Fisik arsip

terjaga suhu

dan

kelembabannya

4. 16

Oktober

2015

07.00-

15.00

Penghitungan

beban muatan

ruang simpan

arsip

Baik

Dapat

mengetahui

kapasitas ruang

simpan arsip

5. 17

Oktober

2015

07.00-

15.00

Pengaturan

cahaya dan

penerangan

Baik

Melindungi

arsip dari

cahaya

matahari secara

langsung

41

Lembar Konsultasi Pembimbing Praktik

Konsultas

i ke-

Tanggal Materi yang dibahas Hasil/saran/tugas Paraf

1 12-10-2015 Sejarah perpus,arsip Baik, mahasiswa

dapat mengetahui

sejarah berdirinya

Kantor Arsip

Sampang.

2 13-10-2015 Penerimaan arsip Baik, mahasiswa

dapat mengetahui

prosespenerimaan

arsip.

3 14-10-2015 Penyimpanan arsip Baik, mahasiswa

dapat mengetahui tata

cara penyimpanan

arsip.

4 15-10-2015 Pemeliharaan arsip Baik, mahasiswa

dapat mengetahui cara

pemeliharaan arsip.

5 19-10-2015 Penilaian /penyusutan

arsip

Baik, mahasiswa

dapat mengetahui cara

penilaian dan

penyusutan arsip.

6 20-10-2015 Jadwal Retensi Arsip Baik, mahasiswa

dapat menyusun JRA

7 21-10-2015 Revisi Laporan TAP Baik, mahasiswa

dapat mengetahui cara

menyusun dan

membuat laporan

TAP.

42

8 22-10-2015 Pemberkasan TAP Cukup Baik,

mahasiswa dapat

membuat TAP sendiri

dengan baik.

43