laporan tahunan penyelenggaraan pemerintahan daerah … 2017... · 2019. 9. 26. · bab iv tugas...
TRANSCRIPT
-
LAPORAN TAHUNAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DAERAH (LPPD)
TAHUN 2017
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PROVINSI KALIMANTAN TIMUR TAHUN 2017
-
DAFTAR ISI HAL Kata Pengantar ................................................................................................................................. i Daftar Isi ........................................................................................................................................... ii Daftar Tabel ..................................................................................................................................... iii BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................................. 2
1. Dasar Hukum ....................................................................................................................... 2 2. Gambaran Umum ............................................................................................................... 3
a. Struktur Organisasi ....................................................................................................... 3 b. Jumlah Pegawai, Kualifikasi Pendidikan, Pangkat dan Golongan, Jumlah Pejabat
Struktural dan Fungsional ............................................................................................ 7 c. Standar Operasional Prosedur Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur ........................................................................................................ 10 d. Visi dan Misi.................................................................................................................. 14 e. Strategi dan Arah Kebijakan ............................................................................ 16
BAB II Program dan Kegiatan Tahun ........................................................................................ 21
1. Program dan Kegiatan ........................................................................................................ 21 a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran ............................................................ 21 b. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur ................................................ 21 c. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah ........................... 22 d. Program Penyusunan Dokumen Perencanaan,Pengendalian dan Evaluasi
Penyelenggaraan Pemerintahan .................................................................................. 22 e. Program Pengelolaan Arsip .......................................................................................... 22 f. Program Pengawasan Kearsipan .................................................................................. 22 g. Program Pengembangan Perpustakaan,Kearsipan dan Pembudayaan
Kegemaran membaca .................................................................................................. 22 h. Program Peningkatan Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan ..................... 22 i. Program Depository, Pelestarian, Pengembangan dan Pengolahan
Bahan Pustaka .............................................................................................................. 22 2. Tingkat Pencapaian ............................................................................................................. 13 3. Alokasi dan Realisasi Anggaran ........................................................................................... 29 4. Perencanaan Pembangunan ............................................................................................... 32 5. Kondisi Sarana dan Prasarana Yang Digunakan .................................................................. 32 6. Permasalahan dan Solusi .................................................................................................... 40
BAB III Pelaksanaan Tugas Pembantuan ................................................................................... 47
1. Tugas Pembantuan Yang Diterima ..................................................................................... 47 a. Dasar Hukum ................................................................................................................ 47 b. Instansi Pemberi Tugas Pembantuan ........................................................................... 47 c. Program dan Kegiatan .................................................................................................. 48 d. Realisasi Pelaksanaan Program Kegiatan ..................................................................... 48 e. Sumber dan Jumlah Anggaran ...................................................................................... 48
BAB IV TUGAS Umum Pemerintahan ........................................................................................ 51
1. Kerjasama Antar Daerah ..................................................................................................... 51 a. Daerah Yang Telah Melaksanakan Kerjasama .............................................................. 51 b. Dasar Hukum ................................................................................................................ 52 c. Bidang Kerjasama ......................................................................................................... 52 d. Nama Kegiatan ............................................................................................................. 52
-
e. Sumber dan Jumlah Anggaran ...................................................................................... 53 f. Hasil (output) Dari Kerjasama ...................................................................................... 53. g. Permasalahan dan Solusi .............................................................................................. 53
2. Kerjasama Daerah dengan pihak ketiga dan Instansi vertikal di daerah ............................ 54 a. Kerjasama Daerah ........................................................................................................ 54 b. Dasar Hukum ................................................................................................................ 55 c. Bidang Kerjasama ......................................................................................................... 56 d. Nama Kegiatan ............................................................................................................. 56 e. Sumber dan Jumlah Anggaran ...................................................................................... 56 f. Hasil (output) Dari Kerjasama ...................................................................................... 57 g. Permasalahan dan Solusi .............................................................................................. 57
BAB V Penutup ........................................................................................................................ 58
-
DAFTAR TABEL HAL
1. Tabel 1 Jumlah Pegawai Berdasarkan Golongan ( Per Desember 2017 ) ............................ 7
2. Tabel 2 Jumlah Pejabat Struktural Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Prov.
Kaltim (per bulan Desember 2017) ................................................................................... 8
3. Tabel 3 Jumlah Pegawai Berdasarkan Jabatan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Daerah Prov. Kaltim (per bulan Desember 2017) .............................................................. 8
4. Tabel 4 Jumlah Pejabat Fungsional Tertentu Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Prov. Kaltim (per bulan Desember 2017) ......................................................................... 9
5. Tabel 5 Jumlah Pegawai Kontrak/Non PNS Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Prov. Kaltim (per bulan Desember 2017) ........................................................................... 9
6. Tabel 6 Penjabaran Misi ke Sasaran Strategis Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Prov. Kaltim ...................................................................................................................... 19
7. Tabel 7 Penjabaran Tujuan ke Sasaran Sasaran Strategis Dinas Perpustakaan Dan
Kearsipan Daerah Prov. Kaltim ......................................................................................... 19
8. Tabel 8 Indikator Kinerja Utama ....................................................................................... 19
9. Tabel 9 Capaian Pengukuran Kinerja Tahun 2017 .............................................................. 23
10. Tabel 10 Data Pengunjung Berdasarkan Profesi Tahun 2013,2014,2015,2016 dan 2017 .... 24
11. Tabel 11 Data peminjam Berdasarkan Profesi Tahun 2013,2014,2015,2016 dan 2017 ....... 24
12. Tabel 12 Data buku yang dipinjam berdasarkan klasifikasi DDC Tahun 2013 , 2014, 2015,
2016 dan 2017 .................................................................................................................. 25
13. Tabel 13 Data jumlah anggota baru dan perpanjangan berdasarkan profesi dan jenis
kelamin pendaftaran Tahun 2013,2014,2015, 2016 dan 2017 ............................................ 25
14. Tabel 14 Data iKaltim Periode Desember 2017 ................................................................. 27
15. Tabel 15 Sebaran Perpustakaan di Kalimantan Timur Sampai Dengan Desember 2017 ..... 27
16. Tabel 16 Jumlah Pustakawan Menurut Jenis Perpustakaan Di Kalimantan Timur Sampai
Dengan Desember 2017 .................................................................................................... 28
17. Tabel 17 Jumlah Pustakawan Menurut Kelompok Jabatan Di Kalimantan Timur Sampai
Dengan Desember 2017 .................................................................................................... 29
18. Tabel 18 Keadaan Keuangan APBD dan APBD‐P Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2017 ............................................................................. 31
19. Tabel 19 Realisasi Keuangan APBD dan APBD‐P Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2017 ............................................................................. 31
20. Tabel 20 Realisasi Pendapatan APBD dan APBD‐P Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2017 ............................................................................. 31
21. Tabel 21 Realisasi Anggaran APBN Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur ............................................................................................................. 32
22. Tabel 22 Kondisi Sarana dan Prasarana Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Prov.
Kaltim (Per bulan Januari 2017) ........................................................................................ 34
-
23. Tabel 23 Jumlah Buku di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov.Kaltim Berdasarkan
Klasifikasi Sampai Dengan Tahun 2017 ............................................................................. 38
24. Tabel 24 Jumlah Koleksi Karya Cetak dan Karya Rekam Berdasarkan Klasifikasi Sampai
Dengan Tahun 2017 .......................................................................................................... 38
25. Tabel 25 Jumlah Koleksi Terbitan Berkala dan Koleksi Digital Tahun 2017 ......................... 38
26. Tabel 26 Jumlah Koleksi Layanan Perpustakaan Keliling Sampai Dengan Tahun 2017 ........ 39
27. Tabel 27 Sebaran Arsiparis di Kabupaten Kota Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2017 ..... 46
28. Tabel 28 Realisasi Anggaran APBN Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur Tahun 2017 .......................................................................................... 48
29. Tabel 29 Realisasi Anggaran APBN Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur Tahun 2017 .......................................................................................... 50
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
1
KATA PENGANTAR
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 2007 tentang LPPD,
LKPJ dan ILPPD serta Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang
Pedoman Evaluasi Kinerja Penyelenggaraan Pemerintah Daerah, maka untuk
memenuhi ketentuan tersebut disusunlah Laporan Tahunan Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah yang dilaksanakan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Daerah Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2017
Dengan disusunnya laporan kinerja ini diharapkan dapat memberikan
informasi seputar pelaksanaan program dan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur selama
kurun waktu tahun 2017, yang selanjutnya dapat memberikan kontribusi atau
gambaran yang berharga untuk bahan evaluasi kinerja Penyelenggaraan
Pemerintah Daerah Tahun 2017.
Akhirnya penghargaan dan ucapan terima kasih disampaikan kepada
anggota tim yang telah menyelesaikan penyusunan LPPD Tahun Anggaran 2017
sesuai target waktu yang telah ditetapkan
Samarinda, 12 Februari 2018
Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur, PROF. DR. IR. H. M. ASWIN, MM Pembina Utama Madya NIP. 19630216 198803 1 008
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
2
BAB I PENDAHULUAN
1. Dasar Hukum
Sesuai Surat Edaran Sekretaris Daerah Provinsi Kalimantan Timur
Nomor : 120.04/309/PPOD.III Tanggal 24 Januari 2018 tentang Data
Pelaporan penyelenggaraan Pemerintah Daerah Tahun 2017 dan bertitik tolak
pada Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 2007 tentang Laporan
Penyelenggaraan Pemerintah Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 6
Tahun 2008 tentang Evaluasi Kinerja Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah,
maka disusunlah Laporan Tahunan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah
Tahun 2017 khusus yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan Dan
Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.
Laporan ini disusun untuk memberikan gambaran secara
komprehensip mengenai kiprah Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Provinsi Kalimantan Timur dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya
dalam rangka pembinaan, pengembangan perpustakaan dan pembudayaan
gemar membaca kepada masyarakat di Kalimantan Timur.
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan
Timur menyadari sepenuhnya bahwa pelaksanaan tugas pokok yang diemban
belum berjalan secara optimal karena masih ada beberapa target kinerja yang
belum dapat direalisasikan dengan baik.
Untuk itu diharapkan pada masa-masa yang akan datang program dan
kegiatan pembinaan dan pengembangan perpustakaan dan minat baca
masyarakat akan lebih dikembangkan lagi sesuai dengan dinamika yang ada.
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
3
2. Gambaran Umum
a. Struktur Organisasi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan
Timur adalah Lembaga Teknis Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur
yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas dan bertanggung jawab
langsung kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.
Dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan kewenangan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur
didasarkan pada Undang undang 23 tahun 2014 tentang Pemerintah
Daerah, serta Peraturan Pemerintah no 18 tahun 2016 tentang Perangkat
Daerah, dimana Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur sebelumnya adalah penggabungan dari dua lembaga
yaitu Badan Perpustakaan Provinsi Kalimantan Timur dan Badan Arsip
Daerah Provinsi Kalimantan Timur mempunyai Tugas Pokok yang
berbeda. Adapun tugas pokok dari dari Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur sesuai dengan undang
undang no 23 tahun 2014 dan Peraturan Pemerintah no 18 tahun 2016
serta dituangkan ke dalam Perda No.9 Tahun 2016 adalah
menyelenggarakan urusan pemerintahan dibidang perpustakaan dan
kearsipan.
Dalam penyelenggaraan tugas pokok tersebut di atas Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur
mempunyai fungsi :
1) Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan
sesuai dengan rencana strategis yang telah ditetapkan Pemerintah
Daerah;
2) Melaksanakan pembinaan, pengembangan dan pendayagunaan
semua jenis perpustakaan dan kearsipan;
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
4
3) Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan
kearsipan;
4) Melaksanakan pelayanan di bidang perpustakaan dan kearsipan;
5) Melaksanakan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah,
bahan rujukan berupa Indek, Bibliografi Subyek, Abstrak, dan
Literatur Skunder lainnya;
6) Melaksanakan pengadaan, pengumpulan, pengolahan,
penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak
serta karya rekam daerah;
7) Melaksanakan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan
dan pelatihan serta pembinaan sumber daya manusia di bidang
perpustakaan dan kearsipan dengan institusi terkait;
8) Melaksanakan pembinaan kerjasama di bidang perpustakaan dan
kearsipan , dokumentasi dan informasi dengan badan atau instansi
lain;
9) Pelaksanaan urusan kesekretariatan;
10) Pembinaan Kelompok Jabatan Fungsional.
11) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan
bidang tugas dan fungsinya.
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
5
Gambar 1 Struktur Organisasi
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Prov. Kaltim
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
6
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Timur Nomor
09 Tahun 2016 telah ditetapkan Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur adalah :
1) Kepala Dinas;
2) Sekretariat;
a. Sub Bagian Perencanaan Program
b. Sub Bagian Umum
c. Sub Bagian Keuangan
3) Bidang Deposit, Pelestarian, Pengembangan Koleksi dan Pengolahan
Bahan Perpustakaan;
a. Seksi Deposit dan Alih Media;
b. Seksi Pengembangan Koleksi dan Konservasi Bahan Pustaka;
c. Seksi Pengolahan dan Perawatan Bahan Perpustakaan
4) Bidang Layanan, Otomasi dan Kerja Sama Perpustakaan;
a. Seksi Layanan Perpustakaan;
b. Seksi Otomasi;
c. Seksi Kerja Sama Perpustakaan
5) Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar
Membaca;
a. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan;
b. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Perpustakaan;
c. Seksi Pengembangan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca.
6) Bidang Pengelolaan Arsip;
a. Seksi Akuisisi Dan Pengelolaan Arsip.
b. Seksi Pemeliharaan Dan Pelestarian Arsip.
c. Seksi Layanan Kearsipan.
7) Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan;
a. Seksi Pembinaan Internal Kearsipan.
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
7
b. Seksi Pembinaan Eksternal Kearsipan.
c. Seksi Pembinaan Tenaga SDM Kearsipan.
8) Kelompok Jabatan Fungsional.
a. Fungsional Pustakawan.
b. Fungsional Arsiparis.
c. Fungional Pranata Komputer.
b. Jumlah Pegawai, Kualifikasi Pendidikan, Pangkat dan Golongan, Jumlah
Pejabat Struktural dan Fungsional
Sampai dengan bulan Desember 2017 jumlah Pegawai Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur tercatat
108 orang dan Tenaga Kontrak (Non PNS) sebanyak 28 orang dengan
Perincian pegawai berdasarkan golongan kepangkatan dan kualifikasi
pendidikan dapat dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel 1 Jumlah Pegawai Berdasarkan Golongan
( Per Desember 2017 )
GOLONGAN PANGKAT GENDER TOTAL LAKI PEREMPUAN
IV d 1 1 b 6 2 8 a 2 12 14 III d 10 10 20 c 9 6 15 b 5 9 14 a 6 1 7 II d 3 6 9 c 11 11 b 2 2 I d 4 4 c 3 3 b
TOTAL 60 47 108
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
8
Tabel 2 Jumlah Pejabat Struktural
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Prov. Kaltim (per bulan Desember 2017)
JABATAN Pangkat/Gol GENDER TOTAL LAKI PEREMPUAN
ESELLON II IV/d 1 1 ESELLON III IV/b 4 1 5 ESELLON IV IV/a 2 8 10 IV/b III/d 3 4 7
TOTAL 10 13 23
Tabel 3 Jumlah Pegawai Berdasarkan Jabatan
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Prov. Kaltim (per bulan Desember 2017)
JABATAN GENDER TOTAL LAKI PEREMPUAN
Pejabat Struktural 10 13 23 Fungsional Tertentu 27 22 49 Fungsional Umum 23 13 36
TOTAL 60 47 108
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
9
Tabel 4 Jumlah Pejabat Fungsional Tertentu
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Prov. Kaltim (per bulan Desember 2017)
JABATAN FUNGSIONAL
Pangkat/Gol
GENDER TOTAL
LAKI PEREMPUA
N Pranata Komputer II/d 1 2 3
3 Orang Pustakawan
23 Orang IV/b 2 1 3 IV/a 3 3
III/d 4 3 7 III/c 2 3 5 III/b - 1 1 III/a 1 1 2 II/d - 2 2 Arsiparis
23 Orang III/d 1 1 2 III/c 5 2 7 III/b 2 - 2 III/a 1 2 3 II/d - 1 1 II/c 8 - 8
TOTAL 27 22 49
Tabel 5 Jumlah Pegawai Kontrak/Non PNS
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Prov. Kaltim (per bulan Desember 2017)
PENDIDIKAN GENDER TOTAL LAKI PEREMPUAN
S1 4 2 6 D3/D1 - 3 3 SMA 15 3 18 SMP/SD 1 - 1
TOTAL 20 8 28
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
10
c. Standar Operasional Prosedur Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Daerah Provinsi Kalimantan Timur
Untuk menjalankan tugas dan fungsi masing masing bidang, maka
setiap pekerjaan mengacu pada Standar Operasional Prosedur ( SOP )
Administrasi Pemerintahan berdasarkan Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35
Tahun 2012, adapun Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur masih mengacu pada SOP yang lama adapun SOP
tersebut terdiri dari :
1) Bidang Sekretariat
Pada Bidang Sekretariat SOP dijabarkan menjadi dua puluh lima
meliputi :
a. Pengendalian Surat Masuk
b. Layanan Peminjaman Sarana / Prasarana Kantor
c. Penanganan Surat Keluar
d. Administrasi Perjalanan Dinas
e. Pengadaan Barang dan Jasa
f. Pendataan dan Pengelolaan Aset Instansi
g. Perawatan Sarana dan Prasarana Kantor
h. Pengelolaan Arsip
i. Pengelolaan Kebersihan Kantor
j. Penghapusan Asset Instansi
k. Usulan Kenaikan Gaji Berkala
l. Usulan Kenaikan Pangkat
m. Usulan Cuti
n. Usulan MPP / Pensiun
o. Usulan KARIS/KARSU
p. Usulan Taspen dan Askes
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
11
q. Usulan CPNS menjadi PNS
r. Usulan Penghargaan PNS
s. Proses Usulan Mutasi Antar Instansi
t. Proses Usulan Mutasi Antar Bidang Dalam Instansi
u. Proses Usulan Gaji/TPP/Rapel
v. Proses Pembuatan Penilaian Kinerja
w. Usulan Diklat PNS
x. Audit Internal
y. Pelaporan Kinerja
z. Perencanaan Program Kegiatan
å. Laporan Keuangan
2) Bidang Pengembangan dan Pembinaan
Pada Bidang Pengembangan dan Pembinaan SOP dijabarkan
menjadi lima meliputi :
a. Penyusunan Kebijakan Pengembangan Kelembagaan
Perpustakaan
b. Pengembangan SDM Kepustakawanan
c. Pembinaan Perpustakaan
d. Pengembangan Minat Baca
e. Pemberian Nomor Pokok Perpustakaan
3) Bidang Informasi dan Otomasi Perpustakaan
Pada Bidang Informasi dan Otomasi Perpustakaan SOP dijabarkan
menjadi delapan belas meliputi :
a. Pendaftaran / Perpanjangan Kartu Anggota Perpustakaan.
b. Layanan Peminjaman Buku.
c. Layanan Pengembalian Buku.
d. Layanan Pengembalian Buku Terlambat dan Denda
Keterlambatan Buku
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
12
e. Layanan Koleksi Referensi.
f. Penjajaran ( Selving ) Bahan Pustaka.
g. Layanan Terbitan Berkala.
h. Layanan Perpustakaan Keliling
i. Layanan Wisata Perpustakaan.
j. Pameran Perpustakaan.
k. Pengukuran Indek Kepuasan Masyarakat ( IKM ).
l. Penanganan Keluhan Pelanggan / Pemustaka.
m. Pengolahan Koleksi Digital.
n. Layanan Internet.
o. Pemutakhitran Materi Website.
p. Pendataan Pendayagunaan Perpustakaan.
q. Revalidasi Software dan Hardware.
4) Bidang Deposit dan Akusisi Bahan Pustaka
Pada bidang Deposit dan Akusisi Bahan Pustaka SOP dijabarkan
menjadi empat belas meliputi :
a. Hunting Koleksi Deposit
b. Penyusunan Abstrak Karya Cetak dan Karya Rekam ( KCKR )
c. Penyusunan Kliping Koran.
d. Alih Media Koleksi Deposit.
e. Penyusunan Bibliografi Daerah Kalimantan Timur.
f. Inventarisasi Pengarang dan Penerbit.
g. Layanan Penggandaan Terbatas Bahan Perpustakaan
h. Layanan Peminjaman Bahan Perpustakaan Baca Di Tempat
i. Pengolahan Bahan Pustaka Umum dan Deposit
j. Penyusunan Daftar Tambahan Buku
k. Perbaikan Koleksi Umum dan Deposit
l. Penjilidan Majalah dan Surat Kabar.
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
13
m. Penyusunan Katalog Induk Daerah
n. Survei dan Seleksi Bahan Perpustakaan
Sedangkan untuk kearsipan menggunakan OP yang bersifat
teknis dari pelaksanaan kegiatan bidang kearsipan dan telah dijadikan
pedoman baku pelaksanaan kegiatan teknis bidang kearsipan.
Berikut SOP yang bersifat teknis dari pelaksanaan kegiatan
bidang kearsipan yang telah berbentuk Peraturan Gubernur Kalimantan
Timur :
1) No. 067.2/SOP/01/BAD-BPPK/2015, SOP Penilaian Tata Kelola
Kearsipan;
2) No. 067.2/SOP/02/BAD-BPPK/2015, SOP Rapat Kerja/Rapat
Koordinasi Kearsipan;
3) No. 067.2/SOP/03/BAD-BPPK/2015, SOP Pelaksanaan Sosialisasi
Pergub Kearsipan;
4) No. 067.2/SOP/04/BAD-BPPK/2015, SOP Pembuatan Pedoman
Kearsipan;
5) No. 067.2/SOP/05/BAD-BPPK/2015, SOP Pelaksanaan Monitoring,
Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Data Arsip;
6) No. 067.2/SOP/06/BAD-BPPK/2015, SOP Pelaksanaan Bimbingan
dan Konsultasi Kearsipan;
7) No. 067.2/SOP/01/BAD-BAPA/2015, SOP Akuisisi Arsip Statis;
8) No. 067.2/SOP/02/BAD-BAPA/2015, SOP Penelusuran Arsip Statis;
9) No. 067.2/SOP/03/BAD-BAPA/2015, SOP Alih Media Arsip Statis;
10) No. 067.2/SOP/04/BAD-BAPA/2015, SOP Penataan Arsip;
11) No. 067.2/SOP/05/BAD-APA/2015, SOP Penyusunan Inventaris Arsip;
12) No. 067.2/SOP/06/BAD-BPPK/2015, SOP Perawatan Arsip Statis;
Selain SOP tersebut diatas Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Daerah Prov.Kaltim juga menggunakan prosedur ISO 9001:2008 yang
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
14
sudah direvisi menjadi ISO 9001:2015, revisi tersebut dilakukan dan lebih
berorientasi kepada manajemen resiko pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah Prov.Kaltim. adapun prosedur tersebut meliputi :
1) Pengendalian Dokumen Internal.
2) Pengendalian Dokumen Eksternal
3) Pengendalian Catatan Mutu
4) Indentifikasi Harapan Pelanggan
5) Penetapan Sasaran Mutu
6) Komunikasi Internal
7) Tinjauan Manajemen
8) Audit Internal
9) Analisa Data
10) Pengendalian Layanan Tidak Sesui
11) Pengendalian Rekaman
12) Manajemen Resiko
13) Tindakan Pencegahan
14) Tindakan Perbaikan
15) Pelatihan Karyawan
16) Peminjaman Infrastruktur
17) Penetapan Program Kerja
18) Pelaksanaan Program Kerja
d. Visi dan Misi
Sejalan dengan visi Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur, Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur harus
memberikan kontribusi yang signifikan bagi keberhasilan pelaksanaan
RPJMD Provinsi Kalimantan Timur 2013-2018, melalui pembangunan
Perpustakaan dan kearsipan yang berkualitas dan pelaksanaan tugas-
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
15
tugas lainnya dari Gubernur. Pembangunan Perpustakaandan Kearsipan
tersebut dilihat dari: 1) adanya tujuan, target, dan sasaran yang jelas dan
terukur; 2) adanya integrasi, sinkronisasi dan sinergi antar-daerah, antar-
ruang, antar-waktu, dan antar-fungsi pemerintah, maupun antara pusat
dan daerah; 3) adanya keterkaitan dan konsistensi antara Pembuat
Kebijakan, Pengawasan (Auditor), pelaksanaan (Operator) dan
Masyarakat Kalimantan Timur pada umumnya; serta 4) integrasi
(keterkaitan) dan konsistensi antara pencapaian tujuan pembangunan
pembangunan Perpustakaan dan Kearsipan dengan tujuan pembangunan
yang dilaksanakan oleh masing-masing fungsi pemerintahan baik di
tingkat pusat (Renstra/Renja Kementerian/Lembaga) maupun daerah
(RPJMD/RKPD/ Renstra Perangkat Daerah). Sedangkan keberhasilan
pelaksanaan tugas-tugas lainnya dari Gubernur dilihat dari sejauh mana
tugas-tugas tersebut dimanfaatkan oleh Gubernur. Apabila keseluruhan
hal tersebut dapat terpenuhi, maka berarti Dinas Perpustakaan Dan
Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur telah mampu berperan
dalam mendukung pencapaian, target, sasaran, misi dan visi RPJMD
2013-2017.
Apabila keseluruhan hal tersebut dapat terpenuhi, maka Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur telah
mampu berperan dalam mendukung pencapaian, target, sasaran, misi dan
visi RPJMD 2013-2017 dimana secara tidak langsung juga turut
mendukung pencapaian Visi dan Misi Gubernur dan Wakil Gubernur
Kalimantan Timur. Oleh karena itu, dirumuskan Visi Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur yaitu :
” MENINGKATNYA MINAT BACA MASYARAKAT DAN TERTIB
KEARSIPAN DI KALIMANTAN TIMUR”
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
16
Penjelasan Visi:
Pelaksanaan pembangunan perpustakaan dan Kearsipan harus
melibatkan para pelaku pembangunan dan dilaksanakan secara akuntabel
serta diarahkan untuk menyelesaikan permasalahan perpustakaan dan
kearsipan, sejalan dengan itu, maka pengertian MENINGKATNYA MINAT
BACA MASYARAKAT DAN TERTIB KEARSIPAN DI KALIMANTAN
TIMUR adalah “suatu upaya Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur dalam
meningkatkan minat dan kebiasan membaca masyarakat yang di galakan
dengan gerakan membaca, menjamin ketersediaan arsip yang autentik
dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, serta menjamin terwujudnya
manajeman pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan dan Kearsipan sehingga kualitas minat baca dan sadar arsip
masyarakat Kalimantan Timur lebih meningkat dan sejajar dengan Kota
lainnya di Dunia”.
Untuk mewujudkan visi tersebut di atas, diperlukan tindakan nyata
dalam bentuk misi Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur adalah sebagai berikut:
”TERWUJUDNYA BUDAYA MEMBACA DAN TERTIB KEARSIPAN
DI KALIMANTAN TIMUR”
e. Strategi dan Arah Kebijakan
Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945, diamanatkan bahwa perpustakaan adalah sebagai wahana belajar
sepanjang hayat untuk mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi
warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab dalam
mendukung pendidikan nasional, perpustakaan berperan untuk mencetak
manusia yang beriman serta sebagai wahana belajar sepanjang hayat
untuk mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
17
bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu,
cakap, kreatif, inovatif, memiliki daya saing dan mampu memberikan
kontribusinya dalam pembangunan.
Selanjutnya dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang
Perpustakaaan¸ menyebutkan bahwa penyelenggaraan perpustakaan
dilaksanakan berdasarkan asas pembelajaran sepanjang hayat,
demokratis, keadilan, keprofesionalan, keterbukaan, keterukuran dan
kemitraan. Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan,
penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi untuk meningkatkan
kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Serta Undang Undang nomor 28
tahun 2012 tentang kearsipa, yang selajuntnya dituangkan kedalam Perka
Nomor 7 tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip
Strategi yang diterapkan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip
Daerah Prov.Kaltim adalah :
1) Peningkatan kualitas dan kapasitas perpustakaan yg ditandai oleh
meningkatnya budaya baca, standar mutu perpustakaan dan
kompetensi SDM disemua jenis perpustakaan
2) Pengembangan Sistem administrasi penyelenggaraan kearsipan yang
berkualitas dan menyusun mekanisme dan standar operasional
prosedur serta indikator yang jelas dan terukur berkenaan dengan
pelaksanaan pengolahan arsip
Beberapa arah kebijakan berikut ini akan menjadi acuan dan
pertimbangan dalam upaya melaksanakan misi, tujuan dan sasaran di
lingkup tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur adalah :
1) Membangun sistem administrasi kearsipan dengan pemanfaatan
teknologi informasi dan penyediaan pedoman kearsipan dalam bentuk
regulasi, meliputi :
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
18
a. Menyusun peraturan / pedoman sistem kearsipan
b. Mengembangkan ke arah sistem administrasi kearsipan digital
c. Optimalisasi pelatihan - pelatihan SDM kearsipan baik pejabat
fungsional arsiparis maupun pengelola arsip
2) Optimalisasi akuisisi, perbaikan dan alih media arsip bernilai guna
meliputi :
a. Akuisisi arsip statis baik di instansi Pemerintah, BUMN/D, Orsospol
/ Ormas, Swasta maupun Perorangan
b. Meningkatkan preservasi dan alih media arsip statis
c. Mengelola dan merawat arsip statis maupun inaktif
3) Optimalisasi pelayanan dan sosialisasi kearsipan yang dilakukan
dengan berbagai metode sosialisasi, seperti :
a. Pameran arsip
b. Promosi jasa kearsipan
c. Penerbitan naskah sumber dan bulletin kearsipan
d. Pelayanan informasi arsip
4) Menyelenggarakan tugas pelayanan dengan melakukan optimalisasi
SDM dan pelayanan publik;
5) Meningkatkan dan mengembangkan koleksi perpustakaan serta
memfasilitasi pengembangan koleksi semua jenis perpustakaan.
6) Peningkatan Minat dan Budaya Gemar Membaca Masyarakat melalui
peningkatan akses dan kualitas layanan.
7) Peningkatan kualitas dan kapasitas perpustakaan yang ditandai oleh
meningkatnya budaya baca, standar mutu perpustakaan dan
kompetensi SDM di semua jenis perpustakaan.
8) Penyelamatan kandungan fisik dan kandungan informasi karya tulis,
cetak dan rekam terbitan daerah dan nusantara.
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
19
Tabel 6 Penjabaran Misi ke Sasaran Strategis
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur
No Misi No Sasaran Strategis
1. TERWUJUDNYA BUDAYA MEMBACA DAN TERTIB KEARSIPAN DI KALIMANTAN TIMUR
Meningkatkan Minat dan Budaya Baca Masyarakat serta Terwujudnya Tertib Kearsipan
Sasaran tersebut di atas merupakan aplikasi tujuan yang terukur
dari Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan
Timur. Penjabaran tujuan ke Sasaran Strategis adalah sebagai berikut :
Tabel 7
Penjabaran Tujuan ke Sasaran Sasaran Strategis Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur
No Tujuan No Sasaran
1.
Mengembangkan minat dan kebiasaan membaca masysrakat Kalimantan Timur, serta terwujudnya Pemberdayaan dan pelestarian arsip
Meningkatkan Minat dan Budaya Baca Masyarakat serta Terwujudnya Tertib Kearsipan
Untuk mengukur pencapaian sasaran diperlukan suatu indikator.
Indikator Kinerja Utama dari masing-masing Sasaran Strategis tersebut
adalah sebagai berikut :
Tabel 8 Indikator Kinerja Utama
No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Utama
1.
Meningkatkan Minat dan Budaya Baca Masyarakat serta Terwujudnya Tertib Kearsipan
Jumlah Masyarakat yang Mendayagunakan
Perpustakaan Skor Tingkat Kepuasan Masyarakat Terhadap
Pelayanan Perpustakaan Produk Perjanjian Kerjasama Perpustakaan yg
dihasilkan Jumlah Perpustakaan yang dibina dan
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
20
dikembangkan Jumlah Tenaga Perpustakaan yg Mengikuti
Diklat/Bimtek Jumlah Pengembangan Minat Baca
Masyarakat Jumlah Pengembangan Koleksi Bahan
Perpustakaan Jumlah Bahan Perpustakaan Yang dilestarikan Jumlah OPD/Institusi yang dibina dalam
Pengelolaan Kearsipan Jumlah Akuisis dan Pengolahan Arsip
Kebijakan
Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran, Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur
menetapkan beberapa kebijakan umum yaitu :
1) Peningkatan Minat dan Budaya Gemar Membaca Masyarakat Melalui
peningkatan akses dan kualitas layanan
2) Meningkatkan pengawasan atas pelaksanaan Penyelenggaraan
Kearsipan dan penguatan organisasi kearsipan serta penegakan
Peraturan di Bidang Kearsipan
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
21
BAB II PROGRAM DAN KEGIATAN
1. Program dan Kegiatan
Kebijakan terjabar dalam program operasional yang merupakan
proses penentuan jumlah dan jenis sumber daya yang diperlukan dalam
rangka pelaksanan suatu rencana.
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan
Timur pada tahun 2017 menetapkan dan melaksanakan 9 (sembilan) program
operasional yaitu:
a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
b. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
c. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah
d. Program Penyusunan Dokumen Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi
Penyelenggaraan Pemerintahan
e. Program Pengelolaan Arsip
f. Program Pengawasan Kearsipan.
g. Program Pengembangan Perpustakaan, Kearsipan, dan Pembudayaan
Kegemaran Membaca.
h. Program Peningkatan Layanan, otomasi dan Kerjasama Perpustakaan
i. Program Depository, Pelestarian, Pengembangan dan Pengolahan Bahan
Perpustakaan
Ketujuh program tersebut selanjutnya diimplementasikan menjadi 15
(Lima Belas) kegiatan dengan uraian sebagai berikut :
a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
1) Pelaksanaan Administrasi Perkantoran
b. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
1) Penyediaan Peralatan dan Kelengkapan Sarana dan Prasarana
2) Pemeliharaan Peralatan dan Kelengkapan Sarana dan Prasarana
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
22
c. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah
1) Koordinasi dan Konsultasi Kelembagaan Pemerintah Daerah
d. Program Penyusunan Dokumen Perencanaan, Pengendalian dan
Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan
1) Penyusunan Dokumen Perencanaan dan Anggaran
2) Penyusunan Laporan Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan
Kegiatan
e. Program Pengelolaan Arsip
1) Akuisisi dan Pengelolaan Arsip
2) Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip
3) Peningkatan Kualitas Layanan Kearsipan
f. Program Pengawasan Kearsipan
1) Pengawasan Internal dan Supervisi
2) Pengawasan Eksternal dan Supervisi
3) Supervisi dan Pengawasan BUMD,Perusahaan,Ormas dan Tokoh
Masyarakat
g. Program Pengembangan Perpustakaan, Kearsipan, dan
Pembudayaan Kegemaran Membaca
1) Pembinaan, Pengembangan Kelembagaan dan Tenaga
Perpustakaan.
h. Program Peningkatan Layanan, otomasi dan Kerjasama
Perpustakaan
1) Pengembangan Layanan Perpustakaan
i. Program Depository, Pelestarian, Pengembangan dan Pengolahan
Bahan Perpustakaan
1) Pengembangan Koleksi dan Pelestarian Bahan Perpustakaan
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
23
2. Tingkat Pencapaian
Khusus untuk tingkat pencapaian dapat dilihat melalui matrik sasaran
strategis, pengukuran pencapaian kinerja tahun 2017 di dasarkan atas
pencapaian realisasi indikator program dan kegiatan.
Adapun tingkat pencapaian program dan kegiatan dapat dilihat pada
pengukuran kinerja kegiatan tahun 2017 berikut :
Tabel 9 Capaian Pengukuran Kinerja Tahun 2017
No Sasaran Indikator Kinerja Satuan Target Realisasi % Capaian
1.
Meningkatkan Minat dan Budaya Baca Masyarakat serta Terwujudnya Tertib Kearsipan
Jumlah Masyarakat
yang Mendayagunakan Perpustakaan
Skor Tingkat Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan Perpustakaan
Produk Perjanjian Kerjasama Perpustakaan yg dihasilkan
Pemustaka
Skor Dokumen
400.176
72.46
5
398.036
73,16
11
` 99 %
101 %
220 %
Jumlah Perpustakaan
yang dibina dan dikembangkan
Jumlah Tenaga Perpustakaan yg Mengikuti Diklat/Bimtek
Jumlah Pengembangan Minat Baca Masyarakat
Unit
Orang
Kegiatan
29
30 6
29
200 6
100 %
667 %
100 %
Jumlah
Pengembangan Koleksi Bahan Perpustakaan
Jumlah Bahan
Perpustakaan Yang dilestarikan
Judul
Judul
500
50
3.674
1.437
735 %
575 %
Jumlah OPD/Institusi yang dibina dalam Pengelolaan Kearsipan
OPD 50 50
100 %
Jumlah Akuisis dan Pengolahan Arsip
OPD 10 10 100 %
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
24
Pendayagunaan bahan pustaka/koleksi yang dimiliki Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan daerah Prov.Kaltim oleh masyarakat pada tahun
2017 dapat dilihat pada tabel
Tabel 10 Data Pengunjung
Berdasarkan Profesi Tahun 2013,2014,2015,2016 dan 2017
No Kelompok Pengunjung Tahun
2013 2014 2015 2016 2017 1 Umum 9.772 8.447 7.920 8.631 6.9382 Pegawai/karyawan 10.397 9.173 7.265 7.210 4.8533 Dosen/Guru 4.615 3.835 3.525 3.302 2.8804 Mahasiswa 126.092 115.683 108.515 113.841 84.3215 SLTA 8.725 6.715 5.391 5.111 2.9126 SLTP 2.994 2.468 1.829 2.323 1.3467 TK/SD 9.445 6.878 7.132 7.018 6.689 Jumlah 172.040 153.199 141.557 147.436 109.939
** Data Pengunjung berdasarkan rekaman buku tamu elektronik yang tersedia di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Prov.Kaltim
Tabel 11 Data peminjam
Berdasarkan Profesi Tahun 2013,2014,2015 dan 2016
No Kelompok Peminjam TAHUN 2013 2014 2015 2016 2017 1 Umum 4.513 6.291 8.247 8.680 4.5542 Pegawai/karyawan 4.560 5.888 7.457 7.904 2.7903 Dosen/Guru 2.026 2.605 3.259 3.494 1.8294 Mahasiswa 53.090 66.183 88.012 92.174 53.2685 SLTA 3.848 4.020 4.220 4.831 2.0156 SLTP 1.206 1.104 1.243 1.262 4817 TK/SD 3.349 4.148 4.840 6.029 2.540 Jumlah 72.592 90.239 117.278 124.374 67.477
** Data Peminjam berdasarkan rekaman sistem perpustakaan mysypisis yang tersedia di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Prov.Kaltim
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
25
Tabel 12 Data buku yang dipinjam
berdasarkan klasifikasi DDC Tahun 2013,2014,2015,2016 dan 2017
No Klasifikasi Buku Tahun 2013 2014 2015 2016 2017 1 Karya Umum (000) 7.960 6.433 5.030 4.842 3.8442 Filsafat (100) 8.534 7.476 6.848 6.057 4.8513 Agama (200) 16.331 14.668 13.637 13.817 12.8684 Ilmu-ilmu Sosial (300) 20.179 34.762 32.732 32.936 29.9985 Bahasa (400) 19.349 3.996 4.350 3.987 3.4226 Ilmu-ilmu Murni (500) 15.497 14.041 12.772 12.142 8.3497 Ilmu Terapan (600) 11.392 33.146 29.396 26.631 19.5908 Kesenian dan Olah Raga
(700) 8.221 1.716 1.779 1.737 1.198
9 Kesusastraan (800) 19.883 1.990 1.366 1.750 1.69310 Geografi/Sejarah (900) 21.688 1.948 1.475 1.515 1.24911 Fiksi 16.295 14.484 11.585 13.381 8.31312 Bacaan kanan-kanak 13.900 503 402 485 224 Jumlah 199.820 135.163 121.372 119.280 95.599
Tabel 13 Data jumlah anggota baru dan perpanjangan
berdasarkan profesi dan jenis kelamin pendaftaran Tahun 2013,2014,2015, 2016 dan 2017
No Kelompok Pendaftar Tahun 2013 2014 2015 2016 2017 1 Umum 1.036 908 803 602 4432 Pegawai/karyawan 1.029 869 733 233 1563 Dosen/Guru 462 375 338 776 4024 Mahasiswa 11.557 9.985 10.420 11.571 10.1495 SLTA 1.108 798 660 364 2336 SLTP 373 261 219 752 4917 TK/SD 879 658 514 818 787 Jumlah 16.444 13.854 13.687 15.116 12.661
Untuk mewujudkan komitmen dari visi dari Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah Prov. Kaltim, pada Tahun 2016 meluncurkan produk
layanan digital yang di lounching oleh Gubernur Kalimantan Timur pada 30 Juli
2016 berupa Aplikasi iKaltim. Secara konseptual aplikasi aplikasi iKaltim
adalah suatu perpustakaan digital dimana Pemerintah Provinsi Kaltim,
Pemkab/Pemkot, instansi pemerintah dan swasta, perguruan tinggi, sekolah
dan masyarakat secara perorangan dapat membuat perpustakaan di dalam
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
26
aplikasi iKaltim sehingga koleksi buku dalam format digital bisa berkembang
lebih banyak tanpa tergantung dari Anggaran Pemerintah Daerah saja.
Melalui iKaltim masyarakat tanpa batasan ruang dan waktu dapat
mengakses ribuan judul buku secara gratis melalui komputer, laptop dan
smartphone sehingga aplikasi ini diharapkan dapat menjadi salah satu media
pendidikan literasi bagi masyarakat dalam kerangka mewujudkan Kaltim Maju
2018.
Selain iKaltim, layanan digital lainnya yang dibuat oleh Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Prov.Kaltim untuk mewujudkan masyarakat
gemar membaca (reading society) menuju masyarakat yang gemar belajar
(learning society) berupa Katalog Induk On-Line Kalimantan Timur (Kaltimlib)
dan Center Of Excellence Layanan Perpustakaan Dan Informasi Budaya
Lokal Kalimantan ( CoE )
Pada misi ke 1 RPJMD 2013-2018 menyatakan : “Mewujudkan
kualitas sumber daya manusia Kalimantan Timur yang mandiri dan berdaya
saing tinggi”, dimana salah satu program prioritas adalah Pengembangan
Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan, melalui indikator kinerja
(outcome) “rasio angka minat baca di perpustakaan (buku/tahun)”.
Pada tahun 2017 target pengembangan budaya baca yang ingin
dicapai adalah 1/6, artinya 1 orang pemustaka membaca 6 judul buku dalam
satu tahun, namun pada kenyataan capaian kinerja pada indikator ini adalah
1/5. Data tersebut di atas menunjukkan bahwa capaian kinerja dari indikator ini
adalah 1/5 yang artinya rata-rata pemustaka di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur membaca 5 judul buku dalam
setahun. Dengan demikian realisasi capaian kinerja atas program
Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan pada tahun 2017
mencapai 83,33 %
.
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
27
Tabel 14 Data iKaltim
Periode Desember 2017
No Kelompok Data Tahun 2017 Jumlah Keterangan 1 Jumlah Pengguna /
User ID 4.079 User Id Jumlah Peminjam 2.068 User id 2 Jumlah Judul Ebook
iKaltim 16.076 Judul Ebook Jumlah Copy Ebook
iKaltim 135.101 Copy Ebook Jumlah Copy Ebook
yang dipinjam 13.527 Copy Ebook 3 Jumlah ePustaka 18 Jumlah
Perpustakaan di iKaltim
Jumlah Penerbit 60 Penerbit Ebook
Tabel 15 Sebaran Perpustakaan di Kalimantan Timur
Sampai Dengan Desember 2017
No Kabupaten/ Kota
UMUM KHUSUS
Prov Kab/ Kota
Kec Desa Jumlah Rmh Ibada
h
Rutan / Lp
Puskesmas Instansi
/ OPD
Jumlah
1 2 3 4 5 6 7 , (3+4+5+6) 8 9 10 11 12
(8+9+10+11) 1 Samarinda 1 1 1 43 46 22 1 1 184 208 2 Balikpapan - 1 - 29 30 15 - 1 33 49 3 Bontang - 1 - 15 16 4 - 1 36 41 4 Kukar - 1 18 112 131 29 - 1 50 80 5 Kubar - 1 - 51 52 4 - 1 36 41 6 Kutim - 1 35 64 100 3 - 1 48 52 7 Berau - 1 1 107 109 3 1 1 43 48 8 Paser - 1 1 71 73 13 1 1 28 43 9 PPU - 1 - 30 31 6 - 1 36 43
10 Mahulu - - - 1 1 - - - 37 37 Jumlah 1 9 56 523 589 99 3 531 642
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
28
No Kabupaten/ Kota
SEKOLAH PERGURUAN TINGGI
SD /Sedera
jat
SMP /Sedera
jat
SMA /Sedera
jat
Jumlah Negeri Swasta Jumlah Total Jumlah
13 14 15 16 17 18 (15+16+17) 19 20 21
(19+20) 22
(7+12+18+21) 1 Samarinda 75 54 116 245 3 21 24 523 2 Balikpapan 149 14 54 217 2 11 13 309 3 Bontang 16 11 22 49 - 3 3 109 4 Kukar 213 65 89 367 - 2 2 580 5 Kubar 33 13 36 82 - 1 1 176 6 Kutim 15 10 44 69 - 2 2 223 7 Berau 36 14 33 83 - 2 2 242 8 Paser 104 25 31 160 - 3 3 279 9 PPU 24 5 14 43 - - - 117
10 Mahulu 5 3 7 15 - - - 53 Jumlah 670 214 446 1.330 5 45 50 2.611
Tabel 16 Jumlah Pustakawan Menurut Jenis Perpustakaan
Di Kalimantan Timur Sampai Dengan Desember 2017
NO KAB /KOTA CALON
PUSTAKAWAN
PUSTAKAWAN Jenis Perpustakaan
UMUM KHUSUS / INSTANSI
SEKOLAH
PERGURUAN
TINGGI JUMLAH
PROV KAB /KOTA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 (4+5+6+7+8)
1 Samarinda - 23 - 5 5 31 64 2 Balikpapan - - 1 - 1 - 2 3 Bontang 2 - 1 - - - 1 4 PPU 3 - - - - - 0 5 Kukar - - 2 1 - - 3 6 Kutim - - - - - 0 7 Kubar - - - - - 0 8 Paser - - - - - 0 9 Berau - - - - - 0 10 Mahulu - - - - - 0
Jumlah 5 23 4 6 6 31 70
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
29
Tabel 17 Jumlah Pustakawan Menurut Kelompok Jabatan
Di Kalimantan Timur Sampai Dengan Desember 2017
NO
KAB /KOTA
PUSTAKAWAN JUML
AH PUSTAKAW
AN
TENAGA
TEKNIS
JUMLAH
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL PUSTAKWAN TERAMPIL AHLI
TERAMPIL MAHIR
PENYELIA
JUMLAH
PERTAMA MUDA MADYA
UTAMA
JUMLAH
1 2 3 4 5 6
(3+4+5)
7 8 9 10 11
(7+8+9+10)
12 (6+11) 13
14 (12+13
)
1 Samarinda 4 5 12 21 6 16 21 - 43 64 123 187
2 Balikpapan - 1 1 2 - - - - 0 2 54 56
3 Bontang - - - 0 1 - - - 1 1 99 100
4 PPU - - - 0 - - - - 0 0 15 15
5 Kukar 1 - - 1 - 2 - - 2 3 17 20
6 Kutim - - - 0 - - - - 0 0 10 10
7 Kubar - - - 0 - - - - 0 0 23 23
8 Paser - - - 0 - - - - 0 0 20 20
9 Berau - - - 0 - - - - 0 0 64 64
10 Mahulu - - - 0 - - - - 0 0 2 2
Jumlah 5 6 13 24 7 18 21 0 46 70 427 497
3. Alokasi dan Realisasi Anggaran.
Anggaran Belanja Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Provinsi Kalimantan Timur tahun 2017 yang bersumber dari dana APBD Murni
Provinsi Kalimantan Timur tahun 2017 sebesar Rp 21.568.505.000,00,- ,yang
terdiri dari Belanja Tidak Langsung sebesar Rp. 17.068.505.000,00,- dan
Belanja Langsung sebesar Rp. 4.500.000.000,00,-.
Sedangkan pada APBD Perubahan Dinas Perpustakaan Dan
Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur mendapat tambahan sebesar
Rp. 300.000.000,- yang seluruhnya dialokasikan ke dalam Belanja Langsung
untuk kegiatan penambahan jam layanan perpustakaan, sehingga total belanja
langsung berjumlah sebesar Rp. 4.800.000.000,00,- dan Belanja Tidak
Langsung masih tetap sebesar Rp. 17.068.505.000,00,-, total belanja
langsung dan belanja tidak langsung pada anggaran perubahan sebesar Rp.
21.868.505.000,00,- dengan total realisasi sampai dengan akhir desember
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
30
sebesar Rp. 18.764.781.498,- dengan persentasi terhadap pagu sebesar
85,51 %.
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan
Timur juga memiliki kontribusi dalam pemasukan Pendapatan Asli Daerah
(PAD) melalui Pendapatan Retribusi Darah dan Lain-lain Pendapatan Asli
Daerah yang sah, didapat dari Biaya untuk pembuatan kartu Anggota sebesar
Rp. 15.000,-/orang dan Denda Keterlambatan pengembalian buku yang
dipinjam sebesar Rp. 1.000/hari/buku.
Dari Target yang ditetapkan tahun 2017 oleh Pemerintah Daerah Prov.
Kaltim kepada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur untuk pembuatan kartu anggota sebesar Rp. 130.000.000,-
dengan realisasi sebesar Rp. 185.689.000,- dengan persentasi capaian
sebesar 142,84 %, dan realisasi denda pengembalian buku terlambat yang
masuk ke dalam pos lain lain PAD yang sah sebesar Rp. 185.998.000,00,-
(table secara rinci dapat dilihat pada lampiran).
Anggaran Belanja Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Provinsi Kalimantan Timur tahun 2017 yang bersumber dari dana APBN untuk
urusan perpustakaan sebesar Rp. 1.287.013.000,- dengan realisasi sebesar
Rp. 1.201.910.811,- dengan persentasi sebesar 93,39 %. Sedangkan untuk
urusan kearsipan meneremina dana APBN sebesar Rp. 307.266.000,- dan
realisasi sebesar 307.266.000,- dengan persentase tingkat serapan sebesar
94,43%
Akuntabilitas keuangan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Provinsi Kalimantan Timur pada tahun 2017 lebih lanjut diuraikan pada tabel
berikut :
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
31
Tabel 18 Keadaan Keuangan APBD dan APBD-P Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2017
No Jenis Belanja APBD APBD-P Bertambah/ (Berkurang) I Belanja Tidak Langsung Belanja Pegawai 17.068.505.000,00 0 0
II Belanja Langsung a) Belanja Pegawai 476.400.000,00 766.400.000,00 300.000.000,00
b) Belanja Barang dan Jasa
3.973.855.900,00 0 0
c) Belanja Modal 49.744.100,00 0 0 Jumlah 21.568.505.000,00 21.868.505.000,00 300.000.000,00
Tabel 19 Realisasi Keuangan APBD dan APBD-P Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2017
No Jenis Belanja Jumlah Anggaran (Rp) Realisasi (Rp) Persentase
I Belanja Tidak Langsung 17.068.505.000 14.295.386.095 83,75% Belanja Pegawai 17.068.505.000,00 14.295.386.095 83,75%
II Belanja Langsung 4.800.000.000 4.469.395.403 93,11% a) Belanja Pegawai 766.400.000,00 753.726.000 98,35%
b) Belanja Barang dan Jasa 3.983.855.900,00 3.674.641.153 92,24%
c) Belanja Modal 49.744.100,00 41.028.250 82,48% Jumlah 21.868.505.000 18.764.781.498 85,81%
Tabel 20 Realisasi Pendapatan APBD dan APBD-P Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2017
No Jenis Belanja Jumlah Target PAD (Rp) Realisasi (Rp) Persentase
I Pendapatan Pendapatan Asli Daerah
- Pendapatan retribusi Daerah 130.000.000,- 185.689.000,- 142,84%
- Lain-Lain Pendapatan Asli Daerah yang sah 0,- 185.998.000,-
Jumlah 130.000.000,- 371.687.000,-
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
32
Tabel 21 Realisasi Anggaran APBN Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur Tahun 2017
No Uraian Anggaran (Rp) Realisasi (Rp) Persentase
1. Urusan Perpustakaan
Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca 1.287.013.000,- 1.201.910.811,- 93,39 %
2. Urusan Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan Nasional307.286.000,- 290.147.950,- 94,42%
J u m l a h 1.594.299.000 1.492.058.761 93,59% 4. Perencanaan Pembangunan
Proses penyusunan perencanaan pembangunan didasarkan Rencana
Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2013-
2018 dan dijabarkan ke dalam Rencana Kerja Perangkat Daerah (RKPD) yang
kemudian menjadi acuan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja
Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renja-SKPD).
Berdasarkan pada visi dan misi Gubernur dan Wakil Gubernur dalam
RPJMD Provinsi Kalimantan Timur 2013-2018, maka Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur akan mendukung pelaksanaan
misi ke 1 yaitu Mewujudkan kualitas sumber daya manusia Kaltim yang
mandiri dan berdaya saing tinggi dan misi ke 4 yaitu Mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang professional, transparan dan berorientasi pada pelayanan
publik sebagai bentuk tanggungjawab mendukung pencapaian Visi dan
pelaksanaan misi Gubernur dan Wakil Gubernur Kalimantan Timur.
5. Kondisi Sarana dan Prasarana Yang Digunakan
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan
Timur sebagai lembaga publik yang juga bergerak dalam jasa layanan
perpustakaan dan kearsipan memiliki sarana dan prasarana dalam hal
pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi dan bahan pustaka,sarana
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
33
dan prasarana tersebut terbagi di dalam 2 gedung yang berbeda, Untuk
gedung utama yang khusus melayani bidang perpustakaan terletak di jalan
Ir.H.Juanda No.04 Samarinda atau lebih dikenal dengan sebutan Gedung
Juanda dan Gedung utama yang khusus melayani dibidang kearsipan terletak
di Jl. Bung Tomo No.130, Sungai Keledang, Samarinda Seberang atau yang
lebih dikenal dengan sebutan Gedung Bung Tomo.
Gambar 2. Lokasi Gedung Perpustakaan dan Gedung Arsip
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
34
Tabel 22 Kondisi Sarana dan Prasarana
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Prov. Kaltim (Per bulan Januari 2017)
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan
Timur sebagai lembaga publik yang juga bergerak dalam jasa layanan
perpustakaan serta kearsipan memiliki fasilitas sarana dan prasarana berupa :
a. Ruang layanan yang representatif terdiri dari :
1) Ruang Layanan Koleksi Anak-Anak
2) Ruang Layanan Koleksi Digital dan Layanan IT
3) Koleksi CD/DVD
4) Layanan akses internet
5) Layanan database on-line
6) Layanan koleksi umum
7) Layanan koleksi rujukan (referensi)
8) Layanan koleksi deposit Kaltim
9) Layanan terbitan berkala (majalah, surat kabar, jurnal dll)
10) Audio visual untuk pemutaran film, CD dan DVD
11) Diskusi/seminar/ pertemuan
Sarana dan Prasana Gedung Juanda Gedung Bung Tomo Gedung 1 Gedung
3 lantai 1 Gedung Kantor 2 lantai dan 1 gedung Depo Arsip 4 Lantai
Baliho / Media Informasi 3 stand Running Text 1 unit 1 unit Kotak Pengaduan 1 unit Kendaraan
Mobil Keliling 3 unit 7 unit Mobil Operasional 1 unit 2 unit Mobil Jabatan 1 unit 1 unit Mobil Dinas 3 unit 3 unit Kendaraan Roda 2 16 Unit 11 unit
Website 1 1 Email 1 1 Callcenter
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
35
b. Sarana Penelusuran Informasi terdiri dari :
1) Katalog on-line (OPAC = On-Line Public Access Catalogue)
2) Bibliografi Nasional dan Daerah
3) Katalog Induk Nasional dan Daerah
4) Abstrak (sari karangan)
5) Fasilitas Lainnya
1) Computer client dan hotspot : untuk akses internet dan akses koleksi
CD/DVD
2) Armada Mobil Perpustakaan Keliling
3) Foto Copy : Melalui fasilitas ini koleksi yang dimiliki oleh Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Prov. Kaltim dapat dicopy sesuai
dengan ketentuan UU Hak Cipta dan peraturan yang berlaku pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Kaltim.
4) Klinik Pustakawan : Fasilitas ini merupakan sarana komunikasi dan
informasi kepustakawanan
5) Ruang display buku baru
6) Mushola, kantin, toko koperasi, dan toilet
7) Layanan perpustakaan online meliputi :
a) iKaltim ( Layanan Pustaka Digital )
b) Katalog Induk On-line Kaltim (Kaltimlib)
c) Center Of Excellence Layanan Perpustakaan Dan Informasi
Budaya Lokal Kalimantan ( CoE )
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
36
Gambar 3. Produk Layanan Digital iKaltim yang sudah diluncurkan pada tahun 2016
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
37
Gambar 4. web Pustaka Borneo yang menjadi Fasilitas Center Of Excellent
Gambar 5. Salah satu kegiatan Perpustakaan Keliling di Madrasah At-Tarbiyah Desa Purwajaya Kab. Kutai Kartanegara
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
38
Tabel 23 Jumlah Buku di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov.Kaltim
Berdasarkan Klasifikasi Sampai Dengan Tahun 2017
No Klasifikasi Jumlah Judul Jumlah
Exemplar 1. Karya Umum (000) 2.553 6.873 2. Filsafat (100) 3.126 8.051 3. Agama (200) 7.012 19.106 4. Ilmu-ilmu Sosial (300) 14.331 34.830 5. Bahasa (400) 2.653 6.090 6. Ilmu-ilmu Murni (500) 4.210 11.062 7. Ilmu Terapan (600) 15.427 38.216 8. Kesenian dan Olah Raga (700) 1.892 4.591 9. Kesusastraan (800) 3.299 6.106 10. Geografi/Sejarah (900) 2.769 6.321 11. Fiksi 5.013 13.902 12. Bacaan Kanak-kanak 701 1.697 13. Referensi 3.584 6.702 14. Klasifikasi tidak Valid 6.009 19.677
JUMLAH 72.579 183.224
Tabel 24 Jumlah Koleksi Karya Cetak dan Karya Rekam
Berdasarkan Klasifikasi Sampai Dengan Tahun 2017
No Klasifikasi Satuan Jumlah 1. Cetak Buku (CB) Judul 2932. Cetak Laporan (CLp) Judul 1763. Literatur Kelabu (CBG) Judul 2846. Film (RF) Judul 408. Rekaman Komputer (RK) Judul 71 JUMLAH 839
Tabel 25 Jumlah Koleksi Terbitan Berkala dan Koleksi Digital
Tahun 2017
No Klasifikasi Satuan Jumlah 1. Majalah Eks 1022. Surat Kabar Eks 1.8093. Koleksi Digital ( 2.263 Judul ) CD 2.8094. E-Book Deposit E-Book 9695. eBook iKaltim Judul 16.076
*sumber Database Myspisis
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
39
Tabel 26 Jumlah Koleksi Layanan Perpustakaan Keliling
Sampai Dengan Tahun 2017 No Tahun Pengadaan Jumlah Judul Jumlah Eksemplar 1. 2010 1.536 3.0722. 2011 2.206 4.4123. 2012 1.503 3.0064. 2013 810 1.6185. 2014 924 1.8486. 2015 391 1.1737. 2016 547 1.6418. 2017 Tdk ada pengadaan Jumlah Total 7.917 16.770
Di dalam lingkup Kearsipan juga terdapat beberapa fasilitas dalam
rangka mendukung program kearsipan antara lain :
a. Depo Arsip
Depo arsip yang terletak di gedung arsip Samarinda Seberang berfungsi
untuk menyimpan seluruh arsip statis yang dimiliki oleh OPD, lembaga,
badan maupun pihak pihak terkait lainnya
b. Studio Mini
Ruang yang khusus dipergunakan untuk pemutaran film film dokumenter,
sejarah maupun pemutaran film mengenai kearsipan, desain ruang yang
menyerupai bioskop namun dalam skala ukuran kecil yang dapat
menampung kurang lebih 40 pengunjung
c. Layanan Kearsipan
Merupakan salah satu bentuk layanan yang diberikan Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan kepada pengunjung atau pengguna informasi arsip.
Layanan arsip ini memerikan kemudahan bagi pengguna dalam hal
kearsipan
Dengan semakin tingginya animo pemustaka saat ini dan kapasitas
tampung dari gedung Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur yang tidak memadai, menjadikan dasar untuk perlu di
bangunnya gedung baru yang bisa mengakomodir permasalahan tersebut
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
40
Belum lagi sebagian lahan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Daerah Provinsi Kalimantan Timur di pakai / digunakan untuk pembangunan
Fly Over yang pembangunannya tepat persis didepan gedung sehingga
dikhawatirkan akan mempersulit akses para pemustaka.
6. Permasalahan dan Solusi
Salah satu pilar utama dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur
adalah memberikan pelayanan jasa perpustakaan sesuai dengan kebutuhan
masyarakat
Parameter yang digunakan untuk mengukur capaian kinerja Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur adalah
dengan mengukur aksesibilitas masyarakat terhadap jasa layanan
perpustakaan maupun layanan kearsipan yang diberikan oleh Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.
Aksesibilitas masyarakat terhadap jasa layanan perpustakaan yang diberikan
oleh Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur
dapat dilihat dari jumlah masyarakat (pemustaka) yang mendayagunakan
jasa layanan perpustakaan.
Target pemustaka yang mendayagunakan jasa layanan Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur pada tahun
2017 adalah sebanyak 400.176 orang dengan realisasi sebanyak 398.036
orang atau 99,46%. Data ini secara umum menunjukkan kinerja yang baik.
Namun pada sisi lain juga menunjukkan bahwa ada kecenderungan
penurunan jumlah pengunjung Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Provinsi Kalimantan Timur pada kurun waktu 2 tahun terakhir. Berdasarkan
hasil perhitungan dan analisa Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Tahun
2017 ditemukan bahwa faktor-Faktor yang diyakini menjadi pemicu
penurunan jumlah pengunjung disebabkan oleh sebagai berikut :
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
41
a. Deteksi pengunjung pada sistem buku tamu elektronik belum berjalan
dengan optimal. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya pengunjung dari
segmen anak-anak yang tidak terdeteksi melalui buku tamu.
b. Kenyamanan pemustaka untuk membaca diruang baca yang ada mulai
tidak kondusif karena ruang baca yang mulai terasa sempit karena ruang
baca yang ada sudah tidak seimbang lagi dengan jumlah pemustaka yang
berkunjung.
c. Berkurangnya pagu indikatif yang berdampak pada program kegiatan yang
telah direncanakan sehingga mempengaruhi fungsi pelayanan secara
umum dalam melakukan inovasi.
Untuk terus meningkatkan kinerja layanan pada Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur pada tahun-tahun
mendatang, maka akan dilakukan langkah-langkah berikut :
Mengoptimalkanm fungsi buku tamu elektronik untuk mendeteksi tingkat
kunjungan pemustaka
Meningkatkan kuantitas dan kualitas koleksi bahan pustaka
Meningkatkan kenyamanan ruang baca dengan penyediaan AC
Optimalisasi layanan perpustakaan keliling
Mengembangkan portal web Perpustakaan digital Kaltim
Gencar melakukan promosi aplikasi iKaltim kepada masyarakat
Kalimantan Timur
a. Upaya Pengembangan Koleksi Deposit Belum Optimal
Fungsi utama kehadiran Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Daerah Provinsi Kalimantan Timur adalah sebagai Perpustakaan deposit.
Artinya Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan
Timur mempunyai tanggung jawab menghimpun, mengolah, melestarikan
dan mendayagunakan hasil karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
42
oleh Instansi Pemerintah/Swasta dan perorangan dalam wilayah
Kalimantan Timur.
Tugas dan tanggung jawab tersebut secara tegas telah diatur
dalam UU No. 4 Tahun 1990, PP No 70/1991 tentang serah simpan karya
cetak dan karya rekam dan tentang pelaksanaan karya cetak dan karya
rekam. Namun dalam pelaksanaannya ditemukan kendala seperti :
1) Masih rendahnya kesadaran Instansi Pemerintah/Swasta dan
perorangan untuk menyerahkan hasil karyanya ke Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.
2) Karya cetak khususnya naskah kuno (manuskrip) diduga masih
banyak dimiliki secara pribadi dan tersebar di daerah Kabupaten/Kota.
3) Koleksi deposit merupakan koleksi - koleksi langka yang wajib untuk
dilestarikan, dengan kondisi yang sudah tua dan jumlahnya sangat
terbatas menjadi kendala dalam proses mengalih media kan.
Sedangkan solusi dari berbagai kegiatan tersebut adalah sebagai
berikut :
1) Upaya menghimpun sekaligus mensosialisasikan UU Nomor 4 Tahun
1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam dan PP
Nomor 70 Tahun 1991 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 4
Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
2) Mengadakan pendekatan baik lisan maupun tertulis kepada semua
SKPD, Badan Usaha Milik Daerah/Negara, Ormas dan kepada pemilik
pribadi untuk menyerahkan atau memberikan copynya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Kaltim.
3) Melakukan pelacakan /hunting ke Kab/Kota se Kaltim
4) Memenuhi standar pengetahuan koleksi dengan dukungan sarana dan
prasarana yang memadai.
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
43
b. Minat Baca dan Apresiasi Masyarakat terhadap Perpustakaan masih
sangat rendah
Apresiasi minat baca masyarakat di Kalimantan Timur terhadap
perpustakaan dinilai masih sangat rendah. Hal ini dapat dilihat dari
rendahnya animo masyarakat untuk mendayagunakan perpustakaan serta
belum membudayanya aktivitas membaca di tengah-tengah masyarakat.
Perpustakaan dan toko-toko buku hanya banyak berada di perkotaan,
belum sampai ke wilayah-wilayah di Kabupaten yang mempunyai akses
untuk membaca secara gratis, murah dan mudah.
Konsekuensi logis dari permasalahan ini adalah masih rendahnya
kualitas pendidikan pada berbagai jenjang pendidikan.
Menghadapi kondisi demikian, maka sangat diharapkan adanya
pembinaan dan pengembangan minat baca dan perpustakaan untuk
semua kelompok masyarakat secara berkesinambungan dengan berbagai
metode dan kegiatan.
Berangkat dari kondisi tersebut, Dinas Perpustakaan Dan
Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur selaku katalisator dan
motivator pengembangan dan pembinaan perpustakan dan minat baca
masyarakat di wilayah Kalimantan Timur secara sistematis dan
berkesinambungan telah berupaya melaksanakan berbagai program dan
kegiatan yang outputnya di arahkan untuk menumbuh kembangkan minat
dan apresiasi masyarakat untuk membaca dan mendayagunakan
perpustakaan sebagai pusat informasi, edukasi dan rekreasi.
Program dan kegiatan strategis yang dilaksanakan dalam kurun
waktu lima tahun terakhir ini adalah :
1) Meningkatkan mutu pengelolaan, layanan dan penyelenggaraan
perpustakaan.
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
44
2) Meningkatkan akses dan pendayagunaan potensi perpustakaan
melalui bacaan perpustakaan berbasis teknologi informasi.
3) Meningkatkan kualitas dan kapasitas perpustakaan yang ditandai oleh
meningkatnya budaya baca, standar mutu perpustakaan dan
kompetensi SDM disemua jenis perpustakaan
4) Menyelamatkan fisik dan kandungan informasi karya tulis, cetak dan
karya rekam terbitan daerah serta karya pustaka nusantara melalui
proses Center of excellent dari informasi dan budaya lokal.
Untuk mendorong minat masyarakat dalam mendayagunakan
koleksi bahan pustaka pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Provinsi Kalimantan Timur, maka setiap tahun di adakan penambahan dan
peremajaan koleksi bahan pustaka sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan kebutuhan masyarakat.
Untuk mendapatkan masukkan dari masyarakat terkait jenis-jenis
koleksi bahan pustaka yang diperlukan, maka pihak Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur menyediakan akses
on-line untuk pengusulan buku baru melalui website Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur melalui promosi
perpustakaan dan minat baca dalam bentuk dan metode promosi yang
dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur sangat beragam dan menyentuh semua segmen
masyarakat. Promosi perpustakaan dan minat baca masyarakat yang
dilaksanakan selama ini berupa :
1) Mengikuti event pameran /festival perpustakaan yang akan
diagendakan secara berkala dan berkesinambungan
2) Talkshow di media massa (Radio dan Televisi)
3) Pencetakan dan penyebarluasan brosur dan leaflet
4) Penyelenggaraan lomba dan sayembara minat baca
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
45
5) Layanan bercerita (story telling) bagi anak TK/SD
6) Pemutaran film edutainment
Pelaksanaan program program kerja yang dituangkan dalam
kegiatan strategi di atas di nilai sangat efektif dalam upaya meningkatkan
animo masyarakat untuk mendayagunakan perpustakaan. Dari target
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur
yang mendayagunakan jasa layanan pada tahun 2017 adalah sebanyak
400.176 orang dengan realisasi sebanyak 398.036 orang atau 99,46%.
c. Sarana dan Prasarana Kearsipan
Belum maksimalnya penggunaan sarana dan prasana kearsipan
yang ada, terutama pengelolaan kearsipan berbasis Information
Technology, sehingga retrival arsip masih dilakukan secara manual
Solusi dari masalah diatas adalah memaksimalkan penggunaan
sarana dan prasana kearsipan yang ada, terutama pengelolaan kearsipan
berbasis Information Technology, sehingga retrival arsip dapat dilakukan
secara elektronik sehingga prinsip temu balik arsip yang cepat, tepat dan
akurat dapat terlaksana
d. Pelayanan Bidang Kearsipan
Belum maksimalnya Pelayanan Bidang Kearsipan yang
menyentuh ke unsur dan komponen Masyarakat luas, Pelayanan Bidang
Kearsipan hanya terbatas pada unsur Pemerintahan saja. Untuk
mengatasi permasalahan tersebut perlu menyusun kegiatan-kegiatan
Bidang Kearsipan dengan target kelompok sasaran Masyarat luas dengan
memaksimalkan Pelayanan Bidang Kearsipan kepada Masyarakat
sehingga makna Masyarakat Sadar Arsip dapat terealisasi sesuai harapan
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
46
e. Jumlah SDM Kearsipan
Masih minimnya jumlah arsiparis di lingkungan Provinsi
Kalimantan Timur, total tenaga fungsional Arsiparis di Provinsi Kalimantan
Timur hanya 36 orang saja. Hal tersebut tentu tidak sepadan dengan
jumlah arsip yang dikelola. Untuk menghadapi permasalahan tersebut
perlu adanya perhatian pemerintah daerah dalam hal perekrutan jabatan
fungsional arsiparis yang mumpuni di bidangnya, ataupun dengan
memberikan kesempatan kepada pegawai umum untuk melakukan proses
Inpassing kedalam jabatan Fungsional Arsiparis
Tabel 27 Sebaran Arsiparis di Kabupaten Kota Provinsi
Kalimantan Timur Tahun 2017
KAB/KOTA DATA TAHUN 2013 2014 2015 2016 2017 Berau n/a n/a n/a 1 0 Kutai Barat n/a n/a n/a n/a 0 Kutai Kartanegara n/a n/a 2 2 6 Kutai Timur n/a n/a n/a n/a 0 Paser n/a n/a n/a 1 0 Penajam Paser Utara
n/a n/a n/a n/a 0
Balikpapan 4 4 4 4 3 Bontang 2 2 2 2 2 Samarinda n/a n/a 1 1 2 Mahakam Ulu n/a n/a n/a n/a 0 Provinsi Kaltim 23
Total 36
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
47
BAB III PELAKSANAAN TUGAS PEMBANTUAN
1. Tugas Pembantuan Yang Diterima
Urusan Perpustakaan
a. Dasar Hukum
1) Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah.
2) Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan
3) Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Pembagian
Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi
dan Pemerintah Daerah Kab/Kota.
4) Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Dekonsentrasi
dan Tugas Pembantuan.
5) Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2001 tentang
Perpustakaan Desa/Kelurahan.
6) Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI tentang Pedoman
Penyelenggaraan Diklat Teknis Kepustakawanan,
7) Instruksi Gubernur KDH Tk I Kaltim Nomor 08 Tahun 1995 tentang
Peningkatan Pengelolaan dan Pendayagunaan Perpustakaan sebagai
sumber ilmu lainnya.
8) SE Gubernur KDH Tk I Kaltim Nomor 425/1264/Binsos/96 tentang
Peningkatan Kualitas Pengelolaan Perpustakaan kepada
Bupati/Walikota se Kaltim.
b. Instansi Pemberi Tugas Pembantuan (Urusan Dekonsentrasi).
Instansi pemberi tugas dekonsentrasi Bidang Perpustakaan yang
diterima oleh Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur adalah Perpustakaan Nasional RI.
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
48
Perpustakaan Nasional RI adalah Lembaga Pemerintah Non
Departemen yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Presiden.
c. Program dan Kegiatan
Dalam tahun 2017 program yang diberikan oleh Perpustakaan
Nasional Republik Indonesia melalui dana dekonsentrasi kepada Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur, yaitu
Program Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar
Membaca yang diimplementasikan melalui kegiatan Perpustakaan yang di
fasilitasi untuk Pengembagan Perpustakaan Umum dan Khusus.
d. Realisasi Pelaksanaan Program dan Kegiatan
Program Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan
Gemar Membaca dilaksanaan melalui kegiatan Perpustakaan yang
Difasilitasi untuk Pengembangan Perpustakaan Umum dan Khusus yang
mana kegiatan tersebut berupa lain;
1) Bimbingan teknis pengelolaan perpustakaan Desa / Kelurahan
2) Bantuan buku dan rak buku kepada 9 (Sembilan) Desa / Kelurahan
3) Lomba bercerita tingkat SD / MI
4) Lomba perpustakaan umum tingkat Desa / Kelurahan
5) Lomba perpustakaan umum tingkat SMA / SMK / MA
6) Pemilihan Pustakawan Berprestasi
7) Pemasyarakatan / sosialisasi perpustakaan dan minat baca
e. Sumber dan Jumlah Anggaran
Tabel 28 Realisasi Anggaran APBN Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur Tahun 2017
No Uraian Anggaran (Rp) Realisasi (Rp) Persentase
1. Urusan Perpustakaan
Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca 1.287.013.000,- 1.201.910.811,- 93,39 %
J u m l a h 1.287.013.000,- 1.201.910.811,- 93,39 %
-
[ LAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAH DAERAH ] Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2017
49
Urusan Kearsipan
a. Dasar Hukum
1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
2) Undang-Undang Nomor 08 Tahun 1974 Tentang Pokok - Pokok
Kepegawaian
3) Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan
Daerah
4) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang 43 Tahun 2009
5) Keputusan Presiden No. 72 Tahun 2004 Tentang Perubahan Atas
Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 Tentang Pedoman
Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara
b. Instansi Pemberi Tugas Pembantuan (Urusan Dekonsentrasi)
Instansi yang memberikan dana Dekonsentrasi untuk urusan
kearsipan pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi
Kalimantan Timur adalah Arsip Nasional Republik Indonesia. Dan
pelaksanaan dana dekonsentrasi ini sudah diemban oleh Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur selama
13 (tigabelas) tahun sejak tahun 2005 s.d. 2017
c. Program dan Kegiatan
Pada tahun 2017 Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Provinsi Kalimantan Timur mengalokasikan dana dekonsentrasi yang
diterima kedalam Program Penyelenggaraan Kearsipan Nasional dengan
kegiatan Pelaksanaan Akreditasi Kearsipan
d. Realisasi Pelaksanaan Program dan Kegiatan
Program Penyelenggaraan Kearsipan Nasional dilaksanakan
melalui kegiatan Pelaksanaan Akreditasi Kearsipan. Adapun output dari
kegiatan tersebut yang te